Контроль исполнительской дисциплины

Размещено на http://www.allbest.ru/

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

Сущность управленческой работы заключается в достижении поставленных целей, что невозможно без четкой постановки задач и эффективного контроля их выполнения. Система управления документами и задачами ТЕЗИС является превосходным инструментом для оперативного и детального контроля выполнения задач, поставленных в системе.

Существует утверждение: «Понимание того, что происходит в Вашем бизнесе - весьма прибыльная привычка». А для того, чтобы составить верное представление о состоянии дел в организации, зачастую не хватает объективной и детальной информации. Система ТЕЗИС позволяет своевременно получать информацию о выполнении поручений сотрудниками, что способствует повышению оперативности и эффективности принимаемых управленческих решений, а также положительным образом влияет на качество работы персонала и снижает риски непроизводственных потерь.

При этом любой сотрудник организации, получающий задачи и поручения через систему, имеет возможность автоматически сформировать отчет по результатам выполненных им работ. Это существенно экономит время сотрудника на подготовку отчета, а также позволяет довести до своего руководства информацию о реальной загрузке и трудоёмкости поставленных задач.

Внедрение системы ТЕЗИС позволяет руководителю переложить рутинные обязанности по контролю исполнения своих поручений на автоматизированную систему, помогая сконцентрироваться на контроле качества исполненных поручений.

Контроль исполнительской дисциплины, реализованный в системе ТЕЗИС,

обеспечивает:

быструю постановку задач одному или нескольким исполнителям;

постановку автоматически генерируемых периодических и зависимых задач;

автоматический контроль сроков выполнения задач, оперативность корректировки задач;

объективность отчетов по различным аспектам исполнительской дисциплины;

прозрачность рабочих процессов;

исполнение протоколов совещаний;

учет трудоемкости задач, загрузки персонала;

мониторинг рабочих процессов из любой точки мира;

возможность прикрепления файлов при постановке задач;

возможность постановки и обсуждения задач в электронной почте;

организация служб технической поддержки (HelpDesk, ServiceDesk).

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. 1

Различают:

контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. 2

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации - секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;

обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению

исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки. 4

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие документов с контроля;

учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.5

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Контроль за исполнением документов -- совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль можно разделить на два вида:

контроль по существу решения вопроса -- осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;

контроль за сроками исполнения документов -- ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме -- секретарь.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;

проверка доведения документа до исполнителя в срок;

напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;

внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;

информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;

внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);

составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

документ исполнение номенклатура дело

Срок исполнения документа -- срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Сроки исполнения документов могут быть:

типовые;

индивидуальные.

Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.

Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Исполнение документов, с длительным сроком исполнения

Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.

В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.

Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.

Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.

ОТЧЕТ ПО КОНТРОЛЮ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

По результатам анализа составляются обобщающие отчеты. Например, форма отчета по контролю:

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека обычно ведется сегодня в структурных подразделениях или небольших фирмах. Для ее ведения используются регистрационные карточки и небольшой картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель -- это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченнымсроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число» на которое документ должен быть исполнен. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

Но наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении данных (поля) «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме -- секретарь) ежедневно в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

Предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Аналитические справки по сроковому контролю могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

Или справку о документах за исполнителями, как общую:

так и по конкретному исполнителю.

Такие справки позволяют руководителю более равномерно распределить работу между сотрудниками и используются при составлении должностных инструкций.

Аналитические справки о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию» контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.

Четко налаженный контроль исполнения является средством создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и эффективным средством повышения производительности труда в сфере управления.

Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю.

Организация контроля должна обеспечивать качественное и своевременное исполнение документов.

Ответственность за качество исполнения документов несут исполнители и руководители подразделений, в которых работают исполнители.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляет наряду с руководителями соответствующих структурных подразделений подразделение конфиденциального делопроизводства.

Если исполнение документа поставлено на контроль, то для его осуществления при карточном способе учета используются дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения.

При журнальном способе учета для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки, имеющие следующие графы:

Учетный номер и гриф конфиденциальности документа

14

Дата документа

Вид и заголовок документа

1

2

3

Резолюция

Контрольные отметки

Отметка о снятии документа с контроля

4

5

6

15

В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения.

При контроле документов, пункты которых имеют самостоятельного исполнителя и свой срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки).

Из карточек контролируемых документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов. В пределах каждого срока карточки могут систематизироваться по видам учета документов, исполнителям, видам документов и др.

При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер. Более детально этот вопрос будет рассмотрен в последующих лекциях.

В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически (в установленные на предприятии сроки) напоминать исполнителю о контролируемом документе, о чем в графе «Контрольные отметки» контрольной карточки проставляется соответствующая дата. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя.

После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении, порядок оформления которой изложен в подразделе 3.2.3. На документах, зарегистрированных по учету документов выделенного хранения, слово «В дело» и индекс дела не проставляются.

Исполненный документ вместе с документом - ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить наличие и правильность отметки об исполнении документа, соответствие вида и заголовка документа заголовку дела, в которое он направляется, просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, расписаться за получение документа в соответствующих графах учетных журналов (карточек).

Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля, контрольная карточка (дубликат учетной карточки) или уничтожается, или помещается в справочную картотеку. Основная учетная карточка (при карточном способе учета) перекладывается в картотеку исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности их номеров.

Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального делопроизводства (комнате для исполнителей). При этом если ознакомление производится в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за учет документа, подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты производятся на самих документах, а подписи об ознакомлении с распорядительными документами могут проставляться на специальном листе ознакомления.

В комнате для исполнителей или устанавливаемых в подразделении конфиденциального делопроизводства кабинах производится и исполнение документов, если на рабочих местах в служебных комнатах исполнителей нет необходимых условий, обеспечивающих сохранность документов и содержащейся в них информации.

После исполнения поступившего документа или ознакомления с ним соответствующих должностных лиц негрифованные приложения, не подлежащие совместному хранению с основным конфиденциальным документом, передаются в службу открытого делопроизводства с заполнением граф 8-10 журнала учета поступивших документов и с отметкой о передаче на основном документе (сопроводительном письме).

Различают два направления контрольной деятельности:

контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросах;

контроль сроков исполнения документов.

Возможны две формы организации контроля - централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).

В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю.

В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.

В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).

Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.

Контроль исполнения документов включает:

сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;

постановку документа на контроль;

оперативное доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;

снятие исполненного документа с контроля (внесение записи в РКФ);

учет и обобщение результата контроля;

информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.

При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим формированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документами пересылаются 2 экз. РКФ. После исполнения 1 экз. карточки возвращается в головную организацию с указанием даты и содержания исполнения документа.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.

Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:

поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;

1. поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;

поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;

поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;

поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;

письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

запрос депутата Федерального Собрания - не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;

предложения и заявления депутатов Федерального Собрания - в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки - в максимально короткие сроки;

письма-поручения и письма - запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;

обращения граждан - 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;

протоколы разногласий: составление и направление - в 10-дневный срок, рассмотрение - в 20-дневный срок;

телеграммы, требующие срочного решения, - до 3 дней, остальные - в течение 10 дней;

письма предприятий, организаций, учреждений - 10 дней;

поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка - не позднее следующего дня после получения товара;

жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.

Индивидуальные сроки исполнения

Могут содержаться в тексте документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.

Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций - с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних - с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.

В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.

!Важно знать: Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.

Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.

ВЕДЕНИЕ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.

Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.

Контрольная картотека имеет два раздела «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в РКК, которая потом находится в контрольной картотеке. Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно-телекоммуникационная сеть, документ направляется исполнителю в электронный адрес с уведомлением отправителя о получении документа. Получение службой ДОУ уведомления означает, что документ, поставленный на контроль, принят к исполнению.

Служба ДОУ (служба контроля) организации проводит предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов. Для этого исполнителю, при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, рассылается напоминание о приближении срока исполнения документа.

Все напоминания исполнителям фиксируются в РКК.

Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания. Из вышесказанного понятно, что текущий и предупредительный контроль - это постоянная проверка и регулирование хода выполнения документов.

Проверка хода исполнения документов обычно проводится со следующей периодичностью:

задание последующих лет - один раз в квартал или не реже одного раза в год;

задание последующих месяцев текущего года - один раз в месяц;

задание текущего месяца - каждые 10 дней.

В случае невозможности исполнить документ в срок исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивированной письменной просьбой о продлении срока к руководителю. Решение о продлении срока исполнения принимает только руководитель, вынесший резолюцию.

Важно: Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ (службу контроля) об изменении срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК.

Приостановить или отменить исполнение документа может только организация- автор документа, а по внутренним документам - руководитель или орган управления, принимавший решение.

Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения задачи, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу. Результаты сообщаются заинтересованным организациям и лицам.

При снятии документа с контроля в РКК вносятся следующие данные:

краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;

отметка «в дело», вносится номер дела, в котором будет храниться документ в соответствии с номенклатурой дел; дата и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ в виде аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам. Установленные сроки, как правило, один раз в месяц - в начале наступившего месяца за предыдущий месяц и 1 раз в год - в начале наступившего года за предыдущий год.

Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководителю организации и руководителям структурных подразделений.

Таким образом, анализ данных контроля исполнения документов необходим не только руководителю для усиления исполнительской дисциплины, но и для усовершенствования всей структуры управления. Службе ДОУ это анализ необходим для совершенствования организации и технологии работы с документами. Для быстрого и эффективного решения задач управленческих и производственных задач в настоящее время все чаще используют автоматизированные системы регистрации и контроля документов, в основе которых лежат технологии баз данных.

В процессе регистрации в поле «Срок исполнения» проставляется дата исполнения документа и автоматически происходит постановка его на контроль. В регистрационную базу данных вносятся сведения о ходе исполнения, передаче документа в другое подразделение или изменение срока исполнения.

По завершению исполнения документа в электронную регистрационную карточку вносятся данные о дате и характере исполнения и сведения о номере дела, в котором документ остается на хранение. Современные программы позволяют вывести на экран списки документов с контрольными сроками на любом этапе их исполнения и сформировать справки (сводки, сведения) исполнителям и руководителю о сроках исполнения документов.

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, -- с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки -- принятием нового акта, индивидуальные -- распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет -- не реже одного раза в год, заданий последующих месяцев текущего года -- не реже одного раза в месяц, заданий, поручений текущего месяца -- каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Формирование дел -- группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать вдела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Размещено на Allbest.ru

...