Правила оформления документации на предприятии

Бухгалтерская отчетность является открытой для пользователей - учредителей (участников), инвесторов, кредитных организаций, кредиторов, покупателей, поставщиков и др. В России она представляет интерес для двух групп внешних и одной группы внутренних пользователей: непосредственно заинтересованных в деятельности организации и не имеющих прямого интереса в ней.

4.2 Сущность, назначение и содержание бухгалтерской отчетности

Бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности и составляется на основании данных бухгалтерского учета.

Отчетность выполняет важную функциональную роль в системе экономической информации. Она интегрирует информацию всех видов учета и представляется в виде таблиц, удобных для восприятия информации объектами хозяйствования.

Составляется отчет тогда, когда имеется необходимая информация о событиях, явлениях, деятельности или результатах. Такую информацию предоставляет специально организованная система учета.

Важнейшей отличительной чертой бухгалтерской отчетности является строгая иерархическая система обобщения учетных данных. На самом нижнем уровне - первичные документы с имеющимся в них множеством натуральных и стоимостных показателей. Бухгалтерскими методами эти показатели собираются на счетах аналитического учета, с последующим обобщением на счетах синтетического учета. Отчетность составляется на основе бухгалтерской информации, формируемой с помощью единой системы текущего учета на бухгалтерских счетах.

На всех стадиях обработки поступающей информации, бухгалтер составляет отчеты в заинтересованные инстанции. В налоговые и контрольно-ревизионные органы, внебюджетные фонды, статистические управления и т. п. организации составляют отчетность по формам и инструкциям, утвержденным МФ РФ и Госкомстатом РФ. Основными нормативными документами является Приказ МФ РФ от 06.07.99 №43н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99).

В приказе в частности отмечается, что бухгалтерская отчетность - это система показателей, отражающих имущественное и финансовое положение организации на отчетную дату, а также финансовые результаты ее деятельности за отчетный период Бухгалтерская отчетность состоит из образующих единое целое взаимосвязанных бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и пояснений к ним. Бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление об имущественном и финансовом положении организации, а также финансовых результатах ее деятельности.

Наивысшим уровнем обобщения бухгалтерских данных является баланс с сопутствующими ему формами отчетности, в которых синтезированы показатели нижнего уровня.

Бухгалтерская отчетность должна быть достоверной, полной и своевременной. Достоверной считается бухгалтерская отчетность, сформированная и составленная исходя из правил, установленных актами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Чтобы отчетность была достоверной и обеспечивала получение реальных показателей для оценки деятельности предприятий, она должна удовлетворять ряду требований:

* отражать полноту в учете за отчетный период (с 1 января до последнего числа отчетного периода) всех хозяйственных операций и результатов инвентаризации денежных средств, основных средств (фондов), материальных ценностей, расчетов и других статей баланса;

* основываться на единой методологии, установленной Минфином и Госкомстатом РФ;

* составляться по единым формам бухгалтерской отчетности, установленным для всех организаций данной отрасли;

* своевременно предоставляться соответствующим органам;

* иметь ясность и гласность;

* обрабатываться при помощи средств автоматизации и механизации.

Формы бухгалтерской отчетности организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Минфином и Госкомстатом РФ. Другие органы, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, утверждают в пределах своей компетенции формы бухгалтерской отчетности и инструкции о порядке их заполнения, не противоречащие нормативным правовым актам Министерства финансов Российской Федерации.

Бухгалтерская отчетность согласно действующему законодательству составляется предприятиями, организациями и учреждениями, ведущими бухгалтерский учет. Отчетность является одним из элементов метода бухгалтерского учета и входит в понятие бухгалтерский учет. Следовательно, как заключительный элемент метода, бухгалтерская отчетность основывается и вытекает из данных бухгалтерского учета. Поэтому любые изменения в состав отчетности вносятся при условии, что данная информация или показатели уже имеются в учете в готовом виде или получаются после внесения определенных изменений в эту систему учета.

Перед бухгалтерской отчетностью стоят следующие задачи:

- создание необходимых условий для существующих и потенциальных пользователей информации при принятии ими управленческих решений о взаимодействии с организацией;

- возможность оценки времени, вероятности и объемов, причитающихся пользователям выплат от деятельности организации;

- обеспечение адекватности отражения составления экономических ресурсов организации, включая все возможные внешние обстоятельства.

Выше перечисленные задачи могут быть обеспечены только при соблюдении определенных качественных характеристик бухгалтерской отчетности. Зарубежный опыт и отечественная практика позволяют отнести к ним следующие критерии:

- ценность для пользователя;

- надежность (достоверность);

- сопоставимость;

- постоянство;

Ценность для пользователя подразумевает, что бухгалтерская отчетность играет важнейшую роль при принятии управленческих решений. При этом предполагается, что информация поступает к пользователю своевременно. В противном случае она не отражает реального положения дел на момент ее получения. Кроме того, критерий ценности для пользователя должен обеспечиваться прогностической ценностью бухгалтерской отчетности, т.е. информация, отраженная в ней. Служит основной для прогнозирования дальнейших перспектив организации.

Надежность (достоверность) бухгалтерской отчетности означает реальность отражения экономических показателей организации. Этот критерий должен обеспечиваться достоверным представлением информации в отчетности, т.е. отражением в ней экономической сущности деятельности организации, а не ее формальной стороны. Тем самым достигается объективность информации и невозможность составления отчетности в интересах, какой- либо группы лиц. При этом должна обеспечиваться возможность проверки представляемой информации в бухгалтерской отчетности.

Так, п.6 ПБУ 499 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 6 июля 1999г. № 43н, декларируется, что бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление о деятельности организации, о финансовом положении и финансовых результатах, и изменениях в ее финансовом положении. Реализация этого положения достигается путем применения целой системы принципов и требований, направленных на обеспечение соответствующих подходов к составлению бухгалтерской отчетности. Выполнение требования полноты представления информации достигается при условии отражения на счетах бухгалтерского учета всех финансово-хозяйственных операций, осуществленных предприятием за отчетный период. В свою очередь, достоверной бухгалтерская отчетность является в том случае, если она составлена в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов, регламентирующих бухгалтерский учет в Российской Федерации.

Закон «О бухгалтерской отчетности», ПБУ 4/99, а также приказ Минфина России «О формах бухгалтерской отчетности организаций» от 12.01.2000г. № 4н установили составные части бухгалтерской отчетности. Начиная с 1 января 2000г. в годовой бухгалтерский отчет включаются:

1. Бухгалтерский баланс - форма № 1;

2. Отчет о прибылях и убытках - форма № 2;

3. Пояснения к отчетности, куда входят:

- отчет об изменениях капитала - форма № 3;

- отчет о движении денежных средств - форма № 4;

- приложение к бухгалтерскому балансу - форма № 5;

- отчет о целевом использовании полученных средств - форма № 6;

4. Пояснительная записка;

5. Аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности.

Все эти элементы бухгалтерского отчета взаимосвязаны, поскольку отражают разные аспекты одних и тех же хозяйственных операций и явлений. Например, информацию представленную в балансе (форма № 1), дополняют сведения, содержащиеся в отчете о прибылях и убытках (форма № 2), и наоборот.

Важное значение для правильного понимания бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках имеют цифровые расшифровки, которые приводятся в формах № 3, 4, 5, а также в пояснительной записке.

Аудиторское заключение в составе годового бухгалтерского отчета является его неотъемлемой частью и призвано подтвердить, что информация отчетности может быть использована при обосновании управленческих решений.

4.3 Бухгалтерский баланс организации

Основной формой бухгалтерской отчетности является бухгалтерский баланс.

Под бухгалтерским балансом понимают способ экономической группировки состава и размещения ресурсов хозяйствующего субъекта, включаемых в актив баланса, и юридических источников их формирования в виде заемного и собственного капитала, отражаемых как пассив (обязательства) баланса на отчетную дату, как правило, на 1-е число месяца.

Самостоятельный бухгалтерский баланс согласно ст. 48 ГК РФ является одним из признаков юридического лица, выполняет экономически-правовую функцию. Таким образом обеспечивается реализация одного из важных принципов бухгалтерского учета - имущественной обособленности хозяйствующего субъекта.

Баланс (франц. balance - буквально весы) означает равновесие, уравновешивание или количественное выражение отношений между сторонами какой-либо деятельности, это модель, с помощью которой в интересах пользователей представляется на определённый момент времени финансовое положение предприятия.

По балансу так же определяют конечный финансовый результат деятельности предприятия в виде наращивания собственного капитала за отчётный период, по которому судят о способности руководителей сохранить и приумножить вверенные им материальные и денежные ресурсы.

На основе данных баланса строится оперативное финансовое планирование любого предприятия, осуществляется контроль за движением денежных средств в соответствии с полученной прибылью.

Данные баланса широко используются налоговыми службами, кредитными учреждениями и органами государственного управления.

Бухгалтерский баланс - это документ, который характеризует финансовое положение организации в денежном выражении на определенную отчетную дату. Отчетной датой является последний календарный день отчетного периода. Бухгалтерский баланс предприятия служит инструментом для принятия управленческих решений, планирования деятельности организации в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Структура бухгалтерского баланса

Существует две составляющих баланса бухгалтерского учета: активы (ресурсы организации) и пассивы (источник формирования ресурсов). Итоговые данные актива и пассива должны совпадать.

Выделяют следующие разделы бухгалтерского баланса:

· Внеоборотные активы (оборудование, вложения, здания и пр., имеющие срок использования более одного года);

· Оборотные активы (денежные средства, материалы, сырье, краткосрочная дебиторская задолженность и пр., имеющие срок использования менее одного года);

· Капитал и резервы (собственные средства учредителей организации);

· Долгосрочные обязательства (кредиты, займы и т.п., которые имеют срок погашения более одного года);

· Краткосрочные обязательства (текущая задолженность перед сотрудниками, поставщиками и пр. со сроком погашения до одного года).

Первые два раздела принадлежат к активам, остальные три - к пассивам.



4.4 Отчет о финансовых результатах деятельности организации

Отчет о финансовых результатах - одна из основных форм бухгалтерской (финансовой) отчетности. Так, ст. 15 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" определяет, что в общем случае, годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность состоит из бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложений к ним.

Отчет о финансовых результатах показывает доходы, расходы, финансовый результат организации за период. То есть, если Бухгалтерский баланс показывает финансовое состояние на отчетную дату, то Отчет о финансовых результатах показывает соответствующие показатели за период (например, за 2014 год).

Перед формированием годовой бухгалтерской отчетности нужно сделать реформацию баланса.

Обратите внимание на различие между Бухгалтерским балансом и Отчетом о финансовых результатах - в балансе отражаются показатели нарастающим итогом с начала деятельности, а в Отчете о финансовых результатах данные за период. К примеру, в обоих отчетах есть показатель Нераспределенная прибыль (убыток). Но эти суммы, как правило, не совпадают. В бухгалтерском балансе по этой строке указывается нераспределенная прибыль (убыток) на отчетную дату (за весь период деятельности организации), а в Отчете о финансовых результатах аналогичный показатель Чистая прибыль (убыток) за отчетный период (например, календарный год).

Анализ финансовых результатов деятельности предприятия включает в качестве обязательных элементов:

А) оценку изменений по каждому показателю за анализируемый период (горизонтальный анализ);

Горизонтальный (временной анализ) - сравнение каждой позиции отчетности с предыдущим периодом, определение относительных темпов роста (снижения), оценка этих изменений;

Б) оценку структуры показателей прибыли и ее изменение в динамике (вертикальный анализ);

Вертикальный (структурный) анализ - определение структуры итоговых финансовых показателей с выявлением влияния каждой позиции отчетности на результат в целом. Структурный анализ сглаживает влияние инфляции и позволяет проводить межхозяйственные сравнения;

В) изучение динамики изменения показателей за ряд отчетных периодов;

Г) выявление степени влияния различных факторов на величину полученной прибыли и причин их изменения.

Таким образом, основными задачами анализа финансовых результатов являются:

1. Оценка выполнения плана по прибыли в целом по организации и по ее внутренним структурным подразделениям;

2. Определение плановых и фактических темпов роста показателей прибыли от продаж, бухгалтерской и чистой прибыли к уровню предыдущего периода;

3. Анализ факторов, обуславливающих степень выполнения бизнес - плана и показатели динамики прибыли от продаж, бухгалтерской и чистой прибыли;

4. Выявление влияния результатов деятельности отдельных внутренних структурных подразделений на показатели динамики прибыли;

5. Выявление и организация использования внутренних резервов повышения эффективности и производства, подготовка управленческих решений.

Все факторы, влияющие на величину прибыли можно разделить на две группы:

1. Внешние - факторы, которые возникают, не зависимо от деятельности предприятия:

- чрезвычайные события, природные условия, конкуренция, социальные условия, изменения рыночной конъюнктуры;

- изменение государственными органами или инфляционными процессами цен на продукцию, потребляемые сырье и материалы, тарифы на услуги и перевозки, торговые скидки, ставки налогов и сборов, нормы амортизации и т.д.;

- нарушение дисциплины поставщиками, подрядчиками, банковскими, финансовыми и другими организациями затрагивающими интересы предприятия;

2. Внутренние - факторы, которые зависят от предприятия, контролируемы им и определяют сущностные результаты работы и факторы, связанные с нарушением хозяйственной дисциплины.

Основными факторами, влияющими на величину прибыли от продаж являются: количество проданной продукции, элементы себестоимости, цены и структура продукции.

Можно сделать вывод, что финансовые результаты деятельности предприятия характеризуются суммой полученной прибыли (убытка). Получение прибыли является основной целью деятельности любого хозяйственного субъекта. С одной стороны, прибыль является показателем эффективности деятельности предприятия, т.к. она зависит в основном от качества работы предприятия, повышает экономическую заинтересованность его работников в наиболее эффективном использовании ресурсов. С другой стороны, она служит важнейшим источником формирования государственного бюджета. В результате, анализ финансовых показателей, можно определить пути улучшения финансовых результатов деятельности предприятия на основе принятия экономически обоснованных решений.



5. Статистическая отчетность организации

В современном обществе важную роль в механизме управления экономикой выполняет статистика. Она осуществляет сбор, научную обработку, обобщение и анализ информации, характеризующей развитие экономики страны, культуры и уровня жизни населения. В результате предоставляется возможность выявления взаимосвязей в экономике, изучения динамики ее развития, проведения международных сопоставлений и в конечном итоге - принятия эффективных управленческих решений на государственном и региональном уровнях.

Поэтому в системе экономического образования особое место отводится изучению статистики - базовой научной дисциплины, формирующей профессиональный уровень современного экономиста. В настоящее время, в условиях перехода к рыночным отношениям перед наукой встает принципиально новая задача - реформирование общеметодологических и организационных основ статистики, а также приведение ее в соответствие с международными правилами. Успешное выполнение этой задачи требует дальнейшего улучшения качества подготовки специалистов высшей квалификации, которые позволят создать эффективную систему государственной статистики в Российской Федерации, которая бы отвечала требованиям рыночного хозяйства.

Статистическая отчетность - это форма государственного статистического наблюдения, при которой соответствующие органы получают от предприятий (организации и учреждений) необходимые им сведения в виде установленных в законном порядке отчетных документов (статистических отчетов) за подписями лиц, ответственных за представление и достоверность сообщаемых данных. По периодичности отчетность делится на периодическую и единовременную. Периодическая отчетность подразделяется на текущую и годовую. Государственная отчетность может быть представлена в электронном виде и на бумажном носителе.

Бухгалтерская отчетность - единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Электронная отчетность - это передача статистической и бухгалтерской отчетности в электронном виде.

Федеральное статистическое наблюдение - сбор первичных статистических данных от респондентов министерствами и ведомствами, осуществляющими формирование официальной статистической информации в установленный в соответствии с законодательством сфере деятельности по формам федерального государственного статистического наблюдения на основе официальной статистической методологии.

Государственные статистические наблюдения в отношении хозяйствующих субъектов (организаций и индивидуальных предпринимателей) проводятся на обязательной и безвозмездной основе.

Категории (круг) отчитывающихся субъектов устанавливается при утверждении форм федерального государственного статистического наблюдения.

Источником статистической информации, представляемой по формам государственной статистической отчетности юридическими лицами и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, являются данные первичных учетных документов, регистров, счетов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности, а также официальные учетные данные, содержащиеся в реестрах, актах и других документах, ведущиеся в установленном законодательством Российской Федерации порядке, а также данные внутреннего управленческого учета или специально организуемой для целей формирования первичных статистических данных регистрации событий производственно-хозяйственной жизни.

При формировании официальной статистической информации используются научно-обоснованные методы систематизации первичных статистических данных и статистического анализа полученных результатов на основе исчисления относительных величин структуры, динамики, интенсивности, сравнения, применения индексного метода, методов обработки динамических рядов и определения взаимосвязи общественных явлений (балансового, аналитических группировок, корреляционного и т.п.).



6. Порядок проведения производственных совещаний, общих собраний и переговоров

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.

Существует несколько видов мероприятий, которые проводится для определённой группы людей, в определённом месте, где обсуждаются разные темы или принимаются решения по конкретным проблемам. Например, квартальное собрание акционеров или общее корпоративное собрание. Эти мероприятия подразделяются на несколько видов:

ь Собрание

ь Совещание

ь Деловая встреча:

v Деловая беседа

v Переговоры

Собрание проводится по определённому регламенту (порядок проведения собрания), который прописан в уставе организации. Проведение собрания и решения, которые на нём принимаются, записываются в специальном документе, который называется протоколом собрания.

Совещание отличается от собрания тем, что на совещание обычно приглашается узкий круг людей. Например, люди, которые представляют различные отделы одной организации или представители различных компаний и фирм.

Совещания чаще всего проводятся регулярнее, чем собрания. Они созываются в твёрдо определённый момент, как правило, единожды в неделю. Совещания существуют для обдумывания злободневных проблем и вопросов. У таких встреч может быть и внеплановый характер, если они оправданы срочной необходимостью. Протокол на совещаниях обычно не ведётся, но по итогам непременно выносится резолюция.

Деловые встречи подразделяются на деловые беседы и переговоры.

Деловая беседа проходит в форме свободного разговора и проводится для обсуждения разных насущных сиюминутных задач, но в итоге обязательно выносится вердикт.

Переговоры предусматривают решение более основательных вопросов и задач по совместной деятельности компаний, организаций или предприятий, как-то: определения круга взаимодействия, ограничения сфер влияния и так далее. Переговоры завершаются подписанием итогового соглашения или словесным заявлением.

Каждому предпринимателю, бизнесмену, коммерсанту, по роду своей деятельности, нередко требуется выступать в роли участника или самому организовывать разные собрания, совещания и деловые встречи. Существует установленный порядок проведения данных мероприятий, который необходимо соблюдать, так как напрямую влияет на успех и развитие бизнеса.

Какие именно условия необходимо соблюсти, чтобы подготовить и качественно провести данные мероприятия?

1. Важно ясно определить тему и расписать повестку дня.

В повестку необходимо включить 2-3 важных вопроса и 3-4 второстепенных. Почему такое соотношение? В том случае, если главных вопросов немного, то вы сможете уделить им больше времени для рассмотрения и проработать их более углубленно. Если их будет много, то, в виду ограниченного времени, главные вопросы будут рассматриваться поверхностно и много нюансов будет упущено.

2. Составить список конкретных лиц, приглашенных на собрание, совещание, переговоры.

Исключением является производственное совещание. Оно проводится регулярно и с неизменяемым списком присутствующих.

3. Назначить дату и конкретное время для проведения мероприятия.

Дата и время переговоров должна быть согласована со всеми сторонами.

4. Обязательное оповещение всех предполагаемых лиц о дате и времени проведения мероприятия.

Для осуществления собрания это необходимо сделать минимум за неделю. О предстоящем производственном совещании предупреждаются лишь те люди, которые не являются его неизменными участниками.

5. Определить временные рамки, в ходе которых будет проходить данное мероприятие, и поставить в известность о них всех участников. Как показывает опыт, предупреждение о времени завершения мероприятия дисциплинирует всех собравшихся и сокращает время проведения от 10 до 15 %.

6. Необходимо подготовить основное выступление. Это может быть доклад или небольшое сообщение. Назначить обязательных участников для обсуждения.

Выступление должно быть сделано строго по теме и раскрывать рассматриваемую проблему. Аргументы и выводы должны быть обоснованы и подкреплены фактами. Пустословие и неконкретность вызовет у слушателей только невнимательность и безразличие.

7. Определиться с помещением и подготовить его к мероприятию.

Комната или зал должны быть удобными и таких размеров, чтобы могли вместить в себя всех предполагаемых присутствующих. Заранее продумайте количество посадочных мест - стульев должно хватить всем. Пусть лучше у вас будет запас на непредвиденный случай. Для проведения переговоров нелишне установить карточку перед каждым участником с полными инициалами. Указать на ней название организации или компании, от лица которой этот человек присутствует. Положите на столы бумагу/блокнот и несколько ручек для каждого участника. Приветствуется наличие напитков (минеральная вода с газом и без) и стаканов. Правила вежливости предусматривают подачу чая и кофе в ходе переговоров.

Для того, чтобы провести собрание, нужно выбрать председателя. Это делается с помощью общего открытого или закрытого голосования. Этот этап обязательно фиксируется в протоколе.

Председательствующий обязан контролировать регламент и оглашать имя и фамилию каждого выступающего, его пост и название компании, от лица которой выступает участник.

Самый важный момент любого мероприятия - подведение итогов и принятие решения. Чаще всего, в этот момент наблюдается какая-то потеря энергии и беспомощность. Причиной этому является психологический аспект: участники не в состоянии осознать, что время подходит к концу и необходимо прийти к какому-то решению. Они начинают сомневаться, колеблются, не решаются сделать выбор. Если такая ситуация возникает, лучший выход из неё - взять одно предложение и рассмотреть его. Очень важно не упустить мгновение, когда следует прекратить обсуждение. Это целиком и полностью зависит от опытности председателя. Существует так же практика промежуточного голосования, когда подводится итог по каждому этапу обсуждения. Но и с окончательным решением так же не стоит торопиться, если это решение отвергается меньшинством. В этом случае нужно продолжить обсуждение, чтобы прийти к решению, которое удовлетворяло все стороны обсуждения.

Размещено на Allbest.ru

...