Компьютерные информационные системы в бухгалтерском учете

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты компьютеризации бухгалтерского учета

1.1 Сущность и принципы ведения бухгалтерского учета

1.2 Программные продукты ИС бухгалтерского учета

1.3 Классы программных продуктов ИС бухгалтерского учета

2. Характеристика информационных систем в бухгалтерском учете

2.1 Характеристика информационных систем

2.2 Технологический процесс и перспективы его развития

3. Практическая технология эффективной автоматизации бухучета

3.1 Практическая технология эффективной автоматизации бухучета

3.2 Примеры автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета

Заключение

Список используемых источников

Введение

В настоящее время автоматизация бухгалтерского учета с помощью персонального компьютера не является сложной задачей ни для разработчика, ни для пользователя бухгалтерских программ. Сегодняшняя простота решения компьютеризации бухгалтерского учета достигнута сложным путем: от компьютеризации отдельных участков учетной работы до установления связанных баз данных для сведения баланса предприятия. Освоение бухгалтерами компьютеров на уровне не только пользователя, но и программирования (а сегодня это уже квалификационное требование) позволило кардинально пересмотреть стратегию бухгалтерских программ. Как оказалось, эффективнее иметь единую структуру базы данных для всех участков бухгалтерского учета.

Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому и очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Конечно, компьютер не может заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение теоретических и практических основ компьютерных информационных систем в бухгалтерском учете.

Для выполнения поставленной цели необходимы задачи:

- определить сущность, принципы ведения бухгалтерского учета;

- изучить программные продукты информационной системы бухгалтерского учета;

- выявить характеристику информационных систем;

- проанализировать технологический процесс и перспективы его развития

В курсовой работе состоится из 3 глав : в первой главе определят теоритические аспекты компьютеризации бухучета , в 2 главе объясняется характеристика информационных систем, а в 3 главе практическая технология эффективной автоматизации бухучета.

1. Теоретические аспекты компьютеризации бухгалтерского учета

1.1 Сущность и принципы ведения бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет является центральным компонентом системы управления любым объектом. В общем объеме экономической информации данные бухгалтерского учета организации составляют более 50%. Бухгалтерскую информацию используют различные категории персонала предприятия для принятия управленческих решений: менеджеры, экономисты, финансисты, организаторы производства и т.п. Бухгалтерская информация в виде отчетов - бухгалтерский баланс, приложения к бухгалтерскому анализу - необходима также внешним пользователям - сторонним организациям и предприятиям, налоговым органам, органам власти, инвесторам и т.п. От бухгалтерской информации зависят многие управленческие решения, и информационная система бухгалтерского учета оказывает наиболее существенное влияние на эффективность автоматизации управления.(1)

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, наблюдения, измерения, регистрации, обработки и получения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета.

Данное определение раскрывает:

+) сферу учета - экономическая деятельность хозяйствующего субъекта, бухгалтерский учет ограничен рамками внутренних хозяйственных процессов;

+) объекты учета - имущество, собственный капитал, обязательства, задолженности со стороны других организаций, хозяйственные операции;

+) самостоятельное значение бухгалтерского учета по отношению статистическому и оперативному;

+) основные этапы учетного процесса - наблюдение, измерение, регистрация, хранение, обработка, передача данных;

+) формат представления информации - денежный, натурально-вещественный;

+) методы учета - сплошной (учитываются все хозяйственные операции), непрерывный (учет ведется с момента регистрации организации и до ее реорганизации или ликвидации в соответствии с законодательством Российской Федерации), документальный (на основе документов).

Спецификой бухгалтерского учета является его обязательность для всех юридических лиц на территории страны (для обществ и граждан, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, обязательно ведение учета доходов и расходов и составление отчетности - налоговой декларации). Основными задачами бухгалтерского учета являются: (4)

1) создание информационной системы бухгалтерского учета для формирования полной, достоверной, своевременной и актуальной информации о различных сторонах хозяйственной деятельности организации, необходимой для подготовки управленческих решений, а также выдача регламентированных форм отчетности для внешних пользователей;

2) контроль над законностью и целесообразностью осуществления хозяйственных операций - внутренний аудит;

3) выявление резервов повышения эффективности деятельности организации.

Информационная система бухгалтерского учета должна удовлетворять следующим требованиям:

+) правильная методическая основа построения планируемых (прогнозных) и учетных показателей;

+) охват учетом всех хозяйственных процессов и операций;

+) достоверность, полнота, точность учетных данных, оперативность выполнения учетных операций;

+) эффективность организации бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет связан практически со всеми функциональными подсистемами. При формировании планов деятельности организации используются учетные данные прошлых периодов для анализа и подготовки новых плановых заданий, процесс планирования предполагает разработку показателей, которые предусмотрены в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет тесно связан с функцией контроля - «утреннего аудита, в результате проведения которого можно выявить отклонения от плановых показателей, установленных лимитов и нормативов расхода ресурсов, других регламентов ведения хозяйственной деятельности. Именно благодаря аудиту в совокупности с высококачественным бухгалтерским учетом обеспечивается контроль сохранности имущества, выполнение норм хозяйственного и трудового права. На основе бухгалтерской информации выполняется глубокий экономический анализ, который является основой для корректировки управленческих решений, реализуется функция регулирования хозяйственной деятельности.(1)

Основными принципами ведения бухгалтерского учета являются:

1) принятие учетной политики, действие которой ограничено как минимум одним календарным годом;

2) использование двойной записи для бухгалтерских проводок, обеспечивающей отражение хозяйственной операции по дебетовому и кредитовому счетам;

3) для хозяйственных операций введение стоимостной оценки в валюте Российской Федерации;

4) осторожность, существенность и доброкачественность учетной информации;

5) отражение в бухгалтерском учете только собственного имущество, обязательств и хозяйственных операций с использованием метода исторической оценки (на дату совершения операции);

6) обязательность периодической инвентаризации имущества и финансовых обязательств с отражением результатов в учете;

7) документальный учет хозяйственных операций в момент их возникновения, наличие документов-оснований;

8) отражение хозяйственных операций в отчетности тех периодов, к которым они относятся;

9) тождественность данных аналитического учета оборотам и остаткам для счетов синтетического учета на 1-е число каждого месяца.(1)

1.2 Программные продукты ИС бухгалтерского учета

Разработка и создание ИС бухгалтерского учета является первоочередной задачей автоматизации управления любого предприятия. Характеристики объекта управления, особенности формы организации бухгалтерского учета и учетной политики, масштаб предприятия и другие факторы оказывают решающее влияние на разработку ИС, с одной стороны, и выбор и поддержку информационных технологий бухгалтерского учета, с другой.(2)

Перед разработчиками ИС бухгалтерского учета возникают следующие проблемы:

+) выбор методологии разработки ИС бухгалтерского учета:

вариант 1 - адаптация типового программного комплекса к условиям конкретного применения;

вариант 2 - разработка «заказной» ИС («с нуля»);

+) выбор программного продукта (вариант 1) или выбор программных средств и технологий проектирования И С бухгалтерского учета (вариант 2);

+) обоснование конфигурации ИС бухгалтерского учета (состава автоматизированных функций и рабочих мест бухгалтеров);

+) обоснование информационно-технологической архитектуры ИС бухгалтерского учета;

+) уровень интеграции ИС бухгалтерского учета с другими функциональными подсистемами - независимая ИС бухгалтерского учета, подсистема в составе интегрированной ИС предприятия, компонент корпоративной ИС;

+) ограничения на стоимость ИС и время ее создания. Информационные системы бухгалтерского учета и используемые программные продукты автоматизации бухгалтерского учета постоянно совершенствовались из-за появления новых машин, развития информационных технологий, изменений законодательной базы бухгалтерского учета.

Рынок бухгалтерских программ для персональных компьютеров начал формироваться в конце 1980-х гг., но не прекращает пополняться новыми программными продуктами (замена версий, конфигураций, расширение доступных информационных технологий и т.п.) и сейчас.

Это наиболее представительный класс прикладного программного обеспечения функционального назначения, которым охвачено несколько тысяч фирм, осуществляющих: (2)

1) разработку и распространение (продажу) новых программных продуктов для И С бухгалтерского учета;

2) адаптацию (настройку) типовых бухгалтерских программ для бухгалтерского учета Российской Федерации;

3) собственно создание ИС бухгалтерского учета (внедрение);

4) консалтинговые услуги по проектированию компьютерных систем бухгалтерского учета (КСБУ), выбору программных средств, поддержке «горячей линии»;

5) создание учебно-методической литературы, обучающих и демонстрационных программ.

При выборе программ для создания ИС бухгалтерского учета выполняется их анализ и сравнение по ряду параметров, влияющих на Реализацию компьютерного варианта модели бухгалтерского учета и определяющих информационно-технологическую основу построения ИС. Примерный перечень параметров этих групп приведен ниже.(3)

1. Методология ИС бухгалтерского учета:

а) методическое обеспечение реализации и учета правил нормативного регулирования системы бухгалтерского учета в Российской федерации в ИС;

б) настройка учетной политики предприятия:

* выбор признаков счетов;

* формирование рабочего плана счетов;

* выбор формы бухгалтерского учета;

* выбор методов расчета износа по основным средствам и амортизации нематериальных активов;

* выбор методов учета производственных запасов - по фактической себестоимости, по учетным ценам; методы списания затрат на производство;

* выбор методов оценки потребленных производственных запасов, готовой продукции, незавершенного производства; и т.п.;

в) настройка справочников аналитического учета;

г) настройка типовых операций и шаблонов бухгалтерских проводок;

д) настройка типовых форм первичных учетных документов;

ж) настройка стандартных отчетов (внешних и внутренних);

л) реализация требований международных стандартов бухгалтерского учета; и др.

2. Информационные технологии:

а) аппаратная и программная платформа ИС бухгалтерского учета;

б информационно-технологическая архитектура программного комплекса;

в) модульная архитектура программного комплекса;

г) возможность автономного использования программных модулей;

д) конфигуратор функциональной структуры ИС бухгалтерского учета;

е) структура базы данных, характеристика СУБДТ

ж) защита функций ИС и базы данных;

л) средства администрирования БД;

й) инструментальные средства разработки пользовательского интерфейса, развития функциональности ИС;

м) информационное взаимодействие с другими ИС масштаба предприятия, внешними ИС (технологии и форматы обмена данными);

н) технология проектирования, внедрения и сопровождения ИС;

ф) требования к квалификации персонала ИС.

В компьютерной ИС обеспечивается реализация стандартных информационных технологий бухгалтерского учета.(3)

1. Создание типовых хозяйственных операций, содержащих шаблоны бухгалтерских проводок. Настройка корреспонденции бухгалтерских проводок на рабочий план счетов.

2. Увязка дополнительных реквизитов проводки со справочниками аналитических счетов.

3. формирование стандартных текстов комментариев для бухгалтерских проводок.

4 Представление информации первичных учетных документов в электронном виде с использованием экранных форм ввода и редактирования.

5. Поддержка валютного учета (шаблон проводки содержит реквизиты кода вида валюты, валютного курса, на основании которых выполняется расчет валютной суммы проводки).

6. формирование реестров первичных учетных данных различных

классов:

* «Проводки» - является основным учетным регистром, содержит бухгалтерские проводки, корреспонденцию счетов, сумму проводки;

* «Операции» - содержит сведения о хозяйственных операциях, зарегистрированных в учете (операции соответствует типовая операция, благодаря которой автоматически формируются бухгалтерские проводки в реестре «Проводки»; таким образом, обеспечен групповой ввод и редактирование проводок операции). Установлен запрет непосредственного редактирования бухгалтерских проводок, кроме как через редактирование самой операции. Это гарантирует минимальные затраты и правильность корректировки учетных данных. Типовые операции обычно группируются по участкам бухгалтерского учета, связаны с определенными функциональными АРМ бухгалтера;

* «Документы» - содержит оформленные в соответствии с типовыми формами сведения первичных документов (каждая типовая форма документа предполагает связь с типовой операцией, поэтому при регистрации документов автоматически формируется запись в реестрах «Операции» и «Проводки»). Данный вариант ввода учетных данных является наиболее предпочтительным, поскольку документальное оформление хозяйственной операции и отработка проводок в учет осуществляются практически одновременно, но можно также разделить их во времени: сначала подготовить документ, а затем отработать его в учет. Редактирование бухгалтерских проводок или операций непосредственно, минуя редактирование подготовленного первичного Документа, запрещено; редактирование выполняется не «красным сторно», а путем оформления документа на изменение.

7. Программный контроль достоверности и полноты ввода первичных учетных данных, в том числе проверка корреспонденции счетов с помощью «корректных бухгалтерских проводок».

8. Санкционированный доступ к базе данных при вводе и редактировании учетных данных.

9. Агрегирование и фильтрация бухгалтерских проводок, операций и Документов в целях их выборки, анализа, редактирования, копирования и т.п.

10. Автоматическое заполнение стандартных форм внешней отчетности (баланс, приложения к балансу, налоговые карточки, декларации о доходах, справки в Пенсионный фонд Российской Федерации формы статистической отчетности и др.).

11. Импорт и экспорт данных базы данных, отдельных форм документов, в том числе отчетных.

12. Доступ к офисным программным продуктам (текстовый редактор, электронная таблица, браузер, электронная почта, органайзер и т.п.).

Чем меньше масштаб предприятия, тем меньше интенсивность информационных потоков, относительно проще бухгалтерский учет (меньше физических объектов учета, нет необходимости в развитом аналитическом учете, расширении плана счетов и т.п.), хотя возможны и отклонения от этой закономерности. Для данного класса предприятий применяют стандартные и недорогие информационные технологии.(2)

Для крупных предприятий ИС бухгалтерского учета должна быть согласована с решениями в области информационных технологий в целом ИС предприятия. С другой стороны, масштаб предприятия обусловливает объективные требования к ИС бухгалтерского учета, а именно: поддержка сетевой технологии, одновременная работа с ИС большого коллектива бухгалтеров, создание крупномасштабной базы данных; реализация развитой модели бухгалтерского учета и т.п.

Наибольший простор для выбора информационных технологий существует при создании ИС бухгалтерского учета для средних и некоторых крупных предприятий.

Программные продукты для создания ИС бухгалтерского учета различаются по полноте учетных функций, их интеграции:

1) программные продукты для локальной автоматизация отдельных участков бухгалтерского учета;

2) программные продукты для комплексной автоматизации бухгалтерского учета;

3) программные продукты, поддерживающие ИС бухгалтерского учета во взаимосвязи с другими ИС, - комбинированные функциональные ИС (бухгалтерский учет + торговая ИС, бухгалтерский учет + ИС склада, бухгалтерский учет + системы управления продажами, бухгалтерский учет + ИС учета кадров и т.п.);

4) полностью интегрированные И С бухгалтерского учета со всеми функциями управления предприятием.

Программные продукты для создания ИС бухгалтерского учета, как правило, имеют модульную архитектуру, возможно автономное использование отдельных модулей (блоков, контуров управления).

Информационная система бухгалтерского учета реализуется в виде АРМ бухгалтеров. Отдельный АРМ поддерживается с помощью программных модулей, может работать как изолированно, так и в интеграции с другими АРМ.

Характерная особенность программных продуктов для создания И С бухгалтерского учета - «степени» свободы в выборе компонентов информационных технологий (типа СУБД, архитектуры сети, инструментальных средств проектирования и т.п.). В некоторых программных комплексах методологические и информационно-технологические решения не подлежат модификации. Наиболее перспективны программные продукты ИС бухгалтерского учета, ориентированные на многоплатфор-менность, допускающие замену компонентов базового и общего программного обеспечения, модернизацию функциональных модулей.

1.3 Классы программных продуктов ИС бухгалтерского учета

Программные продукты ИС бухгалтерского учета делятся на классы:

1. журнал хозяйственных операций;

2. инструментальные компьютерные системы;

3. компьютерные системы финансового анализа и бизнес-планирования и т.д.

Журнал хозяйственных операций. На рынке программных продуктов сформировались основные классы программ для создания ИС бухгалтерского учета.(4)

Данный класс программных продуктов нацелен на подготовку комплекта форм внешней отчетности (баланс, приложения к балансу, статистические отчеты).

Исходными данными являются бухгалтерские проводки, формируемые путем непосредственного ввода в базу данных без обязательного оформления первичных документов. Проводки могут содержать набор аналитических счетов, иметь ссылки на документы-основания. Как правило, регистры «Операция», «Документы» не поддерживаются Программы предоставляют пользователям:

* возможность настройки планов счетов;

* средство создания справочников аналитического учета;

* языки запросов высокого уровня для фильтрации (выборки) проводок и анализа состояния бухгалтерского учета;

* генераторы для формирования отчетов;

* средства поддержки операций обмена данными с внешними ИС; и др. Программы данного класса наиболее соответствуют двум видам

АРМ бухгалтера:

1) АРМ бухгалтера - оператора ЭВМ, который обеспечивает регистрацию большого объема бухгалтерских проводок;

2) АРМ главного бухгалтера, формирующего сводные итоги и бухгалтерскую отчетность.

Инструментальные компьютерные системы. Это широко распространенный класс бухгалтерских программ, с помощью которых могут создаваться ИС бухгалтерского учета предприятий любого масштаба, использующие разнообразные информационные технологии. Отличительная особенность программ данного класса - доминирование инструментальных средств, предназначенных для создания и модификации компонентов КСБУ. (4)

Типовой инструментарий включает в себя:

+) систему программирования для создания или модификации программных модулей, их отладки и документирования;

+) конструкторы (дизайнеры) различных объектов И С (экранных форм, панелей инструментов и меню конечного пользователя, отчетов, справочников и т.п.);

+) прототипы объектов и ИС бухгалтерского учета в целом - «типовые конфигурации» для определенного класса объектов управления;

+) модуль настройки (конфигурирования) объектов ИС бухгалтерского учета;

+) языки запросов высокого уровня (реляционные языки QBE, SQL);

+) средства и технологии интеграции с другими ИС;

+) публикация информационных ресурсов в сети Интернет; и др. Такие программные продукты можно рассматривать как «оболочку», предназначенную для наполнения объектами, создаваемыми с мощью инструментальных средств. Программы ориентированы на специалистов, осуществляющих разработку и сопровождение ИС бухгалтерского учета, а также на квалифицированных пользователей.

Инструментальных средств ИС бухгалтерского учета достаточно для

модификации и развития.

Сокращение трудозатрат и повышение качества ИС бухгалтерского учета достигается за счет применения «типовых конфигурации», ориентированных на определенный класс предприятий или предметных областей, пригодных для массового применения.

Информационная система бухгалтерского учета создается на базе данного класса программных продуктов, если:

+) типовая конфигурация полностью соответствует конкретной И С бухгалтерского учета;

+) имеется достаточный уровень квалификации пользователей, способных эффективно использовать инструментальные средства;

+) существует качественное сопровождение программного продукта (регулярное обновление типовых компонентов - форм внешней отчетности, классификаторов и справочников, стандартных алгоритмов расчетов, экранных форм документов и т.п.).

К этому классу можно отнести все разновидности «1С: Бухгалтерия» («1С», Москва), «Финансы без проблем» («Хакере Дизайн», Москва - Мариуполь), «Инфо-Бухгалтер» («Информатик», Москва), «Турбо-Бухгалтер» («ДИЦ») и ряд других разработок.

Например, для программы «Финансы без проблем» с помощью специального внутреннего языка описывается содержание хозяйственных операций (бизнес-логика) в виде дерева, ветви которого детально описывают операции шаг за шагом. Когда детализация окончена, создается лист дерева с проводками (дебетуемыми и кредитуемыми счетами, формулами, вызовом подпрограмм). (4)

Компьютерные системы финансового анализа и бизнес-планирования. Данный класс программных систем информационно связан с ИС бухгалтерского учета, поскольку для финансового анализа используются данные бухгалтерского баланса и приложений к балансу за ряд Учетных периодов (кварталов, лет). В результате финансового анализа определяются изменения в структуре имущества и его источников, вычисляются следующие показатели:

* прибыли / убытки деятельности предприятия за различные пери-

* рентабельность отдельных видов деятельности;

* рентабельность капитала;

* оборачиваемость активов и других элементов оборотного капитала;

* платежеспособность, в том числе коэффициенты покрытия текущих долговых обязательств, ликвидность, интервалы самофинансирования и др.;

* финансовая устойчивость, характеризующая независимость от внешних источников финансирования (уровень собственного капитала, коэффициент покрытия внеоборотных активов собственным и долгосрочным заемным капиталом);

* стоимость чистых активов, удовлетворительность структуры баланса на основании: коэффициентов текущей ликвидности, обеспеченности собственными средствами, восстановления (утраты) платежеспособности;

* рыночная стоимость предприятия (для сравнения с балансовой стоимостью);

* эффективность производства и реализации отдельных видов продукции;

* структура себестоимости продукции, работ и услуг;

* «кэш-фло» денежных потоков;

* точки безубыточности для определенного вида продукции; и др. В развитых программах финансового анализа реализованы методы имитационного моделирования и прогнозирования финансового состояния предприятия, построения прогнозов балансов предприятия, выполнения факторного анализа показателей.

Другая разновидность программ данного класса - бизнес-планирование, составление и анализ бизнес-планов и инвестиционных проектов:

* планирование объемов производства и реализации продукции;

* расчет затрат на производство и реализацию продукции с учетом инфляционных процессов, объемов выпуска, технологий изготовления и пр.;

* расчет потребностей в производственных фондах, материалах, трудовых ресурсах с учетом времени и чистых потребностей;

* планирование доходов и расходов по внереализационным операциям;

* выбор стратегии привлечения заемных средств, инвестиций, уплаты налогов и сборов, погашения кредиторской и дебиторской задолженности; и т.п.

Существуют как специализированные системы финансового анализа, так и модули финансового анализа в составе комплексной ИС бухгалтерского учета и корпоративных И С. Основная проблема - достоверность, своевременность получения исходной информации для анализа в необходимом объеме.

2. Характеристика информационных систем в бухгалтерском учете

2.1 Характеристика информационных систем

В настоящее время информация рассматривается как один из основных ресурсов развития общества. Информация разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ее человеческой деятельности на научную, техническую, производственную, управленческую, экономическую, социальную, правовую и т.д.

Экономическая деятельность хозяйствующего субъекта связана с экономической информацией, которая сопровождает и отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическая информация является важнейшей составной частью управленческой информации. Экономическая информация может быть классифицирована по разным признакам. По функциям управления она подразделяют на плановую, учетную, нормативно-справочную и аналитическую. (7)

Плановая информация описывает явления и события, которые должны быть совершены в будущем. Плановая информация в системе управления реализует прямую связь и по мере продвижения от верхних уровней управления к нижним становится более детальной, объемной, охватывает более короткие временные периоды. В зависимости от уровней управления плановая информация бывает прогнозной, перспективной, технико-экономической и оперативно-календарной.

Учетная информация отражает уже совершившиеся события, явления, хозяйственные процессы. Ее разделяют на оперативную, бухгалтерскую и статистическую информацию. На долю учетной информации приходится более 70% общего объема экономической информации. В системе управления учетная информация реализует обратную связь и по мере перемещения с нижних уровней управления на верхние обобщается, укрупняется. На оперативном уровне управления учетная информация представляется количественными показателями: количеством произведенной и сданной на склад продукции, количеством израсходованных материальных ресурсов и т.п. Здесь же учетные объекты идентифицируются в разрезе объектов аналитического учета. На уровне бухгалтерского учета оперативная информация получает стоимостную оценку, идентифицируется, накапливается и обобщается в разрезе синтетических счетов и субсчетов, а при составлении отчетности - в разрезе показателей форм отчетности.

К нормативной информации относятся нормы и нормативы, рассчитываемые при решении задач конструкторско-технологической подготовки производства. К ним относятся, например, подетальные нормы расхода материальных ресурсов, подетально-пооперационные нормы трудовых затрат. Кроме того, к этой информации относятся такие данные, как тарифные ставки, оклады, ставки отчислений во внебюджетные фонды от заработной платы, ставки налогообложения, адресные и банковские данные контрагентов предприятия и многие другие подобные данные, которые активно используются при решении задач учета. Значительный удельный вес нормативной информации приходится на задачи управленческого учета.

Аналитическая информация возникает в процессе оценки показателей производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. На ее основе вырабатываются управленческие решения.

2.2 Технологический процесс и перспективы его развития

Автоматизированные информационные технологии организуются на основе тесной взаимосвязи информационного, технического, программного и технологического обеспечения.

Основой технологического обеспечения является технологический процесс обработки экономических задач. Технологический процесс имеет определенный жизненный цикл и существенно меняет состав выполняемых операций в зависимости от появления новых поколений вычислительной техники, развития средств передачи данных и методов программирования. Исходной стадией компьютеризации бухгалтерских задач стало осуществление их централизованной обработки операторами на вычислительных установках с применением перфорационных и электронных машин.(4)

Технологический процесс централизованной обработки учетных задач начинался с ручного сбора и регистрации первичных документов в цехах и подразделениях предприятия. Информация кодировалась, комплектовалась в пачки и передавалась на вычислительную установку, где вначале выполнялся трудоемкий процесс по переносу данных на машинные носители (перфорационные и магнитные), а затем данные обрабатывались на вычислительной машине. Обработка учетных данных заканчивалась составлением машин грамм, которые передавались в бухгалтерию и служили основой для заполнения форм бухгалтерской и статистической отчетности. Использование универсальных ЭВМ характеризовалось новым этапом в развитии технологического процесса обработки бухгалтерских задач. Так, например, расширился круг машинных носителей, используемых для ввода данных в ЭВМ, за счет магнитных носителей информации. Появилась возможность осуществлять перенос данных с первичных документов на магнитные ленты и их контроль на специальных много пультовых устройствах подготовки данных с последующим вводом магнитных лент в ЭВМ. Устройства сопряжения ЭВМ с каналами связи обеспечивали выполнение режима телеобработки, когда первичные данные подготавливались на отдельных абонентских пунктах и по каналам связи передавались в ЭВМ. Дисплейные станции, установленные у пользователей и подсоединенные к ЭВМ, обеспечивали непосредственный ввод данных в ЭВМ и осуществление диалогового режима ЭВМ с пользователем. Технология обработки совершенствовалась за счет организации в ЭВМ банка данных - хранилища условно-постоянной информации. Эта информация постоянно находилась в машине и использовалась при решении различных экономических задач.

Появление персональных компьютеров и организация автоматизированных рабочих мест в бухгалтерии означает создание принципиально нового этапа в развитии технологии обработки. Создается новая автоматизированная информационная технология на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач.

Современный этап характеризуется следующими моментами:

· организация АРМ бухгалтера на всех участках учета;

· решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте, оснащенном ПК;

· увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой; расширение круга пользователей электронной техникой;

· формирование локальных многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);

· выполнение комплексной интегрированной обработки учетных задач;

· создание в машине постоянной информационной базы, при помощи которой автоматизируется составление бухгалтерских регистров, журналов-ордеров, форм отчетности;

· появление возможности формирования машиной первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;

· появляется возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима между человеком и машиной. При этом обеспечивается хранение в памяти машины нормативно-справочных данных в виде программ «Гарант-Сервис», «Консультант-Бухгалтер» и др.;

· организация информационной связи с другими автоматизированными информационными системами (например, реализуется технология «Клиент-Банк»).

Отмеченные положительные моменты новой информационной технологии развивались постепенно на протяжении 1990-х годов. Дальнейшее развитие компьютерных технологий связано с использованием систем электронной почты и Интернета. Для реализации системы электронной почты необходимы компьютер, устройство долговременной памяти, система факсимильной передачи изображения и сеть передачи данных. Электронная почта облегчает общение и обмен корреспонденцией между пользователями и является системой сбора, обработки и передачи сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных. К преимуществам электронной почты относятся: оптимальное использование рабочего времени отправителя и получателя информации, не требуется присутствия получателя на другом конце линии; передача информации осуществляется независимо от расстояния между абонентами, доступ к электронному почтовому ящику не затруднен. Возможна передача любого вида информации, в том числе финансовых документов, отчетности, деловых писем и др. Интернет, объединяющий в единое целое множество компьютерных сетей, работающих по единым правилам, появился в России недавно, но уже занял прочное место в различных сферах деятельности: экономике, средствах массовой информации и др. Наиболее перспективной областью Интернета является электронная коммерция.

Можно осуществлять сделки непосредственно с помощью Интернета, управлять средствами на своем счету в банке, проводить маркетинговые исследования, получать разнообразную информацию о коммерческой деятельности, осуществлять поиск информации в различных сайтах (списках), размещать собственную информацию.

Отличительной особенностью Интернета является высокая надежность. При выходе из строя части компьютеров и линий связи сеть будет продолжать функционировать. Такая надежность обеспечивается тем, что в Интернете нет единого центра управления. Если выходят из строя некоторые линии связи или компьютеры, то сообщения могут быть переданы по другим линиям связи, так как всегда имеется несколько путей передачи информации. В последнее время ведутся активные работы по передаче новых видов информации через Интернет. Уже сегодня можно слушать радио через Интернет, и не долго осталось ждать и появления Интернет-телевидения.

Перспективным развитием компьютерной технологии является создание программных средств для вывода высококачественного звука и видеоизображения. Технология формирования видеоизображения получила название компьютерной графики. Компьютерная графика объединяет в себе процессы создания, хранения и обработки моделей объектов и их изображений с помощью ЭВМ. Эта технология проникла и в область экономического анализа и моделирования; незаменима в производстве, в рекламной деятельности, делает занимательным досуг.(8)

Программно-техническая организация обмена с компьютером текстовой, графической, аудио- и видеоинформацией получила название «мультимедиа технология». Такую технологию реализуют специальные программные средства, которые имеют встроенную поддержку мультимедиа и позволяют использовать ее в профессиональной деятельности, учебно-образовательных, научно-популярных и игровых областях. Благодаря этой технологии в экономической работе открываются реальные перспективы использовать компьютер для озвучивания изображений, а также понимания им человеческой речи. Способность компьютера воспринимать по голосу несложные команды управления (открытия файлов, вывода информации на печать и т.п.) в ближайшем будущем создаст самые благоприятные условия пользователю для взаимодействия с ним в процессе профессиональной деятельности.

3. Практическая технология эффективной автоматизации бухучета

3.1 Практическая технология эффективной автоматизации бухучета

В отношении к информационной системе бухгалтерского учета информация подразделяется на входную и выходную. Входная информация по источникам поступления разделяется на внутреннюю и внешнюю информацию экономического объекта. К внутренней относится первичная информация, полученная в ходе повседневного оперативного учета при регистрации фактов производственно-хозяйственной деятельности, а также информация других функциональных систем предприятия, например плановая, нормативная и разного рода справочная информация. К внешней относится информация о внешней среде, например различные директивы вышестоящей организации, информация от поставщиков и покупателей, информация банка, информация о ценах на продукцию на рынках сбыта и т.д. Если внешняя информация часто носит вероятностный характер, она бывает противоречива, неполна и неточна, то внутренняя информация, должна отличаться полнотой, точностью, достоверностью и своевременностью. Особо следует выделить информацию, содержащуюся в законодательных документах, нормативных актах, инструкциях по бухгалтерскому учету. Такая информация не подлежит обработке, но бухгалтер руководствуется ею в своей работе, на нее опираются при разработке алгоритмов решения задач в АИС-БУ. (5)

По отношению к процессам обработки входная информация разделяется на обрабатываемую и необрабатываемую, т.е. ту, которая проходит "транзитом" через информационную систему учета, не используется и не обрабатывается ее, но содержится в поступающих документах. Такая информация содержится, как правило, в документах, которые используются не только бухгалтерией, но и другими функциональными службами.

Входящая обрабатываемая информация вместе с промежуточной информацией образует исходную для обработки информацию. Результатом обработки является производная информация. Из нее выделяют промежуточную информацию, которая участвует в дальнейшей обработке и подлежит хранению, например остатки на счетах в течение отчетного периода, и результатную информацию, которая рассматривается как окончательный итог обработки, например, данные отчетности. Как промежуточная, так и результатная информация отражаются в выходных документах - отчетах.

Результатная информация вместе с необрабатываемой информацией образует выходную информацию. По назначению она разделяется на внутреннюю информацию, которую использует бухгалтерия и другие функциональные службы предприятия для анализа, контроля, при выработке и принятии управленческих решений, и внешнюю информацию, предназначенную для внешних пользователей: банков, инвесторов, контрагентов, государственных органов управления и т.п.

Важным классификационным признаком является стабильность, в соответствии с которым выделяется постоянная (условно-постоянная) и переменная информация. Постоянная информация не изменяется и многократно используется в течение длительного времени. Она может быть справочной, нормативной и плановой. Выделение ее важно для организации различных справочников, используемых при решении учетных задач, формировании первичных документов и отчетов. Переменная информация - отражает количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Так, каждый зарегистрированный факт хозяйственной деятельности относится к переменной информации. (6)

Учетная информация должна соответствовать некоторым требованиям. Она должна быть достоверной и полной, актуальной и своевременной, достаточной и полезной. Первичная информация должна быть документально подтвержденной и правильно юридически оформленной. Последнее относится и к результатной выходной информации, представляемой в виде отчетов. Особые требования предъявляются к информации бухгалтерской отчетности, так как она используется многочисленными внешними и внутренними пользователями при принятии особо важных решений. Международными стандартами к этой информации предъявляются такие требования как уместность (возможность оказывать влияние на экономические решения), понятность (доступность для понимания экономически подготовленными лицами), надежность (предполагает исключение существенных ошибок), сопоставимость (возможность сравнения с данными предшествующих периодов, либо данными аналогичных экономических субъектов).

Обладая всеми свойствами, характерными для экономической информации, учетная информация имеет и свои особенности. Учетную информацию отличают следующие свойства:

* большие объемы и разнообразие;

* многократное повторение циклов получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год);

* значительный удельный вес и сложность логических операций при относительной простоте арифметической обработки;

* массовый характер вычислений, выполняемых по типовым алгоритмам с определенной периодичностью;

* "сжатие" информации при продвижении ее вверх. Так, аналитический учет в бухгалтерии ведется в разрезе объектов, как в количественных, так и в стоимостных показателях, а в синтетическом учете только в разрезе счетов в стоимостных показателях.

* многообразие ее источников и потребителей;

* длительное хранение некоторых видов результатной информации.

Учетная информация, как категория экономической информации, имеет сложную иерархическую структуру, которая представлена реквизитами, показателями и документами. (6)

Реквизиты - элементарные информационные единицы, которые не поддаются дальнейшему логическому членению. Они отражают определенные свойства объекта, процесса, явления и имеют определенное смысловое значение.

Различают: реквизиты-основания, которые характеризуют количественную сторону объекта, процесса, явления и реквизиты-признаки, которые характеризуют качественные стороны описываемого объекта или процесса (время и место действия, фамилию исполнителя, наименование работы и т.д.). Например, количество поступившего материала - это реквизит-основание, а наименование материала, единица измерения, наименование поставщика - это реквизиты-признаки.

При обработке над реквизитами-основаниями выполняются арифметические операции, а над реквизитами-признаками - логические (группировка, сортировка и др.).

Отдельно взятые реквизиты-основания и реквизиты-признаки экономического смысла не имеют. Поэтому применяются они только в сочетании. Из них компонуются более сложные информационные конструкции - составные единицы информации (СЕИ).

Показатель - составная единица информации, которая включает один реквизит-основание и один или несколько реквизитов-признаков

Показатель, с одной стороны, является сложной СЕИ, которая характеризует количественную и качественную стороны объекта. С другой стороны, это минимальная СЕИ, которая обладает информативностью и поэтому способна образовать документ. Например, любой однострочный документ включает один показатель. Но документы могут содержать и несколько показателей. Любой документ должен содержать также указание лица, ответственного за содержащуюся в нем информацию. (6)

Информация может быть оценена как на качественном, так и количественном уровнях по специально разработанным методикам. Такая оценка имеет важное значение при организации хранения информации и технологии ее обработки.

3.2 Примеры автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета

+ 1С:Бухгалтерия это собирательное название бухгалтерских продуктов фирмы «1С». На самом деле, это название относится лишь к некоторым конфигурациям на платформе 1С:Предприятие версий 7.7 и 8. (5)

Предыдущие версии бухгалтерских продуктов «1C» действительно назывались «1С: Бухгалтерия», в частности, версия 6.0 под названием «1С: Бухгалтерия 6.0». С развитием популярности своего продукта, фирма «1C» не стала отказываться от этого бренда, оставив его название в конфигурациях для бухгалтерского учёта, таких как «1С:Бухгалтерия 7.7», «1С:Бухгалтерия 8», «1C:Бухгалтерия для бюджетных организаций» и других «1С: Бухгалтерия» -- одно из самых популярных решений для автоматизации бухгалтерского учёта в СНГ. Распространяется продукт через сеть партнёров фирмы «1С» -- 1С: Франчайзинг. Сеть франчайзинга составляют несколько тысяч ИТ-предприятий, как правило, небольшого размера (10-20 человек). Количество решений, внедрённых под названием «1С: Бухгалтерия» различных версий, насчитывает около полумиллиона предприятий

+) Турбо Бухгалтер - программное обеспечение для бухгалтерии (5)

Турбо Бухгалтер ЭКОНОМ - Программа для ведения бухгалтерского учета на небольших предприятиях. Программа автоматизирует банковские кассовые операции, расчеты с контрагентами и подотчетными лицами, учет НДС. Автоматически формирует бухгалтерскую отчетность. Расчет зарплаты, учет ТМЦ и амортизируемого имущества ведется на типовых операциях, заполнение налоговых регистров осуществляется вручную. Программа работает в локальном варианте, имеет возможность формирования 64000 проводок. Для удобства работы можно до установить приложения к Турбо Бухгалтер 6.9.

Турбо Бухгалтер БАЗОВАЯ - Программа предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на малых и средних предприятиях. Содержит встроенные системы: Налоговый учет, Мини-зарплата, Налогоплательщик, Бухгалтерский учет ТМЦ, Учет ОСиНА. Программа работает в локальном варианте, имеет возможность формирования 64000 проводок. Для расширения функциональности программы есть возможность до установки приложений к Турбо Бухгалтер 6.9.

Турбо Бухгалтер ПРОФ - Программа для комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на малых, средних и крупных предприятиях и создания собственных приложений. Содержит встроенные системы: Налоговый учет, Мини-зарплата, Налогоплательщик, Бухгалтерский учет ТМЦ, Учет ОС и НА. Обеспечивает работу на локальном месте и в сети , нет ограничений по числу проводок. При необходимости можно до установить любое приложение к Турбо Бухгалтер 6.9.

Турбо Бухгалтер СЕТЕВАЯ - Программа предназначена для организации работы в сети и комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на средних и крупных предприятиях. Позволяет работать на неограниченно большом числе рабочих мест. Работа в сети организована в трехзвенной архитектуре клиент-сервер. В качестве сервера баз данных могут использоваться MS SQL Server (MSDE)

+) Комплексная АИС "ПАРУС - Электронный муниципалитет"

"ПАРУС - Электронный муниципалитет" - это ведомственная информационная система, предназначенная для автоматизации муниципального учета, оказания электронных услуг, управления

налоговым потенциалом муниципального образования и поддержки принятия управленческих решений руководителем орган

Заключение

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности.

Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, следует учесть следующие аспекты.

Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.

Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала.

- Взять в штат или по совместительству технического специалиста, который будет отвечать и поддерживать исправную работу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения.

- Целесообразно предварительно провести обучение сотрудников работе за компьютером, новой программе и новым возможностям, которые она дает.

В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.

В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение функций по сотрудникам.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять, что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации.

Распространенным стереотипом является и то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозяйственных операций в организации. Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров.

...