Документооборот предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Подготовка и передача дел в архив. Формирование и оформление дел. Составление архивных записей, актов о выделении к уничтожению дел

2. Обращения граждан и порядок их рассмотрения

3. Составить и оформить резюме

4. Начертить схему документооборота предприятия

Список литературы

1. Подготовка и передача дел в архив. Формирование и оформление дел. Составление архивных записей, актов о выделении к уничтожению дел

Подготовка дел к хранению в архиве включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации. [1]

Приказом руководителя из наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трёх человек создаётся экспертная комиссия организации.

Экспертная комиссия организации руководствуется Положением об архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанные архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения.

Члены комиссии с участием специалистов организации проверяют правильность проведённого отбора документов на хранение и уничтожение путём просмотра описей, актов и других документов. Отбор производят сотрудники делопроизводственной службы.

Экспертная комиссия работает с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, которая утверждает её решения.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Но при выделении документов к уничтожению, они должны согласовывать действия с ЭПК архивного органа.

В результате работы экспертной комиссии документы распределяются на группы по различным срокам хранения:

ь постоянного хранения в государственных архивах;

ь временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

ь временного хранения (до 10 лет);

ь подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

архив документооборот резюме

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются по описям в ведомственный архив.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации.

На дела с истёкшими сроками хранения, отобранные для уничтожения, составляют акт. Форма актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована. [4]

Уничтожение дел с истёкшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», « Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.

Формирование и оформление дел.

Подготовка дел к хранению происходит в соответствии с установленными правилами и начинается с момента их заведения в делопроизводстве, а заканчивается во время подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Оформление дел производится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

ь расположить документы в деле в хронологическом порядке;

ь произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом;

ь подшить в конце дела заверительный лист, указать количество листов;

ь на наиболее важные документы составить внутренние описи дел, помещаемую в начале дела;

ь переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;

ь дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты.[4]

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твёрдую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукопись) вкладывают в папки или коробки.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) не подшиваются, листы не нумеруются, уточнений на обложках не производится, описи дел не составляются, учёт ведётся по номенклатуре дел.

Обложки дел оформляют в соответствии с ГОСТ 17914-72. Надписи на обложках следует писать чётко, тушью.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, при методической помощи архива составляются описи для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется на дела по личному составу организации.

В опись вносится самостоятельный порядковый номер каждого дела.

Описи оформляются на лицевой и оборотной сторонах листа и нумеруются полистно.

Дела, внесённые в опись под литерными номерами, вносятся в неё с помощью добавления к номеру соответствующего дела букв алфавита, например: 1, 2, 3, 4, 4а, 4б, 5, 6, 7, 7а, 8 т.д.

В случае, если архивная опись полностью завершена, то в последнем разделе описи указывается общая итоговая запись ко всей описи.

К каждому годовому разделу и законченной описи составляются заверительные надписи на отдельных листах-заверителях. При составлении заверительной надписи к законченной описи заверительные надписи к годовым разделам изымаются.

Архивная опись состоит из следующих элементов:

Опись должна получить одобрение экспертной комиссии организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы экспертно-проверочной комиссией архивной организации.

В завершении опись утверждает руководитель организации.

Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах. Годовые разделы описей дел, предназначенные в государственный архив, печатаются в четырёх экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства, при этом учитываются возможности архива, частота обращений к документам прошлых лет и т.д.

Архив организации оформляет выдачу во временное пользование дел, которые необходимо оставить либо выдать для текущей работы.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организации в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организации в государственные архивы.

Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

2. Обращения граждан и порядок их рассмотрения

Работа с обращениями граждан ведётся отдельно от общего делопроизводства.

Поступающие в организации, на предприятия, в государственные органы предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.

При личном приёме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.

После регистрации документы передаются руководителю для принятия решений.

Решение, принимаемое по обращениям:

1. Должно быть законодательно обосновано.

2. Должна быть изучена причина и обстоятельства, написания жалобы, заявления.

За своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений ответственность несёт руководство организации.

Срок исполнения обращений определяется в зависимости от сложности вопросов: не требующие дополнительного изучения обстоятельств разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления, в случае требования проведения дополнительных работ, допускается продление сроков не более чем на один месяц, с сообщением об этом подавшему заявление гражданину.

Ответ в решении вопроса, поставленного в обращении, должен быть исчерпывающим, соответствующим законодательству. В случае если обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в соответствующий орган либо заявителю. В ответном письме даётся разъяснение, куда ему следует направить своё обращение.

Отказ в положительном решении вопроса должен быть направлен в письменном виде, обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на законодательство и решения компетентных органов.

За организацию работы с обращениями граждан и состояние делопроизводства по ним личную ответственность несут руководители государственных органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, систематически анализировать эту категорию документов и принимать меры по её совершенствованию.[1]

Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив.

3. Составить и оформить резюме

Резюме

Меньшенина Наталья Юрьевна

4. Начертить схему документооборота предприятия

Рис. 1 Схема документооборота предприятия

Список литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство. Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп., М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2004. - 336 с.

2. Консультант Плюс. http://www.garant.ru/

3. Государственный архив РФ. Протокол № 2 от 29 марта 2012 года. Составление исторических справок, справочного аппарата к описям дел. Методические рекомендации. http://www.statearchive.ru

4. Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - М.: РИОР: ИНФРА - М, 2013. -249 с.

5. Рогожин М.Ю. Как правильно и быстро подготовить резюме, характеристики, рекомендации, отзывы. - СПб.: Питер, 2008.

Размещено на Allbest.ru