Применение информационных технологий в области учета документов архива

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Министерство образования Омской области

Бюджетное образовательное учреждение Омской области

среднего профессионального образования

«Омский государственный колледж управления и профессиональных технологий»

Отделение управления и экономики

Специальность 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Группа ДО-53(з)

Выпускная квалификационная работа

Применение информационных технологий в области учета документов архива

Полева Валерия Вячеславовна

Руководитель:

Рязанова Н.Н.

Омск 2014



Введение

Тема работы "Информационные технологии и организация их внедрения в архивах".

Под информационными технологиями понимают процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления.

Цель информационной технологии -- производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии.

Новая информационная технология -- это информационная технология с «дружественным» интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Новая информационная технология базируется на следующих основных принципах:

Интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером.

Интегрированность с другими программными продуктами.

Гибкость процесса изменения данных и постановок задач.

В качестве инструментария информационной технологии используются распространенные виды программных продуктов: текстовые процессоры, издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные календари, информационные системы функционального назначения.

Вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена, в конечном счете, на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Важно помнить - каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных.

Правильное формирование центрального хранения, комплектования, учёта, и использования законченных делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, является неотъемлемой частью успешного существования организации.

Документ-это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека.Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, а точнее - постоянно. Востребованность исторической, социально-правовой и иной информации ведет к увеличению использования архивных документов.

Главным документом, на котором строится организация архивного хранения документов, является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».

Актуальность темы заключается в том, что архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. И обществу же в целом необходимо знать, сколько данных источников сохраняется в архивах. Поэтому и существует автоматизированный централизованный учет документов, который помогает определить количество и состав установленной единицы учета и фиксации принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего количества в учетных документах.

Объект исследования - информационные технологии, применяемые в архивах.

Предмет исследования - организация внедрения информационных технологий при учете документов в архиве.

Цель работы - исследовать возможности применения информационных технологий при автоматизированном учете документов.

Исходя, из цели работы были поставлены следующие задачи:

Изучить источники и критерии комплектования архива.

Выявить принципы информатизации архивного дела.

Выявить проблемы в области учета и сохранности документов в архиве.

Проанализировать возможности применения информационных технологий в области учета документов архива.

Объект наблюдения - Сибирский государственный университет физической культуры и спорта.

Теоретическая значимость - использование автоматизированных технологий в деятельности архивов.

Практическая значимость работы обуславливается возможностью применения учетных баз данных для решения возникающих проблем в деятельности архивов.

Методологической основой исследования является совокупность научных способов, позволяющих осуществить всесторонний анализ и сделать выводы по предмету исследования:

метод системного анализа (раскрытие целостности объекта исследования и выявления различных типов связей в изучаемом объекте);

наблюдение, сравнительный метод (внедрение электронного документооборота).

Работа состоит из введения, трехглав, заключения, списка источников.

Во введении отражены: актуальность темы исследования, её цель, задачи, предмет, объект и практическая значимость.

В первой главе изучены источники и критерии комплектования архива.

Во второй главе выявлены принципы информатизации архивного дела, изучены виды информационных технологий.

В третьей главе выявлены проблемы в области учета и сохранности документов в архиве, проанализированы возможности применения информационных технологий в области учета документов архива.

В заключении даны основные выводы по теме исследования.

учет архив документ автоматизированный

1. Комплектование архива

1.1 Источники комплектования

Комплектование архивов организаций - важный процесс, который должен соответствовать определенным целям и придерживаться законодательных норм.

Комплектование архивов организаций - это периодическое пополнение архива документами. Оно происходит по определенной и неизменной схеме, которая состоит из трех основных действий:

определение и утверждение документов, которые являются источниками комплектования;

определение состава дел, которые будут переданы на хранение в архив;

передача дел и приём их на хранение архивом.

Определение источников комплектования проводится специальной комиссией. В большинстве случаев, комплектование архива организаций лежит на сотрудниках отдела делопроизводства. Именно они подбирают необходимые документы, занимаются их правильным оформлением и «ведут» дела до их непосредственной передачи в архив. Но имеется и альтернатива. Услуги по оказанию помощи в таком непростом деле, как комплектование архива организаций, предлагают специализированные архивные фирмы. Огромный плюс обращения в такую компанию заключается в том, что сразу отпадает необходимость в изучении огромного количества нормативных актов и постановлений, связанных с архивным делом.

Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации является одним из важнейших направлений деятельности государственных и муниципальных архивов, поскольку они должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение. Следует отметить, что организация, сам процесс комплектования архивных фондов непосредственно связаны с целым рядом объективных факторов, характеризующих развитие нашего общества на современном этапе, т.е. с теми изменениями, которые происходят в политической, экономической, социальной и других сферах общественной жизни.

В целях совершенствования методического обеспечения деятельности государственных и муниципальных архивов по составлению и ведению списков организаций - источников комплектования, в план НИР ВНИИДАД была включена разработка методических рекомендаций «Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов». В настоящее время проект подготовлен и, после его рецензирования в установленном порядке будет рассмотрен на заседании ЦЭПК при Росархиве. Что касается статистических показателей о количестве организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов, то следует сказать, что анализ итогов последней паспортизации показал, что наметилась устойчивая тенденция к их сокращению.

В соответствии с требованиями п.10 ст.23 Закона Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организаций ,образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу (срок хранения - 75 лет) и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, являющиеся основанием для выдачи справок социально-правового характера, передаются в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. К таким документам относятся:

Документы, фиксирующие собственно трудовую деятельность: приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, премировании, установлении окладов, временном замещении должностей, об установлении доплат и надбавок к окладу, о присвоении классных чинов, об отпусках по уходу за ребенком, декретных отпусках, об изменении фамилии, о заграничных командировках), личные дела, списки работников, трудовые договоры, контракты, личные карточки формы Т-2.

Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности: единовременные трудовые соглашения, лицевые счета, расчетно-платежные ведомости, документы по тарификации.

Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги работника: документы о представлении к государственным и ведомственным наградам, списки и журналы награжденных.

Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм: акты о несчастных случаях, акты расследования профессиональных заболеваний.

Документы, удостоверяющие работу во вредных условиях производства и дающие право на льготы: табели и наряды вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда и др.

Документы, регистрирующие наличие или выдачу документов по личному составу: книги учета выдачи трудовых книжек, книги регистрации выдачи дипломов, аттестатов, книги учета личных дел.

Невостребованные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты и т.д.

Отдел комплектования является структурным подразделением КОГКУ «ГАЛСКО».

Основными задачами отдела являются:

организация комплектования архива документами по личному составу организаций всех форм собственности - источников комплектования архива (государственные и негосударственные ликвидированные организации, в т.ч. в процессе процедуры банкротства);

научно-техническая обработка (НТО) документов по личному составу организаций всех форм собственности - источников комплектования архива;

оказание методической и практической помощи делопроизводственным и архивным службам источников комплектования архива по вопросам НТО документов по личному составу и организации текущего делопроизводства;

проведение мониторинга состояния сохранности документов по личному составу в организациях всех форм собственности;

внедрение и использование автоматизированных архивных технологий, создание и ведение баз и банков данных, информационных ресурсов и поисковых систем, информационное взаимодействие с государственными и муниципальными архивами.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

осуществляет мониторинг состояния сохранности и упорядочения документов по личному составу в организациях всех форм собственности;

выявляет и ведет учет ликвидированных организаций, в том числе, в процессе процедуры банкротства, с целью обеспечения сохранности документов по личному составу в данных организациях;

организует и проводит работу по комплектованию архива документами по личному составу государственных и негосударственных ликвидированных организаций, в том числе в процессе процедуры банкротства;

осуществляет приносящую доход деятельность по профильным отделу направлениям (заключение и выполнение договоров возмездного оказания услуг по вопросам научно-технической обработки и временного хранения документов);

консультирует работников ведомственных архивов, делопроизводственных служб, руководителей и конкурсных управляющих ликвидируемых предприятий по вопросам обеспечения сохранности, НТО и экспертизе ценности документов по личному составу, сдаче документов в архив;

осуществляет внедрение и использование автоматизированных архивных технологий, создание и ведение баз и банков данных, информационных ресурсов и поисковых систем;

осуществляет установку и настройку программного обеспечения, восстанавливает функционирование компьютерной и оргтехники, локальной вычислительной сети, осуществляет сбор сведений о потребности архива в информационных технологиях, аппаратном и программном обеспечении;

осуществляет техническую поддержку официального сайта архива, электронного.

1.2 Критерии комплектования

Критериями источников комплектования являются:

функционально-целевое назначение учреждения;

масштаб его деятельности;

вид организации;

полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

структурные подразделения организации;

подведомственные организации;

физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение. В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.

Для документов личного происхождения учитываются:

значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;

степень сохранности его фонда;

взаимосвязь его фонда с другими фондами.

В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций. В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение. Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физическихлиц - источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;

учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они входят в состав документов особоценных;

учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;

учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

Таким образом, в реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования:

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как

типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.



2. Информатизация архивного дела

2.1 Принципы информатизации

Компьютерные технологии с каждым днем все больше входят в жизнь современного человека. Практически невозможно уже представить себе сферу человеческой деятельности, в которой компьютеру пока не нашлось применения. А при работе с документами его значение трудно переоценить. В архиве же он становится незаменимым помощником, так как ускоряет поиск требуемых документов и запрашиваемой информации, упрощает доступ к ним, систематизирует все вносимые данные, оказывает неоценимую помощь при составлении справочного и информационно-поискового материала по фондам архива. В нашей стране компьютеризация началась сравнительно недавно, и большинство современных технологий только-только стали доступны широкому кругу потребителей. Автоматизация архивов сейчас находится на стадии разработки и этот вопрос еще долг будет актуален.

Выделяют несколько главных принципов информатизации архивного дела в Российской Федерации:

1. Преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов.

2. Преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий (каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии).

3. Системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений. Автоматизированные архивные технологии представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование баз данных.

4. Внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений.

5. Сопряженность с информационными системами учреждений - источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации с внеотраслевыми системами передачи данных.

Автоматизированный научно-справочный аппарат архива - это комплекс электронных справочников (баз данных описей документов) предназначенный для поиска архивных документов. Прежде всего, в его основе лежат следующие элементы: электронная картотека, номенклатура дел, классификаторы. Он также может базироваться на информационно-поисковой системе, которая создается в текущем делопроизводстве организации. Главным элементом автоматизации архива организации является база данных. Базы данных предназначены для автоматизации функций архива по созданию научно-справочного аппарата, являются универсальным автоматизированным средством для подготовки внутрифондовых и межфондовых справочников.

Виды информационных технологий

Виды информационных технологий:

Информационные технологии обработки данных:

обработка данных;

Основные операции обработки данных - группировка, сортировка, вычисления и т.д. Примером информационной технологии обработки данных может являться начисление заработной платы сотрудникам фирмы с помощью специальной компьютерной программы или технология, в основе которой лежит компьютерная программа, содержащая информацию о фактическом наличии товаров на складе, допустимом минимальном количестве, поставщиках, ценах и т.д. При уменьшении продукции на складе появляется соответствующее сообщение и формируется заявка на поставку, рассчитываются различные показатели, формируются отчеты.

2)создание отчетов (периодических или по запросу).

Отчеты, создаваемые с помощью информационных технологий обработки данных, могут использоваться руководством фирмы, работниками или внешними партнерами.

Информационные технологии управления

1)обработка информации на основе нормативных документов (наличие базы данных);

Специалисты любого уровня управления используют информационные технологии управления. Эти технологии предполагают наличие базы данных, которая содержит:

-нормативные документы;

-данные, накапливаемые на основе оценке операций, проводимых фирмой.

2)создание управленческих отчетов (суммирующих, сравнительных
чрезвычайных).

Примерами информационных технологий управления являются технологии, использующие многочисленные системы бухгалтерского учета и управления ресурсами. Наиболее распространенными пакетами в России стали разработки компании 1С (http://www.lC.ru). Так, программный комплекс "1С Предприятие" содержит несколько модулей, которые позволяют легко настраивать Систему под потребности любой организации. Типовое решение конфигурации "Производство + Услуги + Бухгалтерия" для автоматизации небольших производств и сервисных предприятий позволяет вести оперативный управленческий учет по всем операциям, связанным с производством и оптовой торговлей крупными товарами.

Автоматизация офиса

Первоначально автоматизация офиса предполагала автоматизацию секретарской работы. В настоящее время офисные автоматизированные технологии широко используются управленцами и служащими. Современный офис фирмы, все более уходит от бумажной технологии.

обработка информации различного вида (текстовой, табличной аудио, видео и т.д.);

хранение и поиск информации, поддержка коммуникационных процессов.

Информационные технологии поддержки принятия решения

Назначение информационных технологий поддержки принятия решения - это выработка решений какой-либо проблемы на основе базы данных и базы моделей. После ввода исходной информации Система в соответствии с имеющимися моделями проводит анализ ситуаций и предлагает варианты решения поставленной задачи.

Примером технологии поддержки принятия решения является технология с использованием компьютерной программы "Директор". В ПК вносятся показатели работы предприятия за три каких-либо месяца. Программа обрабатывает данные и предлагает решения по оптимизации работы предприятия. Пользователь, работающий за ПК, должен быть профессионалом предметной области и самостоятельно выбрать подходящий вариант. Другим примером системы поддержки принятия решения является программа MarketingExpert, которая позволяет решать основные задачи:

проведение аудита, маркетинга, оценку реального положения компании на рынке, сравнение с конкурентами, выявление сильных и слабых сторон сбытовой структуры, ценовой политики;

планирование маркетинга, выработку оптимальной стратегии и тактики компании на рынке на основе известных аналитических методик (GAP-анализ, сегментный анализ, SWOT-анализ, Portfolio- анализ и т.д.).

Программа предоставляет возможность с помощью специализированного встроенного графического модуля конструировать "карту рынка", схематично отображающую компанию, ее подразделения, товары, группы потребителей, конкурентов и т.д. Возможен количественный и качественный анализ.

Информационные технологии экспертных систем

Технологии экспертных систем основаны на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы (ЭС) дают возможность получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания. Главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и разместить их в памяти ПК, а затем применять всякий раз, когда в этом возникнет необходимость. Экспертные системы напоминают информационные технологии поддержки принятия решения, но кроме базы данных они имеют еще и базу знаний. Эти системы способны генерировать новые решения, формировать знания и давать обоснование предлагаемому решению.

Основные отличия технологий экспертных систем и поддержки принятия решения:

решение проблемы в рамках технологии поддержки принятия решения остается за пользователем и отражает уровень её понимания пользователем. Технология экспертных систем предлагает пользователю принять решение, превосходящее его знания в этой области.

экспертные системы поясняют свои рассуждения.

Экспертные системы используют не данные, а знания. Примером экспертной системы является информационная система с применением компьютерных программ ProjectExpert. Она предназначена для разработки инвестиционных проектов и контроля для их реализации. Руководителю достаточно заполнить исходные данные в режиме диалога. Система, включающая более 200 модулей, позволяет решать сложнейший комплекс задач инвестиционного планирования:

готовить инвестиционные проекты и оценивать будущее финансовое состояние компании;

готовить бизнес-планы инвестиционных проектов, отвечающих международным стандартам;

проигрывать различные варианты проекта и сравнивать их между собой;

вести всесторонний анализ: анализ общей эффективности (период окупаемости, индекс прибыльности, чистый приведенный доход, внутренняя норма рентабельности), анализ чувствительности и анализ эффективности проекта для отдельных его участников;

автоматически рассчитывать более тридцати финансовых показателей, характеризующих различные стороны проекта и т.д.

Таким образом, в настоящее время широко используются информационные технологии для облегчения работы с информацией, её хранения и обмена. Существуют следующие виды информационных технологий: информационные технологии обработки данных (обработка данных, создание отчетов); информационные технологии управления (обработка информации на основе нормативных документов, создание управленческих отчетов); автоматизация офиса (обработка информации различного вида, хранение и поиск информации, поддержка коммуникационных процессов); информационные технологии поддержки принятия решения; информационные технологии экспертных систем.



3. Применение информационных технологий при учете документов

3.1 Проблемы в области учета и сохранности документов в архиве

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

архивный фонд, архивная коллекция;

единица хранения.

Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.

Необработанные документы (россыпь) рассчитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Единица хранения - физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

Единицу хранения систематизируются в фонде по следующим признакам:

структурному - в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям;

хронологическому - по периодам и датам, к которым относятся документы;

функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному - в соответствии с функциями, отраслями, направлениями деятельности фондоообразователя, темами, вопросами, которых касается документ;

номинальному - по делопроизводственной форме, видам и разновидностям документов;

корреспондентскому - по организациям и лицам, в результате переписки с населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты.

авторскому - по названиям организаций или фамилиям лиц, являющихся авторами документов.

Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

В своей работе сотрудники архивных служб сталкиваются с множеством проблем, влияющих на оперативность и эффективность их работы.

Все проблемы можно сгруппировать в следующие блоки:

обеспечение сохранности и учета архивного фонда;

использование архивной информации;

комплектование архивного фонда;

создание научно-справочного аппарата (НСА);

централизованный государственный учет

Из всего множества можно выделить наиболее существенные проблемы:

низкая оперативность поиска предоставления информации;

отсутствие возможности одновременной работы нескольких пользователей с одним и тем же документом;

отсутствие возможности создания страхового фонда или фонда пользования для особо ценных бумаг;

дублирование информации в учетных документах;

отсутствие типовых технологий приема-передачи документов в электронном виде из делопроизводства в ведомственными архивы и далее в государственные архивы;

слабость материальной технической базы;

несвоевременная сдача документов на постоянное хранение;

отсутствие единого поискового реестра НСА архивного фонда.

Решение проблем:

создание внедрение и использование в архивном деле интегрированных автоматизированных систем «Электронный архив»;

обеспечение необходимого финансирования и размещение архивной службы в регионах;

разработки технологий предоставления различных видов архивных информационных услуг разным категориям пользователей;

обеспечение авторского надзора со стороны разработчика за соблюдением технологий и регламентов работы с бумажными и электронными документами.

3.2 Автоматизированный учет

Учет документов - это направление работы архивов, которое подвергалось автоматизации.

Причина в том, что учет документов - это трудоемкий процесс, требующий точности и достоверности. Поэтому логично переложить операции по учету на плечи ЭВМ, освободив, время архивистов для творческой работы.

Первоначально учетные базы данных создавались для целей внутреннего учета документов в архиве, при этом автоматизированный и традиционный учет существовали параллельно, не заменяя, а дополняя друг друга.

В архиве по-прежнему вносились сведения в книгу учета поступления документов, список фондов, листы фондов и другие учетные формы. А базы данных велись с целью суммирования и анализа учетных данных на уровне архива, проверки данных традиционных документов и повышения точности учета.

Государственный реестр уникальных документов называют «Красной книгой Архивного фонда РФ», поскольку в него включаются сведения о наиболее ценных документах, утрата которых была бы невосполнима1.

Согласно регламенту, реестр создается в традиционной форме и в виде базы данных. Но в отличие от автоматизированного ЦФК, имеющего распределенную структуру, он формируется в едином центре - Росархиве - на основе карточек учета и описания документов, поступающих из архивов, музеев, библиотек, ведомств.

Центр информационных технологий Росахива осуществляет не только создание базы данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ», но исполнение и исполнение запросов от физических и юридических лиц.

Сохранение принятых на хранение документов - важная задача архивистов. Конечно, компьютер не может осуществлять обеспыливание или дезинфекцию документов, но роль информационных технологий и в этом направлении работы архивов непрерывно увеличивается.

По техническому заданию Информцентра Мосгорархива была создана программа «Учет фондов». Данное программное обеспечение, используемое 17-ю архивными учреждениями Москвы, разрабатывалось на основе современной СУБД Oracle поддерживающей архитектуру клиент-сервер2.

Это позволило увеличить скорость обработки данных при работе с большими массивами информации. Главное достоинство этой программы, продуманность технологий учета и связь ее с традиционной методикой.

Благодаря этому «Учет фондов» стал первой программой, которая позволила комплексно автоматизировать учет документов.

Программа позволила получить в виде отчетов как документы внутреннего учета (книгу учета поступлений, списки фондов, паспорт описей) так и централизованного учета (паспорт архива, сведения об изменении в составе и объеме фондов).

Последовательность ввода данных в учетную базу была детально продумана для того, чтобы максимально повысить точность учета и избежать искажения данных. Пополнять учетную базу можно было в двух режимах: либо через пункт меню «Фонд - Пополнение БД» и через пункт меню «Акт - Новый акт». Первый режим использовался для введения сведений о количестве имеющихся в архиве документов по фондам и описям до создания паспорта архива защиты его от изменений. Таким образом, данное ПО позволяло вводить сами описи и осуществлять поиск на уровне единицы хранения. Во избежание путаницы ввод данных был подчинен строгой иерархии. Чтобы не нарушать нумерацию описей и дел в пределах фонда, сначала надо ввести данные в карточку фонда (см. Рисунок 1).



После сохранения карточки хотя бы одного фонда активизируется пункт меню «Опись» (см. Рисунок 2).

После заполнения карточки хотя бы одной описи («Описи - Пополнение БД) активизируется пункт меню «Единица хранения» (см. Рисунок 3).



К достоинствам программы следует отнести гибкость настройки доступа в режиме «Администратор». Кроме того, важно, что программа представляет возможность получения в качестве отчетов основных документов не только внутреннего, но и централизованного учета (см. Рисунок 4).

К недостаткам программы можно отнести сложность и обилие показателей, трудности в редактирование данных - для исправления значения данных некоторых полей или удаление данных необходимо обращаться к программисту.

Что касается процедуры автоматизированного учета, она различается для федеральных архивов и архивов субъектов Российской Федерации (см. схему на Рисунке 5).

Федеральные архивы предоставляют учетные сведения (массив данных программы «АФ») непосредственно в Росархив для включения в автоматизированный фондовый каталог (АЦФК). Однако на территории субъекта РФ могут архивы, не ведущие БД «Архивный фонд» (см. схему рисунок. 5). Эти архивы передают учетные документы в традиционной форме. На основании их данных в органах управления создаются традиционные «Сведения об изменении в составе и объеме фондов» (только для архивов, которых нет автоматизации учета), которые вместе с карточками фондов, направляются в Росархив. Но в том случае, если в данном органе управления архивным делом не ведется БД «ФК», архивы должны передавать учетные данные и в электронной, и в традиционной форме (паспорт архива, сведения об изменении в составе и объеме фондов, карточки фондов).

Из схемы (Рисунок 5) очевидно: ведение централизованного учета чрезвычайно затрудняет, то, что автоматизация учета не введена во всех архивах и органах управления архивным делом. По этой причине приходится параллельно вести и автоматизированный и традиционный учет.

Одновременно в 1995 г по техническому заданию Отдела организации научно-методической работы и информационных технологий4Росахива была разработана первая экспериментальная версия программы «Архивный фонд». Однако рекомендована была вторая версия программы. Она же и получила широкое распространение в архивах «Архивный фонд».

«Архивный фонд» - представляет собой часть взаимосвязанного комплекса программного обеспечение.

«Архивный фонд» - это интегрированный многофункциональный программный комплекс, предназначенный для решения следующих задач:

- учет документов;

- контроль за хранением документов, наличием и физическим состоянием дел;

- контроль над состоянием НСА;

- поиск документов (во второй версии программы - на уровне фонда и описи; в третьей версии - на уровне фонда, дела документа, документационной информации);

- ведение автоматизированного НСА (список фондов, путеводитель, опись, каталог).

Учетная часть программы ориентирована, прежде всего, на ведение централизованного учета, а именно на создание массивов данных для формирования и ведения автоматизированном режиме фондовых каталогов органов управления архивным делом и Центрального фондового каталога.

Во второй версии программы было предусмотрено три режима доступа к базе данных: пользователя (просмотр и поиск информации, создание отчетов); редактора (ввод данных их редактирование, пометка записей к удалению); администратора (физическое удаление записей, помеченных ранее к удалению, слияние информационных массивов, сформированных автономно; ведение и вывод на печать паспорта архива; ведение рубрикатора, изменение паролей) (см. Рисунок 6).

Третья версия программы имеет восемь режимов работы, каждый из которых требует входа под отдельным паролем. Количество режимов увеличилось, поскольку возросло количество подсистем программы. В зависимости от пароля, редактору могут быть доступны все функциональные подсистемы или только одна из них - учет, физическое состояние документов, каталогизация, научно-справочный аппарат, рассекречивание. Программа ориентирована на работу в сетевом режиме - архивисты могли пополнять базу, вводя с разных автоматизированных рабочих мест в режиме редактора (на основе листа фонда, списка фондов, книги учета поступления и выбытия и других документов). Учет документов доступен в режиме редактора (2-я версия) или в режимах «редактор» все виды работ. Архивист работает на уровне фонда с разделами «Выбор фонда», «Переименования», «Опись», «Движение документов» (пункт «Разделы» главного меню). Начинается работа по вводу учетных данных с уровня фонда (раздел «Выбор фонда) (см. Рисунок 7).

После внесения данных о фонде, переходят к вводу данных об описях данного фонда. В раздел «Опись» вносится соответственно сведения об описи (номер описи, название, количество дел, крайние даты) (см. Рисунок. 8).



После распространения второй версии архивисты отмечали ряд недостатков, присущих программе. Среди них - сложность и многообразие заполняемых форматных экранов. Например, данные листа фонда вводились в разделы «Фонд», «Опись», «Движение документов», «Переименования». Программа во второй версии не позволяла получить и вести в автоматизированном режиме наиболее важные для архива внутренние документы учета - лист фонда, книгу учета поступлений, описи, а также документы централизованного учета - сведения об изменении в составе и объеме фондов, карточку фонда. Это заставило архивистов вести параллельно традиционный учет (для нужд архива) и автоматизированный учет (для представления паспорта в органы управления архивным делом в автоматизированном режиме), что сокращало, конечно, трудозатраты при получении сводных данных для паспорта, но незначительно.

Тем не менее «Архивный фонд» оказался эффективнее учетных программ, самостоятельно разработанными архивами. К тому же его внедрение не требовало от архивов никаких затрат (финансирование создание программы осуществлялось централизованно Федеральной архивной службой, а по архивным учреждениям она распространялась бесплатно).

В 2002 г. В архивных учреждениях началось внедрение третьей версии программы общеотраслевой программы «Архивный фонд», которая была усовершенствована по сравнению со второй. Но особенно важно то, что в третьей версии, возможно, ввести заголовки единиц хранения и получить в качестве отчета основной учетный и информационно-поисковый справочник - опись (с титульным листом, именным, географическим, предметными указателями). Номер фонда и описи автоматически показываются в верхней части окна описания дела. После того как архивист введет все заголовки дел описи, которых в ней может быть несколько сотен или даже тысяч, у него появится естественное желание увидеть плоды своих трудов. Для этого нужно выбрать «Опись-текущая» в пункте основного меню «Разделы», а затем пункт «Отчеты» - «Описи». Еще одна учетная программа, которая применялась в архивах - это «Фондовый каталог».

Фондовый каталог - это общеотраслевая программа, предназначенная для органов управления архивным делом субъектов РФ.

Так же, как и «Архивный фонд», «Фондовый каталог» имеет три режима работы: «Администратора», «Редактора (Архивиста)» и «Читателя». Режим «Администратора» предусматривает: изменение паролей, ввод и редактирование описания органа управления архивным делом субъекта Федерации; ввод, редактирование, удаление описания архива, данные включается в массив; обновление данных по архиву (см. Рисунок 9).



Режима архивиста и читателя аналогичны соответствующим режимам программы «АФ». Однако поскольку программа «ФК» содержит данные по нескольким архивам региона, то в этих режимах можно осуществить выбор группы архивов или архива для дальнейшего работы с их записями. (Появляется дополнительный пункт меню «Архивфильтр».).

Таким образом, программы уникальны между собой, но согласно Регламенту 2000 г. был утвержден «Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ», по которому для государственных и муниципальных архивов была предоставлена программное обеспечение «Архивный фонд», для органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации «Фондовый каталог», для Россархива «Автоматизированный централизованный фондовый каталог».



Заключение

Информационная технология - это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации. Информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника. Информационная технология является важной составляющей процесса использования информационных ресурсов.

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД “Архивный фонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных “Паспорт архива”, “Учет фондов”, “Аннотация фондов”, “Учреждения - источники комплектования”, “Учет исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическое состояние документов” и др.

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

В работе проанализирован автоматизированный централизованный учет документов в архиве, рассмотрены основные учетные документы и их значение, а также документы централизованного государственного учета и сделаны следующие выводы.

Во-первых, учет документов - это трудоемкий процесс, который требует точности и достоверности, поэтому архивами было решено ведение традиционного (бумажный документооборот) и автоматизированного учета документов (базы данных).

Во-вторых, были рассмотрены следующие формы учетных документов:

Книга поступлений;

Лист фонда, список фондов, дело фонда;

Архивная опись, реестр описей, и.т. д.

Так же были рассмотрены учетные базы данных:

«Учет Фондов»;

«Архивный фонд»;

«Фондовый каталог».

Рассмотрев программы, были выявлены следующие их достоинства и недостатки:

Достоинства программы «Учет архивного фонда»:

гибкость настройки доступа в режиме «Администратор»;

возможность получения в качестве отчетов основных документов не только внутреннего, но и централизованного учета.

Недостатки программы «Учет архивного фонда»:

сложность и обилие показателей,

трудности в редактирование данных - для исправления значения данных некоторых полей или удаление данных необходимо обращаться к программисту.

Достоинства программы «Архивный фонд»:

в зависимости от пароля, редактору могут быть доступны все функциональные подсистемы или только одна из них - учет, физическое состояние документов, каталогизация, научно-справочный аппарат, рассекречивание;

ориентирована на работу в сетевом режиме - архивисты могли пополнять базу, вводя с разных автоматизированных рабочих мест в режиме редактора.

Недостатки программы «Архивный фонд»:

сложность и многообразие заполняемых форматных экранов;

В-третьих, была выявлена роль применения автоматизированных технологий в архиве.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий делает труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавляет его от выполнения многих рутинных операций.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначены для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, «Архивный фонд», «Фондовый каталог субъекта Федерации»).

Программное обеспечение «Архивный фонд» предоставлено для государственных и муниципальных архивов, для органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации - «Фондовый каталог», для Россархива - «Автоматизированный централизованный фондовый каталог»

Применение современных информационных технологий позволяет увеличивать перечень платных услуг, повышает их эффективность.

Государственные архивы хранят наиболее ценные архивные документы.

Главная их задача - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только бедствия, но и очень часто безответственное отношение к документам.

До сих пор говорят о «бесполезности бумаг». И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное, или прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов.

Архивы - это ведь еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков.

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

Таким образом, в работе исследованы возможности применения информационных технологий при автоматизированном учете документов.

Список источников

Научная и публицистическая литература:

1. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб.пособие для сред. проф. образования/ Е.В. Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова.

2. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

3. Уникальными являются документы, обладающие духовными, эстетическими или документирующими достоинствами, представляющие как таковые особую историческую ценность и общекультурную значимость Регламент государственного реестра уникальных документов архивного фонда РФ. Утвержден приказом Росархива № 75 от 09.10.2001.

4. ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документов - М: Издательство стандартов.

5. А.Д. Тельчаров, Архивоведение- М: " Приор - издательство", 2005

6. Н.М. Березина " Современное делопроизводство" М: ПИТЕР, 2003

7. Т.В. Киселева" Справочник по делопроизводству и архивному делу" СПб: Издательский дом Герда, 2007 - 330 с.

8. В.П. Козлов «Российское архивное дело» М: - 2006

9. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева и др., Архивоведение, М: Профоб-Издательство,

10. Крылова И.Ю Документирование управленческой деятельности. СПб.: Бизнес-пресса, 2008

11. ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». М.: Стандартинформ, 2007.

12. Архивное дело. Сборник Федеральных норм, М: 2003

13. Статья Л.П. Афанасьева, Применение Автоматизированных технологий в области учета документов, Делопроизводство, 2005 № 1, 2

14. Статья Е.В. Алексеева, Е.М. Бурова и др., Учет архивных документов - основа обеспечения их сохранности, Делопроизводство, 2003 № 3

15. Е.В. Дерусова., О внедрении автоматизированной архивной технологии в РГАЭ // Отечественные архивы, 1999

16. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.-Спб.:СИЛ-Пресс, 2001.

Интернет ресурсы:

17. www.arhivnoedelo.ru.

18. document. termica. ru\

Размещено на Allbest.ru

...