Оформление кадровой документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Задание 1. Модели и варианты синтаксических конструкций. Сокращения как заменители слов и словосочетаний

Задание 2. Что такое текст как основной реквизит документа? Каковы требования, предъявляемые к смысловым и составным частям текста? Каким образом в тексте оформляется "примечание"? Каково написание порядковых числительных в документах?

Задание 3. В каких случаях составляют акт? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к вводной и констатирующей частям текста. В каком случае следует в текст приказа включать пункт "Приказ довести до сведения"?

Задание 4. Составить объяснительную записку на имя декана о срыве занятий по математике

Задание 5. Оформить приказ по ЗАО "Ровница" о проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности. Указать сроки проведения ревизии. Для проведения ревизии создать комиссию в составе (дополнить самостоятельно). Председателю комиссии представить на утверждение акт ревизии. Контроль за исполнением данного приказа возложить на коммерческого директора. Считать утратившим силу приказа от 15.11.200Х №101. Самостоятельно дополнить недостающими данными

Задание 6. Составить сводный приказ по ОАО "Белшина" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно

Задание 6. Составить справку о стаже работы экономиста операционного отдела "Партнеобанка" для представления в другое место работы из-за изменений существенных условий труда. Остальные данные указать самостоятельно

Задание 7. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Составить заявление об увольнении с работы служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности. Оформить необходимые визы и резолюцию

Задание 8. Составить письмо-предложение в адрес ОДО "Дарни-АВС" с благодарностью за просьбу дать предложение на поставку 70 лазерных принтеров модели "HP LaserJet 1100" и сообщение о возможности поставки продукции, необходимой организации, в IV квартале 2014 г. согласно прилагаемой спецификации, составляющей неотъемлемую часть настоящего предложения, с просьбой ответить на предложение не позднее 9 марта 2014 г.

Задание 9. Составить письмо по вопросам сотрудничества в рамках соглашения о консорциуме

Задание 10. Организация и анализ делопроизводства

Задание 1. Модели и варианты синтаксических конструкций. Сокращения как заменители слов и словосочетаний

Модель синтаксической конструкции	Варианты ее реализации
Просьба
Просим… Прошу…	… Вас проверить ход выполнения работ… …принять меры…
Отправка документов или материальных ценностей
Направляем… Высылаем… Посылаем…	…чертежи сборки машин… …подписанный с нашей стороны договор… …интересующую Вас документацию…
Подтверждение
Подтверждаем… Фабрика "Коммунарка" подтверждает…	…получение спецификаций на… …условия поставки продукции.
Напоминание
Напоминаем, что… Напоминаем Вам, что…	…по плану совместных работ Вы должны… …Ваша за должность составляет…
Извещение
Сообщаем, что… Ставим Вас в известность, что…	…к сожалению, не можем Вам выслать… …Ваше предложение принято...
Гарантия
Оплату… Качество… Сроки выполнения...	…гарантируем…
Предложение
Мы можем предложить Вам… Предлагаем Вам… Мы можем рекомендовать Вам…	…автоматизированную систему управления… …приобрести… …специалиста…
Приглашение
Приглашаем… Просим принять участие…	…представителя Вашего предприятия посетить… …в обсуждении проблемы…

Модели выражений, объясняющие мотивы:

В порядке оказания технической помощи…

В связи с тяжелым положением…

В связи с проведением совместных работ…

В соответствии с письмом заказчика…

В соответствии с протоколом…

В целях усиления охраны государственного имущества…

В ответ на Вашу просьбу…

В подтверждение нашего телефонного разговора…

В подтверждение нашего договора…

Варианты наиболее распространенного начала стандартного делового письма:

Сокращения как заменители слов и словосочетаний.

Использование сокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.

Существуют лексические и графические сокращения. Пример лексического сокращения - КВН, кавээновец. Графические сокращения - это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного произношения, от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения - т. е. (читается как "то есть"). синтаксический приказ стаж

При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сократить слова. В настоящее время стандартизированы некоторые виды сокращений:

1. почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г., обл.);

2. названия месяцев (янв.);

3. условные обозначения физических величин и единиц измерения (В, кВт, см, мм, кг);

4. сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, квит. №, расч. счет);

5. названия документов (ГОСТ);

6. наименования должностей, ученых званий и степеней (проф., член-корр.; к.э.н., зав., зам., И.О.; ком.).

Из соображений практического удобства возникли сокращения длинных названий. Чтобы правильно их написать, следует воспользоваться "Словарем сокращений русского языка".

Задание 2. Что такое текст как основной реквизит документа? Каковы требования, предъявляемые к смысловым и составным частям текста? Каким образом в тексте оформляется "примечание"? Каково написание порядковых числительных в документах?

Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтрально и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. К

Его печатают через 2-3 межстрочных интервала после реквизита "Заголовок к тексту" от нулевого положения табулятора.

Текст документа на бланках формата А 4 печатают на пишущей машине через полтора интервала межстрочных интервала или через одинарный на компьютере, на бланках А 5 - через один межстрочный интервал или 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машине или полуторным на компьютере.

Набор текста с использование средств с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, с применением гарнитуры Times New Roman в обычном начертании, размером шрифта не менее 13 пт (или устанавливаемым нормативными правовыми актами) и выравниванием по ширине листа.

Текст документа обычно включает две смысловые части. В первой указывается основание или причина создания документа, во второй - выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Тексты сложных, больших по объему документов могут делиться на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Номер каждой части должен включать номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления, разделенных точкой. Например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Подпункт

Перечисление требований внутри пункта, подпункта обозначают арабскими цифрами со скобкой (1), 2) и т.д.) и разделяют точкой с запятой.

Текстовая часть документа может быть построена в виде трафарета, анкеты или таблицы. Таблица должна соответствовать ТКП 1.5-2004.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал 14 пт.

Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую форму написания:

- буквенную (сто пятый),

- буквенно-цифровую (арабскими цифрами с наращиванием падежного окончания, присоединенного через дефис: 35-й);

- цифровую - римскими цифрами без наращивания падежного окончания (XXI век).

Традиционно римскими цифрами обозначают: 1) номера съездов, конференций, конгрессов и т. п. (XX съезд); 2) века (XXI век); 3) номера международных объединений (III Интернационал); 4) номера выборных органов (IV Государственная дума); 5) номера продолжающихся спортивных состязаний (XX Олимпийские игры); 6) номера в имени императора, короля (Петр I, Николай II, Карл V, Людовик XIV); 7) обозначения кварталов года (IV квартал). Могут обозначаться римскими цифрами квадранты, части или разделы книг и т. п.

Задание 3. В каких случаях составляют акт? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к вводной и констатирующей частям текста. В каком случае следует в текст приказа включать пункт "Приказ довести до сведения"?

Акт - документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом) и подтверждающий установленные факты и события.

В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: ликвидации организации, приема-передачи (дел, материальных ценностей и т.д.), списания, инвентаризации, проведения испытаний испорченных товаров и др.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Текст акта включает две части: вводную и констатирующую. Во вводной указывают основание, которым является, как правило, распорядительный или нормативный документ. Затем перечисляется состав комиссии (должность, инициалы и фамилия, обязанность, выполняемая в комиссии). В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, описание и характер проведения работы, установленные факты, а также выводы и заключения. В конце текста документы перед ссылкой на приложения даются сведения о количестве экземпляров акта и структурных подразделениях, в которые они направлены.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, при этом указывается их временная обязанность, а не должность. Для ряда актов (по материальным, финансовым вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

При подготовке приказа в распорядительную часть может быть включен пункт "Приказ довести до сведения" если существует необходимость ознакомления всех работников организации с данным приказом.

Задание 4. Составить объяснительную записку на имя декана о срыве занятий по математике

Декану факультета

маркетинга и логистики

Цыганкову А.А.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

23.10. 2014 № 10-03/21

г. Минск

О срыве занятий по математике

22 октября 2014 года в связи с болезнью преподавателя произошел срыв занятий по математике.

Староста группы 13 ЗМЦ-1

2 курса (подпись) Е.А. Цвирко

Задание 5. Оформить приказ по ЗАО "Ровница" о проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности. Указать сроки проведения ревизии. Для проведения ревизии создать комиссию в составе (дополнить самостоятельно). Председателю комиссии представить на утверждение акт ревизии. Контроль за исполнением данного приказа возложить на коммерческого директора. Считать утратившим силу приказа от 15.11.200Х №101. Самостоятельно дополнить недостающими данными

Задание 6. Составить сводный приказ по ОАО "Белшина" и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно

1. о приеме на работу Гончарик Н.И. на должность программиста в вычислительный центр с 15.03.2014 с неполным рабочим днем продолжительностью ___ часов. Начало рабочего дня ____. Окончание рабочего дня ___. Обеденный перерыв с ___ по ___ (или без обеденного перерыва). Оплата труда ____ (варианты: сдельная, повременная, согласно штатному расписанию; пропорционально отработанному времени и т.д.) Основание: трудовой договор от ___№___ (ст. 118 ТК);

2. увольнении Похоменко Н.Ю., экономиста, 30.03.2014 по желанию работника в связи с поступлением в высшее учебное заведение. Основание: вызов УО "БГЭУ", заявление Похоменко Н.Ю. (ст. 40 ТК)

3. временном переводе Кухто П.Н., слесаря-расточника, на другую работу с 03.03.2014 в связи с производственной необходимостью сроком на один месяц в строительный цех подсобным рабочим для устранения последствий производственной аварии с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Основание: ст. 33 ТК.

ОАО "Белшина"

ПРИКАЗ

02.03.2014 № 72

г. Бобруйск

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

ГОНЧАРИК Николая Ивановича на должность программиста в вычислительный центр с 15.03.2014 с неполным рабочим днем продолжительностью 6 часов. Начало рабочего дня 9:00. Окончание рабочего дня 15:00. Без обеденного перерыва. Оплата труда повременная.

Основание: трудовой договор от 02.03.2014 № 1885

2. УВОЛИТЬ:

ПОХОМЕНКО Нелли Юрьевну, экономиста, 30.03.2014 по желанию работника в соответствии со ст. 40 ТК РБ.

Трудовой отпуск использован по 29.03.2014.

Основание: 1. вызов УО "БГЭУ"

2. заявление Похоменко Н.Ю. от 01.03.2014.

3. ПЕРЕВЕСТИ:

КУХТО Павла Николаевича, слесаря-расточника, на другую работу с 03.03.2014 в связи с производственной необходимостью сроком на 1 месяц в строительный цех подсобным рабочим для устранения последствий производственной аварии с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка на прежней работе.

Основание: ст. 33 ТК РБ

Генеральный директор (подпись) Н.В. Чирун

Начальник отдела кадров

(подпись) Ж.Г. Медведева 02.03.2014

С приказом ознакомлены: (подпись) Н.И. Гончарик

03.03.2014

(подпись) Н.Ю. Похоменко

03.03.2014

(подпись) П.Н. Кухто

03.03.2014

В дело 03-06

(подпись) П.А. Котик

03.03.2014

Формулировка записей в трудовую книжку

1. Принят на должность программиста в вычислительный центр с неполным рабочим днем.

2. Уволена по желанию работника, ст. 40 Трудового кодекса Республики Беларусь

3. Запись в трудовую книжку не вносится.

Задание 6. Составить справку о стаже работы экономиста операционного отдела "Партнеобанка" для представления в другое место работы из-за изменений существенных условий труда. Остальные данные указать самостоятельно

Задание 7. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Составить заявление об увольнении с работы служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности. Оформить необходимые визы и резолюцию

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения личного дела - 75 лет.

В личном деле документы группируются в такой последовательности: внутренняя опись документов личного дела; личный листок по учету кадров; дополнение к личному листку по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел отдельных категорий работников дополнительно включаются такие документы, как:

· декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников согласно законодательству);

· обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 г. "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в соответствии с законодательством);

· контракт (для государственных служащих), справка-объективка, анкета;

· копия (выписка) протокола заседания Ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

· копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

· копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

· договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

· направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

· характеристики и аттестационные листы, списки научных трудов и изобретений;

· заявления работника о переводу, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписка) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводу, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, знаний и т.п.;

· иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Отдел рекламы и маркетинга Директору ОДО "Багирабизнес"

Сафроненко А.В.

Бобрович В.Л.

ЗАЯВЛЕНИЕ Оформить приказ об увольнении

20.07.2014 № 15 с работы Е.П. Вагановой 21.08.2014

Сафроненко

20.07.2014

Прошу уволить меня по соглашению сторон 21.08.2014 г.

Экономист по маркетингу (подпись) Е.П. Ваганова

20.07.2014 г.

Юрисконсульт

(подпись) К.А. Водянова

20.07.2014

Задание 8. Составить письмо-предложение в адрес ОДО "Дарни-АВС" с благодарностью за просьбу дать предложение на поставку 70 лазерных принтеров модели "HP LaserJet 1100" и сообщение о возможности поставки продукции, необходимой организации, в IV квартале 2014 г. согласно прилагаемой спецификации, составляющей неотъемлемую часть настоящего предложения, с просьбой ответить на предложение не позднее 9 марта 2014 г.



Задание 9. Составить письмо по вопросам сотрудничества в рамках соглашения о консорциуме

Уважаемые господа!

Настоящим письмом сообщаем вам об объявлении торгов на строительство фармацевтического комплекса.

Торги объявлены на выполнение проектных работ, строительство комплекса и подготовку местных кадров для эксплуатации предприятия.

Мы предлагаем вам рассмотреть вопрос о совместном участии в вышеуказанных торгах.

Если данное предложение заинтересует вас, мы можем подготовить проект соглашения о консорциуме и провести переговоры по его подписанию в удобное для вас время.

Окончательный срок предоставления предложения - 5 августа 200Х г.

Тендерная документация будет направлена вам по получении вашего принципиального согласия.

С уважением

Адрес: UPSA France 418, rur Danton 92500 Rueil-Malfnaison

Недостающую информацию указать самостоятельно.

Glaston Potteries Inc

Dolgobrodskaya str, 63-18

220030 Minsk, Republik of Belarus

Your ref.: 21007-5952

Our ref.: MBC/jap

2014.03.25

UPSA

418, rur Danton

Rueil-Malfnaison, 92500

France

Уважаемые господа,

Настоящим письмом сообщаем вам об объявлении торгов на строительство фармацевтического комплекса.

Торги объявлены на выполнение проектных работ, строительство комплекса и подготовку местных кадров для эксплуатации предприятия.

Мы предлагаем вам рассмотреть вопрос о совместном участии в вышеуказанных торгах. Если данное предложение заинтересует вас, мы можем подготовить проект соглашения о консорциуме и провести переговоры по его подписанию в удобное для вас время. Окончательный срок представления предложения - 5 августа 2014 г.

Тендерная документация будет направлена вам по получении вашего принципиального согласия.

Yours sincerely

… (подпись)

Mr. J. Hill

ManagerЗадание 10. Организация и анализ делопроизводства

Составить номенклатуру дел отдела кадров министерства, если известны следующие заголовки дел: уставы и положения подведомственных предприятий, протоколы заседаний; постановления аттестационных комиссий; личные дела (заявления, анкеты, автобиографии); приказы министерства по личному составу; указы Президента, постановления и распоряжения Совета Министров Республики Беларусь, журнал учета выдачи справок о заработной плате; журнал учета трудовых книжек и др. Недостающую информацию указать самостоятельно.

Министерство промышленности

Республики Беларусь

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

25.10.2014 № 01-15

г. Минск на 2015 год

Индекс дела	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню	Примечания
	1. Отдел кадров
01-01	Уставы и положения подведомственных предприятий, протоколы заседаний		Пост., ст. 10
01-02	Постановления аттестационных комиссий		3 г., ст. 12.3	После замены новыми
01-03	Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии)		Пост., ст. 10
01-04	Приказы министерства по личному составу		75 л., ст. 16.4
01-05	Указы Президента, постановления и распоряжения Совета Министров Республики Беларусь, журнал учета выдачи справок о заработной плате		3 г., ст. 16.3
01-06	Журнал учета трудовых книжек		5 л. ЭПК, ст. 29

Зав. Канцелярией (подпись) Н.П. Манулик

26.10.2014

Зав. Архивом (подпись) К.А. Лобан

Размещено на Allbest.ru

...