Особенности ведения расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет. Прежде всего, наличные денежные средства используются для оплаты командировочных расходов. А именно: для покупки билетов, оплаты проживания и др. Работникам, которые направляются в служебные командировки, выдаются также суточные - деньги на питание. Кроме того, работникам могут понадобиться наличные средства для покупки канцелярских товаров и других материальных ценностей, для оплаты хозяйственно-операционных расходов, выполненных работ, оказанных услуг. Необходимо отметить, что учет подотчетных сумм является достаточно емким участком учета. Через подотчетные лица проходят значительные суммы наличных денежных средств, поэтому задачами бухгалтерского учета в данном случае является не только контроль за своевременным и правильным отражением операций на счетах бухгалтерского учета, но и контроль за обоснованностью использования и сохранностью подотчетных сумм.

Также немаловажным моментом является вопрос налогообложения сумм израсходованных подотчетными лицами. В некоторых случаях, связанных с командировками возникает необходимость налогообложения сумм израсходованных сверх установленных норм. Неверное исчисление налогов, может привести к штрафным санкциям со стороны налоговой инспекции. Все вышеперечисленное обусловило актуальность выбранной темы.

Цель данной работы - изучить особенности ведения расчетов с подотчетными лицами. Из поставленной цели вытекаю следующие задачи: Рассмотреть сущность понятия расчеты с подотчетными лицами; Охарактеризовать нормативное регулирование вопросов связанных с выдачей подотчетных сумм; Изучить порядок документального оформления операций по выдачи сумм подотчет; Рассмотреть порядок выдачи подотчет сумм на хозяйственные и командировочные расходы; Изучить порядок составления отчетов подотчетных лиц;

Рассмотреть источники покрытия подотчетных сумм.

1. Понятие подотчетных лиц

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобнее и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля... Для этого деньги выдают из кассы сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке были израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник переплатил (добавил к выданным из кассы свои деньги), то сумму переплаты организация должна ему компенсировать. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Рассмотрим, кто же является на предприятии подотчетным лицом. Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - «под отчет»). Кто имеет право получать деньги под отчет? Только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия. Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если на предприятии нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае подотчетные лица должны отчитываться не позже чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе налоговой проверки предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.

Но как быть, если понадобилось выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц? В этом случае можно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т. д. Заметим, что каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.[467]

2. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Все организации независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В кассе предприятия можно иметь наличные деньги только в пределах лимитов, которые установлены обслуживающим банком. А расходовать эти средства можно только на цели, установленные в Порядке ведения кассовых операций в РФ, утвержденном решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Рассмотрим, на какие расходы могут выдаваться наличные деньги под отчет. Согласно пункту 11 этого документа, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций. Размер подотчетных сумм, а также сроки, на которые они выдаются, определяет в своем приказе руководитель организации. Кроме того, в приказе должен быть установлен круг лиц, имеющих право получать наличные деньги под отчет. Следует иметь в виду, что наличные выдаются работнику под отчет при условии, что он отчитался по ранее выданным суммам. Работник не имеет права передавать полученные под отчет средства другим лицам. Для того чтобы выдать эти деньги другому работнику, их сначала нужно внести в кассу предприятия. Если на предприятии временно отсутствует касса, то кассирам разрешено выдавать чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Однако делать это можно только по согласованию с банком. Предприятие может выдать подотчетному лицу любую сумму, но каждый отдельный платеж, совершенный работником со сторонней организацией от имени предприятия (по доверенности), не должен превышать установленного предельного размера расчетов. Такое же требование действует, когда подотчетное лицо осуществляет сделки без доверенности, но в интересах своего предприятия, которое впоследствии одобряет его действия, принимая его отчет об израсходованных суммах (ст.982 ГК РФ).

Предельный размер расчета наличными деньгами по одному платежу установлен Указанием ЦБР от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке». Согласно этому указанию предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей. При покупке проездных билетов и найме жилого помещения ситуация иная. Во-первых, в соответствии с пунктом 2 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490, потребителем гостиничных услуг является гражданин, который заказывает и использует их исключительно для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности. Во-вторых, статья 786 Гражданского кодекса РФ, определяющая договор перевозки пассажира, устанавливает стороной в договоре перевозки физическое лицо - пассажира. Аналогично статья 75 Устава автомобильного транспорта РСФСР, утвержденного постановлением Совмина РСФСР от 8 января 1969 г. № 12, устанавливает, что по договору перевозки пассажира автотранспортное предприятие обязуется перевезти пассажира в пункт назначения. Таким образом, в этих случаях расчеты производятся не от имени предприятия, а от имени командированного работника. Поэтому установленный предельный размер расчетов наличными деньгами не применяется. Такое же мнение было высказано Минфином России в письме от 30 декабря 1997 г. № 04-03-11. Иногда в ходе проверки некоторые налоговые инспекции, выявив факт выдачи денег в подотчет работникам из поступившей в кассу наличной выручки, расценивают это как нарушение наличного денежного обращения, то есть расходование наличных денежных средств непосредственно из кассы, минуя расчетный счет. Налагая штраф, они руководствуются пунктом 9 Указа Президента РФ от 18 августа 1996 г. № 1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения». Однако это неправильно. Ведь в пункте 9 Указа Президента РФ № 1212 предусмотрено, что предприятия не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц (в том числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. А в рассматриваемой ситуации производится выдача денег сотрудникам предприятия в подотчет на конкретные цели (хозяйственные или командировочные расходы) по расходным кассовым документам, что разрешено этим же пунктом указа. При этом нет оснований расценивать это как факт использования наличных денежных средств для внесения их на счета других предприятий и физических лиц.

3. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

подотчетный лицо порядок расчет

Как правило, деньги выдают на основании заявления работника, подписанного руководителем организации или уполномоченным им сотрудником. При выдаче денег из кассы составляют расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Для заявления на выдачу денег типового бланка не предусмотрено, поэтому бухгалтер предприятия может разработать его самостоятельно. Работник, желающий получить наличные деньги под отчет, оформляет заявление в одном экземпляре. Подписывает заявление руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, руководитель структурного подразделения). Как правило, заявление хранят вместе с расходным ордером, по которому были выданы деньги.

Основным первичным документом при оформлении операций по выдаче денег подотчетным лицам является авансовый отчет, заполнение которого будет рассмотрено в пункте 6.[469]

Заключение

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет. Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - «под отчет»). Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам: на командировочные расходы; на хозяйственные нужды; на оплату представительских расходов.

Отчетной формой за выданные подотчетным лицам суммы является авансовый отчет. Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, используется активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В учете предприятия выдача денежных средств оформляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 кредитуется на суммы, израсходованные подотчетными лицами, в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, а также другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Расходы, которые произведены подотчетными лицами могут включаться в себестоимость продукции (работ, услуг), увеличивать фактические затраты на приобретение основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов или покрываться за счет чистой прибыли предприятия.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп. от 23 июля 1998 г., 28 марта, 31 декабря 2002 г., 10 января, 28 мая, 30 июня 2003 г.).

2. Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (с изм. и доп. от 7 мая 2003 г.).

3. Абрамова Н. В., Сумкин А. С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами? // Главбух. - 2003. - № 4.

4. Бакаев А. С. Нормативное обеспечение бухгалтерского учета. Анализ и комментарии. Изд. 2-е, перераб. и доп. М.: МЦФЭР, 2001. - 352с.

5. Барсукова И. В. Расчеты с подотчетными лицами // Налоговый вестник. - 2002. - № 6.

6. Борисов Л. П. Типичные нарушения, допускаемые при работе с подотчетными лицами // «Консультант бухгалтера». - 2001. - № 3.

7. Вахрушина М. А. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. для студентов обучающихся по экон. специальностям - 3-е изд., доп. и пер. - М.: Омега-Л, 2004. - 576с.

8. Глушков И. Е., Киселева Т. В. Бухгалтерский (налоговый, финансовый, управленческий) учет на современном предприятии. Издание 11. Эффективная настольная книга бухгалтера в 2-х т. т. Т.1.М.: «КноРус»;

9. Новосибирск: «ЭКОР-книга», 2004. - 1000с. 10.Жигулина Т. М. Командировочные расходы. Порядок учета и налогообложения // «Главбух», Отраслевое приложение «Учет в медицине». - 2003. - № 3

10. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.: ИНФРА - М, 2004. - 592с.

11. .Палий В. Ф. Современный бухгалтерский учет. М.: Изд-во «Бухгалтерский учет», 2003. - 621с.

12. Полякова М. С. Подотчет «наоборот»: будьте осторожны! // «Российский налоговый курьер». - 2003. - № 20.

13. Сергеева С. Н. Выдача наличных денег под отчет. Порядок и документальное оформление выдачи наличных денег под отчет // Консультант бухгалтера. - 2003. - № 11.- № 19.

14. Тумасян Р. З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2003. - 467с.

Размещено на Allbest.ru