Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

В финансово-хозяйственной деятельности предприятия часто возникает ситуация, когда требуется производить расходы через сотрудников. Для этих целей работникам выдаются определенные денежные суммы подотчет. Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, налоговые органы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи денежных средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списанию, а также своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчетам.

В процессе контроля расчетов с подотчетными лицами проверяются наряду с кассовыми операциями отдельно операции по производственным командировочным и хозяйственным расходам (при этом пристальное внимание уделяется представительским расходам, а также затратам на использование автотранспорта), следует определить возможность компенсации, включение в себестоимость затрат, так и связанного с затратами доходы работника.

Тема курсовой работы «Учет расчетов с подотчетными лицами и пути его улучшения» является актуальной, так как возникают постоянные споры по учету.

Целью данной курсовой работы является изучение особенностей учета расчетов с подотчетными лицами в организации.

Объектом исследования в курсовой работе является МУП «ПУЖКХ».

В соответствии с целью в работе поставлены следующие задачи:

- дать организационно-экономическую характеристику деятельности организации;

- рассмотреть теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами.

- изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами в организации.

- предложить пути совершенствования автоматизации учета расчетов с подотчетными лицами. правовой подотчетный финансовый бухгалтерский

Источниками информации для выполнения данной курсовой работы являются учебные пособия, журналы, бухгалтерская отчетность за 2011-2013 гг., приложение к бухгалтерскому балансу, пояснительная записка, устав, учетная политика предприятия, первичные документы по расчетам с подотчетными лицами, журнал - ордер № 7.



1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Нормативно-правовое регулирование темы исследования

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на расходы по командировкам.

Такие работники называются подотчётными лицами. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий и организаций на выполнение задач операционно-хозяйственного характера и возмещение расходов на служебные командировки.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Республики Казахстан и за границу;

- представительские расходы.

Подотчетные суммы авансов выдаются по необходимости в погашении расходов тем сотрудникам, на которых возложена обязанность осуществить расходы из подотчетных сумм, и которых направляют приказом руководителя в командировки.

В расчетах с подотчетными лицами следует придерживаться следующих основных правил:

1. Выдача денег осуществляется на основании распоряжения руководства, по заявлению работника или приказа по предприятию с оформлением расходного кассового ордера.

2. Работники, получившие денежные средства в подотчет, по сложившейся практике, не позднее 3 дней по истечении срока, на который были выданы деньги, должны отчитаться об их использовании и представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением оправдательных документов.

3. Откомандированные работники представляют авансовый отчет об использовании денег по возвращении из командировки.

4. Выдача денег в подотчет производится только при условии отсутствия задолженности у работника по предыдущим полученным суммам. В случае, если работник не отчитался либо не представил оправдательные документы, задолженность удерживается из заработной платы.

5. Сроки выдачи в подотчет денежных средств устанавливаются приказом руководителя предприятия, организации.

Длительное, ничем не обоснованное нахождение денег у подотчетных лиц, может расцениваться как доход.

Предприятие имеет право удержать из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса. Распоряжение об удержании подается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. Пропустив этот срок, администрация теряет право на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае (если работник оспаривает основание или размер удержаний) взыскание сумм производится в судебном порядке.

Если предприятие не имеет возможности вернуть неиспользованные суммы с подотчетных лиц, то данные суммы являются доходом этих лиц и предприятие обязано удержать с них подоходный налог и другие необходимые налоги, которыми облагаются доходы физических лиц.

Проверенный авансовый отчет утверждается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Неправильно заполненные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для переоформления. На документах, приложенных к авансовым отчетам, проставляется штамп или надпись от руки «Оплачено» или «Погашено» с указанием даты (года, числа, месяца).

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в Республике Казахстан, утвержденным в стандартах бухгалтерского учета. Так, например, в этом документе сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Необходимость учета расчетов с подотчетными лицами определяется также в Налоговом Кодексе Республики Башкортостан. Определение налогооблагаемого дохода юридических лиц исчисляется как разница между совокупным годовым доходом и установленными вычетами. Под вычетами в налоговом законодательстве понимаются расходы, связанные с получением дохода от предпринимательской деятельности. Расходы, признаваемые вычетами, должны подтверждаться документально, в противном случае неподтвержденные документами расходы вычитать из совокупного годового дохода недопустимо. Правилами налогообложения предусмотрен ряд расходов, которые, при отнесении их в состав вычетов, нормируются, т.е. вычитаются не в полном размере, а только в пределах, предусмотренных нормативными актами. Основную часть расходов, которые большинство предприятий должны включать в состав нормируемых вычетов, составляют расходы на командировки, представительские расходы и т.п. Расходы на эти цели могут превышать предельно установленные нормы, однако разница, превышающая этот предел, должна осуществляться за счет чистого дохода, т.е. не включаться в состав вычетов. При этом следует учитывать, что если возмещение расходов работнику, например по командировкам, осуществляется по фактически произведенным затратам, превышающим нормы, то эта разница включается в совокупный годовой доход работника с последующим начислением налогов. В совокупный доход работника включаются только суммы суточных.

Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечить следующее:

-своевременное и правильное оформление приказов (распоряжения) о направлении работников в командировку;

-назначение и фактическое использование авансов;

-командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания, согласно распоряжению администрации;

-правильность и своевременность составления и представления авансовых отчетов;

-правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;

-правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;

-своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

-наличие оправдательных документов по всем операциям.

1.2 Теоретические аспекты учета

В условиях рыночной экономики постоянно происходят изменения в бухгалтерском учете и налогообложении расчетов с подотчетными лицами. В периодической и экономической литературе постоянно идут дебаты по совершенствованию учета и налогообложения расчетов с подотчетными лицами.

Луковецкая А.А., директор департамента аудита Группы компаний «РУСКОНСАЛТ», отмечает, что Налоговый кодекс РФ не устанавливает для коммерческих фирм никаких норм по оплате расходов на проезд и проживание. Включить их в затраты можно в полном объеме.

Затраты на командировки относятся к прочим расходам, пусть даже косвенно. Прежде всего, это приказ о командировке, а также документы, подтверждающие затраты на жилье и проезд. Плюс авансовый отчет. Требовать от фирмы каких-либо дополнительных документов налоговики не вправе. Более того, не требуется даже командировочного удостоверения, достаточно приказа (п. 1 ст. 252 НК РФ). В то же время на случай спора с налоговиками фирма должна быть готова обосновать цель командировки [5,32c.].

Жиленко Е.В., главный бухгалтер ООО «Космос- Терминал», на вопрос можно ли оплачивать командировку, не учитывая средний заработок, отвечает, что если организация считает, что платить за командировку как за обычные рабочие дни удобнее, то должны иметь в виду следующее. Статья 167 Трудового кодекса РФ гарантирует сохранение за командированным сотрудником его среднего заработка, который рассчитывается исходя из зарплаты за 12 предыдущих месяцев. То есть главное, чтобы человек получил сумму, которая была бы не меньше средней заработной платы. Собственно поэтому законодательство требует сохранять за сотрудником, который находится в командировке, также премии и прочие выплаты, предусмотренные в организации [6, 68c.].

Сбитнева И.К., советник налоговой службы П ранга, объясняет, что затраты работников, связанные со служебными поездками за рубеж, в налоговом учете можно признавать на основании косвенных документов. Минфин России подтвердил это в письме от 8 сентября 2006 г. № 03-03-04/1/660. В нем чиновники ссылаются на статью 252 НК РФ. В ней расшифровано, какие расходы можно считать «документально подтвержденными» при расчете налога на прибыль. С 1 января 2006 года пункт 1 статьи 252 НК РФ действует в обновленной формулировке. Утвердив ее, законодатели расширили существующий до этого перечень бумаг, которыми плательщики налога на прибыль могут подтверждать свои расходы. В частности, в этом перечне появились документы:

-оформленные «в соответствии с обычаями делового оборота», применяемыми на территориях иностранных государств;

- косвенно подтверждающие произведенные расходы.

Суточные по загранкомандировкам можно подтвердить, например, приказом о командировке и посадочным талоном на самолет [7, 20c.].

Шкловец И.Н., советник налоговой службы I ранга, разъясняет по поводу учета стоимости виз по отмененным командировкам. Минфин России заявил, что при отмене занранкомандировки средства, истраченные на визы, налогооблагаемую прибыль не уменьшают (письмо Минфина России от 6 мая 2006г. № 03-03-04/2/134). Рассуждали чиновники так. С одной стороны, статья 264 НК РФ позволяет списать на расходы стоимость виз по командировкам. С другой стороны, любой расход должен быть обоснован. Если же командировка отменена, то независимо от причины расходы по ее подготовке обоснованным считать нельзя. По моему мнению, фирма имеет полное право списать стоимость виз независимо от того, состоялась командировка или сорвалась. Только доказывать это право придется в суде. Также, средства, истраченные на визы для работников, налогом на доходы физических лиц не облагаются и ЕСН на них начислять не надо (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ) [4, 18c.].



2. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ И ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МУП «ПУЖКХ»

2.1 Организационная структура и правовой статус организации

Общество действует в соответствии с Федеральным Законом, Уставом и действующим законодательством Российской Федерации.

Место нахождение и почтовый адрес: 453480, Республика Башкортостан, Аургазинский район, с.Толбазы, ул.Матросова, д.15.

Старейшее предприятие в Аургазинском районе - коммунхоз - был образован в 1933 году. Первым руководителем был Вагапов Хабибулла, он же исполнял обязанности прораба. С 1 октября 1935 года райкоммунхозом начал руководить Чанышев Мударис Идрисович. Коллектив состоял из 10-15 человек. Занимались благоустройством с. Толбазы, ремонтом деревянных построек. Объем работ был очень мал, не хватало строительных материалов, транспорта. До войны в райкоммунхозе была одна полуторка и несколько лошадей.

После ликвидации Аургазинского района, будучи в Стерлитамакском, наше коммунальное хозяйство расширили, где объединили Стерлитамакский и Аургазинский коммунхозы. Руководителем был Загитов Закария Тимербулатович.

В 1975 году начали газификацию с. Толбазы. Коллектив ККПиБ принимал активное участие в этом благородном деле, воздвигали пристрои к домам, где устанавливали газовые печи. Немаловажную роль сыграли работники в водоснабжении района, обеспечении материалами, строительством водозаборов, установкой водозаборных колонок.

Участвуя в социалистических соревнованиях долгие годы коллектив коммунального хозяйства числился среди лучших, завоевывая переходящие Красные Знамена РСФСР и БАССР. Активно велась работа по благоустройству райцентра, по асфальтированию улиц, их освещению, посадке деревьев, возведению железных и деревянных заборов.

1 января 1981 года комбинат коммунальных предприятий и благоустройства Аургазинского района реорганизовано в производственное управление жилищно-коммунального хозяйства исполкома районного Совета народных депутатов (постановление Совета Министров РСФСР от 27 декабря 1978 года № 612, постановление Совета Министров Башкирской АССР от 30 января 1981 года № 33).

В марте 2002 года производственное управление жилищно-коммунального хозяйства переименовано в МУП «Производственное управление жилищно-коммунального хозяйства Аургазинского района Республики Башкортостан.

С 2008 г. по 2012 г. руководителем работал Хисамутдинов Ильдус Габидуллович.

На сегодняшний день МУП ПУЖКХ предоставляет следующие услуги:

- производство тепловой энергии 11 котельными;

- производство общестроительных работ;

- производство санитарно-технических работ;

- деятельность автомобильного грузового неспециализированного транспорта;

- производство деревянных строительных конструкций и столярных изделий.

Основной вид деятельности предприятия - бесперебойное теплоснабжение. Всего обслуживается 98 организаций и 55 многоквартирных дома. В 2013 году количество отпущенной тепловой энергии 11 котельными составило 26 тыс. 39 Гкал. Ежегодно осваивается большой объем капитальных вложений по реконструкции и капитальному ремонту котельных и теплотрасс. В течение нескольких лет проводится замена изношенных теплотрасс новыми, с применением современных изолирующих материалов и технологий. Обновляется автотракторный парк. Так, только в 2013 году при содействии администрации района приобретен трактор Т-150, трактор ДТ-75 и трактор МТЗ-82.1 (со всем навесным оборудованием).

Возглавляет МУП ПУЖКХ Аургазинского района РБ с июня 2012 года Айрат Асгатович Габбасов.

Организационная структура управления состоит из руководителя, которому подчиняются специалисты и главный бухгалтер. Бухгалтерскую деятельность ведет один бухгалтер.

2.2 Экономическая характеристика организации

Производственные ресурсы - это основные ресурсы, используемые предприятием: основные и оборотные средства производства.

Оснащенность основными средствами и их использование в МУП «ПУЖКХ» Аургазинского района приведены в таблице 2.1

Таблица 2.1 Оснащенность основными средствами и их использование в МУП «ПУЖКХ»

Показатели	2011г.	2012г.	2013г.	2013 г. к 2011 г., %
1	2	3	4	5
Основные производственные фонды с/х назначения - всего, тыс. руб:	3866	3340	6755	174,72
Фондоотдача, тыс. руб.	0,15	0,12	0,38	25,33
Фондообеспеченность, тыс.руб.
Фондовооруженность, тыс. руб.	46,02	40,73	82,38	179,0
Фондоемкость, руб.	66,65	8,28	26,18	39,28

Исходя из таблицы 2.2 можно сделать вывод, что эффективность использования основных фондов изменилась незначительно. Фондооворуженность увеличилась в связи с уменьшением численности работников и увеличением стоимости основных производственных фондов.

Доходы от реализации в 2012 году составили 42497,0 тыс.рублей, сведения о доходах, прибыли ( по видам деятельности) представлены в таблице 2.2

Таблица 2.2 Сведения о доходах, прибыли ( по видам деятельности)

Наименование показателя	2011 год, тыс.руб	2012 год, тыс.руб	Изменение показателя
			В тыс.руб (+ -)	В %
Производство тепловой энергии	27744	27374	-370	98,67
Санитарная очистка и благоустройство	8744	7818	-926	89
Автотранспортные услуги	3034	3244	210	106,92
Ремонтно-строительные работы	1790	4061	2271	226,8
Всего доходов	41312	42497	1185	102
Себестоимость по всем видам	42254	42094	840	102
Прибыль от всех видов деятельности, всего	58	403	345	6,9 раза

Как видно из данных таблицы 2.2, анализ приведенных показателей свидетельствуют о положительной динамике развития финансово-хозяйственной деятельности в целом по предприятию.

По отдельным видам деятельности доходы от реализации в сравнении с прошлым периодом есть изменения в отрицательную сторону, это связано во первых с тем, что отопительный период 2012 года был меньше, сократились работы по саночистке. Но в сравнении с 2011 годом прибыль в 6,9 раза увеличилась, предприятие участвовало в конкурсах, где были выиграны объемы по ремонтно- строительным работам и в сравнении с предыдущим годом увеличилось в 2,2 раза.

Управленческие расходы признаются в себестоимости работ и услуг. Расходы составили 42094,0 тыс.рублей, что в сравнении с прошлым годом на 102% больше, это связано также с ростом цен на энергоресурсы.

Данные о значениях дебиторской и кредиторской задолженностях за анализируемый промежуток времени выглядят следующим образом:

Таблица 2.3 Значения дебиторской и кредиторской задолженности

	31.12.11	31.12.12	31.12.13
Дебиторская задолж., тыс. руб.	2450	2672	2587
Кредиторская задолж., тыс. руб.	2164	1728	2442



Как видно из таблицы 2.3, сумма дебиторской задолженности предприятия по состоянию на 31 декабря 2012 года составила 2672 тыс.рублей.

Сумма дебиторской задолженности по итогам 2011 года составляет 2450,0 тыс.руб. Произошло увеличение дебиторской задолженности в 2012 году на 9,06 %.

Сумма кредиторской задолженности предприятия по состоянию на 31 декабря 2012 года составила 1728 тыс.рублей. Просроченной задолженности нет. По сравнению с предыдущим годом кредиторская задолженность уменьшилась на 25 % Просроченной задолженности перед сотрудниками по заработной плате нет.

В таблице 2.4 приведена характеристика обеспеченности и использования трудовых ресурсов.

Таблица 2.4 Состав и структура трудовых ресурсов предприятия в МУП «ПУЖКХ»

Показатели	Среднегодовая численность, чел.
	2011 г.	2012 г.	2013 г.	2013 г. в %-х к 2011 г.
1	2	3	4	5
Работники, занятые в с.-х. производстве, всего:	84	82	82	97,61
в т.ч.: рабочие постоянные	70	68	68	97,14
из них трактористы-машинисты	10	10	10	100,0
из них: руководители	1	1	1	100,00
Специалисты	3	3	3	100,0
Среднегодовая численность работников всего, чел.	84	82	82	97,61

Как видно из таблицы 2.4 численность работников в МУП «ПУЖКХ» за последний год снизилась на 2 человек, что составляет 2,39 %.



2.2 Анализ финансового состояния предприятия

Финансовое состояние является важнейшей характеристикой деловой активности и надежности предприятия. Оно определяется имеющимся в распоряжении предприятия имуществом и источниками его финансирования, а также финансовыми результатами деятельности предприятия.

Рассмотрим основные экономические показатели деятельности, которые позволяют охарактеризовать финансовое состояние хозяйства в таблице 2.5.

Таблица 2.5 Финансовое состояние МУП «ПУЖКХ» Аургазинского района

Показатели	2011 г.	2012 г.	2013 г.	2013 г. в % к 2011 г.
1	2	3	4	5
Выручка от реализации продукции, тыс. руб.	41312	42497	46313	112,11
Себестоимость продукции, тыс. руб.	41254	42094	-46055	111,63
Прибыль от реализации, тыс. руб.	58	403	258	44,82
Проценты к уплате, тыс. руб.	-	-	-	-
Прочие доходы, тыс.руб.	-	-	-	-
Прочие расходы, тыс.руб.	-	-	-	-
Прибыль отчетного периода, тыс.руб.	58	403	258	44,82
Уровень рентабельности, %	1,4	9,5	5,6	4

Как показывают данные таблицы 2.5, выручка от реализации продукции за последний год увеличилась на 12,10 % за последние три года, прибыль увеличилась на 34,48 %, и рентабельность увеличилась на 4 п.п.

Показатели состояния и движения основных средств приведены в таблице 2.6.



Таблица 2.6 Показатели состояния и движения основных средств в МУП «ПУЖКХ»

Показатели	2011г.	2012 г.	2013г.	Изменение 2013г. по сравнению с 2011г. (+,-)
1	2	3	4	5
Наличие фондов на начало года, тыс. руб.	9174	6893	13555	4381
Поступило фондов в течение года, тыс. руб.	1209	0	2155	946
Выбыло фондов в течение года, тыс. руб.	3490	43	6536	3046
Наличие фондов на конец года, тыс. руб.	6893	6850	9174	2281
Износ на конец года, тыс. руб.	3027	3510	5527	2500
Рост (+), уменьшение (-)основных средств за год, тыс. руб.	-2281	-43	-4381	2100
Коэффициенты состояния: износа	0,33	0,51	0,41	0,08
сохранности	0,75	0,99	0,67	-0,08
Коэффициенты движения: выбытия	0,38	0,06	0,48	0,10

Исходя из таблицы 2.6 можно сделать вывод, что на предприятии стоимость основных производственных фондов является постоянной, наблюдаются и поступления и выбытия фондов. Коэффициенты износа и сохранности также изменились незначительно.

Эффективное использование оборотных средств играет большую роль в обеспечении нормальной работы предприятия. Рассмотрим данные эффективное использование оборотных средств в таблице 2.7.

Таблица 2.7 Эффективность использования оборотных средств в МУП «ПУЖКХ»

Показатели	2011 г.	2012 г.	2013 г.	2013г. к 2011 г., %
1	2	3	4	5
Выручка от реализации продукции, тыс.руб	41312	42497	46313	112,10
Коэффициент оборачиваемости	13,63	11,99	8,33	61,11
Коэффициент загрузки	0,07	0,08	0,12	171,42
Длительность одного оборота, дн.	3052,0	3535,51	5554,91	182,0

Основным показателем, характеризующим эффективность использования оборотных средств, является их оборачиваемость. За 3 года значение данного показателя изменилось незначительно. За 1650 дней предприятию возвращаются его оборотные средства в виде выручки от реализации продукции, т.е. наименьшая продолжительность одного оборота показывает улучшенное использование оборотных средств.



3. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ И ПУТИ ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ В МУП «ПУЖКХ»

Предприятие в процессе финансово - хозяйственной деятельности, могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно - хозяйственные и командировочные расходы.

В организациях выдаются деньги подотчет на следующие цели :

- командировочные расходы;

- хозяйственные расходы;

- представительские расходы.

3.1 Состояние учетно-аналитической работы в МУП «ПУЖКХ»

Организация учетно-аналитической работы осуществляется в соответствии с Федеральным Законом № 129 от 21.11.1996 «О бухгалтерской учете», «Положением о ведение бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» утвержденный Приказом Минфина РФ №344 от 29.07.1998, «Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» утвержденный Приказом Минфина РФ № 106н от 06.10.2008г.

Учетная политика №106н от 06.10.2008 г утверждена приказом от 31.12.2010г, директором МУП «ПУЖКХ» Хисамутдиновым И.Г.

Особенностями учетной политики является:

-Основные средства;

-нематериальные активы;

-материально-производственные запасы;

-расходы будущих периодов;

-прямые и косвенные расходы;

-готовая продукция;

-учет спецодежды;

-создание резервов.

Основным моментом в учетной политике является не отмечен порядок, предоплата. Для ведения бухгалтерского учета организация использует стандартный план счетов, утвержденный приказом Минфина России от 31.10.2000 г № 94н . Недостатком в плане счетов является субсчета.

Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется Уставом МУП, положением о бухгалтерии, учетной политикой предприятия.

Главный бухгалтер, осуществляя организацию бухгалтерского учета на основе правил его ведения, обязан обеспечить:

-широкое использование современных средств механизации и автоматизации учетно- вычислительных работ;

-достоверный учет издержек производства и обращения;

-точный результатов деятельности предприятия;

-правильное и своевременное перечисление платежей в бюджет;

-проведение экономического анализа хозяйственной деятельности.

Хозяйственные операции в бухгалтерском учете оформляются типовыми первичными документами, которые утверждены Госкомстатом России:

-Постановлением № 1 от 05.04.2004 г «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

-Постановлением № 7 от 21.01.2003 г « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету ОС и нематериальных активов»;

-Постановлением №55 от 01.08.2001г «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации -авансовый отчет»;

-Постановлением №88 от 18.08.1989г « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризаций»

-Постановлением № 71 от 30.10.1997 г « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету материалов»

Аналитические и синтетические регистры бухгалтерского учета распечатываются не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Инвентаризация материалов, товарных запасов и расчетов проводиться в конце года, а также в случаях, предусмотренных законодательством. Инвентаризация основных средств проводиться раз в три года.

Способ амортизации основных средств:

- для бухгалтерского учета - линейный, уменьшаемого остатка, по сумме чисел, пропорционально стоимости продукции. Учет активов стоимость до 40000 рублей.

Бухгалтерскую деятельность в МУП «ПУЖКХ» ведет только один главный бухгалтер.

Отдел бухгалтерского учета представлен бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером организации. Структура данного отдела изображена на рисунке 1.



Рисунок 1. Структура бухгалтерии МУП ПУЖКХ

Недостатком в системе учета является не полностью автоматизированный учет. Составление некоторых документов и отчетов вручную занимает у специалиста много времени, однако это связано с тем, что данная программа не позволяет работать в соответствии со спецификой деятельности предприятия.

3.2 Первичный учет

Первичный учёт - это первоначальная регистрация фактов, событий, процессов, заполнение формуляров наблюдения и др. документов в статистическом, бухгалтерском и оперативно-техническом учёте.

Характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он основан на строгом документировании хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности). Это требование закреплено в Федеральном законе «О бухгалтерском учете»: основанием для любой записи в регистрах бухгалтерского учета являются надлежаще оформленные первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть подтверждены соответствующими оправдательными документами. Первичный учетный документ представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, имеющее правовое (доказательное, оправдательное) значение. Показатели документа должны раскрыть содержание и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, а также для составления отчетности.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.

Документ - это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в МУП «ПУЖКХ» подразделяются на три вида.

Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: заявление о командировании (приложение В1), заявление на выдачу аванса (приложение В2), приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки (приложение В3). Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) (приложение) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10) (приложение В4).

В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, которое подписывается и утверждается директором предприятия.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчетом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание (приложение В5).

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

Доверенность (форма № М-2) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению (приложение В6). Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.

Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств (приложение Г). Для ввода в информационную базу программы 1С:Предприятие авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета - «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Реквизит «Сотрудник» заполняется выбором из справочника «Сотрудники».

Если предоставляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

3.3 Синтетический и аналитический учет

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.[13]

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов, в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. [6]

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.

Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов. [14]

В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Д71 К50.

Возврат неизрасходованных сумм сопровождается обратной записью с составлением ПКО, т.е Д50 К71

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т.е. Д10, 20,26 К71.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е. Д84 К71.

Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д73.2 К71.

На сумму невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Д94 К71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчетное лицо Д73.2 К94.

При направлении подотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной валюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие записи:

-приходование валюты, полученной в банке - Д50.4 К52;

-списание выданной в подотчет валюты - Д71 К50.4;

-после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат - Д20,26 К71.

Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской - на финансовые результаты от деятельности предприятия.

Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.

При автоматизированном учете все документы могут вестись в электронном виде с возможностью вывода на бумажный носитель. Порядок учета и бухгалтерские записи сохраняются.

3.4 Пути совершенствования учета

1С:Бухгалтерия это универсальная бухгалтерская программа, которая на сегодняшний день является самой распространенной в ведении бухгалтерского учета на ЭВМ. Эту программу можно изменить и откорректировать на лад своего предприятия и своей отрасли.

Возможности 1С:

1) Ведение аналитического и синтетического учета;

2) Ведение количественного и многовалютного учета;

3) Заполнение и выведение на печать первичных документов;

4) Получение автоматически бухгалтерских итогов;

5) Получение бухгалтерской отчетности на печать.

В 1С: Бухгалтерия можно реализовать и собственную схему автоматизации бухгалтерского учета, которая будет существенно отличаться от предложенной в типовой конфигурации.

На предприятии МУП «ПУЖКХ» бухгалтерский учет автоматизирован. Рекомендуем данному предприятию в дальнейшем использовать эту программу, так как она позволяет эффективно автоматизировать учет практически любого участка работы бухгалтерии.

Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

При вводе нового документа, прежде всего, следует установить тип авансового отчета «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет оказано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Заполненную форму можно сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1. или 71.11) и дебету счета, на которого списываются затраты данного наименования.

Если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) - основных средств, нематериальных активов, материалов или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, один из субсчетов счета 60).

В реквизите «Сумма» следует указать сумму, выплаченную поставщику. Реквизит «В том числе НДС» заполнять не следует. Операции отражающие поступление ценностей, рекомендуется оформлять предусмотренный для этого документами конфигурации: Поступление материалов», «Услуг сторонних организаций» и т.д. Тем не менее, если в табличной части документа указать счет учета МПЗ или счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется в случае, когда поставщик не предоставляет счет-фактуру, а НДС можно принять к зачету по расчетной ставке, например, покупка ГСМ за наличный расчет, оплата проживания в гостинице и т.п. Сумму НДС следует указать в реквизите «В том числе НДС». (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки без НДС.

Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесения ее на счет 19 «НДС по приобретенным ценностям» используется документ «Счет-фактура полученный».



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В финансово-хозяйственной деятельности предприятия часто возникает ситуация, когда требуется производить расходы через сотрудников. Для этих целей работникам выдаются определенные денежные суммы подотчет. Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, налоговые органы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи денежных средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списанию, а также своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчетам.

В процессе контроля расчетов с подотчетными лицами проверяются наряду с кассовыми операциями отдельно операции по производственным командировочным и хозяйственным расходам (при этом пристальное внимание уделяется представительским расходам, а также затратам на использование автотранспорта), следует определить возможность компенсации, включение в себестоимость затрат, так и связанного с затратами доходы работника.

Тема курсовой работы «Учет расчетов с подотчетными лицами и пути его улучшения» является актуальной, так как возникают постоянные споры по учету.

Целью данной курсовой работы является изучение особенностей учета расчетов с подотчетными лицами в организации.

Объектом исследования в курсовой работе является МУП «ПУЖКХ».

В соответствии с целью в работе поставлены следующие задачи:

- дать организационно-экономическую характеристику деятельности организации;

- рассмотреть теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами.

- изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами в организации.

- предложить пути совершенствования автоматизации учета расчетов с подотчетными лицами.

Источниками информации для выполнения данной курсовой работы являются учебные пособия, журналы, бухгалтерская отчетность за 2011-2013 гг., приложение к бухгалтерскому балансу, пояснительная записка, устав, учетная политика предприятия, первичные документы по расчетам с подотчетными лицами, журнал - ордер № 7.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на расходы по командировкам.

Такие работники называются подотчётными лицами. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий и организаций на выполнение задач операционно-хозяйственного характера и возмещение расходов на служебные командировки.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

-приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

-расходы на командировки по территории Республики Казахстан и за границу;

-представительские расходы.

На сегодняшний день МУП ПУЖКХ предоставляет следующие услуги:

- производство тепловой энергии 11 котельными;

- производство общестроительных работ;

- производство санитарно-технических работ;

- деятельность автомобильного грузового неспециализированного транспорта;

- производство деревянных строительных конструкций и столярных изделий.

Основной вид деятельности предприятия - бесперебойное теплоснабжение. Всего обслуживается 98 организаций и 55 многоквартирных дома. В 2013 году количество отпущенной тепловой энергии 11 котельными составило 26 тыс. 39 Гкал. Ежегодно осваивается большой объем капитальных вложений по реконструкции и капитальному ремонту котельных и теплотрасс. В течение нескольких лет проводится замена изношенных теплотрасс новыми, с применением современных изолирующих материалов и технологий. Обновляется автотракторный парк. Так, только в 2013 году при содействии администрации района приобретен трактор Т-150, трактор ДТ-75 и трактор МТЗ-82.1 (со всем навесным оборудованием).

Возглавляет МУП ПУЖКХ Аургазинского района РБ с июня 2012 года Айрат Асгатович Габбасов.

Организационная структура управления состоит из руководителя, которому подчиняются специалисты и главный бухгалтер. Бухгалтерскую деятельность ведет один бухгалтер.

Организация учетно-аналитической работы осуществляется в соответствии с Федеральным Законом № 129 от 21.11.1996 «О бухгалтерской учете», «Положением о ведение бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» утвержденный Приказом Минфина РФ №344 от 29.07.1998, «Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» утвержденный Приказом Минфина РФ № 106н от 06.10.2008г.

Учетная политика №106н от 06.10.2008 г утверждена приказом от 31.12.2010г, директором МУП «ПУЖКХ» Хисамутдиновым И.Г.

Особенностями учетной политики является:

-Основные средства;

-нематериальные активы;

-материально-производственные запасы;

-расходы будущих периодов;

-прямые и косвенные расходы;

-готовая продукция;

-учет спецодежды;

-создание резервов.

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.[13]

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов, в зависимости от характера произведенных расходов.

1С:Бухгалтерия это универсальная бухгалтерская программа, которая на сегодняшний день является самой распространенной в ведении бухгалтерского учета на ЭВМ. Эту программу можно изменить и откорректировать на лад своего предприятия и своей отрасли.

Возможности 1С:

1) Ведение аналитического и синтетического учета;

2) Ведение количественного и многовалютного учета;

3) Заполнение и выведение на печать первичных документов;

4) Получение автоматически бухгалтерских итогов;

5) Получение бухгалтерской отчетности на печать.

В 1С: Бухгалтерия можно реализовать и собственную схему автоматизации бухгалтерского учета, которая будет существенно отличаться от предложенной в типовой конфигурации.

На предприятии МУП «ПУЖКХ» бухгалтерский учет автоматизирован. Рекомендуем данному предприятию в дальнейшем использовать эту программу, так как она позволяет эффективно автоматизировать учет практически любого участка работы бухгалтерии.

Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

При вводе нового документа, прежде всего, следует установить тип авансового отчета «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

...