Автоматизированное рабочее место бухгалтера

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Обоснование целесообразности внедрения АРМ на предприятии

Бухгалтеру в его работе приходится обрабатывать большое количество документов. Внедрение АРМ делает возможным в десятки раз увеличить производительность его труда, точность обработки, а так же получать необходимую информацию руководителям и смежникам всех уровней. Современный уровень развития компьютерной техники сделал возможным обработку первичных документов, учетных данных, ведение счетов, формирование отчетности с помощью компьютера. Автоматизация рабочего места бухгалтера позволит упростить:

сбор и регистрацию первичной информации (учет готовой продукции, сырья и материалов на складах, рабочего времени и неявок сотрудников);

ведение учетных регистров хозяйственных операций;

организацию учета расчетов предприятия, учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг);

расчет и печать (перенос на бумажный носитель) отчетных форм.

Компьютерные системы учета позволяют оперативно формировать информацию по различным аспектам финансового состояния предприятия, необходимую руководству для принятия текущих решений по управлению предприятием.

К такой информации, в частности, относится:

состояние расчетного и валютного счета;

дебиторская и кредиторская задолженность;

состояние кредитных линий и т.п.

Комплексная автоматизация бухгалтерского учета, обеспечивающая полную обработку всей учетной информации, первичный экономический анализ по отдельным показателям, эффективное планирование предстоящих налоговых выплат, повышает информационные возможности предприятия.

Кроме того, ведение бухгалтерского учета с помощью компьютерных систем предоставляет возможность сэкономить один из самых важных ресурсов -- время, которое можно использовать для принятия решений, для более углубленного анализа хозяйственной деятельности своего предприятия, планирования и прогнозирования.

2. Структура разрабатываемого АРМ

Структура АРМ Бухгалтера включает в себя все элементы типовой структуры.

Обеспечивающая часть

Техническое обеспечение

Программное

обеспечение

3. Список задач, решаемых путем разработки и внедрения АРМ

Основная масса задач бухгалтера состоит в обработке поступающей информации, приведении ее в унифицированный и обобщенный вид. Практически все они состоят в переносе данных в базу учета

4. Информационная модель АРМ

Зоны взаимодействия бухгалтера делятся на две: внешняя и внутренняя среды. И с каждой происходит структурированный постоянный обмен документами и информацией. Причем основная масса входящей информации на бумажных носителях, а исходящая уже в обработанном - электронном виде.

5. Программное обеспечение АРМ

Все современные бухгалтерские программы основаны на создании документооборота предприятия. Процесс работы с бухгалтерской программой представляется так. Пользователь вводит в программу первичные документы, которые обрабатываются программой. Результатом этой обработки являются сформированные хозяйственные операции. Каждая хозяйственная операция представляет собой набор бухгалтерских проводок. Таким образом, главная цель автоматизации бухгалтерских задач - обеспечение автоматического формирования хозяйственных операций, а также обеспечение удобного хранения и анализа бухгалтерской информации. Бухгалтерская система (система автоматизации бухгалтерского учёта, САБУ) -- компьютерная программа (программное обеспечение), предназначенная для ведения учета: бухгалтерского, фискального, то есть направленного на удовлетворения требования государства по расчёту и уплате налогов.

По масштабности и сложности учёта САБУ можно разделить на несколько условных классов: персональные, для малых и средних предприятий, для крупных предприятий и для банков.

Персональные системы.

В первое десятилетие XXI в. в России, в силу усложнения структуры финансовых взаимоотношений личности и личных финансовых операций (из-за появления института кредитования, дифференциации доходов по слоям населения и во времени, увеличении статей расходов, появлении возможности частных инвестиций и пр.), набирает популярность управление личными финансами. Чаще всего для этих целей используют персональные системы бухгалтерского учёта.

К отличительным чертам таких систем можно отнести (не все признаки могут встречаться в системе одновременно):

Простая система использования и управления.

Предварительная настройка счетов для бытовых применений.

Малая стоимость, либо полная бесплатность (возможно, за просмотр рекламы или с потенциальным переходом к более функциональной платной версии).

Упрощённая система безопасности (аутентификация, как правило, производится с помощью комбинации «имя пользователя -- пароль» и / или комбинации «имя базы данных -- пароль»).

Закрытый формат базы данных (БД), что не позволяет импортировать данные в другие системы и привязывает пользователя к используемой.

Упрощённые средства анализа и генерации отчётов.

Возможность хранения данных на сервере, доступном из глобальной сети Интернет, что позволяет связываться и работать со своей бухгалтерской БД с любого компьютера и/или выполнять синхронизацию БД на нескольких компьютерах.

Примерами таких систем могут служить отечественные разработки Домашняя бухгалтерия и DomEconom. В США наиболее популярной системой такого рода является Quicken, раньше популярностью пользовалась также система Microsoft Money. Среди открытого программного обеспечения можно упомянуть GnuCash и KMyMoney.

Альтернативой персональным системам бухгалтерского учета являются программы для ведения электронных таблиц, такие как Microsoft Excel либо OpenOffice.org Calc.

В последнее время, с ростом аудитории Интернета, стали пользоваться популярностью онлайн-системы для ведения домашней бухгалтерии, такие как Mint.com, Home.Finance.Ua. Предоставляя тот же набор возможностей по анализу и планированию бюджетов они имеют ряд преимуществ: мобильность доступа к финансовой информации, независимость от Операционных систем, мониторинг состояния банковских счетов.

Системы для малых и средних предприятий.

Основные требования к бухгалтерским системам для малых и средних предприятий в условиях российской специфики:

Автоматизация подготовки обязательной отчетности для государственных органов (в основном подразделений МинФина России)

Регулярный выход обновлений в связи с изменениями нормативных документов (законов, постановлений и т.п.)

Многопользовательская работа

Автоматизация расчета зарплаты, налогов, учета материальных ценностей

Наличие модулей для автоматизации учета в специфических областях деятельности предприятий, таких как торговля, производство и т.п.

В этом классе систем распространение получили такие российские системы, как 1С:Предприятие, БЭСТ, ПП ПАРУС и др.

Из программ зарубежного производства стоит отметить Microsoft Dynamics NAV (Navision).

Современные версии данных программ интегрируют в себя модули для автоматизации учета и управления в различных отраслях деятельности, что позволяет формально отнести их к классу ERP.

Системы для крупных предприятий

Бухгалтерский учет в крупных предприятиях ведется при помощи современных ERP-систем, позволяющих автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и управление производством. В этих целях обычно используются такие системы, как SAP, Oracle E-Business Suite, 1С:Предприятие, Microsoft Dynamics NAV (Navision), ERP «Галактика» и другие системы.

Фирма «1С», система «1С: Бухгалтерия». На сегодняшний день это самый известный и продаваемый продукт в России. Популярность этой программе обеспечили мощная реклама, развитая дилерская сеть, невысокая цена и грамотная маркетинговая стратегия. Основные возможности системы легко укладываются в схему «проводка - главная книга - баланс». В базовый комплект поставки входит некоторый набор заполняемых форм первичных документов, которые при необходимости (как правило так и бывает ) можно перенастроить , изменить форму и алгоритм заполнения. Для этого надо воспользоваться внутренним макроязыком, освоение которого требует некоторой квалификации. В целом программу «1С: Бухгалтерия» можно отнести к подклассу инструментальных систем для квалифицированного бухгалтера малого предприятия, поскольку она требует некоторой настройки для дальнейшего индивидуального пользования. Хотя базовые компоненты недоступны пользователю, функциональные конфигурации, написанные на встроенном языке, полностью доступны для модификации. Это предоставляет пользователям возможность быстро и эффективно модифицировать конфигурацию, с которой работает предприятие, вводить в нее новые задачи, документы, системы учета, подстраиваться под изменение законодательства. Для этого, конечно, требуется работа программистов, знающих встроенный язык среды"1С:Предприятие" и ее систему взаимосвязанных компонентов.

В новой версии «1С: Бухгалтерии 8.0» значительно расширены возможности ведения планов счетов, поддерживается ведение многомерной аналитики, реализована двухуровневая система регистрации информации о движении средств, производится объединение вводимых проводок в операции, реализован единый механизм построения отчетов. В новой версии имеются более мощные средства для организации работы «от документа», которые сочетаются с развитыми режимами ручного ввода операций (работа с журналом операций и проводок, типовые операции). В системе версии 8.0 присутствует весь стандартный набор сервисных возможностей системы. Типовые конфигурации программы "1С:Предприятие" представлены такими законченными решениями как "Бухгалтерский учет", "Зарплата и кадры", "Торговля и склад", "Производство, услуги, бухгалтерия". Кроме того, существуют типовые конфигурации для самых разных видов деятельности, в том числе "Автосервис", "Строительство", "Бюджетное управление", "Финансовый анализ", "Производственный учет", "Бухгалтерия для бюджетных предприятий", "Гостиница" и другие. Количество предлагаемых типовых решений на платформе "1С" значительно превышает возможное количество типовых решений на базе любой другой системы. Стоимость системы «1С:Бухгалтерия ПРОФ» на одно рабочее место 10800 руб. «1С: Предприятие» дополнительная лицензия на одно рабочее место - 6300. На 10 рабочих мест - 41000 рублей.

Корпорация «Галактика - Парус» предлагает программу «Парус» под Windows. Разработка предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различного профиля деятельности. Она позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и финансово - хозяйственную деятельность предприятия.

Для автоматизации крупных корпоративных пользователей разработан программный комплекс «Парус 97», в котором помимо стандартных модулей добавились две новые подсистемы «Консолидация учета» и «Обработка авизо», применение которых дает возможность решать вопросы построения единого информационного поля для российских холдингов и объединений, а также автоматизировать различные бизнес - процессы компании со сложной, многоуровневой , территориально - распределенной структурой управления. Программа "Парус" для SQL-сервера или Oracle является открытой системой, и ее функции могут расширяться с помощью прямого обращения к SQL- серверу и к базовым функциям программы. Модуль «Парус бухгалтерия» цена 30000, дополнительное рабочее место - 12000.

Система «БЭСТ» является в первую очередь торговой системой, но, тем не менее, обеспечивает автоматизацию всех основных участков учета на предприятии (ведение расчетных счетов, кассы, расчетов с подотчетными лицами, учет основных средств и материалов, расчет зарплаты) и может быть успешно использована для автоматизации предприятий любого профиля. Интерфейс системы направлен на пользователя, благодаря чему, большинство настроек может быть выполнено самостоятельно пользователем, без привлечения специалистов фирмы - разработчика. Стоит отметить, что «БЭСТ» является закрытой системой и не может быть изменена пользователем. Компания-разработчик сама проводит модификацию базовых модулей, приспосабливая их к специфике конкретного предприятия. Это дорогостоящий процесс, который нередко вызывает трудности сопровождения и обновления версий. Стоимость одного экземпляра программы основных модулей - 14400 руб. Остальные модули покупаются отдельно.

Исходя из вышеперечисленного мы для своего рабочего места выбираем «1С Бухгалтерия 8.2» . Несмотря на некоторые недостатки эта система обладает рядом достоинств, которые направляют выбор в сторону этой системы: постоянно выпускаемые обновления, распространенность программы, поддержка разработчиков, все необходимые модули есть в базовом наборе.

6. Техническое обеспечение АРМ.

При выборе технического обеспечения необходимо учитывать все выполняемые задачи, будет ли компьютер в сети. Будет ли соответствовать обеспечение через год или два.

Предлагаю использовать следующее оборудование:

1) Системный блок: мат. плата EliteGroup G33T-M2<RET> (G33/ICH9,533-1333,PCI-E 16X+1X+2*PCI, видеоX3000 до 256Mb,4*SATA-II, звук HDA 7.1+net, mATX);

2) процессор Intel® Pentium E2140 <2x1600MHz, LGA775, 1048Kb, 800MHz>;

3) оперативная память DIMM DDR-II 1024Mb Hynix PC-5300 (667Mhz, для платформ IntelLGA 775 и AMD AM2);

4) винчестер 250Gb SATA-II Hitachi DeskStar 7K80 HDS728080PLA380 8Mb 7200rpm NCQ (0A30356);

5) привод DVD+RW SATA NEC - 7170S-0B DVD+R18x,+RW8x, - RW6x,+RDL8x,DVD-RAM12x,CD-R48x,RW32x;

6) корпус VELTON 2123 350W (20+4pin) BLACK-SILVER<USB+audio+Air Duct>

7) Клавиатура Chicony

8) Мышь Genius

9) Монитор 19"Acer AL1919As<8ms/500: 1/300cd/160/160/D-Sub>

10) МФУ HP LaserJet Pro M1212nf

11) Телефон Panasonic KX-TS2388

При выборе оборудования руководствовались следующими принципами:

1) Компьютер будет обеспечивать комфортную и быструю работу под управлением Windows XP.

2) Компьютер будет обеспечивать определенный запас производительности, в связи с быстрым устареванием компьютерной техники и появлением программных продуктов требующих больших ресурсов.

3) Монитор должен обеспечивать длительную комфортную работу.

4) МФУ, включающее в себя принтер, сканер, факс и ксерокс, обеспечит максимальную эргономику рабочего места.

АРМ бухгалтера будет функционировать только в составе единой сети объединяющей всех специалистов и руководителей предприятия. Для ее реализации логично использовать типологию «звезда». С помощью нее можно реализовать максимальную защиту информации.

В своей работе бухгалтер будет пользоваться ресурсами интернет:

1) Электронная почта E-mail -метод передачи сообщений электронным способом;

2) FTP - протокол передачи файлов, позволяет передавать и получать файлы;

3) WAIS - система поиска информации по ключевому слову.

7. Технологическое обеспечение АРМ предназначено для организации технологического процесса использования АРМ применительно к комплексу решаемых задач, соответствующих функциям специалиста.

Схема автоматизированной системы.

Исходя из приведенной схемы можно сформулировать несколько этапов работы бухгалтера:

а) ввод информации из внешних или внутренних источников. Определить источники, форму и сроки предоставления информации;

в) обработка входной информации. Ввод информации в компьютер в соответствии с требованиями программного обеспечения;

с) вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему. Если исходящая информация требуется на бумажных носителях, то ее производит исполнитель, если в электронном виде, то она может быть доступна другим пользователям системы;

d) обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации, подразумевает контроль.

8. Расчет стоимости внедрения АРМ бухгалтера

Получившаяся сумма сопоставима с заработной платой бухгалтера на любом предприятии за три месяца. Это лишний раз говорит о целесообразности ввода АРМ .

8. Решение задач бухгалтерии с помощью ППП

Одной из важнейших задач бухгалтерии является возможность проверить состояние задолженности перед поставщиками товаров и услуг и задолженности покупателей товаров и услуг.

Цель - формирование акта сверки взаиморасчетов с помощью программы «1С Бухгалтерия 8 версия 2». Он формируется автоматически программой 1С бухгалтерия на основании данных, которые были внесены в систему ранее.

Акт сверки подписывается по итогам определенного периода обеими сторонами - покупателем и продавцом и является документом, в котором стороны подтверждают наличие задолженности или переплаты. В него выводятся данные об отгрузках продукции и оказанных услугах, проведенных оплатах, возвратах продукции, проведенные премии по итогам работы. Этот документ является так же основанием для подтверждения состояния расчетов в судебных органах. Это говорит о серьезности данных в этом документе.

Решение.

1. Находим ярлык 1С на рабочем столе и щелкаем на нем левой кнопкой мыши. Откроется окно вводим логин и пароль. Выполняется вход. Открывается рабочее окно программы.

2. Через верхнее меню Продажа выбираем акт сверки взаиморасчетов.

3. Нажимаем добавить.

4. Выбираем период и контрагента.

5. Выбираем договор.

6. Нажимаем Заполнить Заполнить по данным бухгалтерского учета.

7. Проверяем результат.

8. Формируем печатную форму документа

9. Итоговый результат

автоматизированный рабочий место бухгалтер

Теперь этот документ можно оправить контрагенту по электронной почте. При введении АРМ бухгалтера данная процедура занимает около двух минут времени. Без него будет требоваться вести вручную все бухгалтерские документы, пересчитывать. При этом многократно возрастает вероятность ошибки.

Размещено на Allbest.ru