Анализ системы электронного документооборота на предприятии ООО "Ипсос"

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

ВВЕДЕНИЕ

1. ХАРАКТЕРИСТИКА И ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ИПСОС»

1.1 Краткая характеристика деятельности предприятия ООО «ИПСОС»

1.2 Цели и задачи предприятия ООО «ИПСОС»

1.3 Организационная структура предприятия ООО «ИПСОС»

2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ И СУЩНОСТЬ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТАОБОРОТА

2.1 Понятие и назначение систем электронного документооборота

2.2 Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота

2.3 Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе

3. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТАОБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ИПСОС»

3.1 Краткое описание системы электронного документооборота ООО «ИПСОС»

3.1.1 Архитектура системы электронного документооборота ООО «ИПСОС»

3.2 Выявление недостатков в системе электронного документооборота ООО «ИПСОС»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

документооборот электронный делопроизводство автоматизация

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

ВНИИДАД - Всесоюзный научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

ГСДОУ - Государственная система документационного

обеспечения управления

УСД - Унифицированная система документации

ОРД - Организационно-распорядительная документация

ППП - пакет прикладных программ

ИПС - информационно-поисковая система

АРМ - автоматизированное рабочее место

Ф. - фонд

Оп. - опись

Д. - дело

Л. - лист

СЗРФ - Собрание законодательства Российской Федерации

ПСЗРИ - Полное собрание законов Российской империи

СМИ - средства массовой информации

ЕС - Европейский союз

Цит. - цитируется

Юрид. лит. - издательство "Юридическая литература"

Вестн. МГУ - журнал "Вестник Московского университета"

ВВЕДЕНИЕ

Задача накопления, обработки информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно называть «бумажной информатикой».

Положение в корне изменилось с появлением электронных вычислительных машин (ЭВМ). Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.

Целью настоящей работы является всесторонний анализ системы документооборота на предприятии.

Достижение поставленной цели потребовало решения следующего ряда задач:

- Анализ деятельности предприятия

- Анализ системы электронного документооборота

- Мероприятия по совершенствованию системы электронного документооборота

- Эффективность применения системы электронного документооборота

1. ХАРАКТЕРИСТИКА И ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ИПСОС»

1.1 Краткая характеристика деятельности предприятия ООО «ИПСОС»

ООО Ипсос является крупнейшим агентством маркетинговых исследований, специализирующимся исключительно на ad hoc исследованиях.

F-Squared Market Research and Consulting была образована в России в 1997году Майклом Фодором (Michael Fodor) и Шейном Фарреллом (Shane Farrell). Компания являлась крупнейшим в Центральной и Восточной Европе агентством маркетинговых исследований, специализирующимся исключительно на ad hoc исследованиях. Представительства располагались в Москве, Варшаве и Киеве (с 2002г.).

В июне 2002 года компания вошла в состав Ipsos Group, которая занимает третье место в мире по объему проводимых маркетинговых исследований.

1.2 Цели и задачи предприятия ООО «ИПСОС»

Ипсос предоставляет полный комплекс маркетинговых услуг и является специалистом:

- в области тестирования рекламы

- в сфере инноваций и исследований брендов

- в разработке стратегии развития взаимоотношений с потребителями

Они помогают своим клиентам:

- определить эффективность рекламы и оценить возврат от рекламных вложений,

- разрабатывать и запускать новые продукты и услуги,

- выводить на рынок новые и репозиционировать уже существующие бренды,

- определять факторы успеха брендов,

- создавать и развивать потребительскую лояльность.

Из своего московского офиса Ипсос Россия проводит и координирует качественные и количественные исследования в России, странах СНГ, странах Центральной и Восточной Европы, Скандинавии и странах Ближнего Востока.

В настоящий момент Ипсос Россия проводит в год более 3000 фокус-групп и глубинных интервью и более 500 000 личных формализованных интервью.

1.3 Организационная структура предприятия ООО «ИПСОС»

Организационная структура управления ООО «ИПСОС» - это схема, которая показывает, как распределена работа и сгруппированы дела на данном предприятии, которая фиксирует, кто кому подчиняется и демонстрирует линии власти.

Уровни управления - это проявление разделения труда в организациях. В настоящее время все более и более явной становится тенденция к специализации профессиональной деятельности, при которой каждый работник (или каждое подразделение) выполняет предписанные ему функции и не вовлекается в выполнение других функций.

2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ И СУЩНОСТЬ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1 Понятие и назначение систем электронного документооборота

Систем электронного документооборота - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии.

Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями.При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

2.2 Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» - это программная система, которая предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности в организациях.

Функции:

- Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа

- Система позволяет работать с корреспонденцией.

- Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов.

- Позволяет формировать рабочие папки пользователя.

- Система осуществляет контроль исполнения документов.

- Обработка и хранение собственно документов.

- Работа с взаимосвязанными документами.

2.3 Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе

Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:

1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.

2. Организация становится полностью управляемой.

3. Управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации. 

4. Уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами. 

4. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота. 

5. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций.

6. Полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем - в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов. 

3. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ «НАЗВАНИЕ»

3.1 Краткое описание системы электронного документооборота «название»

Основные компоненты СЭД СЗФК представлены внутренним корпоративным Центром Сертификации, программными и техническими средствами рабочих мест Участников, средствами криптографической защиты информации (далее СКЗИ) и организационно-нормативными мероприятиями СЭД СЗФК.

Основной принцип работы в СЭД СЗФК - обмен зашифрованными и подписанными ЭЦП документами по электронной почте. В качестве программы для обмена электронными документами используется почтовый клиент Microsoft Outlook, работающие на операционных системах Windows 9x/NT/2000/XP.

Шифрование и подпись документов, почтовых сообщений , а также операции по проверке ЭЦП документов и расшифровке сообщений выполняются СКЗИ "КриптоПро CSP".

Программное обеспечение рабочего места Участника предоставляет удобный интерфейс для работы и позволяет Участнику посылать открытые, зашифрованные, подписанные, а также одновременно зашифрованные и подписанные почтовые сообщения, проверять ЭЦП каждого вложения в автоматическом режиме.

3.1.1 Архитектура системы электронного документооборота «название»

Архитектура системы документооборота включает:

Уровень представления информации - интерфейсов пользователей - обеспечивает взаимодействие web- и мобильных клиентов с сервером.

Уровень предметной области, на котором в системе определяются:

- Бизнес-объекты: документы, поручения, задачи, кейсы, контакты и др.

- Жизненные циклы объектов, роли, события, операции и др.

- Коллекции: журналы, папки, представления, результаты поиска, персональные коллекции документов и др.

- Функциональные сервисы СЭД: регистрация, контроль, формирование дел, задачи, уведомления, обсуждения и др.

- Процессы обработки документов: подготовка, согласование и др.

3.2 Выявление недостатков в системе электронного документооборота «название»

Несмотря на широкие возможности и явные преимущества система электронного документооборота имеет ряд недостатков

- Проблема информационной безопасности - к сожалению, системы электронной защиты всегда не совершенны и ни одно предприятие не застраховано от утечки информации по цифровым каналам; зачастую намного проще извлечь информацию из электронного поля, чем изъять бумажный документ из сейфа.

- Использование технических средств способствует существенному увеличению потока документооборота, в результате чего возникают сбои

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью выпускной квалификационной работы являлось обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование его в управлении. Данная цель достигнута и предполагает следующие выводы. Документооборот на предприятии представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

В представленной работе проведен анализ объема документооборота аппарата ООО "ИПСОС", который показал преобладание в структуре документооборота внутренних документов.

Исследование документооборота по месяцам свидетельствует о некоторой сезонности, связанной с повышением количества документов в отчетные периоды. На основе данных о документообороте отдельных подразделений аппарата ООО "ИПСОС" сделан вывод о неравномерной документной загрузке отдельных подразделений.

Размещено на Allbest.ru