Подготовка документов для архивного хранения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Подготовка документов для архивного хранения

1. Экспертиза ценности конфиденциальных документов

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской федерации» [27]. Архивный фонд Российской Федерации разделен на две составные части: государственную и негосударственную. К государственной части отнесены документы государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им организаций и предприятий, а также документы предприятий смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности. Негосударственную часть составляют документы, находящиеся в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности негосударственных объединений, организаций и физических лиц и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность. конфиденциальный документ учет архивный

Государственные и муниципальные органы власти и подведомственные им организации обязаны в установленном государственными нормативными актами порядке и в установленные сроки передавать документы постоянного хранения в государственные архивы.

Негосударственные организации, включая коммерческие, обладают правом собственности на созданные в процессе их деятельности документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда, и могут передавать документы постоянного хранения в государственные архивы на основе соглашения (договора), оговаривая при необходимости особые условия хранения передаваемых документов и пользования ими.

Состав государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им организаций, предприятий, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, а также категории передаваемых ими документов (все документы постоянною хранения или частью них определяются Федеральным архивным агентством России (Росархивом) и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации. В отношении негосударственных организаций такое определение производится органами и учреждениями Росархнва совместно с собственниками документов и оформляется договором.

Таким образом, применительно к конфиденциальным документам источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации могут быть негосударственные организации, а также государственные и муниципальные органы власти и их организации, в деятельности которых образуются документы с информацией, составляющей служебную, коммерческую, профессиональную тайны. секреты производства (ноу-хау), служебные секреты производства. персональные данные работников в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации [8]. персональные данные государственных служащих [30; 61] (см. разд. 1.2-1.7).

Конфиденциальные документы государственных и негосударственных структур, источников комплектования Архивного фонда, могут передаваться в государственные архивы с согласия их обладателей. но на практике такая передача осуществляется в исключительных случаях, обычно при ликвидации организаций, предприятий с отсутствием правопреемника. Если таких ситуаций не возникает, то документы передаются в государственные архивы, как правило, только после снятия с них отметки конфиденциальности, т. е. после того, как они перестают быть носителями конфиденциальной информации.

Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в государственные архивы, до их фактической передачи должны храниться соответствующим образом в Архиве организации, а при отсутствии Архива - в Службе делопроизводства. В некоторых случаях Архив может входить в состав Службы делопроизводства как структурное подразделение.

В таком же порядке необходимо хранить документы постоянного и при наличии долговременного (свыше 10 лет) хранения, не подлежащие передаче в государственные архивы. При этом должны быть обеспечены условия для физической сохранности документов и предотвращения утечки содержащейся в них информации.

В целях уточнения или определения сроков хранения документов и отбора их на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения проводится экспертиза ценности документов. Проведение такой экспертизы целесообразно возлагать на постоянно действующую Экспертную комиссию организации.

Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов один раз в несколько лет. однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 3-5 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения (значительное количество документов имеет срок хранения 3-5 лет) и снятие отметки конфиденциальности с существенной части документов [315].

Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы инвентарного (выделенного) хранения за соответствующий период времени, поскольку последние являются составной частью документального фонда организации (см. разд. 3.6). К проведению экспертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены постоянно действующей Экспертной комиссии, имеющие доступ к этому делу (документу).

Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей Перечня документов со сроками хранения, указанными на обложке дела (см. разд. 5.3) . Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения, а также определяется возможность снятия отметки конфиденциальности с отдельных документов или с дела в целом.

Нормативным актом, регламентирующим хранение и отбор на хранение, а также уничтожение типовых документов, служит Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения [291].

Таким образом, перечни служат целям охраны, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации.

В Перечень входят современные типовые документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций и предприятий функций управления, с указанием сроков хранения документов. Перечень является нормативным пособием при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение и должен быть использован при подготовке других пособий и перечней (отраслевых, ведомственных) по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов [294].

При проведении экспертизы ценности научно-технических документов. содержащих информацию о секретах производства (ноу- хау), служебную и коммерческую тайны, необходимо использовать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно- технической деятельности организаций, с указанием сроков хранения [290]. а также методические рекомендации по экспертизе ценности [97].

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», с учетом положений нормативноправовых актов. регламентирующих создание, состав и образование документов на различных носителях информации о научной, научно- технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности. Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработан Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации и Методические рекомендации по его внедрению [333].

Если в организации имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

· содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа );

· происхождение документа (место и время издания);

· внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие пометок, физическое состояние).

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения содержания доку мента и определения срока его хранения на основе Перечней документов с указанием этих сроков или критериев установления ценности документов.

Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта с отражением в ней номера дела (документа выделенного хранения), его заголовка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произвести: какие документы и в какое дело перешить, какие уничтожить, с каких можно снять отметку- конфиденциальности, какими должны быть уточненные заголовок, срок хранения и номера статей по перечням.

Но завершении экспертизы всех дел и документов инвентарного (выделенного) хранения (см. разд. 3.6) результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании постоянно действующей Экспертной комиссии и фиксируются в протоколе с отражением следующей информации:

· какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, отметками конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по Перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно - постоянное и долговременное (свыше 10 лет));

· какие документы, из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

· какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;

· с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должна быть снята отметка о конфиденциальности (в последнем случае должно быть указано, подлежит ли документ, с которого снимается отметка конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем).

Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами постоянно действующей Экспертной комиссии и утверждается руководителем организации.

2. Подготовка конфиденциальных документов и дел для архивного хранения

Согласно протоколу заседания Экспертной комиссии сотрудниками Службы делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов, в том числе:

· изъятие из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового местонахождения и помещением в дела справок-заместителей, а также с перенумерацией листов, перешитых документов в делах, в которые они помещены. внесением их в описи документов дел и исправлением количества листов в заверительной надписи дел, на обложках дел и в номенклатуре дел;

· изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению;

· зачеркивание отметки конфиденциальности с проставлением даты и номера протокола заседания Экспертной комиссии, подписи на документах, подшитых вдела, обложках дел и документов, подлежащих снятию ограничения доступа (в описях документов дела, номенклатуре дел и журнале уче та документов выделенного хранения отметка конфиденциальности зачеркивается без ссылки на протокол заседания Экспертной комиссии);

· изъятие из дел (по решению Экспертной комиссии) документов, с которых снята отметка конфиденциальности с отметкой в описях документов дел и помещением в дела справок-заместителей (см. разд. 5.2);

· передача снятых с офаничения доступа дел и документов выделенного хранения по акту в Службу делопроизводства с отметкой в графе 9 номенклату ры дел (см. разд. 5.1.2, форма 1);

· корректировка заголовков, сроков хранения и номеров статей но перечням офаслевых, ведомственных документов со сроками хранения, на обложках дел и в номенклатуре дел;

· проставление сроков хранения и номеров статей Перечня на обложках дел.

Если срок хранения дел и документов установлен не Перечнем, а постоянно действующей Экспертной комиссией, то вместо статей Перечня проставляется отметка ЭК.

После изъятия из дел документов листы дела не перенумеровываются. На обложках дел и в номенклатуре дел рядом с количеством проставленных листов в скобках указывается количество листов, оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишется:

« ___________листов изъято согласно записям в описи дела»

(прописью)

с проставлением подписи, фамилии и инициалов лица, произведшего запись, и даты.

Надела и документы инвентарного (выделенного) хранения, которые отобраны для постоянного хранения, составляется опись по следующей форме 1.

Форма 1

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации

______________________________________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Дата _______________________

ФОНД № ____________________

ОПИСЬ № ___________________

конфиденциальных дел_________

и документов инвентарного (выделенного)

хранения за ______год

В данную опись внесено ______________ дел и документов

(цифрами и прописью)

№________по № _______________, в том числе:

литерные номера: ______________________

пропущенные номера: ___________________

Наименование должности

сотрудника, составившего опись____________________

(подпись, расшифровка подписи)

Дата ______________________

Одобрено __________________

Протокол ЭК _______________

От _____________№____________

Включенные в настоящую опись дела н документы принял: Наименование должности

сотрудника Архива организации________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Дата _________________________

На дела и документы долговременного хранения (свыше 10 лет) составляется аналогичная опись с добавлением перед графой «Примечание» графы «Срок хранения и номера статей по Перечню».

На научно-техническую, проектную, конструкторскую и иную специальную документацию составляются отдельные описи документов. При составлении описей необходимо иметь в виду следующее:

· каждой из описей присваивается отметка конфиденциальности;

· если дела и документы подлежат передаче в государственный архив, то номер фонда устанавливает государственный архив; если не подлежат, то фонду присваивается номер 1;

· опись во всех случаях имеет номер 1 с добавлением прописных букв: II (постоянного). В (временного) сроков хранения. Т(техническая документация). Кроме того, к номеру и букве добавляется аббревиатура отметки конфиденциальности;

· если при составлении первой описи в нее включаются дела и документы с начала деятельности организации, то эти дела и документы могут вноситься за несколько лете разделением по годам, но с валовой порядковой нумерацией, начиная с номера 1.

В последующем составляются годовые разделы описей или описи, включающие документы за несколько лет при небольшом их объеме. При этом продолжается порядковая нумерация дел и документов. внесенных в предыдущие описи, например первая опись дел и документов за 2001-2005 гг. имеет порядковые номера 1-125 за 2001 г., 126-150 за 2002 г. и т.д. Порядковая нумерация дел является учетным архивным номером (единицей хранения) дела (документа).

В опись за соответствующий год вносятся сначала дела, потом документы инвентарного хранения (дела располагаются в последовательности. предусмотренной номенклатурой дел) и документы выделенного хранения (в последовательности учетных номеров).

В графе 2 описи отметка конфиденциальности проставляется аббревиатурой, например «Строго конфиденциально» - СКФД, «Конфиденциально» - КФД, «Для служебного пользования» - ДСП [209].

Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, при этом заголовок первого тома пишется полностью. Вместо заголовков остальных томов в этой графе пишется: «То же, т.___» с проставлением номера тома (на каждом новом листе описи, если он начинается с записи второго или последующих томов, заголовок воспроизводится полностью).

Переходящие дела включаются в раздел описи по году их заведения, в последующие разделы описи вносятся индексы и заголовки этих дел, но без присвоения порядкового номера, а в графе «Примечание» делается отметка: «см. ед. хр. № ____» с проставлением порядкового номера, присвоенного делу при его включении в опись.

В графе 4 указывается фактическое количество листов дела, оставшееся в нем после изъятия документов (если такие изъятия осуществлялись).

Надела и документы инвентарного (выделенного) хранения, подлежащие передаче в государственный архив, описи составляются в четырех экземплярах. Эти описи дополнительно утверждаются протоколом экспертно-проверочной комиссии государственного архива. На дела и документы, не подлежащие передаче в государственный архив, описи составляются в двух экземплярах, если дела и документы передаются в Архив организации, или в одном экземпляре, если не передаются.

При передаче дел и документов в государственный архив или Архив организации в Службе делопроизводства остается один экземпляр описи с подписью сотрудника Архива за получение включенных в опись дел и документов, остальные экземпляры передаются в Архив.

На обложке дел и документов инвентарного (выделенного) хранения проставляются номера фонда, описи и единицы хранения.

В номенклатуре дел в графе 9 (см. разд. 5.1.2, форма 1) проставляется архивный шифр включенных в опись дел: номер фонда, описи, единицы хранения (порядкового номера по описи), в журнале (карточке) учета документов инвентарного (выделенного) хранения в графе 14 - номер экземпляра, а в графе 15 - архивный шифр документа (см. разд. 3.6).

3. Подготовка конфиденциальных документов и дел к уничтожению

В течение делопроизводственного года в организации создается большое количество документов, в том числе конфиденциальных. Часть их подлежит передаче на государственное хранение как документов, имеющих научную, историческую, экономическую и иную ценность (об особенностях доступа к архивным конфиденциальным документам см. в разд. 4.5). Остальные документы хранятся в Архиве организации и по истечении установленного срока могут быть уничтожены. Суть этой процедуры заключается в выявлении в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утрат ивших практическое, научное или общественное значение, и отборе их к уничтожению. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом. Форма акта представлена в «Основных правилах работы архивов организаций» [287].

Мосле утверждения описей дел и конфиденциальных документов постоянного срока хранения составляется акт по тем делам и конфиденциальным документам за соответствующий период, которые подлежат уничтожению. В акт включаются дела, отдельные документы из дел и документы инвентарного (выделенного) хранения, отобранные Экспертной комиссией. Акт имеет форму 2.

Приведенная ниже форма 3 может быть применена в тех организациях, которые не сдают документы на государственное хранение, или если уничтожаемые документы имеют специфическую особенность ( испорченные трудовые книжки, бланки дипломов). В нашем случае специфическую особенность имеют конфиденциальные документы.

В акт на уничтожение документов, не подлежащих хранению, в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки с указанием количества дел, включенных в группу.

Сроки хранения дел исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным годом. Например, в 2009 г. можно выделить подлежащие уничтожению дела с истекшими сроками хранения:

· трехгодичным - законченные в 2005 г.;

· пятилетним - законченные делопроизводством в 2003 г.;

· десятилетним - законченные делопроизводством в 1998 г.

Пример составления акта в соответствии с требованиями ГОСТ

Р30-2003 (151).

В конце акта может быть сделана и такая пометка: «Документы уничтожены путем механического измельчения» или «Документы уничтожены путем сожжения».

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого указывается перед группой заголовков дел. Если в акт включены конфиденциальные документы, акт содержит дополнительную запись (например, форма 4).

Лишние экземпляры (копии) документов инвентарного (выделенного) хранения, журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, созданных/изданных документов, поступивших пакетов и документов мог\т включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения Экспертной комиссией по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол этой комиссии и без подписи ее председателя.

Данные каждого дела, документа, журнала (картотеки) регистрации и учета вносятся в акт отдельной позицией и должны соответствовать зафиксированным в протоколе Экспертной комиссии и регистрационно-учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вместо заголовков второго и последующих томов пишется:

«То же. т.___», с добавлением номера тома. При внесении в акт дел из которых перед уничтожением были юъяты отдельные документы, в графе 6 указывается количество листов, фактически оставшихся в деле.

Перед уничтожением включенных в акт дел. документов и журналов (картотек) учета проверяется соответствие данных акта записям, сделанным:

· в протоколе постоянно действующей Экспертной комиссии;

· в номенклатуре дел;

· в журнале учета документов инвентарного (выделенного) хранения;

· на обложках и за верительных листах дел и документов инвентарного (выделенного) хранения:

· в описях документов дела (по документам, изъятым из дела).

Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.

Дела, документы и журналы (картотеки) учета уничтожаются путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории организации доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, при этом должны быть приняты меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

После уничтожения делаются отметки об уничтожении дел и регистрационно-учетных журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, документов инвентарного (выделенного) хранения и в графах 12 и 13 журнала учета документов инвентарного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители. В акте проставление таких отметок подтверждается подписью сотрудника, делавшего отметки.

Составление акта о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению. и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осущесталяются сотрудником Службы делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и ихфизического уничтожения, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник Службы делопроизводства или другого подразделения организации. имеющий доступ к уничтожаемым делам и документам.

В акт о выделении дел, подлежащих уничтожению, вносятся документы только с истекшими сроками хранения. Одновременно за тот же период составляются годовые разделы сводных описей дел по личному составу' (приказы, списки личного состава, карточки учета и личные дела уволенных рабочих и служащих, лицевые счета или расчетные ведомости по зарплате, невостребованные трудовые книжки и другие личные документы, акты о несчастных случаях) и дел долговременного хранения (свыше 10 лет), а также целесообразно включение в опись и дел со сроком хранения 10 лет.

Акты рассматриваются и одобряются Экспертной комиссией организации (структурного подразделения), подписываются должностным лицом, проводившим экспертизу, и утверждаются руководством. Экспертные комиссии - это совещательные органы, создаваемые приказом руководителя организации в составе не менее трех-пяти человек под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии мот входить: заместитель руководителя, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, главный специалист и секретарь. Члены комиссии помогают персоналу Службы делопроизводства в подготовке дел к последующему хранению и уничтожению.

По утвержденным актам вносятся изменения в учетные документы архива (опись дела, номенклатура дел), а выделенные к уничтожению документы в упакованном виде передаются на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам. Оформляется это приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной. вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.

У отдельных категорий документов есть своя специфика уничтожения. Так, бухгалтерские документы не могут быть уничтожены до проведения ревизии по ним. Факт уничтожения черновика конфиденциального документа и других материалов данной группы подтверждается пометкой на копии документа, оставшейся в деле Службы делопроизводства: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись» (см. разд. 2.4 и 2.5).

Размещено на Allbest.ru