Номенклатура справ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Введення

Глава 1. Номенклатура справ, її сутність і зміст

1.1 Номенклатура справ: визначення та функціональне призначення

1.2 Оформлення строків зберігання справ

Глава 2. Розробка номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ

2.1 Загальний порядок розробки номенклатури справ

2.2 Особливості розгляду номенклатури справ структурного підрозділу

2.3 Формування і зберігання справ

Висновок

Список використаної літератури

Вступ

У наші дні, коли відбувається модернізація форм управлінської та економічної діяльності, з'явилися нові види документів, пов'язані з підприємницькою діяльністю, збільшується електронний документообіг, питання впорядкування роботи з документами і особливо їх систематизації і класифікації виступають на перший план. Одним з давно апробованих та ефективних інструментів систематизації та класифікації великих документальних комплексів, що утворюються в процесі діяльності організацій, є складання номенклатур справ. Номенклатура справ являє собою систематизований перелік заголовків справ, які повинні бути заведені в діловодстві організації в майбутньому діловодної році відповідно до структури організації, її функціями та завданнями, із зазначенням термінів зберігання справ. Це визначення відноситься до номенклатури справ конкретної організації. Однак ускладнення сучасної державної та господарського життя, структури адміністративно-господарських органів, підприємницьких організацій та об'єднань пред'являє все більш складні вимоги до систематизації та класифікації документальних комплексів, що утворюються в результаті їх діяльності. Все більше з'являється організацій, об'єднань, холдингів і цілих господарських та адміністративних систем, що мають розгалужену мережу підпорядкованих їм установ, фірм, філій, відділень, або, з іншого боку, цілих галузей і сфер діяльності, що включають велике число однорідних і однотипних за своїми функціями і задачам організацій і підприємств (малих та підсобних підприємств, підприємств комунально-побутового обслуговування та сервісу, сільських підприємств, шкіл, коледжів, поліклінік, лікарень, музеїв, бібліотек та інших установ культури тощо). Для організацій, установ, підприємств і фірм (назвемо їх юридичними особами), що входять до таких розгалужені по своїй структурі об'єднання і освіти, необхідним і основним методичним посібником при організації роботи з документами, при складанні індивідуальної (конкретній) номенклатури справ є приблизна номенклатура справ. Мета курсової роботи - розглянути номенклатуру справ: види, роль і значення. Виходячи з мети, у курсовій роботі були поставлені наступні завдання: - Проаналізувати поняття номенклатури справ; - Розглянути оформлення строків зберігання справ; - Розглянути загальний порядок розгляду номенклатури справ; - Виявити особливості розгляду номенклатури справ.

Розділ 1. Номенклатура справ, її сутність і зміст

1.1 Номенклатура справ: визначення та функціональне призначення

Організація ефективного діловодства підприємства немислима без попереднього створення для цього відповідних умов. Одним з таких умов і є, зокрема, розробка номенклатури справ. Номенклатура справ - це розроблений за встановленою формою систематизований перелік найменувань (заголовків) справ, що заводяться підприємством (організацією, установою) у процесі здійснення своєї діяльності, із зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатура справ - це систематизований список найменувань справ, що заводяться в діловодстві, із зазначенням термінів їх зберігання, затверджений в установленому порядку. Документи, присвячені певного питання чи ділянці діяльності організації, після виконання групуються у справу. Номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх видами та змістом. Від її якості залежить оперативність роботи з документами. Номенклатура справ необхідна для розподілу та групування виконаних документів у справи, для закріплення індексації справ, для встановлення термінів зберігання, для створення довідкової картотеки виконаних документів і служить обліковим документом в архіві організації для справ тимчасового зберігання до 10 років включно. Номенклатуру справ готує структурний підрозділ. При цьому відповідальність за розробку номенклатури справ покладається на канцелярію або на секретаріат (секретаря). При побудові номенклатури необхідно керуватися наступним: - Дотримуватися єдність в підході до організації обліку, систематизації, опису, зберігання й пошуку документів; - Застосовувати індексацію документів, що забезпечує внесення до відповідних розділів номенклатури змін, доповнень та виправлень; - Стежити за стабільністю індексів. Номенклатура справ може бути індивідуальною, зразковою і типовою. Індивідуальна номенклатура справ відображає документи конкретної організації. З метою уніфікації угруповання документів певної категорії організацій з однотипним характером діяльності і складом документів розробляється приблизна або типова номенклатура справ. Приблизна номенклатура справ має рекомендаційний характер, типова - обов'язковий. Типовий номенклатурою, як правило, встановлюється єдина індексація справ для організацій всієї системи. [1] Орієнтовна або типова номенклатура справ розробляється вищими органами і є базою для складання індивідуальних номенклатур у підвідомчих організаціях, тому її обов'язково погоджують з архівними установами. При розробці індивідуальної номенклатури на базі типової або приблизною обов'язково враховують специфіку конкретної організації. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється з залученням провідних фахівців та узгоджується з канцелярією і архівом організації. Кожна організація зобов'язана мати свою номенклатуру справ незалежно від того, чи існує приблизна або типова номенклатура справ. Рекомендується зведена форма номенклатури справ, що складається з номенклатур всіх підрозділів. Зведена номенклатура справ готується канцелярією на основі номенклатур підрозділів і узгоджується з відповідним архівною установою. Після затвердження зведеної номенклатури справ керівником організації структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання в роботі. Затверджені номенклатури справ діють протягом багатьох років. У кінці кожного року вносяться зміни, якщо вони були, і номенклатура справ знову вводиться в дію з 1 січня наступного року. Щорічний примірник номенклатури справ - це документ постійного зберігання, який включається в розділ номенклатури канцелярії (або секретаріату). Номенклатура справ підлягає пересоставления і перезатвердження лише у разі докорінної зміни функцій і структури організації. Перш ніж скласти номенклатуру справ, необхідно ретельно вивчити склад, зміст і кількість документів, що циркулюють в організації. При цьому використовуються положення (статути) про організацію, штатні розклади, діючі переліки документів, класифікатори, торішні номенклатури справ, список кореспондентів, опису справ постійного і тимчасового зберігання (понад 10 років), довідкові картотеки. Вибір класифікаційної схеми номенклатури справ залежить як від організаційної структури побудови апарату організації, так і від виконуваних нею функцій, тому класифікаційними поділами номенклатури справ можуть бути як внутрішні структурні підрозділи, так і управлінські функції. У номенклатуру включаються всі справи і документи, які відображають діяльність організації. Справи громадських організацій включаються до номенклатури справ організації, при якій вони створені. У номенклатуру включаються і незакінчені справи, що надійшли з іншої організації для їх вирішення, а також всі довідкові картотеки до документів. У номенклатуру не включаються друковані видання (збірники постанов уряду, довідники, бюлетені, брошури, покажчики, реферативні журнали, експрес-інформація тощо), а також алфавіти та інші допоміжні матеріали, які відбивають питання основної діяльності організації. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати ін деці. Протягом усього терміну дії номенклатури в ній своєчасно проставляються відмітки про заклад справ, здачі їх в архів, виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, і про передачу справ в іншу організацію для продовження. У номенклатурі вказується найменування розділів і підрозділів класифікаційної схеми і найменування (заголовки) справ. Кожен документ характеризується низкою ознак. Одні з них - істотні, постійні, інші - несуттєві, тимчасові. Зрозуміло, що для класифікації документів найбільший інтерес можуть представити лише суттєві ознаки, вони отримали назву "ознак закладу справ". Прийнято виділяти шість таких ознак. [2] 1. Номінальний. Підставою для групування документів за цією ознакою служить їх назву, тобто у справу об'єднуються документи однієї назви, наприклад протоколи. 2. Тематичний. У цьому випадку об'єднуються документи одного змісту, т. е. присвячені одній темі. 3. Авторський. За цією ознакою в одну справу об'єднуються документи, складені або однією особою, або однією установою. 4. Кореспондентський. На кожного кореспондента заводиться окрема папка, в якій групується вся переписка з окремою особою або підприємством. 5. Географічний. Це різновид кореспондентського ознаки. У цьому випадку в одну справу об'єднуються документи різних кореспондентів, що знаходяться на певній території. 6. Хронологічний. За хронологічним ознакою групуються документи за який-небудь певний період. За цією ознакою групується бухгалтерська звітність. У деяких випадках документи групуються у справи за кількома ознаками відразу. Якщо протягом року в організації виникають нові документовані ділянки роботи, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в кожному розділі номенклатури вставляються резервні номери. Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури робиться підсумковий запис 'про кількість заведених справ (томів).

1.2 Оформлення строків зберігання справ

Велике значення для підвищення ефективності примірної номенклатури справ в якості методичного посібника з класифікації та систематизації документів при складанні індивідуальних номенклатур справ має встановлення термінів зберігання документів у номенклатурі справ. Особливо це актуально для сучасних господарських комерційних структур у зв'язку з появою великих нових комплексів документації, не була раніше в обігу, і необхідністю забезпечення їх збереження. Приблизна номенклатура справ є в цьому відношенні найважливішим ориентирующим методичним посібником для укладачів індивідуальних номенклатур справ. Терміни зберігання справ, включених в зразкову номенклатуру справ, визначаються виходячи з їх наукової та практичної цінності відповідно до чинних типових та галузевими (відомчими) переліків документів, а також переліками документів, що підлягають передачі на державне зберігання. Прикладом типового переліку, який необхідно використовувати при визначенні термінів зберігання в номенклатурі справ є Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення у взаємозв'язку із загальним комплексом документів за погодженням з відповідним органом управління архівною справою. Допускається узгодження строків зберігання справ з ЕПК архівних установ у випадках, коли узгодження їх з центральними архівними органами утруднене (територіальна віддаленість і т.д.). При цьому в примірної номенклатурі справ робиться примітка "Термін зберігання встановлено ЕПК (назва архівної установи), протокол від 00.00.00". Для забезпечення єдності визначення строків зберігання справ при розробці примірних номенклатур справ рекомендується вести облік знову встановлених строків зберігання. При розробці примірних номенклатур справ перевіряються і уточнюються терміни зберігання справ, встановлені конкретними індивідуальними номенклатурами. Постійний термін зберігання мають справи, що відображають основні напрямки діяльності організації. Часові терміни зберігання можуть обумовлюватися примітками, згідно з якими справа повинна зберігатися протягом встановленого терміну (закінчення терміну договору, після закінчення розрахунків, по завершенні ревізії і т.д.). Крім постійного і тимчасового термінів зберігання для деяких справ практичного значення застосовуються також терміни "до відпадання потреби" (ДМН) і "до заміни новими". Такі документи, в основному прислані з вищестоящих організацій для зведення, а також інструкції, методики або копії документів зберігаються до відпадання практичної потреби або до заміни новими. Відмітка ДМН означає, що документи мають лише практичне значення і термін їх зберігання визначається самою організацією, але він не може бути менше одного року. Термін "до заміни новими" звичайно проставляється на нормативних документах, надісланих з вищестоящої організації і мають для даної конкретної організації правовстановлюючий характер. Для деяких категорій справ у номенклатурі до терміну зберігання додається позначення "ЕПК", яка означає, що частина документів справи може мати науково-історичне значення і може бути залишена на постійне зберігання. У таких випадках після закінчення встановленого терміну повинна проводитися додаткова поаркушно експертиза цінності справ. У примірних номенклатурі справ відмітка "ЕПК" робиться у випадках, коли вона передбачена типовими або відомчим переліком документів, або у випадках, коли важко визначити конкретний термін зберігання справи, яка містить різнорідні документи. Доцільно провести додаткову експертизу цінності категорії справ, що містять позначку "ЕПК" перед їх включенням до номенклатури з метою можливого переформування справ і встановлення конкретних термінів зберігання. Можна, наприклад, продовжити строки зберігання справ, що мають практичне значення, а документи, що мають науково-історичне значення, залишити на постійне зберігання. Позначку "ЕПК" у примірних номенклатурі слід вживати тільки в найнеобхідніших випадках, коли від неї не можна відмовитися. Закріплена відмітка "ЕПК" переноситься з примірної номенклатури справ в індивідуальну номенклатуру при встановленні в ній термінів зберігання справ. Самовільне зняття цієї позначки не допускається. Терміни зберігання справ, встановлюються в примірної номенклатури справ для їх застосування в індивідуальних номенклатурі справ всіх однотипних організацій або організацій системи, пов'язаних між собою соподчинением. При необхідності зміни у них строків зберігання справ, слід узгодити ці зміни з архівом.

Розділ 2. Розробка номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ

2.1 Загальний порядок розробки номенклатури справ

В кінці кожного календарного року номенклатура справ підлягає уточненню. Уточнена номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня чергового календарного року. Номенклатура справ розробляється особою, відповідальною за ведення діловодства. У загальному випадку розроблення номенклатури справ передбачає:

- Вивчення керівних (організаційно-розпорядчих, нормативно-методичних та інших) документів, що визначають переліки документів, що утворюються в діяльності підприємств (організацій, установ), та строки їх зберігання;

- Вивчення особливостей, притаманних організації діловодства підприємства, а в необхідних випадках - його структурних підрозділів (самостійних ділянок документування), беручи до уваги зміст його діяльності, обсяг, інтенсивність і склад документообігу, організаційну структуру і штатну чисельність, розподіл повноважень по роботі з документами між посадовими особами і т. п.;

- Попереднє визначення заголовків справ, їх послідовне упорядкування (відповідно до функціонального призначення документів, що підлягають приміщенню у відповідні справи);

- Попереднє визначення строків зберігання справ, присвоєння їм індексів;

- Уточнення заголовків справ, включення резервних індексів, призначених для справ, що заводяться з тих чи інших причин протягом календарного року;

- Складання та оформлення проекту номенклатури справ;

- Узгодження проекту номенклатури справ із зацікавленими сторонами, в необхідних випадках - його уточнення і дооформлення;

- Затвердження проекту номенклатури справ керівником підприємства. Розробку проекту номенклатури справ доцільно проводити на основі форми встановленого зразка.

Зразки форм номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ представлені на малюнках 1 і 2.

Малюнок 1 - Варіант оформлення номенклатури справ структурного підрозділу

Малюнок 2 - Варіант оформлення зведеної номенклатури справ

При визначенні переліків документів, що утворюються в діяльності підприємств (організацій, установ), та термінів їх зберігання слід керуватися: - Установчими документами підприємства; - Положеннями про структурні підрозділи підприємства; "переліками документів, що утворюються в діяльності підприємств, із зазначенням термінів зберігання; - Номенклатурами справ за попередні 3-5 років; - Описами справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання; - Документами з планування діяльності та звітності про її результати. Необхідні відомості з перерахованих (та інших відповідних) документів фіксуються у вигляді виписок, довідок і т. п. і в подальшому використовуються при підготовці проекту номенклатури справ. При цьому особливу увагу слід звернути на утримання Переліку типових документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів їх храненія1. У Вказівки щодо застосування Переліку останній розглядається як "... основного нормативного документа при визначенні термінів зберігання ... управлінських типових документів, ... при підготовці номенклатур справ ". Перелік побудований за функціональною ознакою і складається з двох частин. Перша з них - "Документи, які утворюються в управлінській діяльності". Вона включає 12 розділів, в рамках яких перераховані документи, пов'язані з різним функціональним групам (видами документації), в тому числі: документації, що відбиває організаційно-розпорядчі функції управління; документації з планування діяльності; документації по ціноутворенню, фінансування, кредитування та оподаткування діяльності; документації по звітності та обліку результатів діяльності; документації з організації економічних, науково-технічних і культурних зв'язків; документації з інформаційного обслуговування; документації з організації праці і трудових відносин; документації з кадрів (персоналу); документації по матеріально-технічному забезпеченню; документації з адміністративно -господарського обслуговування; документації з соціально-побутового розвитку; документації з питань діяльності профспілкових органів (організацій). Документи у складі Переліку розташовані в порядку убування значущості, в логічній послідовності. Терміни зберігання, вказані в Переліку, є єдиними для відповідних документів, незалежно від форми власності організацій. При вивченні особливостей, притаманних організації діловодства підприємства (структурних підрозділів, а також самостійних ділянок документування), приймаються до уваги: - Зміст діяльності підприємства (структурного підрозділу і т. п.) і специфіка її документування; - Відомості про обсяг, інтенсивності та склад документообігу; - Відомості про організаційну структуру і штатну чисельність підприємства; - Відомості про розподіл повноважень по роботі з документами між посадовими особами підприємства. При переформування номенклатури справ (після закінчення календарного року), крім того, вивчаються документи, які утворилися в діяльності підприємства за попередній період, - зокрема, їх функціональне призначення, види, склад і зміст. На основі відомостей проводиться попереднє визначення заголовків справ та їх подальше об'єднання в розділи документа. Зазначимо у цьому зв'язку, що в номенклатуру справ повинні бути включені заголовки справ для групування документів, що відображають всі документовані ділянки (питання, напрями) діяльності підприємства. Заголовки справ підрозділів (органів), що діють на тимчасовій основі, також включаються до номенклатури справ. У той же час в номенклатуру справ не включаються періодичні видання та деякі інші види документів, щодо яких немає такої необхідності. Визначення примірних формулювань заголовків справ провадиться за нижченаведеними загальними правилами. 1. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст справи, а також склад розміщені в нього документів, їх функціональну та видову приналежність. 2. Заголовок справи повинен складатися з елементів, розташованих в наступній послідовності: - Назва виду справи (листування, журнал і т. д.) або різновиду документів (протоколи, накази і т. д.); - Назва підприємства або структурного підрозділу (відомості про автора (розробника) документа); - Назва підприємства (організації, установи), якому будуть адресовані або від якої будуть отримані документи, що поміщаються у справу (адресат (одержувач) або кореспондент (відправник) документа); - Короткий зміст документів, які розміщені у справу; - Назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів, які розміщені у справу; - Дата (період), до якого належать документи, що поміщаються у справу, відомості, що вказують на копійность документів. Для конкретизації заголовків справ доцільно скористатися нижченаведеними рекомендаціями. 1. У заголовки справ, що містять документи з одного питання, але при цьому не пов'язані послідовністю виконання, включається термін "документи", а в кінці заголовку - в дужках - вказуються основні різновиди документів, які підлягають поміщенню у справу, як то: плани, списки, доповіді і т. д. Наприклад: "Документи про проведення тематичних семінарів з організації архівної справи на підприємстві (плани, списки, доповіді, переліки рекомендованої навчально-методичної літератури та ін.)" Термін "документи", крім того, може застосовуватися в заголовках справ, що містять документи, що є додатками до якого-небудь документа. Наприклад: "Документи до протоколів випробувань стендового обладнання". 2. У заголовки справ, що містять листування, включається термін "листування", після якого вказується, з ким і з якого питання вона ведеться. При цьому в заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, найменування останніх не перераховуються - замість цього вказується їх загальна видова назва. Наприклад: "Листування з філіями підприємства з питань щорічного планування та звітності". У свою чергу, в заголовках справ, що містять листування з різнорідними кореспондентами, останні також не перераховуються - замість них вказується тільки предмет листування. Наприклад: "Листування з питань адаптації персоналу". Найменування конкретного кореспондента вказується в заголовку справи лише в тому випадку, якщо листування (документи, що становлять її і поміщаються в дану справу) ведеться тільки з ним. Наприклад: "Листування з ВАТ" Прогрес "з питань обміну комерційною інформацією". 3. У заголовки справ, що містять документи, пов'язані з певним адміністративно-територіальним одиницям (місцевостям, населеним пунктам і т. п.), включаються найменування відповідних одиниць (місцевостей). При цьому: - Якщо зміст справи стосується декількох однорідних адміністративно-територіальних одиниць, то в заголовку справи не перераховуються їх конкретні назви - замість цього вказується їх загальна видова назва. Наприклад: "Документи т організації взаємодії роботи голів муніципалітетів з протидії тероризму"; - Якщо зміст справи стосується тільки однієї адміністративно-територіальної одиниці (місцевості, населеного пункту), то в заголовку справи вказується її (його) назва. Наприклад: "Документи з комплектування автоматизованими засобами навчання навчально-тренувальних центрів МНС Сибірського федерального округу". 4. У заголовки справ, що містять документи з планування і (або) звітності, включаються відомості про період (кварталі, півріччі, рік), на (за) який складені плани (звіти). Наприклад: "Річні і квартальні плани роботи МГУП" Сінегорск районна поліклініка ". 5. У заголовки справ, призначених для однорідних (за своїм функціональним призначенням, виду та ін) документів, найменування документів (групи документів) включається у множині. Наприклад: "Накази про заохочення працівників підприємства". Якщо передбачається, що справа - наприклад, у зв'язку зі значним обсягом документів, що підлягають приміщенню в нього, - буде складатися з декількох томів (частин), то спочатку складається загальний заголовок справи, а потім - при необхідності - заголовки кожного тому (частини), тим чи іншим чином уточнююче вміст загального заголовка справи. Наприклад: "Службові записки, заяви працівників з виробничих питань за 2005 рік" (загальний заголовок), "Том 2. Службові записки, заяви працівників з виробничих питань за 2-й квартал 2005 року "(заголовок тому). Заголовки справ можуть уточнюватися в процесі формування та оформлення справ. При цьому не допускається включення в заголовки справ неконкретних, обтічних формулювань, наприклад: "різні матеріали", "загальна листування" і т. д. Слід також уникати вживання в заголовках справ вступних слів і складних оборотів. Після того як для справ сформульовані заголовки, необхідно провести їх впорядкування. Робити це слід у одним із двох способів: - При формуванні номенклатури справ підприємства в цілому на початок документа виносяться заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію, а потім, в порядку зменшення значимості відповідних документів (у тому числі організаційних, договірних, планово-звітних та ін), - заголовки інших справ , при цьому об'єднання справ у складі розділів і присвоєння останнім назв здійснюється з урахуванням функціональної і видовий взаємозв'язку документів у складі цих справ; при формуванні номенклатури справ на основі номенклатур справ структурних підрозділів в якості назв розділів зведеної номенклатури справ використовуються назви структурних підрозділів, розташовувані відповідно зі штатним розкладом, а зміст розділів утворюють номенклатури справ цих підрозділів. Попереднє визначення строків зберігання справ проводиться з метою забезпечення регулярного контролю за їх додержанням і своєчасної зміни режиму зберігання справ (документів), наприклад, з тимчасового на постійний - за наявності на те відповідних підстав. Визначення термінів зберігання здійснюється на підставі відомостей з типового (відомчого) переліку документів, які виникають в ході діяльності підприємств, а за відсутності такого - за типовою (примірної) номенклатури справ або за погодженням з органами Федеральної архівної служби РФ. Присвоєння справах індексів проводиться з метою безпомилкової і оперативної ідентифікації справ і включених до їх складу документів. Індекс справи представляє собою виконане арабськими цифрами умовне позначення, наприклад, що складається з умовного номера структурного підрозділу (розділу) з додаванням (через дефіс) порядкового номера відповідної справи в межах номенклатури справ цього структурного підрозділу (цього розділу). Приміром, бухгалтерії (і відповідного розділу у складі зведеної номенклатури справ) присвоєно умовний номер 05, а відкриває цей розділ річний бухгалтерський звіт. Отже, у складі зведеної номенклатури справі з річним бухгалтерським звітом буде присвоєно індекс 05-01. Справи з питань (напрямками) діяльності підприємства, недозволеним протягом минає календарного року, відносяться до категорії так званих перехідних справ. Такі справи включаються до складу номенклатури справ майбутнього календарного року з тим же індексом. Після виконання перерахованих дій проводиться перевірка складеного проекту номенклатури справ на предмет її відповідності своїм функціональним призначенням. З цією метою проводиться: - Уточнення складу справ у складі кожного розділу і по номенклатурі справ у цілому; - Уточнення заголовків справ, їх індексів; - Включення до номенклатури резервних індексів, призначених для справ, необхідність у формуванні яких з тих чи інших причин виникає протягом календарного року (наприклад, при формуванні на підприємстві нових ділянок роботи, що вимагають документування); "уточнення термінів зберігання справ. У всіх необхідних випадках до проекту номенклатури справ вносяться відповідні уточнення. Складений в остаточному вигляді проект номенклатури справ підлягає оформленню (відповідно до встановлених зразками). Оформлення включає розробку форми документа, і її заповнення. Зокрема, графи у складі табличній частині номенклатури справ заповнюються таким чином: "у графі 1 зазначаються індекси кожної справи, в тому числі справ тимчасових органів підприємства, а також передбачені для справ, що заводяться в протягом календарного року (так звані резервні індекси; - У графі 2 вказуються заголовки справ; - У графі 3 ("Кількість справ (одиниць зберігання)") при оформленні проекту номенклатури справ ніяких записів не робиться. Відповідні відомості в цій графі вказуються після закінчення календарного года2; - У графі 4 зазначаються термін зберігання справи, а також номери статей за відповідним переліком, на підставі яких встановлено термін храненія3; - У графі 5 ("Примітка") при оформленні проекту номенклатури справ ніяких записів не робиться. Надалі - протягом усього терміну дії номенклатури справ - у цій графі вказуються: позначки ("в електронному вигляді") - про справи, які складаються з електронних документів і баз даних; - Назви переліків документів, використаних при визначенні строків зберігання справ; - Відмітки про заклад справ, про перехідні справи, а також про виділення справ до знищення; - Відомості про осіб, відповідальних за формування справ; - Відмітки про передачу справ іншим підприємствам (організаціям, установам) для продовження роботи з ними. Повністю оформлений проект документа підписується його розробником, а також організатором цієї роботи - наприклад, керівником відповідного структурного підрозділу. Потім проект номенклатури справ направляється на узгодження. При цьому внутрішнє узгодження проводиться з: - Керівником архіву підприємства; - Керівником експертної комісії (ЕК) підприємства - тільки проектів зведених номенклатур справ; - Службою ДОП (діловодством) - тільки проектів номенклатур справ структурних підрозділів. Зовнішнє узгодження проекту зведеної номенклатури справ здійснюється з експертно-перевірочною комісією того архівної установи, в яке справи (документи) підприємства передаються на постійне зберігання. За підсумками узгодження в необхідних випадках проводиться уточнення і дооформлення проекту номенклатури справ, після чого він наново підписується керівником відповідного структурного підрозділу (проект зведеної номенклатури справ затверджується керівником підприємства).

2.2 Особливості розгляду номенклатури справ структурного підрозділу

Особливості розробки номенклатури справ структурного підрозділу представлені на рис. 3, а зведеної номенклатури справ - на рис. 4. Зупинимося далі на організації роботи зі зведеною номенклатурою справ безпосередньо після її затвердження. Посадові особи та структурні підрозділи підприємства, в діяльності яких утворюються документи, керуються зведеною номенклатурою справ при розподілі документів у справах, визначенні термінів їх зберігання до передачі в архів і в інших необхідних випадках

Рисунок 3 - Особливості розробки номенклатури справ структурного підрозділу

З цією метою зведена номенклатура справ тиражується в необхідній кількості примірників, які спрямовуються: - У діловодство (службу ДОП) - в якості робочого примірника; - В архів; - До архівної установи. Структурні підрозділи підприємства отримують у своє розпорядження виписки з відповідних розділів зведеної номенклатури справ.

Рисунок 4 - Особливості розробки зведеної номенклатури справ

Примірники номенклатури справ та виписки з неї можуть використовуватися в практичній роботі як у паперовому, так і в електронному вигляді.

2.3 Формування і зберігання справ

Формуванням справ називається угруповання документів у справи відповідно до номенклатури. Формування справ повинно здійснюватися централізовано. Децентралізоване формування справ дозволяється тільки в тому випадку, якщо організація територіально роз'єднана, а також у випадках, що викликаються специфікою діяльності організації. Структурні підрозділи групують у справи документацію за своїм профілем. Треба пам'ятати, що не рекомендується формування і зберігання справ у виконавців. Включення у справу документів, що не відносяться до нього, а також чернетки, варіантів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню, не допускається. Недооформлені і неправильно оформлені документи повертаються виконавцю на доопрацювання. При формуванні справ бажано враховувати терміни зберігання документів. В одній справі повинні знаходитися документи одного терміну зберігання. Групувати документи постійного і тимчасового зберігання на одному регістрі або в швидкозшивачі можна у виняткових випадках, наприклад, якщо вони пов'язані з рішенням одного питання. Однак після закінчення діловодного року такі документи поділяються на дві справи згідно з номенклатурою. Товщина папки не повинна бути більше 20 - 25 мм , Що відповідає 200-250 сторінок. Якщо ж матеріалу набирається більше, то його розбивають або на томи, або на частині під загальним заголовком. Необхідно уважно підходити до формування справ і не підшивати другорядні матеріали, типу застосування чи декількох копій одного й того ж документа. Документи слід підшивати у справу таким чином, щоб можна було прочитати резолюцію. Якщо у документа виявилися недостатніми ліві поля для підшивки, то до них підклеюють смужку паперу. Всередині справи документи можна розташовувати в хронологічному порядку, у міру їх надходження, у логічній послідовності або в систематичному порядку (наприклад, пояснювальна записка до звіту фінансової діяльності підприємства, баланс, додатки). При формуванні справ, пов'язаних зі скаргами, документи слід розташовувати в алфавітному порядку, що дозволяє швидко відшукати потрібну скаргу на прізвище її автора. Для брошурування документів застосовують швидкозшивачі як з металевими власниками, так і зі шнурками замість металевих власників. Широке застосування знаходять і регістри. Вони більш практичні, ніж швидкозшивачі, так як завдяки спеціальному пристрою можна без труднощів вкладати і вилучати з них документи. На заведена справа оформляється обкладинка, на якій вказуються наступні дані: Методичне керівництво і контроль над правильністю формування справ здійснює канцелярія (секретаріат) організації. Розпорядчі документи (накази, розпорядження і т. п.) формують у справі за видами і хронології з відносяться до Них додатками. Колегіальні документи треба групувати в дві справи: - У перше - протоколи і рішення колегіального органу; - У другу - документи до засідань (порядок денний, доповіді, довідки, висновки, проекти рішень та інші документи). Протоколи розташовуються в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідання, згруповано в одну справу, систематизуються за номерами протоколів. Першим підшивається ініціативний документ. Доручення вищих органів групуються у справи за напрямками діяльності організації. Документи всередині справ розташовуються в хронологічному порядку. Накази з особового складу групуються окремо від наказів з основної діяльності. Плани, звіти, кошториси групуються окремо від проектів цих документів. Документи в особових справах розташовуються в наступному порядку: 1) внутрішній опис документів, наявних в особовій справі; 2) заяву про прийом на роботу (напрям або подання); 3) анкета; 4) листок з обліку кадрів; 5) автобіографія; 6) документи про освіту; 7) виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення; 8) додаток до особового листка по обліку кадрів; 9) додаток до особової справи з обліку заохочень; 10) довідки та інші документи. Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення групуються окремо від особових справ. Особові рахунки працівників групуються в самостійні справи в межах року і розташовуються в них за прізвищами в алфавітному порядку. Пропозиції та заяви громадян щодо поліпшення роботи формуються окремо від заяв громадян з особистих питань. Документи в цих справах розташовуються в хронологічному або алфавітному порядку. Кожна заява чи скарга і документи за його розгляду становлять у справі самостійну групу. Якщо надходить повторну заяву або скаргу або представляються додаткові документи, то їх підшивають до цієї групи документів. Листування слід групувати у справи за період навчального чи календарного року. Листування систематизується в хронологічній послідовності: відповідь поміщається за запитом. При поновленні листування з конкретного питання документи включаються до справи поточного року із зазначенням індексу справи за попередній рік. На кожне раціоналізаторську пропозицію формується окрема справа з таких основних документів: - Внутрішній опис документів; - Рацпропозиції - заяви з описом суті пропозиції (з додатком у необхідних випадках креслень, схем, ескізів); - Довідки заявнику про отримання від нього раціоналізаторської пропозиції; - Листи заявника про результати розгляду його пропозиції; - Рішення про впровадження чи відхилення рацпропозиції; - Листування з рацпропозиції. На кожну заявку про видачу диплома на відкриття авторського свідоцтва і патенту на винахід заводиться окрема справа. У ньому групуються наступні документи: - Внутрішній опис документів; - Заява про видачу диплома на відкриття авторського свідоцтва, патенту на винахід; - Опис передбачуваного відкриття, винаходи (креслення); - Довідка про прийняття заявки до розгляду; - Доповнення та виправлення до опису винаходу, відкриття та кресленнями; - Висновок про наявність новизни (або її відсутності); - Висновок про корисність передбачуваного винаходу; - Дані експертизи на новизну; - Рішення про видачу диплома на відкриття авторського свідоцтва, патенту на винахід; - Публікації в Бюлетені винаходів; - Листування за заявкою на винахід, відкриття. В даний час розрізняють два способи зберігання справ: горизонтальний і вертикальний. При горизонтальному способі зберігання справ їх кладуть один на одного. При багатотомній справі такий спосіб зручний, оскільки дозволяє на відносно малій площі зберігати всю справу. При вертикальному способі зберігання справи розставляють подібно книг на полиці. На корінцях справ проставляють номери та індекси, що дозволяє їх знаходити порівняно легко і швидко. Нерідко на корінцях, починаючи з лівого нижнього кута і до правого верхнього кута, по діагоналі проводять сигнальну смугу. Зазвичай на цій смузі і проставляють номер і індекс. Якщо хоча б одна папка вийнята з шафи, смуга уривається, що дозволяє наочно перевірити цілісність папок, що стоять в одному ряду. Виїмка зі справи якого-небудь документа, як правило, не допускається. І лише у виняткових випадках з усного або навіть письмового дозволу керівника така виїмка може бути здійснена. У цьому випадку складають акт про видачу документа у тимчасове користування за певною формою. Цей акт вкладають на місце вилученого документа і зберігають до повернення останнього. При поверненні документа акт знищують. Акт обов'язково повинен бути скріплений гербовими печатками підприємства, яке видало документ у тимчасове користування, та підприємства, який отримав його. У тому випадку, коли видається у тимчасове користування справу, заповнюється картка-заступник. Справи видаються тільки спеціально на те уповноваженим особам. Справи повертаються того ж дня. Виносити їх з будівлі підприємства або його структурного підрозділу можна тільки з письмового дозволу керівника.

Висновок

Таким чином, можна зробити наступні висновки. Номенклатура справ - це затверджений систематизований перелік справ, що заводяться в установі, із зазначенням термінів їх зберігання в установленому порядку. Номенклатура справ використовується як схема розподілу і групування виконаних документів і справ, термінів зберігання, а також як схема побудови довідкової картотеки невикористаних документів. Крім того, вона є обліковим документом у діловодстві та архіві установи для справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання. Номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх змістом та видами. Від того, наскільки якісно вона складена, залежать оперативність роботи з документами та їх зберігання. Наявність номенклатури справ в кожній установі, організації, підприємства обов'язково. Основні положення по складанню номенклатури справ викладені в Єдиній державній системі діловодства (ЕГСД). Номенклатура справ може бути конкретною, зразковою і типовою. Крім того, розрізняють номенклатури справ структурного підрозділу та установи. Конкретна номенклатура відображає документи одного конкретної установи або структурного установи. Зразкові та типові номенклатури справ відображають документи певної категорії установ з однотипним характером діяльності і складом документації. Крім того, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для відповідних установ системи (відомства) і є обов'язковою. Приблизна номенклатура справ є рекомендаційною. Складанню номенклатур справ в організації передує підготовча робота, мета якої - забезпечити облік справ, що заводяться в діловодстві, їх відповідність видам і змісту відкладаються документів, правильну їх класифікацію відповідно до ділянками роботи і питаннями діяльності організації. Робота зі складання номенклатур справ, як структурних підрозділів, так і установи в цілому координується діловодною службою і, як правило, включає вивчення їх організаційної структури та напрямів, а також комплексу документів, на підставі яких будуть формулюватися найменування справ і визначатися принципи їх формування. У номенклатури справ включаються заголовки справ для групування документів з грифом "Для службового користування", довідкові картотеки. Затверджені примірники номенклатур справ є документами постійного зберігання і включаються склад справ служби діловодства організації. Якщо така служба відсутня, вони включаються до складу справ секретаря-референта. Після затвердження номенклатури справ структурні підрозділи і громадські організації отримують виписки з відповідних її розділів для використання в роботі. Номенклатура справ установи, не передавального документи на державне зберігання, схвалена експертною комісією (ЕК), щорічно затверджується її керівником. Перший примірник номенклатури зберігається не менше 10 років. Номенклатура справ у структурних підрозділах складається для забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві підрозділів. Зведена номенклатура справ складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів. Номенклатура справ установи друкується в декількох екземплярах. Перший примірник зберігатися в службі діловодства, другий - використовується цією службою в якості робочого примірника, третій - знаходиться у відомчому архіві (в особи, відповідальної за архів) в якості облікового документа, четвертий - в державному архіві, до якого передаються документи даної установи. Номенклатура справ установи переглядається не рідше одного разу на п'ять років. У разі докорінної зміни функцій і структури установи вона складається, узгоджується і затверджується заново. Узгоджена з відповідною установою державної архівної служби номенклатура справ установи наприкінці кожного року уточнюється, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 січня нового календарного року. Протягом року в затверджену номенклатуру справ вносяться відомості про заклад справ, про включення нових справ і т.д.

Список використаної літератури

діловодство справа номенклатура централізований

1. ГОСТ Р 6.30-2005. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. М., 2008.

2. Типова інструкція з діловодства в Федеральних органах виконавчої влади

3. Басовський, Є.М. Про мову службових документів / / Діловодство. 2007

4. Веселе П.В. Сучасне ділове лист у промисловості. М., 1990.

5. Веселе П.В. Аксіоми ділового листа. М., 1993. Добсон Е, Як писати ділові листи. Челябінськ, 2007.

6. Андрєєва В.І. Діловодство в кадровій службі. - М.: Бібліотека журналу "Управління персоналом", 2007.

7. Кірсанова М.В. Сучасне діловодство. М.; Новосибірськ, 2004.

8. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Учеб. посібник. М.

9. Колтунова М.Д. Діловий лист. М., 1998.

10. Паневчик В.В. Діловий лист: Практ. посібник. Мінськ, 2008.

11. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика роботи з документами: Учеб. посібник. М., 2008.

12. Руминіна Л.А. Діловодство: Підручник. М., 2007.

13. Теппор Р. Як оволодіти мистецтвом ділового листа: 250 листів і записок в допомогу менеджеру. М., 1994.

14. Кузнєцова О.М., Вагенгейн Р.Н. Машинопис: Практ. посібник, - 4-е вид., испр. і доп .- М.: Вища школа; Видавничий центр "Академія", 2008 .- 319с.

15. Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В. Бикова Т.А. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення та управління): Підручник для вузів .- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007 .- 359с.

16. Турбан Г.В. Зовнішньоекономічна діяльність. - Мінськ: Вища школа, 2007.

17. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформлення документів. М., 2008.

Размещено на Allbest.ru