Особенности и учет документооборота предприятия

Размещено на http://allbest.ru

1. Опишите современную систему документального обеспечения на предприятии

документальный распорядительный реквизит деловой

Современное делопроизводство включает:

· обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

· организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления. Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем. Термины «делопроизводство» и «ДОУ» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

На сегодняшний день в управленческой практике преобразующим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако, ряд документов, таких, например, как заявление, объяснительные записки, создаются обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, оно предписывается законами и актами государственного управления. Так, федеральный закон об информации, информации и защите информации указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой на основе:

· законов

· нормативных правовых актов

· методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

· Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

· Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

· Правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов РФ (министерств, комитетов, служб и др.) как общеролевого, так и ведомственного характера;

· Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

· Государственные стандарты на документацию;

· Унификационные системы документации;

· Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Методические документы регламентируют:

· технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;

· работу службы делопроизводства (ее структуру, функцию, штамп, технические обеспечения и др.).

В России существует государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации:

· управленческого труда и охраны труда;

· архивного хранения документов.

В результате документирования деятельности организации создается документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции официальных документов:

· информационная (документ создают для сохранения информации);

· социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);

· коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);

· культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).

Специальные функции официальных документов:

· управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчетные, организационно-распорядительные и другие документы);

· правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером является законодательные и правовые нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию);

· историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив).

Официальные документы подразделяют на:

· управленческие;

· научные;

· технические;

· технологические;

· производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

· организационная;

· распорядительная;

· организационная;

· информационно-справочная;

· по личному составу;

· плановая.

2. Назовите основные виды организационных документов; распорядительных документов; информационно-справочных документов; перечислите обязательные реквизиты этих видов документов

Организационные документы: устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, их назначение и основные виды

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:

· общие положения;

· организационное единство;

· регламент деятельности;

· финансово - материальная база;

· отчетная и ревизионная деятельность;

· порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

· наименование министерства или ведомства;

· название организации;

· название вида документа;

· дата, номер;

· место издания;

· гриф утверждения;

· текст;

· подпись руководителя.

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:

1. общие положения;

2. должностные обязанности;

3. права;

4. ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

1. наименование министерства или ведомства;

2. наименование организации;

3. наименование вида документа;

4. дата, номер;

5. место издания;

6. заголовок в именительном падеже;

7. гриф утверждения;

8. текст;

9. подпись автора;

10. визы.

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные - это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые - это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения:

1. общие положения;

2. основные задачи;

3. функции;

4. права;

5. организация работы.

Формуляр - образец положения состоит из реквизитов:

· наименование ведомства,

· название организации,

· наименование структурного подразделения,

· гриф утверждения,

· наименование вида документа - положение,

· дата, номер,

· место издания (город),

· заголовок,

· текст,

· подписи,

· гриф согласования,

· визы.

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

1. организация работы предприятия;

2. взаимные обязанности работников и администрации;

3. предоставление отпусков;

4. командирование сотрудников;

5. внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

Виды документов. Распорядительные документы: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями. В настоящее время основными видами распорядительных документов являются: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:

1. организационным;

2. планирования производства;

3. строительства, материально - технического снабжения;

4. сбыта;

5. финансов и кредита;

6. труда и заработной платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного их издания. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Схема подготовки распорядительных документов следующая:

1. всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

2. согласование текста и его подписание;

3. обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен отдельными специалистами или структурными подразделениями. Основным распорядительным документом является приказ. Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Приказами оформляются:

1. порядок деятельности предприятия;

2. решения и поручения по организации работы;

3. организационные мероприятия;

4. итоги работы;

5. результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами. Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

1. изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно - справочных документов предприятия;

2. подготовку текста документа;

3. согласование текста документа;

4. подписание приказа;

5. доведение до сведения исполнителей.

Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу. Текст приказа состоит из двух частей:

1. констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;

2. распорядительной.

Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается. Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации. Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ. К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ. Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.

Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом "Согласование". Реквизиты приказа:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование вида документа - ПРИКАЗ;

4. дата, номер;

5. место составления;

6. заголовок;

7. текст;

8. подпись;

9. визы согласования.

С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки. Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы. Констатирующая часть текста пишется полностью. Реквизиты выписки из приказа:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

4. дата, номер (те же, что и у приказа);

5. место составления;

6. заголовок;

7. часть текста;

8. подпись (кроме личной подписи);

9. заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).

Приказы оформляются на общих бланках.

Следующим видом распорядительного документа является распоряжение. Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д. Выделяют следующие виды распоряжений:

а) длительного действия;

б) касающиеся конкретного вопроса.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: "В соответствии", "В связи", "В целях". Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. дата, номер;

4. место издания;

5. заголовок;

6. текст;

7. подпись;

8. отметка о согласовании.

Текст оформляется на бланке формата А4. Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами. Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.

Еще один вид распорядительного документа - указание. Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно - методического характера. К вопросам организационно - методического характера относятся следующие:

а) организация исполнения приказов;

б) организация исполнения инструкций.

Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной. Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: "Во исполнение ...", "В целях...", "В соответствии ...".

Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания. Указание оформляется на бланке формата А4. Формуляр указания состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование вида документа;

4. дата, номер;

5. место издания;

6. заголовок;

7. текст;

8. подпись;

9. отметка о согласовании.

Следующий вид распорядительного документа - решение. Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Формуляр решения состоит из реквизитов:

1. название организации;

2. наименование вида документа;

3. дата, номер;

4. место издания;

5. заголовок;

6. текст;

7. подписи (председатель, секретарь);

8. визы.

Следующий вид распорядительного документа - постановление. Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.

Информационно - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно - справочных документов:

1. акт;

2. протокол;

3. докладная записка;

4. объяснительная записка;

5. справка;

6. письма;

7. телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов информационно - справочных документов является акт. Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке. Формуляр акта состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения;

4. наименование вида документа;

5. дата, номер;

6. место издания;

7. заголовок;

8. текст;

9. приложения;

10. подписи (членов комиссии);

11. гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.

Следующий вид информационно - справочного документа - протокол. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Пишутся от начала левого поля. Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания. Формуляр протокола состоит из реквизитов:

1. наименование организации или ведомства (если есть);

2. НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - крупно;

3. наименование структурного подразделения(если есть);

4. наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

5. дата заседания, номер (в течение календарного года);

6. место составления (город);

7. заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

8. текст вводной и основной части;

9. подписи;

10. гриф утверждения, согласования (если нужно).

Следующий вид информационно - справочного документа - докладная записка. Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:

а) информационные;

б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор - составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:

1. изложение фактов, послуживших причиной её составления;

2. выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

1. наименование структурного подразделения(если есть);

2. наименование вида документа - докладная записка;

3. дата, номер;

4. адресат;

5. заголовок;

6. текст;

7. приложения;

8. подпись.

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения (если есть);

4. наименование вида документа - докладная записка;

5. дата, номер;

6. место издания;

7. адресат;

8. заголовок;

9. текст;

10. приложения;

11. подпись.

Следующий вид информационно - справочного документа - объяснительная записка. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями. Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения (если есть);

4. наименование вида документа;

5. дата, номер;

6. место издания;

7. адресат;

8. заголовок;

9. текст;

10. подпись.

Следующий вид информационно - справочного документа - справка. Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело. Формуляр справки состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения (если есть);

4. наименование вида документа;

5. дата, номер;

6. место издания;

7. адресат;

8. заголовок;

9. текст;

10. подпись;

11. печать.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

Следующий вид информационно - справочного документа - доклад. Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть - изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Следующий вид информационно - справочного документа - телеграмма. Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:

· адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;

· наименование должности;

· подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;

· печать;

· дата.

Следующий вид информационно - справочного документа - телефонограмма. Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы. Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации - отправителя;

3. наименование вида документа;

4. дата, номер;

5. место составления;

6. адресат;

7. заголовок;

8. текст;

9. подпись;

10. должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;

11. должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо. Виды служебных писем:

1. письмо - просьба;

2. письмо - предложение;

3. письмо - претензия;

4. письмо - запрос;

5. письмо - извещение;

6. информационное письмо;

7. письмо - отказ;

8. письмо - напоминание;

9. сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит из реквизитов:

· наименование министерства или ведомства;

· название организации;

· наименование структурного подразделения (если есть);

· адрес организации (почтовый, телеграфный);

· номер телефона, факса, телетайпа;

· номер счета в банке;

· дата, номер;

· ссылка на индекс и дату входящего документа;

· адресат;

· заголовок;

· текст;

· приложения;

· подпись;

· печать;

· фамилия и телефон исполнителя;

· гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

А теперь рассмотрим отдельные виды писем. Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ.

Письмо - приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо - приглашение может содержать:

· полную повестку дня мероприятия;

· фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;

· фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;

· способ проезда и другую информацию.

Информационное письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция. Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию. Письмо - извещение - документ, являющийся ответом на запрос. Письмо - извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: "Ставим Вас в известность...".

Письмо - подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма - подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо - подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ ...

Письмо - напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В гарантийном письме организация - адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку.

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия.

Письмо - претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо - претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Письмо - ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма - запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо - ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

1. принятие предложения;

2. отказ от предложения;

3. выполнение просьбы;

4. ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован. Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Структура письма иностранному партнеру:

1. эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);

2. адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);

3. номер документа в цифровой или буквенной форме;

4. дата в буквенно - цифровой форме;

5. адрес получателя;

6. вступительное обращение;

7. заголовок;

8. текст;

9. заключительная формула вежливости;

10. личная подпись автора письма;

11. ниже подписи - её расшифровка;

12. на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

- указание (код) отправителя;

- дата и время передачи;

- длительность передачи;

- номер телефакса, с которого передана информация;

- количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.

Модем - средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами - пользователями ПК. Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.



3. Классификация писем. Стандартные фразы и выражения в деловых письмах. Реквизиты формуляра делового письма

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письмаответы и др.

Инструкционные письма исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по различным вопросам.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относят письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов.

В рекламационных письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения.

Текст письма должен быть лаконичным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны представляемого вопроса должны освещаться с достаточной полно-той, кратко и ясно.

Стандартные фразы и выражения в деловых письмах

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различныхписем.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

? «Уважаемый Игорь Леонидович!»;

? «Господин Зорин!»;

? «Игорь Леонидович!»;

? «Уважаемый г-н Зорин!»;

? «Уважаемые господа» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

Затем уместны были бы слова благодарности:

? «Мы были рады получить Ваше письмо»;

? «Большое спасибо за факс от 03.11.2004»;

? «Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма».

Составитель деловых и коммерческих писем должен знать и использовать набор стандартных фраз.

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

? В связи с отсутствием финансовой помощи…

? В связи со сложной сложившейся ситуацией…

? В порядке проведения совместной работы...

? В соответствии с Вашим письмом...

? В соответствии с протоколом...

? В ответ на Ваше обращение...

? В подтверждение нашей договоренности...

? В целях усиления ответственности...

? На Ваше обращение...

Если составляется письмо-просьба, используются такие выражения:

? Просим оказать содействие...

? Просим выслать в наш адрес...

? Просим принять участие...

? Прошу принять меры...

? Прошу принять к сведению...

? Прошу ликвидировать задолженность...

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

? Направляем информацию...

? Возвращаем справочные материалы...

? Высылаем подписанный с нашей стороны договор...

? Посылаем справочную литературу...

Отправка груза, документа:

? Отправляем Вам…

? Направляем Вам…

Письма-подтверждения начинаются так:

? Подтверждаем...

? С благодарностью подтверждаем…

? Фирма «Круиз» подтверждает...

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

? Напоминаем, что...

? Напоминаем Вам, что…

В письмах-извещениях - такие:

? Сообщаем, что....

? Ставим Вас в известность, что...

? Извещаем Вас, что…

Письмо - предупреждение:

? Фирма оставляет за собой право обратиться …, если Вы …

? Задержка поставок может привести к …

? Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены …

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

? Оплату гарантируем...

? Качество изделий гарантируем...

? Сроки выполнения гарантируем...

Письма-приглашения могут начинаться со слов:

? Приглашаем принять участие...

? Мы рады пригласить Вас...

? Приглашаем Вас…

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям:

? Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...

? Направленный в наш адрес проект плана совместных действий

изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

? Убедительно просим Вас выделить 10 млн р. на проведение благотворительного марафона.

? Убедительно просим направить в наш адрес информацию.

? Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

? Просим извинить за задержку с ответом.

? Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

? Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной.

? Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.

? С уважением…

Реквизиты формуляра делового письма.

Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документа. К реквизитам делового письма относятся 16 из 30, указанных в ГОСТе.

Реквизит 01 - Государственный герб Российской Федерации;

Реквизит 02 - герб субъекта Российской Федерации;

Реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак;

Реквизит 08 - наименование организации;

Реквизит 09 - справочные данные об организации;

Реквизит 11 - дата документа;

Реквизит 12 - регистрационный индекс (номер) документа;

Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

Реквизит 15 - адресат;

Реквизит 18 - заголовок к тексту;

Реквизит 20 - текст документа;

Реквизит 21 - отметка о наличии приложения;

Реквизит 22 - подпись;

Реквизит 25 - печать;

Реквизит 27 - отметка об исполнителе;

Реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Все должны знать некоторые термины и определения.

Формуляр - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов документа.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Список литературы

1. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 3-е изд. испр. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008. - 328 с.

2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. - М., 2005. - С. 33.

3. Л.А. Румынина. Документационное обеспечение управления: учебник для студентов учреждений сред. проф. образования / Л.А. Румынина. - 4-е изд., испр. и доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2006. - 224 с.

4. Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, Н.И. Воробьев. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 2008, 304 с.

5. Л.П. Салазкина. Основы делопроизводства. требования к тексту документа: Учебное пособие, 3-е перераб. и доп. изд. - Кемерово: Кузбасс-вузиздат, 2008. - 300 с.

6. П.В. Веселов. Современное деловое письмо в промышленности. - М.: Изд. стандартов, 2009. - С. 4.

Размещено на Allbest.ru

...