Документооборот и делопроизводство

Размещено на http://allbest.ru

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Дальневосточный государственный университет путей сообщения Институт интегрированных форм обучения

Кафедра «Менеджмент»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Выполнил О.А. Писарева

(КТ 12-ТТП (БТ) ЖТ-266в)

Проверил Е.Ю. Старкова

ХАБАРОВСК

2014



Содержание

Введение

1. Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности: основные понятия, структура, особенности разработки и реализации

2. Положение о структурном подразделении

3. Должностная инструкция

4. Письмо-ответ

5. Докладная записка

Заключение

Список литературы



Введение

Проводимая в стране экономическая реформа, усиление самостоятельности экономической и хозяйственной деятельности предприятий и организаций значительно повышают роль и значение документирования. Появилось множество новых типов организаций, новых организационно-экономических форм деятельности.

Управленческий процесс этих организаций включает документированные операции: сбор, обработку информации, подготовку и принятие решений, контроль над исполнением документов. Каждая из названных операций оформляется документально, через организационно-распорядительные документы. А, следовательно, перед специалистами появляется необходимость овладения основами работ с документами, оформленными в соответствии с Государственным стандартом ГОСТ Р6.30-2003.

Только при условии, если все сотрудники, участвующие в процессах создания, обработки и использования документальной информации, будут точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм делопроизводства эффективность использования документной информации будет обеспечена.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах «движение документов», то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО Журнал Управление персоналом, 2003. - 408 с. Целью освоения контрольной работы является знакомство с важнейшей частью управленческой деятельности предприятий и учреждений, работой с документами, а также самостоятельное составление отдельных документов и ведение делопроизводства.

В результате выполнения данной контрольной работы, необходимо уметь:

- оформлять и составлять деловую документацию с использованием основных и дополнительных реквизитов.

- использовать нормативно-правовые документы, регламентирующие профессиональную деятельность специалиста.

- определять и оперировать основными понятиями дисциплины;

- определять состав реквизитов документов, оформлять реквизиты документов;

- оформлять основные виды документов (организационно-правовых; распорядительных; информационно-справочных; деловой переписки);

- осуществлять деятельность с конфиденциальными материалами. Делопроизводство: документирование и организация работы с документами. Методические указания по выполнению контрольной работы / Е.Ю. Старкова. - Хабаровск: Изд-во ДВГУПС, 2013.



1. Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности: основные понятия, структура, особенности разработки и реализации

Сам термин «информационная технология» базируется на понятии «технология», которое является достаточно устойчивым и появилось в научно-техническом обороте в связи с проблемами организации производства.

В одной из современных энциклопедий дается следующее определение данного понятия:

Технология (от греч. techne - искусство, мастерство, умение) - совокупность методов обработки, изготовления изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции; научная дисциплина, изучающая физические, химические, механические и другие закономерности, действующие в технологических процессах. Технологией называют также сами операции добычи, обработки, транспортировки, хранения, контроля, являющиеся частью общего производственного процесса.

В понятии «информационная технология» следует выделить три основных составляющих:

- объект воздействия (в приводимом определении - это сырье, материал, полуфабрикат, т.е. материальный ресурс);

- результат воздействия (изменение состояния, свойств, формы объекта воздействия);

- методы воздействия (обработка, изготовление, изменение - процессы, приводящие к искомому результату воздействия). Кудряев В.А. Организация работы с документами: учеб. / под ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: ИНФА-М, 2002. - 592 с.

Информационная технология - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности. Хомоненко А.Д. Основы современных компьютерных технологий: учеб. / под ред. проф. А.Д. Хомоненко. - СПб: КОРОНА принт, 2005. - 672 с.

Информационные технологии характеризуются следующими основными свойствами: Ципкин Ю.А., Люкшинов А.Н., Эриашвили Н.Д. Менеджмент: Учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Ю.А. Ципкина. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002

- предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные;

- целью процесса является получение информации;

- средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программно-аппаратные вычислительные комплексы;

- процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с предметной областью;

- выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение;

- критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. Бусыгин А.В.. Эффективный менеджмент: Учебник/ А.В. Бусыгин. - М.:Финпресс, 2006

С другой стороны информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса. Как следствие, в ее названии произошли некоторые изменения за счет присоединении одного из синонимов: новая, компьютерная или современная.

Предметом изучения данной дисциплины являются автоматизированные информационные технологии управления (АИТУ). В АИТУ поступает информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизациии многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер - одну, технолог - другую).

Под автоматизированной информационной технологией управления понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям. Черкасова, Ю.М. Информационные технологии управления: учеб. пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФА-М, 2001. - 216 с.

Таким образом, информационная технология это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации. Информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника. Информационная технология является важной составляющей процесса использования информационных ресурсов.

Структуру информационной технологии управления составляют: Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Менеджмент: Учебник. - М.:; ЮНИТИ, 2006.

- информационная технология,

- информационная система решения функциональных задач,

- система поддержки принятия решений.

Зарубежные специалисты выделяют пять основных тенденций развития информационных технологий управления:

- к изменению характеристик информационного продукта, который все больше превращается в гибрид между результатом расчетно-аналитической работы и специфической услугой, предоставляемой индивидуальному пользователю персонального компьютера;

- к параллельному взаимодействию логических АИТУ, совмещению всех типов информации (текста, графики, цифр, звуков) с ориентацией на одновременное восприятие человеком посредством органов чувств;

- к ликвидации всех промежуточных звеньев на пути от источника информации к ее потребителю (например, становится возможным непосредственное общение автора и читателя, продавца и покупателя, певца и слушателя, ученых между собой, преподавателя и обучающегося, специалистов через систему видеоконференций, электронную почту и т. п.);

- к глобализации информационных технологий в результате использования спутниковой связи и всемирной сети Internet, благодаря чему люди смогут общаться между собой и с общей базой данных, находясь в любой точке планеты (ведущая тенденция);

- к конвергенции, рассматриваемой как последняя черта современного процесса развития АИТУ, которая заключается в стирании различий между сферами материального производства и информационного бизнеса, в максимальной диверсификации деятельности фирм, взаимопроникновении различных отраслей промышленности, финансового сектора и сферы услуг.

Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени. Новая информационная технология - это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ. Автоматизированные информационные технологии классифицируются: по степени охвата задач управления; по классу реализуемых технологических операций АИТУ; по типу пользовательского интерфейса; по способу построения сети АИТУ; по обслуживаемым предметным областям.

Информационное обеспечение управления» - многогранное понятие. Под термином «информационное обеспечение» понимается, во-первых, органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления. Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация. В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения. Кроме того, это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам - информационными потребностями.

Таким образом, смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы. Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И Автоматизация информационного обеспечения управления // Секретарское дело. - 2003. - №11. - С. 25-27

В автоматических системах информационный процесс может быть реализован без участия человека. Однако в автоматизированных системах обязательным соисполнителем информационного процесса является человек.

Информационная технология представляет собой систему методов и средств реализации информационных процессов, а также способов использования этих средств. Хомоненко А.Д. Основы современных компьютерных технологий: учеб. / под ред. проф. А.Д. Хомоненко. - СПб: КОРОНА принт, 2005. - 672 с. Так, например, современная информационная технология, ориентированная на процесс сжатия информации, предлагает:

- систему различных методов решения этой задачи (методы необратимого сжатия, которые чаще всего применяются к звуку или к изображению, или большое количество методов обратимого сжатия, используемого для сжатия текстов, и конкретизирующихся в виде статистических или словарных методов);

- современные программы-архиваторы, реализующие тот или иной метод сжатия (например, WinZip и WinRar, реализующие статистические методы сжатия);

- способы работы с программами-архиваторами, предлагающие удобный интерфейс, множество сервисных функций.

Информационная технология должна быть ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности. В организационных системах применяют автоматизированные информационные технологии, то есть человеко-машинные технологии. Из всех видов человеко-машинных технологий информационные технологии сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

информационный управление должностной докладной

2. Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

Положение о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:

- положение о структурных подразделениях;

- положение о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);

- положение о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Отличия положения о структурном подразделении от положения об организации содержатся в структуре текста. Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не закреплена, но, как правило, она включает те же разделы, что и положения об организации, кроме разделов «Контроль, проверка и ревизия деятельности» и «Реорганизация и ликвидация». В структуру текста положения о структурном подразделении также включаются дополнительный раздел «Ответственность», в котором указываются виды ответственности (административная, дисциплинарная, а при необходимости и уголовная), которую может нести руководитель в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

На практике выработана следующая структура:

- общие положения;

- основные задачи;

- функции;

- права и обязанности;

- ответственность;

- взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются:

- полное официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;

- дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение;

- какими законодательными, нормативными правовыми и инструктивными документами руководствуется подразделение в своей деятельности;

- кем оно возглавляется и кому подчиняется;

- порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения;

- кем утверждается структура и штаты подразделения;

- наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления его деятельности.

В разделе «Функции» указывается, какие действия или виды работ должно выполнять подразделение для осуществления поставленных задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

Раздел «Права и обязанности» устанавливает, какие действия имеет право осуществлять руководитель в целях выполнения возложенных на подразделение функций.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникшие разногласия.

Положение о структурном подразделении оформляется на листе формата А4 или на общем бланке организации (приложение Б) с указанием вида документа, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.

1. Общие положения.

1.1 Полное наименование подразделения конструкторский отдел ОАО «Компания».

1.2 Конструкторский отдел (далее отдел) является самостоятельным структурным подразделением ОАО «Компания» (далее предприятие).

1.3 Отдел подчиняется непосредственно заместителю главного инженера предприятия.

1.4 Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом генерального директора предприятия по представлению главного инженера.

1.5 В процессе производственной деятельности отдел в широких масштабах сотрудничает со структурным подразделениями предприятия:

1.5.1 Техническим отделом;

1.5.2 Отделом энергетика;

1.5.3 Лабораторией измерительной техники;

1.5.4 Управлением контроля качества;

1.5.5 Отделом механика;

1.5.6 Отделом материально-технического снабжения и комплектации;

1.5.7 Планово-экономическими отделом;

1.5.8 Энерго-механическим цехом;

1.5.9 Производственными цехами и участками предприятия;

1.5.10 Отделом кадров;

1.6 В своей деятельности отдел руководствуется:

1.6.1 Уставом предприятия;

1.6.2 Настоящим положением;

1.6.3 Законами РФ;

1.6.4 Нормативными и методическими материалами по работе конструкторской службы энерго-механического управления.

1.6.5 Политикой предприятия в области качества и соответствующей документацией системы менеджмента качества (далее - СМК);

1.6.6 Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия;

1.6.7 Правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии и пожарной безопасности.

2. Структура.

2.1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из Условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника транспортного отдела и по согласованию. (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

2.2 Транспортный отдел имеет в своем составе структурные подразделения (группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.



2.3. Положения о подразделениях транспортного отдела (бюро, секторах, группах, пр.) Утверждаются начальником отдела, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится (руководителями подразделений; заместителем начальника отдела).

3. Функции и задачи.

3.1 Разработка, по утвержденным техническим заданиям, нестандартного оборудования, средств механизации и автоматизации ручного труда, систем вентиляции и кондиционирования воздуха, систем водоснабжения и канализации, систем отопления, систем подвода и распределения сжатого воздуха.

3.2 Разработка документации на модернизацию действующего оборудования.

3.3 Разработка технических заданий на средства механизации и автоматизации ручного труда.

3.4 Разработка технических заданий для отдела энергетика на электрооборудование ко вновь разработанному оборудованию.

3.5 Осуществление авторского надзора за изготовлением разработанного оборудования.

3.6 Участие в работе комиссии по приемке в эксплуатацию вновь изготовленного нестандартного оборудования и средств механизации и автоматизации.

3.7 Участие в проведении аттестации и рационализации рабочих мест.

3.8 Подготовка заключений и разработка документации на рационализаторские предложения и изобретения.

4. Права.

Отдел имеет право:

4.1 Издавать инструкции по эксплуатации и техническому обслуживанию разработанного оборудования, которые обязательны для исполнения всеми цехами и отделами.

4.2 Контролировать соблюдение правил технической эксплуатации разработанного оборудования, своевременное проведение его ремонтов.

4.3 Выходить с предложениями к главному инженеру о запрещении работы на оборудовании в случаях грубого нарушения правил технической эксплуатации, неудовлетворительного состояния оборудования или угрозы аварии или несчастного случая.

4.4 Представлять главному инженеру предложения о привлечении к материальной ответственности лиц, не обеспечивающих сохранность вверенного им оборудования, а также виновных в нарушении правил технической эксплуатации оборудования.

5. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

5.1 Конструкторский отдел взаимодействует:

5.1.1. С производственными цехами и участками по вопросам:

- получения: технической документации на оборудование для ознакомления и согласования;

- предоставления: служебных записок,заявок на разработку нестандартного оборудования, систем вентиляции и кондиционирования воздуха

5.1.2 С отделом механика по вопросам:

- получения: технической документации на оборудование для включения в план работ;

- предоставления: технического задания на модернизацию оборудования

5.1.3 С отделом кадров по вопросам:

- получения: заполненного табеля рабочего времени; графика отпусков; списков отпускников по месяцам;

приказов на отпуск; приказов на перевод; копий трудовых договоров; заявок на подбор кадров, заявок на подготовку и переподготовку работников отдела;

- предоставления: табеля учета рабочего времени; копий трудовых договоров по вновь принятым на работу; копий приказов на отпуск; графика отпусков.

5.1.4 С планово-экономическим отделом:

- получения: проекта штатного расписания отдела; необходимых материалов по вопросам организации и нормирования труда и заработной платы;

- предоставления: утвержденного штатного расписания отдела; положения о порядке премирования работников отдела; консультаций по трудовым вопросам.

5.1.5 С отделом материально-технического снабжения:

- получения: заявок на материалы и комплектующие;

- предоставления: информации о наличии материалов и комплектующих на складах предприятия.

5.1.6 С отделом энергетика;

- получения: технического задания на разработку электрических схем; технической документации для ознакомления и согласования.

- предоставления: технического задания на модернизацию оборудования;

- документации на электрооборудование, для ознакомления и согласования.

5.1.7 С лабораторией измерительной техники:

- получения: заявок на определение механических характеристик материалов, металографических анализов материалов химические анализы материалов, анализов масел;

- предоставления: протоколов механических характеристик металлов, металлографических анализов материалов, химических анализов материалов, анализов масел.

5.1.8 С техническим отделом:

- получения: заявки на проектирование инструмента; технической документации на оборудование для ознакомления и согласования;

- предоставления: планировки размещения оборудования в цехах; технического задания на проектирование нестандартного оборудования; технического задания на модернизацию оборудования; технического задания на проектирование средств механизации; технического задания на подвод воздуха, на системы вентиляции и кондиционирования.

5.1.9 С энерго-механическим цехом:

- получения: технической документации на нестандартное оборудование, систем вентиляции и кондиционирования, теплоснабжения, водоснабжения и канализации для изготовления.

5.1.10 С управлением контроля качества:

- получения: проектов документов и другой документации в рамках СМК;

- предоставления: необходимой документации СМК.

3. Должностная инструкция

Инструкция - это правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция, т.е. инструкция «на должность» Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. пособие / С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - Москва: Омега-Л, 2007. - С. 70.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция является документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности.

Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений (например, Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65), и на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов: Унифицированная система организационно- распорядительной документации. - М., 1981. - С. 33.

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации - куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

В разделе «Общие положения» по пунктам должна быть зафиксирована следующая информация:

- полное наименование должности, приведенное в соответствие со штатным расписанием, обозначением структурного подразделения;

- кому подчиняется работник;

- порядок назначения на должность и освобождение от нее (приема и увольнения - для рядовых работников);

- порядок замещения в случае временного отсутствия работника (в том числе и порядок приема - передачи дел);

- особенности организации работы, если они имеются (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.). Если данная информация оговаривается в трудовом договоре, то данный пункт может отсутствовать;

- перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности;

- квалификационные требования (уровень образования, стаж работы).

Раздел «Функции» содержит перечень основных направлений деятельности структурного подразделения.

В разделе «Должностные обязанности» подробно должны быть перечислены виды работ, которые обеспечивают выполнение указанных выше функций. В этом разделе описывается также характер выполняемых действий («организует», «обеспечивает», «подготавливает», «рассматривает», «руководит» и т.д.).

В разделе «Права» перечисляют полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него функций и обязанностей:

- право на получение информации, в том числе имеющей грифы ограничения доступа к ней, необходимой для выполнения им должностных обязанностей;

- право на самостоятельное принятие решений по определенным вопросам;

- право самостоятельной подписи или право визировать и согласовывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;

- право контролировать работу других работников и требовать от них выполнения определенных действий;

- право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях с указанием пределов представительства;

- право вносить предложения руководству об улучшении организации работы;

- право участвовать в совещаниях, на которых решаются вопросы, относящиеся к его компетенции.

В разделе «Ответственность» обычно приводятся обобщенные формулировки типа «работник несет ответственность за ненадлежащее выполнение или невыполнение своих обязанностей и не использование прав, предусмотренных настоящей инструкцией в соответствии с действующим законодательством». Ответственность может быть дисциплинарной, материальной, административной, уголовной - перечислить в должностной инструкции все случаи возникновения того или иного вида ответственности практически невозможно.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный работник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется в табличной форме как наиболее наглядной.

1. Общие положения.

1.1 Секретарь относится к категории технических исполнителей.

1.2 Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3 Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.

1.4 На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5 На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).

1.6 Секретарь руководствуется в своей деятельности: законодательными актами РФ; Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; приказами и распоряжениями руководства; настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря.

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

2.1 Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2 Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствие с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3 Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4 Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5 Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6 Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7 Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8 По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9 Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10 Осуществляет контроль за исполнением работниками агрегатного производства изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11 Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12 Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13 Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14 Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15 Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16 Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

3. Права секретаря.

Секретарь имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2 Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3 Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.4 Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5 Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.6 Требовать от руководства агрегатного производства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. Ответственность секретаря.

Секретарь несет ответственность:

4.1 За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2 За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3 За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности

5. Взаимоотношения секретаря.

5.1 Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

5.2 С юридическим отделом по вопросам согласования проектов распорядительных документов и договоров.



4. Письмо-ответ

Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. - 456 с.

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые и пользовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от_______№__...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.²

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…». В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. ³

Письмо-ответ оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

5. Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

- в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

- во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

- в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать - в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.



Заключение

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом.

В контрольной работе раскрыты и представлены некоторые виды документов организационно-правового характера.

Без знания сущности, признаков, свойств, функций и структуры документов невозможны их создание, сбор, обработка, хранение, пропаганда, распространение и использование.

В данной работе всесторонне раскрыты сущность, признаки, свойства и классификация организационно-правовых документов по общим и специфическим признакам и их функционирование в системе документационного обеспечения управления. Именно содержание документа определяет его сущность, назначение, функциональные способности, в то время как форма может изменяться в зависимости от различных внешних, меняющихся условий.

В мою работу включены формы и примеры оформления наиболее часто применяемых видов организационно-правовых документов. Представленные формы и примеры оформления документов приведены в соответствии с обновленным законодательством, с Российскими стандартами и статистическими образцами. Наличие приведенных образцов позволяет быстро и правильно оформить документ, необходимый в конкретной жизненной ситуации.

Итогом контрольной работы является освещение некоторых проблемных форм и методов работы с документами и их функционирование в системе документационного обеспечения управления организации.



Список используемой литературы

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003.

2. Делопроизводство: документирование и организация работы с документами. Методические указания по выполнению контрольной работы / Е.Ю. Старкова. - Хабаровск: Изд-во ДВГУПС, 2013.

3. Черкасова, Ю.М. Информационные технологии управления: учеб. пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФА-М, 2001.

4. Бусыгин А.В. Эффективный менеджмент: Учебник/ А.В. Бусыгин. - М.:Финпресс, 2006

5. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учеб. / под ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: ИНФА-М, 2002.

6. Хомоненко А.Д. Основы современных компьютерных технологий: учеб. / под ред. проф. А.Д. Хомоненко. - СПб: КОРОНА принт, 2005.

7. Ципкин Ю.А., Люкшинов А.Н., Эриашвили Н.Д. Менеджмент: Учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Ю.А. Ципкина. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002

8. Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Менеджмент: Учебник. - М.:; ЮНИТИ, 2006.

9. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. Пособие / С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - Москва: Омега-Л, 2007

10. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002

Размещено на Allbest.ru

...