Унифицированные первичные документы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

Унифицированные первичные документы



Согласно ст. 7 Закона № 467-3-III САЗ № 11 от 14.03.05г. О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ И ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение действующего законодательства при выполнении хозяйственных операций, обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет руководитель организации.

Руководитель организации (уполномоченное им должностное лицо) обеспечивает формирование учетной политики, организацию бухгалтерского учета и создание необходимых условий для правильного его ведения.

Руководитель организации должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и предоставления для учета документов и сведений.

Указания и распоряжения главного бухгалтера в пределах его компетенции по документальному оформлению хозяйственных операций обязательны к исполнению для всех подразделений и работников организации.

Все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по утвержденным унифицированным формам, относящимся к первичной учетной документации. ( ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АЛЬБОМА УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ПЕРЕЧНЯ РЕГИСТРОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ 2 декабря 2008 г. N 226 (САЗ 09-1)

В унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа.

Обратите внимание!

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается

Если организация приняла решение о внесении изменений в уже утвержденные формы, то такие изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми. В случае необходимости организация может изменить формат бланков. В частности могут быть расширены или сужены графы и строки, включены дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Первичные учетные документы, которые не предусмотрены утвержденными унифицированными формами, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование, номер документа, дату и место его составления;

б) наименование организации, от имени которой составлен документ;

в) содержание и основание для совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных и денежных показателях;

г) должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи (при применении машинных носителей информации - электронную подпись).

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Собственник или руководитель (должностное лицо) приказом по организации определяет круг лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия права подписи в зависимости от занимаемой лицом должности, размеров (лимитов) денежных сумм, сферы действия и сущности операции.

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают достоверность содержащихся в них данных, своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.

В первичные учетные документы (кроме кассовых и банковских) исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями лиц, составивших и подписавших данные документы, с указанием даты внесения исправлений.

Исправления должны производиться путем их зачеркивания и написания правильных записей.

Давайте рассмотрим основные требования к оформлению первичных документов.

16. Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными учетными документами. Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи. При отсутствии показателей по отдельным реквизитам в указанных первичных учетных документах, соответствующие строки и графы прочеркиваются.

17.На выдачу особо дефицитных и (или) дорогостоящих запасов (запасов особого учета) может быть составлен отдельный список наименований и установлены особые правила отпуска и оформления первичных учетных документов. Перечень таких запасов, особые правила оформления первичных учетных документов на их выдачу и порядок контроля их использования устанавливаются руководителем организации по представлению уполномоченного должностного лица организации, на которое возложена обязанность организации и ведения бухгалтерского учета.

18.Первичные учетные документы должны быть заранее пронумерованы либо нумерация осуществляется при оформлении и регистрации документа. Порядок нумерации должен обеспечивать наличие не повторяющихся номеров в течение одного отчетного года. При этом порядковый номер не подлежит исправлению.

66. Приказом руководителя устанавливается перечень лиц, имеющих право распоряжения материальными ценностями в организации и несущих материальную ответственность за свои действия.

Пределы материальной ответственности работника установлены ст. 237 ТК ПМР

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными законами.

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Статья 238.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными законами.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случаях, определенных ст. 239, в том числе за недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности работников, а также типовые формы этих договоров утверждены приказом министерство экономики 14 января 2003 г. N 11 (САЗ 03-6) Об утверждении "перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, а также типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности"

1. Должности.

1. Заведующие и их заместители: производством, кладовыми материальных ценностей; хозяйством и коменданты зданий.

2. Начальники: отделов, цехов, участков (мастера участков), организаций сферы производства

3. Помощник мастера в сфере производства; товароведы; агенты по снабжению; экспедиторы по перевозке грузов.

4. грузчик; транспортировщик; гардеробщик.

2. Работы.

Работы: по приему на хранение товарно-материальных ценностей и иного имущества; по промышленной переработке, хранению, отпуску материальных ценностей на складах, базах (нефтебазах), автозаправочных станциях

Работы по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа

Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. Статья 242.

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Ст. 243

Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.

Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном настоящим Кодексом.

Статья 244. Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.

5.1 Порядок оформления поступления материалов в организацию

65. Организация самостоятельно устанавливает порядок оформления поступления материальных ценностей в организацию

68.Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации, осуществившей перевозку, уполномоченному лицу выдается доверенность установленного образца и расчетные документы (копия платежного поручения, чековая книжка, другие).

71.В доверенности обязательно указание даты ее выдачи и срока действия, наличие оттиска печати организации.

Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.

74. Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию организации учреждения или централизованную бухгалтерию документы о сдаче на склад или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей по данной доверенности.

75. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены в выдавшую их организацию на следующий день после истечения срока их действия.

77. Лицам, которые не отчитались об использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

86. Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, штуках и т. д.), указанных в товарно-транспортных документах. Соответственно этим единицам измерения устанавливается учетная цена.

В тех случаях, когда материал поступает в организацию от поставщика в одной единице измерения (например, по весу: кг, тоннах и т.д.), а отпуск со склада производится в другой единице измерения (например, поштучно, в литрах, кг и т.д.), в первичных документах бухгалтерского учета данное наименование материала отражается одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем (в скобках) - количество в единице измерения, по которой материал будет учитываться и отпускаться со склада со ссылкой на акт перевода.

87. Акт перевода материала в другую единицу измерения составляется представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистами других отделов (если это необходимо) и заведующим складом. В тексте акта перевода в другую единицу измерения указываются количество материала в единице измерения поставщика и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада, и ссылка на нормативный документ, устанавливающий методику перевода (расчет, установленный коэффициент, другие показатели). Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения.

91. Материалы, закупленные подотчетными лицами организации за наличный расчет подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в установленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (копии счетов и чеков магазинов, квитанций к приходному кассовому ордеру, закупочный акт или справка о покупке на рынке у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется Накладная (требование) (Код формы 0504234) (Приложение N 53 к Альбому унифицированных форм первичной учетной документации)

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

СПИСАНИЕ.

271. Списание материалов с подотчета материально - ответственного лица производится на основании унифицированных форм первичной учетной документации (заборных карт, товарно-транспортных накладных и накладных (требования) и других первичных учетных документов, применяемых в данной конкретной организации и предусмотренных к применению действующей учетной политикой.

272. Лимиты на отпуск материалов в производство устанавливаются на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало планируемого периода. Внесение изменений в лимиты ( в связи с уточнением объемов незавершенного производства и остатков неиспользованных материалов в подразделениях организаций, изменением и (или) перевыполнением производственной программы, изменением норм расхода, заменой материалов, исправлением ошибок, допущенных при расчете лимита, и т.д.) производится с разрешением тех же лиц, которым предоставлено право их утверждения. Изменение лимита за истекший период времени не допускается.

279. Отчет с объяснениями материально-ответственного лица о причинах отклонений от норм и принятых мерах по устранению непроизводительных расходов (мерах по экономии материалов) утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в бухгалтерскую службу.

280. Организация может устанавливать особый порядок учета отдельных видов материальных запасов, в который могут включаться:

а) драгоценные металлы, драгоценные камни и изделия из них;

б) комплектующие изделия и полуфабрикаты как покупные, так и собственного изготовления, содержащие драгоценные металлы и драгоценные камни;

в) спирт;

г) дорогостоящие материальные ценности;

д) сильно действующие ядовитые вещества;

е) другие материальные запасы, подлежащие особому учету и контролю.

Перечень и порядок учета определяется учетной политикой и утверждается руководителем организации.

Для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем организации применяется Акт о списании материальных запасов (Код форм 0504230) (Приложение N 51 к Альбому унифицированных форм первичной учетной документации)

Акт составляется комиссией, назначаемой приказом (распоряжением), и утверждается руководителем организации.

Для оформления возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию составляется Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (код формы 0330215) (форма N ТОРГ-15) (Приложение N 36 к Альбому унифицированных форм первичной учетной документации)

Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии с участием представителя администрации организации, материально-ответственного лица или, при необходимости, представителя санитарного надзора.

Акт утверждается руководителем организации.

Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально-ответственного(ых) лица (лиц) потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий - у материально-ответственного(ых) лица (лиц).

РАБОТА С ГСМ

111. При работе с ГСМ существует несколько вариантов снабжения организаций ГСМ:

а) выдача денежных средств под отчет материально-ответственному лицу (МОЛ) с последующим приобретением ГСМ на автозаправочных станциях и составлением авансового отчета;

б) приобретение талонов на нефтепродукты и выдача их работникам организации;

в) снабжение транспортных средств горюче-смазочными материалами со складов и заправка на собственной автозаправочной станции.

112. Покупка водителем горюче-смазочных материалов за наличный расчет на автозаправочной станции оформляется отчетом об израсходованных суммах (авансовым отчетом) не позднее трех рабочих дней со дня выдачи денежных средств. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном экземпляре и передается после утверждения руководителем в бухгалтерию. Документом, подтверждающим приобретение горюче-смазочных материалов, является кассовый чек автозаправочной станции.

117. При снабжении горюче-смазочными материалами транспортных средств через склад организации или собственную АЗС постановка на учет ГСМ и их выдача материально-ответственным лицам производится в двух единицах измерения - литрах и килограммах.

118.Перевод количества нефтепродуктов из одной единицы измерения в другую производится делением массы ГСМ на плотность.

120.Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителям является путевой лист легкового автомобиля установленного образца.

Путевой лист легкового автомобиля (Код формы 0345001) (форма N 3) (Приложение N 39 к Альбому унифицированных форм первичной учетной документации)

Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только в течение 7 (семи) дней. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение срока более чем 7 (семь) дней.

В случае обоснованной мотивации, на усмотрение руководителя организации с оформлением локального нормативного акта, действие путевого листа продлевается, но не более чем до конца календарного месяца.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

121.Путевой лист грузового автомобиля установленного образца является документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной (ТТН) при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевезенные грузы.

Путевой лист грузового автомобиля (Код формы 0345004) (форма N 4) (Приложение N 41 к Альбому унифицированных форм первичной учетной документации)

Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на то уполномоченным.

Путевые листы по выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.

Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

123. Контроль выдачи водителям путевых листов и сдачи обработанных путевых листов в бухгалтерию осуществляется в журнале учета движения путевых листов.

Журнал учета движения путевых листов (Код формы 0345008) (форма N 8) (Приложение N 43 к Альбому унифицированных форм первичной учетной документации)

Журнал учета движения путевых листов должен быть пронумерован, прошнурован и опечатан печатью, а количество листов в нем заверено подписями руководителя организации и лицом, на то уполномоченным.

124. Выдача ГСМ водителям отражается в ежедневной раздаточной ведомости по видам топлива в разрезе каждого транспортного средства, которая является основанием для составления сводной ведомости расхода топлива за отчетный период. Ведомость расхода топлива может быть разработана организацией самостоятельно, Данный документ должен содержать следующие реквизиты: номер путевого листа, календарную дату, фамилию, имя, отчество и табельный номер водителя, маршрут движения, показания спидометра (на начало и конец отчетного периода), пробег (по норме и фактический), количество и марку полученного топлива, расход топлива (по норме, фактически, отклонения).

5.11 Учет драгоценных металлов и драгоценных камней

231.При постановке на учет активов, содержащих драгоценные металлы, в приемных документах необходимо указать состав и количество этих металлов. Основанием для этого служат технические паспорта; чертежи; элементная база, содержащаяся в спецификации; дополнительная документация о содержании драгоценных металлов в комплектующих изделиях и деталях; информация об их содержании в аналогичных активах; информация, полученная в результате визуального осмотра с применением частичной разборки; справочная информация; другие источники.

233. В случае, когда невозможно определить содержание драгоценных металлов в активах из-за отсутствия данных об их наличии или аналогов, в учетных документах делается запись, что в данных активах возможно нахождение драгоценных металлов, содержание которых будет определено после списания и утилизации.

234. При списании покупных комплектующих и запасных частей, изделий, приборов, инструментов, оборудования и при невозможности отбора для проведения анализа представительной пробы от образовавшихся лома и отходов, организации обязаны вести учет драгоценных металлов, входящих в их состав, в пересчете на массу химически чистых драгоценных металлов на основании сведений о содержании драгоценных металлов, имеющихся в технической документации (паспортах, технических формулярах, справочниках изделий электронной техники, руководствах по эксплуатации и т.п.).

235. Дня проведения утилизации приказом руководителя организации назначается комиссия по утилизации списанных активов, которая изучает техническую документацию и обследует объект разборки.

236. В процессе обследования каждого списанного актива устанавливаются следующие показатели:

а) количество драгоценных металлов в изделии согласно паспортным (формулярным) или расчетным данным;

б) текущая рыночная стоимость лома.

237. Комиссия осуществляет контроль за:

а) извлечением, использованием, обращением драгоценных металлов и драгоценных камней, изделий, их содержащих;

б) обеспечением учета и сохранности драгоценных металлов и драгоценных камней в организации;

в) полнотой сбора лома и отходов, содержащих драгоценные металлы и драгоценные камни, порядком их использования и реализации.

238.Комиссией выявляются поставщики и покупатели драгоценных металлов и драгоценных камней, проверяется их постановка на специальный учет, наличие соответствующих лицензий, проверяется наличие и надлежащее оформление договоров купли-продажи.

5.15 Выбытие, списание материалов

292. Списание материалов со счетов учета запасов может осуществляться по причинам:

а) негодности вследствие истечения сроков хранения;

б) морального устаревания и невозможности дальнейшего использования;

в) выявления недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий;

г) в других случаях.

293. Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально-ответственных лиц.

Комиссия:

а) производит непосредственный осмотр материалов;

б) устанавливает причины, по которым материал пришел в негодность;

в) выявляет лица, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;

г) определяет возможность использования материалов на другие цели или их продажи;

д) составляет акт на списание материалов установленного образца с указанием подразделения организации и материально-ответственного лица, наименования списываемо материала, количества, фактической стоимости, установленного срока хранения, дамы поступления и причины списания;

е) представляет акт на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу;

ж) проводит совместно с экономическими службами и специалистами организации рыночную оценку стоимости материалов при понижении их физических свойств и определяет стоимость отходов (утиля, лома и т. п.);

з) осуществляет контроль утилизации непригодных к дальнейшему использованию материалов.

УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ.

Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (Код формы 0306001) (форма N ОС-1) (Приложение N 4 к Альбому унифицированных форм первичной учетной документации)

10. Документ применяется для оформления:

а) ввода объектов в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда, в соответствии с действующим законодательством, для оформления предусмотрен особый порядок;

б) внутреннего перемещения основных средств из одного структурного подразделения организации в другое;

в) передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию;

г) исключения из состава основных средств при передаче, продаже и другое.

При оформлении приемки основных средств акт (накладная) составляется в одном экземпляре При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт (накладная) выписывается работником структурного подразделения, передающего основное средство, в двух экземплярах.

Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (Код формы 0306002) (форма N ОС-3) (Приложение N 5 к Альбому унифицированных форм первичной учетной документации)

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет подрядная организация, то акт составляют в двух экземплярах - по одному экземпляру каждой организации.

Акт на списание основных средств (Код формы 0306003) (форма N ОС-4) (Приложение N 6 к Альбому унифицированных форм первичной учетной документации)

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации или лицом, им уполномоченным.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад и дальнейшего использования материальных ценностей, оставшихся в результате ликвидации объекта.

Затраты на ликвидацию объекта, а также стоимость материальных ценностей после сноса и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и тому подобное, подлежащих сдаче на склад, отражаются в справке на оборотной стороне формы N ОС-4.

Акт на списание автотранспортных средств (Код формы 0306004) (форма N ОС-4а) (Приложение N 7 к Альбому унифицированных форм первичной учетной документации)

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, назначенной руководителем организации или лицом, им уполномоченным. Первый экземпляр, с документом, подтверждающим снятие автотранспортного средства с учета в органах Министерства внутренних дел (Государственная автомобильная инспекция), передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и дальнейшего использования материальных ценностей, оставшихся в результате ликвидации объекта.

Затраты на ликвидацию объекта, перечень и стоимость материальных ценностей от разборки автотранспортного средства, подлежащих сдаче на склад, отражаются на оборотной стороне формы N ОС-4а.

Акт об использовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (Код формы 0315009) (форма N М-35) (Приложение N 19 к Альбому унифицированных форм первичной учетной документации)

В данном акте определяется перечень материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, которые в дальнейшем могут быть использованы в производственном процессе.

Акт составляется комиссией, включающей представителей заказчика и подрядчика. Представители сторон подписывают три экземпляра акта. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий передается подрядчику. При оплате подрядной организации счета за выполненные работы заказчик прилагает к нему первый экземпляр акта.

Акт выполненных работ

Акт о выполнении работ (Приложение N 35 к Альбому унифицированных форм первичной учетной документации)

Акт о выполнении работ составляется по окончании выполнения работ, оговоренных в договоре. На оборотной стороне Акта дается расшифровка стоимости выполненной работы по элементам затрат.

СТРОИТЕЛЬСТВО

Отчет по форме N М-29 открывается отдельно на каждый объект строительства и ведется начальником участка (прорабом) в течение года с применением необходимого количества вкладных листов.

В том случае, если на объекте работают несколько прорабов (мастеров), то отчет по форме N М-29 составляется старшим прорабом (начальником участка).

Отчет по форме N М-29 состоит из двух разделов: I раздел "Нормативная потребность в материалах и объемы выполненных работ" и II раздел "Сопоставление фактического расхода основных материалов с расходом, определенным по производственным нормам". В I разделе приводятся данные об объемах строительно - монтажных работ и нормативной потребности основных строительных материалов, а во II разделе производится сопоставление фактического расхода основных материалов с расходом, определенным по производственным нормам.

4. Отчет по форме N М-29 составляется на основании:

4.1. Данных о выполненных объемах строительно - монтажных работ в натуральном выражении, взятых из формы первичного учета по капитальному строительству N КС-6 "Журнал учета выполненных работ".

4.2. Утвержденных производственных норм расхода материалов на единицу измерения объема конструктивного элемента или вида работ

4.3. Первичных документов по учету материалов:

лимитно - заборных карт, товарно - транспортных накладных, требований и т.п.

5. Для контроля за поставкой материалов и конструкций на объекты строительства прораб (мастер) должен иметь экземпляр комплектовочной карты, которая составляется ПТО строительной организации на каждый объект в отдельности в трех экземплярах. Второй экземпляр карты передается управлению производственно - технологической комплектации (УПТК) или другой снабженческой организации и третий остается в ПТО.

В комплектовочной карте приводятся данные об общей потребности основных материалов, изделий и конструкций для строительства объекта, данные о поставке этих материалов и изделий по плану и фактически за год в целом и по месяцам и остаток на конец года (образец комплектовочной карты прилагается).

Комплектовочная карта заполняется по видам материалов (бетон и железобетонные изделия, стеновые материалы, столярные изделия, кровельные материалы и т.п.) и по видам работ (инженерные сети, фундаменты, кирпичная кладка, монтаж панелей, столярные, плотничные, отделочные работы и т.п.).

При этом отдельные виды материалов и изделий могут указываться дробью в двух единицах измерения. Например, сборные железобетонные конструкции и изделия - в кубических метрах и штуках.

Поставка материалов для строительства временных зданий и сооружений и работ, выполняемых за счет накладных расходов, оформляется отдельной комплектовочной картой, которая составляется ПТО строительной организации по заявке прораба в соответствии с проектом организации работ.

Графы об общей потребности основных видов материалов в комплектовочной карте заполняются на основании расчетов, сделанных ПТО строительной организации по рабочим чертежам проекта.

Количество фактически поступивших на объект материалов за месяц записывается в комплектовочную карту начальником участка (прорабом) на основании данных материального отчета по форме N М-19 и других первичных документов, а в экземпляре, находящемся в УПТК, - на основании отгрузочных документов.

Сверка данных о поставке материалов и изделий во всех трех экземплярах комплектовочной карты производится ежеквартально.

В случае, если нормативная потребность (лимит) материалов не обеспечивает по каким-либо причинам (переделка и ремонт некачественно выполненных работ, отклонения в связи с изменением в рабочих чертежах и т.п.) своевременного и качественного окончания работ и ввода объекта в эксплуатацию, дополнительная поставка материалов производится по объяснительной записке прораба.

АКТ О ПРИЕМКЕ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ (форма N КС-2)

Применяется для приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и других назначений. Акт составляется на основании данных Журнала учета выполненных работ (форма N КС-6а) в необходимом количестве экземпляров. Акт подписывается уполномоченными представителями сторон, имеющих право подписи (производителя работ и заказчика (генподрядчика)).

На основании данных Акта о приемке выполненных работ заполняется Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3).

СПРАВКА О СТОИМОСТИ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ И ЗАТРАТ

(форма N КС-3)

Применяется для расчетов с заказчиком за выполненные работы. Справка составляется в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр - для подрядчика, второй - для заказчика (застройщика, генподрядчика). В адрес финансирующего банка и инвестора Справка представляется только по их требованию.

Выполненные работы и затраты в Справке отражаются исходя из договорной стоимости.

ОБЩИЙ ЖУРНАЛ РАБОТ

(форма N КС-6)

Применяется для учета выполнения строительно-монтажных работ. Является основным первичным документом, отражающим технологическую последовательность, сроки, качество выполнения и условия производства строительно-монтажных работ.

Ведется на строительстве (при реконструкции, расширении) отдельных или группы однотипных, одновременно строящихся зданий (сооружений), расположенных в пределах одной строительной площадки.

Ведется производителем работ (старшим производителем работ, руководителем смены), ответственным за строительство здания или сооружения. В специализированных строительно-монтажных организациях ведется специальный журнал работ, который находится у ответственных лиц, выполняющих эти работы. По окончании работ специальный журнал передается генеральной подрядной строительной организации.

Титульный лист заполняется до начала строительства генеральной подрядной строительной организацией с участием проектной организации и заказчика. Стоимость работ указывается в договорных ценах.

Список инженерно-технического персонала, занятого на строительстве объекта (раздел 1), составляет руководитель генподрядной строительной организации.

В разделе 2 приводится перечень всех актов в календарном порядке.

В раздел 3 включаются все работы по частям и элементам зданий и сооружений, качество выполнения которых контролируется и подлежит оценке.

Раздел 4 заполняется работником, ответственным за ведение общего журнала работ.

Регулярные сведения о производстве работ с начала и до их завершения, включаемые в раздел 5, являются основной частью журнала.

В раздел 6 вносится замечание работников, контролирующих производство и безопасность работ в соответствии с предоставленными им правами, а также уполномоченных представителей проектной организации или ее авторского надзора.

Общий журнал должен быть пронумерован, прошнурован, оформлен всеми подписями на титульном листе и скреплен печатью строительной организации, его выдавшей.

При сдаче законченного строительством объекта в эксплуатацию общий и специальный журналы работ предъявляются рабочей комиссии и после приемки объекта передаются на постоянное хранение заказчику или по поручению заказчика эксплуатационной организации.

ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ

(форма N КС-6а)

Применяется для учета выполненных работ и является накопительным документом, на основании которого составляется акт приемки выполненных работ по форме N КС-2 и справка о стоимости выполненных работ по форме N КС-3.

Журнал учета выполненных работ ведет исполнитель работ по каждому объекту строительства на основании замеров выполненных работ и единых норм и расценок по каждому конструктивному элементу или виду работ.

Затраты по строке "Накладные и прочие расходы" отражаются на основе смет этих расходов за отчетный период в размерах, определяемых в соответствии с принятой в строительной организации методикой.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА И ФИНАНСОВЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ОРГАНИЗАЦИИ ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ 16 июня 2006 г. N 383 (САЗ 06-28)

7. Количество инвентаризаций, перечень проверяемых имущества и обязательств порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем и отражаются в учетной политике организации.

9. В организации с объемным перечнем имущества, подлежащего инвентаризации, может создаваться постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Для одновременного проведения инвентаризации имущества и обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

В функции постоянно действующей инвентаризационной комиссии входит:

а) заслушивание на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;

б) организация проведения инвентаризаций и осуществление инструктажа членов рабочих инвентаризационных комиссий;

в) рассмотрение объяснения, полученных от лиц, допустивших нарушение;

г) внесение предложений о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей;

д) принятие конкретных предложений о мерах по результатам инвентаризации.

11. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, службы внутреннего аудита, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Инвентаризация проводится при наличии не менее трех членов комиссии.

Для организаций, находящихся в государственной и муниципальной собственности, - включать в состав комиссии представителя собственника согласно его распорядительному документу.

17. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц.

18. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием автоматизированных средств оргтехники, так и ручным способом.

При ручном способе описи заполняются шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

3.5. Инвентаризация товарно-материальных ценностей

49. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

50. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

53. Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов (договора и т.д.), подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

54. В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов (договоров).

55. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально-ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

АКТ

Статья 14. Понятие и ответственность должностного лица

Должностные лица привлекаются к административной ответственности при условии совершения административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением ими служебных обязанностей.

Примечание:

Руководители и другие работники иных организаций, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, индивидуальные предприниматели без образования юридического лица, совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно хозяйственных функций, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное.

ГЛАВА 12. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРАВОНАРУШЕНИЯ В СФЕРЕ ЭКОНОМИКИ

Статья 152-2. Неоприходование товарно-материальных ценностей

Неоприходование по бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей в организации независимо от формы собственности - влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 100 (ста) до 300 (трехсот) РУ МЗП.

Те же действия, совершенные повторно в течение 1 (одного) года после наложения административного взыскания, или в крупных размерах,- влекут наложение штрафа на должностных лиц в размере от 300 (трехсот) до 600 (шестисот) РУ МЗП.

Примечание:

Крупным размером признается стоимость неоприходованных товароматериальных ценностей, превышающая сумму в размере 10000 (десяти тысяч) РУ МЗП.

Под неоприходованием товарно-материальных ценностей понимается не отражение на счетах бухгалтерского учета организации поступивших товарно-материальных ценностей, имущества

Статья 152-3. Нарушение правил организации и ведения бухгалтерского учета

Ведение бухгалтерского учета в организации независимо от формы собственности с нарушением установленного порядка, а также искажение бухгалтерского отчета, не повлекшее сокрытие (занижение) прибыли (дохода), - влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 20 (двадцати) до 50 (пятидесяти) РУ МЗП.

Те же действия, совершенные повторно в течение 1 (одного) года после наложения административного взыскания, - влекут наложение штрафа на должностных лиц в размере от 40 (сорока) до 100 (ста) РУ МЗП.

Отсутствие бухгалтерского учета в организации независимо от формы собственности, не повлекшее сокрытие (занижение) прибыли (дохода), - влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 100 (ста) до 200 (двухсот) РУ МЗП. первичный документ учетный реквизит

Те же действия, совершенные повторно в течение 1 (одного) года после наложения административного взыскания, - влекут наложение штрафа на должностных лиц в размере от 200 (двухсот) до 400 (четырехсот) РУ МЗП.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ 27 августа 2004 г. N 440 (САЗ 04-43) Т-13

Размещено на Allbest.ru

...