Учет запасов в бюджетных организациях

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки, молодёжи и спорта Украины

Киевский Национальный экономический университет им. В.Гетьмана

Крымский экономический институт

Кафедра учёта и аудита

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Учёт в бюджетных учреждениях»

Тема: «Учёт запасов в бюджетных организациях»

Выполнила:

студентка 4-го курса

специальности УА-42

Кулякина Е. Л.

Симферополь, 2013



Содержание

Введение

1. Характеристика, классификация и оценка запасов бюджетных учреждений

2. Документальное оформление поступления и выбытия запасов

3. Складской учёт запасов

4. Синтетический и аналитический учет запасов

Заключение

Список использованной литературы



Введение

Эффективная и успешная деятельность любого бюджетного учреждения невозможна без использования запасов. Запасы, как правило, являются наиболее важной и значительной частью активов учреждения, они занимают особое место в составе имущества и доминирующие позиции в структуре затрат предприятия различных сфер деятельности, при определении результатов хозяйственной деятельности предприятия и при освещении информации о его финансовом состоянии.

К запасам бюджетных учреждений относят оборотные активы в материальной форме, принадлежащие учреждению и обеспечивающие его функционирование, использование которых ожидается осуществить в течение одного года.

Для обеспечения непрерывной работы бюджетных учреждений на складах, производственные запасы, а именно сырье, материалы, полуфабрикаты, комплектующие изделия, запасные части, всегда должны находиться в пределах норм, предусмотренных потребностями самого учреждения. Отличительной особенностью таких запасов является их одноразовое использование в процессе производства и переноса всей стоимости на себестоимость изготовленной продукции. Поэтому контроль за сохранностью материальных ресурсов, а также их рациональным использованием в производстве имеет большое значение для каждого бюджетного учреждения.

Таким образом, значение запасов в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений вызывает необходимость анализа обоснованности поступления, наличия и их рационального использования, а также осуществления систематического контроля над ними.



1. Характеристика, классификация и оценка запасов бюджетных учреждений

В процессе осуществления своей деятельности бюджетные организации и учреждения, как и все другие предприятия и организации, систематически приобретают и используют различные материальные ценности. Запасы - это оборотные активы в материальной форме, принадлежащие учреждению и обеспечивающие его функционирование в процессе деятельности организации, срок полезного использования которых не превышает одного года.

Срок ожидаемой эксплуатации запасов учреждения устанавливается центральным органом исполнительной власти по ведомственной подчиненности или (если такие нормативные документы отсутствуют) учреждением самостоятельно в момент приобретения запаса.

В составе запасов учитываются:

сырье и материалы;

строительные материалы;

оборудование, конструкции и детали к установке;

спецоборудование для научно-исследовательских работ по хозяйственным договорам;

молодняк животных на выращивании, животные на откорме, птица, звери, кролики, семьи пчел;

малоценные и быстроизнашивающиеся предметы;

материалы для учебных, научных и других целей;

запасные части к машинам и оборудованию (которые не могут относиться к основным средствам);

продукты питания;

медикаменты и перевязочные средства;

хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности;

тара;

материалы в пути;

готовая продукция;

продукция сельскохозяйственного производства;

другие материальные ресурсы учреждения, которые предполагается использовать в течение одного года.

Кроме классификации по функциональному признаку, с целью отражения всех видов запасов используется более детализированная их группировка в разрезе подгрупп, субподгрупп, наименований, сортов и т.п. Каждому наименованию, сорту, размеру материалов присваивают соответствующий номенклатурный номер - постоянно действующее сокращённое условное обозначение.

Номенклатурный номер имеет семь знаков: первые три знака обозначают субсчет, четвертый - подгруппу, три последние - порядковый номер предмета в подгруппе. запас актив бюджетный учет

Номенклатурный номер фиксируется в специальном реестре - номенклатуре-ценнике. Кроме номенклатурного номера, в ценнике отражаются:

учетная цена;

единица измерения;

сорт;

размер;

наименование материала.

Важным моментом учёта запасов является их оценка.

Различают методы оценки для оприходования поступления запасов и отпуска материалов в использование.

Это особенно актуально в современных условиях хозяйствования, то есть в рыночных условиях, когда на один и тот же вид запасов могут быть разные цены у разных поставщиков и разные цены в разные периоды приобретения от одного и того же поставщика.

Оценка запасов для оприходования. В бухгалтерском учете запасы, в т.ч. полученные и переданные безвозмездно в установленном действующем законодательном порядке, оцениваются по балансовой стоимости, которая делится на:

первоначальную стоимость;

справедливую стоимость;

восстановительную стоимость.

Первоначальная стоимость - это стоимость приобретения, получения, изготовления запасов.

Справедливая стоимость - это первоначальная стоимость запасов, полученных учреждением бесплатно.

Восстановительная стоимость - это изменённая первоначальная стоимость запасов после проведения их переоценки.

Изменение первоначальной стоимости запасов не является дополнительным доходом учреждения и не относится к доходам.

Оценка запасов для отпуска. Отпуск запасов в использование, продажу или иное выбытие осуществляется по:

балансовой стоимости (т.е. первоначальной, справедливой или восстановительной)

средневзвешенной себестоимости, применяется при наличии в учреждении значительного количества однотипных запасов, приобретённых по разным ценам.

Средневзвешенная себестоимость определяется по каждому виду подобных запасов путем деления суммарной стоимости остатка запасов на начало отчетного периода и стоимости полученных в отчетном периоде запасов на суммарное количество запасов на начало отчетного периода и полученных в отчетном периоде запасов.

Метод средневзвешенной себестоимости исчисляется на периодической основе или при каждой полученной партии запасов.

При оценке запасов следует помнить, что:

транспортные расходы по перевозке запасов не увеличивают стоимость запасов, а относятся на расходы учреждения по соответствующим кодам экономической классификации расходов, предусмотренных в смете;

суммы НДС, уплаченные при приобретении запасов, не увеличивают стоимость запасов, а относятся на фактические расходы учреждения по соответствующим кодам экономической классификации расходов по смете (отражаются как налоговый кредит, если учреждение зарегистрировано как плательщик НДС);

суммы, полученные от реализации непригодных запасов, остаются в распоряжении учреждения, если иное не предусмотрено действующим законодательством Украины.

Переоценка запасов может проводиться в следующих случаях:

1. По решению правительства согласно соответствующим нормативно-правовым актам;

2. По решению руководителя учреждения, если: запасы морально устарели; длительное время находились на сохранении в бюджетном учреждении или их первоначальная стоимость значительно отличается от стоимости запасов, приобретённых позже.

Для проведения переоценки и определения восстановительной стоимости запасов по приказу руководителя предприятия создаётся комиссия в составе: заместителя руководителя учреждения; главного бухгалтера и его заместителя; работников бухгалтерии, которые ведут учет материальных ценностей; материально ответственных лиц, а также других должностных лиц по усмотрению руководителя.

Ответственность за организацию работы комиссии возлагается на руководителя учреждения, а за объективность определения реальной стоимости запасов - на руководителя учреждения и председателя комиссии.

Переоценка и установка новой цены осуществляется по каждой отдельной единице запасов, а на однотипные предметы устанавливаются одинаковые цены в пределах одного учреждения. Для подтверждения новой цены документы не нужны

По результатам переоценки комиссия составляет акт произвольной формы об изменении стоимости запасов. В акте необходимо указать: наименование переоценённых запасов; их количество; стоимость по данным учета; новую цену за единицу после дооценки; сумму разницы, которая должна быть отражена в бухгалтерском учете. Акт переоценки утверждает руководитель учреждения.

2. Документальное оформление поступления и выбытия запасов

В процессе хозяйственной деятельности бюджетных учреждений происходит движение запасов, которое включает последовательные операции, а именно: поступление, передачу в пределах учреждения и расходование в результате реализации. Указанные операции отражаются в учете на основании первичных документов, которые должны быть оформлены надлежащим образом.

Запасы могут поступать в бюджетные учреждения в результате:

1. Непосредственного получения от поставщиков, от иных подразделений учреждения;

2. В порядке гуманитарной помощи;

3. В порядке централизованного снабжения;

4. Через подотчетных лиц.

Операции по поступлению запасов оформляются счетами-фактурами, приходными накладными, актами приемки материалов и т.д. В этих документах фиксируются следующие сведения:

от кого поступили материалы или продукты питания;

наименование;

сорт;

количество (вес);

цена;

сумма;

дата поступления;

подпись материально ответственного лица, получившего запасы.

Для получения материальных ценностей со склада поставщика, уполномоченному лицу выдаётся доверенность на получение ценностей.

Материальные ценности, поступающие на склад бюджетного учреждения, проверяются на соответствие их ассортимента, количества, указанным в сопроводительных документах.

Приём материалов осуществляется комиссией с обязательным участием материально ответственного лица, представителя поставщика или незаинтересованной организации.

Обязательным условием при оприходовании запасов является отметка материально ответственного лица о принятии материалов на ответственное хранение (ставится подпись).

Если материалы получают непосредственно на складе поставщика, то выписывается товарно-транспортная накладная на отпущенные материалы. Документы поступают в отдел снабжения, где они регистрируются в журнале учёта поступивших грузов, и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия осуществляет проверку документов поставщика и передаёт их на склад для контроля при принятии груза. Но роль бухгалтерии не ограничивается проверкой документов - она обязана установить: целесообразность той или иной поставки материалов, удовлетворяет поставка нужды учреждения и не приведет ли она к образованию сверхурочных запасов.

Если при принятии материалов на склад, не выявлены расхождения между их фактическим наличием и документальным количеством, материалы могут быть оприходованы без выписки дополнительных документов.

Если при оприходовании обнаружено повреждение или потери материалов в результате транспортировки, бюджетные учреждения составляют коммерческий акт, который передаётся транспортной организации, выполнявшей доставку материалов.

Если расхождения выявлены при оприходовании материалов на складе, составляется акт приема, в котором фиксируются наименования материалов, единица измерения, шифр субсчета, номенклатурный номер, фактическое количество и сумма. Акт в двух экземплярах составляется приемной комиссией с обязательным участием заведующего складом и представителя от поставщика или сторонней организации. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных ценностей, второй - для направления претензионного письма поставщику.

На основании указанных документов делается запись операций по поступлению материалов в соответствующие учетные регистры.

Поступление материалов в результате заготовки и переработки (заготовка топлива, переработка овощей) оформляется актом, который утверждает руководитель учреждения.

Материальные ценности, поступившие в бюджетного учреждения в порядке гуманитарной помощи, принимаются созданной приказом руководителя учреждения комиссией с обязательным участием работника бухгалтерии и представителя вышестоящей организации. Приём ценностей производится путём их перечисления, взвешивания в присутствии материально ответственного лица, которому передаются эти ценности на хранение. На принятые материальные ценности комиссия составляет акт, который подписывается членами комиссии.

Материалы, принятые на склад, приходуются, т.е. берутся на учёт, на основании оправдательных документов тем числом, когда получены ценности.

Заслуживает внимания практика бюджетных учреждений, которые приходуют материалы, поступившие, непосредственно по документам поставщиков путем проставления на них штампа и заполнения его реквизитов (принятых материалов, номенклатурный номер, подпись материально ответственного лица).

В процессе осуществления своей деятельности в бюджетных учреждениях происходит выбытие запасов, которое включает следующие операции:

1. Передача в пределах учреждения от одного материально ответственного лица к другому;

2. Расходование на собственные нужды;

3. Реализация залежавшихся или излишних запасов;

4. Безвозмездная передача в пределах ведомства.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит от того, какие материалы расходуются и на какие цели, а также от периодичности их использования.

Выдача материалов со склада осуществляется на основании документов, утверждённых руководителем учреждения. К таким документам относятся:

1. Накладная (требование) - предназначена для оформления поступления запасов на склад и выдачи запасов со склада. Может применяться при перемещении запасов в учреждении, составляется в двух экземплярах;

2. Меню-требование на выдачу продуктов питания - предназначено для выдачи продуктов питания со склада. Данный документ составляется ежедневно на основании данных о количестве питающихся людей и натуральных норм раскладки продуктов питания. Меню-требование с подписью лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота, но не реже 5 раз в месяц. Принимая данный документ бухгалтерия обязательно проводит сверку количества лиц, которые питались согласно данным меню-требования, с фактическим наличием на определенную дату лиц, которым было назначено данное питание;

3. Заборная карта - предназначена для оформления материальных ценностей, выдаваемых систематически в течение месяца. Она выписывается на каждого получателя на несколько наименований материальных ценностей, в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя хранится на складе, а второй - у получателя. При ежедневном отпуске запасов заборная карта выписывается сроком на 15 дней, а при периодическом отпуске - сроком на месяц. В пределах установленного лимита запасы выдаются при предъявлении получателем своего экземпляра заборной карты. Отпуск запасов сверх установленного лимита осуществляется по накладной (требованию) самостоятельно;

4. Путевой лист является основанием для списания на расходы автомобильного бензина. Бензин списывается по фактическим расходам, но не выше норм, утверждённых для отдельных марок автомобилей;

5. Ведомость на выдачу материалов на нужды учреждения - используется для выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебной и другой цели в течение месяца. Записи в ведомости делать нужно не в хронологическом порядке, а для каждого вида материалов - оставлять соответствующее количество строк, чтобы в конце месяца по каждому виду можно было сделать общий итог;

6. Раздаточные ведомости - используются при проведении ремонта;

7. Акты на списание ценностей - составляются при передаче в эксплуатацию МБП стоимостью до 10 грн.;

8. Журнал регистрации битой посуды может составляться как ежемесячно, так и ежеквартально - акт о списании разбитой посуды.

3. Складской учёт запасов

Ответственность за приём, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально ответственных лиц. Материальная ответственность рабочих и служащих наступает согласно действующему трудовому законодательству. С материально ответственными лицами заключают письменный договор о полной материальной ответственности на основании одноименного типового договора. В бюджетных учреждениях письменные договора о полной материальной ответственности должны заключаться с заведующим хозяйства, рабочими, которые выполняют работы по приему (выдаче) материальных ценностей другим рабочим бюджетного учреждения.

Администрация учреждения обязана:

1. Создать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности материальных ценностей;

2. Ознакомить с нормами действующего законодательства о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причинённый учреждению, а также действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приемки, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства переданных ему материальных ценностей;

3. Проводить в установленном порядке инвентаризацию материальных ценностей.

Материалы должны храниться в специально приспособленных помещениях (складах, кладовых), оснащённых весоизмерительными приборами, обеспечивающими точность подсчёте количества принятых и отпущенных материалов. Если в учреждении есть несколько хранилищ (в отделениях, филиалах), то по каждому из них закрепляется группа материалов. Хранилищу присваивается номер (шифр), который проставляется на всех приходных и расходных документах. Для обеспечения быстрого приёма и выдачи, а также проведение инвентаризации материалы размещаются на стеллажах, в ячейках, поддонах с обязательными материальными ярлыками. В ярлыках обозначают наименование материала, его марку, сорт, размер, номер, единицу измерения, цену, норму запаса.

Поступление материалов оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, товарно-транспортной накладной). При централизованной поставке материальных ценностей, приём их подтверждается не только подписью материально ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) бюджетного учреждения.

Оформление отпуска материалов со складов учреждения осуществляется на основе документов, утвержденных руководителем учреждения.

4. Синтетический и аналитический учет запасов

Для синтетического учета запасов предусмотрен класс 2 «Запасы» плана счетов. Класс 2 «Запасы» объединяет следующие синтетические счета, а именно: счет 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и

счет 23 «Материалы и продукты питания».

Для учёта запасов, предназначенных для выполнения научно-исследовательских работ, для использования в производстве и капитальном строительстве предусмотрен счёт 20 «Производственные запасы».

При мемориально-ордерной форме учет поступления материалов отражается в разных мемориальных ордерах, в частности № 6, № 8 и др.

Синтетический учет расходования материалов на различные нужды отражается в мемориальном ордере № 13. В мемориальный ордер заносятся данные из первичных документов о расходовании материалов (накладных- требований, заборных карт и др.). Записи по дебету субсчетов, корреспондирующих с материальными субсчетам, осуществляются в разрезе кодов экономической классификации расходов.

Аналитический учёт материалов по субсчетам 231, 234-239 в бухгалтериях бюджетных учреждений ведётся по наименованиям, сортам, количеству, стоимости и материально ответственными лицами на карточках ф.№ С-7 (в книге ф. № С-6).

Аналитический учёт запасов, приобретённых за счёт средств специального фонда, ведётся по тем же учётным реестрам, но отдельно от операций за счёт средств общего фонда.

Основные бухгалтерские проводки по учету запасов:

1. Приобретены материалы для учебных целей:

Д-т 231 «Материалы для учебных целей»

К-т 675 «Расчеты с другими кредиторами»

2. Поступили продукты питания:

Д-т 232 «Продукты питания»

К-т 675 «Расчеты с другими кредиторами»

3. Поступили канцелярские принадлежности:

Д-т 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности»

К-т 675 «Расчеты с прочими кредиторами»

4. Отнесена на расходы стоимость НДС:

Д-т 81 «Расходы специального фонда»

К-т 675 «Расчеты с прочими кредиторами»

5. Перечислена оплата за полученные запасы:

Д-т 675 «Расчеты с прочими кредиторами»

К-т 323 «Специальный регистрационный счет для учета средств, полученных как плата за услуги»

6. Списаны на расходы ТЗР:

Д-т 811 «Расходы по средствам, полученных как плата за услуги»

К-т 675 «Расчеты с прочими кредиторами»

7. Безвозмездно получены запасы:

Д-т 20 «Производсвенные запасы»

К-т 713 «Доходы по другим поступлениям специального фонда»

8. Выбытие запасов:

Д-т 81 «Расходы специального фонда»

К-т 20, 21, 22, 23 «Производственные запасы», «Животные на выращивании и откорме», «МБП», «Материалы и продукты питания»



Заключение

Запасы - оборотные материальные активы, которые принадлежат учреждению, обеспечивают его функционирование, и расходование которых ожидается осуществить в течение 1 года.

Запасы бюджетных учреждений разделяются на такие группы, как производственные запасы, животные на выращивание и откорме, МБП, материалы и продукты питания, готовую продукцию, а также продукцию сельскохозяйственного производства.

В бухгалтерском учёте запасы, в том числе, полученные или переданные безвозмездно зачисляются на баланс по стоимости, которая делится на первоначальную, справедливую и восстановительную.

Отпуск запасов в использование, продажу или иное выбытие осуществляется по:

балансовой стоимости (т.е. первоначальной, справедливой или восстановительной)

средневзвешенной себестоимости, применяется при наличии в учреждении значительного количества однотипных запасов, приобретённых по разным ценам.

Запасы могут поступать в бюджетные учреждения в результате:

1. Непосредственного получения от поставщиков, от иных подразделений учреждения;

2. В порядке гуманитарной помощи;

3. В порядке централизованного снабжения;

4. Через подотчетных лиц.

Операции по поступлению запасов оформляются счетами-фактурами, приходными накладными, актами приемки материалов и т.д.

Приём материалов осуществляется комиссией с обязательным участием материально ответственного лица, представителя поставщика или незаинтересованной организации.

Обязательным условием при оприходовании запасов является отметка материально ответственного лица о принятии материалов на ответственное хранение (ставится подпись).

Если при оприходовании обнаружено повреждение или потери материалов в результате транспортировки, бюджетные учреждения составляют коммерческий акт, который передаётся транспортной организации, выполнявшей доставку материалов.

Материальные ценности, поступившие в бюджетное учреждения в порядке гуманитарной помощи, принимаются созданной приказом руководителя учреждения комиссией с обязательным участием работника бухгалтерии и представителя вышестоящей организации.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит от того, какие материалы расходуются и на какие цели, а также от периодичности их использования

Ответственность за приём, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально ответственных лиц. Материальная ответственность рабочих и служащих наступает согласно действующему трудовому законодательству.

В бюджетных учреждениях письменные договора о полной материальной ответственности должны заключаться с заведующим хозяйства, рабочими, которые выполняют работы по приему (выдаче) материальных ценностей другим рабочим бюджетного учреждения.

Материалы должны храниться в специально приспособленных помещениях (складах, кладовых), оснащённых весоизмерительными приборами, обеспечивающими точность подсчёте количества принятых и отпущенных материалов. Если в учреждении есть несколько хранилищ (в отделениях, филиалах), то по каждому из них закрепляется группа материалов. Хранилищу присваивается номер (шифр), который проставляется на всех приходных и расходных документах.

Поступление материалов оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, товарно-транспортной накладной).

Оформление отпуска материалов со складов учреждения осуществляется на основе документов, утвержденных руководителем учреждения.

Для синтетического учета запасов предусмотрен класс 2 «Запасы» плана счетов. Класс 2 «Запасы» объединяет следующие синтетические счета, а именно: счет 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и

счет 23 «Материалы и продукты питания».

Для учёта запасов, предназначенных для выполнения научно-исследовательских работ, для использования в производстве и капитальном строительстве предусмотрен счёт 20 «Производственные запасы».



Список использованной литературы

1. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. для вузов / под ред. Чебанова Н., Василенко Ю. - М.: Новое знание, 2002. - 672с.

2. Джога Р.Т., Свірко С.В., Сідельник Л.М.Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Підручник/ За заг. ред. проф. Р.Т.Джоги. - К.: КНЕУ, 2004. - 483с.

3. Малюга Н.М. Пути совершенствования оценки в бухгалтерском учете:Теория, практика, перспективы. -М.: Финансы, 1998. - 384 с.

4. Свірко С.В. Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах: Навч. посібник. - К.:КНЕУ, 2003, - 380 с.

5. Сук П.Л. Черныш Л.А. Учет запасов / / Бухгалтерия в сельском хозяйстве. 1998 - № 1 с.7-10.

Размещено на Allbest.ru

...