Структура и функции бухгалтерии

3 УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Учет кассовых операций

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и т. п. В то же время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета или от заказчиков и др.

Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация создает специальный участок бухгалтерии - кассу. Ее возглавляет кассир - материально ответственное лицо, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

По приказам руководителя и главного бухгалтера организации кассир выполняет операции по движению денежной наличности.

В небольших организациях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер. При этом главный бухгалтер назначается приказом по предприятию с разрешением выполнять обязанности кассира и с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности кассира.

Общий порядок организации денежного обращения в Российской Федерации регламентируется Центральным банком России посредством Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного его приказом от 05.01.98 г. № 14-П.

Кроме того, им же разработан Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (от 04.10.93 г., № 18), п. 1 которого гласит: "Предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков", а п. 5: "Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются".

Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу".

Основными задачами ведения бухгалтерского учета кассовых операций предприятий являются:

обеспечение сохранности денежных средств (материальная ответственность, условия хранения, про­ведение ревизий);

своевременное и точное оформление первичных документов и регистрация их в журнале.

Бухгалтерский учет кассовых операций

После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке приходных кассовых ордеров.

Корреспонденция счетов, указанная в документе, переносится в отчет кассира (второй экземпляр кассовой книги) и на его основании информация переносится в соответствующие учетные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы и др.).

Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало и конец месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие в кассу, оборот по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, бланки строгой отчетности. К денежным документам относятся: путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные для работников предприятия, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т. п.) учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".

При осуществлении внешнеэкономической деятельности и ведении переговоров с иностранными партнерами у организации может возникнуть необходимость в использовании наличной иностранной валюты. Отдельного счета для учета ее движения не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 "Касса" следует открыть отдельный субсчет 50/4 "Касса в иностранной валюте".

Ревизия кассы

Одной из особенностей бухгалтерского учета кассовых операций является ежемесячная взаимосверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации. В обязанность руководителя входит правильная и надежная организация кассового узла, а кассира - полная материальная ответственность за правильное своевременное оприходование и выдачу де­нежных средств, т. е. сохранность.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе проводится не менее одного раза в месяц. Комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира проводится внезапная ревизия кассы. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом.

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег прихо­дуются с последующим перечислением их в доход организации следующей бухгалтерской проводкой: Д-т 50 "Касса" К-т 91 "Прочие доходы и расходы".

В случае выявления недостачи, суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира).

Документальное оформление и учет операций на расчетных счетах

Все временно свободные денежные средства организации, за исключением наличных денег в кассе, должны храниться на ее расчетном счете, открываемом в отделении банка.

На расчетный счет предприятия зачисляются выручка за реализованную продукцию (работы, услуги) от покупателей, заказчиков и другие поступления. Наличные деньги для зачисления на расчетный счет (выручка от реализации продукции, работ, услуг, не выданная заработная плата и др.) банк принимает от представителя владельца счета.

Банк выполняет поручения предприятия о перечислении или выдаче соответствующих сумм в оплату приобретенных товарно-материальных ценностей, по погашению кредитов банка и займов, обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами, поставщиками, другими кредиторами, для расчетов с членами трудового коллектива по оплате труда, на командировочные, хозяйственные и представительские расходы, приобретение горюче-смазочных материалов, другие цели в пределах остатка средств на счете и соблюдения очередности, предусмотренной законодательством.

Списание денежных средств с расчетного счета по требованиям, относящимся к одной очередности, производится в порядке календарной очередности поступления документов.

Банк контролирует операции, совершаемые по расчетному счету. В частности, проверяет, не проводит ли предприятие-владелец счета операции, не соответствующие характеру его деятельности, предусмотренной уставом, нарушающие установленный порядок использования средств или правил расчетов.

При недостаточности или отсутствии средств на расчетном счете предприятия предъявленные к оплате платежные документы банк помещает в картотеку. Документы, помещенные в картотеку, банк оплачивает по мере поступления средств на расчетный счет предприятия, соблюдая условия очередности.

Порядок открытия расчетного счета

Для открытия расчетного счета предприятие представляет в учреждение банка:

заявление установленной формы об открытии счета;

копии устава предприятия и учредительного договора, заверенные нотариально;

ренную нотариально;

свидетельство о постановке на учет в налоговом органе; копию документа о регистрации в качестве плательщика в Пенсионный фонд РФ;

копию справки о присвоении статистических кодов;

карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и бухгалтера предприятия и оттиском печати предприятия по установленной форме, заверенную нотариально;

приказ о вступлении руководителя в должность;

приказ о назначении главного бухгалтера;

выписку из единого государственного реестра юридических лиц (копия);

копию паспорта руководителя.

Право первой подписи на банковских документах принадлежит руководителю предприятия или его заместителю, а второй - главному бухгалтеру или его заместителю.

Предприятия обязаны информировать свою налоговую инспекцию обо всех открытых счетах. Одновременно такая же обязанность возложена на отделения банков, в которых предприятиями были открыты счета.

Наличные расчеты

Все операции по расчетному счету банк проводит с согласия владельца или на основании его распоряжений (документов установленной формы).

Наличные деньги с расчетного счета выдаются предприятию (на оплату труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий, на командировочные, представительские и хозяйственные расходы, на приобретение горюче-смазочных материалов) на основании чеков.

Денежный чек представляет собой распоряжение предприятия банку выдать указанную в нем сумму наличных денег с его расчетного счета. Предприятие получает чековые книжки в обслуживающем его учреждении банка. Чек заполняют от руки чернилами или шариковой ручкой. В нем указывают сумму, дату выдачи, наименование получателя, а также сведения о назначении полученных сумм (на оплату труда, на хозяйственные, представительские или командировочные расходы и т. д.). Чеки подписывают лица, которым предоставлено право первой и второй . подписи по счету, и скрепляют печатью предприятия. Какие-либо исправления в чеках не допускаются. Банк выдает деньги по чеку после проверки подлинности подписей и печати, т. е. их соответствия образцам.

Наличные деньги банк принимает на расчетный счет предприятия по объявлению на взнос наличными - письменному приказу владельца счета. Объявление заполняют в одном экземпляре, в нем обязательно указывают источник вносимых денег (выручка за услуги, депонированная заработная плата и др.). На принятые суммы банк выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера и списания денежных средств в кассе.

Формы безналичных расчетов за товарно-материальные ценности

Большинство расчетов между организациями производится безналично. Безналичные перечисления ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций (расчетных, кредитных и др.), заменяющих наличные деньги в обороте. Поэтому обязательным посредником при этом будет выступать банк как плательщика, так и получателя.

Банк осуществляет расчеты по требованию клиента, когда последний выступает или получателем (поставщиком), или плательщиком.

Согласно Положениям о безналичных расчетах в Российской Федерации Банка России от 3 октября 2002 г. № 2П с изм. от 3 марта 2003 г. организации используют следующие формы и способы расчетов: платежные поручения, платежные требования, посредством аккредитивов и особых счетов, в порядке плановых платежей, расчетные чеки, пластиковые карты, инкассовые поручения.

Выбранная партнерами форма расчетов обычно фиксируется в договорах по приобретению материальных ценностей, выполнению работ и услуг или их реализации. Выбор наиболее рациональной формы расчетов позволяет сократить разрыв между временем отгрузки и зачисления платежа или временем получения ценностей, работ, услуг и списания денежных средств за них. Это способствует ликвидации необоснованной кредиторской задолженности.

При любой форме расчетов банк выступает посредником между организациями-партнерами. Любая из указанных форм в первую очередь защищает интересы владельца денежных средств - плательщика, так как только с его согласия (акцепта) или по его поручению банк имеет право на списание денежных средств (за исключением безакцептного списания или погашения банковских кредитов и процентов).Обо всех изменениях расчетного счета учреждение банка извещает своего клиента (предприятие) выписками из расчетного счета.

К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

Выписка из расчетного счета - второй экземпляр лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства предприятия, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания - по кредиту.Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом "погашено". Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на счет 76/2 «Расчеты по претензиям», а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учете предприятия задолженность списывается.

На полях проверенной выписки против сумм операции и в документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 "Расчетные счета", а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их получения.

Полученная из банка выписка проверяется и обрабатывается; подбираются все оправдательные документы,

проставляются корреспондирующие счета справа от соответствующей суммы и порядковые номера приложенных оправдательных документов - слева.

Выписка банка сшивается с оправдательными документами и служит для составления журнала-ордера № 2 и ведомости № 2 по счету 51 "Расчетные счета".

Учет расчетов платежными поручениямиРасчеты платежными поручениями - самая распространенная форма расчетов, так как используется в местных, одногородних и иногородних расчетах между организациями, за материальные ценности, работы и услуги, с бюджетной системой по всем видам налогов и платежей, с органами социальной защиты по отчислениям и полученным средствам.

Организация представляет в свое отделение банка по месту нахождения расчетного счета установленное им количество экземпляров платежных поручений, но не менее трех: первый экземпляр за подписью руководителя организации и главного бухгалтера скрепляется печатью и остается в документах для банка, второй экземпляр пересылается в банк организации-получателя денежных средств, третий экземпляр прилагается к выписке из расчетного счета плательщика (рис. 2).

Поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете, а также если договором банковского счета не определены условия оплаты расчетных документов сверх имеющихся на счете денежных средств, платежные поручения помещаются в.картотеку и оплачиваются по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством.

Указанная форма расчетов требует участия для своего оформления целой группы счетов бухгалтерского учета.

Учет расчетов платежными требованиями и инкассовыми поручениями.

Платежное требование (ф. 0401061) представляет собой требование поставщика к покупателю произвести оплату на основании расчетных и отгрузочных документов поставляемых товарно-материальных ценностей, выполненных работ и оказанных услуг.

Поставщик продукции (работ, услуг) выписывает платежное требование и сдает в банк на инкассо.

Инкассо представляет собой банковскую операцию, посредством которой банк по поручению и за счет клиента осуществляет действия по получению от плательщика платежа на основании расчетных документов

Согласие на оплату (акцепт) плательщик обязан дать в течение трех дней с момента получения платежного документа. При этом используется принцип: «молчание - знак согласия». В противном случае он имеет право отказаться от оплаты, но в письменной форме.

Со счетов плательщика оплачивают без его согласия (безакцептные платежи) требования за коммунальные услуги, электроэнергию, абонентную плату за телефон, проценты за кредит и др.

В бухгалтерском учете следует различать порядок учета операций у поставщика, предъявившего требование, и плательщика, получающего материальные ценности, платящего за товар.

У поставщика учитывается факт реализации продукции: Д-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» К-т 90 "Продажи" в сумме договорной стоимости, указанной в платежном требовании-поручении.

Аккредитивная форма расчетов

Одним из распространенных видов расчетов является их аккредитивная форма. При расчетах аккредитивами плательщик поручает обслуживающему его банку произвести за счет депонированных своих средств или кредита банка оплату товарно-материальных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг по месту нахождения получателя, на условиях, предусмотренных плательщиком в заявлении на аккредитив. Аккредитив представляет собой поручение банка покупателя банку поставщика оплатить расчетные документы.

При получении заявления на аккредитив банк плательщика бронирует эти средства на отдельном счете. Депонирование денег гарантирует поставщику своевременную оплату отгруженных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг. Зачисление средств производится банком после предоставления документов, подтверждающих отгрузку или выполнение работ.

Аккредитивы бывают двух видов:

покрытые,

непокрытые.

Аккредитив называют покрытым, если денежные средства списываются с расчетного счета покупателя и депонируются банком для последующих платежей поставщику (подрядчику). Расходы по оплате услуг банка за обслуживание аккредитива могут списываться на увеличение стоимости приобретенных материальных ценностей (на счета 08, 10, 41 и т. д.), только если расчеты с поставщиком осуществляются с использованием этого аккредитива. В других случаях эти расходы учитываются в составе операционных расходов (счет 91/2). Аккредитив называют непокрытым, если банк поставщика списывает денежные средства с корреспондентского счета банка покупателя в пределах суммы, на которую открыт аккредитив. Средства покупателя остаются в обороте до момента списания их банком. Сумма, на которую открыт аккредитив, на счете 55 не отражается. Для ее учета применяется счет 009.

При открытии непокрытого аккредитива делают запись по дебету забалансового счета 009 "Обеспечение обязательств и платежей выданные". Использование непокрытого аккредитива отражают по кредиту счета 009.

В тех случаях, когда поставщик товара, материалов сомневается в платежеспособности покупателя и требует предварительной оплаты, а покупатель сомневается в надежности поставщика и боится перечислять деньги, аккредитивная форма расчета является удобным способом разрешения конфликта. Аккредитив может быть предназна чен только для расчетов с одним поставщиком. Срок дей­ствия и порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в договоре между плательщиком и поставщиком. Учет операций при аккредитивной форме расчетов ведется на счете 55 "Специальные счета в банках" - активный, балансовый, денежный, субсчет 55/1 "Аккредитивы".

Расчеты чеками

Расчетный чек - письменное поручение банку перечислить со счета чекодателя указанную в чеке сумму.

Чековые книжки организации могут получить в своем банке. Чеки действительны в течение 10 дней, не считая даты выписки. К оплате принимаются чеки на различные суммы.

В настоящее время чеки применяются редко, так как не имеют достаточных степеней защиты. Чеки можно использовать в расчетах с магазинами, оптовыми базами, за товары и услуги транспорта и связи. Выдавая чековую книжку, банк должен указать лимит, на который можно выписывать чеки; лимит устанавливает организация, а срок использования - банк (не более 6 месяцев).

Чекодатель - лицо, выписавшее чек. Лицо, получившее чек, называется чекодержателем.

По мере расчетов с поставщиками чекодатели выписывают чек на сумму, но не более лимита, и передают его поставщику (рис. 5). Поставщик проверяет все реквизиты чека и на обратной стороне ставит штамп и подпись. Полученные чеки передаются в банк поставщика с указанием банка плательщика, номера его расчетного счета и других реквизитов плательщика. Банк плательщика зачисляет на расчетный счет получателя суммы платежа по чеку. Учет выдачи чековых книжек ведется на счете 55/2.

Расчеты в порядке плановых платежей

Такие расчеты осуществляются между организациями при постоянных равномерных поставках товарно-материальных ценностей или оказании услуг.

Договором между потребителем и поставщиком устанавливается постоянная плановая сумма стоимости и количества продукции или услуг, подлежащие оплате ежедневно. Оплата оформляется платежными требованиями или платежными поручениями. В согласованные сроки расчеты регулируются, т. е. сопоставляются выплаченные суммы с фактическим объемом полученной продукции или услуг. Излишне уплаченные суммы могут засчитываться в последующих платежах или возвращаются покупателю, а недостающие - доплачиваться. Такие расчеты ведут у поставщика на счете 62: по дебету счета отражаются суммы, причитающиеся с покупателей, а по кредиту - суммы поступивших платежей.

Аналитический учет ведется в ведомости № 7, а синтетический - в журнале-ордере №11.

Расчеты с использованием векселей

Вексель - это вид ценной бумаги, представляющий собой письменное долговое обязательство, составленное по установленной законом форме, удостоверяющее ничем не обусловленное обязательство векселедателя или иного указанного в векселе плательщика выплатить в установленные сроки денежные средства.

Различают два вида векселя:

Простой вексель - письменное долговое денежное обязательство одной стороны уплатить определенную сумму денег по наступлению срока платежа другой стороне в уплату за продукцию, выполненные работы или оказанные услуги.

Переводной вексель (тратта) - выписывается кредитором и содержит приказ дебитору уплатить ука­занную в векселе сумму третьему лицу или предъявителю векселя.

С помощью передаточной надписи (индоссамента) вексель может использоваться неоднократно, выполняя функцию кредитно-расчетного документа. Для ускорения процесса оборота средств векселедержатель посредством индоссамента передает вексель банку до наступления срока платежа и получает вексельную сумму за вычетом процента в пользу банка.

Учет расчетов векселями у векселедателя

Векселедатель осуществляет учет выданных векселей на счете 60 (субсчет "Векселя выданные") в сумме, указанной в векселе, в корреспонденции с дебетом счетов учета материальных ценностей или издержек производства в части работ, услуг. Сумму процентов, причитающихся к уплате по векселю, в зависимости от конкретного содержания хозяйственной операции векселедатель отражает по дебету счетов производственных запасов, затрат на производство и т. п.

Учет расчетов векселями у векселедержателя

Организация - получатель денег по векселю при получении векселя на сумму, указанную в нем, отражает по дебету счета 62 (субсчет "Векселя полученные") в корреспонденции с кредитом счета 90 "Продажи".

Поступление средств по векселю отражается по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 62 (субсчет "Векселя полученные").

Разница между суммой, указанной в векселе, и суммой задолженности за поставленную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги, в счет оплаты которых получен вексель, отражается по кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы".

4. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

бухгалтерия учет расчет планирование

На всех предприятиях и организациях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Законодательство по бухгалтерскому учету и налогам не содержит определений "подотчетное лицо" и "подотчетные средства". У предприятия ООО «Преголь» есть подотчетные лица - это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности с обязанностью представления отчета об их использовании. Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Помимо этого указанным пунктом предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

- выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Выдача подотчетных средств и последующее их списание требуют тщательного многоступенчатого документального оформления. Рассмотрим подробно виды документов и порядок их оформления.

1. Приказ по порядку выдачи и списания подотчетных сумм. Положение по подотчетным средствам оформляется отдельным организационно-распорядительным документом, утверждаемым руководителем организации, например приказом. В нем указываются:

- перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства под отчет;

- срок, на который выдаются подотчетные суммы (например, 60 рабочих дней);

- предельный размер подотчетных сумм (например, 100 000 руб.);

- срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств (например в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдаются подотчетные суммы).

Если такого приказа в организации нет, то, по мнению чиновников, срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и расчеты должны быть произведены в течение одного рабочего дня (Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704).

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм можно закрепить в учетной политике организации.

2. Доверенность. Для того чтобы подтвердить, что сотрудник выступает от имени организации, ему необходимо выписать доверенность. Типовые формы доверенности N N М-2 и М-2а утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

3. Расходный кассовый ордер. Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

4. Авансовый отчет. Подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, и оправдательные документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов.

В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы также необходимо оформить следующие документы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9 и Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма N Т-10);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).

Отметим, что, по мнению Минфина России, из перечисленных документов необходимым является только командировочное удостоверение. Что касается других документов (в частности, приказ о направлении работника в командировку и служебное задание), то их наличие и оформление определяются внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным (Письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764).

5. УЧЕТ УСТАВНОГО КАПИТАЛА

Формирование собственных средств предприятия происходит еще до момента его учреждения, когда образуется уставный капитал предприятия, являющийся основным источником собственных средств.

Уставный капитал - это стоимость основных и оборотных средств, внесенных учредителями при создании предприятия для деятельности, указанной в учредительных документах. Объем уставного капитала характеризует величину инвестированных средств, поэтому прирост средств предприятия в результате его эффективной деятельности на объем уставного капитала не влияет. Уточнение, изменение суммы уставного капитала может происходить только на основе юридически оформленных и вступивших в законную силу изменений в учредительных документах предприятия.

Уставный капитал определяют так:

подписанный капитал (сумма, на которую произведена подписка на акции по номиналу) - в акционерных обществах;

объявленный капитал (капитал, показанный в учредительных документах) - для предприятий, не являющихся акционерными обществами;

оплаченный капитал (сумма, фактически поступившая в уставный капитал в качестве вкладов участников, после завершения взносов учредителей она должна быть равной подписанному или объявленному капиталу).

Учет уставного капитала ведется на пассивном фондовом счете 85 «Уставный капитал», кредитовое сальдо по этому счету показывает сумму зарегистрированного (объявленного) капитала. По дебету этого счета показывают уменьшение уставного капитала для покрытия за его счет убытков, выхода из фирмы кого-либо из участников или полной ликвидации предприятия. По кредиту счета 85 отражается увеличение уставного капитала.

После регистрации предприятия и получения свидетельства о регистрации в учете оформляется проводка:

«Д-т сч. 75-1 «Расчеты с учредителями по вкладам в уставный (складочный) капитал» - сумма зарегистрированного капитала,

К-т сч. 85 «Уставный капитал» - сумма зарегистрированного капитала.»

Проводка показывает наличие у предприятия уставного капитала и задолженность учредителей, которые пока еще не внесли свои вклады, для учета которой используется активный субсчет 1 «Расчеты с учредителями по вкладам в уставный (складочный) капитал» активно-пассивного счета 75 «Расчеты с учредителями».

После внесения 50 % от суммы зарегистрированного капитала на расчетный счет предприятия Д-т сч. 51, К-т сч. 75-1 фирма получает постоянное свидетельство о регистрации взамен временного.

Вклады в уставный капитал можно вносить в виде основных средств, нематериальных активов, денежных сумм в рублях и иностранной валюте, в виде материалов и других ценностей. Задолженность по мере взноса вкладов учредителями списывается с кредита счета 75-1:

Д-т сч. 01, 04, 10, 50, 51 и т. д.,

К-т сч. 75-1.

Дебетуемыми могут быть следующие счета:

счет 01 «Основные средства», на котором отражаются поступившие основные средства;

счет 04 «Нематериальные активы» (если в уставный капитал вложены нематериальные активы);

счет 10 «Материалы», если в уставный капитал внесены материалы;

счет 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», если участник внес их;счета 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет» (если вкладом являются денежные средства);

счет 41 «Товары», если в качестве вклада поступили товары, предназначенные для перепродажи.

Участники предприятия могут изменять размер уставного капитала, приняв такое решение. Тогда после юридического оформления изменения размера уставного капитала составляются соответствующие проводки, корректирующие величину уставного капитала на счете 85:

Д-т сч. 75 - величина уменьшения уставного капитала,

К-т сч. 85 - величина уменьшения уставного капитала;

или:

Д-т сч. 85 - величина увеличения уставного капитала,

К-т сч. 75 - величина увеличения уставного капитала.

Решение об изменении уставного капитала может появиться в таких случаях. Например, увеличить уставный капитал можно дополнительными взносами учредителей или принятием новых участников, а уменьшить - возвращением части вкладов, исключением кого-либо из состава участников. В акционерных обществах размер уставного капитала регулируют дополнительным выпуском или аннулированием части акций.

Материальные ценности и нематериальные активы, которые вносят в счет вкладов в уставный капитал, оценивают по согласованной между учредителями стоимости. Также оценивают ценные бумаги и другие финансовые активы.

Валюту и валютные ценности оценивают по официальному курсу Центрального банка РФ на момент вноса указанных ценностей.

Оценка валюты и другого имущества, вносимых в счет вкладов в уставный капитал, может отличаться от их оценки в учредительных документах. При этом разница списывается на счет 87 «Добавочный капитал». Положительная разница в оценках отражается по дебету счетов имущества, валюты и валютных ценностей и кредиту счета 87, а отрицательная разница отражается обратной бухгалтерской проводкой. Такой порядок списания разницы в ценах и курсовой оценки позволяет не менять оговоренную в учредительных документах долю учредителей в уставном капитале.

Переданное в пользование и управление организации имущество, право собственности на которое остается у акционеров и вкладчиков, оценивается по величине арендной платы за это имущество, исчисленной на весь срок его использования в организации, но не более срока существования этого имущества.

6. УЧЕТ КРЕДИТОВ БАНКА И ЗАЕМНЫХ СРЕДСТВ

В определенные моменты хозяйственной деятельности у предприятия могут отсутствовать денежные средства на счету для оплаты текущих операций.

Нарушения сроков исполнения обязательств может привести к негативным последствиям -- судебным искам кредиторов, штрафам налоговых и таможенных органов.

Кроме того, Гражданский кодекс РФ устанавливает ответственность за неисполнение денежных обязательств (ст. 395).

При просрочке платежа Ваше предприятие обязано будет уплатить проценты на всю сумму неисполненного денежного обязательства, исходя из банковской ставки процента, действующей в месте нахождения (жительства) кредитора на момент добровольного удовлетворения требований кредитора, на день подачи иска или вынесения решения судом

Для того чтобы не допустить нарушения своих денежных обязательств при временном отсутствии средств на счетах, Вы можете позаимствовать денежные средства на условиях срочности, возвратности и платности.

Если Вы прибегните к услугам профессионального займодавца -- банка или иного кредитного учреждения, то Ваше предприятие может получить ссуду банка, которую необходимо будет возвратить в оговоренный срок и уплатить проценты за время пользования ссудой.

Можно также заключить договор займа с другим предприятием, имеющим временно свободные денежные средства, или, если Ваше предприятие -- акционерное общество, выпустить и разместить облигации.

Существует и такая форма решения проблемы временного отсутствия денежных средств как коммерческий кредит.

Коммерческий кредит предоставляется в форме отсрочки или рассрочки платежа, предусматриваемой договором с поставщиком или подрядчиком. При этом проценты за пользование кредитом включаются в договорную цену товаров, работ и услуг.

Коммерческий кредит может быть оформлен векселем (см. брошюру «Учет финансовых вложений»).

В случае затруднений со свободными денежными средствами Ваше предприятие может включить условие об авансовом платеже в договор со своим клиентом. Это даст Вам возможность получить денежные средства на оплату текущих расходов, отсрочив исполнение своих обязательств по данному договору. Авансовый платеж тоже является разновидностью коммерческого кредита.

2. Учет кредитов банка

Кредит представляет собой систему экономических отношений, складывающихся при передаче стоимости в натуральной или денежной форме одними юридическими лицами другим во временное пользование на условиях возвратности и, обычно, с уплатой процента.

В условиях рыночной экономики различают коммерческий и банковский кредиты.

Коммерческий кредит предоставляется организациями друг другу в виде отсрочки уплаты денег за проданные товары.

Банковский кредит выдается банками в виде денежных ссуд, используемых для расширения производства и в качестве источника платежных средств для текущей деятельности.

Порядок выдачи и погашения кредитов определяется соответствующим законодательством и регулируется кредитным договором между организацией и банком, объединяющего сразу два договора: предварительный договор о предоставлении кредита в определенный срок и собственно кредитный договор. Для возникновения прав и обязанностей по предварительному договору достаточно согласования всех существенных условий сторонами, а для вступления в силу кредитного договора требуется перечисление денег заемщику.

В договоре устанавливаются объекты кредитования, условия и порядок предоставления кредита, сроки его погашения, формы взаимного обеспечения обязательств, процентные ставки, порядок их уплаты, права и ответственность сторон, перечень документов, периодичность их представления.

Срок возврата полученных средств заемщиком определяется либо в кредитном договоре, либо в срочном обязательстве -- документе, которым оформляется получение заемщиком каждой суммы в пределах общей суммы кредитного договора

Прежде чем обратиться в конкретный банк за ссудой, организация должна тщательно взвесить целесообразность ее получения и возможности возврата, оценить и сопоставить условия предоставления и погашения кредита разными коммерческими банками с точки зрения сроков, на которые предоставляется кредит, размеров процентных ставок и других требований.

В свою очередь банк тщательно анализирует платежеспособность и ликвидность организации, оценивая ее возможности своевременно возвратить ссуду и уплатить проценты.

Для этого он вправе запросить бухгалтерский баланс и другую отчетность организации, осуществить проверку обеспечения кредита соответствующими товарно-материальными ценностями, ознакомиться с документами, отчетами.

Для получения кредита организация направляет банку заявление с приложением документов, подтверждающих обеспеченность кредита и реальность возврата ссуды.

Банки предоставляют кредиты на определенные цели (приобретение оборудования, строительство и т.п.), которые фиксируются в кредитном договоре и создают для заемщика обязанность использовать полученные средства строго по назначению. Если заемщик направляет заемные средства на финансирование затрат, не предусмотренных в кредитном договоре, то банк имеет право досрочного взыскания кредита.

Обеспечением по кредитному договору могут выступать:

залог,

поручительство,

банковская гарантия,

страхование непогашения кредита.

Залог -- возникает в силу договора, который может быть отдельным договором или частью кредитного договора. Договор залога предусматривает, что кредитор -- залогодержатель (в данном случае -- банк) по обеспеченному залогом обязательству (обязательству возвратить кредит) имеет право в случае неисполнения обязательства (невозвращения заемных средств) должником (заемщиком) удовлетворить свои требования из стоимости заложенного имущества (получить причитающуюся ему по кредитному договору сумму после продажи имущества) преимущественно перед другими кредиторами должника -- залогодателя (заемщика).

Поручительство возникает из договора, по которому поручитель обязывается перед кредитором другого лица отвечать за исполнение последним его обязательства. Применительно к кредитному договору поручитель обязывается в случае полного или частичного невозвращения кредита (неуплаты процентов по нему) выплатить сумму задолженности заемщика банку.

Банковская гарантия -- это письменное обязательство банка, иного кредитного учреждения или страховой организации (гаранта) уплатить кредитору принципала (получателя гарантии) определенную денежную сумму по представлении этим кредитором требования о ее уплате. Таким образом, при получении кредита Вы можете обратиться в другой банк или страховое общество, которые за определенное вознаграждение выдадут письменное обязательство погасить Вашу задолженность перед банком по кредитному договору.

Страхование непогашения кредита заключается в добровольном страховании ответственности заемщика по кредитному договору и основывается на договоре, в силу которого страховая организация обязуется за обусловленную плату (страховые платежи) со стороны заемщика возместить банку убытки, возникающие в случае непогашения кредита заемщиком.

В зависимости от целей использования кредиты делятся на:

кредиты для финансирования оборотных средств;

кредиты для финансирования капитальных вложений.

По срокам кредиты банков делятся на краткосрочные -- до 1 года, и долгосрочные -- свыше 1 года.

7. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

В условиях рыночной экономики устойчивость и успех любого хозяйствующего субъекта может обеспечить только эффективное планирование его экономической деятельности. Планирование функционирует в таких сферах, как планирование деятельности отдельной хозяйственной единицы и планирование хозяйственных отношений. Планирование, как центральное звено управления, охватывает систему принципов, методов, форм и приемов регулирования рыночного механизма в области использования ограниченных ресурсов с целью повышения конкурентоспособности хозяйственного субъекта.

Сущность планирования в условиях рыночной экономики заключается в научном обосновании на предприятиях предстоящих экономических целей их развития и форм хозяйственной деятельности, выбора наилучших способов их осуществления, на основе наиболее полного выявления требуемых рынком видов, объемов и сроков выпуска товаров, выполнения работ и оказания услуг и установления таких показателей их производства, распределения и потребления, которые при полном использовании ограниченных производственных ресурсов могут привести к достижению прогнозируемых в будущем качественных и количественных результатов. На нынешнем этапе развития для большинства российских предприятий главной целью планирования является получение максимальной прибыли. С помощью планирования руководители предприятий обеспечивают направление усилий всех работников, участвующих в процессе производственно-хозяйственной деятельности, на достижение поставленных целей.

Рыночное планирование на предприятии служит основой современного маркетинга, производственного менеджмента и в целом всей экономической системы хозяйствования.

План - это документ, отражающий систему взаимосвязанных решений, направленных на достижение желаемого результата.

План содержит такие этапы, как: цели и задачи; пути и средства их реализации; ресурсы, необходимые для выполнения поставленных задач; пропорции, т.е. поддержание пропорциональности между отдельными элементами производства; организацию выполнения плана и контроль.

Планирование внутрипроизводственной деятельности является на предприятии важной функцией управление производством. Общие функции управления непосредственно относятся к плановой деятельности предприятий, а они в свою очередь служат их основой. Это обоснование цели, формирование стратегии, планирование работы, проектирование операций, организация процессов планирования, координация планов, мотивация плановой деятельности, контроль планов, оценка результатов, изменение планов и т.п.

Основные экономические, организационные, управленческие и социальные функции предприятия должны быть в процессе планирования его развития тесно связаны с избранной хозяйственной деятельностью и достаточно полно отражаться как в краткосрочных, так и в долгосрочных планах.

Рыночное планирование на предприятии должно служить основой организации и управления производством, являться нормативной базой для выработки и принятия рациональных организационных и управленческих решений. Во внутрипроизводственном плане, как и в любом другом, отдельные части или функции объединяются в единую комплексную систему социально-экономического развития предприятия.

Планирование на предприятии - это взаимосвязанная научная и практическая деятельность людей, предметом изучения которой выступает система свободных рыночных отношений между трудом и капиталом в ходе производства, распределения и потребления материальных и духовных ценностей.

В современном отечественном производстве функции планирования на предприятиях определяют не только основной предмет планово-экономической деятельности, но и главным образом объект этого планирования.

Методология планирования на предприятиях охватывает совокупность теоретических выводов, общих закономерностей, научных принципов, экономических положений, современных требований рынка и признанных передовой практикой методов разработки планов.

Методика планирования характеризует состав применяемых на том или ином предприятии методов, способов и приемов обоснования конкретных плановых показателей, а также содержание, форму, структуру и порядок разработки плана.

Процесс разработки комплексного плана социально-экономического развития является для каждого предприятия весьма сложным и трудоемким предметом деятельности и поэтому должен осуществляться в соответствии с принятой технологией планирования. Она регламентирует общепризнанный порядок, установленные сроки, необходимое содержание, требуемую последовательность процедур составления различных разделов плана и обоснование его показателей, а также регулирует механизм взаимодействия производственных подразделений, функциональных органов и плановых служб и совместной повседневной деятельности.

Методология, методика и технология плановой деятельности на предприятиях в наиболее полной мере определяют в целом предмет планирования.

Общим или итоговым предметом плановой деятельности на предприятиях служат проекты планов, которые носят различные названия: комплексный план, заказ-наряд, бизнес-план и другие.

К задачам планирования как к процессу практической деятельности относятся:

- формулирование состава предстоящих плановых проблем, определение системы ожидаемых опасностей или предполагаемых возможностей развития предприятия;

- обоснование выдвигаемых стратегий, целей и задач, которые планирует осуществить предприятие в предстоящий период, проектирование желаемого будущего организации;

- планирование основных средств достижения поставленных целей и задач, выбор или создание необходимых средств для приближения к желаемому будущему;

- определение потребности ресурсов, планирование объемов и структуры необходимых ресурсов и сроков их поступления;

- проектирование внедрения разработанных планов и контроль за их выполнением.

В планировании обоснование принимаемых решений и прогноз ожидаемых результатов опираются на теоретические положения и принципы, а также практические данные и факты. Теория планирования использует такое предположение, что каждое предприятие будет стремиться к повышению совокупной прибыли, обоснованию планов предприятия по выбору вида выпускаемой продукции, набору требуемой рабочей силы, закупках необходимых ресурсов для организации производства определенного количества товаров и получению максимальной прибыли.

В изучении экономического поведения производителей и потребителей находят свое применение два взаимосвязанных метода научных исследований. Первый называется индуктивным и предполагает создание экономических теорий и принципов на основе сбора и анализа фактов. Второй - дедуктивный, или гипотетический, он означает формирование новых экономических принципов, положений, начиная с уровня теории, которая затем с помощью фактов подтверждается или опровергается. В рыночном планировании дедукция и индукция - не противостоящие, а взаимодополняющие методы экономических исследований, которые являются ориентиром при сборе и систематизации эмпирических данных. Следовательно, современные экономическая теория и научные методы исследования, прежде всего анализ и синтез, служат фундаментом планирования на предприятии и перспективного прогнозирования развития предприятий.

Плановая научная и практическая деятельность на предприятиях тесно связана с экономическими целями и действиями и естественно со многими учебными дисциплинами цикла подготовки экономистов-менеджеров. Это, прежде всего, такие дисциплины, как маркетинг, менеджмент, экономика предприятия, организация производства, нормирование труда, технология отрасли, управление затратами, бухгалтерский учет, статистика и другие.

Конечным результатом планирования является ожидаемый экономический эффект, определяющий в общем виде степень достижения заданных плановых показателей, социально-экономических и других целей. Сравнение планируемого и фактического эффекта является основанием для оценки достигнутых конечных результатов, но и степени научной разработанности применяемых методов планирования на предприятии.

...