Створення запасів - це складова частина виробничої діяльності, займатися якою без значних запасів неможливо. Зазначимо, що обсяги виробничих запасів безпосередньо залежать від характеру й масштабу виробництва, рівня насиченості ринку товарами тощо. Так, наприклад, збільшення розмірів запасів може бути викликано як зростанням масштабів виробництва, так і нерівномірним, недостатнім насиченням ринку матеріальними ресурсами, а також недотриманням постачальниками своїх зобов'язань. Створення більших, ніж це необхідно, виробничих запасів має певні суттєві недоліки, які заважають підвищенню ефективності виробництва.

До них можна віднести:

· витрати на фізичне зберігання запасів;

· вилучення із обороту значних коштів;

· упущена вигода;

· втрати при зберіганні як в кількості, так і в якості запасів;

· моральний знос запасів матеріальних ресурсів.

З одного боку, при зберіганні матеріальних запасів виникає випаровування, розкладання та інша їх кількісна втрата, а також зниження споживчих властивостей, що призводить до погіршення якості запасів. З другого боку, запасів не повинно бути мало. В існуючих умовах нашої економіки, відсутність запасів іноді примушує замінювати матеріали, комплектуючи іншими, менш доцільними, або організовувати термінову доставку відсутнього ресурсу. Все це призводить до додаткових фінансових витрат і зниження якості продукції, а іноді навіть до невиконання договірних зобов'язань, що спричинює штрафні санкції, втрату клієнта. Що в умовах жорсткої конкурентної боротьби вкрай небажано.

Для забезпечення ритмічності виробництва необхідно мати економічно обґрунтовані запаси матеріальних ресурсів, оскільки їх надлишок сприяє уповільненню обігу коштів, а нестача здатна порушити безперервність виробничого процесу, викликати простій в роботі обладнання, збільшити собівартість продукції тощо. Тому виникає необхідність визначення того необхідного рівня запасів, який дозволить мінімізувати витрати на їх утримання [15, с.39].

Основними принципами управління матеріальними ресурсами в умовах ринкової економіки є:

· планування матеріального потоку як цілісного об'єкту управління і включає в себе всі матеріальні витрати, пов'язані з його рухом;

· використання маркетингу для попередження зайвих втрат матеріальних ресурсів;

· впровадження організації матеріалопотоку, тобто концентрація зусиль всіх підрозділів на ефективній організації руху матеріалів, скорочення матеріальних витрат і збільшення прибутку [1, с.29];

· розробка політики всеохоплюючої економії матеріальних ресурсів, максимального залучення в господарський оборот вторинної сировини, прогресивного розвитку виробництва економічних та ресурсозберігаючих видів продукції та технологій;

· створення умов для ефективної діяльності структурних підрозділів підприємства на принципах повного комерційного розрахунку [8, с.508];

Все назване вище є різними сторонами формулювання принципу оптимальності, що є основою для аналізу і вирішення економічної задачі в господарській діяльності підприємства. В області матеріально-технічного забезпечення оптимізація рівня запасів дозволяє вирішити головне завдання: кількість та строки закупки сировини, матеріалів, комплектуючих виробів, щоб забезпечити планомірний процес виробництва при мінімальних витратах.

У зв'язку з цим витрати із забезпечення підприємства можна розділити на дві групи: це витрати, що відносяться до чисто постачальницькими, і витрати з утримання запасів [20, с.343].

До витрат з постачання можна віднести витрати з утримання апарату постачання (утримання персоналу, що займається визначенням потреби, укладанням договорів на поставку продукції, безпосередньою закупівлею необхідних матеріалів і обладнання). До цієї ж групи витрат слід віднести поштово-телеграфні витрати, канцелярські та інші управлінські витрати, пов'язані з закупівлею матеріалів. Звичайно ці витрати носять постійний характер і мало залежать від об'єму діяльності.

Витрати з утримання запасів залежать від величини партії поставки або від рівня запасів. В основному це витрати з утримання складських приміщень: основна і додаткова заробітна плата складських працівників, відрахування, амортизація, оренда, утримання будинків та споруд, обладнання та інвентарю, витрати на зберігання, сортування та пакування матеріалів. До цієї ж групи витрат відносяться витрати з кредиту або за використання оборотних коштів, витрати з недостачі матеріалів і втрати, що виникли в процесі зберігання матеріалів. Знаходження оптимального співвідношення витрат цих двох категорій, з яких одні прямо пропорційні, а інші обернено пропорційні величині партії поставки, дає можливість визначити її найбільш економічну величину.

Для визначення оптимальної величини партії поставки і відповідного рівня запасів немає необхідності проводити складні розрахунки. За допомогою стандартних методів диференційного числення можна визначити шукану величину із цільової функції, що виражає сукупність витрат, котрі необхідно мінімізувати. Зазвичай цільова функція будується на кожну з витрат [20, с.344].

Метою управління виробничими запасами є забезпечення безперебійного процесу виробництва та реалізації продукції за дотриманням оптимального запасу матеріальних цінностей. Виходячи з мети управління виробничими запасами перед фінансовим менеджером ставляться наступні завдання:

1. Провести аналіз запасів товарно-матеріальних цінностей у минулому періоді. Зокрема слід розглянути показники загальної суми запасів, їх динаміки, питому вагу в обсязі оборотних активів, вивчити структуру запасів у розрізі основних груп, виявити сезонні коливання їх, визначити ефективність використання різних груп виробничих запасів, розрахувати показники їх оборотності.

2. Обчислити оптимальні розміри основних груп поточних запасів [17, с.184]. Для цього необхідно ідентифікувати внутрішніх споживачів ресурсів [3, с.145].

3. Оптимізувати загальну суму запасів товарно-матеріальних цінностей, які включаються в оборотні активи.

4. Побудувати ефективну систему контролю за рухом запасів на підприємстві [17, с.184].

Виконання даних завдань передбачає вирішення ряду питань:

1. Дослідження ринку закупок та вибір постачальників [3, с.146];

2. Здійснення закупок, що включає визначення середніх величин придбання, цикли придбання, а також відхилення від середніх величин;

3. Поставки, до яких відносяться середні величини поставок, а також відхилення від середніх величин;

4. Стан запасів на конкретний день, а також на кількість днів виходячи з наявного запасу;

5. Визначення кількості днів, на які вистачить одноразової середньої поставки, розрахованої відносно середньої величини і середнього циклу придбання та ін. [19, с.41];

6. Вибір системи обліку запасів, що найкраще підходить для підприємства;

7. Безперервна оцінка реальної вартості запасів на складі;

8. Ліквідація застарілих товарів на складах шляхом продажу з великими знижками або простого списання;

9. Контроль витрат, пов'язаних з товарними запасами;

10. Оптимізація об'єму запасних частин до виробничого обладнання;

11. аналіз можливості впровадження сучасних управлінських прийомів регулювання запасів;

12. Оптимізація асортименту продукції з точки зору скорочення об'єму запасів [14, с.357];

13. Розробка планів-графіків і специфікації на кожну позицію номенклатури і (або) номенклатурні групи [3, с.145].

Запаси створюються з різних причин, в силу яких на складах завжди повинна бути потрібна кількість запасів певного виду. Однак якщо запаси збільшити, то зростає вартість їх зберігання. Таким чином, управління запасами являє собою складний комплекс заходів. Ефективність цього управління досягається за рахунок реалізації спеціальної фінансової політики управління запасами [10, с.51]. Вона включає аналіз динаміки розміру, складу й оборотності запасів у передплановому періоді, визначення цілей формування запасів, визначення потреби в запасах товарно-матеріальних цінностей, що включаються до складу оборотних активів, визначення необхідного обсягу фінансових коштів, авансованих у формування ТМЦ, мінімізацію поточних витрат з обслуговування запасів, реальне відображення у фінансовому обліку вартості товарно-матеріальних цінностей [16, с.167].

Розділ 3. Моделі управління запасами на підприємстві