Роль и значение бухгалтерских документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Понятие о бухгалтерских документах, их роль и значение

2. Реквизиты документов, унификация и стандартизация, классификация документов

3. Приемка, проверка и обработка

Заключение

Список использованной литературы

Практические задание, вариант № 9

Введение

Документация хозяйственных операций заключается в сплошном непрерывном отражении операций в бухгалтерских документах.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или о праве на ее совершение [6. с. 27].

Фиксирование хозяйственных операций в документах является первым этапом учетных работ.

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, ее передачи и первоначальной обработки [7. с. 47].

Его объектами являются заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с покупателями, поставщиками, учредителями, персоналом, бюджетом и т.д. На данной стадии учетного процесса полученные первоначальные сведения о хозяйственных процессах отражаются в первичных документах.

Характерной особенностью бухгалтерского учета является то, что он основан на строгом документировании хозяйственных операций. Это требование закреплено в действующем законодательстве. Согласно Федеральному закону О бухгалтерском учете [1] ст. 9 п. 1: "Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет".

Цель контрольной работы - охарактеризовать документацию хозяйственных операций.

Задачи контрольной работы:

- рассмотреть понятие о бухгалтерских документах, их роль и значение;

- охарактеризовать реквизиты документов, унификация и стандартизация, классификация документов;

- показать процесс приемки, проверки и обработки документов в бухучете.

1. Понятие о бухгалтерских документах, их роль и значение

Первичный учетный документ представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, имеющее правовое (доказательное) значение [3. с. 20].

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Первичные документы устанавливают ответственность лиц, составивших и подписавших документ за выполненные или подписанные ими хозяйственные операции.

Первичные документы подтверждают юридическую силу произведенной хозяйственной операции. Следовательно, первичные документы должны удовлетворять конкретным требованиям, перечислим основные требования к первичным документам:

1) достоверность учетных данных;

2) простота и ясность документации для всех видов пользователей;

3) своевременность оформления первичных документов, возможность последующей обработки [3. с. 21].

Что касается правил ведения первичных документов, необходимо отметить, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Ошибки, допущенные в первичных документах исправляют корректурным способом, т.е. неправильный текст или суммы зачеркивают таким образом, чтобы зачеркнутый текст можно было прочитать и над ним делают правильную запись. Об исправлении делают оговорку, указывают дату и заверяют подписями лиц, составивших документ.

Так, к первичным документам относятся приходные, расходные кассовые ордера, счета-фактуры и др. Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счета и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и берет расписку в получение денег.

Счет-фактура составляется предприятием поставщиком на имя организации покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с даты отгрузки товара или предоплаты представляется поставщиком покупателю. Второй экземпляр остается у поставщика.

В целях осуществления контроля за правильностью составления и обработки первичных документов составляют сводные документы (например, отчет кассира составляется на основании первичных приходных и расходных кассовых документов, подтверждающих поступление и расходование денег). Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Данные первичного учета, полученные в результате наблюдения и первичного отражения хозяйственных операций, являются основой информации как для бухгалтерского, так и для оперативного и статистического учета, от их достоверности, сроков получения, обработки и выдачи заинтересованным подразделениям предприятия зависят правильность и обоснованность принимаемых управленческих решений. Первичный учет выполняет не только функции организованного процесса сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации о хозяйственных операциях, характеризующих определенные процессы и явления на отдельных этапах заготовления, производства и реализации продукции, но и контрольные функции, заключающиеся в выявлении отклонений в момент их возникновения.

2. Реквизиты документов, унификация и стандартизация, классификация документов

Учетные документы составляются, как правило, на типовых бланках соответствующих утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты.

Реквизиты - это показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнить данными совершившихся операций [2.с.20].

Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость оформления различных документов, которые содержат много реквизитов. Однако в каждом документе должны быть реквизиты, которые являются обязательными для любого документа. Обязательными реквизитами являются:

1) наименование документа (накладная, приходный кассовый ордер и т.д.);

2) дата составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной организации;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами [2.с. 21].

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Единую форму документов в России разрабатывают централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций на различных предприятиях и в организациях называется унификацией.

Унификация документов - это установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях [4.с. 30].

Унификация облегчает документацию хозяйственных операций и механизацию учета. Они обязательны для всех отраслей народного хозяйства.

Унифицированные формы первичных документов не должны подвергаться изменениям организации. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно и должны содержать все обязательные реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов.

Стандартизация документов - установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. Это облегчает обработку и хранение документов [4. с. 30].

В России унифицированы формы кассовых документов, банковские документы и т.д.

С целью правильного использования в учетном процессе документы группируют по назначению, месту составления, способу отражения и объему содержания хозяйственных операций, способу составления.

По назначению документы можно подразделить на:

1) Распорядительные документы содержат приказ или распоряжение на выполнение хозяйственной операции, указания о производстве. Например, платежное поручение, платежное требование-поручение, приказ о премировании работников предприятия, распоряжение на проведение инвентаризации, доверенность на получение товаров. Эти документы составляют до совершения хозяйственных операций. Они обязательно должны быть подписаны ответственными лицами, дающими распоряжение на выполнение операций. На основании распорядительного документа запись в учете не делается, так как операция не совершена.

2) Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Такими документами являются: акты приемки-выбытия основных средств, акты приемки материалов, накладная на получение товара, акт на списание материальных ценностей. Эти документы составляют в момент совершения операции. Их подписывают лица, ответственные и подтверждающие факт совершения операции. В бухгалтерии оправдательные документы сначала проверяются, затем принимаются к учету.

3) Документы бухгалтерского оформления составляет бухгалтер. Он же несет ответственность за правильность составления этих документов. Это различные справки, расчеты, ведомости распределения. Например, расчет амортизационных отчислений на социальное страхование и другие.

4) Комбинированные документы - это такие документы, которые сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления [5. с. 25].

Например, расходный кассовый ордер является комбинированным документом. Наличие в нем подписи распорядителя кредитов и бухгалтера дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы. Оправдательным этот документ является, так как в нем имеется подпись лица, получившего деньги, и подпись кассира, выдавшего их. При поступлении в бухгалтерию после указания корреспондирующих счетов он становится документом бухгалтерского оформления.

Применение комбинированных документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние.

1) Внутренние документы составляются и обращаются внутри данного предприятия. Ими оформляются операции, совершенные на данном предприятии. К внутренним документам относятся: накладные на внутреннее перемещение товара, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы, кассовые ордера.

2) Внешние документы поступают на предприятие со стороны или наоборот направляются из данного предприятия сторонним предприятиям, организациям, налоговой инспекции, учредителям и др. (Такими документами являются: накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары, доверенности, платежные поручения и др.) [6. с. 50].

Различия между характером внутренних и внешних документов обусловливает и разный порядок их проверки.

По способу отражения операций документы подразделяют на первичные и сводные.

1) В первичных документах фиксируется одна или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения (документы об отгрузке продукции покупателям, о начислении заработной платы работникам, о поступлении и отпуске материалов).

2) Сводные документы - обобщают показатели путем группировки, систематизации, составляют на основании первичных документов. Например, кассовый отчет о командировке составляется на основании документов, подтверждающих поступление и расходование денег; расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и др.. Сводные документы позволяют получить обобщенные данные об однородных хозяйственных операциях.

По объему содержания первичные документы подразделяют на две подгруппы:

1) Разовые первичные документы - оформляют каждую хозяйственную операцию в момент ее совершения. Например, накладная на отпуск товара.

2) Накопительные документы - составляют в течение определенного периода (дня, месяца) путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. Например, на предприятиях общественного питания при отпуске блюд из кухни в буфет выписывают накопительный документ - заборный лист, в котором в течение дня записывают отпущенные блюда с указанием времени отпуска. В конце дня по заборному листу подводят итог. Заборный лист заменяет накладные, которые пришлось бы выписывать в течение дня несколько раз. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на оформление документов [7. с. 51].

По способу составления (степени использования средств механизации) документы подразделяют на:

1) составленные вручную;

2) частично механизированным способом;

3) полностью механизированным способом;

4) автоматизированным способом.

3. Приемка, проверка и обработка

Организация первичного учета На предприятиях документы проходят несколько этапов:

1) приемка документов к учету;

2) проверка документов;

3) обработка документов;

4) хранение документов.

Прохождение документами всех этих этапов называется документооборотом. Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления на предприятие до момента их передачи в архив [3. с. 25].

1. Приемка документов. Составляют документы ответственные лица определеннее сроки в соответствии с установленным графиком документооборота. После использования документов в оперативной работ: их сдают в бухгалтерию. При приёмке документов необходимо обратить внимание на правильность оформления документов, их соответствие установленным требованиям. Документы, оформленные с нарушением правил, должны быть возвращены ответственным лицам на дооформление.

II. Проверка документов. При проверке документов необходимо:

1) проверить документы по существу, т.е. установит законность совершаемых операций, их соответствие нормативным актам и действующим инструкциям;

2) проверить по форме, то есть полноту заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость указания цифр и содержания операции.

3) проверить арифметические расчеты, то есть проверить правильность таксировки документов. Таксировка представляет собой выражение хозяйственной операции в денежной оценке. Она выполняется путем умножения количества товарно-материальных ценностей на их цену [6. с. 39].

III. Обработка документов. Обработка заключается в определении корреспондирующих счетов по каждому документу. В необходимых случаях однородные документы группируют, после чего делают запись на счетах.

IV. Хранение документов. После отражения документов в учете и составления отчетности каждую партию документов текущего месяца переплетают в папки по видам хозяйственных операций. На папках указывают наименование организации, месяц, год, шифр синтетического счета, номера документов (с какого номера по какой включительно), общее количество листов в деле, срок хранения дела. Переплетенные документы сдают в архив.

Законом О бухгалтерском учете ст. 17 определен порядок хранения документов бухгалтерского учета. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Основные требования, предъявляемые к организации архива:

1) обеспечение сохранности документов и возможность их быстрого нахождения. Для хранения документов отводят специальные помещения или закрытые шкафы.

2) документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

3) подлинники должны быть отделены от копий;

4) годовые сметы и отчеты от квартальных и месячных;

5) в дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа;

6) в дело группируют документы одного периода;

7) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяют к документам, к которым они относятся [5. с. 27].

Сроки хранения отдельных первичных документов определены Перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения материалов, утвержденным 3 декабря 1967 года Главным архивным управлением при Совете Министров СССР. В соответствии с этим Перечнем срок хранения квартальных балансов и отчетов организаций с объяснительными записками, журналы и ведомости, кассовые книги, оборотные и накопительные ведомости хранятся 3 года; главные книги и журналы, акты документальных ревизий и материалы к ним - хранятся 5 лет; годовые балансы и отчеты, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, инвентарные описи, сличительные ведомости хранятся 10 лет.

В случае пропажи (гибели) первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи (гибели). Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

бухгалтерский документ архив хозяйственный

Заключение

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться соответствующими документами. Эти документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральной и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Для обеспечения правильности применения таких документов используется их классификация по однородным признакам.

Первую стадию в учетном процессе -- сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах, в результате которой исходная информация регистрируется в особой форме "памяти" -- документах, принято называть документированием операций. Иногда эту стадию именуют первичным учетом и включают в нее представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив.

Рациональная организация бухгалтерского учета немыслима без установления схемы документирования операций, составленной на основе изучения объектов учета, хозяйственного и производственного процессов и системы управления в организации, а также исходя из требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету и отчетности.

Все документы, служащие основанием для записей в бухгалтерском учете, должны представляться в бухгалтерию организации в установленном порядке к определенному сроку для проверки с точки зрения законности отраженных в них операций, правильности оформления (полнота реквизитов, наличие подписей ответственных лиц и т. д.) и для их последующей обработки и группировки.

Общая схема документирования операций предусматривает содержание, последовательность и сроки выполнения всех работ первой стадии учетного процесса. Прежде всего ею устанавливаются виды первичных документов, применяемых в организации, их перечень с указанием названий и номеров форм. Далее определяются требования, предъявляемые к содержанию документов исходя из имеющейся техники и способов составления первичных документов, обработки и группировки учетных данных. Наиболее совершенной формой первичного документа признается та, которая позволяет составлять и обрабатывать его с помощью вычислительной и организационной техники.

Важной составной частью схемы документирования операций является определение порядка и сроков составления и прохождения отдельных документов, функций каждого исполнителя в составлении, оформлении и обработке документов.

Список использованной литературы

1. ФЗ О бухгалтерском учете от 21.11.1996 г. от 21.11.1996 г. №129 //СЗ РФ. 1998. № 48. Ст.5369.

2. Бухгалтерский учет /Под ред. Ю.А. Бабаева. М: Проспект, 2006. С. 16-29.

3. Бухгалтерский учет /Под ред. П.С. Безруких. М: Бухгалтерский учет, 2006. С. 19-27.

4. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. М: ИНФРА-М, 2007. С. 26-40.

5. Касьянова Г.Ю. Документирование хозяйственных операций //Бухгалтерский учет. 2001. № 19. С. 25-28.

6. Краснова Л.П. Бухгалтерский учет. М: Юристъ, 2007. С. 27-41.

7. Сапажникова Н.Г. Бухгалтерский учет. М: КНОРУС, 2007. С. 47-54.

Размещено на Allbest.ru