Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• документ бланк реквизит унификация
• Введение
• 1. Теоретические основы
• 1.1 Управленческое решение
• 1.2 Понятия "документ", "управленческий документ"
• 2. Требования к тексту документа
• 2.1 Требования к выбору и употреблению языковых средств
• 2.2 Организационно-методические вопросы унификации текстов
• 3. Виды документов
• Заключение
• Список слов делового языка, вызывающих трудности в употреблении
• Список литературы

Введение

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Носителем информации выступает документ.

Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон "Об информации, информатизации и защите информации", которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка -- историческим источником, кибернетика- документалиста -- носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

1. Теоретические основы

1.1 Управленческое решение

1) важнейший вид управленческого труда, а также совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и логически последовательных управленческих действий, которые обеспечивают реализацию управленческих задач;

2) творческое, волевое действие субъекта управления, которое основывается на знании объективных законов в сфере функционирования управляемой системы и анализа информации об её функционировании. Данное действие заключается в выборе цели, программы и способов деятельности коллектива в сфере разрешения проблемы или в сфере изменения цели.

Управленческое решение направлено на следующие аспекты:

· стратегическое планирование;

· управление управленческой деятельностью;

· управление человеческими ресурсами, такими как: производительность, активизация знаний и умений;

· менеджмент деятельности в области производства и обслуживания;

· обеспечение формирования системы управления компании;

· управленческое консультирование;

· менеджмент внутренних и внешних коммуникаций.

Управленческие решения классифицируются:

· по степени распространённости проблемы;

· актуальности цели;

· сфере воздействия;

· сроку реализации;

· прогнозируемым последствиям;

· характеру использованной информации;

· методике в области разработки решения;

· количеству критериев выбора;

· форме принятия решений;

· методу фиксации конечного результата.

Требования предъявляемые к управленческим решениям:

· Научная обоснованность;

· Непротиворечивость;

· Своевременность;

· Адаптивность;

· Реальность.

1.2 Понятия "документ", "управленческий документ"

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма -- следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно -- служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность ), полнота (достаточность информации).

Документирование -- регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования -- создание документа.

В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "документ":

Документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

В рамках документационного обеспечения управления любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом. Качество и эффективность управленческой деятельности в значительной мере определяются качеством разработки и исполнения служебных документов. Умения, навыки составления и анализа служебных документов, а для руководителей организаций, их структурных подразделений еще и необходимым условием их профессиональной, т.е. управленческой дееспособности. В большинстве случаев составлению документов сотрудники организаций (в том числе будущие аналитики и руководители) обучаются исключительно опытным путем по образцам формулярам документации. В отношении простых и типовых документов это достаточно эффективный способ, и поэтому всевозможные инструкции, а также учебные издания по делопроизводству содержат образцы-формуляры документов.

В процессах образования, сбора, выдачи и потребления информации большое значение имеет понятие документирования. ГОСТ Р 51141 определяет документирование как запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В данном определении акцентируется только технологический аспект процедур документирования, поэтому в более широком смысле под документированием можно понимать выделение какой-либо смысловой части информации (данных) и общей информационной массы, обособление этой части с приданием ей самостоятельной роли (идентифицирующие реквизиты, статус, юридическая сила) и обязательной фиксацией по установленным правилам на материальном носителе.

2. Требования к тексту документа

Историческое развитие документирования управленческой деятельности, направленное на совершенствование документа как инструмента управления, четко выделило два составных компонента управленческого документа: формулярную часть (формуляр) и текстовую часть (текст), которая содержит сведения о конкретных управленческих ситуациях и является основанием для дальнейших управленческих действий. На бланке текст располагается между наименованием документа и реквизитами удостоверяющей части формуляра документа (подпись, печать, визы).

Тексты управленческих документов имеют ряд особенностей, обусловленных спецификой их функционирования: устойчивость языковых конструкций, определяемая наличием в управлении однотипных, циклично повторяющихся операций; зависимость лексики документов управления от законодательных и нормативных актов органов власти, вышестоящих и функциональных органов управления; насыщенность документов специальной терминологией; нейтральность лексики, то есть отсутствие экспрессивно и эмоционально окрашенных выражений; однотипность структуры текстов отдельных групп документов.

В тексте управленческих документов установлена единая форма языкового выражения, наиболее точно передающая содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа.

В тексте выделяют постоянную и переменную информацию. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста.

Текст управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным.

Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью выражения содержания. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов, придаточных предложений), а также от правильности выбора формы предложения (односоставное, двусоставное или сложное).

Точность текста или предложения заключается в правильном употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Правильность формы слова или словосочетания определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой речи.

Текст управленческого документа и каждое его предложение должны быть информационно емкими. Для этого необходимо избегать слов и словосочетаний, несущих избыточную информацию, неоправданных повторов и слов, не имеющих в условиях данного контекста конкретной смысловой нагрузки. Стремление к краткости как таковой подчас приводит к искажению смысла высказывания, поэтому речь может идти только об установлении оптимальных размеров предложения или текста в целом, позволяющих наиболее удачно передать смысл.

Убедительность является одной из важнейших черт текста документа. Убедительным является документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения. Убедительность текста зависит от последовательности расположения смысловых компонентов, выражающей логическую зависимость между аргументами и следствием.

Кроме того, деловой стиль требует специфических средств выражения модальности. Модальность выражает отношение автора к содержанию документа и достигается такими средствами как употребление неопределенной формы глагола, наклонений глагола, а в некоторых случаях - собственным значением глагола. Выбор того или иного средства выражения модальности зависит от конкретного содержания документа, однако можно говорить и о типовых способах ее выражения.

В письмах, например, модальное значение просьбы выражается глаголом "просить" ("просим выслать", "просим рассмотреть"). В распорядительных документах различные оттенки модального значения волеизъявления также выражаются словосочетанием с глаголом в личной форме ("приказываю разработать", "приказываю ликвидировать", "коллегия решила"). В некоторых документах модальность может быть не выражена. В таких случаях можно говорить о нейтральности стиля, например: "Возвращаем оформленный договор от 00.00.00 N ________ со спецификацией на поставку изделий в ____ г.".

Под оптимизацией структуры связного текста управленческого документа понимается выделение в нем смысловых компонентов и установление последовательности их расположения.

В связном тексте выделяются три основных компонента: введение, доказательство или изложение, заключение.

Первый смысловой компонент текста - введение - должен содержать информацию, отражающую тему текста. Введение как бы вводит в ситуацию, изложенную в тексте, и подготавливает к восприятию документа.

Например: "В период со 2 по 6 февраля 1981 г. комиссия Управления Центрального округа Госгортехнадзора СССР провела комплексное обследование цехов аммиачного производства...".

Второй компонент текста - доказательство - должен содержать аргументированную информацию о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Аргументированность содержания в тексте документа достигается точным, объективным описанием событий или ситуации: указанием времени, даты события, его причин и следствий, привлечением соответствующих документов, которые могут подтвердить или опровергнуть правильность оценки события, подтвердить необходимость проведения каких-либо мероприятий или осуществления управленческих действий.

Например: "Для приемки в эксплуатацию законченного строительством цеха металлоконструкций мощностью 8,0 тыс. тонн в год районной производственной базы Красноярскгэсстроя в г. Дивногорске Красноярского края

ПРИКАЗЫВАЮ: ...".

Если второй компонент текста - изложение, то он должен содержать четкое, объективное, последовательное описание фактов, ситуаций, перечисление правил, норм, положений. Изложение отличается от доказательства тем, что оно не является основой для выводов и решений. Изложение, на основании которого принимаются решения, становится доказательством.

Наличие в тексте изложения характерно для документов описательного, констатирующего характера: справки, положения, инструкции и др.

Например: "В процессе обследования установлено, что на комбинате не в полном объеме осуществляется надзор за состоянием зданий и сооружений, подверженных коррозии, вентиляционных систем и установок, за соблюдением правил техники безопасности при ведении газоопасных работ...";

или: "Все руководители цехов подрядных и субподрядных организаций, ведущих любые земляные работы как внутри, так и вне здания, до начала работ обязаны:

иметь чертеж места производства работ с нанесенными на нем группой генплана подземными коммуникациями;

оформить письменное разрешение на производство данной работы...".

Третий компонент текста - заключение - должен содержать выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации и т.д.

Например: "Просим включить нашу заявку в план производства предприятия на 1981 год";

или: "...ПРИКАЗЫВАЮ:

· Начальнику транспортного цеха т. Мясникову И.А. в период сильных метелей организовать круглосуточное дежурство по снегоуборке, назначать ответственных лиц для организации работ по очистке путей и стрелок от снега;

· …".

В зависимости от конкретной управленческой ситуации текст документа может содержать три, два или один смысловой компонент. В приказах по организационным вопросам, например, текст содержит, как правило, два смысловых компонента: доказательство - обоснование последующих действий, ссылку на документ, изданный вышестоящим учреждением, или изложение целей; заключение - собственно распоряжения.

Это однако не исключает того, что в некоторых случаях текст приказа, кроме доказательства и заключения, может содержать введение, т.е. состоять из трех смысловых компонентов.

В зависимости от конкретного содержания текста возможны различные варианты расположения смысловых компонентов.

1. Введение - доказательство - заключение.

Например, в докладной записке: "Государственная комиссия в январе 1981 г. приняла в эксплуатацию технологическую линию по изготовлению асбестоцементных волокнистых листов..." (введение). "За время, истекшее с момента приема линии в эксплуатацию, ее производительность не возросла..." (доказательство). "Считаем необходимым уточнить производительность линии и определить качество выпускаемой продукции" (заключение).

2. Введение - изложение.

Например, в акте: "В период с 15.05.80 по 18.05.80 комиссия провела проверку состояния работы по внедрению и применению Основных положений ЕГСД в центральном аппарате Союзконсервмолоко" (введение). "Комиссия считает, что мероприятия, намеченные планом, выполнены. Документирование деятельности Союзконсервмолоко ведется в соответствии с правилами и рекомендациями ЕГСД" (изложение).

3. Доказательство - заключение.

Например, в письме: "В соответствии с п. 5 договора N 21/17 от 18.12.80, заключенного между нашими предприятиями о поставке изделий (доказательство), просим продлить действие этого договора на 1981 г." (заключение). В некоторых документах с такой структурой текста (главным образом, в письмах, заявлениях и др.) допустим обратный порядок смысловых компонентов: заключение - доказательство.

Например: "Прошу освободить меня от должности старшего инженера отдела труда и заработной платы (заключение) в связи с уходом на пенсию" (доказательство).

4. Изложение.

Такая структура текста характерна для документов, излагающих какие-либо положения, правила, рекомендации или нормы (инструкций, положений, правил, устава). Для удобства восприятия текст такого документа рекомендуется разбивать на разделы.

Например, структура текста в "Типовом положении о канцелярии учреждения":

"1. Общие положения.

1.1. Канцелярия осуществляет функции делопроизводственного обслуживания в учреждении и является его самостоятельным структурным подразделением.

2. Основные задачи и функции.

2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания в учреждении в соответствии с Основными положениями ЕГСД.

2.2. ...".

5. Заключение.

Например, в тексте письма: "Просим выслать в Главное управление сельскохозяйственной науки и пропаганды монтажный лист фильма "Нива будущего" - 2 ч., технико-пропагандистский, развернутую аннотацию и 10 - 12 негативных срезков средних и крупных планов".

2.1. Требования к выбору и употреблению языковых средств

Выбор определенных языковых средств выражения содержания текстов управленческих документов осуществляется при соблюдении общих требований делового стиля (ясности, убедительности, конкретности) и зависит от формы представления текста.

Правила и рекомендации, регламентирующие выбор языковых средств текстов, охватывают все уровни языковой организации текста: от выбора слов и словосочетаний до построения предложений различной структуры. Часть этих правил (с п. 4.2.1 по п. 4.7.1) касается всех текстов, независимо от формы их представления, остальные правила индивидуальны и зависят от формы представления текста.

В тексте документа должны быть соблюдены нормы литературного языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие и слова профессионального жаргона исключаются.

Например: "Министерство химической промышленности СССР просит профилировать ежегодно по 25 студентов для работы в области очистки сточных вод" ("профилировать" - слово из профессионального жаргона должно быть заменено словом "готовить").

Или: "При обследовании были выявлены отступления от требований Правил по кранам..." (разговорный вариант наименования правил следует заменить точным названием этого документа).

В текстах управленческих документов следует исключать из текста новообразования, не ставшие нормой делового языка.

Например: "В целях изжития аварийности...", "Справка о не болезнях и не командировании ст. бухгалтера т. Симоновой И.М. ...", "Главное управление вузами считает нецелесообразным оставление т. Петрова А.И. для работы...".

Такие слова следует отличать от тех, которые вошли в законодательные акты, в деловую речь и закрепились длительным употреблением, например: "заслушать", "должный", "избрание", "недостатки", "неиспользование", "местожительство" и т.п.

В текстах управленческих документов широко употребляются слова специального назначения - термины, что обусловлено тематикой и содержанием документов. Как правило, термины должны употребляться без объяснения их значения и дополнительного толкования во внутриотраслевой документации. Причем терминология, используемая в текстах документов, должна быть понятна работникам отрасли и соответствовать системе терминов, нормативно закрепленной в терминологических стандартах, классификаторах, словарях.

Каждое слово в тексте документа должно нести определенную смысловую нагрузку, поэтому при унификации необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не имеют смысла и не несут никаких смысловых оттенков.

Например: не "настоящий акт", а "акт"; не "при этом направляем", а "направляем", не "упомянутое на 3 л.", а "на 3 л."; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем"; не "развернуть работу по разъяснению...", а "разъяснить"; не "практические мероприятия", а "мероприятия"; не "повседневная работа", а "работа"; не "исправить имеющиеся ошибки", а "исправить ошибки"; не "результат проведенных испытаний", а "результат испытаний".

Следует также употреблять слова, однозначно выражающие смысл текста и не допускающие различных толкований.

При употреблении в тексте документа словосочетаний, состоящих из глагола и отглагольного существительного, различают два вида словосочетаний:

1 словосочетания, в которых глагол несет дополнительную информацию о действии, выраженном отглагольным существительным. Такие словосочетания вполне закономерны и допустимы, например: "обеспечить ввод в действие", т.е. провести организационные мероприятия, необходимые для ввода объекта в действие;

2 словосочетания, которые по смыслу не отличаются от соответствующего глагола, например: "провести анализ" - "проанализировать", "оказать влияние" - "повлиять", "провести сбор" - "собрать" и т.д. В таких случаях вместо сочетания глагола и отглагольного существительного лучше употреблять только соответствующий глагол.

При создании текстов следует учитывать, что в деловой речи часто употребляются словосочетания с последовательным расположением зависимых слов в родительном падеже. Широкое распространение таких конструкций в деловой речи закономерно и целесообразно, поскольку однородная последовательная зависимость слов в письменной речи делает более наглядным развертывание информации в тексте при максимально возможной краткости выражения.

Например: "разработка проблем (род. п.) дальнейшего совершенствования (род. п.) отбора (род. п.) документов (род. п.)";

"освоение проектной мощности (род. п.) цеха (род. п.) крупнопанельного домостроения (род. п.) Прибалтийского завода (род. п.) железобетонных изделий (род. п.) и конструкций (род. п.)";

"комплектование (род. п.) продукции (род. п.) машиностроения (род. п.)".

В текстах документов употребляется довольно большое число сокращений как лексических, так и графических. Сокращения должны быть понятны адресату, для чего в текстах употребляются или общепринятые сокращения, или расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте, например: "разработка унифицированной системы документации (УСД)".

В связанных текстах наряду с правильным употреблением слов и словосочетаний не менее важным является правильный выбор типа предложения и порядка слов в предложении.

В зависимости от границы между постоянной и переменной (новой) информацией определяется порядок слов в предложении. В русском языке место каждого слова в предложении не может быть точно зафиксировано, поэтому можно говорить только о наиболее предпочтительных вариантах словорасположения.

Если предложение двусоставное, т.е. в предложении есть и подлежащее и сказуемое, то подлежащее одиночное или с зависимыми от него словами предшествует сказуемому. Подлежащее, как правило, выражает известную информацию, а сказуемое вводит новую информацию.

Например: "Главное управление совхозов (подлежащее) рассмотрело (сказуемое) проект "Методики тарификации рабочих, профессий и специальностей на сельскохозяйственных работах", разработанный ВНИИ экономики сельского хозяйства";

или: "Неоднократные запросы Минэнерго СССР (подлежащее) в Минбумпром и Минхиммаш о приближении сроков поставки не дали (сказуемое) положительных результатов".

Если двусоставное предложение имеет деепричастные или причастные обороты, то они ставятся рядом с теми словами, к которым относятся.

Например: "Министерство энергетики и электрификации согласно протоколу, утвержденному Минэнерго и Минцветметом СССР (причастный оборот), выполняет по генеральному договору...";

или: "Для проведения государственной аттестации качества изделий, изготовляемых Опытным производственно-техническим предприятием... (причастный оборот),

ПРИКАЗЫВАЮ...".

В односоставных предложениях на первом месте ставится главный член, который в текстах документов, как правило, выражается глаголом.

Например: "Просим выделить дополнительно на IV квартал текущего года материалы для ведения ремонтных работ в соответствии с прилагаемой заявкой".

Подлежащему в двусоставном предложении и главному члену в односоставном может предшествовать обстоятельство одиночное или с зависимыми словами, вводное слово или предложение, являющееся, как правило, обоснованием действия.

Например: "В настоящее время (обстоятельство) план распределения (подлежащее) столярных изделий по главным управлениям еще не составлен (сказуемое)";

"Ввиду ограниченности выделяемых Гос. планом СССР капитальных вложений (обстоятельство со значением причины) предусмотреть (сказуемое) вновь начинаемую стройку нет возможности".

Простые предложения (односоставные и двусоставные), употребляемые в документах со связным текстом, могут быть достаточно распространенными.

Например: "По решению районных, городских, сельских, поселковых штабов добровольных народных дружин в производственных объединениях (комбинатах), на предприятиях, в учреждениях, организациях и учебных заведениях с большим числом работающих и учащихся создаются дружины производств (филиалов), цехов, отделов, участков, бригад, факультетов и т.д., а также штабы для руководства данными дружинами".

Наряду с простыми предложениями в текстах документов употребляются сложные предложения. Наиболее распространенными из них являются предложения сложноподчиненные с придаточными определительными, причинными, изъяснительными, условными, целевыми. При унификации сложных предложений следует учитывать, что придаточное предложение должно стоять непосредственно за словом, к которому оно относится, за исключением тех случаев, когда придаточное стоит в начале предложения и относится ко всему содержанию главного предложения.

Например: "Главснаб сообщает, что в 1981 году тресту будет выделено три металлорежущих станка (придаточное изъяснительное)".

При унификации связанных текстов допускается сохранить предложения с большим числом однородных членов, осложненных зависимыми словами. В таких предложениях все его части должны быть логически связаны между собой.

Например: "...ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Министру угольной промышленности УССР т. _____________, генеральным директорам производственных объединений, начальникам комбинатов...

2. Разработать до 00.00.00 и осуществить в 1982 г. дополнительные мероприятия, направленные на выполнение постановления...

3. Обязать технических директоров и главных инженерных работников...

4. Обеспечить такую систему контроля, при которой...

5.Принять меры по улучшению эксплуатации электромеханического хозяйства...".

6. При построении сложных предложений большого размера следует учитывать, что перечисляемые части предложения (отдельные слова, распространенные обороты или придаточные предложения) должны быть однородными, т.е. отвечать на один вопрос.

Например: "Машинист должен:

осмотреть механизмы крана, их крепление и тормоза, а также ходовую часть;

проверить наличие и исправность ограждений механизмов, исправность дополнительных опор, стабилизаторов...".

Правильность предложения с точки зрения расстановки слов, а следовательно, и логичность текста зависят также от порядка расположения определений, дополнений, обстоятельств, вводных слов. Расстановка их в текстах управленческих документов в целом не отличается от правил их употребления в литературном языке: определения ставятся впереди определяемого слова ("опытная эксплуатация", "финансовая работа", "техническая реконструкция"); дополнения ставятся позади управляющего слова ("отделы министерства", "аттестация изделий", "руководство предприятий", "контроль за проведением"); обстоятельства могут располагаться более свободно, но тем не менее их рекомендуется ставить ближе к тому слову, к которому они относятся ("осуществить ввод предприятия в действие в 1981 году" (обстоятельство времени); "ведение делопроизводства в Союзугле" (обстоятельство места); "в месячный срок рассмотреть итоги" (обстоятельство времени); "Управление кадров совместно с другими управлениями" (обстоятельство образа действия)).

2.2 Организационно-методические вопросы унификации текстов

Унификация текстов управленческих документов проводится на основе существующих нормативно-методических материалов в области документационного обеспечения управления: государственных стандартов на документы, Единой государственной системы делопроизводства, унифицированных систем документации, общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

Унификации могут подвергаться документы независимо от того, как часто они повторяются в течение года. С точки зрения экономической эффективности использования унифицированных текстов в аппарате управления считается целесообразным, если документ повторяется в среднем 30 раз в год.

Работа по унификации текстов управленческих документов имеет следующие этапы:

· определение объекта унификации;

· анализ текстов документов и обобщение результатов анализа;

· подготовка сборника унифицированных текстов.

Работа по определению объекта унификации начинается прежде всего с определения функций и задач учреждения, документы которого предстоит унифицировать. С этой целью изучаются положения об учреждении и структурных подразделениях, должностные инструкции специалистов, а также другие нормативные акты, касающиеся распределения функций, задач и обязанностей внутри учреждения, составляется классификатор или перечень вопросов, входящих в компетенцию того или иного структурного подразделения.

В соответствии с классификатором изучаются номенклатуры дел учреждения и непосредственно сами документы, отложившиеся в делах, устанавливается комплекс документов, обеспечивающих решение данного конкретного вопроса, отсекаются излишние документы, объединяются документы, несущие близкую по смыслу информацию. В качестве аналога при построении комплексов унифицированных текстов по задачам целесообразно использовать опыт создания альбомов форм унифицированных систем документации для информационного обеспечения АСУ.

Выбор документов для унификации их текстов определяется рядом обстоятельств. Для унификации текстов выделяются прежде всего документы, оформляющие повторяющиеся управленческие ситуации и действия. Проводится также группировка документов в соответствии с тем, какими нормами регламентированы формы тех или иных документов и состав их содержания. По этому принципу могут быть выделены документы, входящие в состав общегосударственных унифицированных систем документации, документы, форма и состав содержания которых регламентированы функциональными органами государственного управления (ЦСУ, Минфин и т.д.), документы, структура которых определяется отраслевыми нормативными актами, и документы, порядок составления и оформления которых не регламентирован. В зависимости от такой группировки и определения объема той или иной категории документации принимается решение о том, какие группы документов подлежат унификации в первую очередь.

Для проведения унификации текстов рекомендуется изучать документацию учреждения как минимум за два года.

Анализ текстов и обобщение результатов этого анализа.

При анализе текстов с содержательной точки зрения выявляются документы с текстами, близкими по содержанию, и фиксируется количество их повторений за год, а данные о каждом повторяющемся документе заносятся в карточку обследования в следующем порядке: наименование документа, справочные данные о документе (дата и номер дела, в котором находится документ), аннотация текста (автор, корреспондент, содержание текста, о чем сообщается и с какой целью, состав показателей).

На основе анализа аннотаций разработчик составляет модель унифицированного текста, т.е. определяет, какая информация должна содержаться в данном тексте.

Например, модель письма о выделении фонда на капитальный ремонт выглядит следующим образом:

1. Обоснование.

2. Указание обеспечить постановку на капитальный ремонт.

3. Место проведения ремонта.

4. Состав рем. фонда (всего на год и по кварталам).

5. Просьба сообщить ремонтному предприятию реквизиты учреждения.

6. Номер наряда и срок его действия.

Далее разработчик унифицированного текста выбирает форму языкового выражения для каждого компонента модели текста, выделяя при этом постоянную и переменную информацию. На этом же этапе определяется форма представления текста (трафарет, таблица, анкета).

Текст унифицированного документа, созданный по данной модели,

выглядит следующим образом:"В соответствии с разнарядкой

управления _____________ N _________

от 00.00.00 прошу Вас в счет наряда N ________________________

от 00.00.00обеспечитьпостановкуна капитальный ремонтна

станции ______________________________________________________

следующего ремфонда:

При отправке первой партии ремонтного фонда сообщите ремонтному предприятию свои платежные, почтовые и отгрузочные реквизиты.

Наряд N _________ действителен по 00.00.00".

Проекты унифицированных текстов формируются в сборник.

Проектирование документов с унифицированными текстами должно отвечать требованиям государственных стандартов в области документации (см. Приложение 7) и соответствовать техническим параметрам средств применяемой организационной техники.

На основе использования сборника унифицированных текстов рекомендуются следующие способы подготовки документов:

Первый способ. Исполнитель находит в сборнике нужный текст и составляет черновик документа, дополняя постоянную информацию переменной. Дальнейшее оформление документа идет традиционным путем.

Второй способ. Исполнитель имеет у себя бланки с унифицированными текстами. Он заполняет от руки нужный бланк и передает в машбюро, где текст перепечатывается на аналогичный бланк, который подписывается и направляется по адресу, а бланк, заполненный от руки, подшивается в качестве копии в дело.

Третий способ. Исполнитель сам заполняет необходимое количество экземпляров бланков с унифицированным текстом, которые после подписания направляет по адресу.

Четвертый способ. Исполнитель находит в сборнике нужный текст и заполняет заказ в машбюро. Например: "Прошу отпечатать

в ____ экз. текст N ___________________

Адресат _______________________________

Вставки: 1 ____________________________

2 ____________________________

3 ____________________________

Исполнитель ___________________________

Телефон _______________________________".

Получив заказ, машинистка печатает соответствующий текст на бланке учреждения, вставляя индивидуальную информацию.

Пятый способ. Отличается от предыдущего тем, что машинистка выбирает соответствующий бланк с унифицированным текстом и дополняет его переменной информацией, указанной в заказе.

Результаты разработки унифицированных текстов должны быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений учреждения, где создаются тексты, а также с юридической и делопроизводственной службой учреждения. Сборник унифицированных текстов утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения.

--------------------------------

Порядок согласования и утверждения работ по унификации текстов, проводимых в процессе создания унифицированных систем документации, используемых в АСУ, определяется Госстандартом.

Внедрение унифицированных текстов сопровождается обучением работников учреждения, которые должны знать основные требования к деловому стилю и правила пользования сборниками текстов.

3. Виды документов

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

· Организационно - правовые документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

· Распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

· Документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

· Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

· Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.).

Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД).

Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Часть документов ОРД, мало используемых на практике или имеющих незначительные отличия от других, не рассматривается в данной лекции.

Например, такие документы, как распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит "название вида документа" и в тексте, вместо слова "ПРИКАЗЫВАЮ", употребляются слова "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ" для распоряжений и "РЕШИЛ" или"РЕШИЛИ" для решений.

Распоряжения издаются, как правило, по оперативным административно-хозяйственным вопросам руководителем предприятия или его заместителями,

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т. п.), составляемый по производственным вопросам.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу

Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать юридический адрес предприятия, на внутренних документах он не указывается. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Заключение

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ -- это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Целью курсовой работы являлись систематизация, накопление и закрепление знаний о понятиях "документ", "управленческий документ".

Основными задачами курсовой работы являлись:

- изучение понятия "документ", "управленческий документ";

-исследование основных правил составления и оформления документов;

- анализ требований к оформлению реквизитов документов;

- изучение требование к бланкам документов.

В первой части работы "Теоретические основы" были изучены изучение понятия "документ", "управленческий документ", проанализированы требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, исследованы основные правила составления и оформления документов.

Во второй части работы "Требования к тексту документов" были исследованы специфика требований к оформлению реквизитов документов, бланкам документов.

В третьей части перечислены виды документов

К курсовой работе прилагается список слов делового языка вызывающих трудности в употреблении.

Список слов делового языка, вызывающих трудности в употреблении

автобиография - биография лица, написанная им самим. Не следует употреблять тавтологическое сочетание "моя автобиография"

адресант- лицо, отправляющее документ

адресат- лицо, которому адресован документ

адресовать- кому (к кому - недопустимо), например: адресовать запрос директору

аппарат- орган, выполняющий административно- хозяйственные функции; чего, для чего (например, "аппарат для регулирования процесса производства", "аппарат управления")

ассигнование- на что (например, "ассигнование на строительство")

благодаря - предлог употребляется с дат. п., а не с род. п. - "благодаря кому", а не "кого"

более- недопустимо сочетание этого наречия с прилагательными и наречиями в сравнительной степени (например, "более лучший")

бухгалтер - мн. ч. бухгалтеры

вакансия- не рекомендуется употреблять тавтологическое сочетание "свободная вакансия"

вложение- во что (не "на что"), например: "рост капитальных вложений в строительство"

выговор- мн. ч. выговоры (не выговора)

директор- мн. ч. директора

договор- род. п. договора, мн. ч. договоры

заведующий- чем (например, отделом)

информация- о чем, а не по чему

конференция- по чему, а не о чем

опись- чего, на что

отпуск- род. п. отпуска, предл. п. об отпуске, в отпуске (не в "отпуску"), мн. ч. отпуска

расписка- в чем, а не о чем (например, "расписка в получении денег")

рационализировать- не "рационализовать"

секретарь - употребляют по отношению к лицам мужского и женского пола

совещание - о чем, по вопросу о чем, по чему (например, совещание по проекту, совещание о внедрении)

сосредоточивать- не сосредотачивать

табель- род. п. табеля, мн. ч. табели

уполномочивать- не "уполномачивать"

Список литературы

1. Алексеев Д.И., Гознан И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. М., 1977.

2. Барлас Л.Г. Русский язык. Стилистика. Пособие для учителей. М., 1978.

3. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 1970.

4. Головач А.С. Оформление документов. Киев - Донецк, 1979.

5. Дерибас В.М. Устойчивые глагольно-именные словосочетания русского языка. М., 1975.

6. Каплун М., Кузнецова Т. Трафаретные тексты деловых писем. Социалистический труд. 1971, N 6.

7. Кокорев В.И. Унификация документов управления. М., 1979.

8. Краткий словарь видов и разновидностей документов. М., 1974.

9. Лямин Б.Н., Марков И.П., Саков А.А. Унифицированные системы документации для АСУ. М., 1979.

10. Научные основы унификации документов управления. Научные труды ВНИИС. 1974, вып. 13, 1974.

11. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М., 1973.

12. Стандартизация документов управления. М., 1974.

13. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. Киев, 1977.

14. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.

15. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

16. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне-цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 1991 - 271 с.

17. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999 - 818 с.

18. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2003 - №2.

19. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.

20. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н.

21. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. -- М.: УИЦ при Госу-дарственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998 - 91с.

22. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. -- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 1999 - 224с.

23. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. -- М.: ПРИОР, 1999 - 144с.

Размещено на Allbest.ru

...