Размещено на http://allbest.ru

ВВЕДЕНИЕ

аудит документация протокол

Так как актуальность экологических вопросов постоянно возрастает, предприятия и организации вынуждены осуществлять активную природоохранную деятельность. К числу инструментов, обеспечивающих постоянный контроль и достижение целей природоохранной политики предприятия, относятся, в числе прочих, экологический аудит системы управления окружающей средой (далее - СУОС). Именно он позволяют контролировать и повышать результативность природоохранной деятельности предприятия в соответствии с положениями его экологической политики.

Целью работы является изучение элемента СУОС «4.4.1. Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия», а также процедуры аудита по данному элементу.

Задачи, необходимые для достижения цели - это изучение организационной, нормативной и методической документации как по проведению аудита в целом, так и непосредственно по рассматриваемому элементу.

Для того, чтобы СУОС на предприятии функционировало эффективно необходимо, чтобы руководство организации предоставило ресурсы для внедрения, функционирования и улучшения системы управления окружающей средой. Ресурсы включают в себя людские ресурсы, специальные знания и опыт, инфраструктуру организации, технологию и финансовые ресурсы. Так же немаловажным является определение и документальное оформление обязанностей, ответственности и полномочий. Именно данные вопросы, касающиеся обеспечения ресурсной базы, распределения обязанностей, ответственности и полномочий будут подробно освещены в курсовой работе.

1.ПЕРЕЧЕНЬ ОСНОВНЫХ НОРМАТИВНЫХ, ОРГАНИЗАЦИОННЫХ И МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, НА ОСНОВАНИИ КОТОРЫХ ПРОВОДИТСЯ АУДИТ

При проведении аудита, как правило, пользуются основной документацией по СУОС, так как она предназначена для общего управления процессами, оказывающими влияние на окружающую среду.

Основу документации для аудита СУОС составляют международные и государственные стандарты. Например, стандарты серии СТБ ИСО 14000, технические кодексы установившейся практики, методические указания и др. Рассмотрим основные из данных документов.

СТБ ИСО 14001-2005 Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению.

Настоящий стандарт устанавливает требования к системе управления окружающей средой с целью оказания помощи организации в разработке и реализации ее экологической политики и целевых экологических показателей с учетом законодательных и других требований, распространяющихся на организацию, и информации о важных экологических аспектах. Он применим к тем экологическим аспектам, которые организация определяет как аспекты, которые может контролировать и на которые может влиять. Стандарт не устанавливает конкретных критериев экологической эффективности.

Настоящий стандарт применим для любой организации желающей:

- разработать, внедрить и поддержать в рабочем состоянии и улучшать систему управления окружающей средой;

- удостовериться в своем соответствии установленной экологической политике;

- продемонстрировать соответствие установленной экологической политике;

Одним из элементов данного стандарта, является элемент «4.4.1 Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия». Согласно этого элемента руководство должно обеспечивать наличие ресурсов, необходимых для разработки, внедрения, поддержания в рабочем состоянии и улучшения системы управления окружающей средой. Ресурсы включают кадры со специальными навыками, инфраструктуру организации, технологические и финансовые ресурсы.

Обязанности, ответственность и полномочия должны быть определены, документально оформлены и доведены до сведения соответствующих работников с целью содействия эффективному управлению окружающей средой. Высшее руководство организации должно назначить специальных представителей, которые независимо от других обязанностей должны иметь определенные обязанности, ответственность и полномочия для:

- гарантии того, что система управления окружающей средой разработана, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии в соответствии с требованиями настоящего стандарта;

- представления отчетов о функционировании системы управления окружающей средой, включающих рекомендации по совершенствованию системы, для анализа высшему руководству[1].

СТБ ИСО 14004-2005 Системы управления окружающей средой. Общие руководящие указания по принципам, системам средствам обеспечения функционирования.

Стандарт направлен на помощь организациям, внедряющим или совершенствующим систему управления окружающей средой. Он содержит руководство по разработке, внедрению и поддержанию в рабочем состоянии и совершенствованию системы управления окружающей средой и ее координации с другими системами управления. Основная цель стандарта заключается в том, чтобы оказать помощь организациям, внедряющим или совершенствующим систему управления окружающей средой и, следовательно, улучшить свою экологическую эффективность. В стандарте описываются элементы системы управления окружающей средой.

По рассматриваемому элементу «4.4.1 Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия» даны более подробные и практические рекомендации.

Руководство организации должно определить и сделать доступными соответствующие ресурсы для установления, внедрения, поддержания в рабочем состоянии и усовершенствования системы управления окружающей средой. Эти ресурсы должны предоставляться своевременно и эффективно.

При определении ресурсов, необходимых для установления, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы управления окружающей средой, организацией должны учитываться:

- инфраструктура;

- информационные системы;

- обучение;

- технология;

- финансовые, человеческие и другие ресурсы для отдельных операций.

При распределении ресурсов необходимо рассматривать текущие и будущие потребности организации. При распределении ресурсов организация может разработать процедуры для отслеживания прибыли и затрат при осуществлении деятельности по охране окружающей среды или аналогичной деятельности. Могут быть включены такие вопросы, как затраты на контроль за загрязнением, отходами и утилизацией.

Ресурсы и их распределение необходимо периодически анализировать и осуществлять это наряду с анализом со стороны руководства для обеспечения их адекватности. При оценке адекватности ресурсов должны учитываться запланированные изменения и/или новые проекты или операции.

База ресурсов и организационная структура малого или среднего предприятия могут наложить некоторые ограничения на реализацию системы управления окружающей средой. Для преодоления этих ограничений малые и средние предприятия могут рассмотреть вопрос о стратегии сотрудничества с:

- более крупными организациями-заказчиками и организациями-поставщиками, чтобы разделить с ними технологию и опыт;

- другими малыми и средними предприятиями на основе «цепной» зависимости поставщиков или на местной основе, с тем чтобы определить и обсудить общие для них вопросы, поделиться опытом, содействовать техническому развитию, совместно использовать средства и совместно привлекать внешние ресурсы;

- организациями по стандартизации, объединениями малых и средних предприятий, торговыми палатами в целях разработки программ подготовки и ознакомления;

- университетами и другими научно-исследовательскими центрами с целью поддержки улучшения производительности и нововведений.

Успешное внедрение, применение и поддержание в рабочем состоянии системы управления окружающей средой в значительной степени зависит от того, как высшее руководство определит и распределит ответственность и полномочия в рамках организации.

Ресурсы, обеспечиваемые высшим руководством, должны обеспечивать выполнение распределенной ответственности. Ответственность и полномочия должны пересматриваться, если происходят изменения в структуре организации[2].

Также в стандарте даны примеры распределения ответственности.

14050-2010 Управление окружающей средой. Термины и определения. Настоящий стандарт содержит определения основных понятий, связанных с управлением окружающей среды, которые приведены в стандартах ИСО серии 14000[3].

ГОСТ ISO 19011-2013 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента».

Стандарт содержит руководство по аудиту систем менеджмента, включая принципы аудита, осуществления менеджмента программы аудита и проведения аудитов систем менеджмента, а также руководство по оцениванию компетентности отдельных лиц, вовлеченных в процесс аудита, включая лицо, осуществляющее менеджмент программы аудита, аудиторов и команды по аудиту. Стандарт применим ко всем организациям, которым необходимо проводить внутренние или внешние аудиты систем менеджмента или осуществлять менеджмент программы аудита. Применение стандарта к другим типам аудитов возможно при условии, что особое внимание уделяется конкретной необходимой компетентности.

Данный стандарт пришел на замену СТБ ИСО 19011-2003 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента» и учитывает теперь особенности аудита в том числе и систем менеджмента информационной безопасности на соответствие стандарту ISO 27001.

В ГОСТ ISO 19011-2013 содержатся также пояснения в отношении специальных знаний и навыков аудиторов в области менеджмента информационной безопасности [4].

ТКП 5.1.15-2008 (03220) «Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Экологическая сертификация. Основные положения».

Технический кодекс устанавливает основные положения экологической сертификации в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь и является основополагающим в комплексе ТНПА, обеспечивающих организацию и проведение работ по экологической сертификации. Технический кодекс учитывает требования СТБ ИСО 14001-2005, СТБ ИСО 14004-2005, СТБ ИСО 14031-2003, СТБ ИСО 19011-2003, ИСО/МЭК Руководства 2:1996, ИСО/МЭК Руководства 60:1994, ИСО/МЭК Руководства 65:1996, ИСО/МЭК Руководства 66:1999[5].

ТКП 5.1.09-2012 (03220) «Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Сертификация профессиональной компетентности экспертов-аудиторов. Основные положения».

Технический кодекс устанавливает общие требования к процедурам проведения сертификации экспертов-аудиторов, осуществляющих подтверждение соответствия в определенной области деятельности в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь. Технический кодекс обязателен для субъектов оценки соответствия, участвующих в сертификации экспертов-аудиторов[6].

ТКП 5.1.05-2012 (03220) «Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Сертификация систем управления. Основные положения».

Технический кодекс устанавливает общие требования к процедуре проведения работ по сертификации систем управления (систем менеджмента качества, систем управления охраной труда, систем управления окружающей средой, систем менеджмента безопасности пищевых продуктов, систем менеджмента безопасности пищевых продуктов на основе анализа опасностей и критических контрольных точек, систем менеджмента информационной безопасности, систем управления энергопотреблением, систем лесоуправления и лесопользования, систем обеспечения качества на основе принципов надлежащей производственной практики (GMP) и др.) на соответствие требованиям технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации на системы управления (СТБ 1435, СТБ 1470, СТБ 1708, СТБ 1777, СТБ ISO 9001, СТБ ИСО 13485, СТБ ИСО 14001, СТБ ISO/TS 16949, СТБ 18001, СТБ ИСО 22000, СТБ ISO 22716, СТБ ISO/IEC 27001 и др.) в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь) [7].

МР 0212.10 - 2001 «Системы управления окружающей средой. Планирование и проведение внутреннего аудита Систем управления окружающей средой»

В данных методических рекомендациях детально описаны все этапы проведения процедуры внутреннего аудита СУОС на предприятии, в том числе подготовительный этап, проведение предварительного совещания, сбор информации, проведение заключительного совещания, подготовка отчета по внутреннему аудиту СУОС для анализа высшим руководством[8].

МР 0212.15-2001 Системы управления окружающей средой. Проведение экологического аудита при экологической сертификации систем управления окружающей средой.

Данные методические рекомендации регламентируют проведение экологического аудита СУОС в рамках процедуры экологической сертификации СУОС на соответствие требованиям стандарта СТБ ИСО 14001. Настоящие методические рекомендации:

устанавливают порядок проведения внутреннего аудита системы управления окружающей средой организации;

предназначены для любой организации, независимо от формы собственности, масштабов ее деятельности, разработавшей или разрабатывающей СУОС в соответствии с СТБ ИСО 14001[9].

2. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТАЦИИ, ВЕДУЩЕЙСЯ ПО ЭЛЕМЕНТУ «4.4.1. РЕСУРСЫ, ОБЯЗАННОСТИ, ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ» НА ПРЕДПРИЯТИИ

Элемент 4.4.1 «Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия» является одним из ключевых на этапе внедрения и дальнейшего функционирования СУОС.

Разберемся с основными понятиями данного элемента.

Ресурсы - это средства, необходимые для разработки, внедрения, поддержания в рабочем состоянии и улучшения системы управления окружающей средой

Понятие ресурсы включают в себя:

- человеческие ресурсы со специальными знаниями и опытом;

- организационную инфраструктуру;

- материальные ресурсы (технологии и технические ресурсы);

- финансовые ресурсы.

Обязанность - это документально оформленные обязательства, которые возлагаются на сотрудников с целью выполнения тех или иных требований системы на различных ее этапах.

Даже в случае малой организации каждый работник должен понимать свою роль в СУОС. Обязательствами должны быть наделены не только руководители: распределение обязанностей поможет максимизировать отдачу от СУОС, вовлекая работников на всех стадиях внедрения в процесс понимания и поиска новых возможностей улучшения СУОС.

Ответственность - это документально оформленные положения, при которых лицо, выполняющее какую-нибудь работу в рамках СУОС, обязано дать полный отчет в своих действиях и принять на себя вину за все могущие возникнуть последствия в исходе порученного дела, в выполнении каких-нибудь обязанностей, обязательств.

То есть ответственность рассматривается как возможность возложения вины за невыполнение обязанностей, что дисциплинирует сотрудников и стимулирует к выполнению возложенных на них обязанностей.

Полномочия - это делегированное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее сотрудников на выполнение заданий в рамках СУОС. Полномочия как правило, распределяются высшим руководством.

В упрощенной форме можно сказать, что работники должны знать:

- что и как они должны делать - «обязанности»;

- что у них есть право делать это - «полномочия»;

- что в случае невыполнения своих обязанностей по СУОС к ним может быть применено взыскание - «ответственность».

Только при этих условиях удастся построить эффективную успешную организацию.

Основными документами по данному элементу СУОС являются:

- схема организационной структуры СУОС;

Под организационной структурой СУОС понимается состав (перечень) отделов, служб и подразделений в аппарате управления, системная их организация, характер соподчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления фирмы, а также набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии в вопросах, касающихся непосредственно СУОС.

Базой для построения организационной структуры СУОС является организационная структура управления предприятием, т.к. сохранение существующей иерархии не будет подрывать основ взаимодействия на предприятии.

Организационная структура должна постоянно проверяться и периодически анализироваться для обеспечения эффективного руководства управлением окружающей средой в организации в зависимости от изменяющихся внутренних и внешних факторов.

Структура СУОС должна демонстрировать взаимосвязь между ее элементами. Как правило, для наглядности делают графическое изображение действующей системы.

- матрица ответственности по элементам СУОС.

Данный документ устанавливает требования к распределению ответственности между работниками всех уровней организации за разработку, внедрение и поддержание эффективного функционирования СУОС. Как правило, оформляется в виде таблицы, в которой указываются все элементы СУОС и ответственные лица по каждому элементу.

Каждый работник должен знать свое место в системе СУОС и четко понимать:

- линии подчиненности,

- функциональные обязанности и ответственность в области принятия решений,

- место функций экологического менеджмента в рамках общей системы управления.

Именно с этой целью создается организационная структура СУОС и матрица распределения ответственности.

Для рассмотрения перечня документации, ведущемуся по данному элементу СУОС возьмем в качестве примера предприятие с внедренной системой ОАО «Бобруйский мясокомбинат».

Предприятием определена структура управления окружающей средой и распределена ответственность за выполнение функциональных обязанностей между работниками всех уровней предприятия за разработку, внедрение и поддержание эффективного управления и функционирования системы.

Схема организационной структуры СУОС предприятия приведена в приложении А, ответственность руководителей предприятия по СУОС - в Матрице ответственности по элементам СУОС в приложении Б.

Распределение обязанностей на предприятии также установлено в Положении о деятельности ОАО «Бобруйский мясокомбинат».

Задачи, функции, ответственность, требования к квалификации специалистов и рабочих, необходимые для выполнения задач в области ООС, определены:

1) В должностных инструкциях специалистов и служащих. Должностная инструкция -- документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Приказом по предприятию, сотрудникам, задействованным во внедрении и обеспечении функционирования СУОС, данные обязанности были вменены документально путем включения в должностную инструкцию.

2) Стандартами предприятия и инструкциями.

В частности данный элемент наиболее подробно отражен в стандарте предприятия «Система управления окружающей средой. Руководство по СУОС ОАО «Бобруйский мясокомбинат» [10].

3. АНКЕТА-ОПРОСНИК ПО ЭЛЕМЕНТУ СУОС «4.4.1. РЕСУРСЫ, ОБЯЗАННОСТИ, ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ»

Для проведения внутреннего аудита по каждому элементу СУОС разрабатывается анкета-опросник, содержащая вопросы по внедрению и функционированию соответствующего элемента системы. Это облегчает задачу аудитора и позволяет не упустить все необходимые моменты, которые должны быть проверены на предприятии.

Основной задачей оформления анкеты-опросника по элементу СУОС «4.4.1. Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия» является необходимость выяснить:

- наличие документально оформленных обязанностей по СУОС, распределения ответственности и полномочий по СУОС;

- наличие ознакомления персонала с дополнительными обязанностями по СУОС;

- наличие кадровых и организационных ресурсов для внедрения и функционирования СУОС;

- наличие назначенного представителя высшего руководства по вопросам СУОС;

- наличие документально оформленной и утвержденной организационно-функциональной структуры СУОС;

- другие вопросы, отражающие не только специфику рассматриваемого элемента, но и специфику предприятия и непосредственно аудируемого структурного подразделения.

Заполненная анкета-опросник по элементу СУОС «4.4.1. Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия» в колбасном цехе ОАО «Бобруйский мясокомбинат» представлена в приложении В [12]. Вопросы, входящие в анкету-опросник, отражают специфику аудируемого предприятия, содержит развернутые ответы на предварительно подготовленный перечень вопросов по данному элементу.

4. ПРОТОКОЛЫ НЕСООТВЕТСТВИЯ

Выявленные в ходе аудита несоответствия оформляются в виде протоколов несоответствий. Каждое из выявленных несоответствий СУОС, зафиксированных аудитором-экологом в протоколе, обсуждается с руководителем аудируемого подразделения, который должен заверить их в протоколе своей подписью для исключения в дальнейшем возможных споров.

После составления протокола несоответствий, все обнаруженные несоответствия должны быть проанализированы аудиторской группой с целью выделения среди них существенных и несущественных. Окончательное решение принимается ведущим аудитором.

Для выявленных несущественных несоответствий определяются сроки проведения необходимых корректирующих или предупреждающих мероприятий.

Ответственность за проведение корректирующих или предупреждающих мероприятий лежит на руководстве аудируемого подразделения. После истечения срока устранения несущественных несоответствий аудитор-эколог должен провести повторную проверку того аспекта деятельности, в котором он обнаружил несоответствие, и сделать отметку в протоколе [6].

Заполненный протокол несоответствий по элементу СУОС «4.4.1. Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия» представлен в приложении Г [12].

5. АУДИТОРСКОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ ПО ПРОВЕРКЕ

По итогам проверки оформляется аудиторское заключение. Оно содержит в себе информацию о проведенном аудите:

- дата проведения аудита;

- цель аудита;

- проверяемое подразделение;

- проверяемые элементы СУОС;

- перечень документов по СУОС и ООС, по которому проводится внутренний аудит;

- состав аудиторской группы;

- сотрудники проверяемого подразделения, сопровождающие и работающие с членами комиссии по проверке СУОС;

- выводы;

- предложения.

В заключении по внутреннему аудиту обязательно указывается соответствие аудируемой СУОС критериям аудита, степени ее внедрения и эффективности.

Аудиторское заключение в последующем прилагается к отчету по внутреннему аудиту. Заполненное аудиторское заключение представлено в приложении Д [12].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В курсовой работе нашли отражение поставленные цели и задачи: изучен элемент СУОС «4.4.1. Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия», рассмотрены теоретические основы проведения процедуры аудита, изучена организационная, нормативная и методическая документация по проведению внутреннего аудита СУОС.

В ходе аудита по элементу «4.4.1. Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия» в колбасном цеху ОАО «Бобруйский мясокомбинат» установлено наличие двух несоответствий. Данные несоответствия были определены как несущественные, так как устранение не требует длительного времени и больших капитальных затрат.

По результатам внутреннего аудита был составлен ряд необходимых документов:

- анкета - опросник;

- протокол несоответствий;

- аудиторское заключение.

Корректирующие действия по устранению несоответствий были проведены в трехдневный срок.

Элемент СУОС «4.4.1. Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия» на предприятии проработан эффективно, т.к. руководство организации предоставило все необходимые ресурсы для внедрения, функционирования и улучшения системы управления окружающей средой, оптимально распределило ответственность и полномочия на различные категории сотрудников.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению: СТБ ИСО 14001 - 2005 . - Введ. 01.01.2006. - Минск: Государственный комитет по стандартизации Республики Беларусь, 2006. - 38 с.

2. Системы управления окружающей средой. Общие руководящие указания по принципам, системам и средствам обеспечения функционирования: СТБ ИСО 14004 - 2005 . - Введ. 01.01.2006. - Минск: Государственный комитет по стандартизации Республики Беларусь, 2006. - 44 с.

3. Управление окружающей средой. Термины и определения: СТБ ИСО 14050 - 2010 . - Введ. 01.01.2011. - Минск: Государственный комитет по стандартизации Республики Беларусь, 2011. - 48 с.

4. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента: ГОСТ ISO 19011-2013. - Введ. 01.03.2014. - Минск: Государственный комитет по стандартизации Республики Беларусь, 2014. - 44 с.

5. Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Экологическая сертификация. Основные положения: ТКП 5.1.15-2008 (03220). - Введ. 01.11.2008. - Минск: Государственный комитет по стандартизации Республики Беларусь, 2008. - 14 с.

6. Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Сертификация профессиональной компетентности экспертов-аудиторов. Основные положения: ТКП 5.1.09-2012 (03220). - Введ. 01.09.2012. - Минск: Государственный комитет по стандартизации Республики Беларусь, 2012. - 28 с.

7. Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Сертификация систем управления. Основные положения: ТКП 5.1.05-2012 (03220). - Введ. 01.01.2013. - Минск: Государственный комитет по стандартизации Республики Беларусь, 2013. - 64 с.

8. Системы управления окружающей средой. Планирование и проведение внутреннего аудита Систем управления окружающей средой: МР 0212.10 - 2001. - Введ. 26.02.2001. - Минск: Министерство природных ресурсов и экологии Республики Беларусь, 2001. - 31 с.

9. Системы управления окружающей средой. Проведение экологического аудита при экологической сертификации систем управления окружающей средой: МР 0212.15-2001. - Введ. 29.01.2001. - Минск: Министерство природных ресурсов и экологии Республики Беларусь, 2001. - 23 с.

10. Системы управления окружающей средой. Руководство по системе управления окружающей средой: стандарт предприятия. - Введ. 14.01.2013 - Бобруйск: ОАО «Бобруйский мясокомбинат», 2013. - 46 с.

11. Системы экологического менеджмента: практический курс: учеб. пособие для вузов / С.Ю. Даймон [и др.]; под общ. ред. С.Ю. Даймона. -Москва : Форум, 2010. - 336с.

12. Дорожко, С.В. Экологический аудит предприятия. Методические указания по выполнению курсовой работы по дисциплине «Экологический аудит предприятия» / С.В.Дорожко, Г.И. Морзак, Н.Г. Малькевич. - Минск: Белорусский национальный технический университет, 2009.- 16 с.

Размещено на Allbest.ru

...