Система учета архивных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Нормативно-методические и правовые основы учета документов в Архивном фонде РФ

1.1 Теоретические основы учёта документов АФ РФ

1.2 Проверка наличия и состояния документов

2. Автоматизированные технологии в области учета обеспечения сохранности документов

2.1 Автоматизация учета документов в 1990-е годы

2.2 Автоматизированная система учета уникальных документов АФ РФ и обеспечения их сохранности

Заключение

Библиографический список

Введение

Одним из важнейших направлений деятельности Архивного фонда Российской Федерации (далее АФ РФ) является осуществление государственного учёта архивных документов. Вопросы учета документов АФ РФ имеют огромное значение и определяют актуальность темы, поскольку учёт одновременно является средством обеспечения сохранности документов, их адресного поиска, а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников, этим и обусловлен выбор темы курсовой работы «Учет документов в Архивном фонде Российской Федерации».

В XIX веке в архивах не велось централизованного учета документов. Вот к каким печальным последствиям это привело: «Рядом с фальсификацией архивных документов развивается в нашем отечестве и другое зло: расхищение государственных архивов. В частных руках образовались драгоценные коллекции древних рукописей, составленные из документов, похищенных из архивов правительственных учреждений; одни из таких коллекций уходят за границу, другие гибнут по смерти своих владельцев…; третьи возвращаются в правительственные учреждения, но уже за плату из средств государственного казначейства. Одно из таких собраний древних рукописей, похищенных из правительственных и монастырских архивов, было куплено на средства казны на 100 тысяч рублей… Такому же расхищению подлежат и провинциальные архивы, наиболее древнее и ценное уже выбрано из архивов».

Во избежание хищнического расхищения документальных богатств законодательными и нормативными актами Российской Федерации предусмотрено обязательное ведение учета документов, как в государственных, так и в негосударственных архивах. Так, например, ФЗ Об архивном деле Российской Федерации установил, что: «Все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Федеральной архивной службой России». Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету.

Учет документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражении этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия и состояния на основе единого методического обеспечения.

Современные правила учета основываются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

Степень изученности данной темы нашла своё отражение в основном учебниках и учебных пособиях, научных статьях по теории и практике архивного дела.

В работах Алексеевой Е.В., Булюлиной Е.В., Вовкотруб О.В., Малышевой С.Ю. Тельчарова А.Д., Чмыхало А.Ю., изложены основные теоретические вопросы, характеризующие организацию архивного дела и учёта архивных документов в том числе.

Объект исследования - учет документов архивного фонда РФ.

Предмет исследования - учет и порядок ведения основных учетных документов архивного фонда РФ.

Цель исследования - изучить систему, функции учета документов архивного фонда, порядок введения учетных документов.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. Изучить систему учета документов архивного фонда;

2. Рассмотреть функции учета архивного фонда;

3. Проанализировать порядок ведения основных учетных документов.

Источниковая база:

1. ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2. «Регламент государственного учета документов АФ РФ» (от 08.07.1997 № 1344);

3. «Регламент Государственного реестра уникальных документов АФ РФ»

4. «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов АФ РФ в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» (утверждены Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 194.

5. ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Структура работы состоит из: введения, трех разделов, заключения, библиографического списка и приложений.

Первая глава курсовой работы посвящена видам материальных носителей и состоит из двух частей. В первой части рассмотрены виды материальных носителей их значение и применение. Во второй части описаны перспективные виды носителей информации.

Во второй главе речь пойдет о фотодокументировании. Эта глава так же состоит из двух частей. Первая часть посвящена фотодокументу, истории его создания, развития и применения. Во второй части речь пойдет о новейших фотокамерах, позволяющих сделать наиболее качественный фотодокумент.

Последняя глава курсовой работы рассказывает о кино-документировании и как и предыдущие состоит из двух частей. Первая часть рассказывает об истории развития кино. А вторая часть повествует о том, что представляет собой кинодокумент и рассказывает о его классификации.

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

1. Нормативно-методические и правовые основы учета документов в Архивном фонде РФ

1.1 Теоретические основы учёта документов АФ РФ

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России в соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:

ь Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям -- отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов.

ь Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности -- опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные -- временными.

ь Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

Под учетным документом понимается, документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия т состояния на основе единого методического обеспечения.

Учет складывается из четырех этапов:

1. Подсчет количества документов в архиве.

2. Регистрация сведений о количестве документов во внутренних учетных документах архива.

3. Заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Федерации.

4. Составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Прежде чем приступить к рассмотрению учетных форм, необходимо указать, что научной основной учета документов являются принципы централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности, которые реализуются на:

- установление общих для всех хранилищ документов Архивного фонда страны единиц учета;

- единства организации хранения и учета документов;

- сопоставимости учетных показателей;

- строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;

- оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов АФ РФ, отражающих их фактическое количество и состав.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета. К внутренним учетным документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел и др. полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа - заверителя дела.

Рассмотрим поподробнее виды учетных документов.

Книга учета поступления документов - очень важный справочник, предназначенный для первичного учета поступающих в архив документов. Это учетный документ, в хронологической последовательности фиксирующий поступления в архив, а также основные данные о них. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, и в каком количестве получены архивом документы. Книга помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.

В нее в хронологической последовательности заносятся, все поступления независимо от того является поступление первым или повторным. Сдатчик - фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы. Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить. Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет - на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов - представляет перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения - фондообразователя и официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование.

Главная цель списков фондов - закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, и его нельзя изменить. При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, т.к. прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда - включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличие описей. Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытия документов:

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1. сведения о переименованиях;

2. сведения о местонахождения фонда и его номере;

3. сведения о движении документов фонда.

Сведения о движение документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов.

При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов - только количество единиц хранения. По листу фонда присваивается номер описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет, путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда.

Дело фонда - комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделение документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; справки об использовании материалов фонда и др.

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения:

О дате создания учреждения, подчиненности, функциях, реорганизации, условиях хранения материалов, видах научно-технической обработки материалов. Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного государственного учета составляется на основе суммирования данных, извлеченных из документов «Внутреннего учета». Основным документом, в котором зафиксированы правила его ведения, является Регламент государственного учета документов АФ РФ.³ Основным документом централизованного учета является паспорт архива. Паспорт государственного архива составляется на 1 января каждого года и состоит из разделов, которые показывают его состав и объем: архивные материалы, страховой фонд копий, НСА, условия хранения документов.

Карточка фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации Центрального фондового каталога, Федеральной Архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда. Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах РАН.

В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состояние хранения документов в организациях - источниках комплектования на 1 декабря один раз в 3 года. Они включают данные о количестве источников комплектования:

- всего по профилю архива;

- негосударственных организаций;

- государственных организаций;

- а также о наличии в ведомственных архивах номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, помещений и штатов.

Для того чтобы механизм централизованного учета четко работал, необходимо строго соблюдать сроки представления учетных документов в вышестоящие органы.

1.2 Проверка наличия и состояния документов

Проверка наличия и состояния документов является одним из основных видов работ в архивах. Это самый эффективный, хотя и очень трудоемкий вид деятельности по совершенствованию организации хранения и учета дел. Результаты проверки наличия, обеспечивающие получение достоверных данных об объеме и состоянии дел, позволяют наиболее рационально планировать всю дальнейшую работу по обеспечению сохранности документов.

Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления:

- фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по описям (книга учета и описания).

- выявление документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.

Таким образом, в ходе проверки наличия комплексно решается ряд важных задач по сохранности и учету документов.

К ее целевому назначению относятся:

1. определение фактического количества дел, находящихся на хранении;

2. выявление и устранение недостатков в учете документов;

3. выявление необнаруженных дел и проведение их розыска;

4. выявление и учет документов, имеющие различные дефекты носителя и текста и требующих улучшения физического состояния.

Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке (цикличные) и единовременно (внеочередное).

Первоначально вопрос о сроках проверки наличия документов строго не регламентировался. В правилах работы государственных архивов 1962 г. не было закреплено определенной периодичности проверки наличия фондов. Но к концу 1970-х гг., после кражи документов в одном из центральных государственных архивов, пришли к выводу о необходимости пересмотра сложившихся подходов к проведению этой работы. В 1977 г. были основные правила работы государственных архивов 1984 г., устанавливающие жесткую периодичность проверки наличия фондов, исходя из категории их ценности.

В основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации (2002 г.) определена периодичность плановых проверок документов в зависимости от их ценности и материального носителя. Так, уникальные документы проверяются ежегодно; особо ценные документы на бумажной основе один раз в 10 лет; аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные документы) - один раз в 5 лет; кинодокументы на нитрооснове - один раз в 2 года. Внеплановые проверки проводятся в случаях чрезвычайных ситуация, стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могли быть утрачены или повреждены документы. При смене заведующих хранилищами также проводится внеочередная и единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или отдельных частей (комплексов).

В целях контроля за обеспечением сохранности документов при организации их использования периодически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течении года. Сроки таких проверок устанавливаются руководством архива.

Методически и практически проверка наличия - это несложный вид работы, фактически это сверка имеющихся в наличии документов с учетными формами - описью или книгой учета и описания.

Важное значение имеет первый этап работы по проверки наличия дел, так называемая выверка учетных документов, которая включает:

- установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды;

- сверку и сопоставимых показателей;

- уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи;

- проверку правильности составления их итоговых записей, как важнейшего учетного элемента описи.

Таким образом, в ходе выверки учетных документов устанавливается то количество дел, которое должно находиться на архивной полке.

Проверку наличия и состояния документов обычно проводит группа специалистов, но в отдельных случаях допускается осуществление проверки одним сотрудником. В ходе работы необходимо:

- сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения;

- подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;

- изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;

- изымать единицы хранения, не внесенные в опись, и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.

Документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются, на общих основаниях их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ.

Документы, выданные на временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющими в наличии.

Категорически не допускается внесение в ходе проверки наличия каких-либо пометок или изменений в описи и другие учетные документы.

Результаты проверки наличия и состояния дел и обнаруженные в ходе недостатки заносятся в лист проверки наличия, который составляется непосредственно в ходе работы, как правило, на каждую опись отдельно. На основе листа составляется обязательный учетный документ - акт проверки наличия и состояния документов.

Целесообразно одновременно с актом проверки наличия и состояния документов при необходимости составлять и другие акты - о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных, о неисправимых повреждениях и т.п.

Одна из задач проверки наличия - выявление необнаруженных дел, то есть тех единиц хранения, которые «незаконно», без документального подтверждения отсутствуют на местах хранения. На все такие дела составляется карточка учета необнаруженных дел, из которых формируется в традиционном или автоматизированном режиме учетно-контрольная картотека. Как правило, при учете необнаруженных дел указываются следующие реквизиты: название фонда, номера описи и единицы хранения, заголовок и объем единицы хранения, крайние даты документов дела, дата, когда впервые выявилось отсутствие документов, отметки о ходе розыска и его результаты.

В случае необнаружения в ходе проверки наличия дел организуется их розыск. Он проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других структурных подразделениях учреждения. Дела, найденные в ходе розыска, подкладывается на место постоянного хранения, о чем в картотеке необнаруженных дел делается соответствующая отметка.

Документы, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета в установленном порядке. В этом случае также делается отметка в картотеке необнаруженных документов.

На документы, не найденные в ходе розыска, составляется справка о ходе розыска и акт произвольной формы о снятии с учета необнаруженных документов. Эта справка является главным основанием для принятия обоснованного решения о списании документов, поэтому она должна максимально полно отражать целый комплекс необходимых сведений по истории фонда и организации розыска дел, подтверждать полноту и качество его проведения.

Решение о снятии документов с учета это большая ответственность, ведь списывание дел архивисты расписываются в собственной профессиональной беспомощности, не умение обеспечит сохранность вверенного им национального документного достояния. Оно должно приниматься коллегиально. Рассматривать такие вопросы может экспертно-проверочная комиссия. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

В ходе проверки и наличия документов в обязательном порядке фиксируется физическое состояние документов. На основе этих данных создаются картотеки учета физического и технического состояния архивных документов. Которые служат основой для планирования и проведения работ по его улучшению. Все выявленные особенности физического состояния документов фиксируется в учетно-контрольных документах. В случае выявления неисправимо поврежденных документов составляется заключение о полной невозможности восстановления их основы и использования текстовой и изобразительной информации и акт о неисправимых повреждениях документов, на основании которого происходит снятие документов с учета. Это правило не распространяется, только на уникальные документы их снятие с учета не допускается. Таковы основные вопросы, связанные с организацией проверки наличия и состояния документов.

Таким образом, учёт архивных документов - отличная возможность проверить наличие всех, указанных в архивном справочнике, документов. Именно поэтому он способствует предотвращению их исчезновения и, соответственно, защищает от различных неприятностей, связанных с утечкой информации. Выдача любой бумаги из архива подлежит обязательной регистрации в специальной книге. Из всего вышесказанного явно следует, что учёт архивных документов - одно из наиболее важных действий в работе с архивом. Он не только является необходимой нормой, но и позволяет отслеживать состояние дел в архиве и, при необходимости, корректировать его работу.

2. Автоматизированные технологии в области учета обеспечения сохранности документов

2.1 Автоматизация учета документов в 1990-е годы

Учет документов - это направление работы архивов, которое подверглось автоматизации в первую очередь. Уже в начале 1990-х годов практически все архивы, снабженные компьютерной техникой, имели учетные базы данных. Причина в том, что учет документов весьма трудоемкий процесс, требующий точности и достоверности. Поэтому целесообразно переложить операции по учету на плечи ЭВМ, освободив время архивистов для более творческой работы. К тому же на основе существовавших в начале 1990-х годов систему управления базы данных (СУБД) легче было создавать программы для обработки статистики, нежели поисковые системы.

Так, например в РГАЭ еще в 1988 году были выделены основные направления, нуждающиеся в информатизации: учет документов, комплектование документами, учет использования документов, научно-справочный аппарат, контроль за исполнением решений Главархива СССР и дирекции архива. По этим направлениям специалисты ВНИИДАД и НПО «Парма» при участии архива были созданы и приняты в эксплуатацию БД «Учет фондов», «Сведения по истории учреждений» и «Сведения о картотеках по личному составу».

Количество учетных баз увеличилось. В конце 1990-х годов учет стал первым направлением работы архивов, которое подвергалось полной автоматизации в масштабах отрасли.

Первоначально учетные программы создавались для целее внутреннего учета документов в архиве, при этом автоматизированный и традиционный учет существовали параллельно, не заменяя, а дополняя друг друга. В архиве, по прежнему вносились сведения в книгу учета поступления документов, список фондов, листы фондов и другие учетные формы. А базы данных велись с целью суммирования и анализа учетных данных на уровне архива, проверки данных традиционных документов и повышения точности учета. Как правило, в автоматизированном режиме создавались фондовые каталоги (РГАЭ, ГАРФ, «Каталог фондов ЦАОДМ»; «Фондовый каталог» Вологодского областного архива и др.,) реестры описей (БД «Аннотированный реестр описей» в РГИА; «Реестр описей» в ЦАОДМ; «Учет описей дореволюционных» в ГА Томской области,) книги учета поступлений («Учет движения кинодокументов» в РГА КФД) и выдачи дел из хранилища БД «Контроль за организацией размещения, хранения движения фонодокументов» в РГАФД; топографические указатели (Национальном архиве Республике Татарстан и др.) по данным Росархива, к середине 1990-х годов в государственных архивах функционировало около 15 БД, «форматно несовместимых между собой».

Первоначально учетные базы данных создавались в архивах изолированно, на основе различных СУБД. Однако уже в первой половине 1990-х архивистами был поставлен вопрос об унификации программного обеспечения в области учета, и началась разработка типовых программ. Потребность в единообразном программном обеспечении связана, прежде всего, с необходимостью суммирования и обобщенного анализа данных на уровне региона и Архивного фонда РФ при осуществлении централизованного государственного учета архивных документов. Для объединения учетных данных отдельных архивов в электронном виде необходимо обеспечить либо совместимость, либо единство формата представления данных, а значит, единство или совместимость применяемого в архивах для автоматизированного учета программного обеспечения.

Создание системы автоматизированного централизованного учета началась в 1994 году. Типовое программное обеспечение для внутреннего и централизованного учета документов были разработаны ВНИИДАД. В середине 1990-х гг. были созданы базы данных «Учет фондов» и «Паспорт архива».

Однако эти программы не были рекомендованы Экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям как типовые. И хотя они до сих пор продаются ВНИИДАД, с внедрением общеотраслевой программы «Архивный фонд» архивы постепенно отказались от данного учетного программного обеспечения. Причиной были как устаревшее программное обеспечение, для модификации которого необходимо было каждый раз обращаться к разработчикам, так и функциональные недостатки программы.

ВНИИДАД была также разработана типовая программа для централизованного учета - «Паспорт архива». Программа включала в себя четыре экранных формата в соответствии с формой паспорта архива, введенной в 1993 г.: паспорт государственного архива (сводные данные об объеме документов, в том числе управленческой документации, документов личного происхождения, по личному составу, фотодокументов и др.) «Состав кадров страхового фонда», «Государственный учет и НСА к документам», «Здание архивохранилища». Однако данная программа не была связана с БД «Учет фондов», она не позволяла получить сводные данные непосредственно на основе ввода первичной учетной информации. Отчеты одной программы следовало вводить в другую БД, чтобы получить паспорт архива.

Одновременно в 1995 году по техническому заданию Отдела организации научно-методической работы и информационных технологий Росархива была разработана первая экспериментальная версия программы «Архивный фонд». Однако рекомендована Экспертной комиссией по ААТ в качестве типовой была вторая версия программы в FoxPro для Windows (1997 г.). Она же получила широкое распространение в архивах. «Архивный фонд» представляет собой часть взаимосвязанного комплекса ПО. В 1997 г. был утвержден Регламент государственного учета документов архивного фонда РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при условии соблюдении единства традиционной и автоматизированной систем учета.

«Архивный фонд» представляет собой интегрированный многофункциональный программный комплекс, предназначенный для решения следующих задач:

· учет документов;

· контроль за хранением документов, наличием и физическим состоянием дел;

· контроль за состоянием НСА;

· поиск документов (во второй версии программы на уровне фонда и описи; в третьей версии - на уровне фонда, дела, документа, документной информации);

· ведение автоматизированного НСА (список фондов, путеводитель, описи, каталоги).

Учетная часть программы ориентирована, прежде всего, на ведение централизованного учета, а именно на создание массивов данных на формирование и ведения в автоматизированном режиме фондовых каталогов органов управления архивным делом и Центрального фондового каталога.

Начальник отдела учета, сверив данные с помощью пункта меню «Подсчет сводных» в режиме администратора, мог получить паспорт архива на текущую дату. Программа создает следующие виды отчетов, предназначенные для учета документов: паспорт архива; 57 видов перечней фондов; 43 вида перечней реестров (описей); состав фондов и документов по категориям; список фондов.

«Архивный фонд» оказался эффективнее учетных программ, самостоятельно разработанных архивами. К тому же его внедрение не требовало от архивов никаких затрат, она распространялась бесплатно. К достоинствам можно отнести и то, что программа не предъявляла высоких требований к оборудованию. Поэтому большинство архивов отказалось с ведением «Архивного фонда» от собственных учетных программ. С 1998-2001 год вторая версия «Архивный фонд» распространялась в республиканских, областных, краевых, муниципальных архивах.

В 2009 г. в архивных учреждениях началось внедрение программной версии «Архивный фонд 4.0», которая была усовершенствована по сравнению с предыдущими. Охват, автоматизированным учётом всех видов документации полностью достигнут в рамках 4-й версии ПК «Архивный фонд». В течение прошлого года версия прошла опытную эксплуатацию в трёх федеральных архивах (ГАРФ, РГАЭ, филиал РГАНТД) и государственных архивах 10 субъектов Российской Федерации (Республики Башкортостан, Татарстан, Удмуртская; Алтайский край и т.д.) и теперь готова к внедрению в качестве отраслевого ПО для ведения автоматизированного государственного учёта документов АФ РФ. Появилась возможность учёта кино-, фоно-, видео- и электронных документов, а также распечатывания описи и, заверив её надлежащим образом, получать полноценный традиционный документ госучёта. Программой автоматически создаются паспорт архива и практически все учётные формы, являющиеся приложениями к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Обеспечивается возможность в автоматизированном режиме конвертировать в4-ю версию сведения, накопленные в формате 3-й версии ПК «Архивный фонд».

«Архивный фонд» представлял собой часть взаимосвязанного комплекса ПО. В органах управления архивным делом субъектов РФ с 1997г. Внедрялась программа «Фондовый каталог», а в Росархиве начал функционировать экспериментальная версия автоматизированного ЦФК.

Фондовый каталог - общеотраслевая программа, предназначенная для органов управления архивным делом субъектов РФ. Она предназначена для централизованного государственного учета, информационного поиска на межархивном уровне, контроля за состоянием НСА и обеспечения сохранности документов.

В 1997 году был утвержден Регламент государственного учета документов архивного фонда РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при условии соблюдения принципа единства традиционной и автоматизированной систем учета.

В 2000 году в дополнение к Регламенту был утвержден «Временный порядок РФ». Документ закреплял методы, процедуры и средства ведения автоматизированного учета в государственных и муниципальных архивах.

В 2002 году «Фондовый каталог» внедрен в органах управления архивными делами в 18 субъектах Федерации.

По техническому заданию, составленному Информцентром Мосгорархива на основе изучения традиционного и автоматизированного учета документов, центром «Инсофт» была создана программа «Учет фондов» стал первой программой, которая позволила комплексно автоматизировать учет архивных документов в архиве. Программа позволяла получить в виде отчетов как документы внутреннего учета (книгу учета поступлений, список фондов, реестр описей, книгу учета движения фондов, описей и дел, лист фонда, книгу учета документов передаваемые в другие архивы) так и централизованного учета (паспорт архива, карточку ЦФК, сведения об изменении в составе и объеме фондов). Таким образом, хотя общее количество отчетов значительно уступало программе «Архивный фонд», это были основные учетные документы архива.

Последовательность ввода данных в учетную базу была детально продумана для того, чтобы максимально повысить точность учета и избежать искажения данных. К недостаткам программы можно отнести сложность и обилие показателей, трудности в редактировании данных - для исправления значения данных некоторых полей или удаления данных необходимо обращаться к программисту.

Что касается процедуры ведения автоматизированного учета, она различается для федеральных архивов и субъектов Федерации. Федеральные архивы представляют учетные сведения непосредственно в Росархив для включения в автоматизированный фондовый каталог. Республиканские, краевые, областные, муниципальные архивы передают данные в электронном формате в орган управления архивным делом субъекта РФ. При этом если не используют другую учетную программу, они должны конвертировать данные в общеотраслевой формат в составе обязательных реквизитов. На следующем уровне в органе управления архивным делом данные архивов вводятся в ПК «Фондовый каталог». При этом проверяется их полнота и достоверность. По решению органа управления архивным делом, архив может быть освобожден от предоставления учетных документов в традиционной форме, если он ввел в Архивный фонд все сведения о фондах.

Очевидно, что ведение централизованного учета чрезвычайно затрудняет то, что автоматизация учета не введена во всех архивах и органах управления архивным делом. По этой причине иногда приходиться вести параллельно автоматизированный и традиционный учет документов. При этом учетные данные нужно вводить своевременно и точно. Из-за задержки при представлении данных в вышестоящие органы вся система учета может быть нарушена.

2.2 Автоматизированная система учета уникальных документов АФ РФ и обеспечения их сохранности

Составной частью интегрированной учетно-информационной системы является Государственный реестр уникальных документов АФ РФ. Он потребовал от разработчиков расширения сложившихся представлений о содержании работы, новых, теоретических, методических и организационных решений. Сложность заключается в определении статуса уникальных документов и критериев их отбора, разработки учетных форм документов, порядка организации и ведения Государственного реестра. Архивисты пришли к выводу, что культурологический подход имеет определяющее значение: в реестр должны включаться все документы, имеющие общекультурную ценность, представляющие большой интерес для общества. В конечном итоге создание Государственного реестра базируется на следующих основных принципах: государственному учету подлежат все уникальные документы АФ РФ независимо от места их хранения, и от того в чьей собственности, или в чьем пользовании они находятся; единство основных требований к постановке на государственный учет уникальных документов на разных носителях, хранящихся в архивах, музеях, библиотеках и т.д.

Согласно «Регламенту государственного реестра уникальных документов АФ РФ, утвержденному 9 октября 2001 г., началось создание еще одной общественной базы данных. Государственный реестр уникальных документов называют «Красной книгой АФ РФ», поскольку в него включаются сведения о наиболее ценных документах, утрата которых была бы невосполнима. Согласно регламенту, реестр создается в традиционной форме и в виде базы данных. Но, в отличие «автоматизированного центрального фондового каталога», имеющего распределенную структуру, он формируется в едином центре - Росархиве - на основе карточек учета и описания документов, поступающих из архива, музеев, библиотек, ведомств.

Выявление уникальных документов на основе комплекса критериев осуществляют экспертно-проверочные комиссии государственных архивов, органов управления архивным делом субъектов Федерации. Владельцы документов негосударственной части АФ РФ могут осуществлять выявление уникальных документов по собственной инициативе, по договору с Федеральной архивной службой. При вывозе документов за пределы страны экспертиза осуществляется в обязательном порядке. При выявлении уникальных документов составляются листы учета и описания уникальных документов и экспертные заключения. Из государственных архивов, музеев, библиотек, архивов РАН, и общеотраслевых депозитарных фондов карточки учета и описания уникальных документов поступают в Росархив, где они проходят окончательную экспертизу Центральной экспертно-проверочной комиссии. После этого карточки утвержденных ЦЭПК документов поступают в Центр информационных технологий Росархива, где формируется единая база данных об уникальных документах.

Центр информационных технологий Росархива осуществляет не только создание базы данных «Государственный реестр уникальных документов АФ РФ», но и исполнение запросов от физических и юридических лиц.

Сохранение принятых на хранение документов - важнейшая задача архивистов. Конечно, компьютер не может осуществлять обеспылевание и дезинфекцию документов, но роль информационных технологий и в этом направлении работы архивов непрерывно увеличивается.

Информационные технологии в области обеспечения сохранности документов применяются:

- для учета наличия и состояния документов в автоматизированном режиме;

- для создания фонда пользования и страхового фонда с помощью технологий оцифровывания;

- для электронной регистрации документов.

При обеспечении сохранности документов очень важно своевременно принять меры по картонированию, реставрации, консервации, дезинфекции, поиску отсутствующих дел. Для этого нужна точная и оперативная информация о состоянии и физико-химической сохранности документов по всем фондам архива. С целью собирания такой информации в архиве регулярно проводятся проверки наличия и состояния документов.

Однако собрать воедино и проанализировать многочисленные статистические данные о состоянии документов непросто. Для этого создаются специальные базы данных, в которые вводятся сведения дел. Одна из программ - БД «Обеспечение сохранности документов» - была создана ВНИИДАД в середине 1990-х годов. Подобное программное обеспечение позволяет составить сводный отчет о количестве документов с различными дефектами по архиву в целом, по хранилищам и фондам. Данные служат при планировании работы по обеспечению сохранности.

Таким образом, с 1990-х годов начинается активная автоматизация учета документов. Так, как учет документов - требует точности и достоверности, поэтому логично перевести эту работу на плечи электронно-вычислительных машин.

В развитие системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, достигнуты определенные положительные результаты. Создано и функционирует общеотраслевое программное обеспечение - программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», данные в едином электронном формате аккумулируются в автоматизированном ЦФК Росархива.

учет документ архивный правовой

Заключение

В заключение надо отметить, что учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет, документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет государственным архивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы государственного архива.

Государственный учет документов заключается в определении их количества в установленных единицах учета и отражении этого количества в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Учету документов уделяется огромное внимание и в законодательстве, так как без учета документов невозможно предоставление их сохранности. Даже экономический аспект работы архивной отрасли невозможен без учета. Ведь если не знать, сколько документов в архиве, то нельзя определить, сколько сотрудников нужно для их сохранения и обработки, и какой фонд заработной платы для этого необходим. Точно так же без централизованного учета невозможно рассчитать финансирования архивной отрасли в целом.

Немалая роль принадлежит проверке наличия и состояния документов, она устанавливает фактическое присутствие дел, числящихся по описям, и выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации.

О важности учета свидетельствует и то, что с 1990-х годов начинается активная автоматизация учета документов. Так, как учет документов - требует точности и достоверности, поэтому логично перевести эту работу на плечи электронно-вычислительных машин.

В развитие системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, достигнуты определенные положительные результаты. Создано и функционирует общеотраслевое программное обеспечение - программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», данные в едином электронном формате аккумулируются в автоматизированном ЦФК Росархива. Ввод данных осуществляют 12 федеральных архивов, 96 архивных субъектов РФ, 325 муниципальных архивов и 54 субъекта РФ. БД «Фондовый каталог» ведется в 18 субъектах РФ. Темпы ввода информации архивами ежегодно увеличиваются. Сведения о динамике роста объемов БД «Архивный фонд», о динамике внедрения, об объемах данных по архивам, об объемах данных по отрасли, о ведении ПК «Архивный фонд» приведены в справке о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. Общий объем накопленных данных составляет 229,2 тысяч описаний фондов.

Значительный объем введенных сведений делает актуальным вопрос об организации использования автоматизированного ЦФК Росархива. Отделом организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий ведется постоянная работа по приему и учету присылаемых данных, их проверке и корректированию, по восстановлению запорченных в архивах массивов, по совершенствованию программного обеспечения. Процесс развития системы автоматизированного государственного учета документов АФ РФ, хранящийся в государственных и муниципальных архивах. На мой взгляд, развитие системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, имеются недостатки. Не все архивы, ведущие БД «Архивный фонд», регулярно и в срок присылают массивы данных. При передаче массивов введенных данных нередко встречаются элементарные ошибки из-за низкой квалификации сотрудников и небрежности при подготовке данных к передаче. Как правило, не полностью соблюдаются требования Временного порядка ведения автоматизированного государственного учета об обязательном заполнении определенного набора показателей в БД «Архивный фонд», Работа по ведению БД «Архивный фонд» не находит адекватного отражения в планово-отчетной документации архивных учреждений. Архивные учреждения, за редким исключением, не соблюдают требований по представлению в Росархив сведений по имеющейся компьютерной технике, что затрудняет контроль и анализ развития системы автоматизированного государственного учета. Основным фактором, тормозящим развитие системы автоматизированного централизованного государственного учета, является недостаточная обеспеченность архивных учреждений компьютерной техникой.

Библиографический список

1. Алексеева Е.В. Учет архивных документов - основа обеспечения их сохранности / Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. // Делопроизводство. - 2004. - №3. - С.89-91.

2. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве. Учет документов в архиве организации / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело. - 2001. - №1. - С.56-62.

3. Афанасьева Л.П. Применение автоматизированных технологий в области учета и обеспечения сохранности документов в архиве /Л.П. Афанасьева // Делопроизводство. - 2005. - №1. - С.76-85.

4. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов./В.Д. Банасюкевич, В.А. Устинов // Отечественные архивы. - 2000. - №1. - С.10-17.

5. Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированной архивной технологии в РГАЭ /Е.В. Дерусова // Отечественные архивы. 1994. - №2. - С.104-106.

6. Основные направления архивного дела в РФ на 2003 г. // Информационный бюллетень /Федеральная архивная служба России. - 2003. - №38-39. - С.51

7. Попова Е.П. Проверка наличия и состояния документов/Е.П. Попова //Делопроизводство. - 2005. - №1. - С.26-34.

8. Попова Е.П. Что нужно знать для проведения проверки наличия и состояния документов / Е.П. Попова // Секретарское дело. - 2004. - №3. - С.67-72.

Размещено на Allbest.ru

...