Методика перевірки документів виробничо-господарської, фінансової та комерційної діяльності при проведенні ревізії

Размещено на http://www.allbest.ru/

МЕТОДИКА ПЕРЕВІРКИ ДОКУМЕНТІВ ВИРОБНИЧО-ГОСПОДАРСЬКОЇ, ФІНАНСОВОЇ ТА КОМЕРЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ПРИ ПРОВЕДЕННІ РЕВІЗІЇ

Зміст

1. Документація господарсько-фінансової діяльності як основа бухгалтерської інформації

2. Методика перевірки документів за суттю

3. Криміналістична експертиза документів

4. Способи перевірки документів

документ первинний облік бухгалтерський

1. Документація господарсько-фінансової діяльності як основа бухгалтерської інформації

Згідно із Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. При цьому первинні документи мають бути складені під час здійснення господарської операції або безпосередньо після її закінчення.

З метою контролю і впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи. Документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву; дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст і обсяг господарської операції, одиницю її виміру; посади осіб, відповідальних за здійснення і оформлення господарської операції, їхні підписи.

Заповнення, прийняття й відображення в бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлені Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88.

Виходячи із правових аспектів, документ (від лат. documentum - свідоцтво) має юридичне значення як доказ законності здійснення операції та правильності записів у регістрах бухгалтерського обліку. Первинні документи перевіряють за формою (повнота і правильність оформлення і заповнення реквізитів), за змістом (законність операції, логічна ув'язка з окремими показниками) і з арифметичної точки зору (правильність цін, націнок, зроблених обчислень, таксування, підрахунків). Експертна перевірка доповнює формальну й арифметичну і покликана виявити підробку в документі, дописування тексту, букв, цифр, закреслювання, повне або часткове видалення написаного тексту, цифрових записів, підробку підписів тощо. Вони можуть бути виявлені шляхом уважного огляду документа. Підроблені документи можуть мати порушену структуру паперу (втрата блиску), витончення шару паперу, розпливи чорнила в штрихах наново виконаних операцій, ознаки дописки (різні почерки), ознаки витравлення, наявність плям, ламкість (хрусткість) паперу.

Незаконним (фальшивим) є документ, реквізити або зміст зафіксованої операції якого не відповідають дійсності. Складання підроблених документів містить у собі ознаки кримінального злочину. Підроблені документи бувають: безтоварними - документи, якими оформлено рух цінностей, тоді як вони в дійсності не надходили або витрачені на інші потреби, або взагалі залишилися без руху. Наприклад, накладна на відпуск матеріальних цінностей з бази складена, однак фактично вони не були відпущені; безгрошовими - документи, якими оформлені операції з грошовими коштами, що в дійсності не мали місця. Наприклад, складено видатковий касовий ордер на нібито видані з каси гроші, але фактично вони не виплачені, а привласнені касиром.

Поряд з цим на практиці зустрічаються документи частково безтоварні й частково безгрошові.

До частково безтоварних документів, наприклад, можна віднести видаткову накладну на відпуск кормів зі складу тваринницької ферми на відгодівлю телят, у якій поряд із фактично відпущеними кормами числяться й такі, яких бракує у коморі і які списано за домовленістю завідувача складу й завідувача ферми з метою приховування нестачі кормів у коморі.

До частково безгрошових можна віднести платіжну відомість, виписану під виглядом виплати заробітної плати, у якій одночасно на суму дійсно належної оплати праці дописана сума на оплату праці вигаданих осіб, за рахунок чого списано вкрадену з каси готівку.

За якісними ознаками документи поділяються на доброякісні й недоброякісні. Доброякісним вважається документ, що відповідає вимогам Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, складений за затвердженою формою, у якому заповнені всі необхідні реквізити і в якому правильно відображено виконану господарську операцію. До недоброякісних відносять документи, які не відповідають переліченим вимогам і відображають здійснену операцію у перекрученому вигляді та містять фальшиві факти: наприклад, облікові листи, наряди, де вказано завищені обсяг виконаних будівельно-монтажних робіт і одиничні розцінки, тарифи, розряди тощо. При цьому документ, якого фактично немає, але він видається за існуючий, вважається фіктивним (від лат. fictio - вигадка).

Бувають випадки, що порушення і зловживання криються за зовнішньо правильно оформленими документами (фіктивними квитанціями, розписками, актами). Якщо ревізор виявив ознаки зловживання, він зобов'язаний зосередити свою увагу на їх повному викритті.

По змісту операції, відображеної в документі, ревізор встановлює її законність і доцільність. При цьому операція вважається законною, якщо її зміст не суперечить чинному законодавству, директивам уряду, відомчим інструкціям, постановам, положенням. Господарська операція може бути законною, але недоцільною, і навпаки. Під час виявлення незаконних і недоцільних операцій ревізор повинен старанно вивчити їхній характер і з'ясувати, хто і за чиїм розпорядженням здійснив їх, визначити розмір шкоди або ступінь порушень чинного законодавства чи відомчих вказівок з тим, щоб кваліфіковано встановити порушення нормативних документів і законоположень.

Відповідно до законодавства, у випадках встановлення фіктивних документів ревізори вилучають їх, про що негайно слід повідомити правоохоронні органи. Замість вилучених документів у справах організації, що ревізується, залишаються копії вилучених документів, засвідчені підписами ревізуючого і головного бухгалтера. Після завершення ревізії вилучені документи повертають тій організації, з якої їх було забрано, якщо правоохоронні органи не винесли рішення про їх вилучення. Підробленими (фальсифікованими) є документи, які мають підроблені підписи, резолюції, штампи і печатки, заміну текстів і сум, підчистки, приписки, виправлення та інші прийоми підробки з метою приховування фактів розтрат і крадіжок цінностей, безгосподарності, незаконних і недоцільних операцій, окозамилювання тощо.

У ревізорській практиці використовують хронологічний і систематизований порядок перевірки документації. Перевірка змісту операцій і записів у бухгалтерському обліку здійснюється в хронологічному або систематизованому порядку.

При хронологічній перевірці здійснюється розгляд документів за датами (днями, місяцями), за порядком розміщення у папках, при меморіальних ордерах, звітах, зведених нагромаджувальних відомостях. Цей вид перевірки малоефективний, оскільки він розпорошує увагу ревізорів на різнорідних за економічним змістом господарських операціях, при цьому порушується процес їх планомірного і глибокого вивчення. Перевірка документів у хронологічній послідовності здійснюваних господарських операцій виправдовує себе в умовах застосування меморіально-ордерної форми обліку під час ревізії підприємств, що виконують незначний обсяг роботи.

Значного поширення у практиці контрольно-ревізійної роботи набула систематизована перевірка документів за економічно однорідними господарськими операціями у розрізі окремих ділянок. Особливо ефективна вона при журнально-ордерній формі обліку, коли економічно однорідні первинні документи згруповані й підшиті за окремими журналами-ордерами й рахунками синтетичного обліку. Запис господарських операцій у журналах-ордерах за кредитовою ознакою забезпечує ефективну перевірку списання господарських коштів підприємства і кореспонденції рахунків. При цьому одночасно поєднується наочне узагальнення однорідних господарських операцій і процесів з детальною поглибленою перевіркою їх за первинними документами. Систематизація однорідних операцій у журналах-ордерах сприяє оперативному здійсненню взаємного контролю. Таким чином, систематизована документальна перевірка характеризується поєднанням узагальненого вивчення однорідних операцій з детальним їх дослідженням, виявленням взаємозв'язків між операціями, первинними документами, обліковими регістрами й звітністю.

2. Методика перевірки документів за економічним змістом

Здійснивши формальну перевірку документів здійснюють їх фактичну перевірку - за економічним змістом, мета якої - переконатися, що операції дійсно мали місце. Така перевірка може здійснюватися, наприклад, шляхом виклику осіб, які підписали документ, задля особистого підтвердження ними справжності своїх підписів і фактів одержання грошей або цінностей (наприклад, при перевірці сумнівних відомостей на виплату заробітної плати або вимог на одержання матеріалів).

Фактична перевірка документів має велике значення під час ревізії виплат стороннім особам (позаштатним працівникам) за рахунок коштів на оплату праці. У цих випадках слід насамперед переконатися, що зазначена в наряді чи трудовій угоді робота дійсно виконувалася. Крім того, необхідно вимагати представлення виконаної роботи в натурі, а якщо це неможливо, опитати осіб, які підтвердили б своїм підписом на документах факт виконання й прийняття такої роботи. Відомо, що документом про фактичне виконання роботи може бути акт приймання-здавдання виконаних робіт, що є додатком до трудової угоди (договору). Однак у разі виникнення сумнівів щодо достовірності або правильності документів, що надійшли від інших організацій (наприклад, рахунків на матеріали, куплені за готівку), доцільно зробити запит тим організаціям, від імені яких виписано документи, що підлягають перевірці. Такий спосіб фактичної перевірки називається зустрічною перевіркою документів, її застосовують також для порівняння первинних документів або облікових записів ревізованого об'єкта з однойменними даними тих організацій, з якими ревізована організація має господарські зв'язки. Наприклад, у разі необхідності порівнюються різні примірники одних і тих самих рахунків-фактур (товарно-транспортних накладних) у постачальників і покупців. Періодично проводяться зустрічні перевірки даних складського й бухгалтерського обліку на промисловому підприємстві, гуртовні чи заготівельному складі.

Своєрідним різновидом зустрічної перевірки може бути порівняння записів у виписках з рахунка в банку ревізованої організації з тими самими виписками з рахунка в установі банку. Зустрічна перевірка може здійснюватися за внутрішніми і зовнішніми документами, що знаходяться у справах ревізованої організації, а також у тих організаціях, яким відпускались або від яких приймалися матеріальні цінності й з якими проводилися розрахунки.

Порівнюючи касові та інші документи з виписками банку, можна перевірити правильність оприбуткування і списання грошових коштів.

Враховуючи відповідальність перез законодавством, ревізори в практиці контрольно-ревізійної роботи при перевірці.

Аналітична (нормативна) перевірка використовується для встановлення законності господарських операцій шляхом порівняння з діючими нормами, лімітами, планами або кошторисами і визначення економії чи перевитрат. Виявивши незаконні господарські операції, слід встановити винних осіб і розміри матеріальних збитків. Юридична перевірка має за мету визначити відповідність відображених у документах господарських операцій чинному законодавству. Господарську операцію можна вважати законною, якщо її зміст не суперечить чинним законам, постановам, нормативним актам. Порівнявши суть господарських операцій із законами і нормативними акутами, ревізор виявляє причини їх порушення й винних осіб. Економічна перевірка використовується ревізором для визначення доцільності господарських операцій шляхом з'ясування, яку економічну вигоду, користь вони дають, чи було при цьому складено економічно обґрунтовані розрахунки і які кінцеві результати. Доцільність операції або її ефективність ревізор визначає перевіркою відповідності її показникам плану, прогресивній нормі, рівневі ідентичних показників передових господарств чи іншим показникам, що характеризують економічну ефективність або об'єктивну необхідність її виконання. Контрольні порівняння застосовують у торгових підприємствах, у яких відновлення кількісного обліку неможливе, щоб виявити за даними інвентаризаційного опису завищені залишки деяких товарів. Можливі випадки, коли залишки товарів на кінець звітного періоду перевищують їх надходження й залишки на початок періоду (без врахування реалізації). У такому випадку можна викрити неопри-бутковані товари та інші зловживання.

3. Криміналістична експертиза документів

Відповідно до діючого законодавства, в практиці контрольно-ревізійного процесу можуть мати місце втручання юридичних органів, прокурорських та судових. У таких випадках криміналістична експертиза документів може бути призначена слідчими органами і судом. Вона здійснюється у спеціальних лабораторіях шляхом дослідження доказів з метою встановлення злочинів і запобігання їх у майбутньому. За допомогою цього способу можна виявити підроблений (фальшивий) документ. Підробка документів виражається в дописках, закреслюваннях, частковому або повному вилученні текстів шляхом підчищення, вимивання, витравлення, вирізання і вклеювання, у підробці почерків осіб.

Слід відмітити, що підчисткою називають механічне вилучення штрихів тексту шляхом витирання або зшкрябування гострим предметом. Основні ознаки підчистки: порушення структури верхнього шару паперу, зменшення товщини паперу в місці підчистки, розплив чорнильних штрихів, пошкодження знаків, ліновки. Ці ознаки підчистки ревізор може виявити як шляхом огляду документів неозброєним оком, так і за допомогою лупи.

На практиці трапляються факти витравлення на документі попередніх записів шляхом хімічного руйнування або знебарвлення чорнила. Ревізор може встановити ознаки витравлення шляхом уважного огляду документа. Основні ознаки витравлення: матові плями на папері, пожовклі, локалізовані ділянки білого паперу, зміна кольору і розпливання штрихів. Для встановлення справжності й достовірності документа слід старанно оглянути його для виявлення виправлень дат, кількості, ціни, суми, підтирань, підчисток, підробки підписів.

4. Способи перевірки документальної інформації у бухгалтерських реєстрах і фінансовій звітності

Важливим завершальним етапом при перевірці документів є достовірність відображення їх інформації у бухгалтерських регістрах, зведених групувальних відомостях, фінансовій звітності та балансі підприємства. Перевірку бухгалтерських документів і основаних на них записів у облікових регістрах аналітичного обліку здійснюють двома способами: від запису до документа і від документа до запису. При першому способі за основу беруться облікові регістри. Кожний запис у них, що відображає господарську операцію, перевіряють за виправдувальними документами. При другому способі, навпаки, за основу береться папка (справа) з виправдувальними документами. Кожний документ у ній, яким оформлена господарська операція, перевіряють за відповідними записами в облікових регістрах. Масові господарські операції, записані в журналах, перевіряють способом "від запису до документа".

При цьому перевірка може бути суцільною або вибірковою. Суцільним порядком перевіряють касові й банківські операції, розрахунки з підзвітними особами, вексельні операції, власний капітал і забезпечення зобов'язань, доходи й фінансові результати, витрати, непланові втрати, про що зазначається в програмі ревізії або робочому плані ревізора (бригади ревізуючих). Однак, якщо вибірковою перевіркою виявлено серйозні порушення або зловживання, то ревізія у цій ділянці діяльності проводиться суцільним способом. Вибірково проводять перевірку записів про обороти і залишки в журналах-ордерах, відомостях, розроблювальних таблицях.

Размещено на Allbest.ru