Управлінські документи

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ КОЛЕДЖ МІСЬКОГО ГОСПОДАРСТВА

АКАДЕМІЇ МУНІЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ

Спеціальність: 5.02010501 «Діловодство»

РЕФЕРАТ

з дисципліни ” ДІЛОВОДСТВО”

За темою: “Управлінські документи ”

Виконала студентка III-курсу

Групи Дл - 32К

Івженко Олена Андріївна

Науковий керівник:

Кобиліна Юлія Миколаївна

Київ 2014

ЗМІСТ

ВСТУП

1. Історія виникнення і становлення управлінського документа

1.1 Документи в Давньоруській державі

ВСТУП

Актуальність теми полягає в тому, що управлінські документи регулюють і координують діяльність, що дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань і за рахунок цього отримувати максимальний ефект від своєї діяльності.

При вивченні даного питання використовувалися:

Вимоги до оформлення документів »і типова інструкція з діловодства. При вивченні правил оформлення управлінських документів застосовувався підручник «Правила оформлення документів. Не можна обійтися і без джерел, ГОСТ Р 51141-98: «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення », ГОСТ Р 6.30-2003« Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », ГОСТ Р 6.30-97« Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації », які містять багато актуальної інформації. управлінський документ грамота феодальний

Діяльність установи, організації, підприємства відображається в різних документах, які взаємопов'язані і складають системи документації, які застосовуються в певній сфері.

Управлінський (організаційно-розпорядчий) документ - це вид письмового документа, в якому фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх структурних підрозділів та посадових осіб

Мета дослідження : дослідити управлінський документ,показати роль документів, необхідність їх взаємодії на організації, розглянути розвиток управлінських документів та правила їх оформлення.

Завдання дослідження:

1.розкрити поняття управлінський документ

2. прослідкувати генезис і розвиток « управлінських документів»

3. дати класифікацію розпорядчих документів;

4. визначити етапи підготовки управлінських документів в залежності від умов прийняття рішень;

5. розглянути нормативно - правову базу управлінських документів

6. розглянути правила оформлення розпорядчих документів.

Об'єктом дослідження є управлінська документація.

Предметом дослідження є становлення і розвиток теоретичних та науково-практичних знань про управлінський документ впродовж наукової стадії розвитку діловодства.

Управлінські документи мають свої особливості:

Вони створюються і використовуються органами управління у відповідності із встановленою компетенцією і поставленими завданнями; служать засобом закріплення функцій органів управління; містять інформацію довідкового і правового характеру, відображають природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління; процес їх створення, форма, зміст, межі дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнообов'язковість виконання. Сукупність дій органів управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності. Органи управління з найбільш важливих питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих - розпорядження, вказівки.

Методи дослідження. В науковому дослідженні є принципи історизму, соціально-комунікаційно-інформаційний і діяльнісний підходи до явищ сфери діловодства. використовувалися історико-генетичний та порівняльний методи. Для вирішення конкретних завдань застосовувалися методи узагальнення; бібліографічний та моделювання.

Структура роботи. Курсова робота складається: зі вступу, трьох розділів, висновків і 25 пунктів використаних джерел.

1. Історія виникнення і становлення управлінського документа

1.1 Документи в Давньоруській державі

Історія управлінських документів почалася ще ранніх стадіях розвитку Давньоруської держави і в період феодальної роздробленості. Це були договору або угоди. Пізніше, за часів Петра I, з'явилися такі документи, як грамоти, відписки, доповіді, накази, пам'яті. У колезьким діловодстві виникла велика кількість нових управлінських документів вказні грамоти, накази замінені указами, регламентами, інструкціями, резолюціями; листування - пам'яті і відписки - замінені відносинами, рапортами, доношеними, реляціями, ведення, звістками. Для міністерської системи характерні такі документи, зносини (або відносини); реєстри, протоколи, відомості, описи, звіти, офіційні листи; записки; виписки. На сучасному етапі до управлінських документів відносять: накази, розпорядження, постанови, вказівки, службові листи,протоколи, акти, доповідні записки, договори.

З давніх часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми маємо можливість, дізнатися історію своєї країни, її героїчне минуле, особливості побуту свого народу, правові форми та етичні норми взаємин між людьми. На ранніх стадіях розвитку Давньоруської держави і в період феодальної роздробленості державних установ ще не існувало. Вже в V ст. до нашої ери давньоримський плебс вимагав введення чітких «писаних» законів. Створення зафіксованих на папері законів і правил було також головною вимогою середньовічних повстань. Коли ж з'явилися закони, від діловода вимагалося абсолютна точність формулювань і бездоганне знання форми викладу, інакше документ втрачав силу. З розвитком писемності документи стали способом спілкування і передачі інформації.

Письмові документи, що дійшли до нашого часу, дані, отримані археологами і лінгвістами, показують, що вже в X ст. в Давньоруській державі була культура написання документів. Це договори з Візантією 911 і 945 рр.. Примітно, що в обох договорах згадується про практику складання документів. У першому випадку - письмових заповітів, у другому - подорожніх грамот для купецьких кораблів. Центрами ведення документації, та її зберігання були також вітальні двори та монастирі.Накопичення традицій у сфері документування вело до формування кола професійних фахівців у галузі створення та обробки документів. Паралельно стали вироблятися стійкі зразки звернень і завершень в документах, формуляри, тобто типові стійкі форми окремих, найбільш поширених документів, з яких складалися своєрідні посібники з діловодства - "формулярнікі". Встановлюються прийоми засвідчення документів, їх складання і такі елементи, як скріпи, друку, мости .Особливо важливі документи знищувалися спеціально обраної міським віче комісією, часто публічно, в урочистій обстановці. Менш значні документи поверталися авторам або просто змивалися з пергаменту. Практично до кінця XIV ст. основним матеріалом для письма на Русі служив пергамент званий в документах і "хартією" і просто "телятиною". Розміри документа могли бути різними за рахунок підклеювання наступних аркушів. Зі збільшенням обсягів діловодства змінювалася графіка писемності: спочатку документи складалися статутний манерою письма, характерною для книжкової справи з виписуванням букв з прямими обрисами. Документи писалися суцільним текстом, без поділу на окремі слова. З розділових знаків до XIV ст. стала використовуватися крапка в кінці речення. Незважаючи на постійне розширення практики документування управлінських дій і юридичних фактів, говорити про діловодство в період Давньоруської держави і феодальної роздробленості як про систему певних норм і правил ще передчасно. Разом з тим, окремі норми роботи з документами знаходили закріплення в законодавстві. Розширення практики посвідчення документів печатками не тільки князів, а й міст і конкретних чиновників (дяків) із зображенням людини, що сидить за столом, свідчить про формування професійного цеху фахівців по роботі з інформацією, тобто вироблені практикою традиції поступово ставали нормами звичаю, закладаючи основу майбутньої системи діловодства.

У міру перетворення Московського князівства в великоросійське держава в ньому ускладнювалися адміністративні завдання, окремі частини управління, що перебували у віданні тієї чи іншої особи за наказом князя, перетворилися на складні і постійні присутні місця - хати чи накази. Походження наказів пов'язано з практикою особистих доручень (наказів) великого князя найближчому оточенню - князям і боярам з вирішення окремих питань державного управління. Їх діяльність об'єднувалася вищим урядовим установою - Боярської Думою. Саме тому період становлення і розвитку державного діловодства прийнято називати наказним періодом - за назвою перших державних установ - наказів. Цей період охоплює час з XV по XVII ст. У цей період у системі державного управління не простежувався послідовно принцип галузевого управління, і тільки частина наказів була органами територіального управління, а частина відала окремими галузями. складно, потрібні знання та навички. У діловодстві наказів продовжувала використовувати дуже специфічна форма документа - стовпчик інакше кажучи, сувій з підклеєних один до одного вузьких аркушів паперу. Важливідержавні акти могли мати особливо великі розміри. Складові частини стовпа називалися "поставами". Стовпець був фактично не одним документом, а включав всю сукупність документів справи. Документи зберігалися згорнутими в сувій або рулон; для особливо важливих документів виготовлялися спеціальні футляри, але частіше вони зберігалося просто в скринях. Така форма документа була незручною, оскільки багато часу йшло на розгортання і згортання стовпця при пошуку необхідних відомостей. Столбцовая форма діловодства скасовано Петром I.

Поряд зі столбцовой формою документа в наказах зародилася і почала застосовуватися зошитовий форма. Зошит - це аркуш паперу, складений удвічі. Зошити збиралися разом, перепліталися в міру необхідності і складали книги. Але основною формою документа все-таки залишався стовпець, який має по суті характер "справи", послідовно отражавшего все "виробництво" включаючи всі проміжні документи і закінчуючи документом, що містив рішення. Видовий склад документів наказного діловодства був досить одноманітним. Всі існуючі в цей період управлінські документи групуються в наступні основні види: грамоти (царські укази чи вказні грамоти), вироки, накази, доповіді, пам'яті, відписки. Однак всередині кожного виду існувало безліч різновидів. Відписки - документи, які надходили до наказів з місць, від воєвод; грамоти - це царські укази, посилають з наказів на місця - боярам, воєводам, наказним людям. Накази представляли царя відписки або доповіді; воєводам та іншим місцевим начальникам цар давав накази; накази між собою зносилися пам'яті. Найважливішою ознакою офіційного документа є його формуляр - сукупність стійких інформаційних елементів (реквізитів, мовних формул) документа, розташованих у певній послідовності, специфічної для кожного виду документа. Формуляр - результат повторюваності управлінських ситуацій і управлінських дій. У документах наказного діловодства більшість реквізитів ще не виділилося з тексту, тобто звернення, адресат, дата документа, позначення автора та ін і власне зміст документа становили один суцільний текст. Після тривалих пошуків і переробки знайдених зразків з'являються нові установи бюрократичного типу та регламенти для них, що визначають точно склад, організацію, компетенцію і діловодство. Були розроблені питання про правильне ведення реєстрації документів, що забезпечувало збереження документів, оперативне ведення довідкової роботи, контроль за рухом документів і їх виконанням. Також були детально опрацьовані питання документування і руху справ (документообігу). Першим новим закладом став Сенат - спочатку законодавчим орган і орган нагляду за урядовими установами. Багато уваги Петро I приділив пристрою сенатської, канцелярії. З метою змінити старі порядки при Сенаті засновується особлива посада екзекутора - для запису всіх вихідних указів в особливі книги і контролю за їх відправкою і одержанням відповідного рапорту про виконання указу. Всі пакети, адресовані на ім'я Сенату, брав обер-секретар, роздруковував їх і доповідавчленам присутності. Виняток становили пакети з написом "Таємно", вони передавалися особисто генерал-прокуророві Сенату. Всі папери вносилися до реєстру і передавалися в столи для виробництва (підготовки до розгляду у засіданні).

Все діловодство колегії велося під наглядом секретаря. Важливі папери становив він сам, решту готувалися під його наглядом. Канцелярська робота розподілялася між службовцями, і обов'язок кожного була строго визначена регламентом. Так, нотаріус вів протоколи ("повсякденні записки") по всіх справах, які вирішувались у колегії. Кожен день на особливому листі він записував усі справи, що доповідалися присутності і становив по ним резолюцію. Після закінчення місяця ці листи переписувалися набіло і перепліталися. Нотаріус же вів реєстр невирішених справ, а секретар проти кожного зазначав, у кого воно знаходиться у виробництві. Цей реєстр постійно знаходився на столі присутності перед місцем президії, щоб члени колегії могли бачити, скільки у них невирішених справ. Актуаріус вів загальний журнал всім входять паперів, зберігав у себе папери, відповідав за їх збереження і завідував заготовлением канцелярського приладдя. Якщо в наказах на поступили документах дяк проставляв дату надходження, то в колегіях поряд з датою з'являється і реєстраційний номер, що відповідає номеру запису в реєстраційній книзі. Генеральний регламент встановлював процедуру розгляду та вирішення питання, яка включала: вступ справи, підготовку справи до слухання (розгляду та вирішенню), слухання справи і прийняття рішення, оформлення рішення і доведення його до виконавця, контроль за виконанням рішення, архівне зберігання справ.

У колезьким діловодстві виникла велика кількість нових документів, а документи наказного діловодства отримали нові назви, що стало результатом масованого проникнення в російську мову запозичених слів, що відобразив західницьких характер усіх петровських перетворень. Колишні установи - думи та накази замінені колегіями, канцеляріями, конторами, ратушами. З'явилися і нові назви документів: векселі, облігації, реляції, меморії, рапорти, журнали, протоколи, кореспонденція, інструкція та ін Вироки, вказні грамоти, накази замінені указами, регламентами, інструкціями, резолюціями; листування - пам'яті і відписки - замінені відносинами, рапортами, доношеними, реляціями, ведення, звістками. Істотні зміни в петровський час зазнає і форма документів. Для багатьох з них розробляються "генеральні формуляри" - зразки, по яким слід складати документи. В указі 1723 "Про форму суду" зміст чолобитною слід викладати по пунктах, тобто була зроблена спроба формалізувати текст документа, зробити його максимально зручним для читання. Трохи раніше - указом від 22 лютого 1714 р. - губернаторам пропонувалася форма відомості для надсилання відомостей про проведені збори податків і казенних витратах, що складалася з 22 пунктів. У коллежком діловодстві виділяється з тексту і стає самостійним елементом формуляру дата документа: у багатьох документах вона пишеться під текстом з лівого боку ліста. Особливе значення для організації діловодства має встановлена ??"Установою для управління губерній" "ієрархія влади і місць", що визначила порядок зносин між собою вищих, центральних і місцевих установ. Відповідно до цього порядку Сенат і колегії давали губернатору укази, а він, у свою чергу, представляв верховної влади рапорти та доношених. Цей порядок взаємовідносин установ зберігався протягом усього XIX ст., В певній мірі він присутній і в сучасному діловодстві.

Досить складною була процедура документування діяльності самого присутнього місця. "Установа ..." вводило для цих цілей протокол, або журнал засідання. Журнали докладним чином відображали діяльність присутності за рішенням справ. Ще більше ускладнилася система реєстрації: кожна передача справи з одного столу до іншого, від одного канцелярського службовця іншому, фіксувалася в реєстрах. XVIII ст. у розвитку діловодства характеризувався посиленням законодавчої регламентації всіх сторін діяльності канцелярії і установи в цілому, формуванням і закріпленням загальних адміністративних почав діяльності установ і, насамперед, бюрократичного початку

1.2 Сучасний управлінський документ

Особливо гостро і зримо відставання нашої країни виявилося в 80-90-і рр.., Коли теоретичні розробки в галузі кібернетики, математичних методів управління, інформатики та технічної елементної бази привели до широкої інформатизації суспільно-політичного та економічного життя промислово розвинених країн Заходу, впровадження в реальну управлінську діяльність нових технологій, до розробки концепції "безпаперового офісу". Це аж ніяк не применшує досягнень вітчизняної науки в галузі управління, НОТ, документознавства, в розробці комплексу теоретичних і прикладних проблем - створення системи стандартів з документації, Єдиної державної системи документації (ЕГСД), загальносоюзних класифікаторів, уніфікованих систем документації, удосконалення спеціальних систем документації, рекомендації НДІ праці по нормуванню та оптимізації діяльності управлінських працівників. У червні 1960 р. в Москві відбулося Всесоюзна нарада з питань механізації праці інженерно-технічних працівників і працівників адміністративно-управлінського апарату. Прийняті рішення за своїм змістом багато в чому збіглися з рекомендаціями наради 1941 р. - підтверджено актуальність створення спеціалізованого інституту з покладанням на нього завдання розробки Єдиної системи діловодства, сформульовано поняття НОП та окреслено основні напрямки досліджень. Безперечно, рішення цієї наради активізували роботу вчених і практиків управління. Певною віхою у розвитку питань роботи з документами стала затверджена постановою Ради Міністрів РРФСР "Примірна інструкція про діловодство для установ та організацій РРФСР", в якій основний акцент зроблений на уніфікації діловодних робіт. У цей період посилюється вплив Головного архівного управління (ГАУ) при Раді Міністрів СРСР. З 1958 р. ГАУ стало правомочним контролювати постановку документальної частини діловодства установ, організацій і підприємств. У 1963 р. ГАУ видані "Основні правила постановки документальної частини діловодства і роботи архівів установ, організацій, підприємств СРСР", які протягом багатьох років служили керівництвом для служб документації та архівів і сприяли упорядкуванню їх діяльності. На довгому і тернистому шляху підготовки Державної системи документаційного забезпечення управління, що діє в даний час, першим юридично важливим етапом стало прийняття 25 липня 1963 постанови Ради Міністрів СРСР "Про заходи щодо поліпшення архівної справи в СРСР". Головному архівному управлінню і ряду державних комітетів та інститутів доручалася розробка ЕГСД. Першим реальним результатом цієї роботи можна вважати підготовку в 1965 р. "Матеріалів до Єдиної державної системи діловодства". У 1966 р. в рамках Архівної служби заснований Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), якому доручалося завершити розробку даного документа. У 1967 р. ВНИИДАД розробив тільки методичну програму досліджень. У 1970 р. створено проект основних положень ЕГСД, у підготовці якого взяли участь НІІтруда, ВНІІоргтехнікі,Інститут держави і права Академії наук СРСР, ВНІІстандартізаціі. Після обговорення та доопрацювання у вересні 1973 р. "Основні положення ЕГСД" схвалила Держкомітет РМ СРСР по науці і техніці і рекомендував їх міністерствам, відомствам і організаціям для використання, але тільки як запропонували оптимальну технологію виконання управлінських операцій та їх документування. ЕГСД носила комплексний характер, тобто включала не тільки питання діловодства, а й рекомендації щодо наукової організації праці службовців, структурі діловодних служб і їх технічному оснащенню. Реалізація її положень підвищила загальну культуру управління та якість прийнятих рішень, дозволила оптимізувати структуру і штатну чисельність управлінського апарату. Проте елементи нових інформаційних технологій, частково реалізовуватися в практиці роботи провідних зарубіжних фірм, в ЕГСД представлені не були з-за повної відсутності літератури з цих питань і фінансування на їх практичне вивчення. Цю прогалину частково заповнений пізніше створенням нової редакції Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ), затвердженої начальником Головного архівного управління в 1988 р.. Помітним явищем в історії діловодства 70-80-х рр.. стало видання ГОСТів на управлінські документи (ГОСТ 6.38-72 та ГОСТ 6.39-72 і ін), загальносоюзних класифікаторів (ОКУД, ОКПО, ЗКГНГ ??та ін) техніко-економічної (а пізніше і соціальної) інформації, уніфікованих систем документації (УСД) і серії державних стандартів на ці уніфіковані системи. Значення деяких ГОСТів проявилося повною мірою пізніше в 90-х рр.. Впровадження зазначених матеріалів в практику управління значно поліпшило оформлення документації, раціоналізувати процедури пошуку, обліку та зберігання різноманітної інформації, підготувало грунт для автоматизації управлінських функцій. Останнє питання широко обговорювалося науковою громадськістю країни у зв'язку з планами створення автоматизованих систем управління (АСУ) та проектом підготовки загальнодержавної автоматизованої системи збору та обробки інформації для обліку, планування і управління народним господарством (ЗДАС). Концепцію ЗДАС лише частково вдалося реалізувати у народному господарстві, а уніфіковані системи документації не отримали достатньої підтримки в засобах наукової та масової інформації і залишилися незатребуваними. У 90-і рр.. та ж сумна доля спіткала і концепцію інформатизації нашого суспільства. Але якщо ідеї ЗДАС були частково реалізовані, то концепція інформатизації до цього часу остаточно не сформульована. Відсутність стрункої теорії та чіткої програми інформатизації стримують рішення прикладних питань. У 1993 р. видано Загальноросійський класифікатор управлінської документації, в який включені найменування форм документів уніфікованих систем, адаптованих до сучасних умов, і Основні положення по веденню системи класифікаторів та УСД. Оскільки в новій редакції ГСДОУ була змінена концепція підходу до визначення структури і штатної чисельності співробітників служб документаційного забезпечення управління, Державним комітетом, а пізніше Міністерством праці випущені типові і укрупнені нормативи часу і вироблення з підготовки типових і творчих документів за всіма основними етапами їх обробки: від звірки текстів та підбору екземплярів до завершення виконання і оформлення справ для архівного зберігання. [4]

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій. Стандартизація документів - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації та рівня її обов'язковості. Встановлено такі категорії стандартів: державні стандарти (ГОСТ), галузеві стандарти (ОСТ), республіканські стандарти (РСТ). Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних та суміжних функцій управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки. Організаційне та методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, координаціювідповідних робіт і контроль здійснює головна організація з координації впровадження та ведення УСД і ОКТЕД в республіці. На галузевому рівні цю роботу проводить головна організація з впровадження та ведення УСД і ОКТЕД в галузі. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. документаційного забезпечення управління: загальносоюзні - Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР і Державним комітетом СРСР по стандартах: галузеві - міністерствами і відомствами СРСР і союзних республік; республіканські - Радами Міністрів союзних республік. Нормативні документи міністерств і відомств з питань документаційного забезпечення управління не повинні обмежувати прав підвідомчих організацій, наданих їм Законом СРСР "Про підприємства в СРСР" та іншими законодавчими актами. Державнасистема документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) - сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах (об'єднаннях), в установах і громадських організаціях.

ГСДОУ включає в себе справжні якості Основні положення, загальносоюзні, галузеві і республіканські нормативні та методичні документи з питань документаційного забезпечення управління.

Основна мета ГСДОУ - впорядкування документообігу, скорочення кількості та підвищення документів, створення умов для ефективного застосування прогресивних технічних засобів і технологій збору, обробки та аналізу інформації, вдосконалення роботи апарату управління.

У розвиток Основних положень ГСДОУ розробляються і затверджуються нормативні та методичні документи щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління: загальносоюзні - Головним архівним управлінням при Раді Міністрів РФ і Державним комітетом РФ по стандартах: галузеві - міністерствами і відомствами РФ і республік; республіканські - Радами Міністрів республік. Нормативні документи міністерств і відомств з питань документаційного забезпечення управління не повинні обмежувати прав підвідомчих організацій, наданих їм Законом РФ "Про підприємства в РФ" та іншими законодавчими актами. Документаційне забезпечення в управління організації здійснюється спеціальною службою, підпорядкованою безпосередньо керівнику організації. Посадові особи організацій при роботі з документами керуються вимогами Основних положень ГСДОУ і прийнятих в її розвиток загальносоюзних, галузевих і республіканських нормативних та методичних документов.Общіе вимоги до документів і служб документаційного забезпечення поширюються на всі системи документації органів державного управління, і автономних республік, суду, прокуратури, арбітражу, а також установ, організацій та підприємств, включаючи документи, створювані засобами обчислювальної техніки. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення є нормативно-методичною базою для вдосконалення на єдиній основі документаційного забезпечення управління і підвищення його ефективності шляхом уніфікації складу і форм документів, підвищення їх якості, робіт служби документаційного забезпечення на базі наукової організації праці та впровадження новітніх технічних засобів . Загальні вимоги розроблені відповідно до законів РФ і республік, що встановлюють порядок організації та діяльності державного апарату, актами вищих органів державного управління з питань прийняття та оформлення управлінських рішень, здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення методів управління та організаційних структур та їх інформаційного забезпечення, державними стандартами в галузі документації та автоматизованої обробки інформації з урахуванням досвіду практичного використання уніфікованих систем документації і загальноприйнятих класифікаторів техніко-економічної інформації. Єдині вимоги до всіх систем документації впроваджуються шляхом видання державних, республіканських і галузевих стандартів та інструкцій з питань документаційного забезпечення управлінської діяльності, що враховують специфіку республіки (галузі), а також галузевих уніфікованих систем документації, типових номенклатур справ, типових переліків документів із зазначеннямтермінів їх зберігання . На їх основі підвідомчі організації розробляють нормативні акти, організують документаційне забезпечення управління. документом самої організації або вищестоящої. Дія управлінського документа може бути призупинено відповідними компетентними органами. Проекти документів, що зачіпають інтереси інших організацій, повинні попередньо узгоджуватися з ними. У разі розбіжностей до проекту прикладаються зауваження або суть розбіжностей вказується в супровідному листі. Хід обговорення питань і рішення, прийняті на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів і матеріалів, підготовлених до засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанов чи рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.) Якщо хід засідання стенографується, то текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом. В особливих випадках виступав повинен завізувати стенограму свого виступу. Якщо хід засідання записується на магнітну стрічку, вона зберігається у відповідності з Основними правилами роботи державних архівів з кіно-, фото-і фонодокументами. У межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть надсилати листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими та іншими організаціями та окремими громадянами. Листи, як правило, повинні складатися в тому випадку, коли неможливий або утруднений бездокументарній спосіб обміну інформацією: усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування та ін При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми. Організації на підставі положень про них та інших актів, що визначають їх компетенцію, видають і інші документи: плани робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила та ін, перелік яких міститься в Загальносоюзному класифікаторі управлінської документації (ОКУД) і галузевих табелях застосовуваних форм документів. Проект управлінського документа повинен бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій. Внутрішнє погодження проекту документа повинно проводитися в такій черговості: з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами, і, при необхідності, громадськими організаціями; працівниками, відповідальними за дозвіл функціональнихпитань (головні, старші фахівці і т.д.); з фінансовою підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером); з юридичною службою; службою документаційного забезпечення; із заступником голови колегіального органу або із заступником керівника організації, які відають питаннями, що містяться в проекті документа. Зовнішнє узгодження в залежності від змісту документа повинно здійснюватися в наступній черговості: з підлеглими і непідлеглими організаціями, коли останні виступають зобов'язаною стороною у правовідносинах, що виникають внаслідок видання правового акта, або коли зміст документа зачіпає їхні безпосередні інтереси; з організаціями та науково-виробничими об'єднаннями, займаються дослідженнями в тій області, в якій має відношення зміст документа; з громадськими організаціями - у випадках необхідності або передбачених документами цих органів; з органами, які здійснюють державний надвідомчий контроль (нагляд) у певній галузі (санітарний, протипожежний і т.д.); з вищестоящими органами загальної або галузевої компетенції у випадках, коли законодавством передбачається можливість здійснення управлінських дій, лише з дозволу цих органів. Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або його заміщує посадовою особою відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами (статут або положення про організацію, структурному підрозділі, посадова інструкція, наказ про розподіл обов'язків та ін.) Дві або більше підписи проставляються в тому випадку, якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб. Документи грошового, матеріального або кредитного характеру, що служать підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписують керівник організації. положення, що не мають офіційного статусу. Автори ЕГСД узагальнили передовий досвід свого часу і

Размещено на Allbest.ru