Облік касових операцій

Размещено на http://www.allbest.ru/

Облік касових операцій

Зміст

Вступ

1. Загальні положення

2. Порядок прийняття та видачі готівки та оформлення касових документів

3. Порядок ведення касової книги та зберігання грошей

4 Ревізія і контроль за дотриманням касової дисципліни

5. Облік касових операцій у національній валюті

6. Автоматизація

Висновки

Використана література

Вступ

Грошові кошти підприємства мають зберігатися в касі або на рахунку в банку. Каса - це спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки, як в національній так і в іноземній валютах, та інших грошових документів.

До грошових документів відносять грошові квитки, поштові марки, тощо. Уся готівка повинна зберігатись у вогнетривких металевих шафах, а окремих випадках у комбінованих і звичайних шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

Для ведення касових операцій наказом керівника призначається матеріально-відповідальна особа - касир. Після видання наказу про призначення касира, керівник зобов'язаний під розписку ознайомити його з порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Грошові кошти є найбільш ліквідними активами підприємства, тому відсутність інформації про рух реальних грошових потоків дуже ускладнює, а практично майже не дозволяє ефективно управляти капіталом тому в умовах ринкової економіки важливе місце відводиться проблемам обліку грошових коштів.

Важливим завданням бухгалтерського обліку є правильне використання контроль за збереженням примноженням грошових активів підприємства від виконання якого залежить платоспроможність підприємства своєчасність розрахунків з партнерами внесеня платежів до бюджету оплати праці та інше

1. Загальні положення

В Україні готівковий обіг регулюється наступними нормативними документами:

Ш Порядком ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим Постановою правління НБУ від 02.02.95 р. № 21 зі змінами та доповненнями;

Ш Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України, затвердженою постановою правління Національного банку України від 20.06.95 р. № 149 зі змінами і доповненнями;

Ш Наказом Міністерства Статистики України від 15 лютого 1996 р. № 51 "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій";

Ш Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 4 "Звіт про рух грошових коштів", затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 31.03.99 р. № 87 .

Грошові кошти є найбільш ліквідними активами. Вони присутні на початковому та кінцевому етапах облікового циклу, який включає придбання товарів, виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг, а також їх продаж і отримання виручки.

Згідно з П(С)БО 4 під грошовими коштами розуміють готівку, кошти на рахунках у банках та депозити до запитання.

Під готівкою розуміють валюту України та іноземну валюту у вигляді грошових коштів.

Валюта України -- це грошові знаки у вигляді банкнот, казначейських білетів, монет та в інших формах, що перебувають в обігу та є законним платіжним засобом на території України, а також вилучені з обігу або такі, що вилучаються з нього, але підлягають обміну на грошові знаки, які перебувають в обігу; кошти, що знаходяться на рахунках, або вносяться у вигляді внесків до банківських та інших кредитно-фінансових установ на території України; платіжні документи та інші цінні папери, виражені у ' валюті України.

Іноземна валюта - це іноземні грошові знаки у вигляді банкнот, казначейських білетів, монет, що перебувають в обігу та є законним платіжним засобом на території відповідної іноземної держави, а такса вилучені з обігу або такі, що вилучаються з нього, але підлягають обміну на грошові знаки,, які перебувають в обігу; кошти в грошових одиницях іноземних держав і міжнародних розрахункових одиницях, що перебувають, на рахунках або вносяться до банківських та інших кредитно-фінансових, установ за межами України; платіжні документи та інші цінні папери») виражені в іноземній валюті або монетарних металах.

Для ведення касових операцій наказом керівника призначається матеріально-відповідальна особа - касир. На підприємствах, де за штатним розкладом не передбачена посада касира, обов'язки останнього може виконувати бухгалтер чи інший працівник за письмовим розпорядженням керівника підприємства за умови укладання з ним угоди про повну матеріальну відповідальність. Про це в письмовій формі обов'язково повідомляється установа банку, яка здійснює розрахунково-касове обслуговування підприємства.

Під час здійснення операцій двері до приміщення каси мають бути замкнуті з середини. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється.

Вся готівка на підприємствах має зберігатись у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опломбовуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касира.

Дублікати ключів в опечатаних касиром пакетах або скриньках зберігаються у керівника підприємства.

Керівник підприємства зобов'язаний забезпечити зберігання грошових коштів при їх транспортуванні, обладнати касу та забезпечити в ній ефективне зберігання грошей.

У випадку раптової відсутності касира на роботі (з причини хвороби тощо) цінності, що знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або у присутності комісії, призначеної керівником підприємства, про що складається відповідний акт.

У разі необхідності суб'єкти підприємницької діяльності одержують готівку з власних рахунків у банку в межах наявних на них коштів та на цілі, визначені у чеку на отримання готівки.

Підприємства і організації складають касові заявки, в яких повідомляють установу банку про строки виплати заробітної плати. Банк задовольняє вимоги клієнтів на одержання готівки, однак не допускає видачі грошей на виплату заробітної плати раніше встановлених строків, за винятком окремих випадків.

Підприємства та індивідуальні підприємці мають право здійснювати розрахунки між собою, а також з фізичними особами як у готівковій, так і у безготівковій формах. При цьому сума платежу готівкою між суб'єктами підприємницької діяльності протягом 1-го дня не повинна перевищувати 3000 грн.

Здійснення готівкових розрахунків обов'язково має бути підтверджене відповідним обліково-розрахунковим документом (податкова накладна рахунок-фактура, товарний чек, акт виконаних робіт тощо).

Підприємства можуть мати у касі готівку тільки в межах лімітів залишку. Ліміт залишку готівки - це гранична сума грошових коштів, яка може знаходитись в касі підприємства.

Всю готівку понад суми встановлених лімітів підприємства повинні здавати для зарахування на поточний рахунок у порядку та в строки встановлені і узгоджені з установою банку, в якому відкритий поточний рахунок.

Ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства встановлюється банками з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки.

Понадлімітні залишки готівки в касі підприємства визначаються прямим розрахунком за кожен робочий день шляхом порівняння залишку готівки в касі суб'єкта господарювання на кінець дня з встановленим йому (або самостійно визначеним) обслуговуючою установою банку лімітом залишку готівки в касі, незалежно від того, здійснювались в цей день касові операції (надходження і витрачання готівки) чи ні.

У випадку, якщо підприємству ліміт залишку готівки в касі не встановлений, вся наявна в його касі на кінець дня готівка вважається понадлімітною.

Готівка, видана в підзвіт, але з об'єктивних причин не витрачена (частково або в повній сумі), має бути повернена до каси підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня після її видачі (за відрядженнями -- не пізніше 3-х робочих днів після повернення З відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини і металобрухту - не пізніше 10-ти робочих днів з дня видачі її в підзвіт).

Строки і порядок здавання виручки встановлюються установами банків кожному підприємству за погодженням з його керівником, виходячи з необхідності прискорення обіговості грошей і своєчасного надходження їх до кас банків:

Ш для підприємств, що розташовані в місцевості, де є установи банків і виручка здається до банку (а при відсутності в місцевості установ банків на підприємства зв'язку), - щоденно в день надходження грошей до їх кас;

Ш для підприємств, що мають невеликі суми виручки (які за 5 днів не перевищують 10-кратного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян) і знаходяться на значній відстані від установ банків або підприємств зв'язку, - не рідше одного разу на 5 днів.

Грошовими документами вважаються документи, що знаходяться в касі підприємства: оплачені путівки в санаторії, пансіонати і будинки відпочинку; поштові марки; проїзні квитки тощо.

Згідно з Порядком, встановленим Національним банком України від 25.06.93 р. № 21, бланки акцій також зберігаються в касі.

Гроші, здані до банку або інкасаторам, але не зараховані в поточний рахунок (до 24-ої години наступного дня), є грошовими коштами в дорозі.

2. Порядок прийняття та видачі готівки та оформлення касових документів

Касові операції оформлюються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджені Мінстатом

України за згодою з НБУ і Мінфіном України, і які повинні застосовуватись без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності:

Ш КО-1 "Прибутковий касовий ордер";(додаток 1)

Ш КО-2 "Видатковий касовий ордер";(додаток 2)

Ш КО-3, За "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів";

Ш КО-4 "Касова книга";(додаток 3)

Ш КО-5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей".

Касові ордери - це документи, що засвідчують законність надходження грошей до каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням.

Приймання готівки касами підприємств, у тому числі й одержаної з банку, проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.

Про приймання готівки видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником підприємства, і касира, засвідчена печаткою (штампом) підприємства.

При прийманні готівки до каси касири підприємств керуються Правилами визначення платіжності банкнот і монет, затвердженими постановою Правління Національного банку України від 31.03.99 № 152 і зареєстрованими Міністерством юстиції України від 16.04.99 за № 242/3535 (із змінами). Обігові пам'ятні та ювілейні монети, які є дійсними платіжними засобами, мають прийматися до кас підприємств за їх номіналом без обмежень для всіх видів платежів.

Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями (далі - видаткові документи). Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

У разі видачі окремій фізичній особі готівки за видатковим документом касир вимагає пред'явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами), використовуючи чорнило або кулькову ручку з темним чорнилом.

Якщо видатковий документ складений на видачу готівки кільком особам, то одержувачі також пред'являють паспорти чи документи, що їх замінюють, і розписуються у відповідній графі документа.

Видача готівки з каси, що не підтверджена розписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається.

Видача готівки особам, яких немає в штатному розписі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю.

Видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Якщо видача готівки проводиться за дорученням, оформленим у встановленому порядку згідно з чинним законодавством, у тому числі й особи, що не має змоги в зв'язку з хворобою або з інших поважних причин поставити розпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтерія зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержати готівку. Якщо видача готівки проводиться за двіреністю, то перед розписом про одержання грошей касир робить у ній напис: "За довіреністю". Довіреність залишається у касира і додається до видаткового касового ордера або відомості.

Видача готівки з каси підприємства для здавання її до установи банку оформляється видатковим касовим ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі. Документом, що свідчить про здавання виручки до установи банку, є квитанція до об'яви на внесення готівки за підписами бухгалтера і касира установи банку, засвідчена печаткою (штампом) установи банку. Документом, що свідчить про здавання виручки інкасаторам банку, є копія супровідної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою (штампом) установи банку.

Виплати, що пов'язані з оплатою праці, стипендій, проводяться касиром підприємства за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача.

На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, уповноважених керівником, із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень - словами, копійок - цифрами).

Аналогічно може оформлятися й одноразова видача готівки на оплату праці (у разі відпустки, хвороби тощо), а також видача депонованих сум і готівки під звіт на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями, кільком особам. каса готівка валюта

Одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам проводяться, як правило, за видатковим касовим ордером.

Після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій за платіжними відомостями, касир повинен: у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити штамп або зробити напис: "Депоновано"; скласти реєстр депонованих сум; у кінці відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівкові кошти видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: "Готівку за відомістю видав (підпис)"; здійснити відповідний запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за відомістю.

Бухгалтерія робить перевірку відміток, зроблених касирами в платіжних відомостях, та здійснює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають заповнюватися бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують готівку, забороняється.

Приймання і видача готівки за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

Виправлення в прибуткових та видаткових касових документах забороняються.

Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:

- наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі - дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені;

- правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;

- наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для відповідного оформлення.

Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплати, пов'язані з оплатою праці, реєструються після здійснення цих виплат.

Касові документи після складання касиром звіту та його оброблення в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера. До кінця робочого дня документи обов'язково повертають.

Довідки за касовими документами (підписані керівником і головним бухгалтером) видаються відповідним органам на їхню вимогу у випадках, передбачених чинним законодавством України.

Касові документи можуть вилучатися у випадках, передбачених чинним законодавством України.

3. Порядок ведення касової книги та зберігання грошей

З метою забезпечення здійснення розрахунків готівкою підприємство повинно мати касу, а його керівники мають обладнати касу та забезпечити надійне зберігання готівкових коштів у ній. Якщо з вини керівників не були створені належні умови для забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування, то вони несуть за це відповідальність у встановленому чинним законодавством України порядку.

Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, забороняється.

Усі надходження і видача готівки в національній валюті підприємства враховують у касовій книзі (типова форма КО-4, затверджена наказом Мінстату.)

Кожне підприємство, що є юридичною особою і має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

Відокремлені підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки готівкою, проводять при цьому касові операції з видачі (приймання) готівки на будь-які потреби з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів повинні також вести касові книги, які видаються і оформляються підприємством - юридичною особою, до складу якої вони входять.Операція здавання відокремленим підрозділом готівки до каси підприємства здійснюється із застосуванням прибуткового касового ордера з видачею відповідної квитанції.

Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою підприємства -юридичної особи. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи.

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору кульковою або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Другі примірники мають бути відривними, що і є звітом касира. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Виправлення в касовій книзі не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

Записи в касовій книзі робляться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом у день їх надходження або видачі.

Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими і видатковими касовими ордерами під розпис у касовій книзі. Готівка, яка видана за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплати, пов'язані з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат, а закриття вищезазначених відомостей та виписка відповідних видаткових касових ордерів здійснюються у порядку, визначеному вище.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або уповноважену керівником особу.

За наявності на підприємстві кількох касирів старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки під розпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей.

Касири в кінці робочого дня зобов'язані скласти звіт в одержанні авансу і готівки, прийнятих (виданих) за прибутковими (видатковими) до­кументами, і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касиру під розпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей.

Про аванси, одержані для оплати праці та виплати стипендій, касир зобов'язаний скласти звіт у встановлений строк з урахуванням дня їх одержання. До закінчення цього строку касири зобов'язані щоденно здавати в касу залишки готівки, яка не видана за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Готівка здається в опечатаних касирами сумках, пакетах тощо старшому касиру під розпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей із зазначенням сум.

За наявності на підприємстві тільки одного касира облік прийнятої та виданої готівки веде цей касир.

Керівник підприємства одночасно із зарахуванням на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його під розпис з Положенням. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни, виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира.

У разі відсутності касира (у зв'язку з хворобою тощо) цінності, що перебувають у нього під звітом, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.

На підприємствах, де штатним розписом не передбачена посада касира, виконання його обов'язків може покладатися відповідно до письмового розпорядження керівника підприємства на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Для забезпечення надійного збереження готівкових коштів і цінностей приміщення каси повинно відповідати таким вимогам:

1. Бути ізольованим від інших службових і допоміжних приміщень.

2. Розташовуватися у багатоповерхових будинках на проміжних поверхах, у двоповерхових будинках - на верхньому поверсі. В одноповерхових будинках вікна кас обладнуються внутрішніми металевими, або дерев'яними, оббитими з двох боків листовим металом ставнями.

3. Мати капітальні (щодо охорони) стіни, перекриття підлоги і стелі, внутрішні стіни і перегородки.

4. Замикатися на двоє дверей:

а) зовнішні, що відкриваються назовні, дощаті, однопольні,

які мають зсередини металевий ланцюжок, оглядове вічко,

замикаються на два внутрішні врізні несамозащіпні замки та на

наружний навісний замок, що має захищатися спеціальною металевою

коробкою з замиканням на контрольний замок;

б) внутрішні, що відкриваються всередину (розсувні),

виготовлені у вигляді сталевих грат і замикаються на навісний

замок у бік внутрішнього розміщення каси, а також мають металевий

засов.

5. Обладнуватися спеціальним віконцем для проведення операцій з працівниками або клієнтами. Вікно замикається зсередини на дерев'яні дверці, оббиті з двох боків листовим металом. З внутрішнього боку дверці замикаються на металеву накладку з надійним навісним замком.

8. Розмір касового віконця для проведення операцій з клієнтами не повинен перевищувати 200х300 мм, а ззовні воно укріплюється металевими гратами . Для більшої зручності у роботі допускається щілина у нижній частині грат для передачі службової документації, але не вище ніж 50 мм.

6. Мати сертифікований/атестований в установленому порядку сейф для зберігання грошей і цінностей, в обов'язковому порядку, міцно прикріплений до будівельних конструкцій підлоги і стіни сталевими йоржами або болтами (скрізь дно, стінки сейфу).

7. Мати не менше двох справних вогнегасників.

На підприємствах, де видача заробітної плати та інші платежі здійснюються іншими, крім касирів, особами, по місцях ведення ними касових операцій, з метою забезпечення схоронності грошей і цінностей, обладнуються касові пункти. Касовим пунктом називається спеціальне службове приміщення з міцно прикріпленою до будівельних конструкцій підлоги і стіни сейфом. Двері приміщення зсередини обладнуються міцними запорами, металевим ланцюжком і оглядовим вічком, а вікна, люки, лази і такі інші місця захищаються металевими гратами встановленої конструкції. Видача грошей у касових пунктах має проводитися лише через спеціальне віконце, обладнане у відповідності з вимогами, встановленими для всіх кас. Залишати грошові кошти і цінні папери в касових пунктах у неробочий час категорично забороняється. До закінчення робочого дня всі гроші і цінності під надійною охороною повинні бути здані в головну (центральну) касу.

З метою контролю за схоронністю готівкових коштів на підприємствах проводяться інвентаризації кас. Для проведення інвентаризації каси, що має здійснюватися згідно з наказом керівника підприємства, призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає акт (додаток 1).

У строки, що встановлені керівником, на кожному підприємстві проводиться інвентаризація каси з покупюрним перерахуванням усіх готівкових коштів і перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за касовою книгою. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком готівки в касі. У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з'ясовуються обставини їх виникнення. При цьому сума нестачі стягується з винної особи, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід підприємства.

Вищі організації (за їх наявності) на всіх підвідомчих підприємствах, а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених угод під час проведення документальних ревізій обов'язково проводять інвентаризацію каси і перевіряють дотримання порядку ведення касових операцій. У господарських товариствах, якщо це передбачено їх статутом, такі ревізії проводять ревізійні комісії.

Перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою здійснюють органи державної податкової служби України, державної контрольно-ревізійної служби України, Міністерства внутрішніх справ України, фінансові органи (далі - контролюючі органи).

4. Ревізія і контроль за дотриманням касової дисципліни

Правила організації контролю за додержанням норм з регулювання обігу готівки встановлюються Національним банком України за погодженням з Державною податковою адміністрацією України.

Відповідальність за дотримання порядку ведення операцій з готівкою покладається на підприємців та керівників підприємств. Особи, винні в порушенні порядку ведення операцій з готівкою, притягуються до відповідальності в установленому чинним законодавством порядку.

У разі виявлення порушень установленого порядку ведення операцій з готівкою органи державної податкової служби України застосовують до порушників штрафні санкції на підставі подання контролюючих органів згідно

Ш за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах - у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день;

Ш за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки - у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми;

Ш за витрачання готівки з виручки від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов'язані з оплатою праці (за винятком екстрених (невідкладних) обставин), за наявності податкової заборгованості - в розмірі здійснених виплат;

Ш за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів - у розмірі 25 відсотків виданих під звіт сум;

Ш за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів, - у розмірі сплачених коштів;

Ш за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням - у розмірі витраченої готівки.

Ш за невстановлення установами банків лімітів залишку готівки в касах з них стягується штраф у п'ятдесятикратному розмірі неоподатковуваного мінімуму доходів громадян за кожний випадок такого невстановлення.

Передбачені штрафи в повному обсязі стягуються до державного бюджету в порядку, встановленому законодавством.

За результатами перевірки підприємства (підприємця), у разі виявлення порушень, складається акт перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою (далі - акт перевірки) у трьох примірниках, у якому викладається зміст порушення з відповідним обгрунтуванням. Акт містить висновки про результати перевірки, а також рекомендації керівництву підприємства щодо усунення виявлених недоліків. Акт підписується службовими особами, які проводили перевірку, а також керівником та головним бухгалтером підприємства (підприємцем). Перший примірник надсилається органам державної податкової служби за місцем державної реєстрації підприємства (підприємця) для вжиття заходів, передбачених чинним законодавством, другий - передається безпосередньо відповідному підприємству (підприємцю), третій примірник залишається в документах контролюючого органу.

Під час перевірок з'ясовується наявність у підприємства касової книги, а також відповідність її оформлення вимогам наказу Мінстату. Крім того, перевіряється правильність ведення касової книги, оформлення в ній касових операцій із приймання і видачі готівкових коштів (у тому числі за строками), відповідність зазначених у ній сум про прийняту до каси або видану з каси готівку даним прибуткових і видаткових касових ордерів (типові форми відповідно КО-1 і КО-2, якість і своєчасність записів касира згідно із зазначеними в касовій книзі касовими документами, наявність підпису бухгалтера, який перевірив записи в касовій книзі за кількістю отриманих ним касових ордерів, правильність підрахунку в касовій книзі фактичних залишків готівки в касі на кінець дня тощо.

Перевіряється також правильність заповнення всіх реквізитів прибуткових і видаткових касових ордерів та платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей (проставлення потрібних дат, номерів, сум, підстав для їх виписки, наявність підписів службових осіб і одержувачів коштів, печаток, штампів, розписів про отримання готівки, правильність оформлення депонованих сум тощо). За окремими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями можуть вибірково перераховуватися суми виплаченої готівки.

Установлюється наявність у підприємства журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів та книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей (типові форми відповідно КО-3 і КО-5 і правильність їх ведення, а також правильність відображення в касових документах номерів кореспондуючих рахунків, відповідність між кореспонденцією рахунків, унесених до касової книги та проставлених у касових ордерах, наявність потрібних виправдувальних документів, що додаються до касових ордерів (заяви, накладні, рахунки, довідки тощо), і відміток про їх погашення. У касових документах, які викликають сумніви щодо їх справжності, перевіряється достовірність підписів одержувачів коштів і службових осіб, які дають пояснення щодо цього.

Виявлені в результаті перевірки порушення і висновки про ведення касової книги та касових документів зазначаються в розділі 1 акта перевірки.

Особлива увага під час перевірки має приділятися встановленню повноти та своєчасності оприбуткування касами підприємств готівкових надходжень, одержаних у результаті здійснення підприємством господарської діяльності.

Під час перевірки аналізується загальний стан касових оборотів надходжень готівки з кас банку до кас підприємства на підставі банківських виписок за поточними рахунками підприємства.

Звіряються банківські виписки (за сумами коштів, що одержані з банку, і датами) та відповідні записи в касовій книзі з даними прибуткових касових ордерів. У разі потреби можуть також порівнюватися дані корінців грошових чеків з виписками банку.

Під час перевірки контролюючі органи мають брати до уваги те, що за наявності в касі підприємства готівки, яка не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вона вважається неоприбуткованою в касі та зараховується в дохід підприємства.

Установлені під час перевірки порушення порядку оприбуткування надходжень готівки відображаються в розділі II акта перевірки.

Під час перевірок з'ясовують те, як підприємство дотримується встановленого установою банку ліміту каси, строків і порядку здавання готівкової виручки, а також своєчасність повернення в банк не витрачених у визначений строк коштів, виданих на оплату праці та інші виплати. При цьому має враховуватися те, що кошти, одержані з каси банку або направлені з виручки на виплати, пов'язані з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), можуть протягом 3-5 днів зберігатися в касі підприємства понад установлений ліміт каси.

Для визначення понадлімітних залишків готівки в касі порівнюються записи про фактичні її залишки в касі за касовою книгою з установленим підприємству лімітом каси за кожний день незалежно від того, здійснювалися в цей день касові обороти (надходження і витрати готівки) чи ні. Якщо в періоді, що перевіряється, виявлено перевищення ліміту каси, то визначаються, протягом якого часу (у днях) і які понадлімітні суми не здавалися в установлені строки до банку і з якої причини, а також загальна сума понадлімітних залишків.

Виявлені порушення встановленого ліміту каси відображаються у таблиці розділу III акта перевірки (зазначаються дані про діючий ліміт каси, фактичні залишки готівки каси в ті дні, коли було перевищено її ліміт, а також розрахунок загальної суми перевищення встановлених лімітів за кожний день).

Під час перевірок цільового використання готівки, одержаної підприємством в установі банку, використовуються банківські виписки, касові книги, звіти касира, видаткові касові ордери, журнали-ордери 1 за кредитом субрахунку 301 "Каса в національній валюті", книги обліку придбання товарів (робіт, послуг), а також документи, що підтверджують факт витрачання готівкових коштів за призначенням.

Результати перевірки цільового використання готівки, одержаної в банку, зазначаються в розділі IV акта перевірки.

При здійсненні контролю за дотриманням ведення операцій з готівкою особлива увага має приділятися операціям з одержання підприємством (підприємцем) значних сум (що перевищують еквівалент 10000 євро за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, установленим Національним банком) зі своїх банківських рахунків та їх цільовому використанню.

Під час перевірки систематизуються згідно з банківськими документами всі випадки одержання підприємством (підприємцем) значних сум готівкових коштів, а за потреби використовуються також відповідні дані установ банків, у яких відкрито його поточні рахунки.

Аналізується також видача готівки в сумах, що становлять менше ніж 10000 євро, але які підприємство (підприємець), що перевіряється, одержувало зі свого рахунку регулярно протягом короткого періоду (тижня, декади, місяця).

Виявлені в результаті перевірки порушення зазначаються в розділі V акта перевірки.

Під час перевірки встановлюється дотримання підприємством чинного порядку витрачання готівкової виручки, зокрема здійснення ним виплат, що пов'язані з оплатою праці, за наявності податкового боргу. Для цього за записами в касовій книзі та за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями і видатковими касовими ордерами встановлюються суми і дати здійснення цих виплат із каси підприємства. На підставі касової книги та прибуткових касових ордерів виявляються також джерела надходжень коштів (з установи банку або з виручки) за сумами і датами, за рахунок яких здійснювалися вищезазначені виплати.

Дані про виявлені порушення (конкретні дати та суми) зазначаються в розділі VI акта перевірки.

Під час проведення перевірок видачі готівкових коштів під звіт аналізується порядок видачі підприємствами сум під звіт, їх цільове використання, виявляються факти неправомірної видачі готівки під звіт працівникам, які повністю не розрахувалися за попередньо видані їм кошти, несвоєчасного звітування, а також випадки передавання підзвітних коштів одним працівником іншому тощо.

Під час перевірки можуть аналізуватися дані бухгалтерських регістрів, а саме: журналу-ордера 7, субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Такий аналіз дає змогу визначити напрями використання підзвітних сум, виявити порушення під час їх видачі.

При перевірці авансових звітів про використання одержаної під звіт готівки для вирішення господарських питань особлива увага приділяється дотриманню вимог підзвітними особами встановлених термінів складання та подання до бухгалтерії відповідних звітів, своєчасність повернення до каси підприємств залишку невикористаних коштів (одночасно з авансовим звітом), наявність оригіналів підтверджувальних документів, їх погашення, цільове витрачання підзвітних сум тощо. Під час перевірки правильності оформлення видач готівки під звіт як на відрядження, так і на інші потреби встановлюється достовірність підтверджувальних документів, що додаються до авансових звітів.

Факти подання авансового звіту до бухгалтерії в установлені строки без одночасного повернення до каси підприємства невикористаних підзвітних сум є порушенням порядку видачі готівки під звіт і її використання.

Дані про виявлені під час перевірки порушення зазначаються в розділі VII акта перевірки.

Для контролю за дотриманням підприємствами (підприємцями) установлених обмежень (З тис.грн.) при здійсненні між ними готівкових розрахунків перевіряються розрахункові операції конкретного підприємства - платника готівкових коштів.

Якщо готівкові розрахунки підприємств перевищують установлену граничну суму, то надлишкова їх сума додається розрахункове до фактичних залишків готівки в касі платника готівки одноразово (того самого дня, у який було здійснено цю операцію), а одержана сума порівнюється із затвердженим лімітом каси. Зазначені обмеження стосуються всіх видів операцій з готівкою, пов'язаних як з реалізацією продукції (виконанням робіт, наданням послуг), так і з позареалізаційними операціями.

У разі виявлення фактів порушення встановлених обмежень при розрахунках підприємств вони зазначаються з наведенням їх конкретних розмірів у таблиці VIII розділу акта перевірки.

5. Облік касових операцій у національній валюті

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства призначений рахунок З0 "Каса".

Рахунок З0 активний, балансовий, призначений для обліку господарських засобів підприємства, має такі субрахунки:

З01 "Каса в національній валюті";

302 "Каса в іноземній валюті".

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валюти тощо), відкриваються субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті".

По дебету рахунку ЗО "Каса" відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, по кредиту - виплата грошових коштів з каси підприємства.

Регістри синтетичного обліку:

- повна журнально-ордерна форма - Журнал-ордер 1, Відомість 1;

- скорочена журнально-ордерна форма - Журнал-ордер 1, Відомість 1;

- спрощена форма - Відомість 1-м (або В-4).

Аналітичний облік може вестись за центрами відповідальності: за кожною операційною касою чи касиром, а також за видами іноземної валюти.

В Балансі (ф. № 1) залишки по рахунку З0відображаються разом із залишками по рахунку 31 "Рахунки в банках" та субрахунку 351 "Еквіваленти грошових коштів", рахунку 35 "Поточні фінансові інвестиції" в статтях балансу 230 та 240 окремо в національній та в іноземній валюті. В кінці року підприємство складає Звіт про рух грошових коштів (ф. № 3), який призначений для відображення руху грошових потоків в розрізі надходжень та виплат в рамках операційної, інвестиційної та фінансової діяльності.

В таблицях 1 та 2 представлені типові бухгалтерські проводки з обліку готівкових коштів, грошових документів та грошових коштів в дорозі.

Таблиця 1.

№	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
		Дебет	Кредит
1	Одержано готівкою дивіденди від об'єктів інвестування	30 "Каса"	414 "Довгострокові фінансові інвестиції
2	Повернено готівкою довгострокову заборгованість	ЗО "Каса"	16 "Довгострокова дебіторська заборгованість"
3	Передано гроші з операційної каси в касу підприємства	ЗО "Каса"	ЗО “Каса”
4	Передано гроші з банка в касу	ЗО "Каса"	31 "Рахунки в банках
5	Одержано готівку в погашення одержаних раніше векселів	ЗО "Каса"	34 "Коротко-строкові векселі одержані
6	Одержано готівку від покупця в оплату раніше відвантаженої продукції, товарів, послуг	ЗО "Каса"	36 "Розрахунки з покупцями та замовниками
7	Одержано гроші від винної особи, підзвітних осіб, працівників в .погашення раніше виданої безвідсоткової позики	ЗО "Каса"	37 "Розрахунки з різними дебіторами"
8	Зроблено внесок готівкою учасником споживчого товариства	ЗО "Каса"	41 "Пайовий капітал"
9	Отримано готівкою безповоротну фінансову допомогу	ЗО "Каса"	42 "Додатковий капітал"
10	Перепродані акції власної емісії або продано частку власника в капіталі підприємства	ЗО “Каса”	45 "Вилучений капітал"
11	Погашено заборгованість за внесками засновників до власного капіталу	ЗО "Каса"	46 “Неоплачений капітал"
12	Отримано готівкою цільове фінансування з бюджету	ЗО "Каса"	48 "Цільове фінансування і цільові надходження
13	Надійшла в касу довгострокова позика готівкою	ЗО "Каса"	50 "Довгострокові позики"
14	Оприбутковано фінансову допомогу на зворотній основі	ЗО "Каса"	55 "Інші довгострокові зобов'язання
15	Оприбуткована в касу короткострокова позика банку	ЗО "Каса", 33 "Інші кошти”	60 "Короткострокові позики"
16	Повернуто зарплату, надлишково видану працівникам	ЗО "Каса"	66 "Розрахунки з оплати праці"
17	Одержано гроші від наймачів квартир чи орендарів не житлових приміщень	ЗО "Каса"	68 "Розрахунки за іншими операціями"
18	Надійшла в касу виручка від продажу товарів а роздрібній торгівлі	ЗО "Каса"	70 "Доходи від реалізації"
19	Одержано готівкою штрафи, пені, неустойки за невиконання господарських договорів	ЗО "Каса"	71 "Інший операційний дохід"
20	Одержано готівкою дивіденди від інших підприємств	ЗО "Каса"	73 "Інші фінансові доходи"
21	Одержано доходи від реалізації необоротних активів	ЗО "Каса"	74 "Інші доходи"
22	Одержано надзвичайні доходи готівкою	ЗО "Каса"	75 "Надзвичайні доходи"
23	Збільшено страхові платежі у вигляді надходжень у страховика	ЗО "Каса"	76 "Страхові платежі"

Таблиця 2

№	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
		Дебет	Кредит
1	Придбано акції або облігації інших підприємств	14 "Довгострокові фінансові інвестиції"	ЗО "Каса"
2	Оплачено готівкою витрати на монтаж або ремонт основних засобів	15 "Капітальні інвестиції"	ЗО "Каса"
3	Передано гроші з каси в банк	31 "Рахунки в банках"	ЗО "Каса"
4	Передано гроші інкасатору	33 "Інші кошти"	ЗО "Каса"
5	Видано готівкою безвідсоткову позику працівнику, видано в підзвіт, виплачено аліменти	37 "Розрахунки з різними дебіторами"	ЗО "Каса"
6	Проведено передоплату за газети і журнали	39 "Витрати майбутніх періодів"	ЗО "Каса"
7	Повернуто власникам пайові частки	41 "Пайовий капітал"	ЗО "Каса"
8	Викуплено підприємством акції власної емісії	45 "Вилучений капітал"	ЗО "Каса"
9	Використано фонд цільового фінансування	48 "Цільове фінансування і цільові надходження"	ЗО "Каса"
10	Погашено готівкою довгострокову позику банку	50 "Довгострокові позики"	ЗО "Каса"
11	Погашено готівкою заборгованість по раніше виданому векселю	51 "Довгострокові векселі видані"	ЗО "Каса"
12	Погашено готівкою довгострокові зобов'язання з оренди	53 "Довгострокові зобов'язання з оренди"	ЗО "Каса"
13	Погашено готівкою інші довгострокові зобов'язання	55 "Інші довгострокові зобов'язання"	ЗО "Каса"
14	Погашено короткострокову позику банку готівкою	60 "Короткострокові позики"	ЗО "Каса"
15	Погашено готівкою поточну заборгованість за довгостроковими зобов'язаннями	61 "Поточна заборгованість за довгостроковими зобов'язаннями"	ЗО "Каса"
16	Погашено готівкою раніше виданий короткостроковий вексель	62 "Короткострокові векселі видані"	ЗО "Каса"
17	Погашено готівкою заборгованість перед постачальниками і підрядниками	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"	ЗО "Каса"
18	Погашено готівкою заборгованість перед фондами соціального страхування та пенсійним фондом	65 "Розрахунки за страхуванням"	ЗО "Каса"
19	Виплачено зарплату працівникам підприємства	66 "Розрахунки з оплати праці"	ЗО "Каса"
20	Виплачено дивіденди засновникам	67 "Розрахунки з учасниками"	ЗО "Каса"
21	Погашено готівкою заборгованість перед іншими кредиторами	68 "Розрахунки за іншими операціями"	ЗО "Каса"
22	Повернуто страхувальнику страхові платежі у разі довгострокового припинення дії договору страхування	76 "Страхові платежі"	ЗО "Каса"
24	Оплачено готівкою витрати на малих підприємствах, що не використовують рахунки класу 9	84 "Інші операційні витрати". 85 "Інші затрати"	ЗО "Каса"
25	Оплачено готівкою (грошовими документами) витрати на підприємствах, що не використовують рахунки класу 8	91 "Загально-виробничі витрати", 92 "Адміністративні витрати". 93 "Витрати на збут", 94 "інші витрати операційної діяльності", 95 "Фінансові витрати", 97 "Інші витрати", 99 "Надзвичайні витрати"	30 "Каса"

6. Автоматизація

Чинними нормативними документами передбачено ведення обліку готівкових коштів за допомогою комп'ютера. Касові операції оформляються документами, типові форми яких затверджено Наказом №51(Наказ Міністерства статистики України від 15.02.96 р. №51 "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій"), що допускає ведення первинних касових документів за допомогою комп'ютера. Пункт 3.11 Положення №72(Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 19.02.2001 р. №72. ) згадує про можливість автоматизованого ведення журналу реєстрації первинних касових документів, а п. 4.4 визначає вимоги до програмного забезпечення, що використовується для ведення касової книги, а також до зберігання друкованих форм та електронного вигляду касової книги.

У програмі "1С:Бухгалтерія для України" для бухгалтерського обліку готівкової валюти використовуються рахунки 301 "Каса в національній валюті" і 302 "Каса в іноземній валюті".

Аналітичний облік на цих рахунках організований з допомогою субконто "Наши денежные счета". Це дворівневий довідник, відкрити який можна через меню Справочники/Счета нашей фирмы. Крім основної каси, підприємство може мати підрозділи, які здійснюють операції з готівкою з оформленням прибутковими і видатковими касовими ордерами, розташовані окремо від нього, які також зобов'язані мати свою касу і вести окрему касову книгу. Тоді, крім елемента "Основна каса", слід ввести додатково стільки кас, скільки є таких підрозділів. Крім того, за кожною іноземною валютою в касі підприємства ведеться окрема касова книга й аналітичні облікові регістри. Тому слід ввести до довідника стільки елементів, скільки є в касі підприємства валют (наприклад "Каса (GBP)", "Каса (FFR)"). Для кожної каси в довіднику зазначається рахунок обліку і валюта з довідника "Валюты". Значення останніх номерів касових документів програма заноситиме до довідника самостійно.

У програмі для оформлення надходження і видачі готівкових коштів, у тому числі валютних, використовуються документи "Приходный кассовый ордер" і "Расходный кассовый ордер" (нумерація ордерів ведеться за кожною касою незалежно). Для формування касової книги використовується звіт "Касова книга" (може бути сформована за кожною касою окремо і за всіма касами підприємства в національній валюті). Для побудови журналу-ордера №1 і відповідної відомості використовується стандартний звіт "Журнал-ордер по субконто".

Щоб автоматично сформувати касову книгу, у типовій конфігурації константа Проводки по кассе только кассовыми ордерами повинна мати значення да. Значення нет дозволяє створення проведень по касі іншими документами. У цьому випадку звіт формується, але не передбачене автоматичне визначення номерів витратних ордерів для проведень, створених іншими документами. Тому значення константи з навчальною метою ми змінили, однак нагадаємо, що воно має бути вибране тільки один раз на початку обліку. При обліку готівкової валюти в касі слід відобразити в обліку різниці, що виникають за рахунок коливання курсу. У програмі передбачено автоматичний розрахунок курсових різниць у бухгалтерському обліку й облік прибутків (збитків) від зміни курсу іноземної валюти відносно курсу гривні. інформація про історію зміни курсу за датами зберігається в періодичних реквізитах Курс НБУ і Кратность в довіднику "Валюты".

...