Основные принципы документирования управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

В настоящее время имеет место модернизация форм управленческой и экономической деятельности, и, как следствие, меняются требования к оформлению различного рода документов, связанных с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами - и особенно их систематизации и классификации - выступают на первый план. Одним из наиболее эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Перед нами стоит задача раскрыть сущность понятия «номенклатура дела», рассмотреть общие правила оформления управленческих документов.

1. Номенклатура дел предприятия. Виды номенклатур

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen - имя, название, наименование. Цель создания номенклатуры дел - закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е. в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников организации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки. Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров. На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов. Схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте - «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю над исполнением и др.

Номенклатура дел является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет).

На практике номенклатура дел рассматривается, прежде всего, как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер). А в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения. По номенклатуре дел (как учетному документу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы.

В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, когда она разрабатывается в момент создания организации «с нуля» или по итогам сделки слияния и поглощения, когда образуется новое юридическое лицо (разрабатывается в приоритетном порядке, даже раньше, чем инструкция по делопроизводству). В ином случае она играет роль лишь учетного документа.

Функции номенклатуры дел.

Номенклатура дел -- документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции. Итак, номенклатура дел:

1. является основой для размещения и поиска документов по папкам.

2. закрепляет индексацию документов и дел.

3. устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.

4. представляет из себя учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.

5. служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря). При построении номенклатуры необходимо руководствоваться следующим:

- соблюдать единство в подходе к организации учета, систематизации, описанию, хранению и поиску документов;

- применять индексацию документов, обеспечивающую внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

- следить за стабильностью индексов.

Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации.

Каждая организация обязана иметь свою номенклатуру дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.

После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Ежегодный экземпляр номенклатуры дел -- это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.

Прежде чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

Выбор классификационной схемы номенклатуры дел зависит как от организационной структуры построения аппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационными делениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции.

В номенклатуру должны включаться все дела и документы, которые отражают деятельность организации, включаются в номенклатуру дел организации. В номенклатуру дел организации включаются:

· дела общественных организаций, при которой они созданы;

· незаконченные дела, поступившие из другой организации для их решения,

· а также все справочные картотеки к документам.

В номенклатуру не включаются:

· печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т.п.),

· а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, сдаче их в архив, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и о передаче дел в другую организацию для продолжения.

В четвертом квартале каждого календарного года служба делопроизводства приступает к реализации одного из своих важнейших плановых мероприятий - к разработке или пересмотру и подготовке к переутверждению номенклатуры дел организации на следующий календарный год. Если организационная структура, деятельность и функции относительно стабильны, то в последнем квартале текущего года номенклатура дел организации только уточняется, переоформляется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Но в этом году начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Это потребует от каждой службы делопроизводства проведения серьезной аналитической работы. Необходимо сравнение действующей в организации номенклатуры дел (конкретных заголовков дел и сроков хранения) с названиями категорий документов и обобщенными наименованиями видов документов, которые закреплены в статьях Перечня. Следует изучить установленные Перечнем новые сроки хранения и применить их к тем делам, формирование которых предусматривается номенклатурой дел вашей организации в следующем году (а при необходимости - уточнить заголовки дел) и обязательно переоформить ссылки на номера статей нового Перечня при указании сроков хранения дел.

Виды номенклатур.

Типы и виды номенклатур дел.

Как классификатор, номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.

Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа.

Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не всегда идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Необходимо также учитывать лучшие практики, рекомендующие в качестве первого названия раздела (класса 01 в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией (на уровне руководства). Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия «Управление делами», «Управление документооборота и контроля», «Административное управление», «Секретариат» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «Профсоюзный комитет», «Профсоюзная организация», «Организация ветеранов предприятия».

Пример 1.

Для сравнения приведем два варианта главной таблицы номенклатуры дел структурного типа. Очевидно, что в варианте № 2 значимость подразделений в деятельности организации отражена.

Рис. 1

В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов в главной таблице) номенклатуры дел функционального типа.

Пример 2.

Приведем примеры фрагментов главных таблиц номенклатуры дел как классификатора:

Рис. 2

Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру в связи с каждым изменением структуры организации. Номенклатуры дел производственно-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее (для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления), но они более стабильны и могут пересматриваться действительно только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.

Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная.

Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.

Алгоритм разработки.

В алгоритме разработки номенклатуры дел можно выделить 4 этапа работ, выполнение которых требует системных знаний о деятельности организации и о делопроизводстве:

1 этап: выбор типа номенклатуры дел организации, разработка классификационной схемы (главной таблицы);

2 этап: формулирование заголовков дел (описание состава и содержания документа в заголовке дела с использованием так называемых признаков заведения дел) и установление сроков хранения дел;

3 этап: систематизация (расположение) заголовков дел в номенклатуре дел в установленной последовательности (по степени значимости документов и с учетом их взаимосвязи);

4 этап: оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.

Ответственность за разработку индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации возлагается на службу делопроизводства. Архив организации или лицо, ответственное за архив, оказывает методическую и практическую помощь в разработке номенклатуры дел, согласовывает (визирует) ее проект, но не может быть ответственным за ее составление. Это необходимо помнить при составлении проекта приказа о разработке номенклатуры дел организации на следующий календарный год. К сожалению, довольно часто ответственность за разработку номенклатуры дел в форме прямого поручения в подобного рода приказах возлагается на заведующего архивом, который не отвечает за документальный фонд организации, а обеспечивает комплектование, учет, сохранность и использование архивного фонда.

По общему правилу номенклатура дел организации (сводная) должна составляться на основании индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений, согласованных ими с архивом или лицом, ответственным за архив, и подписанных руководителями этих структурных подразделений. Но в подразделениях практически никогда не хватает ресурсов и отсутствуют специалисты, способные разработать собственные номенклатуры. Поэтому можно рекомендовать оформить в приказе о разработке/составлении номенклатуры дел прямое поручение руководителям структурных подразделений представить в службу делопроизводства только списки/перечни:

· названий дел (папок), в которых хранятся документы, возникающие в деятельности подразделения,

· баз данных, директорий и представлений, в которых создаются и хранятся документы в электронном виде.

Тем более что в случаях изменения структуры, направлений деятельности, функций и «коренного» пересмотра номенклатуры дел (1 раз в 5 лет) трудно ожидать от подразделений предоставления качественной номенклатуры. Основную аналитическую работу по созданию номенклатуры дел организации должна основательно выполнить служба делопроизводства самостоятельно или заказать эту работу компании, предоставляющей услуги разработки номенклатуры дел и другие архивные или делопроизводственные услуги на условиях аутсорсинга.

2. Общие правила оформления управленческих документов

Требования к оформлению документов.

Реквизит документа (от лат. requisitum -- требуемое, необходимое) -- обязательный элемент официального документа.

Формуляр-образец -- совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Бланк документа -- стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено определенное место для переменной.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понятным для тех, кому он предназначен; правильно оформлен.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, кто их подготовил -- государственное предприятие или коммерческое, каким видом деятельности оно занимается, как ведет делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии). Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

-- юридическую силу документов;

-- качественное и своевременное составление и исполнение документов;

-- организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов -- реквизитов (даты, текста, подписи). Расположение их на документе и правила оформления установлены ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Общие требования к оформлению реквизитов документа:

Государственный герб.

Изображается только в случаях, предусмотренных Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации», на документах министерств, ведомств, а также органов власти: суда, прокуратуры, арбитража; органов народовластия, высших органов управления и др.

Герб субъекта Российской Федерации.

Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства -- Российская Федерация.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, однако заменять эмблемой наименование предприятия или учреждения не допускается. Эмблему размещают в левом поле документа, на уровне названия организации, или на верхнем поле. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не изображается на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Она не воспроизводится также при наличии гербов на бланках организации.

Код организации.

Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации -- автора документа. Оформляется в виде набора цифр в левой верхней части первого листа.

Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН).

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Со вступлением в силу с 1 июля 2002 г. Федерального закона № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» каждому юридическому лицу присваивается ОГРН, который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН -- это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика (юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица).

Код формы документа.

По Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит проставляется в верхней части документа при составлении конкретного вида документа, название формы которого включено в ОКУД.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, т. е. нормативные документы, в которых содержатся свод и присвоенные коды наименования объектов, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В зависимости от сферы применения классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. В настоящее время разработано 37 общероссийских классификаторов. В том числе:

-- Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

-- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

-- Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

ОКУД принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30декабря 1993 г. № 299.

Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Например: 0221952 -- должностная инструкция; 0222152 -- штатное расписание; 0276030 -- график отпусков.

Наименование организации.

Данный реквизит указывает наименование организации, являющейся автором документа. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все они даются в именительном падеже. Например:

Министерство общего и профессионального образования.

Государственная академия управления.

Институт информационных систем управления.

Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.

Если имеется двойное подчинение -- министерству и местным органам власти,-- то в документе указывают только наименование местных органов власти.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках -- русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации; его помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации); располагают его ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Сведения о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации.

Наименование организации располагается под реквизитом «Эмблема организации».

Справочные данные об организации.

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, касающихся финансовых вопросов, может быть проставлен номер счета в банке.

Наименование вида документа.

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах за исключением писем и факсов; печатается прописными буквами (например, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ). Располагается в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и юридического адреса.

Дата документа.

Является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения; для протокола -- дата проведения заседания; для планов, отчетов, правил, инструкций -- дата утверждения; для актов -- дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 22 августа 2006 года следует оформлять в виде: 22.08.2006. Дату можно также оформлять и в соответствии с международным стандартом: 2006.08.22.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 2006 г.

Дата проставляется в верхней части заголовочной части документа ниже реквизита «Наименование вида документа». В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

Регистрационный номер документа.

Проставляется одновременно с датой.

Регистрационный номер -- это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый номер дела (с начала года). Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела в номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядкового номера документа. Например: 04-12/57, где 04 -- индекс структурного подразделения, 12 -- номер дела в номенклатуре, 57 -- порядковый номер отправляемого документа.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Регистрационный номер документа помещается рядом с реквизитом «Дата».

Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим образом: «На № 02-13/36 от 04.09.98». Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.

Ссылка размещается под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Место составления или издания.

Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, при этом пользуются только общепринятыми сокращениями. Например: Москва; г. Коломна Московской области; с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.

Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающихся на «-град» и «-бург».

Адресат.

Проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке (входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов). В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю.

На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документы, предназначенные для передачи руководству (заявление, докладная или объяснительная записка) или структурному подразделению.

Максимально данный реквизит может включать следующие составные части:

-- наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

-- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

-- указание должности получателя (в дательном падеже);

-- фамилию, инициалы (в дательном падеже);

-- почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Перед фамилией указываются ученая степень, звание (при их наличии). Форма вежливого обращения в официальной письменной речи устанавливается законодательно; при его использовании перед фамилией сокращения типа «т.», «г-н» и т. п. некорректны.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно.

Данный реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех; сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» должен соответствовать действующим почтовым правилам. При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформляется по международным правилам.

Реквизит располагается в правой верхней части первого листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

Гриф утверждения.

Придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер. Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемом документе, или посредством издания соответствующего распорядительного документа.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего.

Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Резолюция.

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает:

-- фамилию и инициалы исполнителя;

-- содержание поручения;

-- срок исполнения;

-- подпись руководителя;

-- дату.

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Заголовок к тексту.

Является обязательным для всех документов. Может отсутствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В нем должно отражаться крат-кое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например: приказ -- «о приеме на работу»; положение -- «о бухгалтерии»; протокол -- «собрания акционеров»; должностная инструкция -- «менеджера по кадрам».

Заголовок располагается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». На типографских бланках для этого реквизита устанавливаются ограничительные знаки.

Отметка о контроле.

Проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле -- буква «К» -- ставится цветным (красным, синим, зеленым) карандашом. Фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Текст документа.

Текст составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

-- в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

-- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа. Во второй (заключительной) -- решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть например, приказы -- распорядительную часть без констатирующей; письма. Заявления -- просьбу без пояснения; справки, докладные записки -- оценку фактов, выводы.

Отметка о наличии приложений.

Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте. Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.

1. Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о его наличии оформляется сокращенно.

2. Если документ имеет приложения, не связанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложения.

3. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: Договор аренды от 3.04.2006 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

4. В случае, когда документ отправляется по нескольким адресам, а приложение -- не по всем, это отражается в отметке о приложении.

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.

Если к сопроводительному письму прилагается большое количество приложений, в самом письме их не перечисляют, а составляют на отдельном листе в произвольной форме опись приложений по следующей форме:

ОПИСЬ

приложений к письму №___ от_______

Наим. док-та Кол-во листов Кол-во экз.

1.

2.

3.

Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи

Опись подписывается составителем и датируется, а в сопроводительном письме делается отметка: «Приложение: по описи».

22 -- подпись.

Это один из основных способов удостоверения документов. Подпись является обязательным реквизитом. Ее проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен на бланке организации), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание.

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают несколько равных должностных лиц, их подписи располагаются на одном уровне.

Также несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа.

Согласование -- это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Этим грифом оформляется внешнее согласование с конкретным должностным лицом или с коллегиальным органом. Он выражает согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должностного лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты согласования.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и другими документами, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 14.05.2006 № 4

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа.

Визы согласования документа.

Их используют для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления.

Внутреннее согласование проекта документа может проводиться с исполнителями, работниками, ответственными за исполнение документа, финансовыми подразделениями организации, с юридической службой и т.д. Виза состоит из наименования должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с документом, то его мнение может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются».

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Если подлинник документа остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Если подлинник документа отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз на отдельном листе согласования документа.

Допускается (по усмотрению организации) полистное визирование документа и его приложений.

Оттиск печати.

Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанных с финансовыми средствами, и подтверждают подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью.

Отметка об исполнителе.

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, с целью разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона; ее располагают в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Но для получателя удобнее, когда эта отметка располагается на лицевой стороне первого листа документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Располагается на первой странице документа.

Данный реквизит включает:

-- надпись «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года;

-- при отсутствии копии ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;

-- краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

-- подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Располагается в левом нижнем углу документа.

Отметка о поступлении документа в организацию.

При поступлении документа в организацию на нем проставляется регистрационная отметка. Она может быть выполнена от руки или с помощью специального регистрационного штампа. Данный реквизит включает: входящий регистрационный номер документа, дату его поступления.

Реквизит проставляется в правом нижнем углу документа.

Идентификатор электронной копии документа.

Это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Требования к бланкам документов.

В соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-03 все документы изготавливают на бланках. Установлены два основных формата бланков документов -- А4 (210ґ297 мм) и А5 (147ґ210 мм). Допускается также использование бланков форматов A3 (420ґ297 мм) и А6 (148ґ105 мм) по ГОСТу 9327.

Бланки, воспроизводящие постоянную информацию, изготавливаются типографским способом или вводятся в память компьютера и автоматически выводятся при распечатке документов; реже наносятся на стандартный лист бумаги с помощью специального штампа.

Для организации, ее структурного подразделения или должностного лица установлено три вида бланков:

-- общий бланк организации;

-- бланк письма;

-- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется для всех видов организационно-распорядительной документации, кроме писем, поэтому код формы документа по ОКУД проставляется на нем только при его составлении (зависит от конкретного вида документа).

Максимальный набор реквизитов общего бланка включает:

-- Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта российской Федерации или города (такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право);

-- эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

-- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

-- наименование организации -- автора документа.

На общих бланках допускается указывать трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа.

Максимальный набор реквизитов бланка для письма несколько иной:

-- Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта российской Федерации или города (такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право);

-- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

-- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

-- наименование организации -- автора документа;

-- справочные данные об организации;

-- код организации по ОКПО;

-- ОГРН юридического лица;

-- ИНН/КПП.

На бланке письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Бланк конкретного вида документа включает следующие реквизиты:

-- герб или эмблему организации;

-- наименование организации;

-- наименование вида документа;

-- место составления или издания документа;

-- дату и номер документа.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов. При продольном расположении реквизиты располагаются по центру вдоль верхней части листа. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов наиболее удобен и экономичен по использованию площади листа. Такое размещение является более рациональным для писем, т.к. правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, т.к. эти реквизиты тоже располагаются в правом верхнем углу.

Бланки документов должны иметь поля: левое, нижнее, верхнее -- по 20 мм, правое -- 10 мм.

Текст документов печатается через 1,5 межстрочного интервала. Расстояние между отдельными реквизитами 1,5--3 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максимально приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.

Если документ имеет более одной страницы, то они нумеруются арабскими цифрами без точек и тире, начиная со второй. Номер страницы проставляется в центре ее верхнего поля.

Государственный герб Российской Федерации в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации воспроизводится на бланках высших органов власти, министерств и ведомств, учреждений, входящих в их систему, а также суда, прокуратуры, арбитража и др.

Бланки организаций с изображением Государственного герба РФ являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Такие бланки изготавливаются по заказам органов государственной власти и иных государственных органов. Их изготовлением имеют право заниматься только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, получившие лицензию на соответствующий вид деятельности и имеющие сертификат о наличии необходимых технических и технологических возможностей для выпуска такого рода продукции.

Гербовые бланки подлежат учету раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (на карточке или в журнале). На каждом бланке типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

При регистрации в журнале или на карточке используются следующие реквизиты.

При поступлении бланков:

-- наименование вида гербового бланка;

-- дата поступления;

-- номер сопроводительного документа;

-- наименование организации, изготовившей гербовые бланки;

-- количество экземпляров;

-- серия и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков:

-- наименование вида гербового бланка;

-- количество экземпляров;

-- серия и номера гербовых бланков;

-- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица -- получателя бланков;

-- расписка в получении;

-- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Тиражирование документов на гербовых бланках средствами оперативной полиграфии организации допускается при условии заверения каждой копии документа печатью организации, если эти документы предназначены для рассылки.

номенклатура регистрационный реквизит бланк

Заключение

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗОТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

...