Современные методы документации

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Одним из важнейших внутренних свойств информации является объём, дающий возможность её количественного измерения.

Каким образом можно подсчитать количество информации в документе? Прежде чем попытаться ответить на этот вопрос, нужно сделать два предварительных замечания. Во-первых, следует признать, что в настоящее время отсутствует универсальная мера для измерения количества информации. Есть лишь условные меры, которые характеризуют информацию, содержащуюся в определённом документе, предназначенном для соответствующего потребителя, в конкретной ситуации. И, во-вторых, любой документ является многоуровневой информационной системой, где каждый уровень имеет свои количественные параметры. Есть физический уровень, синтаксический (знаковый), семантический (значимый), структурный, латентный и др.

Для определения количества информации необходимо, прежде всего, воспользоваться общенаучным методом измерения. Поскольку документированная информация всегда содержится на каком-либо материальном носителе, постольку первое, самое общее представление о её количестве может дать физический уровень, т.е. натуральный (физический) объём, занимаемый информацией. Так, первоначальное представление о документах на бумажных носителях можно получить, измерив их в килограммах, в кубических метрах, а также по количеству единиц хранения (дел) и даже по длине полок в архивохранилищах. Для аудиовизуальных и машиночитаемых документов могут быть использованы такие единицы измерения как длина киноплёнки или магнитной ленты в метрах, количество фотографических кадров, видеокассет, магнитных или оптических дисков и т.п.

Информационный объём письменных документов можно выразить в печатных листах, условных печатных листах, в учётно-издательских и авторских листах, перейдя, таким образом, на синтаксический (знаковый) уровень. Печатный лист - это оттиск на одной стороне листа бумаги формата 60 ? 90 см. В условных печатных листах просчитываются оттиски на бумаге других форматов (например, 70 ? 90 см и др.) через специальный коэффициент. Учётно-издательский лист, также как и авторский лист, равен 40 тыс. печатных знаков, включая пробелы между словами, или 3000 см ¦ графического материала (иллюстраций, карт и т.п.).

В информатике количество информации определяется с помощью такой единицы измерения как бит (двоичная цифра, используемая для кодирования любой информации). Восемь бит составляют 1 байт; 1 килобайт (Кбайт) = 1024 байт; 1 мегабайт (Мбайт) = 1024 Кбайт = 1048576 байт; 1 гигабайт (Гбайт) = около 1 млрд байт.

Однако физический объём документа, также как и количество знаков в нём, т.е. синтаксический уровень, не дают представления о реальном количестве информации в документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные авторы вообще считают подобный подсчёт невозможным. В поисках наиболее эффективных путей измерения реального количества документированной информации предлагаются различные способы, используются различные понятия. В частности, некоторые исследователи (Б.В.Бирюков, Г.Г.Воробьёв) предлагают так называемый тезаурусный подход. Для обозначения реального количества информации, вложенного в какой-либо информационный объём (в книгу, газету, официальный документ и т.п.), вводится понятие информационная ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое конкретным потребителем, обозначается понятием информативность документа.

Содержание всей информации в определённой информационной системе называется "тезаурус" (от греч. "thesauros" - запас). "С точки зрения информативности тезаурус каждого сообщения делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) потери информативности - то, что дано, но не получено из-за рассеянности, спешки, незнания языка или предмета; 3) бесполезная информация - информационный шум".

Получатель (приёмник) информации также имеет свой тезаурус, который отличается от тезауруса автора документа, но тоже делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) простая ассоциативная информативность - то, что автор не дал, но подразумевал и предполагал дать и получатель сумел извлечь, благодаря своей квалификации; 3) сложная ассоциативная информативность - то, что автор не дал, не предполагал давать, но получатель извлёк. Без ассоциативной информативности, кстати, немыслимо эффективное развитие научных исследований, равно как и вообще невозможен творческий процесс во многих других областях человеческой деятельности.

Цифровая оценка информативности осуществляется путём составления двух списков дескрипторов (от англ. "descry" - распознавать), т.е. значимых слов или словосочетаний, несущих смысловую нагрузку и нередко именуемых ключевыми словами. В первый список помещаются все дескрипторы документа, а во второй - дескрипторы получателя, приёмника. Количество дескрипторов, повторяющихся в обоих списках, служит показателем информативности.

Отношение информативности к информационной ёмкости называется информационной плотностью документа. Информационная плотность, как правило, меньше единицы, так как в каждом документе содержится определённое количество бесполезной информации для данного конкретного потребителя.

Информационная ёмкость и информативность документа зависят от многих факторов: от языка, стиля (в текстовых документах), от структуры, степени формализации и т.п.

Одним из важнейших внутренних свойств информации является её организация, структура. По способу внутренней организации информацию можно разделить на две группы:

1. логически неупорядоченный набор сведений (данные);

2. логически упорядоченный набор данных.

К примеру, попыткой логически упорядочить имеющуюся основную информацию в области документоведения является данное учебное пособие, которое делится на главы, разделы, абзацы. Повышение уровня внутренней организации любой документированной информации улучшает её восприятие, экономит время потребителя, влияет на эффективность принимаемых решений.

Таким образом, изучение информационных свойств документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практики документационного обеспечения управления, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации и т.п. Иначе говоря, свойства документированной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.

3.2 Проблемы поиска и трансляции документированной информации

Важнейшими свойствами документированной информации, как уже отмечалось, являются своевременность, доступность, полнота, новизна. С этими свойствами непосредственно связана трансляция информации, т.е. реализация одной из основных функций документа - коммуникативной. Дело в том, что документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играет поиск и сбор нужной информации.

В свою очередь, поиск документированной информации самым тесным образом связан с проблемой её рассеяния в пространстве (по множеству источников) и во времени. Эта проблема является весьма актуальной в самых различных сферах деятельности человека: в науке, в управлении, в образовании и т.д. По некоторым данным, разработчик или исследователь примерно половину своего рабочего времени тратит на поиск необходимой информации. Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам. Однако нужная информация крайне неравномерно рассредоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необходимую информацию, может привести к нерациональным затратам времени и средств. Между тем, оказывается, существуют определённые закономерности рассеяния информации. Одним из первых на это обстоятельство обратил внимание английский библиограф С.К.Бредфорд (1878-1948). Он предложил модель рассеяния информации, ставшую впоследствии классической:

"Если научные журналы, - писал С.К.Бредфорд, - расположены в порядке убывания продуктивности статей по данному вопросу, они могут быть разделены на ядро периодических изданий, более специально посвящённых данному вопросу, и несколько групп или зон, содержащих то же самое количество статей, что и ядро, когда числа периодических изданий в ядре и последующих зонах будут относиться как 1: n : n²". Иначе говоря, увеличение в арифметической прогрессии количества статей, содержащих информацию по какому-либо вопросу, приводит к возрастанию в геометрической прогрессии массива источников (в данном случае журналов) с такого рода статьями.

Таким образом, в соответствии с этой моделью, увеличение полноты информации непосредственно связано с нарастанием трудностей в её поиске.

Большие затруднения вызывает также и поиск документированной информации, рассеянной во времени. При этом необходимо учитывать фактор её старения, которое зависит от многих обстоятельств. Старение проявляется в том, что постоянно возникают всё новые документы, новые источники, содержащие более полную, точную, достоверную информацию. Поэтому с целью экономии времени и ресурсов оправдано первоочередное обращение именно к этим источникам.

Проблема поиска информации, рассеянной во времени, в наибольшей степени разработана применительно к научной документации. Так, ещё в 1960 г. учёные Р.Бартон и Р.Кеблер вывели закономерность, согласно которой информация, имеющая наибольшую общественную значимость, сосредоточена в определённом интервале времени. Для научной документации этот интервал равен полупериоду формирования научных представлений в общественной системе, т.е. примерно 19 лет. Разумеется, скорость старения зависит от конкретной науки, от определённой её области, научного направления.

В управленческой сфере также происходит старение документированной информации, причём, как правило, с большей скоростью, которая тоже зависит от конкретной сферы управления - административной, экономической и т.п. Всё это необходимо учитывать в практической работе с документами.

Передача документированной информации во времени и в пространстве осуществляется с помощью естественно возникших либо искусственно созданных каналов и средств. На ранних этапах развития человеческого общества передача информации происходила в виде знания, ещё не отделённого от субъекта, обладающего этим знанием. Роль своеобразных банков знаний и каналов передачи знаний играли старики, т.е. самые опытные, умудрённые жизнью люди.

С появлением письменности происходит фиксация информации на материальном носителе, т.е. отделение её от субъекта, что позволило и передавать, и хранить информацию. А начиная с середины 19 в., информация могла уже отделяться от материального носителя, на котором она была зафиксирована, и существовать в виде сигнала, т.е. модулированного физического процесса.

Однако в процессе передачи документированной информации имеют место задержки, которые приводят к её старению, а, следовательно, к снижению ценности. Чаще всего задержки эти происходят в "накопителях" (архивах, запоминающих устройствах ЭВМ), а также в "каналах связи" (радиоканалах, почтовых ведомствах и т.п.).

Нередко задержка бывает искусственной - с целью получить взамен затраченного времени меньшую вероятность ошибки, т.е. большую достоверность информации путём её перепроверки. Таким образом, создаётся определённая избыточность информации, гарантирующая полноту восприятия. Однако не следует при этом забывать, что избыточность может легко перейти в сверхизбыточность, поскольку слишком часто повторяемая информация не воспринимается или по отношению к ней вырабатывается даже негативная психологическая установка. ("Повторенье - мать ученья", но до известного предела). В документационном обеспечении управления сверхизбыточная информация отнимает время у руководителей, снижает эффективность управления.

3.3 Методическая разработка должностной инструкции секретаря делопроизводителя

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностные инструкции позволяют оптимальным образом распределить трудовые функции между работниками и создают условия для эффективной работы. Они позволяют объективно оценить деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия.

Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Должностная инструкция работника - нормативный документ, который включает в себя как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организации.

Правила составления должностной инструкции

Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, включая должности руководителей подразделений и заместителей руководителей.

Если в подразделении несколько одинаковых должностей и при этом работники, занимающие эти должности, выполняют одинаковые функции, разрабатывается одна должностная инструкция. Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующих их фактическому распределению между работниками.

Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, например: Должностная инструкция секретаря руководителя или Должностная инструкция секретаря приемной.

Для подготовки должностной инструкции требуется составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работником работ позволит сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или к рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т.п.

Нормативной основой для разработки должностной инструкции является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 г. № 37, (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г., 28 июля, 12 ноября 2003 г., 25 июля 2005 г., 7 ноября 2006 г., 17 сентября 2007 г., 29 апреля 2008 г.)

Квалификационные требования и характеристики к секретарю - делопроизводителю

Должностные обязанности:

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Должен знать:

· нормативные правовые акты,

· положения,

· инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

· основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

· структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

· порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

· основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники;

· основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации:

Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Разработка должностных инструкций - это обязанности руководителей подразделений, которые привлекают для этой работы ведущих специалистов подразделений.

Должностные инструкции в зависимости от структуры организации, подчиненности подразделения, категорий должностей, на которые они разрабатывается, утверждаются руководителем организации или заместителем руководителя.

Визируются должностные инструкции руководителем структурного подразделения, руководителем службы персонала, отдела труда и заработной платы, юридической службы, а при необходимости другими должностными лицами.

При ознакомлении с должностной инструкцией на первом экземпляре (подлиннике) или на экземпляре трудового договора, остающегося в организации, работник проставляет ознакомительную визу.

Текст должностной инструкции обычно состоит из разделов:

· Общие положения;

· Должностные обязанности;

· Права;

· Ответственность;

· Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» нужно отметить:

· наименование должности и структурного подразделения;

· общее назначение должности;

· кому непосредственно подчиняется работник;

· порядок назначения на должность и освобождения от должности;

· перечень нормативных, методических и др. документов, которыми руководствуется работник, занимаемый данную должность;

· квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

· требования к специальным знаниям и навыкам.

Раздел «Должностные обязанности» устанавливает виды работ, выполняемые работником. При формулировании должностных обязанностей следует обратить внимание на методы (способы) их реализации (контроль, анализ, проверка, обобщение и т.д.), информацию или конкретные виды документов, с которыми связано выполнение обязанностей (подготовка ежемесячных отчетов, предоставления данных, анализа запросов и др.).

В разделе «Права» определяется полномочия работника, обеспечивающие выполнение должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы, а также мера персональной ответственности работника.

В разделе «Взаимоотношения» устанавливаются информационные взаимосвязи; с кем сотрудничает при выполнении своих должностных обязанностей. Если работник осуществляет связи с другими организациями, то следует отразить и его внешние взаимосвязи.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

· Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность изданием различных распорядительных документов;

· планирование - посредством подготовки различных планов;

· учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации;

· контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

1. регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты и др.);

2. распорядительной деятельности (приказы, указания, решения, и др.);

3. накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

4. передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной России:

1)приказное (столбцовое) - XV-XVII вв.

2)коллежское (коллегиальное) - XVII-XIX вв.

3)министерское (исполнительное) - XIX-XX вв.

В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы.

Но постепенно положение дел в делопроизводстве стабилизировалось и со временем стало развиваться. Развитие делопроизводства в советский период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в РФ. Многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период, действуют и в настоящее время.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам. Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно, разграничить.

В связи с развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной России:

1) приказное (столбцовое) - XV-XVII вв.

2) коллежское (коллегиальное) - XVII-XIX вв.

3) министерское (исполнительное) - XIX-XX вв.

В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы.

Но постепенно положение дел в делопроизводстве стабилизировалось и со временем стало развиваться. Развитие делопроизводства в советский период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в РФ. Многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период, действуют и в настоящее время.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам. Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно, разграничить.

В связи с развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами.

В процессе работы ознакомилась с развитием классификации документов, классификацией документов по информационной, физической (материальной) и типологической составляющей.

Разобрала более подробно:

- классификацию документов по содержанию;

- классификацию документов по уровню обобщения информации;

- классификацию документов по характеру знаковых средств фиксации информации;

- классификацию документов по мерности записи информации;

- классификацию документов по предназначенности для восприятия информации;

- классификацию документов по каналу восприятия информации;

- классификацию документов по степени их распространенности;

- классификацию документов по способу документирования;

- классификацию документов по материалу носителя информации;

- классификацию по материальной конструкции или форме носителя информации;

- классификацию документов по обстоятельствам их бытования во внешней среде;

- классификацию документов по регулярности выхода в свет;

- классификацию документов по времени появления во внешней среде;

- классификацию документов по месту происхождения и др.

Итак, классификация документов - одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. До сих пор разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.

Выяснилось, что классификация документов является методом познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам.

Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах.

Она имеет важное, значение для теории документоведения и практической документно - коммуникационной деятельности. Немаловажную роль для классификаций играет и знание функций.

Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Существует различные классификации документов. Наиболее распространенными являются видовая классификация, классификация по способу документирования, классификация документов по направлению и т.д. Но как таковые классификации в чистом виде не используются в работе организации, и это является и недостатком и одновременно достоинством.

Однако это не является окончательным выбором, поиск наиболее эффективной организации документопотока ведется.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативная литература:

1. Федеральный государственный образовательный стандарт по специальности СПО 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение (утверждён приказом Министерства образования и науки РФ 25.01.2010г. № 75)

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. и доп. на 28.12.2013). - М.: Омега-Л, 2013.

3. Закон Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изм. и доп. на 02.07.2013) // Доступ из справочно-правовой системы «Гарант»: http://www.base.garant.ru (дата обращения 24.02.2014).

4. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31 (1 ч.).

5. Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. № 2.

6. Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 02.07.2013) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

7. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 23.07.2013) "О персональных данных"

8. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2010). URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 24.05.2011).

9. Федеральный закон Российской Федерации от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 30.12.2008) // Собрание законодательства Российской Федерации. 1996. № 1. Ст. 1; 2005. № 1(ч. 1).

10. Федеральный закон Российской Федерации от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изм. и доп. на 11.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2011.

11. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Доступ из справочно-правовой системы «Гарант»: http://www.base.garant.ru (дата обращения 24.02.2014).

12. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. // Бюллетень Минтруда РФ. - 2004. - №5.

13. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 24.05.2011).

14. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 24.05.2011).

15. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утв. Министерством культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558. URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 24.05.2011).

16. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. М.: Изд-во стандартов, 1981.

17. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.

18. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Стандартинформ, 2003.

19. ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М.: Госстандарт России, 2002.

20. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М.: Госстандарт, 1998.

21. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 29.04.2008) // Минтруда Российской Федерации. М., 1998.

22. Основные правила работы архивов организации. М.: Росархив, ВНИИДАД. М., 2003.

Основная:

1. Андреева, В.И. Идеальный документ: локальный нормативный акт / В.И. Андреева // Справочник кадровика. - 2008. - № 6.

2. Делопроизводство: Учебник для вузов / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина. Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. М.: МЦФЭР, 2006.

3. Андреева, В. И. Новые требования к кадровому делопроизводству / В. И. Андреева // Справочник кадровика. - 2006. - № 12.

4. Баринов, В. А. Организационное проектирование / В. А. Баринов. - М.: ИНФРА-М, 2005.

5. Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе / А.В. Верховцев. - М.: Инфра-М, 2009.

6. Головин, А. Право подписи документов / А. Головин // Делопроизводство. 2011. - №1.

7. Дзгоев, Ф.О. Образцы приказов по кадрам / Ф.О. Дзгоев. - М.: Велби, 2010.

8. Задорина, Ю. С. Еще раз о печати / Ю.С. Задорина // Секретарь-референт. -2009. - № 1.

9. Илюшенко, М. Регистрация документов и их индексация. Что общего в этих понятиях? / М. Илющенко // Секретарское дело. - 2007.

10. Иритикова, В.С. Организационные основы процедуры согласования документов / В.С. Иритикова// Делопроизводство и документооборот на предприятии. - №9. - 2010.

11. Камнеева, Е.М. Гриф утверждения документа / Е.М. Каменева // Секретарь-референт. - 2009. - №4.

12. Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления - М.: ИЦ «Академия», 2009.

Дополнительная:

1. Кондратьева, Т. Н. Обеспечение юридической значимости реквизиту «оттиск печати» (статья) // Документ в контексте универсальных практик: сборник статей по материалам Второй Всероссийской научно-практической конференции. Тюмень: Издательский дом «Титул». - 2010.

2. Кузнецова, Т.В. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства // Делопроизводство. - 2004. - № 4.

3. Кузнецова, Т.В. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства // Делопроизводство. - 2004.

4. Микушина, М.Н. Делопроизводство в кадровой службе / М.Н. Микушина. - Н-ск: Мысль, 2011.

5. Митрофанова, В.В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика /В.В. Митрофанова. - М.: Альфа-Пресс, 2007.

6. Орлова, Е.В. Такой непростой документооборот: взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы / Е.В. Орлова // Справочник кадровика. - 2010.

7. Орловский, Ю.П. Кадровое делопроизводство (правовые основы). - М.: ИНФРА-М, 2008.

8. Пащенко, В.Г. Как проанализировать документ // Секретарское дело. - 2001. - № 3. - С. 11-14.

9. Рогожин, М. Как написать курсовую и дипломную работы / М. Рогожин. - СПб.: Питер, 2004.

10. Федин, В.В. Локальные нормативные акты: что нужно знать работодателю // Справочник кадровика. - 2009. - № 4.

11. Худяков, А. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. - 2011. - №2.

12. Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковая. - М.: МЦФЭР, 2009.

13. Янковая, В. Ф. Системы управленческой документации // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2011. - № 34.

Сайты в сети Интернет:

1. Информационно-правовой портал ГАРАНТ. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.garant.ru

2. Компания «КонсультантПлюс». [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.consultant.ru

3. Делопроизводство на компьютере. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.delcomp.ru

4. Делопроизводство+. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.delpro.narod.ru

5. Электронный документооборот. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.directum.ru

6. Глоссарий. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.glossary.ru

Размещено на Allbest.ru

...