Размещено на http://www.allbest.ru/

Наказ по основній діяльності. Складання та оформлення



Зміст

Введення

1. Охорона праці у роботі з ПК

2. Складання і оформлення наказів із основної діяльності

3. Практична частина

Висновок

Спилок літератури



Введення

Будь яке управлінське рішення завжди базується на інформації поданого питання або керованого об'єкта. До інформації, крім достовірності та точності, пред'являються дві жорсткі вимоги:

· по-перше - вона повинна бути своєчасною

· по-друге - вона повинна бути достатньою для прийняття найкращого рішення.

В даний час обсяги інформації подвоюються кожні три роки. Суспільство переживає інформаційний бум. Це пов'язано, перш за все, із зростанням кількості населення. Чим більше людей, тим більше треба шкіл, лікарень, клубів, магазинів та інших обслуговуючих організацій, більше виготовити товарів, з іншого боку - мати більше місць докладання людських рук. Будь-яка організація, так само як і кожна людина зокрема, можуть існувати, лише обмінюючись інформацією. В умовах ринкових відносин, коли дуже швидко змінюється економічна ситуація,законодавство, комерційні підприємства виживають тільки в тому випадку,якщо вони своєчасно знають що, коли і скільки коштує. Інформація давно стала товаром. Хто володіє інформацією, той володіє ситуацією. Носієм інформації виступає документ. Тому організації роботи з інформацією і з документами як її носіями в економічно розвинених країнах приділяють велику увагу.

Документи використовуються в різних сферах діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін, тому зміст поняття "документ" багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується.

На думку фахівців документознавців, документ являє собою результат відображення фактів, подій, предметів, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Він створюється за допомогою листа, графіки, малюнка, фотографії, звука та відеозапису.

Документ виготовляється на спеціальному матеріалі.

1. Охорона праці у роботі з ПК

Широке промислове та побутове використання ПК актуалізувало питання охорони праці їхніх користувачів. Найбільш повним нормативним документом щодо забезпечення охорони праці користувачів ПК є “Державні санітарні норми і правила роботи з візуальними дисплейними терміналами (ВДТ) електронно-обчислювальних машин”.

Дотримання вимог цих правил може значно знизити наслідки несприятливої дії на працівників шкідливих та небезпечних факторів, які супроводжують роботу з відеодисплейними матеріалами, зокрема можливість зорових, нервово-емоційних переживань, серцево-судинних захворювань. Відповідно до встановлених гігієнічно-санітарних вимог роботодавець зобов'язаний забезпечити в приміщеннях з ПК оптимальні параметри виробничого середовища

Природне освітлення в приміщеннях з персональними комп`ютерами має здійснюватися через вікна, орієнтовані переважно на північ або північний схід і забезпечувати коефіцієнт природної освітленості не нижче ніж 1,5 %. Для захисту від прямих сонячних променів, які створюють прямі та відбиті відблиски з поверхні екранів ПК і клавіатури повинні бути передбачені сонцезахисні пристрої, вікна повинні мати жалюзі або штори.

Основні вимоги до виробничого приміщення для експлуатації комп`ютера:

· воно не може бути розміщено у підвалах та цокольних поверхах;

· площа на одне робоче місце в такому приміщенні повинна становити не менше 6,0м2, а об'єм не менше 20,0 м3;

· воно повинно мати природне та штучне ;

· в ньому мають бути шафи для зберігання документів, магнітних дисків, полиці, стелажі, тумби тощо;

· щоденно проводити вологе прибирання;

· поруч з приміщенням для роботи з ПК мають бути обладнані:

- побутова кімната для відпочинку під час роботи;

- кімната психологічного розвантаження.

Штучне освітлення в приміщеннях з робочим місцем, обладнаним комп`ютером, має здійснюватись системою загального рівномірного освітлення. Як джерело штучного освітлення мають застосовуватись люмінесцентні лампи.

Вимоги до освітлення приміщень та робочих місць під час роботи з ПК:

• освітленість на робочому місці повинна відповідати характеру зорової роботи, який визначається трьома параметрами:

- об'єктом розрізнення - найменшим розміром об'єкта, що розглядається на моніторі ПК; документ комп'ютер наказ розпорядчий

- фоном, який характеризується коефіцієнтом відбиття;

- контрастом об'єкта і фону;

• необхідно забезпечити достатньо рівномірне розподілення яскравості на робочій поверхні монітора, а також в межах навколишнього простору;

• на робочій поверхні повинні бути відсутні різкі тіні;

• в полі зору не повинно бути відблисків;

• величина освітленості повинна бути постійною під час роботи;

• слід обирати оптимальну спрямованість світлового потоку і необхідний склад світла.

Гігієнічні норми до організації і обладнання робочих місць з ВДТ. При розташуванні елементів робочого місця користувача комп`ютера слід враховувати:

- робочу позу користувача;

- простір для розміщення користувача;

- можливість огляду елементів робочого місця;

- можливість ведення захистів;

- розміщення документації і матеріалів, які використовуються користувачем.

Конструкція робочого місця користувача ПК має забезпечити підтримання оптимальної робочої пози. Робочі місця з ВДТ слід так розташувати відносно вікон, щоб природне світло падало збоку, переважно зліва.

Робочі місця з комп`ютерами повинні бути розташовані від стіни з вікнами на відстані не менше 1,5м, від інших стін - на відстані 1 м, відстань між собою - не менше ніж 1,5 м.

Для забезпечення точного та швидкого зчитування інформації в зоні найкращого бачення площина екрана монітора повинна бути перпендикулярною нормальній лінії зору. При цьому повинна бути передбачена можливість переміщення монітора навколо вертикальної осі в межах ±30° (справа наліво) та нахилу вперед до 85° і назад до 105° з фіксацією в цьому положенні.

Клавіатура повинна бути розташована так, щоб на ній було зручно працювати двома руками. Клавіатуру слід розміщати на поверхні столу на відстані 10-30 см від краю. Кут нахилу клавіатури до столу повинен бути в межах від 5 до 15°, зап'ястя на долонях рук повинні розташовуватись горизонтально до площини столу.

Принтер повинен бути розміщений у зручному для користувача положенні так, щоб максимальна відстань від користувача до клавіш управління принтером не перевищувала довжину витягнутої руки користувача.

Конструкція робочого стола повинна забезпечувати можливість оптимального ро'зміщення на робочій поверхні обладнання, що використовується, з врахуванням його кількості та конструктивних особливостей і документів, а також враховувати характер роботи, що виконується.

Вимоги до режимів праці і відпочинку при роботі з ВДТ. Під час роботи з комп`ютером для збереження здоров'я працівників, запобігання профзахворюванням і підтримки працездатності встановлюються внутрішньо змінні регламентовані перерви для відпочинку.

Тривалість таких перерв 15 хвилин через кожну годину-дві години але не безперервна робота не повинна перевищувати 4 годин.

Ігнорування санітарних правил і норм роботи з ПК може викликати у осіб, які з ними професійно працюють, загальну втому, зорову втому, болі та відчуття піску в очах, відчуття засміченості та свербіння очей, болі в хребті, закам'янілість та оніміння м'язів шиї та плечового поясу, пошкодження дисків хребта, порушення постави, судоми м'язів ніг, хронічний розтяг зв'язок, головні болі, поганий сон, депресивні стани тощо.

2. Складання і оформлення наказів із основної діяльності

Наказ - це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи, що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань. Наказ як номінал розпорядчого документа видають керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники підприємств.

Залежно від сфери функціонування розрізняють накази (розпорядження), що охоплюють нормативно-правові питання внутрішньої діяльності підприємства загалом, а також питання діяльності кожного працівника. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу -- накази з особового складу.

Зазначені групи наказів об'єднані одним номіналом, утім, згідно з ДК 010-98 представляють різні підсистеми організаційно-розпорядчої документації (далі -- ОРД): перша -- документацію з організації систем управління (підклас 0201) та організацію процесів управління (підклас 0202), другу розподілено між класами та підкласами управлінської документації таким чином:

- Організаційно-розпорядча документація (клас 02)

- Документація з управління кадрами (підклас 0203)

- Наказ про приймання на роботу (код 0203003)

- Наказ про переведення на іншу роботу (код 0203006)

- Наказ про звільнення (код 0203008)

- Наказ про надання відпустки (зведений) (код 0203011)

- Документація з оцінки трудової діяльності (підклас 0204)

- Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (код 0204005)

- Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (код 0204006)

- Первинно-облікова документація (клас 03)

- Облік особового складу (підклас 0301)

- Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (код 0301005)

- Наказ (розпорядження) про надання відпустки (код 0301006)

- Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (код 0301008).

На підставі зазначеного вище, з урахуванням меж груп, застосовуваних для реєстрації документів, можемо констатувати, що до наказів з особового складу належать накази:

- про прийняття на роботу;

- переведення на іншу роботу;

- сумісництво працівників;

- звільнення (припинення трудового договору);

- надання відпустки;

- заохочення;

- накладення дисциплінарного стягнення;

- матеріальну допомогу.

Наказами з основної діяльності документують питання:

- фінансово-господарської діяльності підприємств;

- відкриття філій;

- організації структурних підрозділів, розподіл посадових обов'язків;

- режим роботи підприємства;

- фінансування певних програм, проектів;

- внесення змін та доповнень до штатного розпису та безліч інших управлінських ситуацій, які потребують документального вирішення.

Накази (розпорядження) з основної діяльності видають:

- на виконання нормативно-правових актів вищих органів влади і управління;

- для здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, що випливає з функцій і завдань, поставлених перед організацією, так звані ініціативні накази. Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що виникають у межах самого підприємства.

Складаючи проект наказу, потрібно:

- погоджувати пропозиції, що утримуються в ньому, з раніше виданими із цього питання документами, щоб уникнути повторень або протиріч;

- викладати текст коротко, послідовно, чітко, не допускаючи можливості його подвійного тлумачення;

- призначати конкретних виконавців і реальні терміни виконання доручень;

- забезпечувати юридично правильне написання назв підприємств і посад, що згадуються в ньому;

- зазначати посадових осіб, на яких покладається контроль за виконанням наказу (розпорядження);

- дотримувати терміни підготовки проектів розпорядчих документів, установлені керівництвом організації;

- вказувати акти, що підлягають скасуванню або втратили чинність.

Накази оформлюють за допомогою друкарських засобів на загальному чи спеціальному бланку установи або ж чистих аркушах паперу формату А4. Переважне розміщення реквізитів -- поздовжнє центроване. До їх складу належать:

- зображення Державного герба України (для державних установ) ;

- зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування);

- назва організації вищого рівня, оформлюють залежно від відомчого підпорядкування;

- назва організації -- автора документа повинна відповідати назві, зазначеній в її установчих;

- назва структурного підрозділу або територіального відділення, посадової особи;

- назва виду документа, оформлюють великими літерами, не роблячи відступу від межі лівого берега;

- дата наказу має бути проставлена від руки в день, коли його підписав керівник, затверджуючи розпорядчий документ, під час заповнення трафаретної форми, поданої від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташованості реквізитів місці;

- реєстраційний індекс складається з порядкового номера наказу з можливим відтворенням, за рішенням організації, індексу справи за номенклатурою справ;

- місце складення або видання документа проставляють центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів, при кутовому -- без відступу, тобто від межі лівого берега;

- заголовок до тексту стисло відтворює основний зміст наказу;

- відмітка про контроль проставляється в разі потреби від руки буквеним позначенням «К» чи словом або за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту;

- текст документа;

- відмітка про наявність додатків до тексту проставляється в разі потреби.

На документах-додатках у правому верхньому куті друкують слово «Додаток» (якщо додатків кілька, їх нумерують) зазначаючи, до якого наказу або окремого пункту документа належить додаток.

Додатки -- невід'ємна частина розпорядчого документа.

У проектах наказів, що мають один або кілька додатків, повинна бути єдина нумерація сторінок, яка охоплює основний текст і всі додатки. Додатки до наказу повинні мати відповідні назви. Кожен додаток на останньому аркуші додатка візує керівник підрозділу, що готував додаток до проекту документа, або його вищий керівник.

Не допускається, щоб підписувала документ інша посадова особа, проставляючи перед назвою посади прийменник «за» або правобіжну похилу риску;

- зовнішнє погодження здійснюється в разі потреби, коли зміст нормативно-правового акта стосується інтересів не лише однієї організації. Зовнішнє погодження може провадитися з певними посадовими особами чи з колегіальним органом, яке оформлюється відповідним грифом погодження чи окремим аркушем погодження з позначкою в розпорядчому документі «Аркуш погодження додається», що проставляється на місці грифа погодження;

- візи у разі потреби проставляють у наказах на першому примірнику проекту документа як на лицевому, так і зворотному боці останнього аркуша.

Незалежно від того, де проставляють візи, вони містять у собі назву посади працівника, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату і, за потреби, додаткову оцінку: Зауваження і пропозиції додаю; Заперечую, що, в разі незгоди з проектом, є посиланням на вмотивований висновок, який додається на окремому аркуші додатка;

- прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця і номер його службового телефону, містить дані про посадову особу, яка є укладачем проекту. Проставляють відмітку в нижній частині робочої площі останнього аркуша наказу або ж на звороті документа. Відмітка, окрім прізвища, імені та по батькові укладача проекту і номера його службового телефону, може містити інформацію про спрямування наказу. Відомості про надсилання розпорядчого документа можна оформляти й на окремому аркуші - «Аркуші надсилань», у якому вказують назву структурних підрозділів або прізвища їх керівників, яким спрямовується примірник наказу. Цей реквізит можна не проставляти, якщо проект наказу зініціював та склав керівник підприємства;

- відмітка про виконання документа та направлення його до справи, проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа після його виконання для формування документів у справи;

- відмітка про наявність документа в електронній формі, у разі потреби проставляють за допомогою нижнього у центрі нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа;

- запис про державну реєстрації, оформлюють у Міністерстві юстиції України на нормативні акти міністерств та інших органів державної виконавчої влади, щоб унести до державного реєстру. Для цього в нормативних актах у верхньому правому куті після номера акта чи грифу затвердження залишають вільне місце.

3. Практична частина

ПП «Ранок»	Типова форма № П-3
Найменування підприємства (установи, організації)	Затверджено наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 р. № 489
Код ЄДРПОУ	12345678
Дата складання	02.12.2013

НАКАЗ №_001__

(розпорядження)

про надання відпустки

	Табельний номер
	1111111
Іванов Іван Васильович
(прізвище, ім'я, по батькові)
Одеський філіал ПП «Ранок»
назва структурного підрозділу
Заступник начальника по трудовій діяльності
назва професії (посади)
Щорічної основної відпустки
вид відпустки (щорічна основна, додаткова, навчальна, без збереження заробітної плати та ін.)

За період роботи з «_01.___» _травня_____2013___ року по «_02_»_грудня_ 2013_ року

Період відпустки з «16__» грудня________ 2013__ року по «_29_»_грудня__ 2013__ року

на	1	4	календарних дні(в)

Надання матеріальної допомоги на оздоровлення (у разі необхідності відмітити х)

Керівник підприємства		______________	____Петров І.І._______
(установи, організації)		підпис	ПІБ
Керівник структурного підрозділу	______________	___Сидоров С.С.__________
		підпис	ПІБ
З наказом (розпорядженням) ознайомлений	______________	«_02_» __12_ 2013року
	підпис працівника



Висновок

В даній роботі розглянуті загальні вимоги до наказів основної діяльності, їх складання та оформлення, основні реквізити які мають бути присутні при складанні наказів. Підводячи висновки, можливо виділити найбільш важливі аспекти роботи.

Незалежно від характеру й змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, структури та інших чинників, органи управління будь-якого рівня уповноважені видавати розпорядчі документи, а на керівника підприємства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами.

Основна функція розпорядчих документів - регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб'єкта управління до об'єкта управління, тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Залежно від способу ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

- документи, ухвалені колегіально;

- документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств. Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства, державні адміністрації, керівники організацій. Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Отже, накази основної діяльності є частиною групи розпорядчих документів в які також входять постанови, рішення, розпорядження та вказівки.



Список використаної літератури:

1. Я.І. Щедрій, Ю.Л., Дещинський, О.С. Мурін та ін. Основи охорони праці: Навчальний посібник/ За ред. Я.І. Бедрія. - 3-тє вид., переробл. і доп. - Львів: “Магнолія плюс”, видавець СПД ФО В.М. Піча, 2004.

2. А.М. Кушнаренко "Документоведення”, К., 2000р.

3. Паневчик В.В. Секретарское дело: практ. пособие / В.В. Паневчик, С.В. Некраха, В.А. Акулич; под общ. ред. В.В. Паневчика. - Мн.: Дикта, 2006.

Размещено на Allbest.ru

...