Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Система экспертных органов

Введение

Шагнув в новый век, век информационных технологий, информация стала важнейшим ресурсом общества и приобрела стратегическое значение. На сегодняшний момент главным продуктом и товаром в сфере информационной деятельности является информация.

Выражение «тот, кто владеет информацией, тот владеет миром» особенно актуально в наши дни. Информация и все, что с ней связано самым активным образом воздействует на все стороны человеческой жизни. Для реализации своих потенциальных возможностей, достижения профессиональных успехов, гармонично развитой личности, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

В результате обработки информации и деятельности организаций создается много документов. Среди этих документов есть утратившие свое значение. Есть документы, которые долго не утрачивают свою актуальность.

Экспертиза ценности документов - это определение их ценности в целях отбора на хранение и изменение сроков хранения.

Исследования в этой области заключается в том, что суть истории развития экспертизы ценности документов, сводится к необходимости установления сроков хранения документов; для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожению документов с истекшими сроками хранения. От результатов экспертизы ценности документов зависит качественный, оптимальный состав архивов и Архивного фонда Российской Федерации страны (далее АФ РФ).

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций ДОУ и архивного дела, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом.

А архивы, как известно одни из важнейших резервов памяти человека. Вот почему нужно так ответственно подходить к их комплектованию. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства. Устойчивая государственность просто не могла существовать без письменности, документа как основы управления и права. Наконец, государственный аппарат для своего нормального функционирования должен обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация какое-то время сохранялась. Потребности государственного аппарата вызвали к жизни первые архивы. Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации. Бурный 20 век значительно пополнил архивы страны. Развитие архивного дела стало задачей государственного масштаба. В настоящее время архивоведение в России рассматривается как самостоятельная научная дисциплина, объектом изучения которой являются «архивный фонд» как органически целостная система, и история архивов как динамичная структура сложного историко-культурного процесса. Помимо этого большое внимание уделяется экспертизе ценности документов. Во всех архивах страны ведется - помимо реставрационной - большая научно-исследовательская работа: публикуются описи, справочники и путеводители по архивным фондам, а также систематически издаются комплексы исторических источников.

Актуальность темы данной курсовой работы объясняется тем, что в любой организации скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в следующих двух аспектах: во-первых, в определении значимости ценности документа для организации, во-вторых, в установлении сроков хранения документов в архиве организации.

Таким образом, целью данной курсовой работы является изучение работы системы экспертных органов.

Цель работы предопределяет ее задачи:

1. Рассмотреть понятие «экспертизы ценности документов» и органы ее проводящие;

2. Изучить принципы и критерии экспертизы ценности документов;

3. Рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов в современном делопроизводстве организации;

Работа состоит из Введения, двух глав, Заключения и Списка использованных источников и литературы. Первая глава посвящена ЭЦД в государственных и ведомственных архивах. Во второй главе речь идет о деятельности ЭК и ЭПК.

1. Экспертиза ценности документов в государственных и ведомственных архивах

делопроизводство архив документирование экспертный

1.1 Экспертиза ценности документов в государственных архивах

Проведение экспертизы ценности документов в государственных архивах по организации и методике работы несколько отличается от ее проведения в ведомственных архивах. Это объясняется, прежде всего тем, что государственные архивы в отличие от ведомственных хранят документы лишь постоянного хранения. Документы временного хранения, попавшие в государственные хранилища при национализации архивов и в 20-30-е годы, были, как правило, выделены из фондов при неоднократно проводившихся архивистами экспертизах ценности.

Кроме того, в государственном архиве находятся многоотраслевые хранилища, собравшие документы учреждений и предприятий различных уровней всех отраслей экономики и культуры, действующих на данной территории. В связи с этим в государственных архивах проводится экспертиза двух видов: целевая экспертиза - самостоятельный вид работы; попутная экспертиза - в ходе переработкой совершенствования описей дел.

Цель проведения экспертизы освободить архивные фонды от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены при переработке архивных фондов в ходе составления заголовков дел, систематизации дел по структурным подразделениям или годам, а также в пределах названных разделов схемы систематизации. Объем дел, выделяемых к уничтожению при проведении этих работ, может быть и невелик. Если количество документов, не подлежащих хранению (дублетные, поглощенные, не имеющие ценности), значительно, то проводится целевая экспертиза.

Осуществление комплексной экспертизы в госархиве начинается с определения фондов, по которым ее следует провести. Для этого составляется список фондов с указанием их номеров, наименований, хронологических границ документов и объема дел, а также очередности проведения работы с фондами.

Прежде чем приступить к непосредственному просмотру дел, необходимо изучить историю фондообразователя (для фондов личного происхождения - биографию фондообразователя) и фонда. Это позволит правильно определить место и значение учреждения в системе, установить его связи (как внутриотраслевые, так и межотраслевые), узнать, проводилась ли ранее по фонду экспертиза ценности документов, когда и в каких объемах, по каким категориям дел. Для такого изучения используются учетные документы (в основном дело фонда) и описи дел, при просмотре которых изучаются состав и содержание документов, намеченного к экспертизе фонда. Перед экспертизой больших по объему документов, сложных фондов или комплексов фондов составляется рабочая инструкция, которая раскрывает особенности проведения работ по данному фонду или группе фондов, предлагает методику, а также организацию проведения экспертизы (этапы и очередность работы, трудовые затраты, сроки проведения и т.п.).

В целях повышения качества экспертизы ценности в госархивах могут составляться примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих дальнейшему хранению. Такие перечни целесообразно разрабатывать по сложным и многообъемным фондам, например издательствам, вузам, народным судам, прокуратурам. Подобные перечни значительно упростят работу по оценке документов.

Изучение дел при комплексной экспертизе нужно начинать с фонда вышестоящего учреждения системы. Дела просматриваются полистно (просмотр дел только по описям не допускается). При дальнейшем просмотре дел подведомственных организаций устанавливается следующее: дублеты, поглощенная информация, степень ее поглощенности, разночтения в информации руководящих и подведомственных учреждений и т.п. С учетом особенностей документов, содержащих сходную информацию, определяется фонд (или структурное подразделение), где оставляется на хранение документ. Предпочтение отдается подлиннику документа. На хранение могут быть оставлены и дублетные экземпляры особо ценных документов, которые выявляются, как правило, в ходе экспертизы, а также документы, содержащие важные для решения вопроса и последующего использования визы, резолюции, поправки текста и др.

При проведении экспертизы необходимо соблюдать особую осторожность в оценке документов, созданных до 1945 г. включительно, так как документы за тот период в силу ряда обстоятельств не требуют массового выделения к уничтожению. Определение сроков хранения тех или иных категорий документов проводится в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями.

1.2 Экспертиза ценности документов в ведомственных архивах

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью «отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В состав ЭК входит также представитель учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии, утверждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

· основная документация, отражающая деятельность учреждения по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

· оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

· документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится долговременно (75 лет).

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней;

· Перечень типовых документов, образующихся в деятельности -госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

· Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

· Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопроизводством в 1993 г., исчисляется с 1 января 1994 г. Следовательно, наряды на поставку и отгрузку готовой продукции за 1993 г., имеющие срок хранения З г., могут быть отобраны к уничтожению в 1997 г.

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов.

Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

· постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

· длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет);

· подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

· Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется точными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется и их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. «Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет...».

2. Деятельность экспертных комиссий и экспертно-проверочной комиссии

2.1 Основные правила работы экспертных комиссий в ведомственных архивах

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений, подчиненных или подведомственных учреждений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в "Основных правилах работы ведомственных архивов". Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

В организациях для проведения экспертизы документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления (ДОУ), должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений, подчиненных или подведомственных учреждений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в "Основных правилах работы ведомственных архивов". Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива организации или лицо, ответственное за архив организации. В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива организации.

· К основным задачам центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) можно отнести следующие:

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

· организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются:

· организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

· рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

· подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, решения принимаются коллегиально большинством голосов. Заседания центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) вступают в силу после утверждения руководителем организации. Протоколы экспертной комиссии, содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Говоря о работе центральных экспертных комиссий (экспертных комиссий) необходимо отметить, что они действуют на основании утвержденных руководителем.

Для государственных организаций или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль сохранности ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах».

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются коллегиально большинством голосов. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя решает:

· одобрить описи на дела постоянного хранения и по личному составу;

· изменить сроки хранения документов;

· одобрить проекты типовых и примерных номенклатур дел;

· установить сроки хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

2.2 Деятельность экспертно-проверочной комиссии в государственных архивах

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти.

Для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов АФ, экспертизой ценности документов, комплектованием государственного, муниципальных и архивов организаций, а также для осуществления научно-методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) архивов, ЦЭК и ЭК организаций и других вопросов действует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). В своей деятельности ЭПК руководствуется ФЗ «Об архивном деле в РФ» Законом, Положением об архивном департаменте, нормативными правовыми актами Министерства культуры РФ, распорядительными документами Росархива, архивного департамента, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (ЦЭПК), Регламентом работы ЭПК, методическими пособиями, настоящим Положением.

ЭПК является совещательным органом. Решения утверждаются директором архивного департамента, после чего являются обязательными для исполнения соответствующими архивными и другими организациями.

Решения и предложения комиссии, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, внесением изменений в федеральные нормативные документы и методические пособия, подлежат рассмотрению ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке.

В состав ЭПК, утверждаемый приказом директора архивного департамента входят: председатель, его заместитель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов архивных учреждений. Председатель ЭПК назначается из числа ответственных работников архивного департамента или государственного архива.

Секретарь ЭПК обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседаний ЭПК, обеспечивает своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПК, их регистрацию и учет.

По указанию председателя приглашает на заседание ЭПК не входящих в состав ЭПК экспертов государственных и муниципальных архивов, представителей организаций, направляет выписки из протоколов заседаний ЭПК заинтересованным лицам, выполняет иные обязанности по поручению председателя ЭПК.

При ЭПК может создаваться группа экспертов, состав которой утверждается приказом директора архивного департамента по представлению председателя ЭПК. Эксперты выступают содокладчиками членов ЭПК по вопросам состава источников комплектования и документов Архивного фонда области, экспертизы ценности специальной документации, качества обработки и описания документов и по другим вопросам.

Основными задачами ЭПК являются:

· определение видов и состава источников комплектования архивов и состава документов, относящихся к Архивному фонду и подлежащих хранению в этих архивах;

· рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации состава документов Архивного фонда, научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов;

· научно-методическое руководство деятельностью ЭК архивов и экспертных комиссий организаций.

Экспертно-проверочная комиссия архива является совещательным органом. Ее решения являются обязательными для исполнения.

Основными задачами деятельности ЭПК является улучшение нормативно-методического обеспечения проводимых в архиве работ, развитие и совершенствование научно-исследовательской и методической работы в архиве.

Экспертно-проверочная комиссия рассматривает:

· архивные справочники (путеводители, указатели и др.) по документам архива;

· тексты статей, тематико-экспозиционные планы выставок, подготовленные сотрудниками архива;

· сдаточные описи документов личного происхождения;

· описи дел по личному составу ликвидированных организаций;

· архивные описи, составленные в результате их упорядочения, усовершенствования и переработки;

· акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

· информацию о результатах розыска необнаруженных дел;

· номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектования архива.

Заключение

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

· Из установления профиля архива;

· Определения источников комплектования;

· Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

· Организации комплектования.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Теория экспертизы ценности документов и комплектования архивов, как и любая другая научная теория, отражает закономерности развития общества. Демократизация-основная черта, проявляемая во всех аспектах общественной жизни. Для архивоведения в целом и экспертизы, комплектования в частности важны те из аспектов, которые имеют место на стадии создания документов и их возможном использовании (в науке, политике, экономике и т.д.). Современное делопроизводство характеризуется: повышением качества документов, составлением массовых документов на базе автоматизированного банка текстовых заготовок, применением ЭВТ при создании документов. Отбирая на хранение ценные документы, архивисты обеспечивают сохранение ценной социальной информации. Документная информация - т.е. информация, содержащаяся в документе, - предмет анализа архивистов. Экспертиза ценности изучает как ретроспективную документную информацию, так и оперативную в отличие от других направлений архивоведения.

Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней - систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.

Организация работы с документами представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив федерального органа исполнительной власти. Все в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации. Они вносятся в опись дел, документов, которая утверждается ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея; экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение.

Список литературы

1. С.Л. Кузнецов "Современные технологии документационного обеспечения управления"-Издательский дом МЭИ,2010,232 с.

2. Архивоведение / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; ред. В. П. Козлов.

3. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. /Л.В.Павлюк, Т.И.Киселева, Н.И.Воробьев - М. - СПб.: издательский торговый дом «Герда», 2000. - 180 с.

4. Крайская З.В., Челлини, В. Архивоведение. - М.,2000. - 215с

5. Хан-Пира Э.И. Архивоведческое терминоведение: Учебное пособие. М., 1990.

Размещено на Allbest.ru

...