Організація облікового процесу в умовах використання новітніх інформаційних систем та комп’ютерних технологій

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Особливості організації облікових номенклатур та документообігу облікового процесу

1.1 Поняття «організація облікових номенклатур»

Огляд наявної літератури з організації обліку показав, що поняття «облікова номенклатура» розглядається як: кількісні або якісні параметри, що характеризують бізнес-процес та його результат (відповідно до процесного підходу до організації управління); сукупність облікової інформації даних, які стосуються господарських фактів і операцій (С.В. Свірко); перелік господарських фактів про форми функціонування майна - засобів господарства, а також капіталу - джерела утворення зазначених засобів, про господарські операції, а також результати господарської діяльності, які мають знайти відображення в бухгалтерському обліку (В.В. Сопко, В.П. Завгородній). Отже, на наш погляд, точніший зміст поняття «облікова номенклатура» містить визначення останніх авторів.

Облікова номенклатура - це певний об'єкт обліку (вид активу, вид зобов'язань, конкретний господарський процес). Цей термін є синонімом терміна «об'єкт обліку» і застосовується саме в організації обліку як самостійному розділі бухгалтерського обліку.

Поняття «організація облікових номенклатур» у науковій та навчально-методичній літературі відсутнє. У підручнику В.В. Сопко, В.П. Завгороднєго «Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу» [76] виділений підрозділ 3.3 «Організація облікових номенклатур», який містить загальну характеристику облікових номенклатур, структуру облікової інформації, облікові номенклатури різних етапів облікового процесу. Автори підручника зазначають:

«Значний обсяг бухгалтерської інформації потребує наукової організації облікового процесу і навіть в умовах ручної праці - розробки облікової номенклатури». Аналіз змісту цього підрозділу дозволив виділити такі типи операцій з обліковими номенклатурами:

? формування облікових номенклатур;

? вибір (визначення) облікових номенклатур;

? виявлення складу облікових номенклатур;

? складання переліку облікових номенклатур;

? розробка облікових номенклатур.

Формування облікових номенклатур здійснюється залежно від фактичних умов організації, технології та інших факторів. Під час розробки облікових номенклатур первинного обліку потрібно укрупнювати одиниці вимірювання.

Вибір облікових номенклатур здійснюється за предметною ознакою бухгалтерського обліку (основні засоби, грошові кошти, доходи). Із кожної ділянки бухгалтерського обліку на кожному етапі складають перелік облікових номенклатур. Із цією метою на етапі первинного обліку складають перелік усіх об'єктів, які мають бути зафіксовані в первинних документах. На етапі поточного обліку складають перелік об'єктів обліку та їх руху за ознаками виду засобів, їх джерелами та процесами. Ця робота тісно переплітається з групуванням об'єктів обліку за різними ознаками, наявністю їх та рухом. Визначають склад господарських фактів - явищ та процесів. Розробку облікових номенклатур починають з установлення груп, підгруп. Також виділяють облікові номенклатури господарських операцій (надходження, передача, вибуття). На етапі підсумкового обліку здійснюється формування показників звітності. На наш погляд, розробка номенклатур та формування номенклатур - неідентичні поняття. Розробка - це виокремлювання об'єктів обліку на кожному етапі облікового процесу шляхом проведення певної підготовчої роботи - вибір, виявлення складу, формування (складання) переліку номенклатур. Отже, це поняття ширше, ніж формування облікових номенлатур.

Із наведеного вище можна зазначити, що організація облікових номенклатур охоплює не поодинокі операції, а цілий комплекс облікових робіт з визначення об'єкта в обліковій системі з моменту його ідентифікації до відображення у звітності підприємства. Саме упорядкування цих операцій відображує зміст організації облікових номенклатур.

Облікова номенклатура первинного обліку. Для того щоб визначити перелік облікових номенклатур з кожного топологічного підрозділу бухгалтерського обліку Філії (обліку коштів, матеріалів, основних засобів тощо), складають перелік усіх об'єктів, які мають бути зафіксовані в первинних документах (таблиці 1.1 і 1.2).

Таблиця 1.1

Перелік облікових номенклатур з обліку матеріалів Філії (власна розробка)

Характеристика даних для обліку	Використання облікових даних	У вираженні	У яких носіях інформації з'являються вперше
		натуральному	вартісному
Надходження матеріалів на склад:	Для обліку наявності та руху, контролю своєчасного надходження та розрахунків			Рахунок -- платіжна вимога, товарно-транспортна накладна, прибутковий ордер
назва		+	-
кількість		+	-
ціна		+	-
сума		-	+
від кого надійшли		-	+
постачальник		-	+
Видача матеріалів:	Те саме			Вимога, забірні листи, лімітно-забірні картки, накладні на відпуск матеріалів на сторону
назва		+	-
кількість
ціна
сума та ін.



Таблиця 1.2

Перелік облікових номенклатур з обліку основних засобів Філії на етапі первинного обліку (власна розробка)

Характеристика даних для обліку	Використання облікових даних	У вираженні	У яких носіях інформації з'являються вперше
		натуральному	вартісному
Надходження основних засобів:	Облік наявності та руху: пооб'єктний облік, облік за матеріально відповідальними особами			Акт приймання основних засобів
назва об'єкта		+	-
початкова вартість		+	+
джерело надходження
Передача основних засобів у межах господарства:	Те саме			Накладна на внутрішнє передавання
назва об'єкта		+	-
початкова вартість		-	+
підрозділ, що передає		+	-
підрозділ, який приймає		+	-

Номенклатури поточного обліку - це систематизований перелік показників, які характеризують економічно однорідні групи об'єктів господарювання.

Розробку номенклатур починають із групування облікової інформації за певними ознаками. Спочатку об'єкти обліку поділяють на активи, капітал та зобов'язання, всередині них виділяють групи об'єктів відповідно до П(С)БО, плану рахунків та інструкції по його застосуванню. Після цього об'єкти кожної групи поділяють на підгрупи, субгрупи, виходячи із їх наявності на підприємстві та потреб управління в деталізації інформації. Кожній групі, підгрупі присвоюється певний порядковий номер, виходячи з якого встановлюється і записується номер для кожного об'єкта. Ця облікова номенклатура є основою робочого плану рахунків, зокрема, системою інвентарних або номенклатурних номерів. Облікові номенклатури бувають двох видів: прості (які не бувають деталізовані) і складні, які потребують подальшої деталізації (табл. 1.3).

Потім визначають облікові номенклатури господарських операцій з обліку основних засобів. Вони можуть бути трьох видів: надходження, передача в межах підприємства, вибуття. З кожного виду операцій добирають показники вищого рівня групування, а далі групи поділяють на підгрупи відповідно до потреб управління основними засобами. Орієнтовний перелік облікових номенклатур Філії основних засобів наведено в табл. 1.3.

Таблиця 1.3

Перелік облікових номенклатур поточного обліку основних засобів (галузь - промисловість; розріз - склад господарських засобів) (власна розробка)

Група	Підгрупа	Субпідгрупа
Будівлі	Виробничі корпуси	Залізобетонні, цегляні, кам'яні тощо
	Склади, комори та ін.	Те саме
Споруди	Водонапірні башти	»
	Резервуари	»
Передавальні пристрої	Силові машини й устаткування автоматизовані
	Силові машини та устаткування не автоматизовані та ін.
Машини, устаткування

Таблиця 1.4

Перелік облікових номенклатур поточного обліку основних засобів Філії (розріз - рух) (власна розробка)

Види руху	Підвид руху	Субпідвид, субпідгрупа руху
Надходження	Від відділу капітального будівництва; від підрядної організації; безплатно; інвентаризація та ін.	Капітальне будівництво; капітальне придбання від інших господарств
Вибуття	За ліквідацією: безплатне передавання та ін.	Повна непридатність; реконструкція
Передавання в межах господарства

Облікова номенклатура поточного обліку є основою майбутнього робочого плану рахунків. У Філії затверджений державними органами єдиний план рахунків деталізований для поточних потреб управління.

Таблиця 1.5

Робочий план рахунків Філії з обліку основних засобів до рахунка №10» Основні засоби» (власна розробка)

Синтетичні субрахунки порядку	Аналітичні рахунки
1-го	2-го	3-го	4-го
Галузь	Вид	Підвид	Субпідвид
Назва Номер	Назва Номер	Назва Номер	Назва Номер	Назва Номер
Промисловість	1	Будівлі	1	Виробничі корпуси	1	Залізобетонні	1	Будівля цеху №1	001
								Будівля цеху №4	002
						Цегляні	2	Будівля цеху №6	003
								Будівля цеху №8	004
				Виробничі споруди	2	Залізобетонні	1	Будівля цеху №2	006
								Будівля цеху №5	007
						Цегляні	2	Будинок лабораторії	009

Номенклатури підсумкового обліку є системою показників, які характеризують стан активів, капіталу і зобов'язань та його зміну. Їх класифікація подана на рис. 1.

Після вибору номенклатури обліку переходять до організації вибору і розробки носіїв її інформації.

Перейдімо до питання організації руху документів (даних) в обліковому процесі. Документопотік (або потік первинних даних) -- це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.

Основне завдання документообігу на підприємстві полягає в забезпеченні таких якісних характеристик: оперативність руху документів; одноразовість перебування документів у підрозділах підприємства; спрямованість комунікацій документів користувачам, для яких інформація є найбільш актуальною та корисною; точна відповідність схемі функціонування підприємства.

Рис. 1.1 Класифікація номенклатур підсумкового обліку (власна розробка)

Документообіг має бути організованим таким чином, щоб переваги отриманої інформаційної підтримки управлінських рішень перевищували витрати на формалізацію інформації.

На основі аналізу літературних джерел та власних розробок можна зазначити, що правильна організація документообігу на підприємстві має забезпечити оперативність, економічність та надійність функціонування системи управління, а для забезпечення необхідно дотримуватися основних принципів (рис. 1.2).

Розглянемо питання організації документообігу на різних етапах обліку.

1) Первинний облік. Організація руху документів на етапі первинного обліку потребує встановлення раціональної послідовності створення їх, мінімізації витрат та часу на цей процес.

Рис. 1.2 Принципи раціональної організації документообігу на підприємстві (власна розробка)

Для цього необхідно: визначити перелік робіт, які слід виконати від першої до останньої операції над документом до створення його як повноправного носія облікової інформації; склад осіб, відповідальних за вірогідне та своєчасне складання того або іншого документа та кожної операції; час роботи над документом від першої до останньої операції; технічні засоби, за допомогою яких можуть бути виконані ті або інші операції над документом; спосіб і час передавання документа від одного виконавця іншому, з однієї операції на іншу; відповідальних осіб за своєчасне передавання документа в процесі документообороту.

Загальна тривалість складання документа має бути мінімальною. Для цього необхідно обмежити кількість осіб, які беруть участь у складанні того або іншого документа, та встановити раціональну послідовність складання графіка руху.

Раціональна організація руху документів передбачає встановлення максимально коротких відрізків часу на їх передавання й обробку; визначення конкретних строків передавання документа від виконавця до виконавця, від одного сектора обліку на інший; від бухгалтерії до обчислювального центру тощо.

На кожний документ складають оперограму або документограму (рис. 1.3).

Рис. 1.3 Оперограма (документограма) накладної на внутрішнє пересування основних засобів

Остання операція первинного обліку -- це передавання документа на поточний облік.

2) Поточний облік. Операції поточного обліку умовно можна розподілити на чотири види: просування (прийом, передавання) первинних документів, арифметичні дії (підрахунки, розрахунки тощо), групування, перегрупування.

Організація документообороту і документопотоків на етапі поточного обліку пов'язана з великими масивами документів. Першою операцією поточного обліку є приймання документів. Раціональна організація цього етапу обліку потребує встановлення з кожного виду документів твердих строків здавання та вибору найбільш ефективного їх переміщення (табл. 1.6).



Таблиця 1.6

Графік надходження до бухгалтерії первинних документів з обліку матеріалів (власна розробка)

Назва документа	Хто подав	Строки подання	Порядок подання	Кому подають	Строки перевірки документа	Примітки
Прибутковий ордер	Завідуючий складом	Щодня за попередній день	Особисто	Старшому бухгалтеру	При прийманні
Лімітно-забірна картка	Те саме	Те саме	»	Те саме	Те саме
Вимога та ін.	»	Щодня	»	»	»

При оперативно-виробничому поділі праці в бухгалтерії приймання документів здійснює відповідний сектор: обліку матеріалів, обліку основних засобів та ін. У разі функціонального поділу праці всі документи надходять у спеціальний функціональний сектор -- приймання документів на обробку. У цьому секторі документи перевіряють за всіма ознаками: за змістом, законністю, правильністю оформлення тощо. Далі документи передають за графіком на обробку. Наступною операцією поточного обліку є складання бухгалтерського проведення, тобто визначення майбутньої системи записів (реєстрації) даних документа у системі рахунків. У подальшому рух документа залежить від формування показників в аналітичному і синтетичному розрізах.

Для обґрунтування графіка, а також прискорення документообороту та облікового процесу з найважливіших документів, спочатку складають індивідуальні схеми руху (оперограми) документів. У цих графіках за технологічною послідовністю вказують усі роботи від початку складання до здавання в архів (табл. 1.7).



Таблиця 1.7

Схема руху наряду на відрядну роботу (власна розробка)

Зміст роботи на складання, переміщення та обробку документа	Час на складання та переміщення документа	Місце складання чи обробки	Відповідальна особа за своєчасне та правильне виконання робіт	Час на обробку та виконання робіт, год
Заповнення реквізитів:	За день до початку роботи	Цех, дільниця, бригада, ферма	Обліковець цеху, ферми, дільниці	1
назва робіт, номер деталі або операції, код витрат
розряд роботи, розцінка, норма часу, підписи	Три години після одержання від обліковця	Відділ організації праці та її оплати	Нормувальник	2
Зміст роботи на складання, переміщення та обробку документа	Час на складання та переміщення документа	Місце складання чи обробки	Відповідальна особа за своєчасне та правильне виконання робіт	Час на обробку та виконання робіт, год
прізвище, табельний номер, дата початку роботи, строки виконання	Протягом зміни після одержання нарядів	Контора цеху	Обліковець цеху	5
Ознайомлення з нарядом та підпис працівника, що погодився виконати роботу	Після закінчення зміни	Робоче місце працівника	Майстер, бригадир	6
Здавання в архів	Після повного використання	Бухгалтерія	Старший бухгалтер сектора	10

Важливим елементом організації документообороту на етапі поточного обліку є зберігання документів після обробки та здавання в архів.

1.2 Підсумковий облік

Підсумковий облік як етап облікового процесу значно відрізняється, якщо йдеться про звіти за місяць або за рік. Тому ці два види заключних робіт розглядатимемо окремо.

Організація підсумкових робіт за місяць має свої особливості. Насамперед визначають споживачів підсумкової інформації, для чого спочатку складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель-календар звітності. Оскільки звітність поділяється на зовнішню і внутрішню, то й табель-календар звітності має дві форми: зовнішню місячну та поточну місячну.

Табель-календар дає змогу простежити за своєчасністю подання звітних даних у відповідні органи.

При організації руху носіїв облікової інформації підсумкового етапу необхідно визначити:

ѕ перелік робіт, які треба виконати при заповненні окремих форм звітності;

ѕ взаємозв'язок окремих форм;

ѕ склад осіб, що відповідають за підготовку даних для заповнення тієї або іншої форми;

ѕ строки підготовки даних (дні, години);

ѕ спосіб передавання даних виконавцю;

ѕ технічні засоби, які використовуються для підготовки зведених даних, показників тощо.

Особливістю організації руху носіїв облікової інформації на етапі підсумкового обліку є те, що до формування того або іншого показника іноді залучають інші служби -- планові, матеріально-технічного забезпечення, фінансові, праці тощо. Це потребує заздалегідь продуманої системи взаємозв'язку з цими службами.

Організація руху носіїв облікової інформації підсумкового обліку тісно пов'язана зі строками подання зовнішньої звітності. У зв'язку з цим у графіках ці строки, порядок, та інші характеристики слід висвітлювати докладніше.

Для формування показників звітної форми складають відповідні оперограми (документограми). В усіх документограмах чітко визначають, коли той або інший підсумковий документ передають головному бухгалтеру для аналізу.

При організації підсумкового обліку доцільно застосовувати сітьові графіки. Особливо це стосується складних звітних форм, у розробці яких беруть участь інші служби -- планові, матеріально-технічного забезпечення тощо.

Крім індивідуальних графіків (оперограм) для організації підсумкового обліку використовують також зведені графіки комплексу робіт за місяць, квартал, півріччя, дев'ять місяців, рік. Потреба у цих графіках зумовлена тим, що зведені звіти за кількістю форм та їх показниками відрізняються один від одного.

Основою організації технології складання річного узагальнення обліку та складання звіту є вимоги та нормативні акти, які регламентують обсяг, порядок складання, методику і техніку складання та подання до відповідних органів управління і контролю.

Для організації робіт з підготовки даних і складання форм у Філії використовують графік, який подано у табл. 1.8.

Таблиця 1.8

Графік складання форм (або їх частин) річного звіту (власна розробка)

Форми	Відповідальна за виконання роботи особа	Строк виконання	Фактичне виконання
Номер	Назва розділу
1	Баланс	Головний бухгалтер	21.01
2	Звіт про фінансові результати та їх використання
	фінансовий результат використання прибутку платежі до бюджету витрати та видатки	Заступник головного бухгалтера	22.01 24.01 23.01
	Та ін.	»

Складання пояснювальної записки потребує розробки спеціального графіка із зазначенням виконавців окремих робіт та строків їх виконання.

Технологія заключних робіт з річного звіту Філії включає такі види: організацію здавання звіту, обговорення звіту на засіданні колективу, участь у роботі фінансових органів і органів управління тощо. Річний звіт головний бухгалтер подає особисто в передбачені законодавством інстанції.

Баланс, рахунок прибутків та збитків, а також інші звітні документи надаються Філією до центральної бухгалтерії ПАТ «Київоблгаз» в строки, що встановлені порядком документообігу, який затверджується компетентним органом ПАТ «Київоблгаз». Підприємство повинно забезпечити зберігання своєї документації. Належна організація зберігання бухгалтерських документів поряд з іншими документами, що формуються в справах підприємства, передбачає вирішення трьох вузлових питань:

1) визначення номенклатури справ, що формуються в бухгалтерії підприємства, на майбутній рік;

2) організація зберігання документів у бухгалтерії до здачі в архів;

3) зберігання документів в архіві підприємства.

Термін зберігання окремих документів визначений переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затвердженим Наказом Міністерства Юстиції України від 12.04.2012 р. №578/5 зі змінами і доповненнями).

На «Бориспільській філії експлуатації газового господарства» бухгалтерії привласнений код 03. Нумерація справ зроблена за серійним способом з урахуванням коду відділу, тобто - 0301, ...0304 і т.д. (табл. 1.9).

Таблиця 1.9

Витяг із номенклатури справ бухгалтерії «Бориспільської філії експлуатації газового господарства» на 2015 рік. Індекс відділу - 03

Номер (код) справи	Номер статті	Види документів	Строк зберігання документів
	311	Фінансова звітність з примітками до неї
0301		А) зведені річні	Постійно
0302		Б) річні	Постійно
0303		В) квартальні	3 роки
0304		Г) місячні	1 рік
0305	312	Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них	Постійно
	313	Документи (протоколи, акти, висновки) про розгляд і затвердження звітів і балансів:
0306		А) річних	Постійно
0307		Б) квартальних	3 роки
0308	314	Аналітичні документи (таблиці, доповіді, доповідні записки тощо) до річних звітів і балансів	Постійно
0309	315	Звіти про операції з дорогоцінними металами та дорогоцінним камінням	5 років
0310	316	Оперативні звіти про витрачання валюти на закордонні відрядження	3 роки

Номенклатура справ затверджується керівником підприємства. Копії чи виписки з номенклатури надаються для використання всім відділам (структурним підрозділам) підприємства.

До початку кожного року номенклатура переглядається (змінюється і доповнюється).

1.3 Методика вибору способу відображення носіїв облікової інформації

Організація носіїв облікової інформації потребує додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу формування доказів.

Перша особливість бухгалтерського обліку як процесу полягає в тому, що кожний господарський факт -- явище або процес -- має бути насамперед зафіксований на носії як доказ, тобто як документ, що його закріплено у спеціальному законодавчому акті -- Положенні про документи та документооборот у бухгалтерському обліку. Основою для записів у бухгалтерські облікові реєстри можуть бути лише оформлені згідно з цим Положенням документи.

Друга особливість -- усі господарські факти -- явища та процеси -- із первинних документів, тобто доказів про їх реальність, підлягають обов'язковому запису (реєстрації) і нагромадженню в облікових реєстрах. Це означає, що облікові реєстри після того, як у них буде зроблено записи про відповідні господарські факти та виконано потрібні математичні процедури (додавання, віднімання та визначення нового стану об'єкта обліку), стають автоматично носіями облікової інформації.

Третя особливість бухгалтерського обліку полягає у тому, що облік як процес не закінчується визначенням нового стану об'єкта в облікових реєстрах, а підсумкові дані мають бути перенесені із облікових реєстрів у звітні форми, які після заповнення їх автоматично стають носіями облікової (підсумкової, звітної) інформації та відповідно доказами.

Отже, характерні особливості бухгалтерського обліку як технологічного процесу визначають три види способів формування облікової інформації: документи (докази), облікові реєстри, звітні форми.

Зауважимо, проте, що документи формуються не лише на першому етапі, а й на етапах поточного та підсумкового обліку. Наприклад, на етапі поточного обліку створюються первинні документи про розподіл витрат на управління, різні бухгалтерські довідки тощо. Слід ураховувати також, що на етапі первинного обліку способами доказовості облікових даних і інформації є здебільшого документи, на другому -- облікові реєстри, на третьому -- звітні форми.

Як уже зазначалося, основу технології відображення і вибору носіїв облікової інформації на всіх етапах формують облікові номенклатури. Важливими факторами при цьому є вид, склад, інформаційна місткість, складність тощо.

Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності технічних засобів, організаційної та обчислювальної техніки. В умовах ручної обробки інформації матеріальними носіями даних та інформації є паперові, а в разі використання обчислювальної техніки, особливо ПК, -- технічні (відео- і машинограми, дискети та ін.). Проте завжди господарські факти -- явища та процеси -- мають бути відображені за допомогою документів, передбачених законодавчими актами.

При організації технології та вибору носіїв облікової інформації слід орієнтуватися на раціоналізацію облікового процесу. Раціональними вважають носії інформації, які орієнтовані на контрольно-аналітичні процеси, прості, не потребують складних процедур обробки.

Вибору носіїв облікової інформації сприяє те, що багато паперових носіїв розробляють централізовано: типові форми документів, облікові реєстри (наприклад, журнальної форми обліку тощо), звітні форми. Деякі форми документів визначено нормативними актами, наприклад, касові документи -- правилами ведення касових операцій.

Якщо типових або уніфікованих документів немає, їх розробляють на підприємствах відповідно до діючих положень, інструкцій та рекомендацій.

1. Організація носіїв облікової інформації первинного обліку

Як було зазначено, основним видом носіїв облікової інформації на етапі первинного обліку є документ (доказ). До бухгалтерських документів ставлять такі вимоги: наявність обов'язкових спеціальних реквізитів, забезпечення контролю за господарськими фактами, виготовлення звітних даних, зручність обробки, чіткість, компактність тощо.

На вибір матеріальних носіїв документів впливають наявність технічних засобів, обчислювальних машин, методика сприйняття первинних даних (ручним, машинним, автоматичним способами тощо). До цієї роботи, крім бухгалтерів, залучають працівників інших служб -- фінансистів, постачальників, плановиків.

Вибір форм первинних документів полегшує наявність типових і уніфікованих форм, виготовлених різними центральними органами -- банками, фінансовими органами і т. ін.

Якщо типових або уніфікованих форм первинних документів немає, їх розробляють на підприємстві, погоджуючи з органами Міністерства статистики України.

Основним напрямом удосконалення форм первинних документів є їх уніфікація та стандартизація. Крім того, цьому сприяють заміна разових документів накопичувальними, застосування документів багаторядкових і тривалого використання, реєстрація операцій безпосередньо у реєстрах, створення комплексних документів. Зменшення кількості документів скорочує облікову процедуру.

В умовах використання комп'ютерів, функціонування АРМ первинні дані слід формувати в основному безпосередньо на технічних носіях (терміналах, дисплеях), широко впроваджувати автоматичну фіксацію первинних даних, вилучати постійні реквізити і використовувати бази даних (БД) і розподілені бази даних (РБД).

2. Організація носіїв облікової інформації поточного обліку

Облікові реєстри є основними, проте не єдиними способами відображення облікової інформації поточного обліку. Крім облікових реєстрів на цьому етапі облікового процесу формують реєстри розрахункового характеру, наприклад розрахунок розподілу витрат на управління, визначення транспортно-заготівельних витрат, амортизації основних засобів тощо. Тому на цьому етапі облікового процесу крім облікових реєстрів використовують нові носії -- розрахункові таблиці.

Крім облікових реєстрів та розрахункових таблиць у процесі поточного обліку складають різні бухгалтерські довідки, наприклад про виправлення помилок, відображення в обліку результатів інвентаризації, що мають індивідуальний характер.

Таким чином, на етапі поточного обліку використовують три види форм відображення облікової інформації: облікові реєстри, розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки.

Пропонуємо детальніше розглянути, яким чином господарська інформація відображається у обліку Філії, зокрема на рахунках бухгалтерського обліку.

Досліджуване підприємство, головним чином, надає послуги, тому для обліку використовуються рахунки:

703 «Дохід від реалізації робіт і послуг»;

903 «Собівартість реалізованих робіт і послуг».

Витрати обліковуються на рахунках 23 (виробничі), 92 (адміністративні) й 91 (на підприємствах, де є загальновиробничі витрати). Інші доходи й витрати - операційні, фінансові та інші - обліковуються так, як в інших галузях.

Що стосується розрахунків з квартиронаймачами, то в Інструкції №291 допущена помилка - запропоновано розрахунки з квартиронаймачами вести на рахунку 685 «Розрахунки з іншими кредиторами», тобто боржники - дебітори - перетворилися на кредиторів.

Філія веде облік розрахунків з квартиронаймачами на окремому субрахунку рахунка 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» (що доцільно з погляду можливості і необхідності нарахування резерву сумнівних боргів на цю заборгованість).

Дотації, субсидії і відшкодування пільг з бюджету є цільовим фінансуванням і обліковуються на рахунку 48 «Цільове фінансування і цільові надходження». При цьому дотації зараховуються в кредит рахунка 718 «Одержані гранти та субсидії», а субсидії і пільги - у кредит рахунка 703 як дохід від основної діяльності.

У момент нарахування багато житлово-комунальних підприємств (далі-ЖКП) відображають субсидії і пільги за дебетом рахунка 36, а не 48, бо інакше виникнуть ускладнення при заповненні форми 3 річної фінансової звітності підприємств «Звіт про рух грошових коштів» - при перерахунку дебіторської заборгованості за рядком 80 цієї форми не буде врахована заборгованість бюджету. Методологічно правильніше використання субрахунка 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» (або вільних субрахунків рахунка 37).

Тому далі в проведеннях використовуватимуться такі субрахунки рахунків 36 і 37:

361 - «Розрахунки з квартиронаймачами»;

362 - «Розрахунки з підприємствами (споживачами комунальних послуг)»;

377.1 - «Розрахунки з бюджетом із субсидій»;

377.2 - «Розрахунки з бюджетом із відшкодування пільг»;

379 - «Розрахунки з орендарями нежилих приміщень в ЖО».

Цільове фінансування, згідно з пунктом 16 П(С)БО 15 «Дохід», «не визнається доходом доти, доки нема підтвердження того, що воно буде отримане й підприємство виконає умови стосовно такого фінансування». Для виконання цієї умови пропонувалися різні шляхи - під час нарахування субсидій і пільг зараховувати їх у доходи майбутніх періодів або не робити бухгалтерського проведення взагалі, відображаючи заборгованість бюджету тільки в аналітичному обліку. Нині Методологічна рада при Мінфіні пропонує робити під час нарахування субсидій і пільг проведення:

Д-т 377 К-т 48

Наразі така кореспонденція рахунків не передбачена Інструкцією №291, крім того, можуть виникнути проблеми під час заповнення форми 3 «Звіт про рух грошових коштів».

Тому далі в бухгалтерських проведеннях Філії субсидії і пільги зараховуються в дохід у момент нарахування. Проведення з нарахування дотацій не робляться, вони відображаються в обліку за датою отримання.

Синтетичний бухгалтерський облік комунальні підприємства ведуть здебільшого за скороченою журнальною формою обліку (сім журналів). Більшість житлових організацій облік витрат і доходів веде в попередньому журналі №05-ЖГ; він зручний і пристосований до особливостей цих підприємств.

Бухгалтерські проведення з обліку доходів наведені в табл.2.11. Валовий дохід при розрахунках з бюджетом та податкове зобов'язання з податку на додану вартість при розрахунках з населенням і з бюджетом виникають у момент отримання коштів.

Валовий дохід - 567000 гривень. За дотримання вимог п. 16 П(С)БО 15 дохід у бухгалтерському обліку становитиме таку ж суму.

Таблиця 10

Бухгалтерські проведення з обліку доходів Філії

№	Зміст операції	Сума	Д-т	К-т	ВД
1	Нарахована квартирна плата, оплата послуг населенням	360000	361	703	300000
2	Списаний ПДВ	60000	703	643
3	Нараховане відшкодування пільг	24000	377.2	703
4	Списаний ПДВ	4000	703	643
5	Нараховані відомі субсидії	42000	377.1	703
6	Списаний ПДВ	7000	703	643
7	Надійшла інформація про нові нараховані субсидії	4800	377.1	361	-4000
8	Надійшла квартплата	240000	311	361
9	Відображено податкове зобов'язання з ПДВ	40000	643	641.ПДВ
10	Надійшло відшкодування пільг, субсидії	48000	311	48	40000
11	Відображене податкове зобов'язання з ПДВ	8000	643	641.ПДВ
12	Списана дебіторська заборгованість за розрахунками з бюджетом	48000	48	377.1, 377.2
13	Нараховано борг підприємств з оплати комунальних послуг	264000	362	703	220000
14	Відображено податкове зобов'язання з ПДВ	44000	703	641.ПДВ
15	Надійшла оплата від підприємств	264000	311	362
16	Отримана дотація на рахунок у банку	11000	311	48	11000
17	Зарахована сума отриманої дотації в дохід ПАТ «Київоблгаз»	11000	48	718 (719)

3. Організація носіїв облікової інформації підсумкового обліку

На цьому етапі готують два види носіїв: звітні форми та розрахункові таблиці.

Звітні форми фінансової звітності розробляють на основі господарської діяльності (промисловість, сільське господарство, будівництво, торгівля тощо). Для цього з альбомів типових форм вибирають відповідні форми звітності.

Усі форми внутрішньої звітності на підприємствах розробляють за загальною методикою.

Відібрані форми звітності формують у робочі альбоми. При цьому окремо формують альбоми:

ѕ за видами -- первинні документи, облікові реєстри, звітні форми;

ѕ по кожному топологічному підрозділу -- облік основних засобів, облік матеріалів, облік оплати праці тощо.

Робочі альбоми форм мають єдину структуру: титульний лист, перелік звітних форм, самі форми, методичні вказівки щодо їх заповнення.

1.4 Шляхи оптимізації особливостей організації облікового процесу в умовах використання новітніх інформаційних систем та комп'ютерних технологій

Зважаючи на великий обсяг робіт та витрати часу, що доводиться витрачати бухгалтерам Філії виконуючи «ручну» обробку облікової інформації окремих ділянок (облік основних засобів), виникає необхідність здійснювати автоматизацію облікових робіт з використання управлінських інформаційних систем і технологій бухгалтерського обліку.

Для підприємств, які впроваджують управлінські інформаційні системи і технології обліку необхідно змінювати не тільки організацію бухгалтерського обліку, але і змінювати побудову системи обліку.

Отож, щоб організувати систему облікового забезпечення в умовах використання управлінських інформаційних систем і технологій на підприємстві необхідно провести вдосконалення та реорганізацію вже існуючого бухгалтерського обліку на підприємстві. Крім того змінюються організаційні вимоги - функціональні обов'язки бухгалтерів, технологія облікового процесу.

На сьогодні ринок програмних продуктів комп'ютерних систем бухгалтерського обліку (КСБО) пов'язаний із такими провідними фірмами-розробниками як: «1С:ДІАМАНТ», «ІНТЕЛЛЕКТ-СЕРВІС», «ПАРУС», «ГАЛАКТИКА», «ДІАСОФТ», «ІНФІН», «ІНФОСОФТ», «ОМЕГА», «R-STYLE SOFTWARE LAB», «COGNITIVE TECHNOLOGIES LTD», що забезпечують такий набір послуг:

ѕ розроблення, розповсюдження готових програмних продуктів для створення КСБО;

ѕ консалтингові послуги з проектування КСБО, вибору програмних засобів;

ѕ створення інформаційно-правових систем для КСБО;

ѕ видання та розповсюдження літератури для КСБО;

ѕ організація навчальних центрів для підготовки користувачів КСБО.

На нашу думку, використання однієї із вище перелічених систем та вибір оптимального набору послуг дозволить Філії оптимізувати організацію облікового процесу. Але для того, щоб не помилитись у виборі програми, необхідно зробити порівняльний аналіз програм, які є на ринку.

До класу міні-бухгалтерія належать програми, призначені для використання одним чи декількома працівниками в бухгалтеріях невеликих підприємств. Такі програми реалізують функції ведення синтетичного і підсумкового аналітичного обліку, дозволяють вводити господарські операції й обробляти їх, формувати невеликий набір первинних документів та звітних форм. Наприклад, «Инфин-бухгалтерия», «Фінансист» («Атей).

Універсальні бухгалтерські системи (міді-бухгалтерія) - належать програмні продукти, орієнтовані на бухгалтерії малих та середніх за розмірами підприємств, які в спрощеному варіанті забезпечують ведення всіх ділянок обліку. Такі системи поєднують усі облікові функції і, як правило, розраховані для роботи на одному комп'ютері. Винятком є розрахунок заробітної плати, який виконують окремо. Деякі програми цього класу призначені для роботи на кількох комп'ютерах у локальній мережі. Наприклад, «1С: Бухгалтерия 7,7» («1С»), «дебет плюс» («ДИЦ»).

Локальні автоматизовані робочі місця (АРМ), програми, призначені для обліку праці та заробітної плати, основних засобів, товарно-матеріальних цінностей тощо й охоплюють окремі ділянки бухгалтерії і, як правило, не пов'язані між собою. АРМ можуть ефективно комп'ютеризувати окремі частини бухгалтерії без формування зведеної звітності. Наприклад, «1С: Расчёт» («1С»), АРМ «Зарплата» («Электронные деньги»).

Комплекси пов'язаних АРМ орієнтовані на використання в бухгалтеріях з чисельністю працівників більше восьми при чіткому розподілі функцій між ними. Комплекс складається з набору АРМ, кожне з яких реалізує функції окремих ділянок обліку. Кожна така програма розрахована на специфіку облікових робіт і орієнтована на персонал з невисокою бухгалтерською і комп'ютерною кваліфікацією. Як правило, АРМ комплексу підтримують розгорнутий аналітичний облік, мають глибоку спеціалізацію і встановлені на окремих комп'ютерах. Комплекс має засоби об'єднання даних з різних АРМ, звичайно поєднання даних здійснюється за допомогою спеціалізованого центрального модуля - Головної книги. При об'єднанні даних обмін інформацією може здійснюватись як за допомогою дискет, так і в локальній мережі. Наприклад, «парус» («Парус»), «Коплексная система бухгалтерского учёта» («Звезда»).

До класу управлінські системи входять функціонально повні системи організаційного управління з елементами бухгалтерського обліку, планування, діловодства, а також з модулями прийняття рішень і деякими іншими. Бухгалтерська складова програми в даному разі не є головною. Більш важливим є взаємозв'язок усіх складових систем, можливість ефективного управління підприємством, допомога у вирішення головного завдання бізнесу - в отриманні прибутку. Наприклад, «Галактика» («Галактика»). До різноманітних програм фінансового аналізу на основі бухгалтерських даних належать фінансово-аналітичні системи, за допомогою яких автоматизуються завдання зовнішнього і внутрішнього аудиту. Наприклад, «1С: АФС» («1С»), «ПОПІ» (GI-consulting).

До правових баз даних належать упорядковані довідкові системи, що містять підібрані в тематичному або хронологічному порядку законодавчі акти з питань податків, бухгалтерського обліку тощо. Ці системи дозволяють швидко знаходити потрібні документи, оперативно відстежувати зміни та доповнення до нормативних документів. Хоча цю категорію програмного забезпечення було створено, перш за все, на допомогу юристам, значна її частина орієнтована на таких користувачів, як бухгалтери, фінансисти, економісти. Наприклад, «Сапфір» («Динай»), Libra (Libra).

Слід зазначити, щодетально питання оптимізації організації облікового процесу в умовах використання новітніх інформаційних систем та комп'ютерних технологій буде ретельно розглянуто у розділі 2.4 дипломної роботи. Забігаючи наперед, зазначимо, що для оптимізації ділянки обліку основних засобів Філії, було обрано програму «1С: Бухгалтерія» (версія 8.2).

Після вибору оптимального програмного забезпечення, слід зосередити увагу на процесі його впровадження.

Основними загальними вимогами, які повинні бути забезпеченні у випадку впровадження комп'ютеризованої інформаційної системи повинні бути: якнайповніша реалізація управлінським запитів у відповідні терміни та з відповідними якісними параметрами; застосування найбільш ефективних технологій збору, реєстрації, передачі, зберігання, обробки і подання інформації; надійний захист інформації від несанкціонованого доступу; надійність та висока адаптивність комп'ютерних мереж. Цим вимогам мають підпорядковуватися концепції розробки структури, архітектури, компонент і семантики комп'ютерних систем формування та подання джерел облікової інформації. Досягнення врахування названих складових (враховуючи той факт, що діяльність Філії в сучасних умовах здійснюється в основному завдяки застосуванню засобів автоматичної обробки даних) можливе лише на основі дотримання принципів забезпечення раціонального функціонування автоматизованих робочих місць бухгалтерів-управлінців і керівного складу усіх ланок. До таких принципів слід віднести:

- інтеграцію вхідних даних при оперативному бухгалтерському та систематичному обліку;

- класифікацію і системи кодування облікової (у широкому змісті економічної) інформації;

- уніфікацію та типізацію форм первинних документів;

- комп'ютеризацію збору, реєстрації та передачі інформації відповідним управлінським ланкам;

- системний контроль достовірності й обґрунтованості відображення господарських операцій в обліку, а також можливості альтернатив;

- комп'ютеризацію (автоматизацію) здійснення розрахунків вихідних даних (документообороту);

- комбіноване збереження облікової інформації;

- безперервність облікового процесу, системний підхід до нього й посилення систем захисту і контролю (в тому числі, щодо здійснення руху фінансових коштів в автоматичному режимі);

- багаторівнева структура відображення об'єктів обліку на рахунках синтетичного й аналітичного обліку (в т.ч., передбачення функціональних можливостей їхньої адаптації до Філії) ;

- персоналізація рахунків тощо.

Рис. 1.3 Принципи імплементації системи обліку на базі комп'ютерних технологій (власна розробка)

З точки зору практичної реалізації названих принципів важливо визначити їхні характеристики та завдання облікової інформації, які забезпечуються завдяки їхньому застосуванню (рис. 1.3).

У своїй сукупності дотримання принципів імплементації дозволяє досягти більш вагомішого результату - забезпечення ефективності функціонування системи обліку в...