Особенности актов ревизии в организациях

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ Российской Федерации

федеральное Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ТЮМЕНСКИЙ государственный НЕФТЕГАЗОВЫЙ университет»

Институт Менеджмента и бизнеса

Кафедра Маркетинга и муниципального управления

Контрольная работа

Основы делопроизводсва и документооборота

Тюмень 2013

Содержание

1. Ревизия. Понятие, цели, задачи

2. Полномочия ревизионных органов

3. Рабочая документация ревизора

4. Особенности актов ревизии в торговых организациях

5. Особенности актов ревизии в строительных организациях

6. Особенности актов ревизии автотранспортного предприятия

7. Особенности актов ревизии бюджетного учреждения

8. Особенности актов ревизии банков

1. Ревизия. Понятие, цели, задачи

Документальная ревизия (иногда, просто ревизия) -- это наиболее полная форма последующего финансового контроля. Под документальной ревизией понимают систему контрольных действий по проверке законности и обоснованности хозяйственных операций ревизуемой организации, правильности их отражения в бухгалтерском учёте и отчётности.

Цель документальной ревизии -- осуществление контроля за соблюдением законодательства при осуществлении хозяйственных операций, за их обоснованностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами.

Суть ревизии -- проверка путём применения методов финансового контроля по документированной учётно-экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта, государственными органами.

Основные задачи документальной ревизии:

1. Проверка соблюдения финансовой дисциплины,

2. Выявление злоупотреблений, условий их возникновения, выработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений,

3. Проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности действий управленческого персонала организации,

4. Исследование системы внутреннего контроля, повышение эффективности её функционирования.

5. Проверка правильности организации и постановки бухгалтерского учёта.

6. Проверка законности хозяйственных операций.

7. Контроль обеспечения сохранности имущества.

8. Выявление случаев незаконного расходования, списания средств (материальных и денежных).

9. Проверка доброкачественности первичных учётных документов и правильности бухгалтерских записей,

10. Проверка правильности определения прибыли и её распределения,

11. Проверка полноты и своевременности расчётов с персоналом,

12. Проверка полноты и своевременности расчётов с государственным бюджетом.

Задачи документальной ревизии в укрупнённом виде можно поставить в соответствие трём основным направлениям финансового контроля:

1. Контроль соответствия деятельности ревизуемого объекта нормативным актам (в том числе, локальным).

2. Контроль достоверности бухгалтерского учёта и отчётности.

3. Контроль эффективности использования ресурсов и управления капиталом.

Классификация документальных ревизий

1) Документальная ревизия может быть полной или частичной, то есть охватывающей одну или несколько сторон деятельности ревизуемого объекта.

2) Документальная ревизия может быть сплошной, выборочной или комбинированной. При сплошной ревизии изучению подвергаются все первичные документы. При выборочной ревизии для проверки подвергается часть документов, выбранная случайно или по принципу существенности. При комбинированном подходе документы одних типов (например, кассовые ордера) изучаются сплошным порядком, документы других типов (например, путевые листы) рассматриваются выборочно.

3) Документальная ревизия может быть бухгалтерской -- проводимой только специалистами-финансистами -- или комплексной -- с привлечением более широкого круга специалистов (например, экономистов, товароведов, технологов, кадровиков)

4) Документальная ревизия может быть плановой (назначенной в соответствии с планом контрольно-ревизионной работы проверяющего органа) или внезапной.

5) Документальная ревизия может быть, наконец, первичной, дополнительной или повторной. Первичная ревизия проводится контролирующим органом впервые по данным вопросом в проверяемом периоде. Дополнительная ревизия назначается в целях уточнения выводов первичной ревизии, поиска дополнительной информации по рассмотренным вопросам; обычно проводится той же ревизионной группой. Повторная ревизия назначается в целях контроля качества первичной ревизии, проводится по тем же вопросам заново другим составом ревизионной группы. Назначение повторной ревизии также возможно в случае наличия аргументированных возражений проверяемых лиц против выводов первичной ревизии.

2. Полномочия ревизионных органов

ревизия документальный акт

Нормативная база

Ревизор -- это ответственный представитель органа, проводящего документальную ревизию. В советское время права и обязанности ревизора определялись:

«Положением о ведомственном контроле за финансово-хозяйственной деятельностью объединений, предприятий, организаций и учреждений», утверждённым постановлением Совета министров СССР от 02 апреля 1981 года №325,

Типовой инструкцией Министерства финансов СССР от 14 сентября 1978 года №85 «О порядке проведения комплексных ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности производственных объединений (комбинатов), предприятий и хозяйственных организаций, проводимых контрольно-ревизионным аппаратом министерств и ведомств».

В настоящее время единых, принимаемых централизованно нормативно-правовых актов по организации контрольно-ревизионной работы в Российской Федерации нет. Полномочия ревизионных органов могут определяться:

· при государственном и ведомственном финансовом контроле -- нормативными актами соответствующих министерств и ведомств, полномочных осуществлять такой контроль,

· при корпоративном и внутреннем контроле -- уставами соответствующих служб внутреннего контроля и другими локальными нормативными актами хозяйствующих субъектов.

Специалистами в области организации ревизионного контроля рекомендуется предусматривать следующие права и полномочия ревизора в процессе документальной ревизии.

Права ревизора:

1) Проверять фактическое наличие товарно-материальных ценностей у материально-ответственных лиц, требовать проведения инвентаризации.

2) Требовать от руководителей и должностных лиц предоставления всех распорядительных (приказы, распоряжения, указания) и первичных документов, протоколов совещаний, регистров учёта, форм отчётности.

3) Требовать устных и письменных объяснений работников организации, справок по вопросам, возникающим в ходе ревизии. Допустимо ставить вопросы в письменной форме.

4) Опечатывать или изымать сомнительные документы в целях обеспечения их сохранности (при этом целесообразно изъятый документ заменить на копию с отметкой о том, кто, когда и на каком основании изъял подлинный документ и где он теперь находится).

5) Требовать оформления запросов контрагентам от имени ревизуемой организации по вопросам, возникающим в процессе ревизии; проведения сверок взаиморасчётов; предоставления копий документов.

6) Осматривать объекты строительства, территорию, склады и другие помещения, в необходимых случаях опечатывать сейфы, кассы и кассовые помещения, склады, кладовые, архивы, другие места хранения товарно-материальных ценностей и документов.

7) Привлекать для проведения ревизии специалистов из сторонних организаций.

8) Привлекать работников ревизуемой организации к выполнению заданий по ревизии.

9) При выявлении признаков преступлений передавать на месте материалы ревизии следственным органам, требовать от руководства немедленного отстранения от работы лиц, допустивших такие злоупотребления.

10) Пользоваться помещениями, средствами связи и транспорта ревизуемой организации для организации ревизионных мероприятий.

11) Принимать и рассматривать заявления и жалобы работников ревизуемой организации.

12) Самостоятельно определять методы проведения ревизии.

В процессе ревизии ревизор имеет право использовать все методы документальной и фактической проверки (за исключением контрольной закупки). Ревизор несёт уголовную ответственность за сокрытие обнаруженных ревизией фактов хищений и других преступных действий работников проверяемой организации.

Ревизор не имеет права

1) Оказывать давление.

2) Употреблять обвинительные суждения.

3) Угрожать наказанием.

4) Давать оценку действиям должностных лиц.

5) Высказывать предположения.

6) Участвовать в увеселительных мероприятиях сотрудников ревизуемой организации; допускать неделовые отношения.

7) Привлекать на роль экспертов сотрудников ревизуемой организации.

8) Требовать документы, не относящиеся к предмету ревизии.

9) Распространять конфиденциальные сведения (разглашать коммерческую тайну).

10) Превышать установленные сроки проведения ревизии.

3. Рабочая документация ревизора

Под рабочей документацией ревизора подразумеваются документы, описывающие использованные ревизором процедуры и их результаты (в основном, это касается методов фактического контроля). Эти документы должны иметь следующие реквизиты:

1) наименование документа,

2) наименование проверяемой организации,

3) наименование подразделения, где проводится операция контроля,

4) дата контрольного мероприятия,

5) содержание мероприятия,

6) фамилия, имя и отчество лица, составившего документ.

Практика показывает, что невыполнение формальных требований по оформлению контрольных процедур может явиться основанием для отказа рассмотрения их результатов в судебном порядке. Таким образом, ревизия не достигнет своей основной цели -- не обеспечит доказательной информацией.

Материалы каждой ревизии в делопроизводстве контрольно-ревизионного органа должны представлять собой отдельное дело под соответствующим номером.

4 Особенности актов ревизии в торговых организациях

При ревизии торговой организации ревизор должен проверить:

· постановку на учёт в налоговой инспекции всех единиц контрольно-кассовой техники, правомерность её использования,

· наличие опечатанной налоговой инспекцией фискальной памяти, журналов кассира-операциониста,

· использование исправных, поверенных и проклеймённых весоизмерительных приборов,

· своевременную и полную сдачу денежной выручки в банк по препроводительным ведомостям; соблюдение положения о лимите остатка кассы,

· правильность расчёта естественной убыли товаров в зависимости от торгового оборота (среднего срока нахождения товара на прилавке в днях); нормы естественной убыли применяются только для весовых нефасованных товаров.

С целью проверки соблюдения правил торговли возможно осуществление контрольной закупки. Очевидно, что такая контрольная процедура должна проводится не ревизором, а специально назначенными сотрудниками, которых работники проверяемой организации не знают в лицо. Использование услуг «тайного покупателя» не является, непосредственно, методом финансового контроля, однако также может быть полезно для оценки соблюдения торговой дисциплины.

5. Особенности актов ревизии в строительных организациях

При ревизии строительной организации ревизор должен проверить:

Обеспеченность организации производственными нормами:

· расхода строительных материалов,

· трудовых затрат,

· выработки машин и механизмов.

· Наличие на всех объектах строительства:

· планов строительства,

· титульных списков,

· строительных смет.

Сметные расчёты:

· по используемым материалам,

· по оплате труда,

· по применяемым в расчётах ценам,

· по специальным коэффициентам (за высотный характер работ, за холодное время года и многие другие),

· по пересчёту в актуальные цены,

· по учёту накладных расходов, непредвиденных расходов, нормы рентабельности.

Организацию приёма и хранения строительных материалов на участках (в том числе, проводится ли инвентаризация материалов открытого хранения).

Организацию сдачи-приёмки скрытых работ. Под скрытыми работами понимается сооружение таких объектов, доступ к которым после завершения работ будет затруднён или невозможен (например, засыпанные фундаменты, трубопроводы в каналах, автомобильные дороги, конструкции полов). Такие работы сдаются исполнителем по отдельному акту -- акту скрытых работ, подписываемому также и представителем заказчика. После подписания такого акта исполнитель может закрывать строительные конструкции. Обычно договор строительного подряда предусматривает право заказчика в случае отсутствия акта скрытых работ требовать от подрядчика вскрытия выполненных конструкций за его счёт.

Порядок списания строительных материалов. Распространено списание по производственным нормам, а не по фактическому расходу материалов, который может быть меньше нормативного. Таким образом, создаются неучтённые излишки. Признаком такого списания могут служить «красные» остатки материалов в отчётах производителей работ.

Долю материалов в себестоимости работ. Практика показывает, что она не должна превышать 40 процентов (а для монтажных работ - 30 процентов). В противном случае, ревизор должен дополнительно использовать другие методы финансового контроля.

Организацию и целесообразность передачи строительных материалов с объекта на объект. Под видом передачи могут быть скрыты случаи расхищения материальных ценностей. Признаками этого могут являться:

1) документы, оформленные не полностью,

2) отсутствие подтверждения перевозки строительных материалов,

3) оформление большинства документов последними днями месяца.

С точки зрения организации финансового контроля, автотранспортные предприятия имеют ряд особенностей:

· Автомобиль -- особый вид основного средства, отличающийся высокой степенью ликвидности, следовательно вероятность злоупотреблений, связанных с учётом автотранспорта, велика.

· Автомобиль -- сложный технический агрегат, состоящий из большого количества узлов и деталей, каждая из которых также высоколиквидна; следовательно высока роль контроля за обеспечением комплектности автомобилей и за доброкачественностью данных о произведённых ремонтах.

· Автомобили, в отличие от большинства видов основных средств, эксплуатируются за пределами территории предприятия, следовательно водителей трудно подвергнуть текущему контролю.

· Автомобили более, чем другие основные средства, подвержены внезапному и непредсказуемому выходу из строя, поскольку могут пострадать в дорожно-транспортном происшествии, наносящем ущерб собственнику.

Нормативы расхода автомобильного топлива носят усреднённый характер и часто не соответствуют реальным условиям эксплуатации.

В связи с высоким коэффициентом теплового расширения горюче-смазочных материалов, при их инвентаризации следует делать поправку на изменение температуры окружающей среды.

6. Особенности актов ревизии автотранспортного предприятия

При ревизии автотранспортного предприятия ревизор должен проверить:

Фактическое наличие автомашин.

Наличие технических паспортов на каждую автомашину (во избежание представления ранее списанных автомашин вместо числящихся по учёту), соответствие паспорту данных номерных агрегатов.

Закрепление автомашин за конкретными ответственными лицами -- водителями.

Укомплектованность автомашин. Перечень комплектующих деталей содержится в инвентарной карточке учёта транспортного средства. При выявлении фактов разукомплектованности составляется акт, в котором отражается учётная стоимость недостающих деталей. С материально ответственного лица берётся объяснение, по чьему распоряжению сняты детали, где они используются.

Порядок списания автомашин. Для определения непригодности и невозможности дальнейшего использования автомобилей и автоприцепов, неэффективности восстановительного ремонта в организации приказом руководителя создаётся специальная комиссия. Она проводит полномасштабный технический осмотр каждой автомашины, намеченной к списанию. При этом:

1) определяется причина списания автомашины,

2) определяется возможность дальнейшего использования отдельных деталей, узлов, агрегатов и процент их годности,

3) снимаются автошины и аккумуляторы,

4) производится сверка фактически находящихся на автомашине агрегатов, приборов, принадлежностей с перечнем, установленным в спецификации завода-изготовителя.

Не допускается разборка автомашины до утверждения акта на списание руководителем предприятия.

Порядок и полноту оприходования годных агрегатов, узлов и деталей. Иногда годные комплектующие показываются в ведомости разбраковки как негодные. Они используются для ремонта других автомашин, в то время, как списанные на ремонт новые детали реализуются. Следует, помимо этого, проверить порядок оприходования лома чёрных и цветных металлов; а также лома драгоценных металлов, которые могут содержаться в некоторых видах аккумуляторов и в электронных узлах.

Случаи преждевременного списания автомашин в результате аварий. Следует выяснить, по чьей вине произошло дорожно-транспортное происшествие, взыскан ли ущерб (с сотрудника предприятия, третьего лица либо страховой компании).

Выполнение плана технического обслуживания и ремонта автомашин, соответствие фактической стоимости ремонтов утверждённым нормам и сметам.

Соблюдение порядка отпуска запасных частей для ремонта.

Организацию контроля за выходом автомашин на линию и возвращением в парк, наличием простоев и холостых пробегов.

Состояние работы по обеспечению безопасности дорожного движения, применение дисциплинарных мер к нарушителям правил дорожного движения и правил эксплуатации автомашин.

Порядок оформления и выдачи путевых листов:

· правильность определения расстояний (на постоянных маршрутах должны быть в наличии утверждённые таблицы расстояний),

· правильность применения норм расхода топлива, смазочных масел и других технологических жидкостей с учётом характера работы, сезонности и других параметров,

· правильность расчёта расхода горючего в зависимости от пройденного расстояния.

Опломбирование спидометров автомашин и сличение показаний пройденного расстояния с данными учёта (в том числе, на последних путевых листах).

Правильность хранения и учёта горючего (с учётом температуры), правильность применения норм естественной убыли горюче-смазочнных материалов.

7. Особенности актов ревизии бюджетного учреждения

При ревизии бюджетного учреждения ревизор должен проверить:

Целевое расходование бюджетных средств:

1) расходование средств финансирования из бюджета в соответствии с доведёнными лимитами бюджетных обязательств,

2) правильность отнесения расходов бюджетного учреждения по соответствующим статьям классификации расходов бюджетов,

3) полноту и своевременность регистрации в казначейских органах принятых бюджетных обязательств.

Эффективность размещения государственных заказов:

· соблюдение порядка размещения заказов на поставки товаров, оказание услуг бюджетному учреждению путём проведения конкурсов, аукционов, запросов котировок,

· соблюдение запрета на пересмотр цены контракта в ходе его выполнения,

· выполнение других ограничений, устанавливаемых органами власти, например, предельного процента авансовых платежей по договорам.

Оплату труда «бюджетников»:

1) выполнение штатного расписания, утверждённого вышестоящим органом,

2) соблюдение штатной дисциплины, то есть использование работников строго по назначению, определенному штатным расписанием,

3) начисление оплаты труда работников учреждения в соответствии с установленными отраслевыми и ведомственными правилами и нормативами.

Предпринимательскую деятельность бюджетного учреждения:

· осуществление лишь тех видов предпринимательской деятельности, которые согласованы с вышестоящим органом, в соответствии с генеральным разрешением,

· соблюдение запрета на использование труда работников, содержащихся за счёт бюджета, в оплачиваемое основное время в интересах предпринимательской деятельности,

· ведение раздельного учёта средств по основной и предпринимательской деятельности,

· соблюдение порядка использования прибыли от предпринимательской деятельности.

Текущий контроль казначейских органов

Казначейские органы осуществляют, в основном, текущий контроль за целевым характером расходования бюджетных средств. Для осуществления платежа с единого счёта бюджета по своим обязательствам бюджетное учреждение представляет в территориальный орган казначейства платёжное поручение. При этом казначейство проверяет:

1) соответствие операции характеру уставной деятельности бюджетного учреждения,

2) не является ли платёж не предусмотренным законодательством авансовым платежом или капитальным вложением,

3) обоснованность платежа - наличие счёта, при необходимости - договора, сметы,

4) достаточность остатка лимита бюджетных обязательств по соответствующей статье расхода,

5) правильность оформления платёжного поручения.

При получении бюджетным учреждением наличных денежных средств в кассу (на выплату заработной платы, хозяйственные и командировочные расходы, социальные выплаты) казначейство проверяет:

· наличие необходимого остатка лимитов бюджетных обязательств,

· разрешено ли получение наличных денег по данной статье расхода.

8. Особенности актов ревизии банков

Финансовый контроль в банках -- это совокупность действий и операций по проверке финансовых и связанных с ними вопросов деятельности коммерческого банка либо другой кредитной организации. Формы и методы финансового контроля, общие для организаций любой сферы деятельности, освещены в статье Методы финансового контроля. Настоящая статья посвящена особенностям банковского контроля и специфическим методам, характерным для его организации.

Внутрибанковский контроль подразумевает процесс, постоянно идущий внутри банка на всех уровнях управления. Совет директоров и менеджмент банка несут ответственность за создание соответствующей культуры, облегчающей эффективное осуществление внутреннего контроля и за мониторинг его эффективности на постоянной основе. Однако каждый сотрудник кредитной организации должен принимать участие в этом процессе.

Основным нормативным документом, регулирующим вопросы организации внутрибанковского контроля в России, является положение Центрального банка Российской Федерации от 16 декабря 2003 года № 242-п «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах». В соответствии с положением, целями системы внутрибанковского контроля являются:

1) обеспечение эффективности банковской деятельности,

2) обеспечение сохранности банковских активов,

3) управление банковскими рисками и поддержание их на уровне, не угрожающем финансовой устойчивости банка.

Совет директоров кредитной организации несёт ответственность:

1) за утверждение и периодический пересмотр общей банковской стратегии,

2) за установление приемлемого уровня рисков, принимаемых на себя банком,

3) за обеспечения принятия руководством банка мер, необходимых для выявления, измерения, отслеживания и контроля таких рисков,

4) за утверждение организационной структуры банка, позволяющей чётко разграничивать сферы ответственности, полномочий и отчётности,

5) за создание и функционирование адекватной и действенной системы внутрибанковского контроля.

К подразделениям банка, непосредственно осуществляющим внутрибанковский контроль, относятся:

Служба внутрибанковского контроля (внутреннего аудита),

Ответственный сотрудник (структурное подразделение) по противодействию легализации доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма,

Контролёр профессионального участника рынка ценных бумаг,

Ответственный сотрудник по правовым вопросам,

Бухгалтерия, осуществляющая постоянный последующий контроль банковских операций.

Система внутрибанковского контроля должна быть ориентирована на реализацию следующих принципов:

· принятие любого банковского риска должно соответствовать общему направлению стратегии банка и ожиданиям его акционеров,

· все существенные риски должны своевременно выявляться и последовательно наблюдаться,

· сотрудники, принимающие управленческие решения, должны осознавать связанные с ними банковские риски и учитывать уровень таких рисков,

· банк должен быть готов к чрезвычайным ситуациям, иметь план быстрого и эффективного реагирования на их возникновение.

Служба внутреннего контроля коммерческого банка является обособленным независимым подразделением, подчинённым совету директоров банка. Руководитель службы внутрибанковского контроля (внутреннего аудита) подконтролен председателю банка и обладает правом свободного доступа к высшему руководству банка. Руководители банка не вправе ограничивать направление и объём проверок службы внутрибанковского контроля. Сотрудники службы имеют неограниченное право доступа ко всем документам, могут обратиться за разъяснениями к любому сотруднику банка. Работники службы внутрибанковского контроля не должны участвовать в той деятельности, которую они призваны проверять.

Основные задачи службы внутрибанковского контроля:

1) надзор за чётким разделением полномочий и обязанностей,

2) мониторинг и управление банковскими рисками,

3) наблюдение за согласованием контрольных процедур,

4) контроль за обеспечением сохранности активов,

5) проведение мероприятий последующего финансового контроля в форме ревизий и проверок территориальных и функциональных подразделений банка.

Контрольные процедуры

Организационно-штатная структура коммерческого банка должна быть сформирована таким образом, чтобы не допускать конфликта интересов или сосредоточения в одних руках несовместимых функций. Следует обеспечивать чёткое разделение между различными сотрудниками (и даже подразделениями) полномочий по поиску клиентов, заключению сделок, проведению платежей, отражению их в учёте и контролю за совершёнными операциями.

Так, не допускается предоставлению одному лицу права:

· консультировать клиентов банка и совершать операции по счетам тех же клиентов,

· разрешать перечисление или выдачу денежных средств и осуществлять их,

· совершать банковские операции и проводить их по учёту,

· оценивать кредитоспособность потенциального заёмщика и впоследствии осуществлять контроль за выполнением условий кредитного договора,

· осуществлять операции по счетам клиентов и собственные финансовые операции банка.

В целях усиления внутреннего контроля за кассовыми операциями (как наиболее уязвимыми с точки зрения возможных злоупотреблений), в банках кассовые расходные операции, выполняемые кассиром банка, дополнительно контролируются контролёром. Соответственно, на расходном кассовом документе банка мы увидим не две, а три подписи:

· бухгалтера-операциониста, оформившего документ,

· контролёра, проверившего документ и разрешившего выдачу наличных денежных средств,

· кассира, выдавшего деньги.

В бухгалтерии банка предусматриваются отдельные работники, на которых возлагается обязанность сплошного последующего контроля совершённых банковских операций (включая кассовые). Все операции предыдущего дня в течение следующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичных учётных документов и записей в лицевые счета.

Помимо этого, главные бухгалтеры кредитных организаций, их заместители, начальники отделов обязаны по должности систематически производить последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы банка.

Размещено на Allbest.ru

...