Підготовка справ до архівного зберігання

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Департамент освіти і науки

Одеської облдержадміністрації

ДНЗ «Одеське професійно-технічне училище машинобудування»

Дипломна робота

На тему: «Підготовка справ до архівного зберігання»

З професії: «Оператор комп'ютерного набору; секретар керівника (організації, підприємства, установи)»

Учень (учениця)Кравченко А.В.

м. Одеса 2014р.

Введення

Система зберігання інформації стала формуватися одночасно з формуванням системи ділової писемності.

З появою перших документів з'явилася і завдання збереження цих документів. 16 липня 1712 - особлива дата в історії архівної справи, пов'язана з указом про створення із справ і «вироків» Сенату першого в державі архіву. У перебігу ХVIII - ХIХ ст. зростала кількість історичних архівів, вівся пошук найкращої схеми їх систематизації - архіви виникали, зливалися, пере підпорядковувати, іноді ліквідовувалися.

Перша згадка про свідоме зберігання документів відноситься до 1829, коли Микола 1 залишив резолюцію «Розібрати, що важливо відібрати, інше можна знищити». Декрет, що поклав початок загальнодержавній системі архівної справи в Україні був виданий 1 червня 1918.

Документи підприємств, що відклалися в діловодстві, надалі або залишаються на тривале зберігання, або зберігаються короткі терміни і потім виділяються до знищення. Для зберігання справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, «Основними правилами роботи відомчих архівів», а також Типовими переліками документів із зазначенням строків зберігання, Типовими положеннями про експертну комісії, номенклатурою справ для підприємства. У невеликих за структурою і штатної чисельності фірмах, як правило, відсутня спеціальний підрозділ - відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса сполучає секретар-референт фірми, відповідаючи за схоронність документації і своєчасну здачу її в державний архів. Взаємодія державних архівів із сучасними комерційними структурами передбачається здійснювати на договірній основі.

1. Підготовка справ для подальшого зберігання

Завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві - обробка справ для наступного їх збереження і використання.

Підготовка справ до передачі в архів для подальшого зберігання включає в себе: експертизу цінності документів, оформлення документів, складання описів справ, складання актів про виділення документів до знищення. Ця процедура дозволяє виділити для зберігання найбільш цінні і значущі документи.

У структурних підрозділах документи знаходяться в оперативній роботі ще рік після закінчення поточного року. У цей період до них часто звертаються за довідками, робота з деякими документами завершується на початку нового календарного року. Після закінчення цього терміну справи повинні бути оброблені для тривалого зберігання. Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання здаються в архів установи, якщо він є, або (в маленькій фірмі) перекладаються в інший шафу. Наприклад, справи за 1995 р. повинні бути оброблені в 1997 р.

Справи для зберігання готуються в суворій відповідності з вимогами, розробленими архівними установами та викладеними в "Основних правилах роботи відомчих архівів" і "Державній системі документаційного забезпечення управління".

Підготовка документів до тривалого зберігання включає в себе:

Експертизу цінності документів;

Оформлення справ;

· Оформлення обкладинки справ;

· Складання описів;

· Здача справ в архів організації.

2. Експертиза цінності документів

Експертиза цінності документа - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання. Під експертизою цінності документів розуміється процес вивчення документів і визначення їх наукового, культурного і державного значення з метою встановлення строків зберігання та відбору. Виходячи з цього, ми можемо сказати, що експертиза - один з основних видів роботи з документами, оскільки її головною метою є формування архівного фонду.

Експертиза цінності документів - відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв.

Експертиза цінності документів в організації проводиться:

· В діловодстві - при складанні номенклатурних справ , в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів ;

· В архіві - в процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання.

· Експертиза цінності документів проводиться на основі:

· Чинного законодавства та правових актів України з архівної справи та документаційного забезпечення управління;

· Типових і відомчих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, типових та примірних номенклатурних справ ;

При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.

Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ.

Справи з позначкою "ЕПК" піддаються полистовому перегляду з метою визначення та виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню. Справи з позначкою "ЕПК", які містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються в самостійні справи.

Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.

- Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:

- Перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі в архів;

- Запис електронних документів на машинні носії;

- Перевірка якості запису;

- Опис електронних документів;

- Проставляння архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівної описом (описами) електронних документів постійного зберігання та з особового складу;

Супровідна документація електронних документів повинна бути достатньою для забезпечення їх збереження і використання. У ній відбивається наступна інформація:

- Назва документа,

- Дата його створення,

- Характеристика змісту (анотація),

- Електронний формат,

- Фізична і логічна структура (для баз даних, сайтів і т.п.),

- Обсяг документа (для баз даних також - кількість записів).

Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.

Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:

· Перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі в архів;

· Запис електронних документів на машинні носії;

· Перевірка якості запису;

· Опис електронних документів;

· Проставляння архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівної описом (описами) електронних документів постійного зберігання та з особового складу;

· Підготовка комплекту супровідної документації.

· Супровідна документація електронних документів повинна бути достатньою для забезпечення їх збереження і використання. У ній відбивається наступна інформація:

· Назва документа,

· Дата його створення,

· Характеристика змісту (анотація),

· Електронний формат,

· Фізична і логічна структура (для баз даних, сайтів і т.п.),

· Обсяг документа (для баз даних також - кількість записів).

За результатами експертизи цінності документів в організації складаються співробітниками архіву організації зведені описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню.

Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні центральної експертної комісії (експертної комісії) організації одночасно.

3. Критерії оцінки документів

Критеріями оцінки походження є: роль і місце організації в системі державного управління, значимість виконуваних функцій, час і місце освіти документів. Критерії оцінки змісту - значущість події, відображеного в документах, значення міститься в документах, її повторення в інших документах, цільове призначення, вид і різновид документа. Критерії оцінки зовнішніх особливостей документа - це юридична достовірність (наявність підписів, дат, резолюцій, печаток), особливості передачі тексту, матеріального носія документа і його фізичного стану. Розглянемо деякі критерії:

1. Значимість установи або особи, в результаті діяльності яких створені документи. У процесі діяльності товариства створюється величезна кількість установ, організацій і підприємств з різноманітними функціями. Це органи влади і управління, промислові, сільськогосподарські, транспортні, торгові підприємства, науково-дослідні та проектні інститути, установи культури, громадські, кооперативні, акціонерні, навчальні та інші організації. Цінність комплексу документів, створеного в кожному з них, визначається значимістю цієї установи в системі управління, науки, народного господарства та ін Тому відбір документів на державне зберігання здійснюється з установ, що грають найбільш важливу роль в житті суспільства. Документи особового походження, що відображають творчу, виробничу діяльність державних діячів, письменників, художників і т.д., також представляють науковий інтерес для архівів.

2. Значимість змісту документів. У загальному масиві документації є документи, що відображають діяльність установи, та документи, які відіграють допоміжну роль, потрібні для поточної (оперативної) роботи установи. До першої групи документів, найбільш повно відображають основну діяльність установ, належить організаційно-розпорядча документація установи і вищестоящих органів. Документи другої групи мають довідкове призначення (документи оперативної і бухгалтерської звітності та обліку тощо) і втрачають своє значення через рік, три або п'ять років.

3.Час і місце освіти документів. Цей критерій є важливим для експертизи. В історії нашого суспільства були періоди, насичені подіями особливої важливості. Це періоди війн, революцій, реконструкції народного господарства. При оцінці документів, створених в особливі періоди історії, важливу роль грає і місце їх створення.

4. Справжність і копійность документів. При відборі на зберігання перевага завжди віддається справжнім документами. Згідно ГСДОУ, копії документів, що відправляються установами, повинні бути завірені, мати номер і дату. Працівники служби діловодства повинні своєчасно оформляти копії документів, особливо документів постійного строку зберігання. Це необхідно для їх майбутнього використання. 5.Юридичну силу мають головним чином правильно оформлені документи (оригінали). Іноді юридичною силою володіють і копії, але за умови правильно оформлених реквізитів. Тому так важливо правильно оформляти документи в процесі діловодства.

6. Дублетність документів. Цей критерій відіграє велику роль при відборі документів на державне зберігання у зв'язку з широким розповсюдженням дублетних документів. Дублетних документ - це один з розмножених примірників оригіналу.

4. Оформлення справи

Оформлення справи - підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. При цьому повне оформлення справ передбачає:

· Підшивку чи палітурку справи;

· Нумерацію аркушів справи;

· Складання листа-завірителя;

· Складання, в необхідних випадках, внутрішнього опису документів;

· Внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, при цьому допускається:

- Не проводити систематизацію документів у справі,

- Чи не нумерувати аркуші справи,

- Не складати засвідчувальні написи.

При оформленні справи документи, що становлять справи, підшиваються на 4 проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз та резолюцій на них.

При наявності в справі особистих документів ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи.

Наприкінці кожної справи підшивається чистий бланк листа-завірителя, а на початку справи (для обліку особливо цінних документів) - бланк внутрішнього опису документів справи.

З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі аркуші цієї справи нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті аркуша простим олівцем або нумератором. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

При нумерації аркушів справи необхідно дотримуватися таких правил:

· Листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або по кожній частині окремо;

· Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці на верхньому полі аркуша;

· Складений аркуш (формату А3, А2) розвертається і нумерується в правій частині верхнього поля аркуша. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист; лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один лист;

· Лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один лист. Якщо до документа підклеєні одним краєм інші документи (вставки тексту, переклади, вирізки тощо), то кожен документ нумерується окремо;

· Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються, при цьому спочатку нумерується сам конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті;

· Підшиті у справу документи з власною нумерацією листів можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядку розташування аркушів у справі;

У випадках виявлення великої кількості помилок в нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація. При перенумерациі листів старі номери закреслюються, і поруч ставиться новий номер аркуша, в кінці справи складається новий лист-засвідчувач, при цьому старий лист-засвідчувач закреслюється, але зберігається у справі;

За наявності окремих помилок у нумерації аркушів у справах при підготовці їх архівом організації до передачі на державне зберігання допускається за погодженням з державним архівом вживання літерних номерів аркушів.

Для обліку кількості аркушів в кінці справи на окремому аркуші складається лист-засвідчувач. У книгах лист-засвідчувач складається на зворотному боці останнього чистого аркуша, а в картотеках - на окремому чистому аркуші формату картки.

У лист-засвідчувач справи вказуються цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються особливості нумерації номерів справи, а також вказується наявність у справі друкарських примірників брошур з кількістю аркушів у них, якщо вони не були відзначені в загальній валової нумерації у справі.

Лист-засвідчувач справи підписується його укладачем. Усі наступні зміни в складі і стані справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відзначаються в лист-засвідчувач з посиланням на відповідний акт.

Забороняється виносити лист-засвідчувач на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа. Якщо справа підшито або переплетено без бланка листа-завірителя, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи.

Для обліку документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті, судові, слідчі справи і т.д.), а також для обліку справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання.

Внутрішня опис справи складається на окремому аркуші за встановленою формою. При складанні внутрішнього опису в неї вносяться відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовках та номерах аркушів справи. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішня опис підписується її упорядником. Якщо справа переплетено або підшито без бланку внутрішнього опису документів, то складена за встановленою формою опис підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

При необхідності складається новий підсумковий запис до внутрішнього опису і засвідчувальний напис справи.

5. Оформлення обкладинки справи

Справа вважається заведеним після включення в папку для зберігання першого виконаного документа. При цьому одночасного оформляється обкладинка заведеного справи.

На обкладинці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, в якій справи організації будуть прийняті, позначення кодів державного архіву та організації.

На обкладинку заведеного справи виносяться такі відомості:

- Назва організації;

- Назва структурного підрозділу організації, у якому воно формувалося;

- Індекс справи за номенклатурою справ;

- Заголовок справи;

- Термін зберігання справи або напис "Зберігати постійно"

При зміні найменування організації (структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи, або при передачі справи в іншу організацію (в інший структурний підрозділ) на обкладинці справи зазначається нове найменування цієї організації або організації-правонаступника, а колишнє найменування організації (структурного підрозділу) береться в дужки.

Заголовок справи на обкладинці справ переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи.

Після завершення справи на його обкладинці зазначаються такі дані:

· Кількість аркушів у справі;

Дата або крайні дати першого і останнього по датах документів у справі;

· Архівний шифр справи, спочатку олівцем, а після затвердження описів - чорнилом.

Архівний опис (далі - опис) - це архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку та розкриття змісту.

Описи складаються окремо:

· Справи тимчасового (понад 10 років) зберігання;

· Справи з особового складу;

· Справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.).

Окремий опис є переліком справ з самостійною валовою (порядкової) нумерацією.

В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву організації. По цих описах документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеному опису справ організації, яку готує архів і по якій він здає справи на постійне зберігання.

Описи справ структурних підрозділів складаються по встановленій формі у трьох примірниках і представляються в архів організації через рік після завершення справ у діловодстві.

Описова стаття опису справ структурного підрозділу включає наступні елементи:

· Порядковий номер справи (тому, частини) за описом;

· Індекс справи (тому, частини);

· Заголовок справи (тому, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;

· Дати справи (тому, частини);

· Кількість аркушів у справі (томі, частини);

· Термін зберігання справи.

Графа опису "Примітки" використовується для відміток про прийом справ, особливостях їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т.п.



Рис1.

6. Здача справ в архів

Здача справ із структурних підрозділів до архіву установи, якщо він є, проводиться за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи. Ця робота повинна проводитися щорічно. Справи з постійним терміном зберігання, терміном зберігання понад 10 років і з особового складу приймаються архівом по описам.

Справи приймаються працівником відомчого архіву в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи робиться відмітка про його наявність. Після прийому всіх справ по опису в кінці кожного примірника опису робиться засвідчувальний напис із зазначенням цифрами і прописом фактичної кількості справ, переданих до архіву, і номери відсутніх справ, якщо такі будуть.

Звірені з описом справи підбираються і ув'язуються в архівні зв'язки завтовшки до 20 см. Справи укладаються по зростанню номерів, корінцями на обидві сторони. Справи у відомчий архів доставляються співробітниками структурних підрозділів. Канцелярії разом із справами передають у відомчий архів реєстраційно-контрольні картотеки, включивши їх в опис.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаються до відомчого архіву за номенклатурою справ. Так як у багатьох установах архіви не мають достатніх площ, "Основні правила відомчих архівів" дозволяють зберігання цих справ "централізованою службою діловодства або в структурних підрозділах" до закінчення терміну їх зберігання, після чого вони підлягають знищенню в установленому порядку.

7. Порядок передачі справ до архіву

До архіву організації передаються всі справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.

Передача справ здійснюється лише з описів та відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником організації. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи. Заголовок кожної картотеки повинен бути включений в опис.

Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації, як правило, не передаються.

Приймаючи справи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи. Завідувач архівом розписується у прийнятті справ на всіх примірниках річних розділів опису, вказує дату прийому та кількість прийнятих справ. Один примірник річних розділів описів повертається , решта залишається в архіві.

При здачі справ на державне зберігання організація представляє до державного архіву:

* документи на ім'я керівництва державного архіву з зазначенням назви організації, загальної кількості справ і крайніх дат документів;

* опису в трьох примірниках, затверджені ЕПК архівного відділу;

* історичну довідку організації, якщо справи здаються на державне зберігання вперше;

* довідку про неповну збереження документів (якщо будь-які справи втрачені). Потім справи шифруються.

Шифровка включає в себе вказівку на обкладинці справи номера фонду, номери опису, номера справи. Звірені з описом і зашифровані справи пов'язують в архівні зв'язки. Здача справ оформлюється актом.

8. Зберігання документів в електронній формі

З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології постає питання про впорядкування та організації зберігання документів, створених в електронній формі. Однак, якщо технологія зберігання традиційних паперових документів вже добре відпрацьована і по ній є достатня кількість нормативно-методичної літератури, то організація зберігання електронних документів в діловодстві часто здійснюється стихійно. Невпорядковане зберігання викликає значні витрати часу на пошук потрібних документів, нерідкі випадки втрати їх.

Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отримані по електронній пошті, у вигляді факсу через факс-модем.

Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера - записати у вигляді файлу на жорсткому диску. Порядок у зберіганні файлів не менш важливий, ніж порядок у зберіганні традиційних паперових документів. Документи можуть зберігатися на жорсткому диску вашого комп'ютера, на диску іншого комп'ютера, на спеціально виділеному комп'ютері (файл-сервері), на змінних носіях.

Перш за все необхідно створити на жорсткому диску папки (директорії), в які будуть поміщатися робочі документи. Принципи впорядкування зберігання файлів на комп'ютері багато в чому нагадують звичайне діловодство. Як паперові документи розкладаються у справи, так і файли розкладаються по папках (іноді вживаються терміни «каталог» або «директорія»). Кожна папка може мати вкладені в неї папки, які в свою чергу теж можуть мати свої вкладені папки.

Якщо на комп'ютері працює декілька працівників, то папки зазвичай називають по прізвищу працівника - «Документи Іванова», «Документи Сидорова».

Найбільш простим рішенням, що не вимагає спеціального програмного забезпечення, є створення системи папок (каталогів), яка може ґрунтуватися на номенклатурі справ організації. В основі класифікації використовується номінальний ознака, тобто угруповання документів за їх видами. Починати назву папки можна з виду документів (накази, акти, звіти, протоколи, доповідні записки тощо). Потім зміст документів уточнюється відомостями про авторство, питання, кореспонденти, періоди, за який групуються документи (файли), і т.п. На відміну від традиційного діловодства термін «документи» або «матеріали» опускається. Угрупування може здійснюватися в кілька рівнів. Наприклад: С: \ Листування \ постачальники металоконструкцій \ завод Витязь \ ім'я (файлу, тобто конкретний документ Про відвантаження труб 25.03.97 лежить в папці завод Витязь, яка знаходиться в папці постачальники металоконструкцій, що знаходиться у спільній папці Листування на диску С :. Інший приклад: D: \ Звіти \ 1997 \ квартальні \ відділ нафтопродуктів \ ім'я файлу і т.п.

Іноді буває зручно згрупувати разом кореспондентів за географічною ознакою. Наприклад: Листування з дилерами Уральського регіону. У більш великих фірмах для зберігання документів виділяється спеціальний комп'ютер (файл-сервер), на якому кожен користувач має власні розділи для зберігання особистих документів і спільно використовувані розділи типу: «договори», «листування з фірмою N», «типові угоди» та т . п. Такий сервер, що працює під Windows NT або Novel NetWare, може передбачати розмежування прав доступу співробітників до тих чи інших каталогів, а також зберігати і загальні бази даних, наприклад, відомості по організаціям-партнерам, дані про номенклатуру продукції на складі, отриманих замовленнях і т . п.

У невеликій фірмі для цих же цілей достатньо створити кілька каталогів на одному або декількох комп'ютерах і надати їх для спільного доступу з використанням засобів Windows (якщо використовуються старі комп'ютери з невеликим об'ємом оперативної пам'яті - з допомогою Windows для робочих груп). Якщо необхідно забезпечити розділення прав доступу співробітників до окремих каталогах або файлів, використовується Windows Workstation 4.0.

Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп'ютера. При роботі в мережі користувачеві можуть бути доступні диски або директорії на інших комп'ютерах. У цьому випадку вони також будуть мати порядкові номери літерні і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп'ютері. Для цього на комп'ютері, що містить необхідні ресурси (файли і папки, жорсткі диски і т.п.), встановлюється дозвіл на спільний доступ тих чи інших ресурсів.

Для обмеження доступу до папки можна ввести пароль - окремо для читання і окремо для надання прав повного доступу до папки. Якщо до даної папці можуть звертатися всі співробітники без обмежень, пароль не вводиться.

Для більш ефективного використання місця на жорсткому диску комп'ютера може бути створений логічний диск, що використовує стиснення файлів (наприклад, за допомогою програми DriveSpace, що входить в Windows . Організація спільного доступу до логічного диска проводиться аналогічно організації доступу до папок комп'ютера. Особливо ефективно стиснення графічних файлів типу bmp, pcx, tif. У цьому випадку економія місця (ступінь стиснення) може досягати 90% і більше.

9. Архівне зберігання

Особливість електронного зберігання полягає у спрямуванні документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і (за необхідності) з використанням віддаленого доступу (по телефону і через Internet).

Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як всі документи за минулий рік будуть виконані. База даних використовується тільки для довідкової роботи і може бути переписана на зовнішній носій інформації. Залежно від обсягу інформації це може бути дискета, магнітна стрічка, CD-ROM або інший архівний носій. У разі виникнення необхідності пошуку документів за попередні роки інформація прочитується з архівного носія. У зв'язку з цим якщо документи за минулі роки потрібні вкрай рідко, то для їх зберігання можна використовувати стример (запис на магнітну стрічку), що вимагає відновлення даних на жорсткому диску для їх використання. Якщо ж необхідність у наведенні довідок за документами за минулі роки виникає досить часто, то для зберігання баз даних (БД) і самих документів краще використовувати пристрої зі змінними дисками, ємність і тип яких визначаються потребами організації. Особливо актуальним перенесення інформації на змінні носії стає в організаціях з великим обсягом документообігу. Документи постійного і довгострокового термінів зберігання зазвичай записуються на CD-ROM, а документи тимчасового терміну зберігання - на носії, що забезпечують їх стирання після закінчення терміну зберігання і перезапис (магнітооптика й т.п.).

Терміни зберігання документів не залежать від форми їх існування - паперовій чи електронній - і визначаються, як уже сказано вище, спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням термінів зберігання (типовим і відомчими). Крім того, в кожній організації є номенклатура справ. Вона також вноситься в комп'ютер і є самостійною таблицею в базі даних про документи організації.

Терміни зберігання, закладені в номенклатурі справ, дозволяють при виборі в реєстраційній картці документа номера справи, в яку поміщається документ,автоматично визначати його термін зберігання та ініціювати переміщення або копіювання документа у відповідний розділ архіву.

В якості місця для зберігання документів архіву зазвичай використовується логічний диск або кілька папок комп'ютера, обладнаного пристроєм запису даних на зовнішній носій. При наявності програм типу «електронний архів» облік і копіювання документів виробляються автоматично. У невеликих організаціях це робиться вручну: документи поділяються за термінами зберігання, створюються папки, відповідні річним розділам описів. При невеликій кількості документів одного терміну зберігання вони розташовуються в одній папці. При значній кількості документів, особливо постійного зберігання, вони розташовуються усередині річного розділу в папках відповідних підрозділів.

Після накопичення на жорсткому диску документів за певний період проводиться їх копіювання на зовнішній носій. На один носій копіюються документи одного терміну зберігання. Для забезпечення збереження та економії місця на жорсткому диску на зовнішні носії можуть переноситися і невикористані документи тимчасового терміну зберігання. Це особливо актуально для бухгалтерських документів, які займають помітне місце в загальному обсязі документації установи.

Якщо документи використовуються в оперативній роботі, вони можуть залишатися і на жорсткому диску або бути скопійовані на нього в разі потреби. Оптимальним варіантом для документів постійного і довготривалого зберігання є сьогодні CD-R, який убезпечить від випадкового стирання інформації та дозволяє зчитувати файли практично на будь-якому комп'ютері, обладнаному CD-ROM. Організації, повністю перейшли на безпаперовий документообіг, мають таким чином можливість заощадити значні площі, займані раніше під архівосховища. Документи в цьому випадку виводяться на паперовий носій лише на вимогу правоохоронних та контролюючих органів або ділових партнерів. Однак документи постійного і довгострокового термінів зберігання (по особовому складу) в більшості організацій поки ще традиційно оформляються і зберігаються в паперовій формі. Автоматизовані технології і тут дозволяють істотно прискорити і операції з діловодства для підготовки справ до архівного зберігання - складання описів справ постійного і довготривалого зберігання, внутрішніх описів справ, актів на виділення справ до знищення. Для автоматизації цих операцій необхідно вказівка в реєстраційній картці виконаного документа номера справи, в яке помістили паперовий документ (або копія - для вихідних документів, коли оригінал надсилається поштою). Після закінчення діловодного року виробляється сортування у справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстрації документів. Дані про документи організації за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, згрупованих у справах. Всередині справи документи розташовуються по порядку надходження (в основному в хронологічному порядку). Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи.

справа документ електронний архів

Список використаної літератури

1. Є. А. Лопатнікова:“Діловодство” Рік: 2005;сторінки 288

2. Ларін М.В. Сокова А.Н: “Оформлення службових документів“ Рік : 2006;сторінки 112.

3. Скібіцька Л.І.: “Діловодство“ Рік :2006;сторінки 224.

4. Ємець О.О., Мехед Б.С.: “Сучасні вимоги до складання і оформлення документів“Рік: 2010;сторінки 50.

5. Комова М.В.: “Складання ділових документів“ Рік: 2007; сторінки 176

6. Козоріз В.П.: “Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство“ Рік: 2002; сторінки 168

Размещено на Allbest.ru

...