Тенденції розвитку в Україні діловодства

Размещено на http://allbest.ru

Науково-технічний прогрес інтегрувався в усі сфери життєдіяльності суспільства, впливаючи на його діяльність і розвиток. Тотальна інформатизація в сучасності є невідворотною реальністю: інформаційно-комунікаційні технології - це не просто технічна інфраструктура, пов'язана, наприклад, з комп'ютеризацією чи телефонізацією, а глобальний інструмент перерозподілу ідей, капіталу та праці, який визначає спосіб розвитку глобалізованого світу. Невпинний ріст і нагромадження обсягів інформації, розвиток інформаційних систем та цифрової апаратури передбачає глобальні перетворення у світовому масштабі. Цей процес уже розпочався; на разі він ще не охопив усі сфери суспільства, однак його мета є цілком конкретною - формування, визначення і побудова суспільства нового типу, яке у багатьох країнах світу протягом останніх десятиліть все частіше трактується як інформаційне суспільство.

Діловодство як галузь практичної діяльності людини в умовах формування інформаційного суспільства виходить на якісно новий рівень розвитку. На сучасному етапі побудови інформаційного макросередовища набуло актуальності питання про організацію діловодства з максимальним застосуванням новітніх комп'ютерних технологій. У зв'язку з цим стали необхідними структурні та якісні зміни на всіх рівнях організації діловодства: від локального - на підприємстві, в установі чи організації - до загальнодержавного і міжнародного.

Проблема організації пошуку і обробки документів виникла з появою перших великих організацій і відтоді нікуди не зникала, тільки переходила з однієї форми в іншу. Людство постійно розвивається, тому з'являється необхідність обробки все більших масивів інформації. Відповідно з'являються нові засоби і методи опрацювання документації, які оптимізують наявний процес роботи або переводять його на зовсім новий рівень. Сьогодні все більшої актуальності набуває електронне дiловодство, але його впровадження відбувається повільними темпами.

Появу електронного діловодства як урегульованого на законодавчому рівні явища в Україні можна пов'язувати з прийняттям ключових нормативних документів у цій сфері - Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис» від 22 травня 2003 р. Якщо врахувати, що діловодні традиції виробляються упродовж століть, то щодо електронного діловодства можна говорити лише про початковий етап його становлення. З одного боку, основне завдання електронного діловодства, як відносно нового явища, полягає в тому, щоб, з одного боку, перейняти кращі принципи традиційного діловодства, а з іншого - виробити сучасні підходи до організації діловодних процесів, враховуючи особливості використання електронних документів.

Для виявлення основних проблем електронного діловодства, пов'язаних з використанням електронного документа як основного об'єкта діловодних процесів, доцільно, визначити основні стадії життєвого циклу електронного документа.

Для життєвого циклу електронного документа в контексті використання його в діловодних процесах характерні такі стадії:

- створення електронних документів;

- користування електронними документами;

- оперативне зберігання електронних документів;

- підготовка електронних документів до архівного зберігання.

Упровадження електронного діловодства в організації відбувається з використанням інформаційних технологій, які дають змогу автоматизувати основні процеси життєвого циклу документа. Безперечно, використання сучасних інформаційних технологій у діловодних процесах має суттєві переваги. Наприклад, поява електронного документа відкриває можливість не лише суттєво прискорити процес обміну документною інформацією, а й спільної й оперативної роботи над проектом документа з точки зору його погодження, підписання тощо. У більшості випадків електронний документ має таку ж юридичну силу, як і традиційний.

Упровадження електронного діловодства в організації супроводжується низкою проблем, які умовно можна розділити на дві групи:

- термінологічно-правові проблеми;

-проблеми практичного впровадження інформаційних технологій в діловодстві.

Етапи створення електронного документа, а також підготовка його до архівного зберігання й безпосередньо архівне зберігання пов'язані з вибором формату даних, до якого ставиться низка вимог, наприклад: вимога інтероперабельності, тобто безперешкодного міжсистемного обміну документною інформацією; вимога довговічності формату, тобто наявність відкритої специфікації, масовість використання тощо. На жаль, досі не здійснено стандартизацію вимог до вибору формату даних електронних документів. Єдиним нормативним документом цієї тематики є «Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах виконавчої влади», затверджені наказом Державного комітету інформатизації України № 16 від 16 березня 2010 р. Ним визначено формати повідомлень при взаємодії автоматизованих систем. Однак, цей документ стосується лише електронних повідомлень, а не електронних документів у цілому.

Управлінська діяльність та особливості організування документообігу в організації передбачають накладання резолюції, грифу затвердження, відмітки про контроль, відміток про надходження документа в організацію, про виконання документа і направлення його до справи тощо. Наявність ЕЦП в документі не дає можливості додавати будь-які інші реквізити без порушення цілісності електронного документа. Перспективним кроком до вирішення цієї проблеми може стати розроблення ЕЦП не для всього файлу, а для окремих фрагментів документа. У цьому контексті можна говорити про два види електронного документа залежно від способу накладання ЕЦП:

- простий електронний документ - певний набір даних, створених у процесі документування з накладанням ЕЦП на файл, що містить ці дані;

- складений (рос. - составной) електронний документ - документ сформований з використанням інших електронних документів, тобто документів, цілісність та автентичність яких підтверджується ЕЦП.

Запровадження нових стандартів з діловодства для практичної роботи органів управління та документування з комп'ютерними системами сприятиме встановленню чіткого організаційно-технічного розпорядку, прозорості процесів створення, зберігання і передавання документів, зменшенню кількості суб'єктивних помилок і технічних порушень. Перехід діловодства на всіх підприємствах, в установах та організаціях незалежно від сфери діяльності та форми власності на електронний рівень із дотриманням усіх вимог і стандартів вимагає значних економічних витрат, серед яких найбільшої ваги набувають такі:

- забезпечення належного комп'ютерного обладнання і програмного забезпечення;

- підготовка кваліфікованих спеціалістів і перепідготовка працівників з діловодства;

- створення нових та оптимізація вже діючих каналів передавання і систем опрацювання документної інформації;

- організація державного регулювання нового напряму діяльності діловодства.

Важливе місце у процесі інформатизації діловодства становитиме проблема міжнародного обміну інформацією, зокрема і управлінською. Діловодство як підсистема має бути взаємопов'язане з іншими інформаційно-пошуковими системами локального і глобального рівнів. Ці зміни торкнуться такого:

- ступеня відкритості та прозорості масивів управлінської документації підприємств, установ та організацій (зокрема, досить поширеної проблеми "подвійної бухгалтерії");

- захисту інформації від несанкціонованого копіювання та вірусів;

- створення різних ступенів доступу до окремих видів інформаційних ресурсів;

- забезпечення умов та засобів зберігання інформаційних масивів;

- встановлення ціни інформації;

- визначення вартості послуг, пов'язаних з передаванням і використанням інформаційного ресурсу.

Уже сьогодні значне розширення інформаційно-комунікаційного простору, розвиток і модифікація процесів, що в ньому відбуваються, спричиняє проблеми, у зв'язку з якими процес передавання інформації ускладнюється. Великі масиви інформації внаслідок невпорядкованості та неналежного рівня стандартизації і документального оформлення губляться, накладаються, дублюються і, як наслідок, втрачають свою практичну корисність і цінність.

Висновки та пропозиції. У процесі організації управлінської інформації у діловодстві виникають проблеми, викликані недостатнім рівнем комп'ютеризації, стандартизації і взаємоузгодженості процесів. Саме тому, важливим у реалізації стратегії інформатизації суспільства є локальне вдосконалення всіх галузей інформаційної діяльності, зокрема і діловодства як однієї з найважливіших складових в оптимізації процесу обміну інформаційними ресурсами у всіх галузях діяльності і розвитку міжнародного ділового партнерства.

Зважаючи на швидкі темпи розвитку і вдосконалення комп'ютерної техніки, програмного забезпечення до неї, варто більш детально розглянути і відкоригувати питання етапів використання ІКТ у діловодстві з урахуванням темпів оновлення технічної і програмної бази. Це допоможе уникнути застарілих методик та нерезультативних прийомів роботи з управлінськими документопотоками і документними масивами.

Важливо також всебічно дослідити способи уніфікації і стандартизації управлінської документації, виявити неточності та недоопрацювання, які вже натепер гальмують процес інформатизації діловодства в установах, організаціях і на підприємствах. Важливу роль у цьому процесі відіграватиме регулювання процесів стандартизації відповідними державними комітетами та відомствами.

Список використаних джерел

документ діловодство електронний

1. Воробьев Г.Г. Информация в роботе руководителя / Г.Г.Воробьёв. - М. : Экономика, 1998. - 104 с.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство / А.Н.Діденко. - К. : Либідь, 2004. - 384 с.

3.Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05. 2003 р.

4. Зубенко Л.Г. Ділові папери в менеджменті : навч. посіб. / Л.Г.Зубенко - К. : ТОВ «УВПК Екособ», 2002. - 272 с.

5. Поліновський, В., М.І. Огурцов - Впровадження системи електронного документообігу в науковій організації. // Вісник Хмельницького національного університету 2010 -- № 4. -- С. 117--123.

Размещено на Allbest.ru