Организационная структура службы информационных технологий
Исследование отдельных аспектов хозяйственной деятельности унитарного предприятия. Процесс автоматизации экономических и бухгалтерских операций и связанных с ними процессов, среди которых основное место составляют поступление и реализация товаров.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | отчет по практике |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 27.02.2014 |
| Размер файла | 55,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http:www.allbest.ru/
Содержание
1. Общие сведения о базе практики
2. Организационная структура службы информационных технологий
3. Функциональная структура АИС
4. Техническое обеспечение АИС
5. Программное обеспечение АИС
6. Информационное обеспечение АИС
7. Организационно-методическое обеспечение информационной системы
8. Изучение технического проекта (постановка задачи) «Автоматизация учета денежных средств на валютном счете организации»
Приложение
1. Общие сведения о базе практики
В данном отчете проведено исследование отдельных аспектов хозяйственной деятельности унитарного предприятия «Универсальная торговая база» Гомельского облпотребсоюза, созданного в 2002г. и переименованного в частное торговое унитарное предприятие (ЧУП) «Гомельская универсальная база», которое зарегистрировано решением Гомельского облисполкома от 09.12.2003г. В соответствии с действующим Уставом, данное предприятие является правопреемником всех прав и обязанностей Буда-Кошедевской Межрайонной торговой базы Гомельского облпотребсоюза и унитарного предприятия «Гомельвнешторг» Гомельского облпотребсоюза. Организация является юридическим лицом, коммерческой организацией в форме унитарного предприятия, основанного на праве хозяйственного ведения, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банка. Собственником имущества является Гомельский областной союз потребительских обществ. Имущество ЧУП «Гомельская универсальная база» принадлежит данной организации на праве хозяйственного ведения. Местонахождение ЧУП «Гомельская универсальная база»: 246015 г. Гомель, ул. 2-я Гражданская, дом 5, корпус 1.
Главной целью ЧУП «Гомельская универсальная база» является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли. Основными видами деятельности данного предприятия являются оптовая и розничная торговля товарами народного потребления (Приложение № 1).
Управление ЧУП «Гомельская универсальная база» осуществляется в соответствии с законодательством и действующим Уставом. Организационная структура предприятия линейно-функциональная (рис.1.1).
Главным линейным руководителем выступает директор, который назначается собственником и ему подотчётен. Директор осуществляет руководство деятельностью организации на основании контракта, условия которого определяются собственником.
Директор организации:
-действует без доверенности от имени предприятия, на основании устава;
-представляет интересы у всех организаций и органах государственной власти и управления;
-распоряжается имуществом и средствами организации в пределах установленных собственником;
-заключает договоры, в том числе трудовые;
-выдаёт доверенность от имени организации;
-открывает в банках расчётные и другие счета;
-утверждает штаты, издаёт приказы и дает указания, обязательные для всех работников организации.
Директор несёт в пределах своих полномочий полную персональную ответственность за организацию деятельности организации, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и имущества организации, переданного ему собственником
В рамках действующей организационной структуры имеет место распределение следующих функций:
- инженер-программист;
- кадровая работа (организационно-правовой сектор, ведущий специалист по кадрам);
- организация торговли (сектор по торговле продовольственными товарами, сектор по торговле непродовольственными товарами -- оптовая торговля; организационно правовой сектор - розничная торговля);
- инженерно-техническое обслуживание (службы главного инженера);
- бухгалтерский учет (осуществляется бухгалтерией под руководством главного бухгалтера;
- экономическое планирование и анализ (сектор экономики и цен).
Свои решения специалисты функциональных структур проводят в жизнь либо через главного руководителя, либо (в приделах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб исполнителей.
Действующая организационная структура позволяет осуществлять глубокую подготовку решений и планов, связанных со специализацией работников.
Недостатки действующей организационной структуры следующие:
1. недостаточно четкая ответственность (так как готовящий решение, как правило, в его реализации не участвует);
2. чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали (в том числе перегруженность органами контроля, в состав которых входит ревизионная комиссия, собрание участников общества, правление во главе с председателем, а также непосредственные руководители структурных подразделений).
Сертифицированные системы управления качеством на ЧУП «Гомельская универсальная база» отсутствуют.
Оценка уровня унификации, регламентации и стандартизации в системе менеджмента на ЧУП «Гомельская универсальная база» отсутствуют.
2. Организационная структура службы информационных технологий
Структура службы информационных технологий на ЧУП «Гомельская универсальная база» состоит из одного специалиста - инженера-программиста. В организации отсутствует положение о службе, а рабочая деятельность инженера-программиста регламентируется и регулируется его должностной инструкцией. автоматизация бухгалтерский экономический
Размещено на http:www.allbest.ru/
Рис. 1.2 Организационная структура службы информационных технологий
В должностной инструкции инженера программиста организации ЧУП «Гомельская универсальная база» изложены следующие пункты.
1. Общие положения
1.1. Инженер-программист относится к категории специалистов.
1.2. Инженер--программист назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя.
1.3. На должность инженера назначается лицо, имеющее высшее (техническое или инженерно--математическое, математическое) образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное (техническое или инженерно--математическое, математическое) образование, и стаж работы в должности техника--программиста I квалификационной категории не менее 3 лет либо на других должностях, замещаемых специалистами со средним специальным образованием, не менее 5 лет;
1.4. В своей деятельности инженер-программист руководствуется:
-- нормативными правовыми актами, другими руководящими и методическим материалами, регламентирующими разработку алгоритмов, программ и использование вычислительной техники при обработке информации;
-- Уставом организации;
-- приказами, распоряжениями руководителя организации (непосредственного руководителя)
-- настоящей должностной инструкцией.
1. 5. инженер--программист должен знать:
-- руководящие и нормативные материалы, регламентирующие методы разработки алгоритмов, программ и использования вычислительной техники при обработке информации;
-- основные принципы структурного программирования;
-- виды программного обеспечения;
--техника--эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и работы ПЭВМ, правила их технической эксплуатации;
-- технолог автоматизированной обработки информации;
-- виды технических носителей информации;
-- методы классификации и кодирования информации;
--формализованные языки программирования;
-- порядок оформления технической документации
--передовой отечественный и зарубежный опыт программирования и использования вычислительной техники;
-- основы экономики, организаций производства, труда и управления;
1.6. В случае временного отсутствия инженера-программиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации которое несет ответственность за надлежащее их исполнение
2. Должностные обязанности
Инженер-программист выполняет следующие обязанности:
2.1. На основе анализа математических моделей и алгоритмов решения научных, прикладных экономических и других задач разрабатывает программы, обеспечивая возможность выполнения алгоритмов и соответственно поставленных задач средства вычислительной техники, проводит их отладку и тестирование.
2.2. Разрабатывает технологию разработки задач на всех этапах обработки информации.
2.3. Осуществляет выбор языка программирования для описания алгоритмов и структур данных.
2.4. Определяет информацию, подлежащую обработке средства вычислительной техники, ее объём структуру, макеты и схемы ввода, обработки, хранения вывода, методы е контроля.
2.5. Выполняет работу по подготовке программ к отладке и проводит отладку.
2.6. Определяет объем и содержание данных контрольных примеров, обеспечивающих наиболее полную проверку соответствия программ их функциональному назначению.
2.7. Осуществляет запуск отлаженных программ и ввода исходных данных, определяемых условиями поставленных задач.
2.8. Проводит тестирование и корректировку разработанных программ на основе анализа выходных данных.
2.9. Разрабатывает инструкцию по работе с программами, оформляет необходимую техническую документацию.
2.10. Осваивает и применяет в работе новые компьютерные технологии.
2.11. Определяет возможность использования готовых программных продуктов.
2.12. Осуществляет сопровождение внедрённых программ и программных средств.
2.13. Разрабатывать и внедрять системы автоматической проверки правильности программ, типовые и стандартные программные средства, составляет технологию обработки информации.
2.14. Выполнение работы по унификации и типизации вычислительных процессов.
2.15. Принимает участие в формировании каталогов и карточек стандартных программ.
3. Права.
Инженер-программист имеет право:
3.1. Знакомится с проектами решений руководителя организации, касающихся его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках в деятельности организации (структурного подразделения отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрещать лично или по поручению руководства организации от подразделения организации и иных специалистов информацию документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
4. Взаимоотношения (связи по должности)
4.1. Инженер-программист подчиняется непосредственно главному бухгалтеру.
4.2. Инженер-программист осуществляет взаимодействие с работника структур подразделений организации по вопросам, входящим в его компетенцию;
- получает технические задания на разработку программного обеспечения;
- предоставляет программное обеспечение, техническую документацию и инструкции по работе с разработанными программами.
5. Оценка работы и ответственности
5.1. Результаты работы и оценивает руководитель структурного подразделения и главный бухгалтер.
5.2. инженер несет ответственность за:
- неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей;
- несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труд и пожарной безопасности;
- причинение материального ущерба организации - в соответствии с действующим законодательством.
Проанализировав должностную инструкцию инженера-программиста организации ЧУП «Гомельская универсальная база» следует отметить следующее, что у него очень много ответственности и его работа очень важна для успешной и плодотворной деятельности организации.
Программная продукция в организации ЧУП «Гомельская универсальная база» приобретается на основе тендеров или предоставляется вычислительным центром Белкоопсоюза, самостоятельно ничего не разрабатывается.
3. Функциональная структура АИС
Функциональная структура в основном соответствует организационной структуре, представленной на рис.1.1.
Целью существующей АИС в организации ЧУП «Гомельская универсальная база» является автоматизация экономических и бухгалтерских операций и связанных с ними процессов, среди которых основное место составляют поступление и реализация товаров.
Перед службой инженера-программиста АИС в организации ЧУП «Гомельская универсальная база» поставлены задачи на основе анализа математических моделей и алгоритмов решения научных, прикладных экономических и других задач обеспечивать возможность выполнения алгоритмом и соответственно поставленных задач вычислительной техники, проводить её отладку и тестирование.
Степень охвата автоматизированной информационной системой «1С: Предприятие 7.7» в организация ЧУП «Гомельская универсальная база» является полной. Все подразделения организации и склады соединены в единую систему при помощи локальной вычислительной сети, вся информация организации как текущая, так и архивная хранится на сервере.
Автоматизация ЧУП «Гомельская универсальная база» началась в 1993 году, когда начался эксплуатироваться программный комплекс, включающий в себя «АРМ экономиста по ценам», «АРМ товароведа» и «АРМ бухгалтера». Однако из-за отсутствия возможности доработки «АРМ бухгалтера», данное приложение морально устарело и не может обеспечивать современный необходимый уровень обработки экономической и бухгалтерской информации и получение отчётов.
Использовавшиеся ранее в организации АРМы не создавались непосредственно в организации, а предоставлялись уже готовые и протестированные Гомельским облпотребсоюзом и вычислительным центром Белкообсоюза.
Для решения задач сегодняшнего дня было принято решение о приобретении программного комплекса «1С: Предприятие» версия 7.7. В настоящий момент данное программное обеспечение внедрено.
Система программ «1С: Предприятие 7.7» - это универсальное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации хозяйственной деятельности коммерческих и бюджетных организаций и организаций различных форм собственности и видов деятельности. Ее потенциальные возможности значительно выходят за рамки любого другого программного комплекса в этом ценовом диапазоне. И в силу своей универсальности, эта система удовлетворяет требованиям ведения учета в организации, имеет возможность адаптации под конкретный вид бизнеса, более того, даже и под конкретную организацию. «1С: Предприятие 7.7» предназначено для автоматизации бухгалтерского учёта с полным расчётом налогов и выходом на баланс для предприятий, осуществляющие любые виды деятельности на территории Республики Беларусь. В организации ЧУП «Гомельская универсальная база» установлена и применяется сетевая версия, которая позволяет нескольким пользователем одновременно работать с одной информационной базой. Реализованная в клиент-серверном варианте «1С: Предприятия 7.7» трехуровневая архитектура существенно улучшает эксплуатационные характеристики системы с точки зрения администратора. В этом варианте пользователи взаимодействуют только с сервером «1С: Предприятия 7.7» и не обращаются напрямую ни к файловым ресурсам, ни к серверу баз данных. Это улучшает защищенность системы от неправомерного доступа пользователей к конфигурации и базе данных.
Все изменения, вносимые одним из пользователей, сразу доступны другим пользователям системы. Система поддерживает блокировку объектов, редактируемых пользователем, от изменения другими пользователями. Для каждого из пользователей, работающих с сетевой версией, обозначен набор прав на доступ к информации, обрабатываемой системой, и настроен индивидуальный интерфейс для быстрого доступа к часто используемым функциям и режимам.
Система «1С: Предприятие 7.7» является достаточно гибкой и открытой для дальнейших действий, что позволяет быстро и оперативно дорабатывать программу (например, изменять и дополнять бухгалтерские проводки, формировать новые отчёты и т.д.)
Автоматизация учета в организации ЧУП «Гомельская универсальная база» при помощи «1С:Предприятие 7.7» выполняет следующие функции:
- учет основных средств;
- учет материалов;
- учет взаиморасчетов с головной организацией (Облпотребсоюз, Белкоопсоюз);
- расчет и выплата заработной платы (расчет отпускных, оплаты листков нетрудоспособности, доплат к листкам нетрудоспособности, выплат договорникам, переносы отпусков, отзывы из отпусков, учет компенсаций за использование автомобиля, материальной помощи, премий, добровольного медицинского страхования сотрудников и членов их семей, формирование табеля отработанного времени и т.д.);
- печать расчетных листков, лицевых счетов, расчетной ведомости, свода по заработной плате, справки о доходах;
- по договорам подряда: подготовка справок о доходах и реестра сведений о доходах физических лиц;
- кадровый учет (формирование и печать приказов о приеме/увольнении, отпусках, переводах, изменении окладов, предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет, об окончании испытательного срока и т.д.);
- учет командировок с возможностью печати командировочных удостоверений;
- учет взаиморасчетов с подотчетными лицами, в т.ч. оформление авансовых отчетов;
- учет взаиморасчетов с контрагентами;
- подготовка банковских документов;
- выписка доверенностей;
- рублевая/валютная касса (приходные и расходные кассовые ордера, кассовые книги, журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров);
- учет услуг сторонних организаций;
- учет взаиморасчетов с арендаторами;
- учет взаиморасчетов с поставщиками, автоматическое формирование книги покупок;
- учет поступления импортного (с распределением таможенных платежей) белорусского товара;
- учет наличия и движения товаров на складах.
Значительным преимуществом программного комплекса является возможность взаимодействовать с другими системами. В результате этого, был реализован импорт электронных накладных из райпо, из магазинов и от поставщиков по средствам электронной почты. Такая возможность исключает необходимость ручного ввода приходных накладных, что экономит значительную часть рабочего времени.
4. Техническое обеспечение АИС
В организации ЧУП «Гомельская универсальная база» есть своя локальная вычислительная сеть. Назначение локальной вычислительной сети состоит в том, чтобы связать воедино все персональные компьютеры ЧУП «Гомельская универсальная база» и магазина «Дисконт» с серверами и модемами для работы в «1С: Предприятие версии 7», а также выхода в Интернет. Топология локальной вычислительной сети представляет собой иерархическую звезду. Управление доступом в сети осуществляется на основе учётных записей. Модель взаимодействия - терминальный режим. Передача данных в сети осуществляется при помощи кабеля - витая пара UTP-5E. В локальной вычислительно сети на ЧУП «Гомельская универсальная база» используются коммуникаторы Prestig 1226G и маршрутизаторы Prestig 660R.
В организации ЧУП «Гомельская универсальная база» имеются два сервера, один из которых расположен в магазине «Дисконт», второй непосредственно в офисном здании, в серверной. Данные сервера соединены между собой при помощи кабеля - витая пара UTP-5E. Используемые серверы имеют следующую комплектацию: системный блок «Бавалекс» TY BY 10094292.002 / SuperMicro XZDVA-8/CPU Intel Xeon 2.00 / 4x DDR 1024 mb FB FY-Dimm ECC Fylly Buffered / 3x HDD Seagete 80 / 1.44 / DVD +/- RV / Super Micro ADC - LPZCR2.
Схему локальной вычислительной сети ЧУП «Гомельская универсальная база», выполненную в VISIO можно посмотреть в приложении: первый этаж помещения ЧУП «Гомельская универсальная база» (Приложение №2), второй этаж ЧУП «Гомельская универсальная база» (Приложение №3), магазин «Дисконт» (Приложение №4).
Персональные компьютеры, используемые на ЧУП «Гомельская универсальная база» в качестве рабочих станций имеют различную комплектацию.
На ЧУП «Гомельская универсальная база» также используется периферийная оргтехника. Перечень периферийной оргтехники представлен факсами фирмы Panasonik, черно-белыми лазерными принтерами HP, сканером HP и двумя чёрно-белыми копирами фирмы OfficeCentr, модемми Мotorola.
Обеспеченность факсами фирмы Panasonik выполнена с расчётом по одному в кабинет.
Обеспеченность черно-белыми лазерными принтерами HP осуществлена с таким учётом, что к каждому использованному персональному компьютеру подключён свой принтер вне зависимости от комплектации компьютера.
Два чёрно-белые копиры фирмы OfficeCentr стоят в специально отведенном для их помещении, и являются объектами общего пользования для всех работников ЧУП «Гомельская универсальная база».
Для выхода в Интернет используется модем Мotorola, услуга по предоставлению трафика осуществляется Белтелекомом.
5. Программное обеспечение АИС
Программное обеспечение АИС -- совокупность программ, предназначенных для технической эксплуатации компьютера и его использования при решении разного рода задач. Программное обеспечение делиться на две части -- системное и прикладное.
В организации ЧУП «Гомельская универсальная база» на компьютерах и серверах используется различное программное обеспечение. Всё программное обеспечение и операционные системы приобретены ЧУП «Гомельская универсальная база» на основе тендеров у официальных представителей компаний разработчиков.
В организации ЧУП «Гомельская универсальная база» используются операционные системы Windows 98 и Windows ХР, на серверах используется операционная система Windows Server 2003.
На каждом компьютере в организации стоит электронный офис Microsoft Office, который установлен в полном объёме. Также на всех компьютерах и на серверах установлен Антивирус Касперского 7.0. В качестве файлового менеджера используется Total Commander 7.04. В качестве программ для работы с архивами используется WinRAR 3.61. Программой для просмотра графических файлов является ACDSee 8.0.67. Для работы с электронной почтой используется Outlook Exspress 6.0. Для работы в Интернете используется браузеры Internet Exploere 6.0 и Opera 9.1. В качестве программы для распознавания текста используется FineReader 9.0. Для создания Web сайта организации ЧУП «Гомельская универсальная база» использовался Microsoft FrontPage 2003.
Системы программирования в организации ЧУП «Гомельская универсальная база» не используются.
Таблица 5.1
Программное обеспечение ЧУП «Гомельская универсальная база»
|
Категория |
Наименование |
|
|
Системное сервисное ПО - файловые менеджеры (операционные оболочки), антивирусные программы, программы для архивирования и др. |
Файловый менеджер Total Commander 7.04 |
|
|
Архиватор WinRAR 3.61 |
||
|
Антивирусная программа Kaspersky antivirus 7.0 |
||
|
Прикладное ПО общего назначения - текстовые, табличные процессоры, системы управления базами данных (СУБД) и др. |
Текстовый процессор MS Word 2003 |
|
|
Табличный процессор MS Excel 2003 |
||
|
Браузеры MS Internet Explorer 6.0 и Opera 9.1 |
||
|
Программы электронной почты Outlook Express 6.0 |
||
|
Программа распознавания текста Fine reader 9.0 |
||
|
Программа просмотра графических файлов ACDSee 8.0.67 |
||
|
Прикладное специальное ПО - отдельные программы, программные комплексы, системы, разработанные для автоматизации функций, задач управления предприятиями, организациями. |
Программный комплекс 1С: Предприятие 7.7 |
6. Информационное обеспечение АИС
Информационное обеспечение (ИО) автоматизированных информационных систем - это совокупность методов и средств систематизации, структурирования, описания, хранения и ведения данных.
Информационное обеспечение АИС предприятия включает первичные, отчетные, нормативно-методические документы, файлы (массивы) информации, хранимой в ЭВМ. Следует отметить, что для управления организацией, наряду с документированной, используется и недокументированная информация (устные сообщения, распоряжения и т.п.). Информация может быть представлена, соответственно, на бумажных носителях и в электронном виде (на машинных носителях).
Информационное обеспечение АИС предназначено для отражения информации, характеризующей состояние предприятия, финансовых операций, товарных запасов, других объектов, процессов, в т.ч. внешних, и служащей основой для принятия обоснованных управленческих решений.
Информационное обеспечение АИС в организации ЧУП «Гомельская универсальная база» осуществляется как с электронных носителей, так и с бумажных.
Из системы программ «1С: Предприятие» АИС обеспечивается следующей информацией, связанной с:
· учетом основных средств;
· учетом материалов;
· учетом взаиморасчетов с головной организацией (Облпотребсоюз, Белкоопсоюз);
· расчетом и выплатой заработной платы в рублях (расчет отпускных, оплаты листков нетрудоспособности, доплат к листкам нетрудоспособности, выплат договорникам, переносы отпусков, отзывы из отпусков, учет компенсаций за использование автомобиля, материальной помощи, премий, добровольного медицинского страхования сотрудников и членов их семей, формирование табеля отработанного времени и т.д.);
· печатью расчетных листков, лицевых счетов, расчетной ведомости, свода по заработной плате, справки о доходах;
· по договорам подряда: подготовка справок о доходах и реестра сведений о доходах физических лиц;
· кадровый учет (формирование и печать приказов о приеме/увольнении, отпусках, переводах, изменении окладов, предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет, об окончании испытательного срока и т.д.);
· учетом командировок с возможностью печати командировочных удостоверений;
· учетом взаиморасчетов с подотчетными лицами, в т.ч. оформление авансовых отчетов;
· учетом взаиморасчетов с контрагентами;
· подготовкой банковских документов;
· выпиской доверенностей;
· рублевой/валютной кассой (приходные и расходные кассовые ордера, кассовые книги, журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров);
· учетом услуг сторонних организаций;
· учетом взаиморасчетов с арендаторами;
· учетом взаиморасчетов с поставщиками, автоматическим формированием книги покупок;
· учетом поступления импортного (с распределением таможенных платежей) и белорусского товара;
· учетом наличия и движения товаров на складах.
Входные документы, используемые в программе «1С:Предприятие 7.7» ? это первичные документы по всем выше названным участкам учета: ТТН-1, ТН-2, счет фактура СФ-1 на оказываемые услуги, платежные документы (платежные требования, платежные поручения платежное требование-поручение), выписка банка, приходный и расходный кассовые ордера, авансовый отчет, счет на услуги и др.
Нормативно-справочная информация представлена следующими справочниками: контрагенты, номенклатура, места хранения, материалы, основные средства, нематериальные активы, внеоборотные активы, сотрудники, банковские счета, единицы измерения, статьи затрат и др.
Выходные отчеты:
· стандартные (оборотно-сальдовая ведомость, оборотно-сальдовая ведомость по счету, шахматная ведомость, главная книга, журнал-ордер и ведомость по счету, карточка счета, анализ счета, карточка счета и др);
· специализированные (остатки на складах, материальный отчет, карточка учета спецодежды, отгрузки контрагентам по номенклатуре, реестр накладных с сортировкой по дате и номеру, инвентарная карточка, отчет по НМА и ОС, кассовая книга, книга покупок и др.
Информация из «1С: Предприятие» в дальнейшем используется для формирования следующей отчётно-статистической информации:
· форма №3-торг «Отчет по розничной торговле»,
· форма №1-т (торг) «Отчет по труду», форма № 1-опт «Отчет о деятельности организации оптовой торговли»,
· бухгалтерский баланс,
· форма №2 «Отчет о прибылях и убытках»,
· форма №5 «Приложение к бухгалтерскому балансу»,
· форма №3 «Отчет о расходах на реализацию товаров».
Организация компьютерного хранения информации в организации ЧУП «Гомельская универсальная база» осуществляется как на рабочих машинах, так и на серверах. Информация хранится как в виде файлов, так и в виде баз данных.
7. Организационно-методическое обеспечение АИС
Организационно-методическое обеспечение АИС включает комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов при использовании компьютера и программного обеспечения на рабочем месте и определяющих функции и задачи каждого специалиста.
Инженер-программист ЧУП «Гомельская универсальная база» готовит приказы и распоряжения связанные с его службой, которые в дальнейшем утверждаются или не утверждаются руководством организации. Инженер-программист принимает непосредственное участие в закупке компьютерного оборудования и периферией, а также закупкой расходных материалов к компьютерной периферии.
Инструкции пользователей и оформление технической документации в организации ЧУП «Гомельская универсальная база» самостоятельно инженером-программистом не разрабатываются и не оформляются, хотя это и предусмотрено в его должностной инструкции. Инструкции пользователя и техническая документация реализуется организациями подрядчиками, которые поставляют данное программное обеспечение и которые являются официальными представителями кампаний разработчиков в Республике Беларусь.
Внедрение и сопровождение, а также инструкции пользователя «1С:Предприятие 7.7» предоставлены организацией которая выиграла тендер на установку и сопровождения данной программы - это организация «БелКристал». «БелКристал» находится в Минске и является официальным представителем фирмы «1:С» в Республике Беларусь. В г. Гомеле сопровождение и внедрение «1С:Предприятие версия 7.7» на ЧУП «Гомельская универсальная база» занимается подразделение «БелКристал» по гомельской области - «Averson Soft».
Организационно-методическое обеспечение регламентируется следующими нормативно-правовыми, организационно-распорядительными и техническими документами:
ь Трудовой Кодекс РБ.
ь Инструкция о мерах пожарной безопасности в помещениях.
ь Инструкция по охране труда операторов, эксплуатирующих электронно-вычислительные комплексы, системы подготовки данных, персональные ЭВМ.
ь Должностные инструкции работников.
ь Инструкция пользователя АРМа БУХГАЛТЕР.
8.Изучение технического проекта (постановка задачи) «Автоматизация учета денежных средств на валютном счете организации»
1. Характеристика задачи
Задача «Учет денежных средств на валютном счете организации» является наиболее сложной в организации автоматизированной системы учета денежных средств на банковских счетах кооперативной организации.
Задача «Учет денежных средств на валютном счете организации» предназначена для автоматизированного отражения операций по движению иностранных валют на валютном счете организации.
Решение задачи базируется на нормативно-законодательной базе РБ:
О валютном регулировании и валютном контроле: закон Респ. Беларусь от 22 июля 2003 г., № 226_З // Нац. экон. газ. - 2003. - 2 сент. (№ 67). - С. 2-9.
Порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь : утв. указом Президента Респ. Беларусь от 29 июня 2000 г., № 359 (с изм. и доп.) // Гл. бухгалтер. - 2000. - № 26 (июль). - С. 43-46.
Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации : постановление М-ва финансов Респ. Беларусь от 19 апр. 2001 г., № 43 (с изм. и доп.) // Нац. экон. газ. - 2001. - 31 июля. (№ 56). - С. 16-21. - (Прил. "Информбанк НЭГ"); Нац. экон. газ. - 2004. - 30 июля. (№ 57). - С. 10.
О некоторых мерах по увеличению поступления валютных средств, получаемых от экспорта товаров : постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 25 апр. 2002 г., № 529 // Нац. экон. газ. - 2002. - 18 июня (№ 43). - С. 5.
Инструкция о банковском переводе : утв. постановлением Правления Нац. банка Респ. Беларусь от 29 марта 2001 г., № 66 (с изм. и доп.) // Нац. экон. газ. - 2001. - 21 июня (№ 46). - С. 2-20. - (Прил. "Информбанк НЭГ"). Изм. и доп. от 10 янв. 2005 г., № 1 // Нац. экон. газ. - 2005. - 25 февр. (№ 14). - С. 13-20.
Правила проведения валютных операций : утв. постановлением Правления Нац. банка Респ. Беларусь от 30 апр. 2004 г., № 72 // Нац. экон. газ. - 2004. - 11 июня (№ 43). - С. 2-9. Доп. и изм. от 27 дек. 2004 г., № 190 // Гл. бухгалтер. - 2005. - №13 (март). - С. 17-19.
и др.
Для оформления операций по учету иностранной валюты используются следующие документы: платежное поручение, платежное требование, чек, вексель, выписка банка, извещение банка о зачислении валюты на транзитный счет, заявка на приобретение (покупку) валюты, др.
Платежное поручение - платежная инструкция, согласно которой банк-отправитель по поручению плательщика осуществляет перевод денежных средств в банк-получатель лицу, указанному в поручении (бенефициару).
Платежное поручение представляется в банк-отправитель в количестве экземпляров, определяемом банком-отправителем, но не менее двух экземпляров, за исключением случаев, указанных в настоящей Инструкции. Первый экземпляр платежного поручения заверяется оттиском печати и подписями должностных лиц плательщика согласно заявленным в банк образцам подписей и оттиска печати.
Платежные поручения должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование расчетного документа;
дату и номер платежного поручения;
наименование, местонахождение и код банка-отправителя;
в поле "Сумма и наименование валюты" - сумму (цифрами и прописью) и наименование валюты перевода;
в поле "Плательщик" - наименование, а так же присвоенный ему учетный номер плательщика;
в поле "Корреспондент банка-получателя" - наименование банка-корреспондента банка-получателя и номер счета банка-получателя в данном банке-корреспонденте (данный реквизит заполняется в случае необходимости; может заполняться банком-отправителем);
в поле "Банк-получатель" - наименование, местонахождение (в случае необходимости - адрес), код банка-получателя (если бенефициаром по платежному поручению является банк, данный реквизит может не заполняться. В таком случае местонахождение (адрес) и код банка-получателя указываются в поле "Бенефициар");
в поле "Бенефициар": наименование страна, регистрации и адрес бенефициара;
в поле "Назначение платежа" - назначение платежа (наименование платежа, товара, услуги, работы); наименования, номера и даты документов, служащих основанием для осуществления платежа, или наименование, статью, пункт акта законодательства Республики Беларусь, в соответствии с которым осуществляется данный платеж; для валютных платежных поручений необходимо указывать предмет контракта, его номер и дату, а также номер и дату паспорта сделки.
в поле "Расходы по переводу" указывается, на чей счет относятся банковские комиссионные вознаграждения и телетрансмиссионные (почтовые) расходы по переводу.
Платежные поручения, переданные в электронном виде, должны содержать реквизиты, предусмотренные описанные выше, а для подтверждения подлинности платежного поручения используются электронная цифровая подпись или тестирующие ключи.
Платежное требование является платежной инструкцией, содержащей требование получателя денежных средств (бенефициара) к плательщику об уплате определенной суммы через банк.
Платежное требование должно содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование расчетного документа;
дату и номер платежного требования;
в поле "Сумма и валюта" - сумму (цифрами и прописью) и наименование валюты перевода;
в поле "Плательщик": наименование плательщика;
в поле "Банк-отправитель" - наименование, код и местонахождение банка-отправителя (если плательщиком по платежному требованию является банк, данный реквизит может не заполняться. В таком случае код и местонахождение банка-отправителя указываются в поле "Плательщик");
в поле "Корреспондент банка-получателя" - наименование банка-корреспондента банка-получателя и номер счета банка-получателя в данном банке-корреспонденте (данный реквизит заполняется в случае необходимости; может заполняться банком-получателем);
в поле "Банк-получатель" - наименование, код и местонахождение (в случае необходимости - адрес) банка-получателя (если бенефициаром по платежному требованию является банк, данный реквизит может не заполняться. В таком случае местонахождение (адрес) и код банка-получателя указываются в поле "Бенефициар");
в поле "Бенефициар" - наименование бенефициара (взыскателя);
в поле "Назначение платежа" - назначение платежа (наименование платежа, товара, услуги, работы), наименования, номера и даты документов, служащих основанием для осуществления платежа;
очередность платежа.
Платежные требования, переданные в электронном виде, должны содержать реквизиты, описанные выше. Для подтверждения их подлинности используются электронная цифровая подпись или тестирующие ключи.
Учреждение банка ежедневно предоставляет клиенту выписку клиенту с его валютного счета, в которой указываются все поступления и списания средств с его счета, а также остатки средств на нем. Форма выписки банка устанавливается самим банком и в общем виде может иметь следующие реквизиты:
наименование документа;
номер и дата выписки;
номер расчетного счета, наименование и код банка, где открыт счет;
номера и даты документов, входящих в выписку;
наименование плательщиков/получателей платежей, их адреса;
сумма платежа (приход или расход).
Поскольку выписка формируется в банке и передается клиенту, то ее печатная форма в автоматизированной системе не разрабатывается.
Для отражения в бухгалтерском учете операций, связанным с движением иностранной валюты предлагается использовать следующие счета/субсчета (табл. 8.1):
Таблица 8.1
Счета (субсчета), используемые для организации учета иностранной валюты
|
Номер субсчета первого порядка, номер субсчета второго порядка |
Наименование субсчета |
Разрезы ведения аналитического учета |
Признак ведения валютного учета |
|
|
счет 52 "Валютные счета" |
||||
|
1 |
Транзитный валютный счет |
Банковские счета |
да |
|
|
1.1 |
Транзитный валютный счет в российских рублях |
Банковские счета |
да |
|
|
1.2 |
Транзитный валютный счет в долларах США |
Банковские счета |
да |
|
|
1.3 |
Транзитный валютный счет в евро |
Банковские счета |
да |
|
|
1.4 |
Транзитный валютный счет по …….. |
Банковские счета |
да |
|
|
2 |
Текущий валютный счет |
Банковские счета |
да |
|
|
2.1 |
Текущий валютный счет в российских рублях |
Банковские счета |
да |
|
|
2.2 |
Текущий валютный счет в долларах США |
Банковские счета |
да |
|
|
2.3 |
Текущий валютный счет в евро |
Банковские счета |
да |
|
|
2.4 |
Текущий валютный счет в ………. |
Банковские счета |
да |
|
|
3 |
Специальный валютный счет |
Банковские счета |
да |
|
|
3.1 |
Специальный валютный счет в российских рублях |
Банковские счета |
да |
|
|
3.2 |
Специальный валютный счет в долларах США |
Банковские счета |
да |
|
|
3.3 |
Специальный валютный счет в евро |
Банковские счета |
да |
|
|
3.4 |
Специальный валютный счет в ……. |
Банковские счета |
да |
В результате обработки описанных документов формируются:
хранимые внутримашинные массивы, сформированные на основании документов выписка банка;
выходные сообщения.
К выходным сообщениям в автоматизированной системе бухгалтерского учета относятся машинограммы (видеограммы) синтетического и аналитического учета по счету 52 "Валютные счета". К машинограммам (видеограммам) аналитического учета по счету 52 "Валютные счета" можно отнести "Оборотную ведомость по аналитическому учету", синтетического учета - "Оборотно-сальдовую ведомость по синтетическому счету" (таблица 8.2).
Таблица8. 2
Перечень выходных сообщений по счету 52 "Валютные счета"
|
Наименование выходного сообщения |
Периодичность выдачи |
Тип выдачи |
Пользователь |
|
|
Оборотная ведомость по аналитическому учету |
По запросу |
VG,MG* |
Бухгалтер |
|
|
Оборотная-сальдовая ведомость по синтетическому счету |
По запросу |
VG,MG |
Бухгалтер |
Примечание * : VG - видеограммма, MG - машинограмма.
2. Выходная информация
На основании обработанных выписок банка по валютным счетам в автоматизированной системе бухгалтерского учета должны быть сформированы оборотная ведомость по аналитическому учету и оборотно-сальдовая ведомость по синтетическому счету.
Список реквизитов оборотной ведомости по аналитическому учету представлен в таблице 8.3.
Таблица 8.3.
Список реквизитов выходного документа "Оборотная ведомость по аналитическому учету"
|
Наименование реквизита |
Идентификатор |
Тип реквизита |
Отношение к справочникам |
Расчетный |
|
|
Наименование организации |
NAIMORG |
Текст |
|||
|
Номер валютного счета |
NOMCH |
Число |
Справочник банковских счетов |
- |
|
|
Содержание операции |
SODOPER |
Текст |
- |
- |
|
|
Корр. счет |
KODСНЕТ |
Текст |
Справочник счетов |
||
|
Сальдо входящее |
SALN |
Число |
- |
- |
|
|
Наименование валюты |
KODVAL |
Текст |
Справочник валют |
- |
|
|
Номер документа |
NOMDOC |
Номер |
- |
- |
|
|
Оборот дебет |
OBDEB |
Число |
- |
- |
|
|
Оборот кредит |
OBKR |
Число |
- |
- |
|
|
Итого по выписке оборот дебет |
ITOGOBDEB |
Число |
- |
+ |
|
|
Итого по выписке оборот кредит |
ITOGOBKR |
Число |
- |
+ |
|
|
Всего по валютному счету оборот дебет |
VSEGOBDB |
Число |
- |
+ |
|
|
Всего по валютному счету оборот кредит |
VSEGOOBKR |
Число |
- |
+ |
Список реквизитов оборотно-сальдовой ведомости по синтетическому счету представлен в таблице 8.4.
Таблица 8.4
Список реквизитов выходного документа "Оборотно-сальдовая ведомость по синтетическому счету"
|
Наименование реквизита |
Идентификатор |
Тип реквизита |
Отношение к справочникам |
Расчетный |
|
|
Номер валютного счета |
NOMCH |
Число |
Справочник счетов организации |
- |
|
|
Сальдо входящее |
SALN |
Число |
- |
- |
|
|
Корр. счет |
KODСНЕТ |
Текст |
Справочник счетов |
- |
|
|
Оборот дебет |
OBDB |
Число |
- |
- |
|
|
Оборот кредит |
OBKR |
Число |
- |
- |
|
|
Итого по выписке оборот дебет |
ITOGOBDEB |
Число |
- |
+ |
|
|
Итого по выписке оборот кредит |
ITOGOOBKR |
Число |
+ |
||
|
Итого по валютному счету оборот дебет |
ITOGDEB |
Число |
- |
+ |
|
|
Итого по валютному счету оборот кредит |
ITOGKR |
Число |
- |
+ |
|
|
Всего по счету оборот дебет |
VSEGOOBDB |
Число |
- |
||
|
Всего по счету оборот кредит |
VSEGOOBKR |
Число |
- |
||
|
Сальдо исходящее |
SALK |
Число |
- |
+ |
3. Входная информация
На рассматриваемом участке учета необходимо формирование следующих документов:
-платежное поручение;
-платежное требование;
-выписка банка.
Структура документов описана в таблицах 8.5 - 8.7
Таблица 8.5.
Список реквизитов входного документа "Платежное поручение"
|
Наименование реквизита |
Идентификатор |
Тип реквизита |
Отношение к справочникам |
Расчетный |
|
|
Признак платежного поручения |
PRCH |
Число |
Справочник банковских счетов |
- |
|
|
Номер платежного поручения |
NOMPOR |
Число |
- |
- |
|
|
Дата платежного поручения |
DATAPOR |
Дата |
- |
- |
|
|
Сумма платежа |
SUMPOR |
Число |
- |
- |
|
|
Наименование валюты платежа |
NAIMVAL |
Текст |
Справочник валют |
- |
|
|
Наименование банка отправителя |
NAIMBANK |
Текст |
Справочник сведения об организации |
- |
|
|
МФО банка отправителя |
MFOBANK |
Текст |
Справочник сведения об организации |
- |
|
|
Наименование валюты перевода |
NAIMVAL |
Текст |
Справочник валют |
- |
|
|
Плательщик |
NAIMORG |
Текст |
Справочник сведения об организации |
- |
|
|
УНН плательщика |
UNN |
Число |
Справочник сведения об организации |
- |
|
|
Банк получателя |
NAIMBANKК |
Текст |
Справочник сведения об организации |
- |
|
|
Наименование бенефициара |
NAIMKONTR |
Текст |
Справочник Контрагентов |
- |
|
|
УНН бенефициара |
UNNK |
Число |
Справочник Контрагентов |
||
|
Номер счета бенефициара |
NOMRASCH |
Число |
Справочник Контрагентов |
- |
|
|
Назначение платежа |
NAZPL |
Тест |
- |
- |
|
|
Предмет контракта |
PREDKONR |
Текст |
- |
- |
|
|
Дата контракта |
DATKONTR |
Дата |
- |
- |
|
|
Номер контракта |
NOMKONTR |
Число |
- |
- |
|
|
Дата паспорта сделки |
DATPASS |
Дата |
- |
||
|
Номер паспорта сделки |
NOMPASS |
Число |
- |
- |
|
|
Валюта оценки контракта |
NAIMVAL |
Текст |
Справочник валют |
- |
|
|
Страна фактического получателя платежа |
STRANA |
Текст |
- |
- |
Таблица 8.6
Список реквизитов входного документа "Платежное требование"
|
Наименование реквизита |
Идентификатор |
Тип реквизита |
Отношение к справочникам |
Расчетный |
|
|
Признак платежного требования |
PRCH |
Число |
Справочник банковских счетов |
- |
|
|
Номер платежного поручения |
NOMTR |
Число |
- |
- |
|
|
Дата платежного поручения |
DATATR |
Дата |
|||
|
Сумма платежа |
SUMTR |
Число |
|||
|
Наименование валюты перевода |
NAIMVAL |
Текст |
Справочник валют |
- |
|
|
Плательщик |
NAIMKONTR |
Текст |
Справочник контрагентов |
- |
|
|
Наименование банка плательщика |
NAIMBANKK |
Текст |
Справочник контрагентов |
- |
|
|
МФО банка плательщика |
MFOBANKK |
Число |
Справочник контрагентов |
- |
|
|
Наименование банка получателя |
NAIMBANK |
Текст |
Справочник сведения об организации |
- |
|
|
Назначение платежа |
NAZPL |
Текст |
- |
- |
Таблица 8.7
Список реквизитов входного документа "Выписка банка"
|
Наименование реквизита |
Идентификатор |
Тип реквизита |
Отношение к справочникам |
Расчетный |
|
|
Номер выписки |
NOMVB |
Число |
- |
- |
|
|
Дата выписки |
DATAVB |
Дата |
- |
- |
|
|
Номер валютного счета |
NOMCH |
Число |
Справочник сведения об организации |
- |
|
|
Наименование банка |
NAIMBANK |
Текст |
Справочник об организации |
- |
|
|
МФО банка |
MFOBANK |
Число |
Справочник об организации |
- |
|
|
Сальдо входящее -наименование валюты -сумма |
NAIMVAL SUMSN |
Текст Число |
Справочник валют - |
- - |
|
|
Содержание операции |
NAZPL |
Текст |
Документы Платежное требование и Платежное поручение |
- |
|
|
Наименование валюты |
NAIMVAL |
Текст |
Справочник валют |
- |
|
|
Курс валюты |
KURS |
Число |
Справочник валют |
- |
|
|
Сумма прихода по документу: -в белорусских рублях - в валюте |
SUMPRBrD SUMTR |
Число Число |
- Документ Платежное требование |
+ - |
|
|
Сумма расхода по документу: -в белорусских рублях - в валюте |
SUMPASBrD SUMPOR |
Число Число |
- Документ Платежное поручение |
+ - |
|
