Хранение документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

хранение документ справочный архив

Введение

1. Понятие оперативного хранения документов

2. Понятие номенклатуры дел

3. Современные средства оперативного хранения документов

4. Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

Заключение

Библиографический список

Введение

Очень важную роль в делопроизводстве играет функция хранения документов. Это связано, прежде всего, с тем, что документы предприятий могут оставаться на длительное (архивное) хранение или же на короткие сроки, т.е. оперативное хранение затем эти документы уничтожаются.

Документы являются важным источником информации, они необходимы для стабильной деятельности предприятий. Документы являются главным доказательством в спорных ситуациях. Учет и обеспечение сохранности документов на стадии оперативного хранения является важной частью документационного обеспечения управления, так как потом эти документы переходят на длительное хранение (архив). При работе с документами нужно соблюдать нормативные акты Российской Федерации. Они предусматривают составление документов по видам, ведение номенклатуры (списка), создание архива организации, чтобы обеспечить сохранность ценных документов. Руководители предприятий несут полную ответственность за правильное хранение и оформление документов.

Этапы работы с документами:

Фиксация информации на носители; оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций; хранение документов для их последующего использования. Назначение документов очень различно. Документы могут быть необходимы только для оперативной работы в течении некоторого времени, другие могут быть нужны всегда.

Цель работы:

Анализ литературы;

Изучение понятия оперативного и длительного хранения документов;

Изучение основных требований по хранению документов.

1. Понятие оперативного хранения документов

Оперативное хранение документов происходит в различных структурных организациях до сдачи их в архив. Также хранение документов осуществляется в службах документационного обеспечения управления (ДОУ). Хранение документов в них происходит в процессе их исполнения и уже исполненных документов. Документооборот заканчивается после исполнения документов.

Документы во время их исполнения должны хранится у исполнителя в папках с пометками «Срочно», «На подпись», «На исполнение» и т.п. На них указываются фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки с неисполненными документами хранятся, так чтобы их можно было передать другому сотруднику на исполнение. Исполненные документы могут храниться в папках «скоросшивателях» они используются для документов кратковременного хранения, так как располагаются в обратном хронологическом порядке (документ поздней даты первый, с ранней датой последний). Документы длительного хранения, как правило, хранятся в папках со шнуровкой. Документы пробиваются дыроколом через отверстия проходят шнурки, которые завязываются снизу. Документы в таких папках лежат в хронологической последовательности. В архиве эти документы также хранятся в первозданном виде. Документы до сдачи в архив хранятся в доступных местах, чтобы их можно было легко найти, так же им обеспечиваются определенные условия хранения (температура, защита от пыли, света).

Документы хранятся в ДОУ на рабочем месте работников или в близости от них. Хранятся на стеллажах, в шкафах, картотеках, лотках. Законченные дела запрещено хранить в столе. Также документы можно хранить в прочных коробках, тумбах, ящиках. Наиболее применяемы механические картотеки. Такие хранилища подают документы к рабочей зоне или на стол оператора по запросу. Но целесообразность их определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.

2. Понятие номенклатуры дел

Документы являются хранителями информации предприятий.

Классификация документов имеет большое значение для последующего хранения документов в архивах. Подход к этому обеспечивает номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения оформленный в установленном порядке. Простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам для поиска в случае их надобности.

Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов. Она служит для пайки документов после их исполнения в дела, определяя систему хранения документов в учреждениях. В делах намечают ориентировочный срок хранения документов. Номенклатура должна составляться для правильного формирования и учета дела предприятий. Первым этапом составления номенклатуры служит изучение документов предприятия. В нее включаются все документы предприятия. Изучаются все аспекты предприятия от устава до должностных инструкции сотрудников.

В номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуре учитываются все справочные картотеки и журналы к документам. Номенклатура дел используется вместо описи и при сдаче в архив хранится до 10 лет включительно. В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию.

При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы ведомственных архивов, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах, а также учитывать требования к номенклатуре дел содержащихся в перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура на следующий делопроизводственный год составляется в 3-4 кварталах текущего года. Составление номенклатур контролируется руководителями.

Реквизиты составления номенклатуры дел:

- Наименование предприятия.

- Наименование вида документа.

- Дата.

- Индекс.

- Место Составления.

- Гриф утверждения.

- Заголовок к тексту.

- Текст.

- Подпись.

- Гриф согласования.

Содержательная часть составляет:

- Индексы дел.

- Заголовки дел.

- Количество (томов, частей).

- Срок хранения (тома, части) и номер статьи по перечню.

- Примечание.

Номенклатура дел должна быть подписана руководителем структурного подразделения, одобрена комиссией и согласована с заведующим архивом организации. После номенклатура передается в службу ДОУ для оформления номенклатуры дел организации. Номенклатура организации заполняется в табличной форме. Разделами дел является наименование структурных подразделений. При ее составлении выявляются виды документов, места хранения оригиналов и проставляется срок хранения. Уточняются примечания, редактируются заголовки. Заведующий архивом несет ответственность за архив.

Номенклатура дел составляется в 4 экземплярах.

Рис. 1. Номенклатура дел

3. Современные средства оперативного хранения документов

Документы из бумаги хранятся в лотках на рабочих столах.

Рис. 2. Лотки для документов.

Архивные коробки предназначены как для оперативного, так и для длительного хранения документов.

Рис. 3. Архивные коробки

Офис сшивка предназначается, как правило, для неиспользуемой накопившейся документации, с последующим перемещением в лотки, рис. 4.

Рис. 4

Папка на резинках, позволяет быстро найти нужный документ.

Рис. 5. Папка на резинках

Архивная папка с завязками, позволяет быстро увидеть все документы во время открытия.

Рис. 6. Архивная папка с завязками

Оперативное хранение документов, как правило, происходит с помощью архивных коробок, архивных папок и папок на резинках. Документы максимально защищены и максимально оптимизированы.

Электронные документы и документы на носителях обычно хранятся на дискетах, флэш картах и других носителях. Также для таких документов существует специальная служба хранения. На каждый носитель заводится учетная карточка куда вносятся: код документа, регистрационный номер, краткое содержание, дата создания, срок хранения, код регистрации, вид носителя, место хранения и другое. Выдача электронных документов осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом. Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях. Документы для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка включает:

Проведение экспертизы и практической ценности документов, оформление дел;

Составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

При изменении наименования фирмы в течение года на обложке дела подписывается новое название, прежнее заключается в скобки. Документы постоянного и временного хранения подшиваются в твердую обложку. Листы нумеруются в верхнем правом углу простым карандашом, не задевая текста документа. Готовый документ нумеруется как один лист. В конце делается заверительная надпись по установленной форме.

4. Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

Дела хранятся в рабочих комнатах до сдачи в архив. Они помещаются в закрывающиеся шкафы, обеспечивающие их сохранность. Изъятие документов из архива строго запрещено. В исключительных случаях оно разрешается только с разрешения руководителя предприятия с обязательным оставлением заверительной копии и вложении акта об изъятии документа. Также указывается, кому выдано дело, дата возвращения, расписки и другое. Запрещается выдавать документы при хранении в структурных подразделениях на дом. Состояние возвращенных документов также проверяется.

Заключение

Оперативное хранение документов определяет срок и средства хранения документов. Средства хранения документов определяются объемами документов и способами обращения к ним. Порядок выдачи документов (временная выдача) предотвращает несанкционированный доступ к документам. Требования по хранению обеспечивает технология и защита информации. Электронное хранение документов позволяет обеспечить быстрый поиск и доступ к документам, как с помощью администратора, так и с использованием других носителей (телефон, планшет).

Рассмотрены понятие номенклатура дел, оформление. Также современные средства хранения документов, обеспечение сохранности документов, организация справочной работы, порядок выдачи документов, требования к хранению документов.

Библиографический список

1. Федеральный Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ.

2. Основные правила работы архивов организации, 2002.

3. Бункина Н.К. Семенов А.Н. Основные правила работы ведомственных архивов - Н.К. Бункина - М., 2002.

4. Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспечению сохранности документов - А.Л. Иванова - М.: 2003 - 185 с.

Размещено на Allbest.ru