Описание автоматизированной системы бухгалтерского учета

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России

2. Описание автоматизированной системы бухгалтерского учета

3. Элементы компьютерной системы

4. Особенности компьютерной обработки данных

5. Обзор применяемых программных средств

6. Программа «1С: Бухгалтерия»

Заключение

Список литературы

Введение

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому и очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Конечно, компьютер не может заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

1. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России

В мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, однако российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, как наиболее подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.

Автоматизация бухгалтерского учета в России происходила в несколько этапов. Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

Третий этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

2. Описание автоматизированной системы бухгалтерского учета

Автоматизированная система бухгалтерского учета состоит из нескольких отдельных программных комплексов, использующих общую базе данных. Они работают в среде системы управления базами данных Foxplus. Программы имеют иерархическую систему меню, что упрощает работу бухгалтера, так как для работы необходимо пользоваться только клавишами управления курсора и клавишей “Enter”.

Автоматизированная информационная система “Учет денежных средств на расчетном счете” предназначена для автоматизации учета денежных средств на расчетном счете учреждения. Запуск программы производится командным файлом abank.bat. После этого появляется главное меню программы, состоящее из следующих пунктов:

конец работы;

ввод информации;

мемориальный ордер;

аналитический учет;

системные работы;

настройка.

При запуске пункта меню “ввод информации” появляется подменю которое состоит из следующих пунктов: возврат в меню, ввод выписки банка, обработка приходных документов, обработка расходных документов. Возврат в главное меню программы выполняется при указании на пункт “Возврат в меню”. Пункт “ввод выписки” позволяет вводит выписки банков в базу данных. Для этого необходимо внести следующие данные: бухгалтерский субсчет, номер расчетного счета, дату выписки банка и входящее сальдо. Пункт меню “Обработка приходных документов” предназначен для обработки приходных документов и состоит из дополнительного подменю:

возврат в меню;

“сторонние” приходные документы;

ордер на взнос наличными;

просмотр базы прихода;

просмотр восстановленных сумм;

корректировка базы прихода;

корректировка восстановленных.

Пункт “возврат в меню” предназначен для выхода в меню ввода информации. Пункт “сторонние” приходные документы предназначен для ввода приходных документов других учреждений, организаций и предприятий. Для этого необходимо указать номер приходного документа, дату, данные о плательщике, ИНН, номер лицевого счета, наименование, БИК, номер корр. счета, банк плательщика, сумма к оплате и дата оплаты. После ввода приходного документа необходимо также ввести бухгалтерскую проводку. Для этого указывается дебет и кредит корреспондирующих субсчетов, сумма, наименование платежа. Если имеется несколько проводок система запрашивает все. После ввода проводок необходимо ввести кассовые расходы. Для этого появляется подменю состоящее из 2 пунктов: отказ от обработки проводки, восстановление кассовых расходов. Пункт “восстановление кассовых расходов” предназначен для ввода информации по учреждению и наименованию затрат, для этого необходимо ввести сумму по документу, код затрат согласно классификатору, код учреждения и суммы по каждому учреждению.

Пункт “ордер на взнос наличными” предназначен для ввода информации по оприходованию денежных средств на расчетный счет наличных денежных средств. Для этого необходимо указать номер ордера, дату, сумму полученную на расчетный счет, номер расчетного счета. Если документ введен верно необходимо после ввода документа подтвердить нажатием клавиши “Enter”. Также необходимо ввести бухгалтерскую проводку, как в предыдущем пункте меню.

Пункт “просмотр базы прихода” предназначен для просмотра информации в базе данных приходных документов. После запуска данного пункта появляются следующие подпункты: конец работы, просмотр по виду платежа, просмотр всего журнала. После выбора вида просмотра появляется дополнительные подпункты: конец работы, просмотр за период, просмотр всего журнала. После этого необходимо указать корреспонденцию счетов которую необходимо найти. Журнал прихода состоит из нескольких граф: дата выписки, номер документа, плательщик, сумма, вид платежа, корреспондирующие субсчет. Выход их режима просмотра осуществляется нажатием на пункт конец работы.

Пункт “просмотр восстановленных сумм” предназначен для просмотра информации в базе данных восстановленных сумм. Возможен просмотр по определенным учреждениям или всей книги. Журнал восстановленных сумм содержит следующую информацию: номер документа, дата, шифр учреждения, раздел расхода, глава, целевая статья, шифр расхода по классификатору, статья расхода и сумма. Также возможен просмотр за несколько периодов и распечатка журнала на принтере.

Пункт “корректировка базы прихода” предназначен для редактирования базы данных приходных документов. Для работы с базой данных необходимо указать дату и номер счета. После этого на экран будет выведена вся информация по указанным критериям, которую можно редактировать нажатием клавиши F4, удалять F5, добавлять F3. Выход из режима редактирования осуществляется нажатием на клавишу Esc.

Пункт “корректировка восстановленных” предназначен для редактирования базы данных восстановленных сумм. Также как при работе с предыдущим пунктом меню необходимо указать критерии поиска. База данных восстановленных сумм содержит следующую информацию: дата, номер документа, шифр учреждения, раздел расхода, глава, целевая статья, шифр расхода по классификатору, сумма, дебет субсчета, кредит субсчета, наименование плательщика.

Пункт меню ввода информации “ввод расходных документов” предназначен для ввода первичных документов о расходовании денежных средств с расчетного счета. Данный пункт состоит из следующих подпунктов:

возврат в меню;

“свои” платежные поручения;

“сторонние” расходные документы;

квитанция к приходному ордеру;

просмотр базы расхода;

просмотр кассовых расходов;

корректировка базы расхода;

корректировка кассовых расходов.

Пункт “возврат в меню” предназначен для возврата в меню ввода информации.

Пункт “свои платежные поручения” позволяет обрабатывать информацию в базе данных подготовленную программным комплексом “Печать и регистрация платежных документов” и производится поиск платежных поручений по дате или по номеру.

Пункт “сторонние расходные документы” предназначен для ввода информации о документах на расходование средств с расчетного счета выписанных другими предприятиями, учреждениями и организациями. Для этого необходимо ввести следующую информацию: номер документа, дата, данные о получателе, ИНН, номер лицевого счета, наименование, БИК, номер кор. счета, банк получателя, сумма к оплате и дата оплаты. После ввода информации необходимо внести бухгалтерскую проводку, для этого указывается номера корреспондирующих счетов, сумма и назначение. После ввода данных появляется подменю состоящее из пунктов: отказ от обработки проводки, кассовые расходы по статьям. Пункт “кассовые расходы по статьям” необходим для ввода информации о кассовых расходах учреждения по статьям, здесь необходимо указать информацию о сумме по документу, код учреждения, код затрат согласно справочнику базы данных и сумму по статьям.

Пункт “квитанция к приходному ордеру” предназначен для ввода информации по квитанции к приходному кассовому ордеру. Вводится следующая информация: номер приходного кассового ордера, номер расчетного счета, сумма и дата. После ввода информации необходимо ввести бухгалтерскую проводку как было указано в предыдущем пункте меню.

Пункт “просмотр базы расхода” предназначен для просмотра информации в базе данных расходных документов. После запуска данного пункта появляются следующие подпункты: конец работы, просмотр по виду платежа, просмотр всего журнала. После выбора вида просмотра появляется дополнительные подпункты: конец работы, просмотр за период, просмотр всего журнала. После этого необходимо указать корреспонденцию счетов которую необходимо найти. Журнал расхода состоит из нескольких граф: дата выписки, номер документа, плательщик, сумма, вид платежа, корреспондирующие субсчет. Выход их режима просмотра осуществляется нажатием на пункт “конец работы”.

Пункт “просмотр кассовых расходов” предназначен для просмотра информации в базе данных кассовых расходов. Возможен просмотр по определенным учреждениям или всей книги. Журнал кассовых расходов содержит следующую информацию: номер документа, дата, шифр учреждения, раздел расхода, глава, целевая статья, шифр расхода по классификатору, статья расхода и сумма. Также возможен просмотр за несколько периодов и распечатка журнала на принтере.

Пункт “корректировка базы расхода” предназначен для редактирования базы данных расходных документов. Для работы с базой данных необходимо указать дату и номер счета. После этого на экран будет выведена вся информация найденная по указанным критериям, которую можно редактировать нажатием клавиши F4, удалять F5, добавлять F3. Выход из режима редактирования осуществляется нажатием на клавишу Esc.

Пункт “корректировка кассовых расходов” предназначен для редактирования базы данных кассовых расходов. Также как при работе с предыдущим пунктом меню необходимо указать критерии поиска. База данных кассовых расходов содержит следующую информацию: дата, номер документа, шифр учреждения, раздел расхода, глава, целевая статья, шифр расхода по классификатору, сумма, дебет субсчета, кредит субсчета, наименование получателя.

Для работы с мемориальными ордерами предназначен пункт главного меню программы “мемориальны ордер”. Этот пункт содержит подменю состоящее из подпунктов:

конец работы программы;

системные работы;

мемориальный ордер 5;

мемориальный ордер 2-1;

мемориальный ордер 2-2;

мемориальный ордер 2а-1;

мемориальный ордер 2а-2;

мемориальный ордер 2а-3;

Пункт “системные работы” предназначен для обработки базы данных мемориальных ордеров. Содержит подменю состоящее из следующих подпунктов: создание копии мемориальных ордеров, восстановление мемориальных ордеров, чистка мемориальных ордеров за месяц, подготовка к новому году.

Пункты “мемориальный ордер” предназначены для ввода и обработки информации по каждому мемориальному ордеру. Все пункты содержат подменю: конец работы программы, запись в ордер, просмотр ордера на дату, печать ордера, корректировка ордера - дебет, корректировка ордера - кредит, просмотр остатка, справка для главной книги, справка к ордеру, вторые записи, вторые записи - печать. Пункт “запись в ордер” предназначен для ввода информации в мемориальные ордера, на определенную дату. Выход в вышестоящее меню осуществляется выбором команды конец работы программы.

Пункт главного меню программы “аналитический учет” предназначен для обработки карточек по счетам и сводных карточек, подготовки отчетов, составление сводных отчетов и распечатка на принтере. Этот пункт содержит подменю состоящее из следующих подпунктов:

конец работы программы;

работа с базами;

отчеты;

сводные отчеты.

Пункт “работа с базами” содержит подпункты: корректировка кассовых расходов, корректировка восстановленных сумм, просмотр кассовых расходов за месяц, просмотр восстановленных сумм за месяц, нарастающие итоги, расчет по одному учреждению, расчет по всем учреждениям, перенос итогов.

Пункт “отчеты” содержит подпункты: конец работы программы, карточка по одному учреждению, карточка по всем учреждениям, карточка по целевой статье, карточка по всем счетам.

Пункт “сводные отчеты” содержит подпункты: конец работы программы, сводная по учреждениям, сводная по целевой статье, карточка по разделам, карточка по главам разделам.

Все пункты позволяют вносить изменения в базу данных и производить распечатку аналитической информации на принтере.

Пункт главного меню программы “системные работы” предназначен для обслуживания баз данных, ежедневного копирования баз данных на дискету, восстановления баз данных с дискеты, чистки баз данных за месяц, удаления пустых записей, перехода на следующий год и сброса данных на дискету для 6 и 7 мемориальных ордеров. Выход осуществляется выбором подпункта “возврат в главное меню”.

Пункт главного меню программы “настройка” предназначен для редактирования информации о расчетных счетах и соответствующих им субсчетам, классификатора сметы расходов. Этот пункт содержит подпункты: возврат в меню, настройка расчетного счета, настройка сметы расходов.

Пункт “настройка расчетного счета” позволяет редактировать, добавлять и удалять информацию о расчетных счетах и субсчетах учреждения, их наименования и мемориальные ордера.

Пункт “настройка сметы расходов” предназначен для редактирования, добавления и удаления информации о кодах сметы расходов.

Для работы с базами данных в пункте “настройка” используются следующие клавиши: PgUp - сдвиг вверх, PgDn - сдвиг вниз, F3 - добавить запись, F4 - изменить запись, F5 - удалить, F6 - печать, Esc - выход.

Окончание работы программы “Учет денежных средств на расчетном счете” производится выбором пункта “конец работы”.

Автоматизированная информационная система “Печать и регистрация платежных поручений” предназначена для распечатки платежных поручений и ввода информации в базу данных для обработки другими программными комплексами. Главное меню программы содержит следующие подпункты:

возврат в главное меню;

заполнение платежных поручений;

просмотр платежных поручений;

книга регистрации;

системные работы;

настройка.

Работу начинают с пункта “настройка”. Этот пункт позволяет добавлять, редактировать и удалять информацию из баз данных, необходимых для обеспечения ввода платежных поручений. Он содержит подпункты:

возврат в меню;

расчетный счет;

назначение платежа;

вид платежа;

счета предприятий.

Каждый подпункт позволяет редактировать справочники с использованием следующих клавиш: PgUp - сдвиг вверх, PgDn - сдвиг вниз, F3 - добавить запись, F4 - изменить запись, F5 - удалить, F6 - печать, Esc - выход.

Пункт “заполнение платежных поручений” предназначен для ввода платежных поручений в базу данных и их распечатки. После выбора данного пункта появляется список расчетных счетов учреждения. После выбора расчетного счета, необходимо указать номер платежного поручения, дату, вид платежа, данные о плательщике, данные о получателе, сумму, назначение платежа. При вводе информации могут использоваться справочники баз данных для этого необходимо указать первые два символа и нажать клавишу “Enter”, после этого появиться список из которого необходимо выбрать нужный пункт.

Пункт “просмотр платежных поручений” предназначен для просмотра платежных поручений на определенную дату или по номеру поручения.

Пункт “книга регистрации” предназначен для просмотра книги регистрации платежных поручений за определенную дату, по учреждению, или по расчетному счету.

Пункт “системные работы” предназначен для обслуживания базы данных: резервное копирование, очистка, удаление пустых записей, подготовка к следующему году, восстановление данных с дискет.

Пункт “возврат в главное меню” предназначен для выхода из программы.

Для обслуживания баз данных справочников предназначен программный комплекс “Справочники”. Главное меню программы состоит из следующих пунктов:

конец работы программы;

шифры учреждений;

план счетов;

справочник фамилий;

справочник оснований;

статьи расходов по смете;

расчетные счета;

системные работы.

Пункт “шифры учреждений” предназначен для добавления записей, редактирования и удаления записей в базу данных шифров учреждений. Эта база содержит следующую информацию: код учреждения, наименование, раздел, глава, параграф, отдел, наименование отдела.

Пункт “план счетов” предназначен для добавления записей, редактирования и удаления записей в базу данных плана счетов. Эта база содержит следующую информацию: номер субсчета и наименование.

Пункт “справочник фамилий” предназначен для добавления записей, редактирования и удаления записей в базу данных фамилий работников учреждения. Эта база содержит следующую информацию: код учреждения, фамилия, имя и отчество работника.

Пункт “справочник оснований” предназначен для добавления записей, редактирования и удаления записей в базу данных оснований выдачи денежных средств по 120 субсчету. Эта база содержит информацию о наименовании оснований.

Пункт “статьи расходов по смете” предназначен для добавления записей, редактирования и удаления записей в базу данных статьи расходов по смете. Эта база содержит информацию: код расхода, наименование, фонд, статья.

Пункт “расчетные счета” предназначен для добавления записей, редактирования и удаления записей в базу данных лицевых счетов учреждений. Эта база содержит информацию: наименование плательщика, ИНН, номер лицевого счета, наименование банка, БИК, номер кор. счета.

Пункт “системные работы” предназначен для работы с файлами справочников и содержит подпункты:

копирования справочников на дискету;

восстановление справочников с дискеты;

чистка справочника ОСНОВАНИЙ.

Пункт “конец работы программы” предназначен для выхода из программы и окончания работы.

Автоматизированная информационная система “Касса” предназначена для автоматизации учета денежных средств в кассе учреждения. Запуск программы производится командным файлом akacca.bat. После этого необходимо указать пароль, для ограничения возможности несанкционарованного доступа к данным, их корректировки, изменению и удалению. Главное меню программы, состоит из следующих пунктов:

конец работы с программой;

заполнение ордеров;

изменение ордеров;

книга регистрации;

кассовый отчет;

мемориальный ордер;

сводка по субсчету;

системные работы.

Пункт “заполнение ордеров” состоит из подпунктов: выход из меню, ввод приходного ордера, ввод расходного ордера, платежная ведомость. Подпункт “выход из меню” позволяет выйти в главное меню программы. Подпункт “ввод приходного ордера” предназначен для ввода в базу данных приходного кассового ордера. После запуска подпункта необходимо указать: номер приходного кассового ордера, дату, шифр учреждения, корреспондирующий счет, сумму, шифр целевого назначения (01- бюджетные, 02- внебюджетные), фамилию, имя, отчество лица от которого получены денежные средства, основание, приложение. Сумма прописью проставляется системой автоматически. После ввода ордера появляется меню состоящее из следующих пунктов: выход в меню, ввод следующего ордера, печать ордера, удаление ордера, изменение ордера. Это меню позволяет ввести следующий ордер, напечатать, удалить или изменить введенный ордер, выйти из режима ввода ордеров.

Подпункт “ввод расходного ордера” предназначен для ввода в базу данных расходного кассового ордера. После запуска подпункта необходимо указать: номер расходного кассового ордера, дату, шифр учреждения, корреспондирующий счет, сумму, шифр целевого назначения (01- бюджетные, 02- внебюджетные), фамилию, имя, отчество лица которому выданы денежные средства, основание выдачи, приложение. Сумма прописью проставляется системой автоматически. После ввода ордера появляется меню состоящее из следующих пунктов: выход в меню, ввод следующего ордера, печать ордера, удаление ордера, изменение ордера. Это меню позволяет ввести следующий ордер, напечатать, удалить или изменить введенный ордер, выйти из режима ввода ордеров.

Подпункт “платежная ведомость” предназначен для ввода в базу данных платежной ведомости на выдачу денежных средств из кассы. После запуска подпункта необходимо указать: дату, номер ордера, код учреждения, фамилию, имя, отчество лица, сумму. Итоговую сумму система подсчитывает автоматически. После окончания ввода появляется меню состоящее из следующих пунктов: выход, лист вперед, лист назад, изменить, добавить, удалить, ввод новой платежки, печать. Это меню позволяет просмотреть платежную ведомость, изменить, удалить, продолжит ввод, напечатать на принтере, или выйти из режима ввода платежных ведомостей.

Пункт “изменение ордеров” предназначен для редактирования введенных в базу данных ордеров. Он состоит из подпунктов: выход в меню, изменение приходных ордеров, изменение расходных ордеров. Подпункт “выход в меню” предназначен для возврата в главное меню программы. Подпункты “изменение ордеров” имеют дополнительные подпункты: выход в меню, изменение по № ордера, по дате, по счету, по сумме, по коду учреждения, по коду целевого назначения. Они позволяют найти ордер по заданному критерию и отредактировать.

Пункт “книга регистрации” содержит подпункты: выход в меню, книга регистрации приходных ордеров, книга регистрации расходных ордеров. Эти подпункты позволяют просмотреть и распечатать книгу регистрации всех зарегистрированных в базе данных приходных и расходных ордеров.

Пункт “мемориальный ордер” предназначен для обработки мемориального ордера 1, и содержит подпункты: конец работы программы, просмотр ордера на дату, печать ордера, корректировка ордера-дебет, корректировака ордера-кредит, просмотр остатка, справка для главной книги, справка к ордеру, вторые записи, вторые записи - печать, системные работы. Пункт “системные работы” предназначен для обработки баз данных мемориальных ордеров и содержит подпункты: конец работы, создание копии мемориальных ордеров, восстановление мемориальных ордеров, чистка мемориальных ордеров за месяц, подготовка к новому году. Это меню позволяет копировать, восстанавливать из копий, очищать и подготавливать к новому году мемориальные ордера.

Пункт “сводка по субсчету” предназначен для просмотра и распечатки на принтере справки по статьям расхода для каждого учреждения, с указанием кода и наименования показателя.

Пункт “системные работы” предназначен для обработки баз данных и состоит из подпунктов: выход в меню, подготовка к следующему месяцу, ежедневная копия баз данных, восстановление баз данных с дискеты, подготовка к новому году, настройка кода назначения. Подпункт “настройка кода назначения” предназначен для ввода субсчета и соответствующего ему кода назначения.

Пункт “конец работы с программой” предназначен для выхода из программы и окончания работы.

Автоматизированная информационная система “Мемориальный ордер №8” предназначена для автоматизации учета расчетов с подотчетными лицами. Запуск программы производится командным файлом am8.bat. После этого необходимо указать пароль, для ограничения возможности несанкционарованного доступа к данным, их корректировки, изменению и удалению. Главное меню программы, состоит из следующих пунктов:

конец;

список подотчетных лиц;

авансовый отчет;

мемориальный ордер №8;

ежемесячная копия баз данных;

подготовка к следующему месяцу.

Пункт “список подотчетных лиц” предназначен для просмотра списка подотчетных лиц, остатка подотчетных сумм и распечатки на принтере.

Пункт “авансовый отчет” предназначен ввода авансового отчета, просмотра авансовых отчетов, просмотра оборотной ведомости.

Пункт “мемориальный ордер №8” предназначен для записи данных в ордер, просмотр ордера на экране и его распечатки.

Пункты “ежемесячная копия баз данных” и “подготовка к следующему месяцу” предназначены для создания копии базы данных на дискете, для резервного копирования, и подготовки данных к следующему месяцу, то есть подсчет итоговых сумм и перенос на начало месяца.

Пункт “конец” завершает работу с программой и передает управление операционной среде.

Также имеются программы ведения мемориальных ордеров 6 и 7, подготовки главной книги и составление бухгалтерского баланса. При работе данными программами исходными источниками информации служат базы данных введенных другими АИС. При составлении главной книги имеется следующее меню:

конец работы программы;

оглавление журнала;

остатки на начало месяца;

мемориальные ордера;

просмотр и печать журнала;

системные работы;

настройка.

Пункт “оглавление журнала” позволяет просмотреть мемориальные ордера вошедшие в оглавление журнала, необходимо указать дату, месяц и год, и система выберет информацию за указанное время.

Пункт “остатки на начало месяца” позволяет просмотреть остатки сумм по субсчетам на начало указанного месяца, внести исправления или удалить.

Пункт “мемориальные ордера” позволяет просмотреть информацию по любому указанному мемориальному ордеру. При этом будет указана сумма по кредиту и по дебету счетов, которую можно исправить или удалить.

Пункт “просмотр и печать журнала” позволяет подготовить книгу “Журнал-главная”, просмотреть обороты, итоги, перенести итоги, и распечатать на принтере.

Пункт “системные работы” предназначен для резервного копирования баз данных. Файлы баз данных можно копировать на дискеты, восстанавливать с дискет, очищать, и удалять информацию.

Пункт “Настройка” позволяет настраивать мемориальные ордера для определенного учреждения, и подготавливать информацию к следующему году.

Пункт “конец работы программы” завершает работу и передает управление операционной системе.

Главное меню автоматизированной информационной системы “баланс исполнения сметы расходов” состоит их следующих пунктов: конец работы, оборотная ведомость, баланс, системные работы. Пункт “оборотная ведомость” состоит из следующих подпунктов;

конец работы;

ввод;

подсчет сальдо;

просмотр;

печать;

перенос сальдо;

Пункт “конец работы” возвращает управление в главное меню. Пункт “ввод” позволяет обрабатывать информацию за определенный месяц и вводить ее в базу данных. Пункт “подсчет сальдо” подсчитывает сальдо по каждому субсчету. Пункт “печать” позволяет просмотреть оборотную ведомость на экране и распечатать. Пункт “перенос сальдо” позволяет переносить сальдо субсчетов из одного месяца в другой.

Пункт главного меню “баланс” состоит из подпунктов:

конец работы; настройка; выбор сальдо; баланс; справка;

Пункт “конец работы” возвращает управление в главное меню программы. Пункт “настройка” предназначен для настройки строк баланса и формул для их подсчета. Пункт “выбор сальдо” предназначен для выбора периода ввода сальдо на начало и на конец отчетного периода. Пункт “баланс” позволяет вывести на экран и распечатать на принтере баланс за один месяц, за квартал и за год. Пункт “справка” предназначен для распечатки справки к балансу.

3. Элементы компьютерной системы

автоматизация компьютерный бухгалтерский программа

1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные средства.

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, системы управления базами данных (СУБД), и сервисные программы. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

4. Особенности компьютерной обработки данных

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

5. Обзор применяемых программных средств

Из известных реляционных СУБД на отечественном рынке программных продуктов наибольшей популярностью пользуются такие, как FoxBase и FoxPro (фирма FOXsoftware), Clipper (фирма Nantucket), Paradox (фирма Borland).

Одной из самых распространенных СУБД является семейство dBase (dBase II, dBase III, dBase IV, dBase V). Такие характеристики этих пакетов как способ организации информации и доступа к ней, а также встроенный язык программирования, послужили основой для дальнейшего развития в других пакетах, например Clipper и FoxBase.

Большого успеха добился пакет Paradox, разработанный фирмой ANSA, а сейчас выпускаемый фирмой Borland. Этот продукт отличается очень “легким” интерфейсом и занимает лидирующее положение по простоте использования.

Paradox - одна из редких программ, которые в одинаковой степени обращены к начинающим, и к квалифицированным пользователям. Своим успехом Paradox отчасти обязан способу представления задач работы с БД. Вместо традиционного изображения отдельных полей и записей (как dBase и FoxBase) на экране вы видите таблицу - в виде строк и столбцов.

Как только вводится запрос, записи отвечающие критериям выбора, “выпадают” в нижнюю часть экрана, образуя временную таблицу под название “ANSWER” (ответ). Эту таблицу можно сохранить.

В Parardox используется собственная версия языка запросов QBE. В столбцах таблицы можно вводить условные операторы для задания критериев выбора. Записи, удовлетворяющие запросу, появляются в таблице под запросом.

В данном программном пакете можно создавать новые поля, задавая выражения с содержимым полей и константами. При необходимости можно связать две или более таблиц. Достаточно только ввести одинаковые значения в колонки, которые следует объединить. Таким образом, нет необходимости в сложном программировании и индексировании полей.

Clippet фирмы Nantucnet по существу, представляет собой компилятор с dBase, он сохраняет команды dBase, но имеет дополнительные возможности: работа с одномерными массивами, способность сохранения экрана, включение новых функций, написанных на языках Си или Ассемблер. Конечным результатом работы компилятора являются программные файлы типа EXE, то есть выполняемые. Программные продукты с исполнением на Clipper работают намного быстрее.

Еще одним исключительно популярным представителем ряда dBase является программный пакет FoxBase plus фирмы Fox software. Этот пакте совместим с dBase, но имеет дополнительные возможности: обработка одно- и двухмерных массивов, а также увеличено число одновременно открытых файлов.

Clipper является системой программирования, FoxBase plus - системой управления базами данных. Наряду с языком программирования, FoxBase+ включает в себя интерфейс конечного пользователя. Этот интерфейс позволяет создавать и обрабатывать БД без написания программ, используя систему меню или набирая команды с клавиатуры.

Интерфейс конечного пользователя с FoxBase+ полностью повторяет интерфейс СУБД dBase III +. В Clipper аналогичные возможности работы с базами данных в интерактивном режиме либо отсутствуют, либо вынесены в самостоятельные программы - утилиты DBU.exe или RL.exe.

FoxBase+ может работать в режимах интерпретации или псевдокомпиляции. При интерпретации каждая очередная команда (набранная с клавиатуры или взятая ил программы) немедленно анализируется, переводится в машинный код и исполняется. Псевдокомпиляция позволяет преобразовать весь текст программы в промежуточный код, который затем выполняется значительно быстрее за счет исключения этапа синтаксического анализа команд.

В отличие от Clipper, который является компилятором, FoxBase+ не создает независимых EXE файлов. Для запуска программы необходимо либо сам FoxBase+ либо его усеченная версия FoxPun.

FoxBase+ и Clipper ориентированы на один и тот же формат хранения данных - комбинацию dbf и dbt файлов. Однако, они используют разные структуры индексных файлов, несовместимые между собой. Индексные файлы FoxBase имеют расширение idx.

Набор операторов в FoxBase+ практически совпадает в Clipper, но FoxBase+ не позволяет присваивать символьным переменным значения memo-полей.

FoxBase+ имеет более жесткое количественные ограничения на размер хранимых данных.

Дальнейшим развитием СУБД FosBase стал пакет FoxPro, превосходящий FosBase по скорости, сервису, графическим возможностям, возможностям программирования и документирования текстов программ.

FoxPro и Clipper являются наиболее быстродействующими СУБД, но ориентированы эти программные пакеты в основном на программистов, разрабатывающих автоматизированные системы управления.

В пакет FoxPro входят мощные средства автоматизированной генерации экранных форм, отчетов и программ, а также документирование программ и работы с трехмерной графикой. В Clipper аналогичные возможности не включены, но могут быть достигнуты за счет использования дополнительных утилит и библиотек функционального расширения, создаваемых независимыми разработчиками.

Для пользователей-непрофессионалов в области программирования в большей степени подойдет Paradox.

Следующий программный пакет Clarion Professional (фирма Clarion software) ориентирован как на профессиональных, так и эпизодических пользователей. Имеет средства для разработки автономных модулей.

Появление большого числа СУБД с различными структурами файлов, с различными языками программирования привело к необходимости определенной стандартизации. Так как конечной целью пользователя является выборка информации из БД и последующая ее обработка, то усилия по стандартизации сконцентрировались в первую очередь на разработке универсального языка запросов.

Такими языками для реляционных БД стали SQL или SEQUEL (Structured English Query Language) и QBE (Query by Example).

Благодаря популярности и тщательности отработки SQL приобрел статус стандарта де-факто. Его описание можно найти в каждом серьезном учебном пособии или инструктивном материале. Комитет по разработке стандартов в области баз данных Американского национального института стандартов (ANSI) принял SQL в качестве отправной точки по созданию стандарта реляционного языка.

Большой популярностью среди пользователей - непрофессионалов в области программирования получили интегрированные пакеты программ, объединяющие возможности СУБД и электронных таблиц. Примерами таких пакетов являются Open Access и FRAMEWORK.

Современная СУБД должна иметь в своем составе, с одной стороны, мощные диалоговые инструменты (например , генератор отчетов, экранных форма и т.п.), а с другой - хорошие средства проектирования программ. К результатам опросов и оценок относительно эффективности различных СУБД следует относится осторожно, так как никто лучше самого пользователя не представляет себе специфику задачи, которую необходимо решить.

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появилась версия 5.0, которая содержит много улучшений и приятных неожиданностей.

К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно отнести появление трехмерных документов (блокнотов). Установление связей между файлами и таблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно расширены, а дополнительные программные инструменты облегчают решение сложных прикладных задач.

Следует также упомянуть о различных помощниках (Ассистентах), которые помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если существует более простой метод решения текущей задачи. В программу Excel встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку.

Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одним из важнейших функциональных расширений программы, предназначенным для профессионалов, является встроенная в Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц. Кроме этого, следует назвать следующие важные новшества программы Excel 5.0:

- менеджер файлов, который выдает подробную информацию о всех файлах;

- диалоговые окна-регистры;

- отдельная пиктограмма для форматирования;

- появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой активизации диаграмм.

6. Программа «1С: Бухгалтерия»

Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа, являющаяся самой распространенной (по данным «Финансовой газеты», газеты «Софт-Маркет» и др.) бухгалтерской программой в России. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д. «1С: Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.

В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы компьютер должен иметь:

-операционную систему Windows;

-процессор Intel-80386DX или выше:

-оперативную память не менее 4 Мбайт

-жесткий диск (используется около 4 Мбайт)

-накопитель на гибких магнитных дисках

-принтер

-дисплей

Для предотвращения возможности незаконного тиражирования «1С: Бухгалтерия» предоставляется пользователям в защищенном от копирования виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и др.)

Основные особенности «1С: Бухгалтерия»:

-ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия

-возможности ведение количественного и многовалютного учета

-получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету

-полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

-возможность автоматической печати выходных первичных документов.

Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. В программу следует вводить все проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок - десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и т.д.

Программа позволяет вводить проводки следующими способами:

-при ручном вводе проводок в журнал указывается дата, корреспонденция счетов, сумма и содержание операции. Если по указанным счетам ведется аналитический учет, то программа потребует ввести признаки аналитического учета (субконто). Если по счетам проводки ведется количественный и/или валютный учет, то программа потребует ввести количество и/или сумму в валюте

-использование типовых операций позволит автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций. При вводе типовой операции создаются одна или несколько проводок, причем суммы этих проводок могут вычисляться автоматически. Например - можно оприходовать материалы и сразу же списать по ним НДС, начислить зарплату и сразу же определить отчисления в пенсионный фонд и другие фонды и т. д. С помощью типовых операций можно также закрыть счета, рассчитать прибыль.

С помощью режима «Документы и расчеты» в журнал операций можно ввести данные о некотором документе (платежном поручении, накладной и т.д.) или расчете (прибыли, налогов, переоценки валюты и т. д.) и связанные с ними проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам. Можно установить автоматический перерасчет проводок, связанных с документом или расчетом. Эта возможность очень удобна для таких операций как переоценка валюты, расчет прибыли и налогов и т.д.

Программа позволяет при вводе проводок автоматически формировать и распечатывать выходные документы. Один раз введя реквизиты операции (количество, сумму, дату и т.д.), можно сразу получить и проводки в журнале операций, и выходной (первичный) документ (платежное поручение, накладную, счет, расходный или приходный ордер).

На основании введенных проводок формируется отчетность и различные вспомогательные документы:

-оборотно - сальдовую ведомость

-шахматку

-анализ счета

-обороты счета

-журнал - ордер и ведомость по счету

-сводные проводки

-анализ счета по датам

-отчет по журналу операций

-карточку счета

Документы могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой период времени.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной

информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т.д.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме этого данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

При самом простом использовании «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдавать отчеты для налоговых органов.

Полностью возможности программы «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товаров и основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д.

Кроме этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров.

Помимо описанного продукта, существуют следующие автоматизированные системы: “АУБИ”, СуперМенеджер, ИНФО-Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин - Бухгалтерия, БОСС, БЭСТ, АККОРД.

Заключение

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные. Все это обуславливает широкое применение САБУ в современной России.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходиую САБУ, исходя из задач и имеющихся ресурсов.

...