Выбор оптимальной бухгалтерской информационной системы для малого бизнеса

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Дисциплина: Бухгалтерские информационные системы

Реферат

Тема: Выбор оптимальной БИС для малого бизнеса

Введение

Любой руководитель волнуется за прибыльность предприятия, эффективность работы персонала и создание наиболее оптимальной структуры управления. Он вынужден принимать важные решения в условиях постоянного риска и неопределенности - все это принуждает его постоянно держать под контролем все аспекты финансовой и хозяйственной деятельности предприятия. Она отражается в огромном количестве разнообразных документов, которые содержат различную важную информацию. Если же эта информация систематизирована и грамотно обработана, она выступает гарантом эффективного управления предприятием, а вот отсутствие достоверных данных, содержащих неточности, приводит к неправильным управленческим решениям и серьезным убыткам.

Вот почему бухгалтерские информационные системы являются столь актуальными. Введение специальных бухгалтерских программ и пакетов позволяет автоматизировать бухгалтерский учет, обеспечивает постоянный порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, а также позволяет отследить договора, намного быстрее рассчитывать заработную плату и своевременно сдавать отчетности.

1. Понятие и сущность бухгалтерских информационных систем

Бухгалтерские информационные системы или сокращенно БИС - это отражение отраслевой деятельности предприятия. Используются данные системы в целях управления на уровне отрасли или отдельного предприятия. Автоматизированные информационные системы в экономике / под ред. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТА-ДАНА, 2009. - 36 с.

Как и любая компьютерная информационная система, БИС требует наличие определенного ряда компонентов:

- информационная база объекта управления;

- программное обеспечение;

- вычислительная система;

- пользователи.

Основа БИС - это информация - совокупность количественных данных, которые необходимы для выполнения функций контроля, планирования, анализа, которые являются основой при принятии управленческих решений.

Основные задачи БИС:

- обеспечить автоматизированное решение полностью всего комплекса бухгалтерского учета, внутреннего аудита, планирования, анализа финансовой и хозяйственной деятельности предприятия;

- получить достоверную оперативную информацию о текущем положении дел на предприятии, на основе которых принимается верное управленческое решение;

- интегрировать бухгалтерский, оперативный и статистический учет как основу единой первичной информации;

- получить достоверную информацию для обратной связи, которая используется во время принятия управленческих решений;

- автоматизировать обработки на абсолютно всех стадиях технического процесса, начиная со стадии первичного учета.

2. БИС для малых предприятий - критерии выбора

Малые предприятия уделяют особое внимание ведению финансового учета. Это главный вид бухгалтерского учета по значимости и трудоемкости для предприятия. Его направление - обобщение и синтез учетной информации.

В небольших организациях специфика работы требует особенное программное обеспечение. У таких предприятий зачастую небольшой штат работников. Объем работы на малых предприятиях также не поражает размахом. Да и руководители таких предприятий не заинтересованы в покупке дорогостоящего софта.

К примеру, в крупной компании отдел бухгалтерского учета насчитывает довольно большое количество работников, каждый из которых может выполнять отдельно взятую функцию - один учитывает основные средства, другой занят начислением зарплаты, третий ведет расчеты с поставщиками и т.д. В маленьких же фирмах один работник может совместить обязанности как бухгалтера, так еще и кадровика, и завхоза.

Следуя данному принципу, руководитель малого предприятия зачастую настроен на покупку одной единственной программы, которой могут пользоваться все работники. Разработчики бухгалтерского программного обеспечения идут навстречу таким пожеланиям.

Критерии выбора БИС для малых предприятий велик, рассмотрим несколько из них.

На сегодняшний день рынок бухгалтерских информационных систем довольно разнообразен. В основном малые предприятия ведут бухгалтерский учет на одном компьютере, однако для сетевых вариантов - от 2 до 4 мест - также есть варианты.

Для таких предприятий существует целый спектр тиражных бухгалтерских программ - это ИнфоБухгалтер, БЭСТ-Офис, ПАРУС-бухгалтерия, Инфин-Бухгалтерия, Турбо Бухгалтер, 1С: Бухгалтерия, Контур, СБИС, ИП: Бухгалтерия, ИНОТЕК, КомТех и многие другие.

Система учета и управления КомТех предназначена для целого ряда работников - директор, работники бухгалтерии, снабженцы, плановые службы, кладовщики и многие другие. Менеджер также может использовать данную программу для контроля хода выполнения договоров, а также отдельных их этапов. Также он может сформулировать план-график выполнения договоров, а также проанализировать требования к выполнению договоров и сформировать заявки на снабжение. В основном данная программа используется в организациях различного профиля деятельности, к примеру, строительство, производство, торговля, услуги и т.д.

Следующим критерием выбора БИС для малого предприятия является диапазон действия - он должен быть широким и охватывать все участки учета - оборотные и основные активы, кадровое делопроизводство, расчеты с поставщиками и покупателями, склад и многое другое. Все эти функции выполняет программа «БухСофт: Предприятие». Эта программа включает в себя все участки деятельности предприятия - учет основных и оборотных активов, расчет с поставщиками и покупателями, заработная плата, кадры, банк и касса. Склад и другие. Для малых предприятий эффективной будет как одна целая программа, в которой будут включены все критерии учета, так и одна программа, которая включает в себя несколько модулей и составляющая единое целое. В данном случае предприятие может купить саму программу и приобрести только те дополнительные составляющие, которые ей нужны. В качестве примера такой программы выступает «Суперменеджер», разработанной фирмой «ИСЭН».

Следующий критерий выбора - это простота в использовании. Очень многие пользователи управленческих и бухгалтерских программ уже сформировали свои пожелания и требования к ним. Для начала, любая бухгалтерская программа для малого бизнеса должна быть максимально простой в использовании. Далее - довольно многие предприятия малого бизнеса хотят приобрести уже готовый продукт, а не тратить большие деньги для разработки своего программного обеспечения. Исходя из этого, готовая программа должна включать все компоненты для ведения бухгалтерского учета, при этом процесс должен быть автоматизирован. Еще один немаловажный факт - программа должна легко устанавливаться на компьютер, желательно без помощи программистов, и требовать самое минимальное время на ее освоение. Бухгалтер должен свободно ориентироваться в возможностях программы. Все эти критерии учитываются разработчиками бухгалтерского программного обеспечения для малого бизнеса, хотя ни одна фирма-разработчик не признается, что ее продукт тяжел в освоении и ценность его понятна будет только суперпрофессионалам. Все требования простоты и доступности учтены в программах фирмы «Бухсофт.ру», которые после установки не нуждаются в дополнительной настройке. Разработчики данных программ утверждают, что любой сотрудник предприятия способен разобраться в принципах работы программы без помощи инструкции. Работник всего лишь должен управлять процессом решения трудоемких задач вычислительной техникой.

К этим критериям также можно отнести программу «КАМИН: Расчет заработной платы 3.0.». Эта программа проста и понятна. Любой бухгалтер на предприятии может легко рассчитать заработную плату всех работников и вести кадровые работы.

Фирма «Бухсофт.ру» помогает еще неопытным работникам правильно рассчитывать налоги и заполнять отчетную документация, ведь в маленьких предприятиях зачастую работают начинающие бухгалтера. Например, в программах этой фирмы есть автоматизированная функция отчетности за месяц, квартал, год и т.д. Для более удобной работы введены подсказки, сообщения об ошибочных вводах и рекомендации по ходу работы.

Следующий критерий выбора БИС - это надежность и доступность. Самое главное требование к любой программе - это обеспечение бесперебойной работы. Экономическая информатика и вычислительная техника. / Под ред. В.П. Косарева, А.Ю. Королева. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 104 с.При этом крупные компании в случае поломки справятся своими силами, а вот малые предприятия, в штате которых нет программиста, столкнутся с серьезной проблемой. Конечно же все разработчики бухгалтерских программ утверждают, что их продукт долговечен и на 100% работоспособен. Однако, перед покупкой бухгалтерской программы стоит ознакомиться с отзывами о ее работе. Это легко можно сделать на интернет-сайте фирмы-разработчика или же почитать отзывы в соответствующих изданиях. Также покупатель должен при покупке получить право на консультирование по вопросам использования программы. Данная возможность есть у очень многих фирм-разработчиков, к примеру «Бухсофт.ру». Также все программы для малого бизнеса должны включать в себя бесплатные функции, которые помогли бы освоить принципы работы с программой. К примеру, с сайта www. busoft.ru для программы «БухСофт: Предприятие» можно бесплатно скачать первичные документы по учету продаж, основных средств и материально-производственных запасов, а также отчет по форме СЗВ-К и кассовые документы.

Еще один немаловажный критерий при выборе БИС - это цена и стоимость обслуживания программы. Цена для бухгалтерских программ для малого бизнеса должна быть невысокой, иначе она просто не будет пользоваться сроком.

3. Оптимальная БИС для малого бизнеса

Как считают многие бухгалтера России, оптимальной бухгалтерской информационной системой является программа 1С от ЗАО 1С.

Преимущества данной программы безграничны. Многие бухгалтера пользуются данной программой и ее прикладными решениями.

Типовые прикладные решения фирмы «1С» предназначаются для автоматизации типовых задач управления и учета предприятием. При их разработке учитываются и современные международные методики управления - CRM, ERP II, MRP II, ERP, SCM и другие, и реальные потребности предприятий, которые не укладываются в стандартный набор функциональности современных методик, а также опыт успешной автоматизации, который накопила фирма «1С» и партнерские сообщества. Также разработчики тщательно прорабатывают состав функциональности. Сама фирма постоянно следит за отзывами пользователей, анализирует их опыт и отслеживает изменение их потребностей.

Для пользователей России фирма «1С» предлагает следующие прикладные решения:

- "1С: Бухгалтерия 8" (включая базовую версию и специализированные поставки базовой версии "1С: Упрощенка 8" и "1С:Предприниматель 8");

- "1С: Бухгалтерия 8 КОРП";

- "Управление торговлей" (включая базовую версию);

- "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8" (включая базовую версию);

- "1С: Комплексная автоматизация 8";

- "Управление производственным предприятием";

- "1С: Консолидация 8" (включая версию ПРОФ);

- "1С: Платежные документы 8";

- "1С: Налогоплательщик 8";

- "1С: Розница 8";

- "1С: Документооборот 8".

- "1С: Управление небольшой фирмой 8";

- "1С: Бухгалтерия автономного учреждения 8" (включая базовую версию и версию КОРП).

Для российских бюджетных учреждений предлагаются следующие прикладные решения:

- "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8";

- "1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8";

- "1С: Свод отчетов 8".

Самое функциональное прикладное решение программ «1С: Предприятие 8» - это «Управление производственным предприятием». Для пояснения наиболее функциональных областей, которые автоматизируются этим и некоторыми другими прикладными решениями, существует определенная схема, представленная на рисунке 1 Благодатских В.А., Енгибарян М.А., Ковалевская Е.В. и др. Экономика, разработка и использование программного обеспечения. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 145 с..

бухгалтерский информационный программа

Рисунок 1. Типовое решение программы «1С: Предприятие 8» «Управление производственным предприятием»

Следующим отличительным качеством данной программы является стандартизация типовых решений. В них реализованы все функции, которые отвечают массовым потребностям предприятий. Это позволяет в полной мере обеспечить соответствие типовых решений отечественной специфике по методологии учета и в части управленческой деятельности предприятия, однако, в это же время, сделав решение достаточно простым в использовании и компактным. При всем этом обеспечивается эффективная и надежная поддержка и развитие типовых решений.

Типовое прикладное решение можно представить в виде стандартного набора элементов - это объекты конфигурации, которые обеспечивают реализацию любой функциональности. В разных тиражных прикладных решениях может присутствовать один и тот же стандартный элемент. Стандартизация элементов облегчает пользователям освоение типовых прикладных решений, упрощает техническую поддержку, обновление и доработку сертифицированными специалистами фирм-партнеров. Также данное решение облегчает создание новых индивидуальных и специализированных прикладных решений на основе типовых прикладных решений фирмы «1С».

Еще одно немаловажное достояние - это автоматизация отдельных задач или комплексная автоматизация. При выборе системы автоматизации необходимо принятие решения о разделении разнообразных подсистем автоматизации или же, наоборот, о централизации путем внедрения комплексного решения. Мировой опыт и современные тенденции развития экономических систем показывают, что для решения данной проблемы универсального решения просто не существует.

Использование обособленных решений проще и эффективнее, если отдельные задачи автоматизации на предприятии мало пересекаются. Комплексные решения эффективнее при сильной увязке различных задач автоматизации и готовности предприятия к формированию единого информационного пространства. Для принятия решения о выборе общих принципов и конкретных систем автоматизации целесообразно обратиться к компетентным представителям партнерского сообщества фирмы "1С". Система программ «1С: Предприятие 8» предоставляет возможность реализации обоих подходов: как внедрение комплексного решения, так и внедрение отдельных прикладных решений, которые будут работать автономно или интегрировано с другими решениями «1С» и сторонних разработчиков.

Одно из главных преимуществ - это поддержка и сервис. При выборе системы важно оценить перспективы эксплуатации и развития системы.

Стандартизация платформы и прикладных решений во всех программах «1С: Предприятия 8» обеспечивает возможность эффективной поддержки системы со стороны фирмы «1С» и партнерского сообщества. Фирма «1С» обеспечивает регулярную поддержку типовых прикладных решений и самой платформы. Платформа «1С: Предприятие 8» обеспечивает возможность совмещения обновлений прикладного решения, производимого фирмой «1С» или разработчиком специализированного решения, с индивидуальными изменениями, внесенными при внедрении системы.

В России, странах СНГ и Балтии работают десятки тысяч специалистов, профессионально занимающихся внедрением и адаптацией прикладных решений «1С: Предприятия». В каждом регионе существует большое количество франчайзинговых фирм, оказывающих весь спектр услуг по комплексной автоматизации на базе программ системы «1С: Предприятие» -- начиная от консультаций по выбору наиболее подходящих программ системы и заканчивая обучением и индивидуальной настройкой системы. Многие из специалистов, занимающихся внедрением «1С: Предприятия», решают не только задачи, связанные с поддержкой или развитием прикладных решений, но и оказывают консалтинговые услуги, помогая принимать правильные решения при постановке учета и управления на предприятии. Фирма «1С» проводит регулярное обучение и сертификацию специалистов.

Весьма важной может оказаться возможность быстрого привлечения специалистов по развитию и поддержке прикладного решения. Устройство системы «1С: Предприятие» позволяет достаточно быстро вводить в курс дела новых специалистов и передавать поддержку прикладного решения тому, кто сможет обеспечить наилучшее обслуживание. Таким образом, наличие реальной индустрии внедрения и поддержки решений системы «1С: Предприятие» является гарантией отсутствия проблем сопровождения и развития информационной системы.

Фирма «1С» является лидером среди бухгалтерских информационных систем в России. Очень многие пользователи - от начинающих до профессиональных - довольны данной бухгалтерской программой и ее прикладными решениями.

На мой взгляд, именно программа «1С: Предприятие» является оптимальным выбором для малого бизнеса.

Вывод

Самой важной задачей в условиях переходной экономики России - это автоматизация бухгалтерского учета на предприятиях, а также подготовка и своевременная сдача финансовой отчетности в налоговые органы. На сегодняшний день рынок бухгалтерских информационных систем предлагает руководителям предприятий огромный выбор средств автоматизации бухгалтерского учета. Не следует их разделять на плохие и хорошие, сильные и слабые. Абсолютно все они хороши и находят применение на самых разных предприятиях по размерам, роду деятельности и профилю. При автоматизации необходимо выбрать подходящую систему, опираясь на задачи и имеющиеся ресурсы.

Программа автоматизации имеет следующие перспективы развития Умнова Э.А., Шаниров М.А. Система автоматизированной обработки учетной информации. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 324с.:

- реализация новейших возможностей по адаптации программ к потребностям конечного пользователя;

- развитие систем управления документооборотом;

- взаимодействие с западными системами бухгалтерского учета;

- обеспечение соответствия систем бухгалтерского учета и систем налогообложения требованиям законодательства;

- создание новых версий программ, включающих дополнительные возможности ведения как финансового, так и управленческого учета;

- формирование показателей отчетности предприятия в автоматическом режиме;

- обеспечение открытости систем.

Однако, не смотря на все прелести автоматизации, компьютер не может заменить грамотного бухгалтера, который при процессе автоматизации бухгалтерского учета будет повышать его оперативность, увеличивать количество получаемой информации, а также будет уменьшать количество арифметических ошибок, оценивать текущее финансовое положение предприятия и развивать его перспективы.

Список использованной литературы

1. Автоматизированные информационные системы в экономике / под ред. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТА-ДАНА, 2009. - 398 с.

2. Благодатских В.А., Енгибарян М.А., Ковалевская Е.В. и др. Экономика, разработка и использование программного обеспечения. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 375 с.

3. Глицкий А.Б. Применение автоматизированных систем бухгалтерского учета на предприятии. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 429 с.

4. Ивлиев М.К. Пошаговая методика обучения автоматизации бухгалтерского учета. - М.: Интеллект-Сервис, 2008. - 365 с.

5. Информационные системы бухгалтерского учета / под ред. Проф. В.И. Подольского. - М.: ЮНИТИ-М, 2009. - 471 с.

6. Коцюбинский А.О., Грошев С.В. Руководство для бухгалтера по работе за компьютером. - М.: ЗАО «Изд. Дом «Главбух», 2008. - 364 с.

7. Патрушина С.М. Информационные системы в бухгалтерском учете: Учебное пособие. - М.: ИКЦ «МарТ», 2008. - 256 с.

8. Умнова Э.А., Шаниров М.А. Система автоматизированной обработки учетной информации. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 468с.

9. Шуремов Е.Л. Системы автоматизации бухгалтерского учета. - М.: Бухгалтерский учет, 2009. - 429 с.

10. Экономическая информатика и вычислительная техника. / Под ред. В.П. Косарева, А.Ю. Королева. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 381 с.

Размещено на Allbest.ru