Достоинства и недостатки автоматизации бухгалтерской и аналитической работы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

по дисциплине: Автоматизированный бухгалтерский учет

Достоинства и недостатки автоматизации бухгалтерской и аналитической работы



Содержание

Введение

1. Теоретические основы автоматизации

1.1 Автоматизация бухгалтерского учета

1.2 Развитие систем бухгалтерского учета в России

1.3 Роль и задачи бухгалтера при автоматизации бухгалтерского учёта

2. Характеристика систем автоматизации бухгалтерского и аналитического учета, их достоинства и недостатки

2.1 ИНФО-Бухгалтер

2.2 Парус-Бухгалтерия

2.3 1C: Бухгалтерия

Заключение



Введение

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач.

Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия.

Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

Несмотря на то, что в мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.

Вышесказанное определяет актуальность выбранной темы данной курсовой работы.

Целью работы является исследование и описание возможностей автоматизации бухгалтерского учета в России.

Основными задачами данной работы являются:

- изучение автоматизации бухгалтерского учета;

- изучение развития систем бухгалтерского учета в России;

- изучение роли и задачи бухгалтера при автоматизации бухгалтерского и учёта;

- изучение характеристик систем автоматизации бухгалтерского и аналитического учета, их достоинств и недостатков.

Предметом исследования является исследование достоинств и недостатков автоматизации бухгалтерской и аналитической работы.

Объектом исследования является автоматизация бухгалтерского учета.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

В первой главе работы рассматривается автоматизация бухгалтерского учета на предприятии.

Вторая глава курсовой работы посвящена характеристике систем автоматизации бухгалтерского учета.



1. Теоретические основы автоматизации

1.1 Автоматизация бухгалтерского учета

Современная рыночная экономика и жесткая конкуренция требуют эффективного ведения бизнеса. Успешная работа любого предприятия основывается на грамотном ведении и автоматизации бухгалтерского учета. Чтобы достичь успеха и «удержаться на плаву» не обойтись без использования передовых технологий. Конечно, на сегодняшний день многие организации предлагают всевозможные бухгалтерские услуги, или как их еще называют «бухгалтерское обслуживание». Однако сегодня в управлении бухгалтерским учетом более широко применяются специализированные бухгалтерские программы, предназначенные для автоматизации бухгалтерского учета.

Зачем вообще нужна автоматизация бухгалтерского учета?

Часто выделяют следующие, довольно понятные и простые, цели:

- Не иметь проблем с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами РФ;

- Не переплачивать налоги. Контролировать и прогнозировать их;

- Упростить ведение учета, снизить влияние человеческого фактора (ошибки пользователей) на правильность учета;

- Сократить время на ведение учета;

- Оперативно получать полную и достоверную информацию о деятельности компании и ее имущественном положении.

Актуальность автоматизации бухгалтерского учета объясняется следующими факторами:

1. Автоматизация позволяет упростить ведения учета, сократить время на ведение учета, в том числе за счет автоматизации рутинных операций. Появляется возможность моментально найти нужную информацию и быстро внести в нее необходимые изменения. Нет первоочередной необходимости следить за последними изменениями в законодательстве, т. к., качественные системы бухгалтерского учета оперативно поддерживаются (обновляются) разработчиками;

2. Снижение влияния человеческого фактора - устраняет возможность ошибки в подсчетах. Сокращение трудозатрат на поиск арифметических ошибок в учете и отчетности. О том, насколько это актуально, можно судить по воспоминаниям бухгалтеров старой закалки, которые хорошо помнятся случаи, когда приходилось ночами искать просчет, чтобы сошлись конечные цифры;

3. Наличие электронных версий документов и отчетов, позволяет получить любую бумажную форму в любой момент времени, в нужном количестве экземпляров;

4. Оперативное получение грамотно обработанной и систематизированной, полной и достоверной информации о деятельности компании и ее имущественном положении и как следствие принимаются более объективные финансовые и управленческие решения. Информация предоставляется в соответствии с потребностями лиц, принимающих решения. Решения часто принимаются в условиях неопределенности и риска, что вынуждает руководителя постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности предприятия.

Увеличивается эффективность деятельности предприятия, повышается прибыль и минимизируются издержки и риски. Отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. Например, можно оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы, проконтролировать разработанные планы, составить достоверный прогноз.

Автоматизация бухгалтерского учета завоевала популярность благодаря массе преимуществ, получаемых от ее внедрения. Но, прежде чем вводить систему автоматизации бухгалтерского учета, следует хорошо разобраться, в чем состоит ее суть, и просчитать возможный эффект.

Автоматизация бухгалтерского учета представляет собой установку специального программного продукта на компьютер и перевод всей бухгалтерии на ЭВМ. Данная программа способна брать на себя функции бухгалтера и значительно облегчать и ускорять процесс работы, а также повышать эффективность и качество ведения бухгалтерии.

Зачастую для того, чтобы автоматизировать бухгалтерию, или сделать автоматизацию бухгалтерского учета, предприятию приходиться очень плотно сталкиваться с другими направлениями (назовем их IT Направления), лицензионные программы, офисная техника, локальные сети, офисные АТС, создание сайтов, продвижение сайтов, обслуживание компьютеров.

Это только часть того, что в огромном ассортименте предложено на рынке на сегодняшний день.

Использование программы по автоматизации бухгалтерского учета практически исключает человеческий фактор, способствуя упорядочению всего бухгалтерского учета. Небрежное ведение внутренней документации, зачастую являющееся основной причиной неудачи или даже ликвидации предприятия, исключается при автоматизации бухгалтерского учета. Число бухгалтерских ошибок намного меньше, чем при ведении бухучета традиционным способом - вручную.

Использование программы по автоматизации бухгалтерского учета повышает оперативность и экономичность работы бухгалтерии. Своевременное получение необходимой информации и достоверных данных основа эффективной работы предприятия. Одним из наиболее важных достоинств компьютерной обработки бухгалтерской информации является получение данных не только о состоянии дел в бухгалтерии, но и сведений об эффективности работы всего предприятия.

Автоматизация бухгалтерского учета позволяет анализировать и планировать деятельность организации. Благодаря универсальности программ автоматизации учета, их используют как бухгалтера, так и менеджеры, руководители, и сотрудники складов.

Программный продукт имеет функцию защиты данных. Исключена возможность потери или утечки информации, благодаря наличию архивных копий. Компьютеризация бухгалтерии применяется на различных типах предприятий: как на крупных, так и на малых.

Применение персональных ЭВМ в учетной работе дает возможность автоматизировать рабочее место бухгалтера, что повышает производительность труда учетных работников, обеспечивает оперативность получения данных.

Большие возможности вычислительной техники расширяют сферы деятельности бухгалтерского учета путем совмещения с функциями финансового анализа.

Этим самым бухгалтерский учет выполняет функцию управления, создает информационную базу для принятия правильных решений. Использование персональных ЭВМ позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. При этом ввод данных производится однократно, а использование - многократно в разрезе различных уровней пользования.

Подготовить штат к работе с программой по автоматизации бухгалтерского учета или набрать квалифицированный персонал - первостепенная задача. Эффективность автоматизации бухгалтерского учета во многом зависит от уровня профессионализма сотрудников, особенно если работа будет проводиться по сети. Быстрая и недорогая установка программы поднимет предприятие на новый уровень.

Программы по автоматизации бухгалтерского учета, содержащие алгоритм (совокупность действий, привил) решения задач и формы регистров, можно разделить на два основных класса: функциональные, универсальные.

Функциональные программы разрабатываются для крупных организаций, где каждый участок учета (основных средств, материалов, кассовых, банковских операций и т. д.) имеет относительно самостоятельную программу обработки данных, специализированные формы документации, регистров и отчетности. Эти программы могут использоваться независимо друг от друга, или в комплексе, что позволяет в автоматическом режиме получать сводные регистры в виде Главной книги и установленные формы отчетности.

Автоматизация отдельных участков учета на базе функциональных программ требует их дополнительного согласования с применяемой в организации формой учета (журнально-ордерной, мемориально-ордерной и других). Универсальные программы состоят из одной или двух частей (модулей) и автоматизируют ведение бухгалтерского учета всех объектов по одним и тем же правилам. Они применимы в малых и средних организациях, вне зависимости от отрасли, к которой относится эта организация.

Регистры таких программ аналогичны применяемым в упрощенной форме учета или Журнал-Главная. Эти программы легко понимаются, осваиваются и используются бухгалтерами, как правило, без вмешательства организаций-разработчиков.

Внедрение бухгалтерской программы, как правило, позволяет добиться повышения эффективности и улучшения качества бухучета на предприятии.

Это выражается в:

- упорядочении бухучета;

- увеличении количества информации, получаемой из бухучета;

- снижение числа бухгалтерских ошибок;

- повышение оперативности бухучета;

- повышении экономичности бухгалтерского учета;

- другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.

Перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации. Очередным шагом в автоматизации бухгалтерского учета в крупных организациях является создание локальных (местных) вычислительных сетей, когда несколько рабочих мест на базе ПЭВМ соединяются в единую сеть посредством прокладки специального кабеля. В этом случае приобретаются дополнительное сетевое оборудование, позволяющее обмениваться информацией между компьютерами или выполнять совместную работу. При этом создаются и используются специальные сетевые программы, обеспечивающие доступ к локальной сети и информации. Все используемые в настоящее время программы автоматизированной обработки информации могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных, но их объединяет то, что они функционируют на основе взаимодействия элементов метода бухгалтерского учета: документации, счетов, двойной записи на счетах, баланса, инвентаризации, отчетности, оценки и калькуляции.

Таким образом, каждая отдельно взятая версия автоматизированной обработки учетной информации представляет собой единство методологических основ бухгалтерского учета, возможностей вычислительной техники и логической последовательности (алгоритма решения) обработки информации и получения выходных данных.

1.2 Развитие систем бухгалтерского учета в России

Российские коммерческие бухгалтерские системы в своем развитии прошли несколько этапов.

Первый этап (1988-1991 годы) разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. Происходил перенос ряда программ с больших ЭВМ и созданием «программ-самоделок».

Системы характеризуются функциональной примитивностью и сложностью адаптации к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета в России. Эти системы изготавливались в расчете на большой тираж при весьма низкой стоимости копии программы.

В это время были популярны первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем» («Хакерс Дизайн»), «Турбо-бухгалтер» («ДИЦ»), «Парус» («Парус»).

Второе поколение систем (1992-1994 годы) характеризуется большей функциональной полнотой и приспособленностью к различным изменениям в правилах бухгалтерского учета. Среди них впервые появились системы, сочетающие в себе ряд функций учета, непосредственно не связанных с бухгалтерией. Системы второго поколения были предназначены для эксплуатации в локальных сетях или автономно. На этом этапе преобладали универсальные тиражируемые системы, хотя уже стали появляться программные продукты, ориентированные на определенный круг клиентов, например, системы для автоматизации торговых предприятий.

Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: «1С», «Диасофт», «Омега», R-Style Software Lab.

Третье поколение бухгалтерских систем (1995-1996 годы) отличает комплексный подход и более узкая специализация. Во многих случаях эти системы уже являются интегрированными и служат для полной автоматизации деятельности предприятий.

Многие из таких систем имеют версии, работающие под Windows, и практически все они могут работать в сети.

Бухгалтерские комплексы третьего поколения, как правило, имеют встроенные средства развития и полностью совместимы с другими программными продуктами фирмы-разработчика, обеспечивающими автоматизацию избранного объекта (промышленного предприятия, банка, торговой или страховой фирмы).

Третий этап программного обеспечения связан с переходом от упрощенного учета к профессиональному, в том числе управленческому учету. В современных разработках серьезное внимание уделяется возможности работы в компьютерных сетях, накоплению статистики, работе с несколькими планами счетов, анализу финансово-хозяйственной деятельности.

Четвертое (современное) поколение - это бухгалтерские системы (а по своей сути уже комплексные корпоративные системы или КИСы), которые характеризуются интегрированными технологическими решениями, предполагающими поставку вместе с программными средствами методики организации производства и консалтинговых услуг.

Таким образом, в сфере методологии разработки систем для автоматизации бухгалтерии практически завершен переход от тиражируемых систем, рассчитанных на широкий круг потребителей, к почти индивидуальным решениям, максимально отвечающим потребностям конкретного заказчика.

Тем не менее, в эксплуатации на российских предприятиях до сих пор имеются бухгалтерские системы всех четырех поколений.



1.3 Роль и задачи бухгалтера при автоматизации бухгалтерского учёта

Бухгалтерский учёт нужно автоматизировать - это понимает любой бухгалтер. Но далеко не каждый знает, что нужно для этого делать и какова его роль в этом процессе. Как следствие - пассивность со стороны бухгалтера при внедрении на предприятии автоматизированной системы учёта, его разногласия с руководством. А ведь он - лицо заинтересованное и должен если уж не «рулить» процессом установки системы, то, по крайней мере, активно участвовать в нём. В этой статье мы рассмотрим, на что должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учёта.

Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без автоматизации бухгалтерского учёта. Более того, именно с последней целесообразно начинать автоматизацию управления. Это вызвано следующими факторами:

- задачи бухгалтерского учёта хорошо структурированы, имеют известный и несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций;

- бухгалтерский учёт собирает и регистрирует информацию обо всех хозяйственных операциях, которая необходима и остальным управленческим структурам предприятия;

- автоматизация бухгалтерского учёта стала неотложной задачей, так как внешние пользователи бухгалтерской информации, которым бухгалтерия должна представлять свои отчёты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме, на машиночитаемых носителях.

Принятый Государственной Думой закон об электронной подписи только усиливает эту тенденцию.

Результаты опросов, опубликованные в печати, показывают, что бухгалтеры, применяющие информационные технологии в своей практике, имеют больше шансов на успех и лучшие перспективы на будущее.

Выявлена прямая связь между грамотностью в сфере ИТ и профессиональным успехом этой категории специалистов. От каждого третьего бухгалтера, принимаемого на работу в Москве, требуется владение компьютерными программами. Конечно, каждый бухгалтер понимает необходимость автоматизации бухгалтерского учёта, но далеко не каждый знает, что нужно для этого делать, и ждёт “доброго дядю”, который решит за него все проблемы. Незнание основ проектирования и внедрения автоматизированных систем, непонимание своей роли в этом процессе порождают пассивность бухгалтера, разногласия с руководителем и другими управленческими работниками. В то время как на предприятии осуществляется проект автоматизации учёта, бухгалтер иногда лишь отстранённо наблюдает за этим процессом, тогда как он должен если уж не руководить им, то активно участвовать и оказывать влияние.

Принцип первого руководителя предполагает при автоматизации закрепление ответственности за создание системы за заказчиком - руководителем предприятия, который отвечает за ввод в действие и функции системы. При автоматизации работы бухгалтерии этот принцип следует уточнить: основная доля ответственности должна возлагаться на главного бухгалтера. Как показывает практика, без заинтересованности, ответственности, компетентности в этом вопросе главного бухгалтера создание достаточно эффективно функционирующей автоматизированной системы бухгалтерского учёта невозможно.

Напротив, при заинтересованности и желании бухгалтера такое внедрение происходит быстро и безболезненно.

На руководителя предприятия при этом ложится ответственность за создание условий для внедрения всего комплекса и обеспечение взаимодействия автоматизированной системы бухгалтерского учёта с другими управленческими структурами, включение её в общую автоматизированную систему управления предприятием.

Направления.

На что должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учёта?

Перед началом проектирования должны быть решены некоторые общие вопросы. При внедрении автоматизированной системы можно ориентироваться на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов работы бухгалтеров, так что затраты и степень риска минимальны.

Второй вариант - пересмотр организационной и функциональной структуры подразделения, перераспределение обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей.

Эффективность работы подразделения при этом может существенно возрасти. Хотя это более длительный и рискованный процесс, требующий всестороннего анализа и тщательной проработки.

Выбор направления автоматизации бухгалтерской службы предприятия включает в себя предварительный выбор программных средств.

Первое направление - использование офисных программ, например, из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и недороги, но требуют значительной подготовительной работы - ввода форм документов, разработки системы таблиц и баз данных и т. д.

Наиболее популярно второе направление автоматизации бухгалтерского учёта - с помощью специализированной прикладной бухгалтерской программы. Их выбор сейчас очень широк, практически в каждом более или менее информационно развитом регионе работают фирмы, предлагающие ту или другую систему для бухучёта.

Предприятию такой вариант может быть удобен, если кроме самой программы предлагаются и другие услуги: её настройка, внедрение, сопровождение, обучение персонала. И хотя бухгалтерских систем существует множество, вопрос определений предпочтений сводится к выбору не столько программы, сколько надёжной фирмы, с которой придётся работать весь период использования программы. Возможно совместное использование бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.

Третье направление автоматизации бухгалтерского учёта - разработка программного продукта на заказ с помощью сторонней фирмы или собственного подразделения, ИТ-службы. Это требует, как правило, длительного времени и больших затрат и оправданно только для крупных предприятий, при условии, что имеющиеся на рынке программы не отвечают запросам и требованиям заказчика. Если разрабатывается автоматизированная система управления, главный бухгалтер должен следить, чтобы были учтены и потребности бухгалтерии. Конечно, роль бухгалтера будет различна при выборе того или иного направления автоматизации.

В первом случае бухгалтер, как правило, должен в совершенстве знать и уметь использовать офисные программы (небольшие предприятия не могут держать для этого отдельного работника).

При последнем варианте бухгалтеру гарантировано пристальное внимание со стороны команды разработчиков. При использовании тиражной бухгалтерской программы помощь бухгалтеру при её внедрении, как правило, минимальна, и часто возникает ситуация, когда он не знает, что делать с приобретённой программой.

Стадии и этапы создания автоматизированной системы изложены в ГОСТ 34601-90 “Автоматизированные системы. Стадии создания”. Основные этапы здесь следующие: предпроектное обследование и написание тактико-технического задания, проектирование, ввод в действие, сопровождение автоматизированной системы.

На стадии предпроектного обследования должна быть осуществлена постановка задачи, которая заключается в формировании исходных посылок, требуемых результатов решения задачи и описании её математического содержания. Так как комплексная автоматизация бухгалтерского учёта является сложной задачей и состоит из множества подзадач, должен быть рассмотрен комплекс информационно связанных друг с другом компонентов. Нужно обратить внимание на периодичность и время решения задач, организацию сбора первичных данных и передачи их в обработку. Постановка задачи должна сопровождаться описанием документов, массивов данных, используемых в задаче и получаемых в результате решения. Информация, используемая при решении задач, разделяется на постоянную, которая должна храниться в системе и использоваться многократно, и переменную. В постановке задачи обязательно должен принимать активное участие главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников своего отдела. Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии имеются такие документы, как учётная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утверждены порядок и сроки выполнения учётных работ. Без таких документов постановку задачи нужно начинать с изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучения информационных связей и маршрутов движения информации.

Перед автоматизацией учёта необходимо привести его в порядок, совершенствовать.

Нужно проанализировать все формы первичных документов, используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соответствие формам, утверждённым ОКУД, и возможность замены неунифицированных форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов. Бухгалтеру нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результатные данные должны быть получены автоматически на основе введённых первичных данных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной, справочной информации должны быть упорядочены, классифицированы. Ставим задачу. По результатам предпроектного обследования составляется техническое задание. Ответственность за предпроектное обследование ложится на главного бухгалтера (далее просто бухгалтера). При автоматизации бухгалтерии с помощью тиражной бухгалтерской программы постановка задачи и техническое задание часто не выполняются, равно как и не составляется проект, что отрицательно влияет на эффективность создаваемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта. Техническое задание необходимо, если для настройки и внедрения бухгалтерской программы привлекаются сторонние сотрудники или организации. Они должны принимать участие в составлении технического задания и подписывать этот документ. Результат их работы оценивается по тому, как выполнено техническое задание, и в случае разногласий оно является основным документом для судебного разбирательства.

Постановка задачи необходима в любом случае. Если бухгалтерская программа уже выбрана, то при постановке задачи можно учитывать её структуру и особенности, чтобы требуемая настройка оказалась минимальной. Бухгалтер должен неплохо ориентироваться в этой программе. Работы по постановке задачи и предпроектному обследованию при автоматизации бухгалтерского учёта большинство источников описывает неконкретно. Перечислим ниже, какие работы, на наш взгляд, необходимо выполнить бухгалтеру:

1. Разработать рабочий план счетов. Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счёту, субсчёту может быть необходимо вести несколько видов аналитического учёта (большинство бухгалтерских программ позволяют это). Аналитический учёт наиболее трудоёмок, его данные используются не только учётными работниками, но и всеми управленцами;

2. Нужно составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т. д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Многие классификаторы (справочники) используются для ведения аналитического учёта, т. е., показатели в них представляют собой аналитические счета. Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, группировку информации. Системы классификации и кодирования информации рассмотрены в специальной литературе. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирования с массивами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторный ввод и нарушение аналитического учёта). Сделать это нужно до ввода классификаторов в ЭВМ, изменение группировки и кодов в дальнейшем будет затруднительным;

3. Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учёта, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учётом автоматизированной обработки и многие из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придётся формировать и вводить дополнительно (большинство бухгалтерских программ это допускают). Желательно, чтобы ввод первичных документов в ЭВМ происходил одновременно с их составлением или получением, затем их можно распечатать. В компьютер необходимо вводить все реквизиты документов. Должен производиться однократный ввод информации, а если документы связаны информационно, то это должно быть отмечено бухгалтером;

4. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в компьютер следует автоматизировать, хотя стоит предусмотреть возможность вручную ввести, если понадобится, любую корреспонденцию. Но будет удобнее и правильнее, если большая часть бухгалтерских корреспонденций будет составляться автоматически на основе соответствующих первичных документов, что и предусматривают многие бухгалтерские программы. Необходимо рассмотреть, как будет происходить ввод всех корреспонденций;

5. Выходные документы (регистры и отчётные формы) формируются автоматически на основе, введённой в ЭВМ информации. Бухгалтерские программы предлагают достаточно широкий набор выходных форм, при необходимости позволяют их изменить, ввести новые.

Провести, чтобы не перепроводить. Требуемые для небольшого предприятия классификаторы, документы, отчёты, как правило, уже имеются в хорошо отработанных бухгалтерских программах, и их настройка окажется минимальной. Но для наиболее эффективной автоматизации бухгалтерского учёта все перечисленные работы всё равно следует провести, так как в дальнейшем изменить что-либо может оказаться сложной задачей. Особенно важно продумать систему счетов.

Если объём бухгалтерских работ невелик, а предприятие не имеет достаточно финансовых ресурсов, то можно предусмотреть выполнение части работ вручную (ввод корреспонденций вручную, а не по документам, распределение накладных расходов, закрытие счетов и др.).

Для наибольшей эффективности внедряемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта следует автоматизировать работу по всем его участкам. Главную книгу и оборотно-сальдовую ведомость нужно формировать автоматически. Заполнять баланс, приложения к нему, другие отчёты многие бухгалтеры нередко предпочитают вручную, даже если программа умеет это делать сама.

На этапе ввода автоматизированной системы в действие необходимо указать в программе реквизиты предприятия, некоторые параметры учётной политики, откорректировать план счетов, который, как правило, уже предлагается, заполнить классификаторы и ввести вступительный баланс (удобнее на 1-е число года или квартала). Ввод остатков по счетам нужно производить одной датой, по всем аналитическим счетам, тогда сальдо по синтетическим счетам будет получено автоматически.

Обычно это довольно большой объём работ, и выполнить их нужно достаточно быстро. Вот почему к вводу вступительного баланса следует подготовиться, по возможности привлечь к этой рутинной работе не только бухгалтеров (которым, кроме прочего, приходится выполнять и свои повседневные обязанности), но и специальных помощников.

При очень больших объёмах бухгалтерских работ ввод новой системы в действие возможно производить отдельно по участкам учёта, но только после выполнения всех предварительных работ, так как участки учёта взаимосвязаны между собой и представляют единую систему.



2. Характеристика систем автоматизации бухгалтерского и аналитического учета, их достоинства и недостатки

Рынок информационных технологий представлен довольно большим количеством систем ведения бухгалтерского учета.

Рассмотрим некоторые из них.

2.1 ИНФО-Бухгалтер

Первая версия программы «Инфо-Бухгалтер» была создана программистами фирмы ООО «ИНФО» в 1992 году. По своим возможностям, простоте и удобству в работе «Инфо-Бухгалтер» превосходит программные продукты для предприятий малого и среднего бизнеса, которые сейчас активно внедряются на рынке бухгалтерских программ.

На протяжении всех лет работы, компания ни разу не изменила своим принципам работы: производить простые в освоении и удобные в работе программы, при этом оставаясь надежным партнером. В отличие от других программ, в программе «Инфо-Бухгалтер» строго соблюдены все принципы теории и практики бухучета, а также учтены требования национальных и международных стандартов бухгалтерского учета и отчетности. Все это обеспечивает высокое качество и эффективность учетного процесса.

В этом году компания «Инфо-Бухгалтер» представляет свою новую программу «Инфо-Бухгалтер 10: Бухгалтерия». Программа написана на новейшей платформе с применением последних разработок в области бухгалтерских программ.

Программа предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учета, при этом автоматически формирует все отчетные документы, разработанные в строгом соответствии с требованиями ФНС.

Программа очень удобна в работе и не потребует много времени на обучение.

Инфо-Бухгалтер - это автоматизация предприятий: автоматизация бухгалтерского учета, автоматизация налогового учета, автоматизация кадрового учета, автоматизация складского учета. Это бухгалтерская программа для организаций, использующих: общий режим налогообложения, упрощенную систему налогообложения.

Это полная автоматизация жилищно-коммунальных расчетов, любых расчетов квартплаты. Инфо-Бухгалтер - это автоматизации расчета заработной платы любой сложности, ведение кадрового учета на любых предприятиях, программа расчета зарплаты, программа учета кадров, программа автоматизации склада, это удобная программа автоматизации для предпринимателей.

Программа Инфо-Бухгалтер версии 10 - это совершенно новая перспективная программа, предназначенная для комплексной автоматизации предприятий на современной технологической основе. Программа Инфо-Бухгалтер версии 10 предназначена для автоматизации учёта в коммерческих и некоммерческих организациях и в бюджетных учреждениях. В настоящее время созданы блоки программы Инфо-Бухгалтер-10 «Зарплата и кадровый учёт», «Торговый и складской учёт».

Программа Инфо-Бухгалтер-10 «Зарплата и кадровый учёт» обеспечивает автоматизацию расчетов по оплате труда, сдачу отчётности и автоматизацию кадрового учета в коммерческих, некоммерческих организациях и бюджетных учреждениях, применяющих как общий режим налогообложения, так и специальные налоговые режимы. Программа Инфо-Бухгалтер-10 «Торговый и складской учёт» обеспечивает автоматизацию учета материально-производственных запасов (материалов, товаров, готовой продукции), а также выполненных работ и оказанных услуг.

Достоинства данной программы:

- быстродействие;

- нетребовательность к ресурсам компьютера;

- привычность для старых клиентов.

Преимущество этого программного обеспечения в легкости установки, удобстве использования, в надежности системы и простоте освоения.

Недостатки программы:

- однозадачность;

- отсутствие в стандартной постановке DOS сетевых средств и многих других встроенных возможностей.

2.2 Парус-Бухгалтерия

Парус - современное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности коммерческих и государственных организаций, предприятий и управления, выпускаемое Российской компанией «Корпорация Парус» и Украинской «Корпорация Парус Украина». Распространена на предприятиях и в учреждениях России и Украины.

Первый программный продукт «Парус» появился в 1989 году, это была система для расчёта зарплаты.

В 1990 году была учреждена «Корпорация Парус», основатели её большей частью служили в вычислительном центре главного штаба военно-морского флота. В 1992 году создана программа «Парус-Бухгалтерия».

Программный продукт «Парус» используются в федеральных и региональных органах власти, органах местного самоуправления, бюджетных учреждениях, коммерческих организациях.

Система «Парус-Бухгалтерия» предназначена для подготовки и учета документов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, накопления информации о совершенных хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности.

Программа «Парус-бухгалтерия» обеспечивает: формирование полной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности, регистрацию первичных документов, служащих основанием для учета, хранения и перемещения денежных средств или материальных ценностей, отражение на счетах бухгалтерского учета операций, совершаемых на основании документов, подготовку внутренних документов по фактам финансово-хозяйственной деятельности в виде многочисленных отчетов, подготовку годовой, квартальной, месячной отчетности бюджетного учреждения.

Достоинства этой программы:

- полный контроль над бухгалтерскими операциями;

- функционал программы позволяет настраивать систему так, как удобно пользователю, не прибегая к помощи специалистов;

- уникальные условия отбора позволяют быстро искать и исправлять ошибки в учете отчетность на «отлично»: корректно и в срок. Бухгалтер может самостоятельно выполнить обновление отчетных форм в системе в случае изменений требований законодательства.

Недостатки программы:

- плохая способность к обобщению данных, так как информация формируется в виде, предусмотренном программистами, что не всегда соответствует потребностям лицам, принимающим решения;

- большое число данных и взаимосвязей между ними обуславливают высокий уровень влияния на принимаемые решения ошибок, возникающих в отдельных элементах, многократно увеличивающихся в процессе обработки информации, затруднения, вызванные при использовании дополнительных программ, имеющих более широкие функциональные возможности по сравнению с аналогичными приложениями, встроенными в готовые системы.

2.3 1C: Бухгалтерия

Программа 1С: Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

1. план счетов;

2. список видов объектов аналитического учета;

3. списки объектов аналитического учета (субконто);

4. констант и т. д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

1. сводные проводки;

2. оборотно-сальдовую ведомость;

3. оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

4. карточка счета;

5. карточка счета по одному объекту аналитического учета;

6. анализ счета (аналог главной книги);

7. анализ счета по датам;

8. анализ счета по объектам аналитического учета;

9. анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

10. карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

11. журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Работа пользователя, как и в любой другой аналогичной программе, начинается с настройки плана счетов и ввода шаблонов новых типовых операций (помимо предусмотренных в базовом комплекте). Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров и т. д.

Помимо описанного продукта, фирма «1С» продвигает на рынок свою новую разработку под названием «1С: Предприятие». Это ПО представляет собой универсальную систему для автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях деятельности предприятия. Приложение разработано на новой технологической платформе под условным названием V7, которая включает средства работы с базой данных, встроенные язык программирования, редактор диалоговых форм и текстовый редактор, единый механизм обработки запросов.

Система «1С: Предприятие» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля «1С: Конфигуратор», позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, «1С: Конфигуратор» может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д.

Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция «Отладчик», она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом. Приложение «1С: Предприятие» может применяться как автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерских проводок, так и в сочетании с ПО «1С: Бухгалтерия» для регистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, в пакете «1С: Предприятие» имеются средства поддержки торгового оборудования (например, кассовых аппаратов «ЭЛЕКТРОНИКА-92 АКВАРИУС» и сканеров штрих-кодов, подсоединяемых через интерфейс RS-232).

Так, программа «1С: Предприятие 7.7», появившись в продаже в конце 1990-х гг., по-прежнему является весьма востребованной пользователями несмотря на то, что в 2003 г. была выпущена новая версия программы «1С: Предприятие 8», уровень автоматизации, которой существенно выше.

Объемы продаж программных продуктов фирмы «1С» на протяжении 15 последних лет непрерывно возрастают, но, несмотря на это, руководство фирмы не собирается останавливаться на достигнутом. Стремясь максимально удовлетворить запросы пользователей и предвосхитить потребности потенциальных покупателей, программисты фирмы «1С» ежегодно предлагают все новые и новые прикладные решения и занимаются усовершенствованием созданного программного обеспечения.

В настоящее время актуальной редакцией программы «1С: Бухгалтерия 8» является редакция 2.0. Принимая во внимание то, что в области ИТ-технологий становятся популярными так называемые облачные технологии, программисты фирмы «1С» активно работают над созданием редакции 3.0.

Несмотря на высокую популярность продуктов 1С, отношение пользователей к ним двойственное: много специалистов считают программы 1С лучшими из разработанных средств для автоматизации бухучета и управленческого учета, также есть достаточно большое число специалистов, которые считают программы, разработанные компанией 1С «сырым» продуктом, имеющим большое количество недоделок, недостатков и ошибок. Если оценивать программы, серии «1С» объективно, то их нельзя назвать ни плохими, ни хорошими. Давать оценочную характеристику программе «1С» без привязки к конкретно взятому предприятию просто нельзя. Например, для многих компаний «1С: бухгалтерия» - это идеальное решение, которое полностью удовлетворяет их требования относительно автоматизации учета. Точно также, для многих компаний данная программа абсолютно не приемлема, поскольку с ее помощью невозможно автоматизировать их бизнес-процессы и решить поставленные задачи.

К достоинствам решений на базе 1С можно отнести:

1. Наличие большого количества потенциального персонала для работы в компании, где внедрены решения на базе 1С;

2. Максимально быстрая и качественная поддержка бухгалтерских решений со стороны Компании 1С;

3. Возможность создавать или дорабатывать индивидуальные проекты, которые учитывают бизнес-процессы каждой организации;

4. Встроенный объектно-ориентированный язык, специально разработанный компанией 1С. Для удобства работы программиста в оболочке "1С: Конфигуратор" разработаны различные вспомогательные инструменты;

5. Полная открытость программных продуктов 1С. Все конфигурации, которые продаются конечным клиентам, имеют открытые коды, и любой 1с-программист может легко изменить или дописать готовую конфигурацию. Все конфигурации, которые продаются конечным клиентам, имеют открытые коды, и любой 1с-программист может легко изменить или дописать готовую конфигурацию;

6. Единая технологическая платформа. Благодаря такому фундамента, как наличие единой технологической платформы достигается высокая стандартизация разработки, полная масштабируемость проектов и обеспечение быстрого внедрения современных технологий во всех прикладных решениях.

К недостаткам решений на базе 1С относят:

1. Основное применение 1С: решение задач автоматизации налогового и бухгалтерского учета. Базовые продукты 1С ориентированы в первую очередь на автоматизацию задач бухгалтерского и налогового учета («1С: Бухгалтерия», «1С: Предприятие», «1С: Управление торговлей») на предприятиях всех сфер деятельности. Для работы объектов розничной торговли, сферы услуг, специальных объектов такие решение не подходят в принципе. Много компаний, специализирующихся на разработке под 1С, создают свои конфигурации, ориентированные на различные сферы бизнеса. Цена таких продуктов 1С на порядок выше, чем базовые версии 1С, а функционал необходимо будет дорабатывать, доплачивать за настойку, поддержку. Связь одного продукта 1С с другим (например, связь «1С: Бухгалтерии» и «1С: Управление торговлей») осуществляется с помощью операций обмена информацией (выгрузки/загрузки документов). Очень много программ для автоматизации бизнеса имеют в своем составе модули для обмена данными с платформой 1С. В связи с этим, на торговых объектах часто практикуется работа двух различных программ. Как правило, бэк-офис - это продукты 1С, а фронт-офис - решения других разработчиков;

2. Существенная разница между понятиями «готовая система» и «платформа». На каждом предприятии используется уникальное решение «1С», реализованное не настройкой конфигурации, а запрограммированное на языке программирования 1С, который встроен в платформу. То есть, при покупке какого либо решения на основе 1С, вы покупаете только "платформу 1С", которую придется донастраивать, дописывать, и дорабатывать под ваши требования. А такие услуги, выливаются в дополнительные затраты, и как правило - незапланированные. Для больших предприятий - это нормальная практика, так как для эффективной работы таких организаций, требуются индивидуально проектируемые продукты по автоматизации бизнес- или техпроцессов, как для эффективной работы таких организаций, требуются индивидуально проектируемые продукты по автоматизации бизнес- или техпроцессов. В случае с небольшими предприятиями, такой подход к автоматизации является трудоемким и затратным, как по времени, так и по материальным ресурсам; учет бухгалтер аудит

3. Настройка, внедрение и запуск должны осуществляться квалифицированным 1С-программистом. Все базовые конфигурации «1С» можно назвать «полуфабриками», и они, соответственно, предлагаются по цене полуфабрикатов. Реальную стоимость одного рабочего места можно оценить только тогда, когда окончатся доработки или полное переписывание исходного кода купленных модулей. Можно готовиться к тому, что покупая, конструктор за низкую цену, нужно будет оплачивать дорогостоящие услуги программистов, чтобы они из него построили нужную вам конфигурацию. Если рассмотреть учетную программу компании Мiсroinvest, то ее конкурентом преимуществом является именно адаптация для самостоятельной установки/настройки и максимальный набор функциональных возможностей;

4. Необходимость заказывать услуги поддержки 1С. Очень часто, клиенту необходимо чтобы все вопросы и ошибки, которые возникают при работе с 1С (исправление ошибок в конфигурации, консультации персонала относительно работы с программой, установка обновлений программы) решались оперативно. В таких случаях Вам не обойтись без услуг компаний, которые специализируются на настройке 1С. Либо же придется работать с 1С-программистом "фрилансером" или нанимать на работу специалиста, способного написать новый функциональный модуль или найти и корректно исправить ошибки в написанном до него коде;

5. Платные обновления продуктов. Компания 1С довольно часто выпускает обновления к своим продуктам. Это связано, как с изменениями в законодательстве Украины, так и с исправлением ошибок работы в продуктах. Для получения возможности получать эти обновления, необходимо оформить недешевую платную подписку. Также, следует обратить внимание, что обычному пользователю ПК обновить 1С не удастся, в связи с довольно сложным процессом обновления. А если конфигурация/индивидуально дорабатывалась, то установка обновления может сломать или удалить все предыдущие доработки;

...