Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Таким образом, унифицированные системы документации -- это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

1. единообразия построения форм документов;

2. регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

3. исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

4. сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

5. единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

6. определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;

7. установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

1. документация по созданию организации, предприятия;

2. документация по реорганизации организации, предприятия;

3. документация по ликвидации организации, предприятия;

4. документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

5. документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

6. документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

7. документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

8. документация по кадрам.

Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

Особенность документов по личному составу - их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов.

Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации, подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики - формы документов по учету личного состава. Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая - в организациях строительства и промышленности.

На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая - в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.

Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам и текстам определен ГОСТом. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки.

Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы.

В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социальной информации.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации, в том числе организационно-распорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемых для документирования кадровой деятельности.

К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” относится к системе первичной учетной документации.

К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ - одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в укрупненные нормативы.

Заключение

Документы являются составной частью управления предприятием. Работники сферы управления значительную часть своего рабочего времени тратят на работу с документами. Поэтому необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать документооборот так, чтобы в основу функционирования были положены следующие принципы:

1. оперативность;

2. современное техническое оснащение;

3. целесообразность всех делопроизводственных операций;

4. умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лиц в постоянно меняющихся социально-экономических условиях. Вместе с тем вся комплексная система документации подчинена реализации стратегической цели организации, ее задач, находится (или должна находиться) в соответствии с организационной культурой учреждения. Ядерным управленческим инструментом является документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации.

В рыночных отношениях постоянно совершенствуется система управленческой документации предприятий, происходит поиск и внедрение современных методов управления, увеличивается поток информации, необходимый для эффективного функционирования. Успешное функционирование предприятий в условиях рынка невозможно без четко регламентированного документального оформления.

От того, насколько рационально построена система работы с документами на предприятии, зависит качество принятия управленческих решений.

Библиографический список

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ // Собр. законодательства РФ.- 2006.- № 31.- Ст. 3448.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.- 85 с.

3. ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Приказ Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст "Об утверждении национального стандарта".

4. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. - М.: Издательство стандартов, 2006. - 92 с.

5. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива / Е.В. Алексеева // Секретарское дело.- 2007.- № 4. - С. 81-85.

6. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело, 2001. №2. С. 90-101.

7. Андреева, В.И. Работа с документами. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. - 144 с.

8. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция. В вопросах и ответах: учеб. пособие.-3-е, испр. и доп. / М.И. Басаков.- Ростов н/Д: Феникс, 2010.- 318 с.

9. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина. - СПб.: Питер, 2012. - 272 с.

10. Бобылева, М.П. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию / М.П. Бобылева // Делопроизводство.- 2012.- № 2.- С. 32-37.

11. Бобылева, М.П. Современный документооборот: непосредственные и косвенные участники / М.П. Бобылева // Делопроизводство.- 2012.- № 4.- С. 11-16.

12. Бобылева, М.П. Управление документальными коммуникациями и информационными ресурсами организации: концептуальные подходы / М.П. Бобылева // Проблемы теории и практики управления.- 2011.- № 5.- с.116-126.

13. Бобылева, М.П. Современный документооборот: новые организационно-технологические формы / М.П. Бобылева // Делопроизводство.- 2013.- № 2. - С. 19-23.

14. Вялова, Л.М. Организация движения документов / Л.М. Вялова // Секретарское дело.- 2010. - № 2. - С. 16-20.

15. Демин, Ю.М. Делопроизводство и архивное дело / Ю.М. Демин. - СПб.: Питер, 2010. - 315 с.

16. Козлов, В.П. Жизнь документа / В.П. Козлов // Делопроизводство.- 2013.- № 1.- С. 17-21.

17. Короткий, С.А. Современные технологии корпоративного документооборота / С.А. Короткий // Компьютерный еженедельник "Компьютерра".- 2009.- № 2. С. 15-21.

18. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству / М.Ю. Рогожин. - СПб.: Питер, 2007. - 192 с.

19. Фионова, Л.Р. Использование информационных технологий для организации документооборота / Л.Р. Фионова // Делопроизводство.- 2012.- № 4.- С. 31-36.

20. Янковая, В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии / В.Ф. Яновская // Делопроизводство.- 2010.- №6.- С. 21-36.

Размещено на Allbest.ru