Основы документоведения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введения

1. Система документации в организации

2. Функции документов

3. Классификация документов

4. Состав и характеристика организационно-правовых документов

5. Регламент

6. Составление заголовков дел

Список литературы



Введения

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах.

В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации важно основание - признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель данной работы - определить понятие документа, виды и функции документов, а также рассмотреть классификации и системы документации.



1. Система документации в организации

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и неофициальные.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

- организационно-правовая;

- плановая;

- распорядительная;

- информационно-справочная и справочно-аналитическая;

- отчетная;

- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

- финансовая (бухгалтерский учет и отчетность);

- документация по материально-техническому обеспечению;

- договорная;

- документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия.

В организации, основанной на знании, доминантой комплексной системы документации становится информационно-справочная, а также документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лиц в постоянно меняющихся социально-экономических условиях. Вместе с тем вся комплексная система документации подчинена реализации стратегической цели организации, ее задач, находится (или должна находиться) в соответствии с организационной культурой учреждения. Ядерным управленческим инструментом является документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации. В ней должны быть заложены основы для гибкого управления. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

2. Функции документов

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ многофункционален, т. е., содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные:

- общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная;

- специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

- ретроспективную (относящуюся к прошлому);

- оперативную (текущую);

- перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение:

- на первичную и вторичную;

- по жанрам;

- видам;

- носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т. е., количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ. Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к., создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.).

Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т. д.) и оправдательные финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т. п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения:

- первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение;

- вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив.

Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

3. Классификация документов

В делопроизводстве часто используется понятие "система документации", и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Объединение документов в систему документации происходит по их отдельным видам или разновидностям. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая - это документы по общим и административным вопросам, т. е., по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью.

Среди управленческих документов выделяют организационные (устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция) и распорядительные (приказ, распоряжение, указание, инструкция).

Отдельно выделяют информационно-справочные документы (протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др.) и документы по персоналу предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т. д.).

Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений.

То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:

- документацию по административным вопросам;

- документацию по материально-техническому снабжению;

- документацию по планированию;

- документацию по оперативной деятельности;

- документацию по бухгалтерскому учету;

- документацию по подготовке и расстановке кадров;

- документацию по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т. д.

Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут условно классифицироваться по ряду признаков:

По месту составления:

- входящие - поступившие в организацию;

- исходящие - отправляемые из организации;

- внутренние - составленные и используемые в самой организации.

Здесь, в зависимости от содержания, объёма, деловые письма разделяют:

- на простые - письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение;

- контрактные - запрос, ответ на запрос, предложение, ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.

По степени унификации (по форме) различают документы: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные, унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы - разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми - являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы - имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Такие документы перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку.

Примерные документы - носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - представляет собой документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

У данного вида документа есть преимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

По происхождению:

- официальные (служебные) - затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке;

- личные - касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными.

По юридической значимости:

- подлинники (оригиналы) - первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором;

- копии - документы, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы;

- заверенные копии - копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу;

- дубликаты - повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.

Реже используются другие виды классификации документов:

- по наименованию (приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т. д.);

- по способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, документы;

- по сфере использования: организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические;

- по степени сложности документы классифицируют на простые, это документы, в которых рассматривается один вопрос, и сложные, где освещается несколько вопросов;

- по грифу ограничения доступа: открытые (несекретные), с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы:

- "для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

- "секретно", "совершенно секретно", "особой важности" (информация, содержащая государственную тайну);

- "конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

- "коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации).

По форме изложения:

- индивидуальные - содержание которых излагается в свободной форме;

- трафаретные - когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы;

- типовые - созданные для документирования стандартных ситуаций, например командирования, и используемые во всех организациях.

По срокам хранения:

- постоянного хранения;

- долговременного хранения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет).

Еще один критерий классификации документов степень обязательности. По нему вводится деление документов на:

- информационные - содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций;

- директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

В целом вся система классификации в делопроизводстве служит основой организации так называемых первичных комплексов документа и закладывает основы фондов для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и государственном архиве.

4. Состав и характеристика организационно-правовых документов

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относят:

- Устав организации;

- Положение об организации;

- Учредительный договор;

- Положения о структурных подразделениях;

- Регламент;

- Структура и штатная численность;

- Штатное расписание;

- Должностные инструкции работников;

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации или стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационно-правовых документов является дата утверждения. Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа.

Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью текста организационно-правовых документов является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационно-правовых документов делится на главы, пункты и подпункты.

Главы должны иметь названия. Главы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производиться арабскими цифрами.

Организационно-правовые документы проходят установленный в организации порядок согласования.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.



5. Регламент

Существует несколько определений регламента:

- регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа;

- регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании, внесение материалов на рассмотрение, порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании, ведение протокола заседания, оформление решений, порядок доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой. Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

6. Составление заголовков дел

Заголовок дела - это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела является важнейшим элементом, при этом он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которой относятся документы дела. Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом:

- в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией";

- в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности";

- в заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается конкретный корреспондент, например: "Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения";

- если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов".



Список литературы

1. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005.

2. Кудрявцев В.А. и др. Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998. документационный официальный акт

3. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство 2-е изд. - СПб., Питер, 2007.

4. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства / Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА, 2001.

5. Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. - М.: Интел-Синтез, 2001. с.

Размещено на Allbest.ru

...