Разработка проекта архива ГБОУ СПО "Соликамского политехнического техникума"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Именно они являются самой ценной частью социальной памяти за счет своей долговечности. Архивы специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества.

Российскими специалистами проделана большая работа по улучшению условий хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ.

Сегодня существует огромное количество профессиональных архивных организаций, так называемых независимых архивов. Архивохранилища независимых архивных организаций представляют собой специально оборудованные помещения, предназначенные именно для хранения бумаг и только для них.

Архивирование - это упорядоченный способ хранения информации с целью ее повторного использования. Сегодня архив стал необходимостью для каждой организации. Но перед тем как проводить в жизнь выработанную политику архивирования, каждая организация должна оценить свои архивные потребности и задать ряд важных вопросов:

ь какая документация должна храниться в архиве?

ь объём хранимой документации?

ь основные требования к помещению архивохранилища?

Преддипломная практика была организована в государственном бюджетном образовательном учреждении среднего профессионального образования «Соликамский политехнический техникум» («СПТ»), поэтому и объёктом исследования является архив ГБОУ СПО «Соликамского политехнического техникума». В рамках исследования было выявлено, что архив техникума сталкивается со следующими проблемами.

ь большой объем поступающих документов;

ь небольшая площадь для размещения документов в хранилище;

ь недостаточно современных мест размещения документов;

ь нечеткое соблюдение температурно-влажностного режима, и другие.

Именно этот перечень проблем указывает на необходимость частичной перепланировки и переоборудования помещения архива «Соликамского политехнического техникума» с целью увеличения количества мест хранения.

Цель данной работы - это разработка проекта архива ГБОУ СПО «Соликамского политехнического техникума». На основе поставленной цели можно выделить ряд задач:

ь изучить понятие, задачи и функции архива;

ь ознакомиться с требованиями, предъявляемыми к архивным помещениям;

ь изучить меры по обеспечению сохранности документов архива;

ь проанализировать состав и объём поступающей в архив документации;

ь разработать проект архива ГБОУ СПО «Соликамского политехнического техникума»;

ь произвести расчёт себестоимости проекта.

1. Теоретические основы разработки и проектирования помещения архива

1.1 Понятие архива, его задачи и функции

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Архив учебного заведения -- это совокупность документов, снимков, рукописей, относящихся к деятельности учебного заведения.

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы:

1) основные положения;

2) состав документов архива;

3) задачи и функции архива;

4) права архива;

5) организация работы архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

Основными задачами архива являются:

- комплектование документами, учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

- осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

- осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

- создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

- организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

- оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам.

1.2 Требования, предъявляемые к архивным помещениям

Архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов.

Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Хранилища должны быть максимально удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые выводы воды.

При проектировании размещения хранилищ в специальных и приспособленных зданиях предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры хранилищ, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения документов не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Хранилища должны иметь естественную или искусственную вентиляцию.

Электрооборудование, противопожарное оборудование, электропроводка в хранилищах должна быть скрытой.

Здания архивов и хранилища должны быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о пожаре согласно ГОСТ 12.1.004-91 и оборудованы противопожарным водоснабжением.

Питание внутреннего противопожарного водопровода осуществляется двумя вводами. Выводы пожарного водопровода, пожарные краны устанавливаются за пределами хранилищ с учетом действующих норм и правил противопожарной безопасности. При каждом кране необходимо иметь гибкий прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки обслуживаемого хранилища.

При оснащении хранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушающего действия на документы (углекислота и т.п.).

Количество и места размещения переносных огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами с учетом специфики применяемого оборудования.

Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В помещениях с оптимальным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

В помещениях с нерегулируемым климатом, с плохой вентиляцией во избежание образования локальных застойных зон и биопоражения документов не рекомендуется использовать оборудование закрытого типа (сейфы, боксы, передвижные закрытые стеллажи и т.п.)

В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В хранилищах без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

В хранилище имеют право доступа заведующий и работники данного хранилища для проведения работ, связанных с организацией хранения документов, а также директор и его заместители.

Другие лица допускаются в хранилища в исключительных случаях только по разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего хранилищем или лица, его замещающего.

1.3 Обеспечение сохранности документов архива

Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований.

Физико-химические факторы разрушения документов. Физико-химическим изменениям (старению) подвергаются все составные части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные красители), клей, картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой. Особенно неустойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3, которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой.

На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей (сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает текст. Обесцвечивание текста называется угасанием текста документа. Солнечный свет является одним из факторов, губительно действующих на основу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально.

Мерами, препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их отсутствии - окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной ткани, а также раздвижных ставней. Особенно благоприятно хранение документов в коробках и папках, изготавливаемых с учетом размеров документов. Дела размещают в коробках с таким расчетом, чтобы их можно было свободно вынимать и подкладывать, не повреждая обложек и листов документов. Если архив не имеет возможности закартонировать дела (уложить их в коробки или картонные папки с клапанами), то рекомендуется обертывать связки или обкладывать их бумагой.

Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно влияющего на них фактора - пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочности, бумаги, способствует увеличению влаги, является средой для питания спор плесневых грибков, переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах, где воздух загрязнен газами (сернистым, окислами азота и др.), лежащая на документах пыль способствует концентрации газов, а, следовательно, и активизации их старения.

Биологические факторы разрушения документов. Очень опасны для документов биологические вредители: растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление их в архиве - серьезная угроза сохранности документов. Поэтому необходимо иметь хотя бы элементарное представление о биологических факторах, влияющих на ускорение "старения" документов.

Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности необходима высокая влажность бумаги, возможная при затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности кровли, отопления, сырых стен.

На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений.

Способы борьбы: дезинфекция, изменение условий хранения дел.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Для документов характерно поражение грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках. Известно свыше 200 видов грибов, обитающих в архиве и книгохранилищах. Грибы - многоклеточные растения, размножающиеся спорами. Споры легко переносятся потоками воздуха, особенно в запыленных помещениях, и могут быстро заразить здоровые документы. Как правило, грибы развиваются на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температурах 20 - 27°С, в тесно заставленных углах, не проветриваемых шкафах. Грибы очень чувствительны к действию газов, поэтому для борьбы с ними эффективна дезинфекция. Однако грибы, обитающие в хранилищах, очень жизнестойки: грибы, погибшие от недостатка влаги или низких температур, могут возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи с этим необходимо сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими марлевыми или ватными тампонами.

Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. Известно около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не специфические вредители бумаги. В естественных условиях это - вредители древесины, муки, меха, кожи и т.д.

Наибольшее распространение в архивохранилищах получили жуки: точильщики, притворяшки, кожееды.

Среди точильщиков (мебельный, хлебный, пестрый) самым опасным и прожорливым является хлебный, который поражает переплеты, проклеенные мучным клеем, а также прилегающие к нему листы. Особенно прожорливы его личинки. И жук, и личинки живут в листах, делая в них ходы.

Личинки и жуки притворяшки-вора и шелковистого притворяшки повреждают все части переплетенных документов.

Кожееды постоянно в документах не находятся, а лишь питаются ими. Могут уничтожить бумагу, пергамент, все части переплета. Чаще всего они обгладывают документы с поверхности, не делая ходов. В хранилищах встречаются кожееды: антренус, ветчинный и ковровый. Жуки и личинки кожеедов днем прячутся за плинтусами, под полом, в закрытых шкафах, книгах.

В архивохранилищах может обитать моль двух групп: питающаяся только растительной пищей - зерновая, грибная и семенная моль (повреждает в основном переплеты и корешки, проклеенные мучным клеем), питающаяся веществами животного происхождения - шубная, мебельная, ковровая и платяная (повреждает документы и части переплета). Все виды моли связаны с продовольственными складами, складами древесины и гнездами птиц.

Тараканы не живут в листах, а приходят питаться мучным клеем, вместе с ним они грызут бумагу, одновременно сильно загрязняя документы своими выделениями.

Для борьбы с биологическими вредителями необходимо проводить систематическую профилактику (периодически просматривать дела, проверять состояние полов, плинтусов, не вносить в хранилища продукты, не входить в пыльной одежде). При обнаружении грызунов и насекомых обратиться в санитарно-эпидемиологическую станцию. Документы, пораженные насекомыми и плесенью, продезинфицировать. При появлении плесени на коробках или делах можно провести простейшую дезинфекцию.

Санитарно-гигиенические условия сохранности документов. Соблюдение санитарно-гигиенических условий является одной из мер сохранности документов. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.

Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архивохранилища. Но если все-таки приходится открывать окна или форточки, их надо затягивать марлей, смоченной 50 %-ным раствором глицерина и отжатой. Уборку помещения следует проводить только влажную. Необходимо периодически обеспыливать дела, коробки, папки и стеллажи с помощью пылесосов. При отсутствии пылесосов обеспыливание проводят тряпкой, смоченной в 1 %-ном растворе формалина. Для поддержания требуемых санитарно-гигиенических условий в архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни.

Температурно-влажностный режим сохранности документов. Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.

Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться.

Кроме того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.

В связи с этим в хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов, т.е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства.

архив документ химический

2. Разработка проекта архива ГБОУ СПО «Соликамский политехнический техникум»

2.1 Характеристика ГБОУ СПО «Соликамский политехнический техникум»

В приказе №2 от второго ноября 1932 года по рудоуправлению Первого калийного рудника имени 10-летия Октябрьской революции, подписанным директором В.Е. Цифриновичем, школа фабрично-заводского ученичества передавалась в ведение рудоуправления. Школа, созданная на базе Первого Калийного рудника, являлась составной его частью.

Здание, расположенное у лесного массива поселка Калиец, наполнилось будущими горняками, слесарями. В их распоряжении были лаборатории, учебные кабинеты, мастерские. Школа ФЗУ являлась в то время основной формой подготовки квалифицированных рабочих. Решением этой же задачи занимались образованное в сороковых годах на базе ФЗУ ремесленное училище №10.

В 1983 году учащиеся переезжают в новый комплекс, состоящий из учебного корпуса, мастерских, общественно-бытового корпуса. За два года учебные кабинеты и мастерские были оснащены всем необходимым современным оборудованием.

В 1992 году к училищу № 10 присоединено училище № 63 .

22 июня 2010 года Агентством по управлению государственными учреждениями Пермского края издан приказ № СЭД-51-01-01-252 «О переименовании ГОУ НПО «Профессиональное училище №10» г. Соликамска Пермского края» в государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Соликамский политехнический техникум»

31 декабря 2010 года Агентством по управлению государственными учреждениями Пермского края издан приказ № СЭД-51-01-01-606 «О реорганизации ГОУ НПО «Профессиональное училище №64» г. Соликамска Пермского края, ГОУ НПО «Профессиональное училище №73» г. Соликамска Пермского края и ГОУ СПО «Соликамский политехнический техникум» в форме присоединения ГОУ НПО «ПУ №73» и ГОУ НПО «ПУ №64» к Техникуму.

2.2 Анализ состояния архивного помещения ГБОУ СПО «Соликамский политехнический техникум»

Объектом нашего исследования был архив ГБОУ СПО «Соликамского политехнического техникума», сформированный в 1983 году.

За время прохождения преддипломной практики в работе архива ГБОУ СПО «Соликамского политехнического техникума» были выявлены следующие проблемы:

ь большой объем поступаемых документов;

ь недостаточно площади для размещения документов в архиве;

ь недостаточно современных мест размещения документов;

ь не всегда соблюдается температурно-влажностный режим, и другие.

По паспорту(Согласно Приложению 1)площадь архивохранилища составляет 39 квадратных метров, его загруженность составляет 24%. В архиве хранятся документы постоянного хранения и по личному составу с 1934 года и по сегодняшний день. Всего в архиве около 3800 дел, из них 2480 дел постоянного хранения и 1320 дел по личному составу. За год образуется 95 дел, из них 62 дела постоянного хранения и 33 дела по личному составу.

По имеющейся планировке стационарные стеллажи и шкафы архива «СПТ»установлены таким образом(Приложение 2):

- расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 130 см;

- расстояние (проход) между стеллажами -90 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 60 см;

- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) -10 см,

что не соответствует нормативам.

Согласно нормативным требованиям:

- расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

- расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

- расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Архивохранилище ГБОУ СПО «Соликамского политехнического техникума» снабжено пожарной сигнализацией, охранная - отсутствует.

Предназначенное для хранения архивных документов помещение оборудовано металлическими шкафами и деревянными стеллажами.

Система кондиционирования в архиве отсутствует, температурно-влажностный режим соблюдается не регулярно. Отопление - центральное.

Хранилище не имеет эвакуационного выхода.

Электрооборудование, противопожарное оборудование, электропроводка в архивохранилище - скрытое.

Пол бетонный, покрыт линолеумом с деревянным плинтусом. Стены покрашены водоэмульсионной краской.

Освещение архивохранилища - искусственное.

Разрабатываемый проект частичной перепланировки позволит усовершенствовать архив «СПТ» и позволит соответствовать всем требованиям.

2.3 Проект нового архивного помещения ГБОУ СПО «Соликамский политехнический техникум»

Выявленные проблемы архивного помещения «СПТ» указывают на необходимость частичной перепланировки помещения с целью увеличения количества мест хранения.

Реконструкция помещения архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

ь предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещений;

ь оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

ь применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

ь созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

Проект предусматривает следующие изменения (Приложение 3):

1) Хранилище изолируется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры хранилищ, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения документов не собирают пыль, и не являются источником агрессивных химических веществ. Дверь заменяется огнеупорной.

2) Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. В связи с этим в хранилище путем кондиционирования поддерживается оптимальный режим хранения документов, т.е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства.В архивохранилище рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45% до 60%. Для поддержания нормального температурно-влажностного режима большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (принудительным с помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Для контроля за температурой и уровнем влажности в архивохранилище устанавливается психрометр.

3) Хранилище оборудовано передвижными металлическими стеллажами и металлическими шкафами. Стеллажи стоят вплотную к стене, поэтому у края полок установлены ограничители, чтобы дела не касались стен.

4) Хранилище безопасно в пожарном отношении, оборудуется автоматической системой пожаротушения и переносными огнетушителями (количество и места размещения переносных огнетушителей установлены в соответствии с действующими противопожарными нормативами с учетом специфики применяемого оборудования).

5) Помещения архива оснащается охранной сигнализацией. На окно, расположение которого позволяет доступ извне, установлены распашные металлические решетки с замками.

6) В помещении архивохранилища проводится скрытая электропроводка. Светильники, электрощиты и распределительные устройства - закрытого исполнения. Хранилища оборудовано отключающими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне хранилища.

7) В хранилище планируется оборудовать рабочее место для архивиста.

8) В кабинете архивиста естественное и искусственное освещение, в хранилище - только искусственное.

9) Оборудуется эвакуационный выход.

2.4 Расчёт себестоимости проекта архивного помещения

В данной работе был произведен ориентировочный расчёт частичной перепланировки архивохранилища и установлена её примерная стоимость.

Выравнивание стен. Для внутренних работ применяется смесь цемента с песком:

1. Затирка песком;

2. Обрызк стен смесью;

3. Наброска плотной смеси;

4. Затирка смесью.

Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Выравнивание полов. Процесс при помощи бетонных и цементно-песчаных стяжек проводится с использованием: выравнивающих смесей, которые укладываются толщиной в пять миллиметров. При этом расход материала и стоимость может несколько отличаться в зависимости от типа смеси.

Установка дверей. Дверь противопожарная со встроенным доводчиком ДП-1 - встроенный доводчик в петлях;

- толщина полотна 50 мм;

- внутреннее наполнение: минеральная вата + листы ГКЛО;

- противопожарный дверной замок Apecs с противопожарными ручками;

- тип покрытия: порошковое RAL 7038;

- огнестойкость 60 минут.

Автоматическая установка пожарной сигнализации (АУПС) - совокупность технических средств, предназначенных: для обнаружения пожара, обработки, представления в заданном виде извещения о пожаре, специальной информации и выдачи команд на включение автоматических установок пожаротушения и технических устройств.

Системы газового пожаротушения предназначены для обнаружения возгорания на всей контролируемой площади помещений, подачи огнетушащего газа и оповещения о пожаре. Установки газового пожаротушения способны потушить пожар в любой точке объема защищаемого помещения. Газовое пожаротушение, в отличие от водяного, аэрозольного, пенного и порошкового, не вызывает коррозии защищаемого оборудования, а последствия его применения легко устранимы путем простого проветривания. При этом, в отличие от остальных систем, установки газового пожаротушения не замерзают и не боятся жары. Они работают в интервале температур: от -40° до +50°C.

Температурно-влажностный режим. Радиаторы отопления с автоматическим терморегулятором. Главная задача любой системы отопления - обеспечить в отапливаемом помещении комфортную температуру воздуха. Эта температура может быть разной в зависимости от назначения помещения, но одним из обязательных условий является её неизменность в течение дня. Тепловая энергия поступает в помещение от системы отопления через отопительные приборы. Количество тепловой энергии, отдаваемое отопительными приборами, регулируется объёмом теплоносителя, поступающего в них.

В реальных условиях в помещении всегда происходит теплообмен с окружающим пространством. Это приводит к притоку или оттоку тепла из помещения и, следовательно, к повышению или понижению температуры воздуха в нём.

Психрометр - прибор для измерения влажности воздуха и его температуры. Состоит из двух термометров -- сухого и смоченного. Сухой термометр показывает температуру воздуха, а смоченный, теплоприёмник которого обвязан влажным батистом, -- его собственную температуру, зависящую от интенсивности испарения, происходящего с поверхности его резервуара. Вследствие расхода теплоты на испарение показания смоченного термометра тем ниже, чем суше воздух, влажность которого измеряется.

Стеллажи, шкафы. Рациональное решение для хранения большого количества носителей информации в ограниченном пространстве. Конструкция позволяет экономить до 70% площади помещения за счет отсутствия проходов.

Мобильные стеллажи позволяют более экономично использовать полезную площадь помещения. Устанавливаются на рельсы и передвигаются по ним с помощью штурвала механического привода.

Аварийный выход - дверь, люк или иной выход, которые ведут на путь эвакуации, непосредственно наружу или в безопасную зону, используются как дополнительный выход для спасания людей, но не учитываются при оценке соответствия необходимого количества и размеров эвакуационных путей и эвакуационных выходов и которые удовлетворяют требованиям безопасной эвакуации людей при пожаре. В данном проекте в качестве эвакуационного выхода будет предложена пожарная лестница. Огнестойкая металлическая лестница может служить преградой распространению огня во время пожара. Имеет ножничную систему складывания и небольшой размер крышки люка.

Наличие контура уплотнения, расширяющегося под влиянием высокой температуры:

ь функциональность и прочность;

ь удобство использования;

ь простой и быстрый монтаж;

ь малые габариты конструкции.

Таблица 1 Примерная смета затрат на проект архива «Соликамского политехнического техникума»

№ п/п	Наименование материалов, услуг	Кол-во, м., шт	Цена, руб.	Стоимость, руб.
1	Выравнивание стен	46	300-00	13800-00
2	Противопожарная обработка стен	46	400-00	18400-00
3	Выравнивание полов	39	800-00	31200-00
4	Установка вентиляции	1	2800-00	2800-00
5	Противопожарная дверь	1	10000-00	10000-00
6	Установка теплового пожарного датчика	1	450-00	450-00
7	Установка дымового пожарного датчика	1	450-00	450-00
8	Установка охранного датчика	1	1000-00	1000-00
9	Система газового пожаротушения	1	70000-00	70000-00
10	Электрический конвектор	1	3500-00	3500-00
11	Психрометр	1	350-00	350-00
12	Металлические стеллажи	5	10850-00	54250-00
13	Аварийный выход	1	19000-00	19000-00
14	Металлическая решетка на окно	1	3000-00	3000-00
15	Огнетушитель	2	900-00	900-00
Итого	229100-00

Заключение

Мир XXI века невозможно представить без информации. Она пронизывает все стороны жизни, выступает важнейшей составляющей общественного сознания. В современном информационном обществе, когда оперативное получение информации становиться жизненно необходимым, повышение эффективности работы архивов - задача, приобретающая все больше значение.

Актуальность настоящей работы также обусловлена вниманием государства к архивной отрасли. Так, например, за последние несколько лет существенно дополнен состав законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Это связано с тем, что архивное дело - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов - документов, значимых для граждан, общества и государства.

В ходе прохождения преддипломной практики и при выполнении дипломной работы были рассмотрены теоретические основы разработки и проектирования помещения архива, а именно раскрыты задачи, функции архива и требования, предъявляемые к архивным помещениям. Отражена информация, касающаяся характеристики ГБОУ СПО «СПТ», проведен анализ его архивного помещения, выявлены проблемы. Составлен проект нового помещения архива, а также рассчитана примерная смета затрат на реализацию данного проекта.

В заключении можно отметить, что новый проект архива не только решает выявленные проблемы организации хранения документов, но и становится перспективным. Так как предстоящая реорганизация филиала «СПТ», находящегося в городе Чердынь и филиала «Соликамского технологического колледжа», повлечет пополнение архива «СПТ» документами по контингенту.

Таким образом, задачи:

ь изучить понятие, задачи и функции архива;

ь ознакомиться с требованиями, предъявляемыми к архивным помещениям;

ь изучить меры по обеспечению сохранности документов архива;

ь проанализировать состав и объём поступающей в архив документации;

ь разработать проект архива ГБОУ СПО «Соликамского политехнического техникума»;

ь произвести расчёт себестоимости проекта считаем выполненными и цель работы:

ь разработка проекта архива ГБОУ СПО «Соликамского политехнического техникума достигнута.

Список используемых источников

Основные источники:

1. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных".

2. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - Введено 1988-05-25.

4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. - Утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558.

5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

6. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук: утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. № 19.

Дополнительные источники:

1. Алексеева Е.В. «Делопроизводство» 2004 № 2, 3.

2. Алексеева Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития /Делопроизводство. -- 2003. -- № 2.

3. Альбрехт Б.Б. Вопросы организации работы с документами по личному составу /Справочник секретаря и офис-менеджера. -- 2003. -- № 6.

4. Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера / Делопроизводство 2007. - № 1. - С. 82 - 89; № 2. - С. 93 - 98; № 3. - С. 115 - 121.

5. Балакирев А.Н. Новый вид документов в составе Архивного фонда Российской Федерации / Вестник архивиста. -- 2004. -- № 3--4.

6. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Современный этап / Секретарское дело. -- 1998,-- № 1.

7. Ульянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение: Конспект лекций. М., 2007.

Размещено на Allbest.ru

...