Бухгалтерский учет на предприятии ГУП "Бумажная фабрика Гознака"
Направления хозяйственной деятельности, производственная структура и структура управления предприятия. Общая характеристика организации бухгалтерского учета. Организация синтетического учета и аналитических расчетов с подотчетными лицами, их оформление.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 29.10.2014 |
| Размер файла | 33,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
СОДЕРЖАНИЕ
- Введение
- 1. Общая характеристика предприятия
- 1.1 Направления хозяйственной деятельности, производственная структура и структура управления
- 1.2 Краткое описание основных технологических процессов и применяемого оборудования
- 1.3 Основные технико-экономические показатели
- 2. Учет расчетов с подотчетными лицами
- 2.1 Организация учета расчетов с подотчетными лицами о основные методы учета
- 2.2 Нормативно-законодательные документы по учету расчетов с подотчетными лицами
- 3. Организация учета расчетов с подотчетных лицами на предприятии ГУП «Бумажная фабрика Гознака»
- 3.1 Общая характеристика организации бухгалтерского учета на предприятии
- 3.2 Синтетичский учет и аналитический расчетов с подотчетными лицами
- 3.3 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами
- Заключение
- Список использованных источников
Введение
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.
С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.
Цель работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследования является ГУП «Бумажная фабрика Гознака», созданная в городе Борисове в 1996 году. Данное предприятие занимается производством и реализацией бумаги различного потребительского назначения и печатной продукции.
Предметом исследования являются организация учета расчетов с подотчетными лицами в этой организации.
В данной работе изложены теоретические и практические вопросы, касающиеся учетов расчета с подотчетными лицами предприятия, изучены цели и задачи учета расчетов с подотчетными лицами, описаны основные этапы, документальное оформление и методика учета расчетов с подотчетными лицами. бухгалтерский учет управление аналитический
Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные ГУП «Бумажная фабрика Гознака» г. Борисова.
1. Общая характеристика предприятия
1.1 Направления хозяйственной деятельности, производственная структура и структура управления
В 2000 году бумажная фабрика Гознака Республики Беларусь была преобразована в унитарное государственное предприятие. Численность занятых на предприятии работников по состоянию на 1 ноября 2004 года составляла 582 человека.
Основной деятельностью предприятия является:
- Производство документной бумаги;
- Разработка и производство бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности;
- Производство бумаги технического назначения и бумажно-беловых товаров;
- Производство конвертов;
- Полиграфические услуги;
Номенклатура выпускаемых изделий включает в себя бумагу офисную и писчую, бумагу для изготовления обоев, бумагу для множительной техники, ленты чековые, конверты, тетради, канцелярские книги, блокноты, товарно-транспортные накладные, путевые листы, кассовые ордеры и прочие бланки. Объем полиграфического производства составляет около 50% от всей выпускаемой предприятием продукции.
В настоящий момент предприятие обладает лицензиями на следующие виды деятельности:
1 . Разработка и производство бланков строгой отчетности (кроме группы А). Лицензия МФ №0000019, , выдана 23.10.2002 г.;
2. Разработка и производство специальных материалов для защиты от поделки бланков строгой отчетности. Лицензия МФ № 0000020, выдана 23.10.2002 г.;
3. Выпуск бланочной продукции. Лицензия ЛП № 262, выдана Министерством информации Республики Беларусь 11.05.1998 г.
4. Издание официальной литературы на европейских языках. Лицензия ЛВ № 314, выдана Министерством информации Республики Беларусь 22.07.1998 г.
Управление предприятием осуществляется руководителем, который назначается Борисовским горсполкомом и ему подотчетен. Руководитель осуществляет свою деятельность на основании и в соответствии с условиями контракта, заключаемого с ним органом местного самоуправления или уполномоченным им лицом. По вопросам, отнесенным к компетенции предприятия, руководитель действует на принципах единоначалия.
1.2 Краткое описание основных технологических процессов и применяемого оборудования
Технологический процесс изготовления ТТН и ТН обеспечен соответствующим специализированным оборудованием:
- 6-ти красочная машина «Giebeler R520»;
При двухсменной работе указанное оборудование может выпускать до 48 млн. номеров ТТН и ТН в год.
Бланки ТТН-1 и ТН-2 изготавливаются квитанционными книжками в книжке 25 комплектов по 4 экземпляра (25 комплектов по 3 экземпляра, 50 комплектов по 3 экземпляра). Все экземпляры каждого комплекта нумеруются одним номером, изготавливаются на бумаге документной марки Д-4 с химической защитой и (защитным волокном) согласно технического задания офсетным способом печати на печатной машине «Giebeler R520».
Нумерация выполняется высоким способом печати специальной краской на этой же печатной машине.
Фон каждого экземпляра бланка печатается краской определенного пантона.
Текст и таблицы всех экземпляров печатаются офсетной краской черного цвета.
Технологический процесс изготовления бланков включает в себя следующие стадии производства:
--входной контроль качества проводят по правилам, предусмотренным ГОСТ 8047-93 на соответствие ее фактических показателей к требованиям нормативных стандартов на бумагу;
-- печатные процессы состоят из технологических операций: изготовление монтажа, печатных форм, подготовки бумаги и самого процесса печатания;
-- для изготовления печатных офсетных форм готовят диапозитивные пленки текстов и репродуктивных элементов в г. Минске на УП « КРИПТОТЕХ»;
-- изготовление печатных форм производится на нашем предприятии
на оборудовании: SACK, INTERPLATER 62;
-- процесс печати производится на пяти секциях: на первой - печать фона сетки оборота, на второй - черная краска оборота, третья-фон сетки лицевой стороны, четвертая секция печатает черным цветом, пятая - печать нумерации. Нумерация прямого счета производится по заранее разработанным схемам, относительно выбранного тиража.
--резка бланков производится на резательной машине «Воленберг» по приведенному макету.
--ручная комплектовка накладных производится способом подборки в комплекты;
-- шитье блоков производится скобами из проволоки полиграфической по ГОСТ 7480 в двух местах в блоки по 25 и 50 номеров;
-- сшитые блоки разрезают на установленный формат;
-- товарно-транспортные накладные должны упаковываться по 10 блокнотов в мешочную бумагу по ГОСТ 8273 или термоусадочную пленку;
-- маркировка производится при помощи ярлыка с нанесенным на него штрих-кодом.
-- транспортирование и хранение бланков производится в соответствии с требованиями ОСТ и в соответствии с правилами перевозок, действующих на данном виде транспорта.
При разработке и изготовлении бланков строгой отчетности должны быть использованы элементы защиты, как поддающиеся визуальному контролю и простейшим приборным методам контроля, так и требующие криминалистического анализа, известные только изготовителю, органам, проводящим экспертизу, и, по требованию заказчику.
Изготовление бланков строгой отчетности не допускается без предварительной экспертизы их защищенности от подделки.
Основными материалами для производства бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, являются: бумага документная с элементами защиты: водяными знаками, защитными волокнами, специальными добавками, самокопирующаяся бумага, а также защитные краски, специальные покрытия, голограммы, средства защиты от подделки.
В производстве ТТН-1 и ТН-2 по данному проекту используется бумага документная с элементами защиты собственного производства.
Бумага должна изготавливаться по технологическим регламентам, утвержденным в установленном порядке, и соответствовать требованиям государственного стандарта Республики Беларусь.
Основным поставщиком смесевых красок Pantone является МПК «Сан-Кемикл» г. Москва.
Основными поставщиками расходных материалов являются СП «Унифлекс», ЗАО «Белый терем», ООО «Туссон», ЗАО «Итрако».
На сегодняшний день на фабрике установлена 1 ротационно-печатная машина с мощностью производства продукции 5 млн. печатных листов в месяц при двухсменном режиме и 100 %-й загруженности, а в рабочем режиме - 4 млн. печатных листов в месяц при 80%-й загруженности. Как видно из вышеприведенной таблицы, ежемесячный объем бланков строгой отчетности в январе 2003 года составит 5,25 млн. печатных листов в месяц и уже к июлю этого же года возрастет до 7 млн. печатных листов. В связи с этим ля обеспечения всего производства документов строгой отчетности в 2006 году фабрике необходимо приобрести оборудование с производственной мощностью не менее 3 млн. печатных листов в месяц. С этой целью закупается печатная машина «Giebeler R520», рассматриваемая в данном проекте, которая позволит разрешить дефицит недостающих мощностей. Производственная мощность при 100% загрузке машины составит:
120 / 0,61 х 60 х 8 х 2 х 21 ? 4 млн. печатных листов, где:
120 м/мин -- рабочая скорость печати машины с нанесением нумерации;
0,61 м - длина печатного листа;
8 - количество рабочих часов;
2 - количество рабочих смен;
21 - усредненное количество рабочих дней в месяц.
Производительность машины в рабочем режиме:
4 млн. х 75% = 3 млн. печатных листов.
1.3 Основные технико-экономические показатели
Производственные мощности предприятия находятся в исправном техническом состоянии и в настоящее время загружены более чем на 80%. В 2003 году предприятие произвело 8038 тонн бумаги, в 2004 году -8904 тонн. Мощности предприятия по полиграфической продукции в 2004 г. составили 30578 тыс. печатных листов, за 9 месяцев 2005 г. 35927 тыс. печатных листов.
В настоящее время ГУП «Бумажная фабрика Гознака Республики Беларусь» работает достаточно стабильно, не имеет убытков и своевременно рассчитывается по своим обязательствам.
2. Учет расчетов с подотчетными лицами
2.1 Организация учета расчетов с подотчетными лицами о основные методы учета
Не все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.
Подотчетными суммами называют денежные авансы, выдаваемые работникам организации их кассы на мелкие хозяйственные и командировочные расходы.
Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца) , суточных и расходов по найму жилого помещения.
Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость работ, услуг, продукции. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой начисленной командируемому заработной платы для определения подоходного налога.
2.2 Нормативно-законодательные документы по учету расчетов с подотчетными лицами
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РБ, утвержденным Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 31 октября 2002 г. № 213 на основании ст. 26, 31 Банковского кодекса Республики Беларусь. Так, в этом документе сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.
Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет, согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции. Расчеты наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями допускаются согласно указа президента Республики Беларусь от 29.06.2000г. № 359 в размере не более 50 базовых величин в месяц.
Предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.
Следует иметь в виду, что средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер - бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.
Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных за каждый день командировки, расходов за наем помещений на срок командировки в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Порядок выдачи наличных денег под отчет заключается прежде всего в обязательном предварительном обеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные расходы.
В исключительных случаях допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Субъекты хозяйствования, физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, а также отдельных подразделений субъектов хозяйствования, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности субъектов хозяйствования, в размере и на сроки, определяемые руководителя-ми, но не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:
-- не более трех рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда;
-- не более десяти рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения субъектов хозяйствования, физического лица. осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда;
-- до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработной платы.
Нормативно-правовая база по учету расчетов с подотчетными лицами включает следующие документы: Указ Президента РБ «Об утверждении Порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республики Беларусь; Постановление Нацбанка РБ от 26.03.2003г. «Об утверждении Правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь» с изменениями и дополнениями по состоянию на 28.06.2004 г., 994 постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21.04.2004г, №72 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» и другими нормативными правовыми актами.
Также основные положения по учету расчетов с подотчетными лицами в закреплены в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18 октября 1994 г. № 3321-XII (в ред. Закона Республики Беларусь от 25.06.2001 № 42-З, от 17.05.2004 № 278-З)
3. Организация учета расчетов с подотчетных лицами на предприятии ГУП «Бумажная фабрика Гознака»
3.1 Общая характеристика организации бухгалтерского учета на предприятии
На предприятии ГУП «Бумажная фабрика Гознака» применяется мемориально-ордерная форма учета. Это одна из старейших форм учета. На основании первичных документов, поступивших в бухгалтерию, составляются бухгалтерские проводки, оформлением в виде мемориальных ордеров. Мемориальные ордера также составляются по группе документов, данные которых систематизированы в накопительных ведомостях по признаку однородности операций.
За каждым мемориальным ордером закрепляются постоянный номер, который регистрируется в специальном регистрационном журнале. По некоторым синтетическим счетам ведутся карточки аналитического учета.
Регистром синтетического учета при этой форме является Главная книга, записи в которую производятся на основании мемориальных ордеров. В конце месяца по итогам синтетических счетов Главной книги составляется оборотная ведомость, которая используется для составления бухгалтерского баланса. Недостатки этой формы состоят в том, что приходится составлять большое количество мемориальных ордеров и неоднократно записывать одни и те же данные в учетные регистры. Раздельное ведение синтетических и аналитических регистров ведет к отставанию аналитического от синтетического.
На предприятии ведение синтетического и аналитического учета организовано на основе первичных и сводных документов. Ответственность за ведение бухгалтерского учета возложена на главного бухгалтера предприятия. Учетные функции бухгалтера определены его должностной инструкцией, в которой указаны обязанности, права, ответственность, квалификационные требования и другие положения по его работе.
Одним из основных документов, которым руководствуется бухгалтер в своей работе, является «Учетная политика предприятия». Учетная политика ГУП «Бумажная фабрика Гознака» окончательно формируется директором предприятия и оформляется приказом. Данный документ содержит в себе варианты учета и оценки объектов учета, по которым разрешена вариантность, а также формы, техники ведения и организации бухгалтерского учета, которые наиболее эффективны и выгодны в деятельности данного предприятия. В данном документе сформулирован метод определения выручки от реализации продукции для предприятия, который состоит в том, что реализация считается совершенной по мере оплаты продукции и поступления денег либо на счета предприятий в банке, либо наличными в кассу предприятия, сопровождаемый проводками в дебет счетов 50 «Касса» и 51 «Расчетный счет» по кредиту счета 90 «Реализация».
Рабочий план счетов предприятия составлен на основании Типового плана счетов и Инструкции по его применению, утвержденных Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 60.05.2003г,№89.
В архиве все документы хранятся не менее 5 лет. Расчетные документы по заработной плате хранятся в течение срока существования организации.
3.2 Синтетичский учет и аналитический расчетов с подотчетными лицами
Для учета денежных средств, выданных подотчет своим работникам (состоящим в списочном составе) на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки, предназначен активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Выдача наличных денег под отчет на командировочные и хозяйственные расходы отражается бухгалтерскими проводками:
Д-т сч. «Расчеты с подотчетными лицами» и К-т сч.50 «Касса» - при выдаче наличных денежных средств из кассы организации.
Д-т сч. «Расчеты с подотчетными лицами» и К-т субсчета 55/7 «Банковские карты» - при получении наличных денежных средств подотчетным лицом с карт-счета.
Израсходованные подотчетные суммы согласно авансовым отчетам списываются со счета 71 следующими проводками:
К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами", ж/о 7 (03)
Д-т сч. "Материалы" (07, 12-1, 15, 41) -- на стоимость приобретения через подотчетных лиц материальных ценностей, а также расходы, связанные с их приобретением, В-2;
Д-т сч. 08 "Капитальные вложения" -- на расходы, связанные с выполнением строительно-монтажных работ, перегоном транспортных средств и другими работами, требующими капитальных вложений, В-3;
Д-т сч. 20 "Основное производство" (25, 26) -- на суммы расходов, связанных с производством продукции, обслуживанием производства и др., В-3;
Д-т сч. 28 "Брак в производстве" -- на суммы затрат, связанных с исправлением внешнего брака у покупателя, В-3;
Д-т сч. 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" -- на суммы расходов, связанных с выполнением работ, относящихся к непромышленной деятельности предприятия, В-3;
Д-т сч. 97 "Расходы будущих периодов" -- на суммы затрат, связанных с выполнением работ, относящихся к расходам будущих периодов, В-5;
Д-т сч. 44 "Коммерческие расходы" -- на суммы расходов по командировкам работников, сопровождающих отгруженную покупателям продукцию (если такие расходы, согласно договорным обязательствам, не возмещаются покупателями), по организации рекламы, участию в выставках, ярмарках и других мероприятиях, связанных со сбытовой деятельностью, В-5;(см. Приложение 2)
Д-т сч. 50 "Касса" -- при сдаче выручки за реализованные товары (продукцию) на рынке, выручки столовых, буфетов, В-4;
Д-т сч. 51 "Расчетный счет" (57) -- на сданную выручку подотчетным лицом за реализованные товары (продукцию) на рынке, В-4;
Д-т сч. 50"Касса"(81) -- на стоимость приобретенных марок, талонов, абонементов, билетов и т.п. через подотчетных лиц, В-4;
Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" -- на удержание невозвращенного остатка подотчетных сумм в пределах, разрешенных законодательством; выдачу заработной платы по трудовому соглашению из подотчетных сумм за выполнение погрузочных, транспортных и других работ по месту командировки работника предприятия, В-8;
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" -- при отнесении на виновных лиц своевременно не возвращенных подотчетных сумм, В-5;
Д-т сч. 99 "Прибыли и убытки" -- на расходы по командировкам, связанным с выполнением работ по ликвидации последствий стихийных бедствий и иных чрезвычайных происшествий, вызванных экстремальными обстоятельствами; списание на убытки подотчетных сумм при невозможности цх взыскания; оплата подотчетными лицами судебных издержек и сборов, В-4;
Д-т сч. 90 "Использование прибыли"(91,92) -- при списании сумм на командировочные расходы, произведенные сверх установленных норм В-4;
Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" -- на суммы невозвращенного остатка аванса, а также суммы, подлежащие удержанию по исполнительному листу, В-5;
Д-т сч. 86 "Целевые финансирование и поступления" -- при оплате расходов из подотчетных сумм, связанных с целевыми мероприятиями, В-4.
Учет наличия и движения подотчетных сумм обобщается в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов.
В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.
На предприятии также ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.
3.3 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами
Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.
Выдача наличных денег на расходы, связанные со служебными командировками, может быть произведена за счет возврата средств, ранее выданных на эти цели и хранящихся в кассе субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, в пределах установленного лимита остатка кассы. Под отчет суммы, выдаются на основании оформленного расходного кассового ордера.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.
К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции (товаров, работ, услуг), относятся: кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами (см. Приложение 3). Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.
Физические лица, использовавшие собственные денежные средства на покупку товарно-материальных ценностей, оказание услуг, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах субъекта хозяйствования. Возмещение средств, использованных физическими лицами в интересах субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, производится в установленной законодательством Республики Беларусь и разрабатываемыми в соответствии с ним банковскими правилами очередности платежей со счетов субъектов хозяйствования, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
Командировка оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования предприятия), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью (Приложение 4). При этом срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.
Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.
Лица, убывающие в командировки и прибывающие из них, регистрируются в специальных журналах.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда -- день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или Праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.
Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.
Направление в командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время (при предоставлении подтверждения с основного места работы) или в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе.
За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.
При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок ему сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям (работам), а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями по соглашению между ними.
После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об использовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.
Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезду, выплачиваются суточные и другие расходы в соответствии с действующим порядком.
Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) возмещаются в размере оплаченных счетов (квитанций) и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме случаев, когда командированному предоставляется бесплатное помещение), без представления подтверждающих документов -- по нормам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь. Когда в стоимость номера не включены дополнительные услуги (предоставление проживающему телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), то они также подлежат возмещению. Если же в стоимость номера (места) включена стоимость завтрака, суточные возмещаются командированному в размере 70% от установленной нормы.
Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированным работникам лишь в случае, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих квитанций с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.
Водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, останавливающаяся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях (по нормам, установленным Министерством финансов).
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных проездных документов (включая страховые платежи и комиссионный сбор). Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов. В исключительных случаях, при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного административного района, плата за проезд без представления проездных документов с разрешения нанимателя может быть компенсирована по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без предоставления подтверждающих документов.”
Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.
При командировании работников на незначительное расстояние от постоянного места работы, вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается в приказе о командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены в установленном порядке.
За время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.
В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.
При командировках за рубеж расходы до момента пересечения границы Республики Беларусь и обратно возмещаются в установленном порядке. Для оплаты проезда от границы и обратно до границы, за гостиницу в стране пребывания и на личные расходы (суточные) в обслуживающем предприятие учреждении банка командированному работнику деньги обмениваются на иностранную валюту. Валютные средства выдаются в размерах, установленных нормами командировочных расходов в иностранной валюте, утвержденными Минфином, оплата сверх норм производится из чистой прибыли.
Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание.
Сданный командированным авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется бухгалтерией и утверждается главным бухгалтером предприятия. Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов. В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходованных подотчетных сумм или невозврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из оплаты работников в установленном порядке.
Заключение
На примере ГУП «Бумажная фабрика Гознака» г. Борисова была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.
Расчеты с подотчетными лицами на предприятии ГУП «Бумажная фабрика Гознака» имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, готовой продукции, а в конечном итоге и денежных средств.
При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги
Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные командировки, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.
Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.
Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются и в следующий раз, что недопустимо.
Вообще происходит дублирование записей по лицевым счетам, то есть каждый бухгалтер делает разноску, но это издержки книжно-журнальной формы и автоматизированная локальная сеть решит этот вопрос. На предприятии в ближайшее время планируется внедрение автоматизированного комплексного бухгалтерского учета, и данные проблемы будут решены уже в конце 2005 года.
Список использованных источников
1. Гражданский кодекс Республики Беларусь от 07.12.1998. № 218-3 с изменениями и дополнениями.- www.pravo.by
2. Банковский кодекс Республики Беларусь от 25 октября 2000 г. № 441-З.- www.pravo.by
3. Налоговый кодекс Республики Беларусь (Общая часть) от 19.12.2002, №166-3. - www.pravo.by
4. Указ Президента РБ от 29.06.2000 № 359 «Порядок расчета между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями» - www.pravo.by
5. Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь. Утверждены Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 31 октября 2002 г. С изменениями и дополнениями от 29.10.2003 г. № 129 - www.pravo.by
6. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации" //Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 64, 8/6254).
7. Постановление правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 г. № 99 “Об утверждении правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь”. - www.pravo.by
8. Правила ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденные постановлением Правления Нацбанка РБ от 22.05.2001 № 115 с изменениями и дополнениями с изменениями и дополнениями от 31.12.2002г., № 261. - www.pravo.by
9. Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета: Утв.постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 30.05.2003 г. № 89. - Мн.: УП “ИВЦ Минфина”, 2003. - 200 с.
10. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2003.
11. Бухгалтерский учет. Учебно-практическое пособие. /Под ред. Н.И. Ладутько/ - Мн.: «ФУАинформ»,2004. - с.63-80
12. Данные бухгалтерского учета ГУП «Бумажная фабрика Гознака» г. Борисова
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Организация и нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами. Организация бухгалтерского учета на предприятии ООО "МСК-Строй". Методы первичного, синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
курсовая работа [435,1 K], добавлен 03.10.2014Деятельность швейной фабрики в области бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Проблемы бухгалтерского учета по командировочным расходам. Совершенствование бухгалтерского учета с подотчетными лицами в ООО "Кораблинская швейная фабрика".
дипломная работа [68,5 K], добавлен 13.10.2011Общие правила расчетов с подотчетными лицами. Выдача и учет подотчетных сумм. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы. Основы аналитического и синтетического учета. Журнал хозяйственных операций.
курсовая работа [930,5 K], добавлен 26.08.2010Деятельность швейной фабрики в области бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Проблемы бухгалтерского учета по командировочным расходам. Предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами швейной фабрики.
курсовая работа [74,5 K], добавлен 13.10.2011Основы ведения бухгалтерского учета и учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях на сегодня. Проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов. Предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
дипломная работа [104,7 K], добавлен 23.06.2010Экономическая характеристика и результаты деятельности предприятия. Исследование аналитического, синтетического и налогового учета расчетов с подотчетными лицами в организации. Аудит состояния учета и разработка предложений по усилению контроля расчетов.
дипломная работа [129,0 K], добавлен 05.01.2014Нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, обзор изменений в законодательстве. Изучение проблем бухгалтерского учета командировочных расходов. Документальное оформление хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами.
курсовая работа [400,0 K], добавлен 12.06.2014Изучение организации бухгалтерского учета на предприятии ОАО "ЮАИЗ", анализ существующего порядка документооборота. Особенности аналитического и синтетического учета кассовых операций и операций по расчетному счету. Порядок расчетов с подотчетными лицами.
отчет по практике [67,6 K], добавлен 30.12.2012Нормативно–законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами. Порядок выдачи денег под отчет. Требования, предъявляемые к документам по оформлению расчетов с подотчетными лицами. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами.
курсовая работа [55,0 K], добавлен 15.04.2015Общие положения, основные законодательные и нормативные нормы регулирования расчетов с подотчетными лицами. Аспекты ведения бухгалтерского учета командировочных расчетов и расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО "Тульский оружейный завод".
курсовая работа [35,5 K], добавлен 08.11.2015Динамика изменений в структуре активов и пассивов по данным баланса предприятия. Структура баланса ООО "Алатырская бумажная фабрика". Учет денежных средств, материально-производственных запасов, финансовых вложений, оплаты труда и расчетов с персоналом.
отчет по практике [85,3 K], добавлен 21.12.2010Анализ сущности и содержания учета расчетов с подотчетными лицами в условиях рыночной экономики. Особенности аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами. Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО "Александрит".
дипломная работа [108,2 K], добавлен 25.11.2014Организация и порядок учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии на примере ТОО "Управляющая компания "Максимум". Характеристика предприятия, основные показатели его финансово-хозяйственной деятельности. Порядок учета задолженности работников.
курсовая работа [71,0 K], добавлен 19.05.2014Нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами. Первичный учет расчетов. Выдача и учет подотчетных сумм. Организационно-экономическая характеристика предприятия.
курсовая работа [44,3 K], добавлен 05.02.2009Теоретические ведомости об организации и нормативно-правовом регулировании расчетов с подотчетными лицами. Особенности бухгалтерского и налогового учета расчетов с подотчетными лицами. Составление программы внутреннего аудита на примере ОАО "Борма".
дипломная работа [113,1 K], добавлен 04.11.2010Характеристика видов деятельности ЗАО "Экодор", особенности порядка формирования бухгалтерской отчетности. Рассмотрение формы бухгалтерского учета, используемой на предприятии. Анализ результатов аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.
отчет по практике [145,2 K], добавлен 25.05.2014Анализ деятельности предприятия "САН ИнБев" в области бухгалтерского учета. Контроль за движением подотчетных сумм. Бухгалтерские документы по оформлению движения денежных средств. Предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.
курсовая работа [306,0 K], добавлен 14.04.2013Нормативные законодательные материалы по учету расчетных операций. Значение и задачи учета расчетов с подотчетными лицами, характеристика его организации. Исследование порядка ведения учета расчетов в организации, анализ учета расчетов с персоналом.
дипломная работа [194,9 K], добавлен 03.01.2012Расчеты с подотчетными лицами как объект контроля. Особенности ведения учета расчетов с подотчетными лицами на современном этапе. Движение денежных средств, выданных под отчет, их документальное оформление. Учет хозяйственных и командировочных расходов.
курсовая работа [2,1 M], добавлен 20.06.2014Организационная и производственная структура исследуемого предприятия. Особенности организации учета денежных средств и расчетов с их применением, учета денежных средств в кассе. Методы расчетов с подотчетными лицами. Этапы и порядок учета оплаты труда.
отчет по практике [104,0 K], добавлен 02.06.2010
