Требования к формированию номенклатурных дел
Изучение структуры и назначения номенклатурных дел. Экспертиза ценности документов. Порядок передачи дел в архив. Обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Общие требования к номенклатуре.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 27.02.2014 |
| Размер файла | 75,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.
Приложение 1
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
||
|
переходящих |
с отметкой ЭПК |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
Постоянного |
||||
|
Временного (свыше 10 лет) |
||||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
||||
|
Итого |
Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности передавшего сведения
Подпись Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От _______________ № _____
_______________
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
От _______________ № _____
Приложение 2
Форма номенклатуры дел
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____№ _______________
______________________
(место составления)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя организации
Подпись Расшифровка подписи
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню |
Примечание |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом (лица, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От _______________ № _____
_______________ СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
От _______________ № _____
Приложение 3
Форма описи дел постоянного хранения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя министерства (ведомства)
Подпись Расшифровка подписи
Фонд №_________________
Опись №______________
дел постоянного хранения
за ________ год
_____________________________________________________________
название раздела
|
№ п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Примечание |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
В данный раздел описи внесено ______________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи
Подпись Расшифровка подписи
Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК министерства (ведомства)
от _______________ № _____
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от _______________ № _____
Приложение 4
Форма описи дел долговременного хранения (свыше 10 лет)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя министерства (ведомства)
Подпись Расшифровка подписи
Фонд №_________________
Опись №______________
дел долговременного хранения
за ________ год
_____________________________________________________________
название раздела
|
№ п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
В данный раздел описи внесено ______________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи
Подпись Расшифровка подписи
Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 5
Образец листа заместителя
Лист-заместитель
Документ № _____ от _______, поступивший
(наименование корреспонденции)
По вопросу_______________________
Выдан _______________ _________________
когда кому
Выдал________________ Получил____________________
Приложение 6
Образец карты-заместителя
Карта-заместитель
Дело № _____ 2002 г.
Структурное подразделение
|
Дата выдачи |
Количество листов |
Кому выдано |
Расписка получателя |
Дата возврата |
Расписка о приеме |
|
Приложение 7
Образец листа заверителя дела
Лист-заверитель
В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе: литерные листы 50а, 112а, 112б + 2 листа внутренней описи.
Лист 5 имеет физические повреждения - разрыв и склейка.
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 8
Образец годовой описи дел
Опись №__________________________________________
Название раздела
|
№ п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
В данную опись внесено ___________ дел с № ______, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Приложение 9
Форма внутренней описи документов дел
Внутренняя опись
документов дела № ____________
|
№ п/п |
Индекс документов |
Дата документов |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Итого______________________________________________ документов
цифрами и прописью
Количество листов внутренней описи ____________________________
цифрами и прописью
Должность подпись И.О. Фамилия
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Экспертиза ценности документов. Критерии оценки. Составление описи и порядок передачи дел. Хранение документов в электронной форме.
реферат [123,5 K], добавлен 03.07.2008Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.
курсовая работа [42,1 K], добавлен 19.07.2008Изучение документов на основании принципов и критериев ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Основные задачи и критерии проведения экспертизы ценности документов. Целевая комплексная экспертиза.
реферат [18,5 K], добавлен 20.09.2010Обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов. Оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Критерии оценки документов.
реферат [19,3 K], добавлен 12.10.2014История развития российской теории экспертизы ценности. Порядок и организация проведения экспертизы ценности документов. Особенности архивного хранения документов. Методика и критерии оценки ценности документов. Технология отбора документов на хранение.
курсовая работа [569,9 K], добавлен 06.12.2010Экспертиза ценности и передача документов на архивное хранение. Регламент Еврокомиссии "Сохранение дел организации". Юридическая сила электронных документов. Процедуры оцифровки документов. Основные функциональные требования к электронному хранилищу.
реферат [18,6 K], добавлен 19.06.2010Процесс накопления и хранения информации в организации. Общие требования к составлению и оформлений номенклатур дел. Систематизация отдельных категорий документов. Обработка дел для последующего хранения и использования. Сдача дел в ведомственный архив.
курсовая работа [45,8 K], добавлен 10.06.2011Подготовка документов к архивному хранению. Обработка дел, экспертиза ценности документов. Оформление обложки дел, составление описи. Сдача дел в ведомственный архив. Хранение документов в электронной форме. Быстрый поиск и использование документов.
реферат [53,7 K], добавлен 12.06.2014Взаимосвязь делопроизводства и архивного дела. Организация работы по экспертизе ценности документов. Система экспертных служб. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения. Ответственность за незаконное уничтожение документов в организациях.
контрольная работа [47,8 K], добавлен 01.06.2009Виды, основные задачи и функции, права и ответственность архива. Организация, порядок и оформление результатов экспертизы ценности документов. Порядок формирования, оформление и обработки дел. Составление архивных описей. Сдача дел в архив учреждения.
курсовая работа [26,7 K], добавлен 14.05.2015Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. Топографирование. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. Порядок выдачи дел из хранилищ. Проверка наличия, состояния дел. Обеспечение физико-химической сохранности.
курсовая работа [37,7 K], добавлен 01.09.2008Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов. Особенности способов и сроков хранения документов. Специфика архивного хранения электронных документов. Общая характеристика и требования к составлению контрактов, текстов, резолюций.
курсовая работа [34,9 K], добавлен 11.11.2011Понятие "персональный менеджмент", организация рабочего места руководителя. Требования для офисных стульев и столов. Основные принципы оперативного хранения документов. Размещение и сдача документов в архив. Схема работы с входящей документацией.
контрольная работа [28,9 K], добавлен 25.11.2013Понятие и назначение экспертизы ценности документов. Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Назначение экспертных комиссий. Основные группы документов с различными сроками хранения.
дипломная работа [71,2 K], добавлен 19.03.2011Основные требования к группированию документов. Принципы и особенности хранения различных типов документации. Оформление дел, заведенных в делопроизводстве структурных подразделений предприятия. Временное хранение документов в структурных подразделениях.
реферат [146,0 K], добавлен 26.04.2011Цель и условия создания архивов. Задачи нормативной основы экспертизы ценности документов. Деятельность экспертно-проверочной комиссии. Порядок проведения и принципы экспертизы. Критерии подлинности, внешнего вида и физического состояния документов.
контрольная работа [31,5 K], добавлен 29.03.2012Требования к оформлению основных видов информационно-справочных документов. Формы организации делопроизводства. Основные этапы документооборота. Первичная обработка документов. Регистрационные формы, их заполнение. Номенклатура дел, порядок работы с ней.
курсовая работа [56,5 K], добавлен 05.02.2011Изучение системы учета и обеспечение сохранности документов в государственном (ведомственном) архиве Российской Федерации. Размещение документов в хранилище, топографирование. Проверки наличия и состояния дел. Старение и факторы разрушения документов.
курсовая работа [42,3 K], добавлен 20.09.2016Управленческая деятельность. Документы как источники информации. Экспертиза ценности документов. Функции и права экспертной комиссии. Критерии экспертизы ценности и методики проведения. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации.
контрольная работа [22,5 K], добавлен 14.11.2008Документы как информационная основа деятельности организации. Сохранность документа архива: история законодательства и основы обеспечения. Учет движения документов. Режимы хранения документов: световой, охранный, температурно-влажностный, противопожарный.
курсовая работа [70,1 K], добавлен 10.06.2011
