Ревизия расчетов с подотчетными лицами

Докладная записка

Необязательно

Необязательно

Приказ о командировании

Обязательно

Обязательно

Командировочное удостоверение

Обязательно

Необязательно

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Обязательно

Обязательно

Приглашение

Может быть

Может быть

Журнал регистрации приглашений

Обязательно, при наличии приглашений

Обязательно, при наличии приглашений

Письменное задание по командировке

Может быть

Обязательно

Письменный отчет по командировке (о проделанной работе)

По требованию нанимателя

Обязательно

Таким образом, можно сделать вывод, что документооборот расчетов с подотчетными лицами очень широк и разнообразен. Наличие большого количество оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, а также сопутствующих документов, связанных с выдачей наличных денежных средств под отчет, усложняет для бухгалтера правильность отражения данных хозяйственных операций в бухгалтерском учете, а для ревизора - правильность и достоверность проверки.

3.3 Проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам

Особое внимание уделяется проверке правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам.

Так, в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

Приступая к проверке, ревизор должен знать, что срок командировки работников определяется нанимателем, а направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя, но не более чем на десять дней.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении.

Днем окончания командировки считается день фактического возращения командированного работника, т.е день прихода поезда, автобуса, прибытия самолета или другого транспортного средства, на котором работник прибыл.

В соответствии со статьей 95 Трудового кодекса Республики Беларусь при служебных командировках наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:

- по проезду к месту служебной командировки и обратно;

- по найму жилого помещения;

- за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

- иные производимые работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

При проверке возмещения расходов по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь надо руководствоваться нормами возмещения расходов при служебных командировках, установленными Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 №197. При этом ревизор должен знать, что расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов.

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) возмещаются в размере стоимости представленных подлинных документов, подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

Если командированный работник не представляет подтверждающих документов по найму жилого помещения, они возмещаются в размерах устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.

За проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов работникам возмещаются суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.

При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового - 30 процентов установленной нормы.

Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Если во время нахождения в командировке работник заболел и временно потерял трудоспособность, то ревизор должен помнить, что расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда работник находится на стационарном лечении) возмещаются ему на общих основаниях. Работнику выплачиваются также суточные за все время, в течение которого он не имел возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, в пределах сумм причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Если командированный работник использовал свои выходные дни в месте командировки до начала или после ее окончания, то оплата проезда ему производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Равным образом не подлежат выплате суточные, если работник использует государственные праздники, праздничные дни в месте командировки после ее окончания.

Согласно имеющимся документам произведем проверку правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке в пределах Республики Беларусь.

Так, направление работника в командировку осуществлялось на основании приказа председателя концерна “Белгоспищепром” от 04.11.2010 года №452- К с выдачей командировочного удостоверения. Согласно данному приказу - срок командировки составляет 2 дня, с 05.11.2010 по 06.11.2010г. В командировочном удостоверении имеются все необходимые отметки, заверенные печатью организаций, в которые работник направлялся, а также подписью уполномоченного должностного лица. По возвращении из служебной командировки (06.11.2010 г.) работник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет 08.11.2010 г. Таким образом, срок предоставления авансового отчета не был нарушен. Согласно представленным документам работнику возмещались следующие расходы:

- суточные - 30000 руб. (2 дн.*15000);

- за проживание - 4500 руб.

Итого: 30000+4500 = 34500 руб.

Согласно Постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 г. № 197 установлен следующий размер возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

- суточные - 15000 рублей за каждый день командировки;

- по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов - 4500 рублей.

При этом произведены следующие бухгалтерские записи:

Д-т 26 К-т 71 34500 руб.

По результатам проверки следует отметить, что отклонений по данным концерна “Белгоспищепром” не обнаружено.

В процессе хозяйственной деятельности организации периодически возникает необходимость направить сотрудника в другой город, страну.

Прежде всего, ревизор должен установить законность и целесообразность таких командировок.

При проверке возмещения расходов по служебным командировкам за пределы Республики Беларусь ревизор должен руководствоваться Инструкцией о порядке и условиях представления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты от 30.07.2010 № 115. При этом следует помнить, что командированному работнику возмещаются расходы по проезду до места командирования и обратно воздушным, водным и железнодорожным транспортом по тарифу 2-го класса. На самолетах этому тарифу соответствует экономический, на суднах - туристический класс, на железнодорожном транспорте - купейные вагоны.

Также возмещаются расходы по проезду автомобильным пассажирским транспортом общего пользования регулярного международного сообщения (кроме такси), расходы по проезду на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси) либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме случаев, если работнику предоставляются бесплатные средства перемещения).

Проверяющий должен знать, что командированному работнику возмещаются расходы по провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) без ограничения по весу багажа.

Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных Министерством финансов Республики Беларусь при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале. Также следует обратить внимание, что в соответствии с действующим законодательством стоимость завтрака, включенного в счет за наем жилого помещения, возмещается в пределах норм расходов по найму жилого помещения. Ранее суммы за питание, включенные в счета за наем помещения, оплачивались за счет суточных и возмещению не подлежали.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства - участники Содружества Независимых Государств оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере пяти процентов от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, учитывается время нахождения в пути следования.

При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Возмещение суточных при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных Министерством финансов Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки.

Согласно Постановлению Министерства труда и социальной защиты от 19.10.2010 №148, возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь, либо после дня прибытия в Республику Беларусь, суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

День пересечения государственной границы Республики Беларусь определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При направлении за границу в командировку в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, за исключением времени нахождения в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в порядке, законодательством Республики Беларусь.

Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов, а при выплате иностранной валюты на личные расходы - 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием, - в размере 70 процентов, двухразовым - в размере 30 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

Ревизор также должен знать, что в настоящее время уменьшена продолжительность временной остановки командированного за границу работника в пути следования, при которой ему выплачиваются суточные и возмещаются расходы по найму жилого помещения по нормам, установленным для государства, где произошла временная остановка. Теперь продолжительность такой остановки должна составлять 12 часов и более, ранее - более суток. До 12 часов сокращена продолжительность временной остановки, при которой работнику выплачиваются суточные по нормам страны командирования. При этом расходы по найму жилого помещения не возмещаются.

К иным расходам, которые возмещаются командированному работнику, относятся:

- комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой и за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки;

- расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз;

- расходы страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;

- расходы по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах.

Для получения возмещения не требуется обязательного представления подтверждающих документов в оригинале только для расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз.

В случае отмены служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании подтверждающих документов в оригинале.

Согласно имеющимся документам произведем проверку правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке за пределы Республики Беларусь, а также правильности отражения на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций в следующей таблице.

Таблица 5 - Проверка правильности возмещения командировочных расходов за границу

Содержание хозяйственной операции	По данным концерна “Белгоспищепром”, руб.	По результатам проверки, руб.	Отклонение, + (-), руб.
Выдан аванс	Д-т 71 К-т 50 - 700000	Д-т 71 К-т 50 700000	0
Списание задолженности подотчетного лица по утвержденному авансовому отчету	Д-т 26 К-т 71 739695 Д-т 18 К-т 71 3415	Д-т 26 К-т 71 739695 Д-т 18 К-т 71 3415	0
Возмещение перерасхода по авансовому отчету	Д-т 71 К-т 50 43110	Д-т 71 К-т 50 43110	0

По результатам проверки правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке за границу и отражения данной операции на счетах бухгалтерского учета расхождений с данными концерна “Белгоспищепром” не выявлено.

Согласно представленным документам работнику возмещались следующие расходы:

- суточные - 271800 руб. (3 дн.*30$*3020 руб.);

- по проезду к месту служебной командировки и обратно - 471310 руб.

Срок командировки - 3 дня. Согласно Постановлению Министерства труда и социальной защиты от 19.10.2010 №148, возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку. Таким образом, возмещение суточных за эти 3 дня производится в иностранной валюте, так как работник был направлен в Москву, то по нормам для этой страны возмещение суточных производится в размере 30$ за каждый день командирования. Согласно представленным проездным билетам, мы можем узнать время отправления и прибытия поезда. Стоимость проездного билета Минск - Москва - 184630 руб., а стоимость проездного билета Москва - Минск - 286680 руб. Таким образом, расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно составили 471310 руб.

При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению полученных под отчет сумм и их списанию.

Источник списания командировочных расходов зависит от цели и задания командировки.

И цель, и задание должны быть обоснованы какой-либо производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета. Поэтому особое внимание ревизор должен уделить проверке правильности отражения произведенных расходов на счетах бухгалтерского учета.

В зависимости от цели служебной командировки, намеченной служебным заданием, для отражения расходов на нее могут быть использованы следующие счета бухгалтерского учета, отраженные в Приложении М .

Таким образом, проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам является важнейшим этапом проверки, так как данный вид хозяйственных операций занимает наиболее значительный удельный вес в общем объеме расчетов с подотчетными лицами. Также данные операции являются более трудоемкими и уязвимыми при совершении каких-либо нарушений, причиной этому может быть часто изменяющееся нормативно-правовое регулирование.

В бухгалтерском учете командировочные расходы по общему правилу отражаются на дату их совершения, что подтверждается первичным учетным документом. В данном случае таким документом является авансовый отчет, к которому прилагаются все подтверждающие расходы документы. В связи с этим дата авансового отчета и будет являться датой отражения расходов в бухгалтерском учете. Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, отражаются на основании документов бухгалтерского и налогового учета, поэтому командировочные расходы для целей налогообложения прибыли также учитываются на дату авансового отчета

3.4 Проверка правильности расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам

Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.

При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации. В список включаются только постоянно работающие в организации лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договора подряда. При этом ревизор должен знать, что организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные, операционные и иные цели в размере и на сроки определяемые руководителем организации, не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:

- не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;

- не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения организации;

- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по организации.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Следует также проверить, соблюдаются ли работниками сроки составления отчетов об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации посредством личных или корпоративных карточек.

Ревизору следует выяснить, не числятся ли подотчётные суммы за уже уволенными работниками, а также принимает ли бухгалтерия авансовые отчёты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчётных средств.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Здесь ревизор должен проследить, была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере или в авансовом отчёте.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

Ревизору следует обратить внимание на фамилию лица, указываемого как «плательщик» в квитанции к приходному ордеру, подтверждающему факт оплаты при закупке ТМЦ подотчётным лицом. Зачастую эта фамилия не совпадает с фамилией подотчётного лица, составившего авансовый отчёт.

Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем организации.

Согласно имеющимся документам произведем проверку законности расходования подотчетных сумм в следующей таблице.

По результатам проверки законности расходования подотчетных сумм в концерне “Белгоспищепром” нарушений не выявлено. Авансовый отчет составлен верно и сроки его предоставления не были нарушены. К авансовому отчету приложены все оправдательные документы, подтверждающие факт совершения данной хозяйственной операции, а именно копии чеков и товарный чек.

3.5 Обобщение результатов ревизии расчетов с подотчетными лицами

По результатам проверки, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства, составляется акт проверки. По фактам выявленных нарушений проверяющим в пределах его компетенции может быть составлен протокол об административном правонарушении и (или) вынесено постановление по делу об административном правонарушении.

Результаты проверки, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой проверки. Акт (справка) проверки оформляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается проверяющим (руководителем проверки) в срок не позднее пяти рабочих дней со дня окончания проверки.

По результатам произведенной проверки в концерне “Белгоспищепром” по расчетам с подотчетными лицами серьезных нарушений выявлено не было. Поэтому по результатам проверки должна быть составлена справка проверки.

Проверяющий несет ответственность за достоверность фактов и сведений о выявленных нарушениях, а также установленных сумм вреда, указанных в акте проверки.

За достоверность документов, сведений и фактов, указанных в представленных по требованию проверяющего справках, объяснениях и расчетах, ответственность несут должностные лица и представители проверяемого субъекта, представившие указанные справки, объяснения и расчеты.

В справке проверки не допускаются неоговоренные исправления. В случаях, когда в справке проверки обнаруживаются ошибки (описки), неполное выяснение обстоятельств либо по результатам дополнительных и встречных проверок необходимо внести изменения и дополнения в справку проверки, в такую справку вносятся изменения и дополнения.

Справка проверки подписывается проверяющим (руководителем проверки), а также:

- руководителем проверяемого субъекта либо индивидуальным предпринимателем, при их отсутствии - иным представителем проверяемого субъекта;

- лицом, осуществляющим руководство бухгалтерским учетом проверяемого субъекта (при проверках по вопросам, связанным с осуществлением проверяемым субъектом финансово-хозяйственных операций).

В данной организации существует список работников, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утвержден приказом руководителя организации. В список включены только те работники организации, которые постоянно работают в ней. По выданным в подотчет суммам не установлено превышения предельных размеров аванса. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающимся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расходов на срок командировки. В организации осуществляется предварительный расчет по командировке.

Направление работников в командировку, как в пределах, так и за пределы Республики Беларусь осуществляется в установленном законодательством порядке. В соответствии с действующим порядком оформляются приказы о командировании, командировочные удостоверения и другие сопровождающие документы. В организации имеется журнал регистрации работников, направленных в командировки, а также приказом руководителя организации назначен работник, ответственный за ведение данного журнала.

Возмещение командировочных расходов осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 -- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи [Приложение П]

Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы бухгалтерского учета, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты -- на израсходованные суммы.

Таким образом, в результате проведенной проверки можно сделать вывод о том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующего данных раздел учета.



4. Совершенствование методик ревизии расчетов с подотчетными лицами

Операции с подотчетными лицами имеют в управленческом учете большое значение, поскольку согласно существующим стандартам бухгалтерского учета формируемая финансовая отчетность не дает представления о данном типе операций. Основной целью является учет всех операций, произведенных подотчетным лицом с наличными денежными средствами предприятия, а также оперативное получение информации об остатках на соответствующих счетах.

Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок, при организации учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Совершенствование нормативно-правовой базы является неотъемлемой частью совершенствования методики и организации проведения проверок. Незначительные шаги по пути решения данного вопроса уже сделаны.Так, Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2010 г. №510 (в ред. от 09.03.2010 №143) “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” установлен единый порядок осуществления контрольной и надзорной деятельности в Беларуси на основе принципиально новых подходов. В данном случае:

- впервые определен закрытый перечень всех контролирующих и надзорных органов, а также сфер их контроля (надзора). Органы, не включенные в перечень, проводить проверки субъектов хозяйствования не вправе;

- введен запрет на проведение проверок вновь зарегистрированных субъектов хозяйствования в течение двух лет со дня их государственной регистрации (двухлетний мораторий). По исчерпывающим основаниям, перечень которых приведен в Указе, может быть назначена только внеплановая проверка таких субъектов;

- существующий порядок назначения плановых проверок на основе периодичности их проведения (не чаще одного раза в год) независимо от добросовестности проверяемого субъекта заменен абсолютно новым механизмом планирования на основе отнесения субъектов хозяйствования к группам риска. Такой механизм позволит реализовать принцип выборочного, а не сплошного контроля, учитывать при этом степень соблюдения законодательства проверяемым субъектом. Сам же процесс планирования проверок перестанет быть сугубо внутренней, конфиденциальной процедурой контролирующих органов, станет открытым для субъектов хозяйствования. Это позволит им самостоятельно оценивать свою деятельность и принимать меры для перехода в группу с более низкой степенью риска;

- ограничен период проведения проверок - не более чем за 3 года, предшествующих началу проверки. Такое ограничение позволит минимизировать вмешательство контролирующих (надзорных) органов в деятельность субъектов хозяйствования. Сам же срок проверки юридических лиц не может превышать 30 рабочих дней, а индивидуальных предпринимателей - 15 рабочих дней и др.

Создание информационной аналитической системы контрольно-надзорной деятельности позволит реализовать концепцию единого информационного пространства контрольных органов.

Применения компьютерных программ бухгалтерского учета требует усовершенствования методики контроля и разработки программ ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Для этого современная компьютерная техника имеет широкие возможности, с ее помощью, прежде всего можно выполнять расчеты и прочие логические шаги за продолжительные периоды времени и без ошибок.

Тем не менее, не следует забывать, что компьютеры не могут мыслить или проникать в суть проблемы, которое немаловажное для компетентного контроля. Базы данных содержат полную информацию о результатах деятельности, но в них не содержится информации об учетной политике или принципы учета предприятия, нет разнообразных объяснений к отчетам и т.п. Также не всегда есть возможность сопоставить данные отчетного периода с соответствующими данными других периодов. Последние чаще всего недоступные, их базы данных архивируются.

При ведении автоматизированного учета бухгалтерская служба имеет возможность быстро обрабатывать нужную информацию и получать промежуточные результаты деятельности, необходимые для потребностей управления. Такую же возможность имеет ревизор, который осуществляет соответствующую проверку предприятия.

При этом ведения автоматизированного учета в большинстве случаев само собой исключает неправильное разнесение первичных данных на учетные регистры, поскольку корректность бухгалтерских записей контролируется программой при введении первичной документации в компьютер. Исчезает также возможность допущения ошибки при подведении итогов (оборотов) и выводе конечных результатов деятельности. Ошибки могут возникать лишь в случаях, когда неправильно определяется экономическая суть хозяйственных операций. Поэтому во время проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия ревизор должен сначала изучить его учетную политику и выяснить, правильно ли работники бухгалтерской службы осуществляют «признание» той или другой хозяйственной операции.

Компьютеры сохраняют огромные массивы данных и обеспечивают доступ к ним, выполняют математическую обработку данных, осуществляют отбор данных в соответствии с установленными критериями, своевременно обновляют и модифицируют данные. Благодаря этому их используют как средство исследования при определении характеристик и установлении взаимозависимостей между разными данными. Компьютер также используется для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Одним из основных вопросов научной организации работы является правильная организация рабочего места ревизора, создания благоприятных для выполнения контрольных функций условий. Творческая деятельность и высокоэффективная работа ревизоров зависит от здорового климата в коллективе: согласованность действий, взаимное уважение, доброжелательное отношение друг к другу.

Ревизор должен постоянно повышать свой профессиональный уровень и проявлять заботу о престиже своей профессии.

Научная организация работы контрольно-ревизионных работников предусматривает беспрерывный процесс совершенствования организации их работы, обеспечения наиболее эффективной их деятельности на основе достижений науки, техники и передовой практики.

Автоматизированное рабочее место ревизора позволяет решать задачи, поставленные перед ним в регламентном и запросном режимах (в диалоге с пользователем), контролировать результаты вычислений, осуществлять повторный расчет и пр. Обработка данных должна быть алгоритмизирована, характеризоваться многократностью выполнения расчетов в реальном масштабе времени, необходимостью информирования работника о ходе вычислений для устранения возможных ошибок и принятия конкретных мер по внесению изменений в методику проведения ревизии.

Диалоговый режим позволяет исключить ручную или пакетную систему обработки информации в соответствии с задачами ревизора.

Итак, на качество принятия соответствующих решений в контрольном процессе и повышение информационного обеспечения влияют:

- увеличение количества факторов, которые массово учитываются ревизором во время исследования объекта в зависимости от вида (видов) его деятельности;

- углубление анализа хозяйственных процессов, которые определяются ревизором;

- повышения обоснованности выводов благодаря применению экономико-математических методов и модульных исследований;

- четкое и обоснованное формирование выводов ревизора, составной которых является, прежде всего, финансовое прогнозирование будущей деятельности предприятия.

Это может обеспечиваться внедрением новых компьютерных технологий обработки информации и осуществлением контроля непосредственно с использованием мощных автоматизированных систем и соответствующего программного обеспечения.

Таким образом, применение компьютерных технологий при проведении ревизии освобождает ревизующих от трудоемкой технической работы и позволяет больше внимания уделять проверке качества, достоверности и законности совершенных операций.



Заключение

В курсовой работе была рассмотрена методика проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание было уделено проверке соблюдения порядка и документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам, а также правильности возмещения расходов по служебным командировкам и правильности расчетов по хозяйственно-операционным расходам.

Ревизия способствует повышению эффективности производственной и финансово-коммерческой деятельности субъектов хозяйствования. Проверка соблюдения законности, достоверности и целесообразности хозяйственных операций, выявление нарушений и злоупотреблений, их причин и виновных в этом лиц, вскрытие внутренних резервов повышения эффективности деятельности предприятий, разработка конкретных предложений по устранению имеющихся недостатков и нарушений требуют глубоких знаний методологии и техники проведения контрольно-ревизионной работы.

По результатам ревизии расчетов с подотчетными лицами в концерне “Белгоспищепром” не было выявлено нарушений действующего законодательства.

Проверка в концерне “Белгоспищепром” производилась по следующим направлениям:

- проверка соблюдения порядка и правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам;

- проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам;

- проверка правильности расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам.

Проведенная работа показала, что все расчетные операции, осуществляемые в концерне “Белгоспищепром” соответствуют законодательству и достоверно отражены на счетах бухгалтерского учета.

Следует отметить, что подотчетными лицами в организации признаются работники предприятия, получающие денежные средства на командировочные или хозяйственные расходы. Произведенные расходы подотчетные лица подтверждаться оправдательными документами (чеками, счетами, квитанциями и др.), которые предоставляются в бухгалтерию для составления авансового отчета.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Выдаваемые из кассы организации денежные средства расходуются строго на определенные цели: приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), канцелярских принадлежностей, оплата мелких ремонтных работ, командировочные и представительские расходы - в соответствии с приказом руководителя организации.

В данной организации существует список работников, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утвержден приказом руководителя организации. В список включены только те работники организации, которые постоянно работают в ней. По выданным в подотчет суммам не установлено превышения предельных размеров аванса. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающимся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расходов на срок командировки. В организации осуществляется предварительный расчет по командировке.

Направление работников в командировку, как в пределах, так и за пределы Республики Беларусь осуществляется в установленном законодательством порядке. В организации имеется журнал регистрации работников, направленных в командировки, а также приказом руководителя организации назначен работник, ответственный за ведение данного журнала.

Возмещение командировочных расходов осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Законодательство о труде подробно регулирует компенсационные выплаты, связанные с расходами, понесенными работником при исполнении трудовых обязанностей. В процессе проверки следует помнить, что в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь при служебных командировках наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:

- по проезду к месту служебной командировки и обратно;

- по найму жилого помещения;

- за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

- иные производимые работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Основная цель ревизии расчетных операций в целом и расчетов с подотчетными лицами в частности состоит в проверке достоверности статей дебиторской и кредиторской задолженности и правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Наличие текущей дебиторской задолженности является нормальным. Однако если подотчетным лицом пропущен срок отчета и возврата пропущенного аванса, то необходимо выяснить причину образования сомнительной задолженности.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 -- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

В заключении можно сделать вывод о том, что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.



Список использованных источников

1 Акулич В. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами / В. Акулич // Финансы, учет, аудит.- 2008. - №12. - С. 48-52

2 Бухгалтерский и налоговый учет, финансовый анализ и контроль: учеб. пособие / С.И. Адаменкова, И.Н. Бурцева, А.О. Левкович [и др.]; под общ. ред. О.А. Левкович. - Мн.: ООО “Элайда”, 2006. - 556с.

3 Бухгалтерский учет: учеб. пособие / А.Н. Сушкевич [и др.]; - 2-е изд., изм. И доп. - Мн.: Ред. журн. “Пром.-торг. право”, 2007. - 332с.

4 Бухгалтерский учет: Финансовый учет. Управленческий учет. Финансовая отчетность: учеб. Пособие / Н.К. Муравицкая, Г.И. Лукьяненко. - М: КНОРУС, 2005. - 528с.

5 Ганаго, А.Б. Командировки: юридический аспект, документальное оформление, бухгалтерский учет и налогообложение / А.Б. Ганаго. - Мн.:Регистр, 2005. - 180с.

6 Гараева А.Н. Гарантии и компенсации для работников, направленных в служебные командировки /А.Н. Гараева // Кадровая служба. - 2010. - №5. - С.44-59.

7 Гараева А.Н. Служебная необходимость или Что надо знать работникам, отправляясь в командировку по Беларуси / А.Н. Гараева // Экономика. Финансы. Управление. - 2010. - №15. - С. 26-30

8 Голуб, Л. Правильная бухгалтерия: отражение в учете расчетов по командировочным расходам / Л. Голуб, С. Миситов // Главный бухгалтер. Ревизор. - 2006. - № 3. - с. 22-28.

9 Демко, А.В. Трудовые отношения и их особенности: практическое руководство в помощь нанимателю и работнику / А.В. Демко. - Мн.: ИВЦ Минфина, 2008. - 450с.

10 Дробышевский. Н.П. Ревизия и аудит: учеб. пособие / Н.П. Дробышевский. - Мн: ООО “Мисанта”, 2004. - 465с.

11 Згировская, М. Оформление командировки: что должен знать бухгалтер / М. Згиловская // Главный бухгалтер. Ревизор. - 2006. - № 3. - с.15-22.

12 Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утв. Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 17.01.2008г. №4 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

13 Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Респ. Беларусь: утв. пост. Министерства финансов Респ. Беларусь 12.04.2000г., № 35 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

14 Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу: утв. М-вом труда и соц. защиты Респ. Беларусь.30.07.2010, №115 // // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

15 Кедров, Д. Уточнен порядок расчетов наличными денежными средствами / Д. Кедров // журн. “Консультант бухгалтера”. - 2008. - №12. - с.105-107.

16 Контроль и ревизия: учеб. пособие / кол. авт.; под ред. д-ра экон. наук, проф. М.Ф. Овсийчук. - 5-е изд, стер. - М.: КНОРУС,2007. - 224 с.

17 Лемеш, В.Н. Ревизия и аудит: пособие для студентов экон. специальностей высш. и сред. спец. учеб. заведений в 2 ч. / В.Н. Лемеш. - Минск: Из-во Гревцова, 2008. - 384 с.

18 Налоговый кодекс Республики Беларусь: Кодекс Респ. Беларусь, 29.12.2009 г., № 71-З // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

19 О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 г. № N 3321-XII: с изм. и доп..:текст по сост. на 26.12.2007 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

20 О ведомственном контроле в Республике Беларусь: Указ Президента Респ. Беларусь, 22.06.2010 г., №325 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

21 О внесении изменений и дополнения в Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу: Пост. Мин-ва труда и соц. защиты от 19.10.2010 г., №148 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

22 О возмещении расходов при направлении в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Респ. Беларусь: постановление Совета Министров Респ. Беларусь, 07.06.2006г., №721 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

23 О возмещении расходов при направлении в служебные командировки за границу работников Национальной государственной телерадиокомпании: постановление Совета Министров Респ. Беларусь, 09.04.2007г. № 451 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

24 О порядке проведения переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте при изменении Национальным банком курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц: Декрет Президента Респ. Беларусь 30.06.2000г., №15 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

25 О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу: постановление Совета Министров Респ. Беларусь, 24.04.2000г., № 561 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

26 О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь: Указ Президента Респ. Беларусь, 16.10.2010г., №510// Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

27 О финансировании расходов на служебные командировки за гарницу и иных вопросах, связанных с этими командировками: постановление Совета Министров Респ. Беларусь, 16.08.2005г., № 903 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

28 Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу: постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 21.12.2007г., № 197 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

29 Об утверждении типового плана счетов бухгалтерского учета и инструкции по применению типового плана счетов бухгалтерского учета: Пост. Мин-ва финансов Респ. Беларусь 30.05.2003 г., № 89: с изм. и доп.: текст по сост. на 25.06.2010 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

30 Положение о порядке направления в служебные командировки за границу: Указ Президента Респ. Беларусь, 13.06.2005г., № 274 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

31 Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утв. Постановлением Национального банка Республики Беларусь от 24.08.2007г. № 166 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

32 Прокопович, И.Л. Правила ведения кассовых операций, расчеты наличными денежными средствами / И.Л. Прокопович // журн. “Главный бухгалтер”. - 2007. - №38 - с. 54-56.

33 Пупко, Г.М. Ревизия и аудит: учеб. пособие / Г.М. Пупко. - Минск: БГЭУ, 2009. - 303с.

34 Ревизия и контроль: учеб. пособие / М.В. Мельник [и др.]; под общ. ред. М.В. Мельник. - М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2004. - 520с.

35 Служебная командировка // журн. “Юрист”. - 2009. - №5(29).

36 Трудовой кодекс Республики Беларусь: Кодекс Респ. Беларусь, 26.06.1999 г., № 296-З: в ред. Закона Республики Беларусь от 09.11.2009 г. // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. - Минск,2010.

37 Финансовое право: учеб. пособие / А.А. Вишневский, В.В. Малахов [и др.]; под общ. ред. А.А. Вишневского. - Мн.: Акад. МВД РБ, 2005. - 168с.

Размещено на Allbest.ru

...