Информационное обеспечение системы бюджетирования

Размещено на http://www.allbest.ru/

Информационное обеспечение системы бюджетирования

Для обеспечения управляемости финансами современных предприятий необходимы методы, соответствующие сложности их внешней и внутренней среды

Макаров Д.В.

ст. преподаватель кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита

БИЭФ (Калининград)

Для обеспечения управляемости финансами современных предприятий необходимы методы, соответствующие сложности их внешней и внутренней среды. Важным направлением в управлении финансами организаций стало бюджетирование как функционально обособленное направление финансово-экономической работы. Занимая особое место в системе управления финансами, бюджетирование осуществляет информационное обеспечение принятия решений в целях оптимального использования имеющихся возможностей, объективной оценки сильных и слабых сторон предприятия, а также во избежание банкротства и кризисных ситуаций.

Бюджет организации представляет собой целостную научно обоснованную систему сбора, анализа и обработки информации, получаемой из внутренней и внешней среды, расчета основных и вспомогательных показателей экономического состояния организации и контроля за их выполнением на основе экономико-математических моделей и технологий на всех этапах реализации бюджета.

Информация, объективно отражающая процессы и явления реального мира, законы его существования, факты социально-экономического и научно-технического характера, результаты анализа, обобщения и прогнозирования, имеет высокую общественную ценность. На получение, обработку и хранение информации расходуются значительные материальные и трудовые ресурсы. Сохранность и рациональное использование информации -одна из важнейших задач предприятий и организаций, которые ею владеют.

Информация неотделима от процесса информирования, поэтому, с одной стороны, необходимо рассматривать источники информации, с другой - ее потребителей. Связь между ними очерчивается следующим определением: информация-это новые сведения, принятые, понятые и оцененные как полезные конечным ее пользователем. Информация делает нас более осведомленными, снимает неясность, неизбежную при недостатке данных. Она может быть выражена набором букв, цифр, других условных знаков (символов) и осмысливается в результате чувственного восприятия и представлений человека.

Для качественного управления необходимо оптимальное количество информации, так как ее недостаток не позволяет получить полное представление об изучаемом предмете и принять правильное решение. Избыточность информации мешает быстро ее перерабатывать, анализировать и обобщать, что может привести к необоснованным заключениям. Для уменьшения объема информации ее стремятся сжать на основе кодов, шифров, машинно-ориентированных языков и т.п., что одновременно повышает ее полезную емкость, эффективность.

К информации, используемой в процессе бюджетирования, предъявляются различные требования. М.А. Бахрушина [1, с. 16-17]. а также Г.М. Лисович и И.Ю. Ткаченко [2, с. 11] приводят требования, предъявляемые к информации в целях управленческого учета. Так как бюджетирование является одной из функций управления, требования к информации управленческого учета, на наш взгляд, применимы к информации, используемой в системе бюджетирования. В частности, вышеуказанные авторы считают, что информация должна удовлетворять требованиям адресности, оперативности, достаточности, аналитичности, гибкости и инициативности, полезности и достаточной экономичности.

В.А. Щербаков, ссылаясь на В. Краснову и А. Привалова, авторов книги «Семь нот менеджмента», приводит следующие требования к информации в системе бюджетирования: понятность, достоверность, полнота, полезность, регулярность сбора, релевантность (существенность), своевременность [3. с. 161].

Требования к информационному обеспечению системы управления предприятием приводит также В.В. Ковалев. Он отмечает, что «к исходным данным, входящим в информационную базу, то есть потенциально несущим информацию, предъявляются различные требования, в том числе достоверность, своевременность, необходимая достаточность с позиции аналитичности, достаточная точность, существенность и т.п.» [4. с. 177].

Обобщив подходы исследователей к изложению требований, предъявляемых к информации, используемой в управлении (в том числе и в процессе бюджетирования), можно построить следующую систему требований к информации для процесса бюджетирования.

1.Достоверность. Достоверность информации характеризуется правдивостью, соответствием нормативным актам и внутрихозяйственным положениям: нейтральностью, то есть отсутствием в ней «нажима», подталкивания к принятию решения, в котором заинтересован вовсе не пользователь: возможностью проверки и прозрачностью: осмотрительностью - отражением расходов и убытков прежде доходов и прибылей.

2.Своевременность. Данное требование исключительно важно, поскольку для пользователя имеют значение не данные вообще, а данные в нужном объеме и в нужное время.

3.Достаточность, то есть оптимальность количества информации, необходимой для процесса бюджетирования.

4.Достаточная точность. Как отмечает В.В. Ковалев, требование достаточной точности исходных данных особенно актуально в отношении сведений, подготавливаемых в системе бухгалтерского учета. В течение многих лет понятия «бухгалтерия» и «точность» рассматривались как взаимосвязанные, а данные, генерируемые бухгалтером, считались наиболее точными по сравнению с любыми другими сведениями экономического характера. В последние годы происходит медленное, но неуклонное переосмысление соотношения этих понятий. Причин тому несколько. Главная из них. вероятно, состоит в сознательном и существенном ослаблении степени централизованного регулирования учета.

Предоставление бухгалтеру определенной свободы в выборе методов учета и алгоритмов расчета приводит к тому, что, например, прибыль можно исчислить с той или иной степенью точности. Так же обстоит дело и со многими другими оценками, генерируемыми в системе учета: их точность относительна.

О понятии точности говорят и в отношении данных для бюджетирования. Излишняя точность данных не всегда полезна, если существо дела подменяется какими-то по сути второстепенными характеристиками [4. с. 178].

5.Полнота. Согласно этому требованию упущений в процессе подготовки информации для целей бюджетирования быть не должно.

6.Полезность. Информация должна удовлетворять интересы пользователей. управляемость финансы бюджет сбор

7.Понятность. Информация не должна требовать значительных усилий для ее расшифровки.

8.Существенность (материальность). Это одно из ключевых требований, предъявляемых к информации. В Приказе Минфина РФ «О методических рекомендациях О порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации» от 28.06.00 г. № 60н изложены два принципа определения существенности информации. Согласно первому принципу существенность рассматривается как количественная характеристика, поскольку существенной признается информация в сумме, отношение которой к итогу соответствующих данных составляет не менее 5 %.

С другой стороны, показатель считается существенным, если его нераскрытие может повлиять на экономические решения заинтересованных пользователей, принимаемые на основе информации. Решение организацией вопроса, является ли данный показатель существенным, зависит от его оценки, характера, конкретных обстоятельств возникновения, то есть существенность рассматривается с качественной стороны. Как видно, принятие решения о существенности или несущественности конкретных данных (показателей) достаточно субъективно.

9.Экономичность (затраты на получение информации не должны быть выше экономического эффекта от ее использования).

10.Гибкость и инициативность (должна обеспечиваться вся полнота информационных интересов в условиях меняющихся управленческих ситуаций).

11.Оперативность(предоставление в сроки,позволяющие вовремя принять эффективное хозяйственное решение).

12.Аналитичность (информация, используемая в процессе бюджетирования, должна содержать данные анализа и обеспечивать возможность последующего анализа с наименьшими затратами).

Всю информацию, используемую в процессе бюджетирования, можно сгруппировать в пять крупных блоков: сведения регулятивно-правового характера, сведения нормативно-справочного характера, данные системы бухгалтерского и управленческого учета, статистические данные и несистемные данные.

Первый блок включает в себя законы, постановления, указы, то есть документы, определяющие, прежде всего, правовую основу деятельности организации. Подобные сведения как будто не имеют непосредственного отношения к бюджетированию. Однако значимость этого блока с позиции разработчиков бюджетов определяется несколькими обстоятельствами. Ведь документы регулятивно-правового характера нередко определяют состав других информационных источников, например, требования к методологии бухгалтерского учета, к составу обязательной отчетности и отдельных показателей и т.п. Кроме того, некоторые из регулятивов содержат данные, существенные для разработки бюджетов, например, ставки налогов, сроки уплаты платежей и взносов, минимальный размер оплаты труда, ставка рефинансирования и др.

Документы этого блока можно условно разбить на три группы: регулятивы общеправового характера, бухгалтерское законодательство, прочие регулятивы (например, требования налогового законодательства, законодательство в отношении финансовых институтов, рынка ценных бумаг и др.). Информацию этого блока необходимо принимать в расчет прежде всего потому, что представленные в нем документы носят обязательный для исполнения характер; кроме того, никакие хозяйственные операции не могут надлежащим образом реализовываться без адекватного понимания условий и требований действующего правового пространства.

Во второй блок входят нормативные документы государственных органов, международных организаций и различных институтов, содержащие требования, рекомендации и количественные нормативы. Сюда же следует отнести систему норм и нормативов, разработанную в организации (например, нормы потребления материально-производственных запасов, нормативы отчислений в фонды и резервы, формируемые организацией, и т.п.).

В третьем блоке обособлены данные системы бухгалтерского учета как систематизированного информационного ресурса, а также данные управленческого учета. Этот информационный блок особенно важен для процесса бюджетирования, поскольку именно данные, зарегистрированные системой бухгалтерского и управленческого учета, необходимы для обеспечения процесса составления, контроля и анализа сводного бюджета.

Четвертый блок включает централизованно формируемые статистические данные. Сюда можно отнести регулярно публикуемую официальную статистику, имеющую общеэкономическую направленность (индексы цен, динамика общеэкономических показателей в различных разрезах и др.), и финансовую статистику (динамика процентных ставок, данные о рыночных индексах, курсах валют и т.п.).

В пятом блоке представлены информационные ресурсы, условно названные несистемными: они жестко не систематизированы по составу, структуре, обновляемости и т.п. и не относятся к обязательным, то есть формирование этого ресурса и его использование является исключительной компетенцией самой организации. Основные элементы блока - внутренние оперативные данные и прочие сведения из внешних источников.

Внутренние оперативные данные представляют собой сведения, циркулирующие между подразделениями. К прочим сведениям из внешних источников относятся публикации в различных средствах массовой информации, неофициальные данные, информация, почерпнутая в ходе личных контактов, и т.п. Данные этого блока не обязательно имеют финансовую природу.

Кроме вышеприведенной классификации информация, используемая для бюджетирования, может быть структурирована по нескольким классификационным признакам.

По степени изменяемости информация классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы), и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные на определенную дату).

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области: по степени обработки - на первичную, промежуточную (подвергающуюся соответствующей обработке) и результативную: по объему необходимых сведений для управления экономикой организаций - на комплексную и тематическую, относящуюся к определенному аспекту их деятельности.

По функциональному назначению информация подразделяется на плановую, нормативную, учетную и отчетную. К учетным и отчетным источникам анализа относятся: а) бухгалтерский учет и отчетность; б) статистический учет и отчетность; в) оперативный учет и отчетность; г) выборочные учетные данные.

По отношению к объекту исследования информация может быть внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые и нормативные данные, разработанные на предприятии, и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

К внешней информации относится информация, характеризующая общеэкономическую и политическую ситуацию в стране, отрасль и перспективы ее развития, состояние фондового рынка и рынка капитала, собственников хозяйствующего субъекта и команду управления, основных контрагентов, конкуренцию в отрасли и основных конкурентов.

Используемая в процессе бюджетирования внутренняя информация может быть подразделена на информацию, содержащуюся в учредительных документах предприятия, учетные данные, нормативно-плановую информацию и прочие данные.

По периодичности поступления информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости (например, сведения о новом конкуренте).

Следующий способ классификации информации, используемой в процессе бюджетирования, основан на возможности ее формализации. В этой связи может быть выделена количественная (публикуемые в официальных изданиях макроэкономические индикаторы) и качественная информация. К качественной информации в первую очередь следует отнести сведения о собственниках, общую концепцию финансового менеджмента, рыночную тактику, деловую этику и стиль руководства, а также информацию об основных видах рисков в деятельности предприятия.

С учетом временного фактора информация может быть подразделена на историческую (ретроспективную), текущую (оперативную) и прогнозную. Источниками ретроспективной информации для бюджетирования служат, прежде всего, результаты бюджетирования за предыдущие периоды, а также опубликованные (или полученные из другого источника, например, от финансового консультанта) данные, характеризующие динамику макроэкономических индикаторов, состояние рынка ценных бумаг и динамику того или иного финансового инструмента.

Источниками оперативной информации являются данные оперативного учета. Источниками прогнозной информации могут служить публикуемые в специальных изданиях аналитические обзоры и прогнозы о состоянии и развитии экономики и отдельных отраслей, а также собственные прогнозные оценки предприятия.

Таким образом, для составления бюджетов в организации используется информация из многих источников, отвечающая ряду предъявляемых к ней требований. Владение и использование такой информации в процессе бюджетирования позволит сделать процесс составления, контроля и анализа бюджетов организации высокоэффективным.

Литература

1.Бахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. пособие. М.: Финстатинформ, 1999.

2.Лисович Г.М., Ткаченко И.Ю. Бухгалтерский управленческий учет в сельском хозяйстве и на перерабатывающих предприятиях АПК. Ростов н/Д.: Март. 2000.

3.Щербаков В.А., Приходько Е.А. Краткосрочная финансовая политика: Учеб. пособие. М.: КНОРУС. 2005.

4.Ковалев В.В. Финансовый анализ: методы и процедуры. М.: Финансы и статистика, 2002.

Размещено на Allbest.ru