Способи перевірки документів та їх характеристика

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ЕКОНОМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМЕНІ ВАДИМА ГЕТЬМАНА

ФАКУЛЬТЕТ ЕКОНОМІКИ АПК

КАФЕДРА ОБЛІКУ, АНАЛІЗУ ТА АУДИТУ В АПК

РЕФЕРЕТ

на тему: «Способи перевірки документів та їх характеристика»

з предмету: «Бухгалтерський облік (загальна теорія)»

Худолій Ольги Василівни

Науковий керівник:

К.е.н., доцент Кругла М.М.

КИЇВ КНЕУ - 2013

Зміст

Вступ

1. Значення документів в обліковому відображенні господарських операцій

2. Способи перевірки документів

3. Порядок виправлення помилок в документі

Висновки

Список використаних джерел

Вступ

документ бухгалтерський облік господарський

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві. Для забезпечення такого спостереження кожну господарську операцію оформляють відповідним документом.

Документ є письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення. Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Прийом контролю - це спеціальна дія, спрямована на виконання конкретного контрольного завдання. Ревізор має чітко знати, які прийоми контролю треба використати в тому чи іншому випадку. Максимального ефекту від проведення контрольних процедур можна досягнути тільки за вмілого поєднання методів документального й фактичного контролю, а не їх відособленого використання.

Існують такі способи перевірки документів: зустрічна перевірка, взаємна, нормативна, хронологічна, арифметична перевірки, техніко-економічні розрахунки та аналітичне оцінювання.

При заповненні первинних документів та облікових регістрів можливі помилки. Помилки виникають з різних причин: внаслідок втоми, недбалості працівника, несправності калькулятора або комп'ютера. Однак у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки й необумовлені виправлення не допускаються.

1. Значення документів в обліковому відображенні господарських операцій

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві. Для забезпечення такого спостереження кожну господарську операцію оформляють відповідним документом.

Документ є письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення. Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. №88.

Проте значення документації в господарській роботі підприємств не обмежується тільки тим, що її використовують для обґрунтування облікових записів. Документація відіграє важливу роль в управлінні діяльністю підприємства. У формі відповідних документів (платіжних доручень, касових ордерів, нарядів, вимог тощо) даються розпорядження на здійснення господарських операцій (перерахування або видачу коштів, відпуск матеріалів, виконання робіт тощо). Для працівників, що виконують ці розпорядження (касирів, матеріально відповідальних осіб, виконавців робіт тощо), документи є обґрунтуванням здійснених ними операцій.

Документи мають практичне значення для попереднього і подальшого контролю за доцільністю і законністю господарських операцій, дотриманням державної дисципліни. Попередній контроль здійснюють керівні працівники: підписуючи документ, вони беруть на себе відповідальність за законність операції, оформленої цим документом. Це допомагає дотриманню господарської дисципліни та чинного законодавства. Подальший контроль здійснюють облікові працівники при прийманні і опрацюванні документів, а також працівники податкових, фінансових і ревізійних органів. Цей контроль поширюється головним чином на виправдні документи для встановлення законності і господарської доцільності операцій, а також перевірки правильності оформлення самих документів.

Документи мають важливе значення для забезпечення контролю за збереженням майна господарства, раціональним його використанням. Приймання і відпуск матеріальних цінностей, використання грошових коштів, здійснення розрахунків тільки на підставі належно оформлених документів запобігають зловживанням з боку посадових осіб. Практика свідчить, що нестачі, розтрати і безгосподарність, різні зловживання найчастіше бувають там, де документи оформляються неправильно і несвоєчасно, облік ведеться незадовільно.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документом доказову, юридичну силу в тому разі, якщо його складено своєчасно і належним чином оформлено [5, c. 35].

Документи використовують при аналізі господарської діяльності, для фінансового контролю, аудиту і документальних, ревізій.

Із застосуванням в обліку електронної обчислювальної техніки для збирання й опрацювання інформації про здійснювані господарські операції, поряд з паперовими документами, дедалі більшого поширення набувають машинні носії облікової інформації. Окремі з них відображають господарську операцію безпосередньо в момент її здійснення, інші - складаються за даними первинних носіїв інформації і використовуються для зручності її опрацювання, автоматичного введення в обчислювальну машину. Впровадження в облік удосконалених ЕОМ дає змогу автоматично фіксувати і відображати їхній зміст у запам'ятовуючому пристрої машини і отримувати після опрацювання інформацію, потрібну для управління і контролю.

2. Способи перевірки документів та їх характеристика

Прийом контролю - це спеціальна дія (або певні дії), спрямована на виконання конкретного контрольного завдання. Ревізор має чітко знати, які прийоми контролю треба використати в тому чи іншому випадку [4, c.384]. Деякі завдання можна виконати тільки за паралельного або послідовного використання кількох контрольних прийомів (рис. 1).

Рис. 1 Прийоми економічного контролю [3, c.300]

Зустрічна перевірка - це контроль тотожності окремих реквізитів у різних примірниках того самого документа, а взаємна перевірка - контроль тотожності окремих реквізитів у різних за змістом документах.

Виділення зустрічної перевірки як окремого прийому зумовлене практикою контрольно-ревізійної діяльності, що спонукає порівнювати реквізити того самого документа в різних його примірниках, що зберігаються на різних підприємствах, іноді - на одному підприємстві, але в різних підрозділах. За допомогою цього прийому здійснюють: а) перевірку відповідності реквізитів у платіжних документах на ревізованому підприємстві і їх примірниках в установі банку; б) перевірку наявності копії платіжного документа на підприємстві і його оригіналу в банку, що є спрощеним варіантом першого прикладу; в) перевірку відповідності реквізитів у накладній постачальника, яка є на підприємстві, і в інших її примірниках, що зберігаються у постачальника товарно-матеріальних цінностей; г) перевірку наявності у постачальників підконтрольного об'єкта других примірників, накладних, що слугували підставою для оприбуткування зазначених у них цінностей; г) перевірку тотожності реквізитів у різних примірниках первинних документів, що обґрунтовують витрату матеріалів на виробництво.

Прийом зустрічної перевірки - один із найбільш дієвих під час документального контролю. Перевіряючий у процесі ревізії має використовувати його не тільки у разі виникнення серйозних підозр, а й вибірково, аби виявити незаконні операції між підприємствами, що охоплені зустрічною перевіркою, та всередині підприємства. [7, c.196]

Взаємна перевірка - найбільш використовуваний прийом документального контролю, зрідка - при проведенні контрольних процедур ревізори використовують один документ. Часте проведення взаємної перевірки зумовлене тим, що об'єктами ревізій або перевірок є бухгалтерські документи. А в бухгалтерському обліку кожну операцію зазвичай відображають у декількох документах. Від зустрічної перевірки цей метод відрізняється тим, що порівнюються різні за змістом і структурою документи, а не кілька примірників одного документа. Залежно від того, які документи перевіряються, у взаємній перевірці розрізняють кілька рівнів: 1) перевірку взаємопов'язаної первинної документації; 2) зіставлення даних первинних документів з інформацією у реєстрах синтетичного й аналітичного обліку; 3) перевірку відповідності даних у реєстрах аналітичного й синтетичного обліку; 4) порівняння інформації у різних реєстрах синтетичного обліку; 5) контроль відповідності показників звітності даним у реєстрах зведеного обліку; 6) перевірку відповідності розпорядницьких і виконавчих документів[8, c. 209].

Техніко-економічні розрахунки - це перевірка правильності розрахунку окремих показників згідно з установленою відповідними інститутами методикою. Перевіряючий має добре знати спеціальні інструктивні матеріали, основи економічного аналізу тощо, бо тільки добра підготовка ревізорів дасть їм змогу виявити помилки в розрахунках.

Аналітичне оцінювання - прийом документального контролю, спрямований на перевірку ефективності роботи підприємства та пошук резервів поліпшення показників його діяльності. Тобто аналіз абсолютних і відносних показників діяльності підприємства з метою виявити тенденції, відхилення від заданих (або стандартних) параметрів і з'ясувати причини їх виникнення.

Нормативну перевірку проводять, аби переконатися в обґрунтованості застосування тих чи інших норм відповідно до законодавства або галузевих інструкцій, нормативів. Крім того, за допомогою цього прийому зіставляють норми й фактичні витрати коштів підприємства. Об'єктами ревізії у цьому разі є документальні дані.

Хронологічна перевірка полягає в контролі певних однотипних операцій у послідовності їх здійснення.

Арифметична перевірка дає змогу працівникам контрольно-ревізійних органів переконатися у правильності зроблених підсумків у реєстрах бухгалтерського обліку.

Перевірка кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку полягає у визначенні контролю відповідності бухгалтерських записів змістові здійснених господарських операцій. Некоректна кореспонденція рахунків може стати причиною багатьох порушень. Кореспонденція рахунків - це формалізована економічна суть операції, відображеної в бухгалтерському обліку.

Логічна перевірка має на меті з'ясування таких параметрів фінансово-господарської діяльності підприємства, як законність, обґрунтованість, доцільність виконання конкретної операції. Стосовно документів здійснюють формальну перевірку і власне перевірку. У першому випадку вивчають належне заповнення усіх наявних у документі реквізитів, у другому - зміст операції, відображеної у документі: з якою мстою, в якому обсязі, коли, ким і на якій підставі ЇЇ було здійснено. [9, c. 253]

Максимального ефекту від проведення контрольних процедур можна досягнути тільки за вмілого поєднання методів документального й фактичного контролю, а не їх відособленого використання.

3. Порядок виправлення помилок в документі

При заповненні первинних документів та облікових регістрів можливі помилки. Помилки виникають з різних причин: внаслідок втоми, недбалості працівника, несправності калькулятора або комп'ютера. Однак у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки й необумовлені виправлення не допускаються.

Помилки можуть бути:

- локальні - перекручування інформації тільки в одному обліковому регістрі (наприклад, неправильно проставлена дата);

- транзитні - якщо помилка автоматично проходить через декілька облікових регістрів, наприклад, перекручування запису будь-якої суми у журналі реєстрації операцій веде до помилок на рахунках, в оборотній відомості і балансі [2, c.18].

Найчастіше помилки трапляються:

- в тексті операції, що призводить до неправильної кореспонденції рахунків - бухгалтерської проводки;

- при записах сум, якщо записавши суму в дебет одного рахунка, бухгалтер забуває записати її в кредит другого рахунка і навпаки. Буває, що, записавши суму до журналу, він забуває рознести її по бухгалтерських рахунках. Інколи, записавши суму у регістри синтетичного обліку, бухгалтер забуває про аналітичний облік. Цю групу помилок можна легко проконтролювати шляхом правильного застосування методу подвійного запису.

Помилки виправляють:

1) коректурним способом виправляються помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, створених ручним способом, тобто неправильні текст або цифри закреслюються і над закресленим надписуються правильні текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

2) способом "сторно" виправляються помилки в облікових регістрах за минулий звітний період. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (кореспонденція рахунків, сума) вписується червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком мінус, а правильний запис (кореспонденція рахунків, сума) робиться чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис й відображаються правильні суми та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Виправлення помилки має бути супроводжено надписом "Виправлено" та підтверджено підписом осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення [1, c. 62].

У документах, якими оформлені касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються.

Висновки

Виходячи з вищесказаного можна сказати наступне.

Документ - письмовий доказ фактичного здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація - важливий елемент методу бухгалтерського обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Документи мають важливе значення для забезпечення контролю за збереженням майна господарства, раціональним його використанням. Приймання і відпуск матеріальних цінностей, використання грошових коштів, здійснення розрахунків тільки на підставі належно оформлених документів запобігають зловживанням з боку посадових осіб. Практика свідчить, що нестачі, розтрати і безгосподарність, різні зловживання найчастіше бувають там, де документи оформляються неправильно і несвоєчасно, облік ведеться незадовільно [6, c.268].

Існують такі способи перевірки документів: зустрічна перевірка, взаємна, нормативна, хронологічна, арифметична перевірки, техніко-економічні розрахунки та аналітичне оцінювання.

Прийом зустрічної перевірки - один із найбільш дієвих під час документального контролю. Перевіряючий у процесі ревізії має використовувати його не тільки у разі виникнення серйозних підозр, а й вибірково, аби виявити незаконні операції між підприємствами, що охоплені зустрічною перевіркою, та всередині підприємства.

Максимального ефекту від проведення контрольних процедур можна досягнути тільки за вмілого поєднання методів документального й фактичного контролю, а не їх відособленого використання.

При заповненні первинних документів та облікових регістрів можливі помилки. Вони можуть бути: локальні (перекручування інформації тільки в одному обліковому регістрі, наприклад, неправильно проставлена дата) та транзитні (помилка автоматично проходить через декілька облікових регістрів, наприклад, перекручування запису будь-якої суми у журналі реєстрації операцій веде до помилок на рахунках, в оборотній відомості і балансі).

Помилки виправляють: коректурним способом чи способом "сторно".

Виправлення помилки має бути супроводжено надписом "Виправлено" та підтверджено підписом осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

У документах, якими оформлені касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються

Список використаних джерел

1. Беспянська Г. Розпорядчі документи. Жанрова характеристика і особливості складання та оформлення наказів з основної діяльності/ Г. Беспянська// Довідник кадровика-2008-№3, 62 с.

2. Денисенко О. Перевірка документів підприємств органами контролю: важливі аспекти/ О. Денисенко//Довідник секретаря та офіс-менеджера.-2011- №12, c 16-18.

3. Живко 3. Б., Живко М. О. Судова бухгалтерія в схемах і таблицях.- Навч. посіб.- Л.: СПОЛОМ, 2007.- 300 с.

4. Живко 3. Б., Живко М. О., Живко І. Ю. Словник сучасних економічних термінів.-Л.: Край, 2007.- 384 с.

5. Костенко Н. Надання документів під час перевірки/ Н. Костенко// Податки і бухгалтерський облік-2011-№22, с. 34-36.

6. Мумінова-Савіна Г.Г. Судово-бухгалтерська експертиза: Навч.-метод. посіб. для самост. вивч. дисципліни.-К.: КНЕУ, 2004.-268 с.

7. Павлюк В. В., Сердюк В. М., Акаев Ш. М. Контроль і ревізія. Навч. посіб.-К.: Центр навч. Літ-ри, 2006.- 196 с.

8. Рогозян Л.Є., Вахлакова В.В. Ревізія і контроль: Навч. посібн. - Алчевськ: ДонДТУ, 2008. - 209 с.

9. Усач Б. Ф. Контроль і ревізія: Підручник.- К.: Знання-Прес, 2002.- 4-е вид., стер. - 253 с- (Вища освіта XXI століття).

Размещено на Allbest.ru