Систематизация документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Работа с книгой. Факторы, способствующие хорошему запоминанию прочитанного материала

В современных условиях существует острая потребность в руководителях-профессионалах, которые заинтересованы в развитии собственного стиля решения проблем, а, следовательно, и в пополнении своих знаний. книга чтение алгоритм

Самообразование руководителя происходит на протяжении всей его деятельности, в процессе которой он приобретает знания, умения и навыки посредством чтения, контактов с другими людьми.

Один из самых доступных способов самосовершенствования -- это чтение книг. Можно создать собственную библиотеку, содержащую не только книги, но и журналы, сделать подборку соответствующих документов и докладов из официальных публикаций.

Одним из важнейших условий высокопродуктивного и быстрого чтения является четкое планирование работы. Прежде всего планируется содержание чтения.

При работе с книгой следует:

ь прежде всего ознакомиться с ее автором и структурой;

ь прочесть аннотацию, предисловие и оглавление;

ь посмотреть год издания.

Таким образом можно получить общее представление о книге и определить степень ее полезности для изучения конкретной проблемы.

При чтении специальной литературы можно либо бегло просматривать содержание книги, либо тщательно прорабатывать текст. Первый способ чтения позволяет ознакомиться со специальной литературой в общих чертах, что повышает эффективность работы с ней. Умение бегло просматривать книгу необходимо и для того, чтобы быть в курсе новых сведений по интересующей проблеме. Однако такая форма работы подходит лишь для литературы по той проблеме, в которой специалист достаточно хорошо ориентируется.

Необходимо соблюдать определенную последовательность в чтении, чтобы каждое произведение прибавляло что-то новое к научному багажу, вело бы вперед в познании науки. Здесь уместно вспомнить слова академика И. П. Павлова, обращенные к молодежи: "Последовательность, последовательность и последовательность. С самого начала своей работы приучите себя к строгой последовательности в накоплении знаний. Изучите азы науки прежде, чем пытаться перейти на ее вершины. Никогда не беритесь за последующее, не усвоив предыдущего". [2, с 95]

В процессе первичного чтения необходимо уточнить смысл иностранных слов и специальных терминов, встречающихся в тексте. Объяснение некоторых из них можно найти в самой книге, но в большинстве случаев приходится обращаться к словарям: иностранных слов, энциклопедическому, философскому, экономическому и другим.

Следующим этапом работы с книгой является выбор оптимального способа чтения. Существует целый ряд таких способов. Вот некоторые из них:

1. Просмотр книги. Этот способ применяется обычно при поиске тех или иных сведений, фактов, методов исследования проблемы и т. п. Просмотр научных работ может быть эффективным только при условии, что читатель обладает системой знаний в данной области науки, владеет навыками быстрой ориентации в тексте, выделения основных положений, идей автора, понимания и оценки системы доказательств и фактов, приведенных в книге.

2. Выборочное чтение. Этот способ обычно применяется в процессе чтения газет, журналов, сборников статей, хрестоматий. Эффективен он и при сборе информации по какому-либо вопросу, когда приходится знакомиться с большим количеством источников из разных областей знаний. Применять этот способ при изучении учебников, фундаментальных монографий, важнейших книг по изучаемой проблеме нерационально.

3. Полное, медленное чтение без анализа текста. Многие студенты чаще всего используют именно этот способ чтения. Однако для изучения учебной и научной литературы он малоэффективен. В процессе такого чтения внимание читателя не концентрируется на основных частях текста. Не выделяются теоретические положения и основные факты, не анализируются система доказательств, логика изложения материала. При таком чтении не происходит совершенствования основных интеллектуальных операций, а информация запоминается с трудом, после неоднократных повторений и воспроизводится в дальнейшем не оперативно, с пропусками и искажениями.

4. Чтение с "проработкой" содержания книги и осмыслением структуры. Это основной, наиболее эффективный способ чтения учебной и научной литературы, обеспечивающий и прочное запоминание информации, и "гимнастику ума". Он предполагает систему работы по анализу текста.

Помните: нельзя ожидать, чтобы можно было за один раз достигнуть полного выяснения всех особенностей изучаемого материала. Рекомендуем возвращаться к нему второй, третий, четвёртый раз, чтобы то, что осталось непонятным, дополнить и выяснить при повторном чтении.

Изучая книгу, надо обращать внимание на схемы, таблицы, карты, рисунки, математические формулы: рассматривать их, обдумывать, анализировать, устанавливать связь с текстом. Это поможет понять и усвоить изучаемый материал.

При чтении необходимо пользоваться словарями, чтобы всякое незнакомое слово, термин, выражение было правильно воспринято, понято и закреплено в памяти.

Уметь читать - это значит не пассивно принимать к сведению все, что содержится в книге, а анализировать текст, размышлять над ним, до конца понимать его смысл, критически взвешивать доводы автора.

Глубина понимания читаемого обусловлена также способностью устанавливать связь между сведениями, полученными из прорабатываемой книги, с ранее накопленными. Желательно, чтобы перерывы в работе над текстом совпадали с окончанием предложения или абзаца. Более длительные перерывы целесообразно устраивать после прочтения целиком параграфа или главы книги.

Книгу из личной библиотеки вообще полезно читать с карандашом в руке, подчеркивая отдельные слова, фразы, отчеркивая абзацы и ставя против них условные знаки.

Чтобы отметить при чтении то, что нужно, читатели часто используют закладки из полосок бумаги. Можно усовершенствовать эти закладки так, чтобы они отмечали сразу два места в страничном блоке.

Давно известен прием вкладных листов. К примеру, в библиотеках Стендаля, Д.И. Менделеева имелись книги с вплетенными чистыми листками. Одна сторона таких листков предназначена для отметок, относящихся к левой, другая, оборотная,- к правой странице книги. Читатель, желающий полнее использовать площадь вкладных листков, может сделать комментарии и отметки сразу к четырем страницам книги на одном листке. В этом случае делят листки пополам вертикальной чертой или складывают: черта или загиб покажут границу, за которую не должны переудить записи, относящиеся к разным страницам.

Для ускорения работы по анализу текста можно использовать так называемый "алгоритм чтения", т. е. определенную последовательность умственных действий при чтении и усвоении текста. Алгоритм позволяет нам выделить содержательную, информативную часть текста, разложить его по смысловым "полочкам" и усвоить рассортированную таким образом информацию. Алгоритм является основой, фундаментом скорочтения.

Чтение же по алгоритму представляет собой именно организованный процесс, в ходе которого информация, содержащаяся в читаемом тексте, как бы сопоставляется с отдельными ячейками - блоками алгоритма. В случае полного или частичного соответствия информация укладывается в эти блоки.

По каждому пункту выносится суждение. Чтение с одновременной классификацией материала, став привычным, в дальнейшем протекает почти автоматически.

Важно научиться выделять ключевую фразу абзаца, главную его мысль. Постепенно вырабатывается умение составлять в уме план прочитанного.

В процессе чтения полезно задавать себе вопросы по содержанию и стараться найти на них ответы в самом тексте или, мысленно обращаясь к другим известным источникам, предугадывать то, о чем будет сказано в тексте далее.

Читатель должен также оперативно менять скорость чтения - несколько замедляя восприятие информации, прямо соответствующей цели, увеличивать скорость чтения других частей главы; быстрее читать описательный текст, нежели текст сложных умозаключений, доказательств. На рисунке 1 представлена интересная информация о скорости чтения.

Чтение предполагает активную работу памяти. Для того, чтобы её улучшить, необходимо усвоить специально разработанные методы управления процессами памяти, постоянно тренировать ее механизмы.

К способам запоминания информации относятся:

* использование записной книжки;

* методика систематического запоминания;

* ретроспективный обзор.

Процесс записывания способствует лучшему запоминанию материала, а записи в блокноте (книжке) помогут вспомнить о полученной информации.

Какие формы записи можно рекомендовать? Различают три основные формы выписывания:

1. Дословная выписка или цитата с целью подкрепления того или иного положения, авторского довода. Эта форма применяется в тех случаях, когда нельзя выписать мысль автора своими словами, не рискуя потерять её суть. Запись цитаты надо правильно оформить: она не терпит произвольной подмены одних слов другими; каждую цитату надо заключить в кавычки, в скобках указать её источник.

Цитирование следует производить только после ознакомления со статьёй в целом или с ближайшим к цитате текстом. В противном случае можно выхватить отдельные мысли, не всегда точно или полно отражающие взгляды автора на данный вопрос в целом.

Помни, однако, что ксеро- и фотокопирование (сканирование) заменяет расточающее время выписывание дословных цитат!

2. Выписка «по смыслу» или тезисная форма записи.

Тезисы -- это кратко сформулированные самим читающим основные мысли автора. Это самая лучшая форма записи. Все твои будущие контрольные, курсовые и дипломные работы будут безупречны, если будут написаны таким образом. Делается такая выписка с теми же правилами, что и дословная цитата.

Тезисы бывают краткие, состоящие из одного предложения, без разъяснений, примеров и доказательств. Главное в тезисах -- умение кратко, закончено (не теряя смысл) сформулировать каждый вопрос, основное положение. Овладев искусством составления тезисов, можно чётко и правильно овладеть изучаемым материалом.

3. Конспективная выписка имеет особенно важное значение для овладения знаниями. Конспект -- наиболее эффективная форма записей при изучении научной книги. В данном случае кратко записываются важнейшие составные пункты, тезисы, мысли и идеи текста. Подробный обзор содержания может быть важным подспорьем для запоминания и вспомогательным средством для нахождения соответствующих мест в тексте.

Делая в конспекте дословные выписки особенно важных мест книги, нельзя допускать, чтобы весь конспект был «списыванием» с книги. Усвоенные мысли необходимо выразить своими словами, своим слогом и стилем. Творческий конспект -- наиболее ценная и богатая форма записи изучаемого материала, включающая все виды записей: и план, и тезис, и своё собственное замечание, и цитату, и схему.

Обзор текста ты можешь составить также посредством логической структуры, вместо того, чтобы следовать повествовательной схеме.

С помощью конспективной выписки можно также составить предложение о том, какие темы освещаются в отдельных местах разных книг. Дополнительное указание номеров страниц облегчит нахождение этих мест.

Разработай свою собственную систему составления выдержки и постоянно совершенствуй её! При составлении выдержек целесообразно последовательно придерживаться освоенной системы. На этой базе можно составить свой архив или картотеку важных специальных публикаций по предметам.

Конспекты, тезисы, цитаты могут иметь две формы: тетрадную и карточную. При тетрадной форме каждому учебному предмету необходимо отвести особую отдельную тетрадь.

Если используется карточная форма, то записи следует делать на одной стороне карточки. Для удобства пользования вверху карточки надо написать название изучаемого вопроса, фамилию автора, название и УДК (универсальная десятичная классификация) изучаемой книги.

Карточки можно использовать стандартные или изготовить самостоятельно из белой бумаги (полуватмана). Карточки обычно хранят в специальных ящиках или в конвертах. Эта система конспектирования имеет ряд преимуществ перед тетрадной: карточками удобно пользоваться при докладах, выступлениях на семинарах; такой конспект легко пополнять новыми карточками, можно изменить порядок их расположения, добиваясь более чёткой, логической последовательности изложения.

И, наконец, можно применять для этих же целей персональный компьютер. Сейчас существует великое множество самых различных прикладных программ (органайзеров и пр.), которые значительно облегчают работу при составлении выписок из научной и специальной литературы. А используя сеть Internet, можно получать уже готовые подборки литературы. Например, «Яндекс. Лента» позволяет создать свою личную интернет-газету. Вы хотите читать только про сумочки и телевидение? Или про футбол и финансовые рынки? Не вопрос -- регистрируетесь на «Яндекс. Ленте» и составляете ленту для чтения из любых интересных вам источников информации: блогов, СМИ и т.д. Особенность «Яндекс. Ленты» заключается в том, что ее пользователи могут подписаться на поисковые запросы из яндексовского поиска по блогам и форумам. [6]

2. Правила формирования дел. Систематизация документов

Систематизировать -- значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

Номинальный признак -- это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).

Предметно-вопросный признак -- это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Авторский признак является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).

Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000--2005 годы).

Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения -- свыше 10 лет и временного хранения -- до 10 лет).

При классификации документов, однако, используют несколько признаков в различных сочетаниях (с обязательным учетом экспертного). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.

В практике информационно-документационного обеспечения специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» [7].

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела).

Под формированием дел понимается отнесение дел к определенному комплексу и их систематизация внутри дела, посвященного конкретному виду и классу документной информации.

В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование. Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разнымвопросам.

Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив. Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения - 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению. И чем лучше будет проведена работа по оформлению текущих дел, тем меньше времени будет затрачено в будущем на их подготовку к длительному хранению.

Итак, кадровые документы формируются в дела уже на стадии делопроизводства. При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002). Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела. Поэтому, рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. ч. в архивах, хранящих документы по личному составу.

Дела формируются и хранятся, как правило, в структурных подразделениях, являющихся местом создания и обработки документов. При этом следует руководствоваться правилом: организационно-распорядительные и важнейшие внутренние документы, переписка руководства формируются в централизованной службе ДОУ. В небольших организациях -- у секретаря, помощника, референта руководителя.

На каждое поименованное в номенклатуре дело к концу года заводится папка (досье), на которую переносится заголовок, указывается название организации (предприятия), структурного подразделения, индекс по номенклатуре и срок хранения (для постоянного хранения -- «Хранить постоянно»).

По мере исполнения документы размещаются в соответствующие папки, подшивка документов в дело осуществляется, как правило, к концу рабочего дня. Исполненные документы (задания, поручения) должны иметь отметку об исполнении. Если документы не вписываются в утвержденную номенклатуру, то они оформляются под резервным номером.

Документы формируются в дело в одном экземпляре, за исключением черновых и дуплетных экземпляров особо важных из них. Копии подшиваются в том случае, если они содержат пометы (визы, резолюции, дополнения), дополняющие данные первого экземпляра.

Толщина каждого дела не должна превышать 250 листов (30--40 мм). С появлением дополнительных документов формируются новые тома. Документы формируются в объеме одного календарного года. Исключение составляют переходящие (судебные, арбитражные, личные) дела, формируемые в течение всего периода, в том числе и работы конкретного должностного лица. Документы выборных органов и постоянных комиссий формируются за период их созыва, в учебных заведениях -- по учебным годам, в театрах -- по театральным сезонам и т. д.

Планово-отчетная документация независимо от времени ее создания помещается в дело того года, к которому она относится.

Внутри дела документы размещаются в хронологическом порядке, сочетаясь с вопросно-логическим, т. е. документы подшиваются по мере решения вопроса, причем при формировании переписки документ-ответ подшивается за документом-запросом.

Хронологическое расположение характерно для инициативных документов. Приказы, распоряжения, постановления формируются строго по хронологии. Алфавитная систематизация однородных документов осуществляется внутри дел при использовании таких групповых признаков, как фамилии авторов, названия организаций, корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т. д. Документы с порядковой нумерацией (билеты, квитанции, накладные и т. п.) группируются в нумерационном порядке.

Дела по письменным обращениям граждан (заявления, просьбы, жалобы) формируются отдельно от общей переписки организации.

3. Образец штатного расписания

В качестве бланка штатного расписания применяют унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

Штатное расписание составляют по структурным подразделениям организации в порядке подчиненности сотрудников. Форма штатного расписания заполняется сотрудником кадровой службы, экономистом по труду либо бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации.

При утверждении документа приказом руководителя или иного уполномоченного лица гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. На рисунке 2 представлен образец штатного расписания.

Рис. 2 Образец штатного расписания

Список использованной литературы

1. В.И.Андреева. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы. - М.:АО " Бизнес-школа 2009.

2. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: применение компьютерного тренинга: Уч. пос. / И.Н. Васильева, Л.А. Галкина и др.- М.: Вузовский учебник, 2009. - 104 с.: 60x88 1/16 + CD-ROM. (обложка, cd rom) ISBN 978-5-9558-0101-8, 2000 экз.

3. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие / И.Н. Васильева, Э.В. Островский, И.Ю. Юртаев. - 3-e изд. - М.: Вузовский учебник, 2009. - 320 с.: 60x90 1/16. (переплет) ISBN 978-5-9558-0118-6, 2000 экз.

4. А.В. Стенюков - Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: «Приор», 2010.

5. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие. -- М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2009.

6. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие. -- М.: ЭКСМО, 2011.

7. ГОСТ 16487-83 - Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

8. Яндекс лента - https://lenta.yandex.ru

9. Репозиторий http://repository.vzfei.ru/

10. Ведущий портал о кадровом менеджменте http://magazine.hrm.ru/db/hrm/root_id/about/category.html

11. Знаниум. Электронно - библиотечная система http://znanium.com/catalog.php

12. Институт корпоративной культуры http://www.corpculture.ru/

Размещено на Allbest.ru