Совершенствование бухгалтерского учета материалов

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство общего образования Российской Федерации

НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Дипломная работа

Совершенствование бухгалтерского учета материалов

(на предприятии «ЭКОЛАННО»)

Выполнила:

студентка 3 курса

спец. 0604 ОДО

экономич. фак-та

Дудник А. В.

Н.Новгород 2004 г.

Содержание

материал учет бухгалтерский инвентаризация

Введение

1. Теория учета материалов

1.1 Материалы, их классификация, оценка

1.2 Документальное оформление поступления и расходования материалов

1.3 Учет материалов на складах и в бухгалтерии

1.4 Синтетический и аналитический учет материалов

1.5 Инвентаризация и переоценка материалов

2. Экономический субъект исследования - Краснодарская региональная общественная организация

2.1 Технико-экономическая характеристика предприятия

2.2 Учетная политика организации

2.3 Анализ хозяйственной деятельности предприятия

3. Организация бухгалтерского учета на предприятии

4. Недостатки ведения бухгалтерского учета на предприятии и его совершенствование

Заключение

Список литературы

Введение

Материалы представляют собой одну из составных частей имущества хозяйствующего субъекта, необходимую для нормального осуществления и расширения его деятельности.

Материалы обслуживают сферу производства и являются его материальной основой. Они необходимы для обеспечения процесса производства продукции, образования стоимости.

Эффективность деятельности предприятия во многом зависит от правильного определения потребности в материалах. Оптимальная обеспеченность материалами ведет к минимизации затрат, улучшению финансовых результатов, к ритмичности и слаженности работы предприятия. Завышение материалов ведет к замораживанию и омертвлению ресурсов. Кроме всего прочего, это дорого обходится предприятию, поскольку возникают дополнительные затраты на хранение и складирование, на уплату налога на имущество. Занижение материалов может привести к перебоям в производстве и реализации продукции, к несвоевременному выполнению предприятием своих обязательств. И в том и в другом случае следствием является неустойчивое финансовое состояние, нерациональное использованием ресурсов, ведущее к потере выгоды.

Материальные запасы являются наименее ликвидной статьей среди статей оборотных активов. Для обращения этой статьи в денежные средства требуется время не только для того, чтобы найти покупателя, но и для того, чтобы получить с него впоследствии оплату за продукцию.

Анализ этой статьи имеет большое значение для эффективного финансового управления. Материальные запасы могут составлять значительный удельный вес не только в составе оборотных активов, но и в целом в активах предприятия. Это может свидетельствовать о том, что предприятия испытывают затруднения со сбытом своей продукции, что в свою очередь может быть обусловлено низким качеством продукции, нарушением технологии производства и выбором неэффективных методов реализации, недостаточным изучением рыночного спроса и конъюнктуры.

Основными задачами учета материалов являются: контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответствием складских запасов нормативам; контроль за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм производственного потребления; правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции; рациональная оценка материалов.

1. Теория учета материалов

1.1 Материалы, их классификация, оценка

Материалы - часть имущества:

а) используемая при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи;

б) используемая для управленческих нужд организации.

Из этого определения следует, что материалы используются в качестве предметов труда в производственном процессе. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции, выполненных работ, оказанных услуг.

Для правильной организации учета материалов важное значение имеют научно обоснованная их классификация, оценка и выбор единицы учета.

В зависимости от назначения материалы, используемые при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг, а также для управленческих нужд, подразделяются на следующие группы:

сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, отходы (возвратные), топливо, тара и тарные материалы, запасные части.

Сырье и основные материалы - это те предметы труда, из которых изготовляют продукт, они образуют материальную (вещественную) основу продукта. При этом сырьем называют продукцию сельского хозяйства и добывающей промышленности (зерно, хлопок. скот, молоко и т. п.). а материалами - продукцию обрабатывающей промышленности (мука, ткань, сахар и т. п.).

Вспомогательными называют материалы, которые используют для воздействия на сырье и основные материалы, придания продукту определенных потребительских свойств или же для обслуживания и ухода за орудиями труда и облегчения процесса производства (лук, перец и прочие специи в колбасном производстве, которые воздействуют на сырье и придают изделию специфические свойства, смазочные, обтирочные материалы и т. п.).

Следует иметь в виду, что деление материалов на основные и вспомогательные носит условный характер и нередко зависит лишь от количества материала, использованного на производство типичных видов продукции.

Покупные полуфабрикаты -- это материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой проекцией. В изготовлении продукции они выполняют такую же роль, как и основные материалы, т. е. составляют ее материальную основу.

Возвратные отходы производства -- это остатки сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую продукцию, утратившие полностью или частично потребительские свойства исходного сырья и материалов (опилки, стружка и т. п.).

Из группы вспомогательных материалов отдельно выделяют в связи с особенностью их использования топливо, тару и тарные материалы, запасные части.

Топливо подразделяют на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (на отопление).

Тару и тарные материалы составляют предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции (ящики, коробки, мешки и т. д.).

Запасные части используются для ремонта и замены износившихся деталей машин и оборудования.

Кроме того материалы классифицируют по техническим свойствам и делятся на группы: черные и цветные металлы, прокат, трубы и др.

Указанные классификации материалов используют для построения синтетического и аналитического учета, а также составления государственного статистического наблюдения (отчета) об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплуатационной деятельности.

Номенклатура-ценник. Внутри каждой из перечисленных групп материалы подразделяют на вилы, сорта, марки, типоразмеры. Каждому наименованию, сорту, размеру материалов присваивают краткое числовое обозначение (номенклатурный номер) и записывают его в специальный реестр, который называют номенклатурой-ценником. В номенклатуре-ценнике указывают также определенную для каждого материала учетную цену и единицу измерения материалов.

При использовании в учете вычислительной техники содержание номенклатуры-ценника можно существенно расширить, вводя в него показатели нормы запаса, номеров синтетических счетов и субсчетов и некоторые другие постоянные признаки.

Кодирование номенклатуры-ценника обычно осуществляют по смешанной порядково-серийной системе, используя семи-, восьмизначные коды. Первые два знака указывают синтетический счет, третий -- субсчет, один или два следующих знака означают группу материалов, остальные - различные признаки характеристики материала.

Информацию, которая содержится в номенклатурах-ценниках, можно отнести к условно-постоянной. Она записывается на машинные носители и многократно используется для получения необходимых выходных данных.

Оценка материалов. Материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Фактическими затратами на приобретение материалов могут быть:

суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуга, связанные с приобретением материалов;

таможенные пошлины и иные платежи;

невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материалов;

вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материалы;

затраты по заготовке и доставке материалов до места их использования, включая расходы по страхованию;

иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материалов.

Не включаются в фактические затраты на приобретение материалов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материалов.

Затраты по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включают в затраты организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг.

Фактическая себестоимость материалов при их изготовлении силами организации складывается из фактических затрат, связанных с производством данных материалов.

Фактическая себестоимость материалов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Фактическая себестоимость материалов, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их рыночной стоимости на дату оприходования, а материалов, приобретенных в обмен на другое имущество (кроме денежных средств), -- исходя из стоимости обмениваемого имущества, по которой оно было отражено в бухгалтерском балансе этой организации.

Материалы, на которые цена в течение года снизилась либо они морально устарели или частично потеряли свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по цене возможной реализации, если она ниже первоначальной стоимости заготовления (приобретения), с отнесением разницы в ценах на финансовые результаты организации.

Материалы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре.

Оценка материалов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату принятия к бухгалтерскому учету организацией запасов по договору.

Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) щи учетным ценам. Исчисление фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значительных затрат труда и времени. Поэтому фактическую себестоимость заготовления исчисляют лишь небольшая часть организаций по основным видам сырья или материалов. В большей части организаций текущий учет материальных ценностей ведут по учетным пенам -- по средним покупным ценам. Отклонения фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от плановой себестоимости учитывают на отдельных аналитических счетах по группам материалов. С появлением компьютеров и электронной маркировки расширяются возможности исчисления фактической себестоимости отдельных видов материалов.

Планом счетов бухгалтерского учета разрешается осуществлять синтетический учет материалов на счете Материалов по учетным ценам, в качестве которых используются плановая себестоимость приобретения (заготовления), средние покупные цены и др. В этом случае отклонения фактической себестоимости материальных ценностей от стоимости их по учетным ценам учитывают на синтетическом счете Отклонения в стоимости материалов.

При отпуске материалов в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих методов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по себестоимости первых по времени приобретений запасов (метод ФИФО);

по себестоимости последних по времени приобретений запасов (метод ЛИФО).

Применение одного из методов по конкретному наименованию производится в течение отчетного года.

По себестоимости каждой единицы оценивают материалы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т. п.), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга. Например, на перерабатывающих предприятиях определяют себестоимость каждого вида переработанного скота (крупного рогатого скота, мелкого рогатого скота, свиней).

Средняя себестоимость определяется по каждому виду (группе);

материалов как частное от деления общей себестоимости вида (группы) материалов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам в этом месяце.

Этот способ оценки материальных ресурсов является традиционным для отечественной учетной практики. В течение отчетного месяца материальные ресурсы списывают на производство, как правило, по учетным ценам, а в конце месяца -- соответствующую долю отклонений фактической себестоимости материальных ресурсов от стоимости их по учетным ценам.

При методе ФИФО применяют правило: первая партия на приход - первая в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списывают материалы по цене (себестоимости) первой закупленной партии, затем по цене второй партии, и т. д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.

При методе ЛИФО применяют другое правило: последняя партия на приход - первая в расход. При этом правиле вначале списываются материалы по себестоимости последней партии, затем по себестоимости предыдущей и т. д.

Применение указанных методов оценки материалов ориентирует организации на постановку аналитического учета материалов по отдельным по времени поступлениям (партиям) (а не только по видам материалов). Можно оценить израсходованные материалы расчетным путем, используя формулу

Р = Он + П - Ок,

где Р - стоимость израсходованных материалов;

Он и Ок -- стоимость начального и конечного остатков материалов;

П - стоимость поступивших в течение отчетного месяца материалов. Наряду с определением учетной цены очень важно установить единицу учета материальных ценностей. Такой единицей является каждый вид, сорт, марка, размер материалов, т. е. каждый номенклатурный номер.

Для упрощения текста вместо слов "первые по времени приобретения - первые по времени списания в производство" употребляются слова "первая партия на приход -- первая в расход".

1.2 Документальное оформление поступления и расходования материалов

Первичные документы по поступлению и расходу материалов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материалов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Документальное оформление поступления материалов. Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и малоценных и быстроизнашивающихся предметов, собственного производства.

Для выполнения производственной программы организации определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их. На поставку материалов организация заключает договоры с поставщиками, в которых определяются права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет служба снабжения. С этой целью в ней ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки, где отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и др. Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.

Поступающие на предприятие материалы оформляются первичными документами в следующем порядке.

Поставщик одновременно с отгрузкой продукции высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - платежное требование (в двух экземплярах -- один непосредственно покупателю, другой -- через банк), товарно-транспортную накладную, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают ответственному исполнителю по снабжению, где проверяют правильность их оформления и после этого передают в бухгалтерию.

В службе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, пен, качества материалов договорным условиям. В результате такой проверки на расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, служба снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные требования из службы снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции или непосредственно у поставщика прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он при приемке груза от транспортной организации может . потребовать проверку груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами. Первый из них составляют только на определенный вид материала, во второй записывают все принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается оприходование материалов осуществлять без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия, оформляя акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В состав комиссии приглашают представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй - для оприходования материалов получателем; третий предназначен для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от списания основных средств и т. п., оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у других предприятий и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги.

Документами, подтверждающими стоимость приобретенных материалов, являются товарный счет и акт (справка), которые составляет подотчетное лицо с участием других должностных лиц предприятия. В них излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и иены. Подотчетное лицо отражает в акте (справке) также данные паспорта продавца товара. Акт (справка) прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Документальное оформление расходования материалов. Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных материалов. Документальное оформление отпуска материалов покажем на примере крупного производственного предприятия с цеховой структурой.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления предприятия осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются службой снабжения на основе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешения на вывоз с предприятия материалов. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска материалов.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются соответствующей службой в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на| один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций; номер склада; отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов; единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой -- складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной. При замене в лимитно-заборной карте материала делают запись: "Замена, смотри требование № ____", - и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями-накладными. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй с распиской получателя - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя остается на месте, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или своим хозяйствам, расположенным за пределами предприятия, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывает служба снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов и самих карточках складского учета, которые становятся в связи с 1тим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию предприятия по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, второй остается на складе.

В небольших, особенно непроизводственных, организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются и актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником организации, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

1.3 Учет материалов на складах и в бухгалтерии

Учет материалов на складах. Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами в крупных организациях создаются специализированные

склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных складов в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (в кладовых) любой по размеру организации материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если в штатном расписании организации отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В материальном ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Сортовой учет материалов. Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый сортным учетом, осуществляют только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них следующие данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т. п.) и лень совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книге сортового учета, которая содержит те же реквизиты, что и карточка складского учета.

В условиях компьютеризации и автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета материалов применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов. Однако в отличие от многочисленных карточек машинограммы-ведомости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета материалов передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных службах и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которые записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов.

При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Сальдовый метод учета материалов. Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдо-ном методе бухгалтерия не дублирует складского сортового учета нив огдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомо-с гих, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляются отчеты по формам государственного статистического наблюдения. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов является одним из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

При использовании компьютеров все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением средств вычислительной техники можно осуществлять также посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражениях) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского учета и ведением складского хозяйства. В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метол аналитического учета материалов, сочетающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров и поиска ошибок при втором варианте.

При комбинированном методе осуществляется постоянный контроль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-сличительные) ведомости. Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

1.4 Синтетический и аналитический учет материалов

Синтетический учет материалов ведется на синтетических счете Материалов. Заготовления и приобретения материалов, Отклонения в стоимости материалов, на забалансовых счетах Товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, и Материалов, принятых в переработку.

К счету Материалов могут быть открыты субсчета: "Сырье и материалы",

"Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали", "Топливо", "Тара и тарные материалы", "Запасные части", "Прочие материалы", "Материалы, переданные в переработку на сторону", "Строительные материалы".

Сельскохозяйственные предприятия могут открывать к счету Материалов отдельные субсчета для учета: семян; посадочного материала и кормов (покупных и собственного производства); минеральных удобрений; ядохимикатов, используемых в борьбе с вредителями и болезнями сельскохозяйственных культур; биопрепаратов, медикаментов, используемых для борьбы с болезнями сельскохозяйственных животных, и др.

На предприятиях малого бизнеса все материалы можно учитывать на одном синтетическом счете Материалов.

Как было отмечено выше, учет материальных ценностей ведется по фактической себестоимости или по учетным ценам. При учете материалов по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относятся все расходы по их приобретению.

При этом способе учета поступление материалов отражают по дебету счета Материалов и кредиту счетов:

Расчетов с поставщиками и подрядчиками - на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков (без налога на добавленную стоимость) со всеми наценками снабженческих и внешнеторговых организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, в том числе по оплате таможенных пошлин, процентов за кредит, предоставленный поставщиком; на стоимость услуг (также без НДС) транспортных (железнодорожных и водных) организаций, стоимость услуг товарных бирж и др.;

Расчетов с подотчетными лицами - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

Вспомогательных производств - на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;

Основного производства и/или Вспомогательных производств - на стоимость возвратных отходов;

других счетов (например. Краткосрочных кредитов банков - при начислении процентов за кредит).

В организациях, заготавливающих и перерабатывающих сельскохозяйственную продукцию (молоко, скот, птицу, свеклу и др.), а также в строительных организациях, заготавливающих материалы и конструкции, расходы по их заготовке и доставке в организацию (на стройку) до включения в фактическую себестоимость приобретения (заготовления) сырья и материалов учитывают на активном счете Издержек обращения (при наличии специального заготовительного аппарата). Накопленные суммы списываются с кредита этого счета в дебет счетов:

Заготовления и приобретения материалов - на расходы по заготовке сырья в перерабатывающих организациях;

Материалов в строительных организациях, где присоединяются к другим расходам.

Со счета Заготовления и приобретения материалов фактическая себестоимость сырья в перерабатывающих организациях списывается в дебет счета Материалов.

Сельскохозяйственные предприятия продукцию собственного производства текущего года отражают на счете Материалов в течение года по планово-расчетной себестоимости (дебет счета Материалов, кредит счета Основного производства). После составления головой отчетной калькуляции плановая себестоимость материалов корректируется до фактической себестоимости способом "красное сторно" (если фактическая себестоимость оказалась ниже плановой) или способом дополнительных проводок (если фактическая себестоимость выше плановой).

Прибывшие от поставщиков материалы, по которым не поступили платежно-расчетные документы (неотфактурованные поставки), принимаются по приемному акту, составляемому на складе. Оприходование ценностей осуществляется по учетным ценам либо по пенам договора или предыдущих поставок. Если до конца меся-п;1 расчетный документ не поступил, указанные поставки остаются и приемной оценке. В следующем месяце при поступлении расчетною документа стоимость неотфактурованных поставок в приемной оценке сторнируется и составляется новая запись по фактическим суммам, указанным в документах поставщиков.

Стоимость акцептованных и оплаченных материалов, не поступивших в течение отчетного периода (материалы в пути), по окончании месяца отражается по дебету счета Материалов и кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками (без оприходования ценностей на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а на поступление ценностей составляется обычная бухгалтерская запись.

При приемке материалов от поставщиков могут быть выявлены излишки или недостачи по сравнению с документальными данными, оформляемые актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам или по отпускным ценам. Затем служба снабжения сообщает об излишках поставщику и просит выслать платежное поручение на стоимость излишков.

Если при приемке обнаружена недостача или порча материалов, их стоимость отражают по дебету счета Расчетов по претензиям и кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками. На материальных счетах стоимость недостач или порчи материалов не показывают.

Аналитический учет поступления материалов зависит в значительной мере от выбора учетной цены. Если в качестве учетных цен применяют средние цены поставщика, то поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по этим ценам. Наценки снабженческих организаций, комиссионные, таможенные пошлины, транспортно-заготовительные расходы и другие составляющие расходов по заготовлению по всем поступившим материалам учитывают на аналитическом счете Транспортно-заготовительных расходов и наценок снабженческо-сбытовых организаций.

Если материалы оценивают по средней покупной цене или по плановой (нормативной) себестоимости, то поступившие материалы отражаются на каждом аналитическом счете по этим ценам, а разницу между фактической и средней покупной ценой либо плановой (нормативной) себестоимостью материалов показывают на аналитическом счете Отклонения в стоимости материалов.

Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита счета Материалов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам. При этом делают бухгалтерскую запись

Д-т сч. Основного производства - материалы отпущены основному производству

Д-т сч. Вспомогательных производств -- материалы отпущены вспомогательным производствам

Д-т сч. Общепроизводственных расходов. Общехозяйственных расходов и др. - в зависимости от направления расходов материалов

К-т сч. Материалов или других счетов по учету материалов.

Здесь рассмотрим вариант учета отпуска материалов в производство по учетным ценам с применением счета Отклонения в стоимости материалов. Об учете же отпуска материалов с применением методов ФИФО и ЛИФО расскажем позднее.

Стоимость материалов по учетным ценам распределяют между различными счетами издержек производства на основании ведомости распределения материалов. Ее составляют по данным первичных документов о расходе материалов.

По истечении месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и их стоимостью по учетным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на которые были списаны материалы по учетным ценам (Основного производства, Вспомогательных производств и др.). При этом, если фактическая себестоимость выше учетной цены, разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской проводкой, а обратную разницу (что возможно при использовании в качестве учетной цены плановой себестоимости материалов) - способом "красное сторно", т. е. отрицательными числами.

Отклонения фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам распределяют между израсходованными материалами пропорционально стоимости материалов по учетным ценам. С этой целью определяют процентное отношение отклонений фактической себестоимости материалов от учетной цены и найденное отношение умножают на стоимость отпущенных материалов по учетным ценам. Оставшиеся на складе материалы, оценены но средней покупной или плановой (нормативной) себестоимости.

Учет налога на добавленную стоимость. В расчетных документах поставщиков по поступившим материалам отдельно выделяются суммы налога на добавленную стоимость

(НДС), сумма которого отражается по дебету счета Налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям (субсчет "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ресурсам") с кредита счетов Расчетов с поставщиками и подрядчиками, Расчетов с подотчетными лицами и др.

После оплаты материалов поставщикам сумма налога на добавленную стоимость списывается с кредита счета по учету НДС в дебет счета Расчетов с бюджетом, субсчет "Расчеты по налогу на добавленную стоимость".

При потреблении материальных ресурсов на непроизводственные сферы, имеющие специальные источники финансирования, на суммы НДС, приходящиеся на эти материальные ресурсы, делается восстановительная бухгалтерская запись (сторно) по кредит|у счетов Расчетов с бюджетом (по указанному выше субсчету) и Налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям. Затем НДС, относящийся к этим использованным ресурсам, относят с кредита счета Налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям в дебет счетов, на которых учтены использованные ресурсы: счетов обслуживающих производств и хозяйств, некапитальных работ и др.

...