АРМ бухгалтера малого предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Аннотация

АРМ бухгалтера малого предприятия предназначено для оперативного управления информацией, необходимой для бухгалтера предприятия и для подготовки отчетности. АРМ, в первую очередь, ориентировано на бухгалтеров рангов и направлений.

Данная программа дает возможность быстро оформить приходный и расходный кассовый ордер, отыскать кто, когда и сколько внес денег, кому, когда и сколько выдано денег.

Анализ предметной области проводился на основе литературных источников и Internet.

При выполнении проекта использовались следующие технические и программные средства: компьютер на базе процессора Intel (R) Pentium (R) 4 с тактовой частотой 2,6 МГц, 512 Мбайт оперативной памяти, принтер, программы MS Access 2003 и MS Word 2003.

Введение

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно - распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в бухгалтере, осуществляющим организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия. АРМ бухгалтер предприятие управление

В настоящее время создано большое количество офисных пакетов программ, которые могут быть применены бухгалтерами для автоматизации своей работы. Эти системы, например MS Office, разрабатывались для широкого круга пользователей и поэтому содержат огромное количество функций. Программа 1С имеет очень большой набор функций и работа с ней для неопытного пользователя сложна. В этом заключается их первый недостаток с точки зрения российских бухгалтеров. Дело в том, что такие пакеты отпугивают своей сложностью, особенно тех пользователей, которые не имеют большого опыта работы с компьютером.

Вторым недостатком указанных пакетов является то, что они представляют собой набор хоть взаимосвязанных, но все же отдельных программ. Их интеграция реализована только на уровне общего меню и системы OLE (Object Linking and Embedding - Связывание и внедрение объектов). Поэтому бухгалтер, например, набрав документ в MS Word, должен регистрировать его в обычном бумажном журнале, так как регистрация его в какой-либо базе данных является более трудоемким процессом (нужно запустить СУБД, найти и открыть соответствующий файл базы данных, а потом вручную заполнить каждое поле этой базы).

Таким образом, все существующие пакеты, которые могут автоматизировать труд бухгалтеров, являются универсальными средствами, но в то же время они громоздкие и сложные в понимании и работе. Кроме того, они требуют относительно хорошего знания компьютера, а для освоения основ работы с этими пакетами требуется весьма продолжительное время.

Этим объясняется актуальность разрабатываемого проекта.

Поскольку в функции бухгалтера малого предприятия входит большое количество обязанностей, и нет возможности предусмотреть автоматизацию всех работ, то мною, по согласованию с руководителем была выбрана автоматизация учета приходных и расходных кассовых ордеров и функция формирование отчета в виде кассовой книге. Таким образом, основной функцией АРМ является регистрация приходных и расходных кассовых ордеров и формирование кассовой книги.

Программа проста в использовании и не требует от пользователя знаний бухгалтерского учета. Программа рассчитана на централизованное оформление бухгалтерских документов.

Основными особенностями разрабатываемого проекта являются:

минимальное время ответа на запросы пользователя;

адаптация к уровню подготовки пользователя и специфике выполняемых им функций;

возможность быстрого обучения пользователя основным приемам работы;

надежность и простота обслуживания;

отсутствие лишних и малофункциональных задач.

Анализ предметной области и обоснование задач АРМ

Должностная инструкция - главный организационно - правовой документ, регламентирующий деятельность бухгалтера, определяющий его права, положение в организации, характер работы. Бухгалтер опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Должностные обязанности бухгалтера малого предприятия:

1. Осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

2. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.

3. Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

4. Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.

5. Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

6. Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

7. Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия.

8. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.

9. Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

10. Участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы

11. Принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости предприятия.

12. Осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоколиквидных государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.

13. Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.

14. Участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.

15. Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

16. Оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа. Руководит работниками бухгалтерии.

Права бухгалтера:

Главный бухгалтер устанавливает служебные обязанности для подчиненных ему работников, с тем чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение. Работники других подразделений и служб, занятые бухгалтерским учетом, по вопросам организации и ведения учета и отчетности подчиняются главному бухгалтеру.

Назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других) производится по согласованию с главным бухгалтером.

Договоры и соглашения, заключаемые отделением на получение или отпуск товарно-материальных ценностей и на выполнение работ или услуг, а также приказы и распоряжения об установлении работникам должностных окладов, надбавок к заработной плате и о премировании предварительно рассматриваются и визируются главным бухгалтером.

Главный бухгалтер имеет право:

- требовать от руководителей отделов, а в необходимых случаях и от руководителя отделения принятия мер к усилению сохранности собственности отделения, обеспечению правильной организации бухгалтерского учета и контроля, в частности, пересмотра завышенных и устаревших норм расхода материалов и других норм; улучшения складского хозяйства, надлежащей организации приемки и хранения материалов и других ценностей, повышения обоснованности отпуска этих ценностей для нужд отделения; проведения мероприятий по улучшению контроля за правильностью применения норм и нормативов;

- проверять в структурных подразделениях отделения соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

- подготавливать предложения о снижении размеров премий или лишении премий руководителей отделов и структурных подразделений, не обеспечивающих выполнения установленных правил оформления первичной документации, ведения первичного учета и других требований по организации учета и контроля.

Далее на рисунке представлена контекстная диаграмма потоков данных АРМ бухгалтера малого предприятия, отражающая укрупненные процессы информационной системы и их связи с источниками и потребителями информации.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма потоков данных АРМ бухгалтера малого предприятия

На рисунке 2 представлена декомпозиция контекстной диаграммы, конкретизирующая основные процессы, происходящие на АРМ бухгалтера малого предприятия.

Рисунок 2. Декомпозиция контекстной диаграммы

Основными функциями бухгалтера является:

- отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществленных хозяйственных операций,

- представление оперативной информации о финансовом состоянии отделения,

- составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности

- проведение экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности

На АРМ бухгалтера малого предприятия решаются следующие задачи:

регистрация приходных кассовых ордеров;

регистрация расходных кассовых ордеров;

создание отчета.

2. Проектирование иерархического меню

Выше указанные задачи решаются с помощью иерархического двухуровневого меню, содержание которого приведено в таблице 1.

Таблица 1. Содержание иерархического меню

Пункт главного меню Пункт подменю	Пункт подменю	Экранная форма для ввода информации	Выходная форма (отчет)
Регистрация	Расходный ордер	Регистрация: Расходный ордер
	Приходный ордер	Регистрация: Приходный ордер
Отчеты	Кассовая книга	Выбор отчета	Отчет: Кассовая книга
Справка	Инструкция по эксплуатации	Справка	Справка
	О программе		Сведения о программе
Выход	-		Системное меню

Результат проектирования иерархического меню можно представить в графическом виде в форме дерева (рис.3.)

3.Описание постановки задачи

Характеристика задачи.

Цель задачи - автоматизация деятельности бухгалтера малого предприятия, отвечающего кассовую книгу. Подходит для предприятия любого типа и профиля, поскольку такая регистрация может вестись независимо от рода деятельности организации.

Решение задачи должно обеспечить:

Регистрацию приходных кассовых ордеров;

Регистрацию расходных кассовых ордеров;

Формирование отчета о движении денег в кассе за день.

Решение задачи позволит ускорить работу по регистрации, хранить всю информацию централизованно и оперативно получать отчеты о движении денег в кассе за день.

Задача решается для бухгалтера любого ранга, отвечающего за приходно-расходные кассовые ордера и кассовую книгу.

Выходная информация

Выходная информация - отчет о движении денежных средств в кассе за 1 день. Представляет собой документ, который можно просмотреть на экране компьютера, а также можно распечатать. Отчеты оформляются по запросу в тот же момент.

Перечень и описание реквизитов выходного сообщения

Кассовая книга

Касса за - Дата/время

Организация - Текстовый

Структурное подразделение - Текстовый

Код по ОКЕИ - Код по ОКЕИ

Корреспондирубщий счет, субсчет - Числовой

Расход - Денежный

Приход - Денежный

От кого получено или кому выдано - Текстовый

Итого за день - Денежный

Лист - Счетчик

3. Входная информация.

К входной информации относится момент обращения сотрудников с просьбой принять неизрасходованные средства или выдать средства. Работник вводит данные в базу данных, путем заполнения экранных форм.

Перечень и описание реквизитов входных сообщений

3.1. Приходный ордер

Форма по ОКПО - числовой

Структурное подразделение - текстовый

Организация - текстовый

Дата составления - дата

Номер документа - счетчик

Сумма - денежный

Код целевого назначения - числовой

ФИО - текстовый

Код структурного подразделения - числовой

Корреспондирующий счет, субсчет - числовой

Приложение - текстовый

Основание - текстовый

Код аналитического учета - Текстовый

Кредит - Денежный

Наименование, номер, дата и место выдачи документа - Текстовый

3.2. Расходный ордер

Форма по ОКПО - числовой

Структурное подразделение - текстовое

Организация - текстовый

Дата составления - дата

Номер документа - счетчик

Сумма - денежный

Код целевого назначения - числовой

ФИО - текстовый

Приложение - текстовый

Кредит - числовой

Основание - текстовый

Код структурного подразделения - числовой

Корреспондирующий счет, субсчет - числовой

Код аналитического учета - Текстовый

Документ удостоверяющий личность (наименование, номер, дата и место выдачи документа) - текстовый

Контроль правильности ввода входной информации.

Осуществляется визуальный контроль информации. Ввод информации происходит вручную. Происходит контроль заполнения всех граф. А в поля «Дата» автоматически вводятся текущие значения.

Блок-схема алгоритма решения задачи на АРМ

Далее на блок-схеме представлена одна из задач, выполняемых на АРМ - это «Регистрация расходного ордера».

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 4. Блок-схема решения задачи «Регистрация расходного ордера»

4. Проектирование базы данных

В АРМ бухгалтера малого предприятия база данных представлена в виде 3 таблиц таблицы.

Таблица 2

Структура таблицы «Приходный ордер»

Наименование поля	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Метод контроля	Описание реквизита
Дата составления	Дата составления	Дата/время	Краткий формат даты	Автоматически вводится текущая дата	Дата составления документа
Номер документа	Номер документа	счетчик		Заполняется автоматически из формы «Приходный ордер»	Номер принятого документа
Организация	Организация	Текстовый	50	Заполняется автоматически из формы «Приходный ордер»	Организация, регистрирующая ордер
Форма по ОКПО	Форма по ОКПО	Числовой	Целое	Заполняется автоматически из формы «Приходный ордер»	Форма по ОКПО
Структурное подразделение	Структурное подразделение	Текстовый	50	Заполняется автоматически из формы «Приходный ордер»	Название структурного подразделения
Приложение	Приложение	Текстовый	50	Заполняется автоматически из формы «Приходный ордер»	Приложение, если необходимы
Основание	Основание	Текстовый	50	Заполняется автоматически из формы «Приходный ордер»	Причина выдачи денег
Сумма	Сумма	Денежный		Заполняется автоматически из формы «Приходный ордер»	Сумма полученная от подотчетного лица
Код целевого назначения	Код целевого назначения	Числовой	Длинное целое	Заполняется автоматически из формы «Приходный ордер»	Код целевого назначения
ФИО	ФИО	Текстовый	50	Заполняется автоматически из формы «Приходный ордер»	ФИО, кто возвращает деньги
Код структурного подразделения	Код структурного подразделения	Числовой	Длинное целое	Заполняется автоматически из формы «Приходный ордер»	Код структурного подразделения
Корреспондирующий счет, субсчет	Корреспондирующий счет, субсчет	Числовой	Длинное целое	Заполняется автоматически из формы «Приходный ордер»	Счет банка
Кредит	Кредит	Числовой	Целое	Заполняется автоматически из формы «Приходный ордер»	Номер счета по кредиту
Код аналитического учета	Код аналитического учета	Числовой	Длинное целое	Заполняется автоматически из формы «Приходный ордер»	Код аналитического учета

Таблица 3

Структура таблицы «Расходный ордер»

Наименование поля	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Метод контроля	Описание реквизита
Дата составления	Дата составления	Дата/время	Краткий формат даты	Автоматически вводится текущая дата	Дата составления документа
Номер документа	Номер документа	Счетчик		Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер»	Номер принятого документа
Организация	Организация	Текстовый	50	Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер»	Организация, регистрирующая ордер
Документ удостоверяющий личность	Документ удостоверяющий личность	Текстовый	50	Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер»	Документ по которому принимаются деньги
Форма по ОКПО	Форма по ОКПО	Числовой	Целое	Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер»	Форма по ОКПО
Структурное подразделение	Структурное подразделение	Текстовый	50	Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер»	Название структурного подразделения
Приложение	Приложение	Текстовый	50	Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер»	Приложение, если необходимы
Основание	Основание	Текстовый	50	Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер»	Причина выдачи денег
Сумма	Сумма	Денежный		Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер»	Сумма выданная под отчет
Код целевого назначения	Код целевого назначения	Числовой	Длинное целое	Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер»	Код целевого назначения
ФИО	ФИО	Текстовый	50	Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер»	ФИО, кому выдаются деньги
Код структурного подразделения	Код структурного подразделения	Числовой	Длинное целое	Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер»	Код структурного подразделения
Корреспондирующий счет, субсчет	Корреспондирующий счет, субсчет	Числовой	Длинное целое	Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер»	Счет банка
Кредит	Кредит	Числовой	Целое	Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер»	Номер счета по кредиту
Код аналитического учета	Код аналитического учета	Числовой	Длинное целое	Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер»	Код аналитического учета

Таблица 4

Структура таблицы «Кассовая книга»

Наименование поля	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Метод контроля	Описание реквизита
Касса за	Касса за	Дата/время	Краткий формат даты	Автоматически вводится текущая дата	Дата составления кассовой книги
Лист	Лист	счетчик		Заполняется автоматически	Порядковый номер документа
Организация	Организация	Текстовый	50	Заполняется автоматически	Организация, которая формирует лист кассовой книги
Код по ОКЕИ	Код по ОКЕИ	Числовой	Целое	Заполняется автоматически из формы «Кассовая книга»	Код по ОКЕИ
Структурное подразделение	Структурное подразделение	Текстовый	50	Заполняется автоматически	Название структурного подразделения
Приход	Приход	Денежный		Заполняется автоматически	Сумма прихода по каждому человеку
Расход	Расход	Денежный		Заполняется автоматически	Сумма расхода и прихода по каждому человеку
Итого за день	Итого за день	Денежный		Вычисляется как разница всего прихода и расхода	Сумма итога за отчетный период
От кого получено или кому выдано	От кого получено или кому выдано	Текстовый	50	Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер и Приходный ордер»	От кого получено или кому выдано
Корреспондирующий счет, субсчет	Корреспондирующий счет, субсчет	Числовой	Длинное целое	Заполняется автоматически из формы «Расходный ордер и приходный ордер»	Счет банка

5. Проектирование экранных форм

Работа программы предусматривает использование 2 основных форм: «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер» и «Выбор отчета».

Таблица 5

Реквизитный состав формы «Приходный ордер»

Наименование поля	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Метод контроля	Описание реквизита
Дата составления	Дата составления	Дата/время	Авто	Автоматически вводится текущая дата	Дата составления документа
Номер документа	Номер документа	счетчик	Авто	Визуальный контроль	Номер принятого документа
Организация	Организация	Текстовый	Авто	Визуальный контроль	Организация, регистрирующая ордер
Форма по ОКПО	Форма по ОКПО	Числовой	Авто	Визуальный контроль	Форма по ОКПО
Структурное подразделение	Структурное подразделение	Текстовый	Авто	Визуальный контроль	Название структурного подразделения
Приложение	Приложение	Текстовый	Авто	Визуальный контроль	Приложение, если необходимы
Основание	Основание	Текстовый	Авто	Визуальный контроль	Причина выдачи денег
Сумма	Сумма	Денежный	Авто	Визуальный контроль	Сумма полученная от подотчетного лица
Код целевого назначения	Код целевого назначения	Числовой	Авто	Визуальный контроль	Код целевого назначения
ФИО	ФИО	Текстовый	Авто	Визуальный контроль	ФИО, кто возвращает деньги
Код структурного подразделения	Код структурного подразделения	Числовой	Авто	Визуальный контроль	Код структурного подразделения
Корреспондирующий счет, субсчет	Корреспондирующий счет, субсчет	Числовой	Авто	Визуальный контроль	Счет банка
Кредит	Кредит	Числовой	Авто	Визуальный контроль	Номер счета по кредиту
Код аналитического учета	Код аналитического учета	Числовой	Авто	Визуальный контроль	Код аналитического учета

Таблица 6

Реквизитный состав формы «Расходный ордер»

Наименование поля	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Метод контроля	Описание реквизита
Дата составления	Дата составления	Дата/время	Авто	Автоматически вводится текущая дата	Дата составления документа
Номер документа	Номер документа	Счетчик	Авто	Визуальный контроль	Номер принятого документа
Организация	Организация	Текстовый	Авто	Визуальный контроль	Организация, регистрирующая ордер
Документ удостоверяющий личность	Документ удостоверяющий личность	Текстовый	Авто	Визуальный контроль	Документ по которому принимаются деньги
Форма по ОКПО	Форма по ОКПО	Числовой	Авто	Визуальный контроль	Форма по ОКПО
Структурное подразделение	Структурное подразделение	Текстовый	Авто	Визуальный контроль	Название структурного подразделения
Приложение	Приложение	Текстовый	Авто	Визуальный контроль	Приложение, если необходимы
Основание	Основание	Текстовый	Авто	Визуальный контроль	Причина выдачи денег
Сумма	Сумма	Денежный	Авто	Визуальный контроль	Сумма выданная под отчет
Код целевого назначения	Код целевого назначения	Числовой	Авто	Визуальный контроль	Код целевого назначения
ФИО	ФИО	Текстовый	Авто	Визуальный контроль	ФИО, кому выдаются деньги
Код структурного подразделения	Код структурного подразделения	Числовой	Авто	Визуальный контроль	Код структурного подразделения
Корреспондирующий счет, субсчет	Корреспондирующий счет, субсчет	Числовой	Авто	Визуальный контроль	Счет банка
Кредит	Кредит	Числовой	Авто	Визуальный контроль	Номер счета по кредиту
Код аналитического учета	Код аналитического учета	Числовой	Авто	Визуальный контроль	Код аналитического учета

6. Проектирование отчетов

Для выполнения задач, обозначенных ранее, необходимо разработать 1 отчета: «Кассовая книга», реквизитный состав которой представлен в таблице.

Таблица 7

Реквизитный состав отчета «Кассовая книга»

Наименование реквизита	Источник данных	Имя поля в таблице	Формула для вычисления
Касса за	Дата выбыирается	Касса за
Лист	Форма «Приходный ордер»	Лист
Организация	Форма «Приходный ордер»	Организация
Код по ОКЕИ	Форма «Приходный ордер»	Код по ОКЕИ
Структурное подразделение	Форма «Приходный ордер»	Структурное подразделение
Приход	Форма «Приходный ордер»	Приход
Расход	Форма «Приходный ордер»	Расход
Итого за день	Форма «Приходный ордер»	Итого за день	Приход-Расход
От кого получено или кому выдано	Форма «Приходный ордер»	От кого получено или кому выдано
Корреспондирующий счет, субсчет	Форма «Приходный ордер»	Корреспондирующий счет, субсчет

Заключение

Задачами применения автоматизации управления тех или иных процессов являются:

сведение к минимуму потерь, связанных с «человеческим фактор»;

увеличение производительности труда;

повышение эффективности и гибкости управления;

улучшение контроля за процессами;

упрощение работы.

В конечном итоге, все вышеперечисленные задачи сводятся к экономии средств и увеличению прибыли.

Приложение 1

Иерархическое меню АРМ бухгалтера малого предприятия

В готовом виде перед пользователем меню предстает в следующем виде:

Меню первого блока

Меню второго блока

Меню третьего блока

Приложение 2

Экранные формы и программные коды АРМ бухгалтера малого предприятия

Экранная форма «Приходный кассовый ордер»

Option Compare Database

Private Sub Кнопка30_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка30_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70

Exit_Кнопка30_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка30_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка30_Click

End Sub

Private Sub Кнопка31_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка31_Click

DoCmd.Close

Exit_Кнопка31_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка31_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка31_Click

End Sub

Private Sub Кнопка32_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка32_Click

Dim stDocName As String

stDocName = ChrW(1055) & ChrW(1088) & ChrW(1080) & ChrW(1093) & ChrW(1086) & ChrW(1076) & ChrW(1085) & ChrW(1099) & ChrW(1081) & ChrW(32) & ChrW(1082) & ChrW(1072) & ChrW(1089) & ChrW(1089) & ChrW(1086) & ChrW(1074) & ChrW(1099) & ChrW(1081) & ChrW(32) & ChrW(1086) & ChrW(1088) & ChrW(1076) & ChrW(1077) & ChrW(1088)

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Exit_Кнопка32_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка32_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка32_Click

End Sub

Private Sub Кнопка33_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка33_Click

Dim stDocName As String

stDocName = ChrW(1055) & ChrW(1088) & ChrW(1080) & ChrW(1093) & ChrW(1086) & ChrW(1076) & ChrW(1085) & ChrW(1099) & ChrW(1081) & ChrW(32) & ChrW(1082) & ChrW(1072) & ChrW(1089) & ChrW(1089) & ChrW(1086) & ChrW(1074) & ChrW(1099) & ChrW(1081) & ChrW(32) & ChrW(1086) & ChrW(1088) & ChrW(1076) & ChrW(1077) & ChrW(1088)

DoCmd.OpenReport stDocName, acNormal

Exit_Кнопка33_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка33_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка33_Click

End Sub

Экранная форма «Расходный кассовый ордер»

Option Compare Database

Private Sub Кнопка30_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка30_Click

Dim stDocName As String

stDocName = ChrW(1056) & ChrW(1072) & ChrW(1089) & ChrW(1093) & ChrW(1086) & ChrW(1076) & ChrW(1085) & ChrW(1099) & ChrW(1081) & ChrW(32) & ChrW(1082) & ChrW(1072) & ChrW(1089) & ChrW(1089) & ChrW(1086) & ChrW(1074) & ChrW(1099) & ChrW(1081) & ChrW(32) & ChrW(1086) & ChrW(1088) & ChrW(1076) & ChrW(1077) & ChrW(1088) & ChrW(49)

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Exit_Кнопка30_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка30_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка30_Click

End Sub

Private Sub Кнопка31_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка31_Click

DoCmd.Close

Exit_Кнопка31_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка31_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка31_Click

End Sub

Private Sub Кнопка32_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка32_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70

DoCmd.PrintOut acSelection

Exit_Кнопка32_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка32_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка32_Click

End Sub

Private Sub Кнопка33_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка33_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70

Exit_Кнопка33_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка33_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка33_Click

End Sub

Экранная форма «Кассовая книга»

Option Compare Database

Private Sub Итого_за_день_AfterUpdate()

MsgBox "After"

Me.Итого_за_день.Value = Me.Приход = Me.Расход

End Sub

Private Sub Итого_за_день_BeforeUpdate(Cancel As Integer)

MsgBox "before"

Me.Итого_за_день.Value = Me.Приход = Me.Расход

End Sub

Private Sub Итого_за_день_Change()

MsgBox "Change"

End Sub

Private Sub Кнопка22_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка22_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70

Exit_Кнопка22_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка22_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка22_Click

End Sub

Private Sub Кнопка23_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка23_Click

DoCmd.Close

Exit_Кнопка23_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка23_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка23_Click

End Sub

Экранная форма «Выбор отчета»

Option Compare Database

Option Explicit

Private Sub cboMonth_AfterUpdate()

Me.first_date.Value = Format(DateSerial(Me.cboYear, Me.cboMonth, Day(Date)), "mm/yyyy")

End Sub

Private Sub cboYear_AfterUpdate()

Me.first_date.Value = Format(DateSerial(Me.cboYear, Me.cboMonth, Day(Date)), "mm/yyyy")

End Sub

Private Sub Form_Current()

If IsNull(Me.first_date) Then

Me.cboMonth.Value = Month(Date)

Me.cboYear.Value = Year(Date)

Me.first_date.Value = Format(Date, "mm/yyyy")

Else

Me.cboMonth = Month(Me.first_date.Value)

Me.cboYear = Year(Me.first_date.Value)

End If

End Sub

Private Sub load_report_Click()

Dim countEntriesSQL As String

Dim numberOfEntries As Integer

Dim rs As ADODB.Recordset

countEntriesSQL = "SELECT COUNT(*) FROM [Кассовая книга] " & _

"WHERE Month([Касса за]) = " & Me.cboMonth.Value & " " & _

"AND YEAR([Касса за]) = " & Me.cboYear.Value

Set rs = New ADODB.Recordset

rs.Open countEntriesSQL, CurrentProject.Connection

rs.MoveFirst

numberOfEntries = CInt(rs.Fields(0).Value)

If numberOfEntries = 0 Then

MsgBox "На данный месяц записей не найдено"

Else

DoCmd.OpenReport "final", acPreview

End If

End Sub

Экранная форма «Инструкция по эксплуатации»

Option Compare Database

Private Sub Кнопка1_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка1_Click

DoCmd.Quit

Exit_Кнопка1_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка1_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка1_Click

End Sub

Private Sub Кнопка2_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка2_Click

DoCmd.Close

Exit_Кнопка2_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка2_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка2_Click

End Sub

Экранная форма «О программе»

Option Compare Database

Private Sub Кнопка1_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка1_Click

DoCmd.Close

Exit_Кнопка1_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка1_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка1_Click

End Sub

Приложение 3.

Отчеты АРМ бухгалтера малого предприятия

Приходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер

Лист кассовой книги

Приложение 4

Инструкция пользователю

Эксплуатационная документация

Раздел ориентирован на конечного пользователя ПИ.

В этом разделе приведены материалы документа «Руководство пользователя» с описанием функций, реализуемых в ПИ «АРМ Бухгалтера малого предприятия», и подробными инструкциями их использования.

Программное изделие «АРМ Бухгалтера малого предприятия» предназначено непосредственно для бухгалтеров любого ранга, с целью автоматизации их рабочей деятельности, более удобным ведением регистраций приходных и расходных кассовых ордеров и формирования кассовой книги.

Это достигается за счет задач, решаемых данным программным изделием, которые представлены ниже:

регистрация приходных кассовых ордеров;

регистрация расходных кассовых ордеров;

создание отчета по введенным данным за выбранный период.

Данное программное изделие предназначено для использования в операционной системе WindowsXP, что позволяет ему не утратить своей актуальности в течение достаточно продолжительного периода времени.

Программное изделие «АРМ секретаря» выполнено в среде MS Access 2003.

Установка программы «АРМ Бухгалтера малого предприятия» на Ваш компьютер

Для начало работы с данным программным изделием, необходимо установить его на ваш рабочий компьютер. Для этого необходимо:

Вставить в дисковод вашего компьютера прилагаемое CD-ROM устройство.

Содержимое CD-ROM диска необходимо сохранить на локальный диск «C». То есть выполнить копирование.

Скопировать его к себе на жесткий диск в папку C:\program\

Выполнить C:\program\db1.mdb

Начало работы

После запуска БД «АРМ бухгалтера малого предприятия» появляется рабочее окно с главным меню, которое является связкой всех имеющихся в БД данных. После этого можно начать работу.

Меню «Регистрация»

Приходный кассовый ордер

При выборе меню «Регистрация» - «Приходный кассовый ордер» активируется экранная форма «Приходный кассовый ордер».

Для того чтобы добавить в базу данных ордер, следует корректно заполнить все поля формы

В появившейся форме автоматически заполняются поля: «Дата составления» и «Номер документа», а остальные поля заполняются самостоятельно. При этом в поле «Дата» автоматически вводится текущая дата, а в поле «Номер документа» - следующий по порядку номер.

Для сохранения заполненного ордера следует нажать кнопку «Сохранить».

Для просмотра полученного расходного кассового ордера следует нажать кнопку «Просмотр».

Для печати ордера нажать кнопку «Печать».

Для выхода из формы следует нажать кнопку «Закрыть».

Расходный кассовый ордер

При выборе меню «Регистрация» - «Расходный кассовый ордер» активируется экранная форма «Расходный кассовый ордер».

Для того чтобы добавить в базу данных ордер, следует корректно заполнить все поля формы

В появившейся форме автоматически заполняются поля: «Дата составления» и «Номер документа», а остальные поля заполняются самостоятельно. При этом в поле «Дата» автоматически вводится текущая дата, а в поле «Номер документа» - следующий по порядку номер.

Для сохранения заполненного ордера следует нажать кнопку «Сохранить».

Для просмотра полученного расходного кассового ордера следует нажать кнопку «Просмотр».

Для печати ордера нажать кнопку «Печать».

Для выхода из формы следует нажать кнопку «Закрыть».

Меню «Отчеты»

Выбор отчета

При выборе меню «Отчеты» - «Выбор отчета» активируется экранная форма «Выбор отчета».

Необходимо выбрать период, за который строится отчет и нажать кнопку «Построить отчет». Сразу появится отчет.

Для выхода из форм следует нажать на крестик.

Меню «Отчеты»

Кассовая книга

При выборе меню «Отчеты» - «Кассовая книга» активируется экранная форма «Кассовая книга».

Необходимо установить дату за которую получены данные. Ввести всю необходимую информацию и нажать кнопку «Сохранить». Данные введены в базу

Для выхода из форм следует нажать на крестик.

Меню «Отчеты»

Выбор отчета

При выборе меню «Отчеты» - «Выбор отчета» активируется экранная форма «Выбор отчета».

Необходимо выбрать период, за который строится отчет и нажать кнопку «Построить отчет». Сразу появится отчет.

Для выхода из форм следует нажать на кнопку «Закрыть».

Меню «Справка»

Данная функция предназначена для вызова справочной системы. Для выполнения вызова справочной системы необходимо осуществить следующий набор действий. В главном меню выбрать пункт «Справка» - «Инструкция по эксплуатации» или «О программе».

Инструкция по эксплуатации

При выборе меню «Справка» - «Инструкция по эксплуатации» на экране активируется форма «Инструкция по эксплуатации». Эта форма предназначена специально для помощи пользователю в пользовании данной программой.

О программе

При выборе меню «Справка» - «О программе» на экране активируется форма «О программе», где выводиться информация о программном изделии (название, создателе и дате разработке программного продукта.)

Меню «Выход»

При нажатии в меню «Выход» закрывается программа «АРМ секретаря», а также и MS Access 2003. Происходит выход из приложения.

http://support.microsoft.com/kb/207763

ACC2000: You Cannot Sum Calculated Controls in Forms or Reports

View products that this article applies to.

Article ID	:	207763
Last Review	:	July 15, 2004
Revision	:	1.1

This article was previously published under Q207763

Moderate: Requires basic macro, coding, and interoperability skills.

This article applies to a Microsoft Access database (.mdb) and to a Microsoft Access project (.adp).

SYMPTOMS

When you open a form or a report, you may see the following behavior:

*	#Error or #Name? is displayed in a text box in the form footer.
*	A parameter box prompts you for the field that is specified in a sum expression within a report.

CAUSE

You are trying to have the text box sum a calculated control in the form or the report. Because Microsoft Access does not store calculated values, Access cannot sum the calculated field.

RESOLUTION

To work around this behavior, use one of the following two methods . You can use Method #1 only with .mdb files. You can use Method #2 with both .mdb and .adp files.

Method #1: Repeat the Calculation within the Sum Expression

Place the calculated expression within the sum expression. To see how this works, open the Order Subform form in the sample database Northwind.mdb in Design view, and then change the ControlSource property of the Order Subtotal text box from:

=Sum([ExtendedPrice])

with the calculation placed inside of the Sum function as follows:

=Sum([UnitPrice] * [Quantity])

View the form in Form view. Note that the calculation is correctly displayed in the Order Subtotal text box in the form footer. Close the Orders Subform form without saving the changes.

Method #2: Compute the Calculated Expression in a Query or in a View

If you compute the calculation, the results will be available for other computations. This method is faster than the first method because the computation does not have to be repeated. To see how this works, follow these steps:

1.	In the sample database Northwind.mdb or in the sample project NorthwindCS.adp, open the Order Details Extended query or view in Design view.
2.	Note that the expression in Northwind.mdb is as follows: ExtendedPrice: CCur([Order Details].[UnitPrice]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100 Note that the expression in NorthwindCS.adp is as follows: CONVERT(money, [Order Details].UnitPrice*[Order Details].Quantity*(1-[Order Details].Discount)/100)*100 Because these expressions perform their computations at the query level or at the view level, you can now sum the results of this expression at the form level.
3.	Close the query and open the Orders Subform form in Design view.
4.	Note that the Order Subtotal text box in the form footer has the following expression: =Sum([ExtendedPrice])
5.	Set the Default View property of the form to Single Form. Because this form is based on the Order Details Extended query, the calculated field, ExtendedPrice, appears in the field list, and you can use it for summing values. Note that the calculation is correctly displayed in the Order Subtotal text box in the form footer.
1.	Open the sample database Northwind.mdb.
2.	Open the Orders Subform form in Design view.
3.	Add a text box to the detail section, and then set the following properties: Name: My Extended Price ControlSource: =[UnitPrice] * [Quantity]
4.	Change the ControlSource property of the Order Subtotal text box from: =Sum([ExtendedPrice]) to: =Sum([My Extended Price]) NOTE: The original expression will correctly display the sum of the ExtendedPrice field because this field is being computed as a calculated field in the Order Details Extended query that the form is based on. The ExtendedPrice calculated field in the Order Details Extended query looks as follows: ExtendedPrice: CCur([Order Details].[UnitPrice]*[Quantity]*(1-[Discount])*100)/100
5.	Change the DefaultView property of the form from Datasheet to Single Form.
6.	View the form in Form view. Note that #Error or #Name? is displayed in the Order Subtotal text box in the form footer. Close the form without saving the changes.

Размещено на Allbest.ru

...