Составление номенклатуры дел, формирование и оформление конфиденциальных дел

Размещено на http://allbest.ru

Составление номенклатуры дел, формирование и оформление конфиденциальных дел

1. Документальный фонд организации

конфиденциальный документооборот фонд федеральный

1.1 Общие положения

Документальный фонд федерального органа исполнительной власти формируется в порядке, установленном Правительством Российской Федерации в Правилах делопроизводства и документооборота [76]. Как ранее говорилось, требования, установленные в Правилах делопроизводства, могут распространяться и на негосударственные структуры. В связи с этим в этом разделе будут рассмотрены общие требования по составлению номенклатуры дел, формированию дел в соответствии с Правилами делопроизводства и документооборота федеральных органов исполнительной власти, адаптированными на государственные и негосударственные структуры.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 [163] «номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»; «дело -- совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Основной формой учета конфиденциальных дел является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которой организуются формирование, хранение и проверка наличия дел.

Организация (государственные и негосударственные структуры) выполняет следующие функции:

· формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов;

· разрабатывает и утверждает по согласованию с уполномоченными органами в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе ее деятельности, а также подведомственных ей организаций, с указанием сроков хранения.

Документальный фонд организации создается Службой делопроизводства организации, которая составляет номенклатуру дел, формирует и оформляет дела, обеспечивает их сохранность и ведет учет, передает дела в Архив организации. Порядок группировки конфиденциальных дел предусматривается номенклатурами дел открытого делопроизводства.

Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. После ее согласования с Экспертной проверочной комиссией (ЭПК) утверждается руководителем организации не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. Один раз в 5 лет она согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, куда на постоянное хранение передаются образующиеся в процессе деятельности организации документы Архивного фонда Российской Федерации. В случае изменения функций и структуры организации номенклатура также подлежит согласованию с Экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива [76. разд. IV].

Наименованиями разделов номенклатуры дел организации являются наименования структурных подразделений.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) надела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, и дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дела до передачи в Архив организации или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем организации. После истечения этого срока они подлежат возврату.

Выдача дел другим организациям производится на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации. При этом в деле оставляется копия документа, заверенная в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее 3 лет со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в Архив организации производится на основании описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дел по личному составу, составляемых в структурных подразделениях. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в Архив организации не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке (см. гл. 6).

Основой составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел может вестись в электронном виде как классификатор интегрированной автоматизированной информационной системы делопроизводства. что позволяет автоматически определять сроки хранения документов.

1.2 Особенности учета конфиденциальных дел и составления номенклатуры конфиденциальных дел

Номенклатура дел структурного подразделения организации, предназначенная для систематизации конфиденциальной документированной информации, может быть составной частью общей номенклатуры дел организации или существовать в качестве самостоятельного документа. По форме она не отличается от номенклатуры дел для несекретных, т.е. открытых, документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом: фамилия лица, ответственного за формирование и сохранность дела; инвентарный архивный номер дела: номер и дата акта об уничтожении; отметка о снятии отметки конфиденциальности доступа и передаче дела на открытое хранение и другая информация [209].

Для обеспечения оперативного поиска необходимых документов, создания условий для их сохранности и удобства использования, исполненные конфиденциальные документы, поступившие, созданные (изданные) и заверенные копии отправляемых конфиденциальных документов должны быть сгруппированы в дела. В исключительных случаях конфиденциальную документированную информацию в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. Дела формируются централизованно в Службе делопроизводства, которая обеспечивает их текущее и оперативное архивное хранение. Возможно децентрализованное оперативное хранение дел в структурных подразделениях организации.

Распределение документов по делам производится в течение года по мере их исполнения в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел.

Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименовании дел. заводимых в организации, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования этими делами [209].

Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки!) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации (см. гл. 4). Кроме того, номенклатура позволяет проверить наличие конфиденциальных дел и может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по конфиденциальным документам и составления описей дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), передаваемых в Архив организации.

Номенклатура конфиденциальных дел - самостоятельный документ, ее не рекомендуется объединять с номенклатурой открытых дел, так как графы в формах этих номенклатур имеют существенные различия.

Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается в организации в целом (сводная номенклатура дел). Она составляется на каждый год (в конце текущего года на следующий год) Службой делопроизводства на основе письменных предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятельности организации, характер связей с другими учреждениями, организациями, предприятиями, состав конфиденциальных документов в соответствии с Перечнем конфиденциальной документированной информация организации (см. разд. 2.3), Реестром конфиденциальной информации и автоматизированной информационной системы (см. разд. 3.7) и классификатором конфиденциальной информации (см. разд. 8.2), а также планами работы организации и ее структурных подразделений на предстоящий год.

Номенклатура дел подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителями структурных подразделений. в которых оперативно хранятся конфиденциальные документы, согласовывается с Архивом организации, рассматривается на заседании постоянно действующей Экспертной проверочной комиссии и утверждается руководителем организации [295].

Такой порядок должен быть при первоначальной разработке номенклатуры конфиденциальных дел и в случае ее значительной переработки (существенное изменение заголовков дел. включение большого количества новых дел, расширение списка лиц. допущенных к делам). Если таких изменений нет. то на каждый последующий год (до 5 лет) номенклатура перепечатывается (с возможными незначительными изменениями), подписывается руководителем Службы делопроизводства, утверждается руководителем организации и вводится в действие без перечисленных выше согласований.

В случаях, когда образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (распоряжения, постановления. приказы, инструкции, отчеты, сводки и т. д.) с отметкой конфиденциальности и без этой отметки, но являющихся конфиденциальной документированной информацией, например кадровая документация - персональные данные, целесообразно предусматривать их обособленное формирование вдела. При этом в графе номенклатуры дел «Индекс дела» к номеру дела добавляется отметка конфиденциальности. При снятии с документов отметки конфиденциальности они перемещаются в аналогичное дело без этой отметки, которое хранится в Службе делопроизводства. Например:

Индексы дел Заголовки дел

01-1 Приказы по основной деятельности

01-1/ДСП То же

08-98 Переписка об аренде помещений

08-98/КФД То же

При включении конфиденциальных документов в дело с несекретными (открытыми) документами, не имеющими отметки конфиденциальности. данное дело получает соответствующую отметку конфиденциальности, и это уточнение вносится в номенклатуру дел.

Если в деятельности структурного подразделения организации образуется небольшое количество конфиденциальной документированной информации, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется, например: «Материалы для служебного пользования» или «Конфиденциальные материалы». Срок хранения одного такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка ЭК (Экспертная комиссия).

Номенклатура должна иметь соответствующую отметку конфиденциальности, издаваться в двух экземплярах и регистрироваться в журнале регистрации созданных/изданных внутренних конфиденциальных документов. Первый экземпляр номенклатуры хранится в Службе делопроизводства и по окончании года подшивается в специальное дело, второй передается в качестве рабочего в Архив организации. Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующими разделами номенклатуры под подпись на первом экземпляре номенклатуры, что является основанием для привлечения их к ответственности в случаях неправильного адресования документов в конфиденциальные дела.

После утверждения номенклатуры дел возможные в течение года изменения вносятся в нее руководи гелем Службы делопроизводства (с проставлением подписи) на основании служебных записок руководителей структурных подразделений.

В номенклатуру включаются также: журналы (картотеки) всех видов учета и регистрации конфиденциальных документов, дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы независимо от того, имеют ли они или не имеют отметку конфиденциальности. Кроме того, в номенклатуру включаются конфиденциальные дела, поступившие из других организаций: закрытые дела прошлых лет - в номенклатуру дел соответствующего года, незакрытые - в номенклатуру дел текущего года.

Дела, ведущиеся в течение нескольких лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с момента их заведения до закрытия.

В номенклатуру не включаются документы, зарегистрированные по журналу инвентарного (выделенного) учета конфиденциальных документов (см. разд. 3.6).

Планируемая группировка документов в дела закрепляется в номенклатуре в заголовках дел. Заголовки должны в обобщенном виде правильно и четко отражать состав и содержание документов, подлежащих группировке в дело. Не допускаются заголовки типа «Общая (разная) переписка», «Руководящие материалы» и им подобные, которые не раскрывают содержания дел и нередко являются причиной неправомерного ознакомления с конфиденциальными документами дела.

Заголовок может включать в себя указание вида дела («дело», «документы», «переписка») или видов документов, название автора, корреспондента, содержание документа (вопрос), время и место события. Термин «дело» употребляется в заголовках личных (персональных), судебных, следственных и арбитражных дел. Термин «документы» употребляется в заголовках в исключительных случаях. когда трудно предусмотреть конкретные виды документов, которые будут группироваться вдело, или когда таких видов много (более пяти-шести). Термин «документы» применяется также в заголовках дел, в которых объединяются документы, являющиеся приложением к другому документу, например: «Документы к плану».

Термин «переписка» применяется в заголовках дел, включающих письма-запросы и письма-ответы. Если в дело, помимо писем. планируется внести другие документы, то они должны указываться в заголовке, например: «Договоры и переписка» [295].

Вид дела или виды документов обязательно указываются в заголовке любого дела и помещаются в начале его.

Содержание документов указывается в заголовках всех дел, за исключением дел с распорядительными документами, которые подразделяются лишь по видам деятельности (например, приказы по основной деятельности, личному составу), и протоколами, которые подразделяются по принадлежности (например, протоколы совещаний у председателя правления).

Полнота и сочетание в заголовках других компонентов могут быть различными. Указывать их следует тогда, когда они несут в себе необходимую информацию и без их наличия теряются индивидуальные особенности заголовка или возникает его двоякое понимание. При этом:

в заголовках дел с финансово-отчетной документацией указывается периодичность этой документации, например: «Годовые финансовые планы...», «Отчет о выполнении финансирования за 20... г.»;

· если в деле объединяется переписка с несколькими однородными организациями, то в заголовке указывается их обобщенное название, например: «Переписка с коммерческими банками...»:

· в конце заголовков дел с копиями распорядительных документов пишется слово «Копия».

При составлении заголовков дел необходимо предусматривать группировку:

· документов вдело по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов);

· документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения;

· с учетом распределения обязанностей между сотрудниками организации, что позволяет в значительной мерс предотвращать ознакомление пользователей с документами, не имеющими к ним отношения по роду выполняемой работы:

· распорядительных документов по видам документов (приказы. указания, постановления, распоряжения, решения);

· приказов по основной деятельности, личному составу (при наличии конфиденциальных приказов) и оперативным вопросам;

· приказов по основной деятельности с подлинниками и копиями;

· документов коллегиальных органов в два дела: 1) протоколы и решения: 2)документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.);

· приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела);

· планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других финансово-отчетных или бухгалтерских документов отдельно от их проектов;

· документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года [295].

Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов.

При значительном количестве дел целесообразно группировать их в номенклатуре по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений или основным направлениям (вопросам) деятельности организации. Каждому разделу присваивается номер, например: 02 - Отдел кадров или 01 - Служба делопроизводства (при структурной схеме). 14 - Финансирование (при производственно-отраслевой схеме).

Дело с номенклатурой конфиденциальных дел. конфиденциальные и открытые журналы (картотеки) регистрации и учета конфиденциальных документов, а также открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др.) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам.

При структурной схеме построения номенклатуры дел, имеющей деления на разделы, указанные документы размещаются в разделе, соответствующем названию Службы делопроизводства, а при производственно-отраслевой схеме построения - в разделе «Конфиденциальное делопроизводство».

Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно-отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 01-01, 01-02. 02-01 и т. д.

В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре.

Номенклатура конфиденциальных дел, являющаяся одновременно учетной формой конфиденциальных дел, имеет форму 1.

Заполнение граф номенклатуры дел производится следующим образом.

При делении номенклатуры на разделы перед группой дел раздела проставляются номер и название раздела. Разделы следует начинать с нового листа или оставлять между ними свободное место для возможного внесения в течение года новых дел.

В графе 1 указываются индекс или номер дела и отметка конфиденциальности. Переходящие дела сохраняют одни и те же индексы (номера) на весь период ведения дела. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел.

Таблица

¬Є¬Я¬Х¬Ц¬Ь¬г (номе¬в) дела, отметка конфиден¬и¬Ъ¬С¬Э¬о¬Я¬а¬г¬д¬Ъ	¬©¬С¬Ф¬а¬Э¬а¬У¬а¬Ь ¬Х¬Ц¬Э¬С	¬¶¬Є¬° лиц, которым предостав¬Э¬Ц¬Я¬а право пользова¬Я¬Ъ¬с делом	N9 ¬д¬а¬Ю¬С	¬Ґ¬С¬д¬С	¬¬¬а¬Э¬Ъ¬й¬Ц¬г¬д¬У¬а ¬Э¬Ъ¬г¬д¬а¬У ¬У ¬д¬а¬Ю¬Ц	¬і¬в¬а¬Ь хранения и номера статей по Перечню	¬Ў¬в¬з¬Ъ¬У¬Я¬н¬Ы ¬к¬Ъ¬ж¬в; номер и дата акта ¬а¬Т уничтоже¬Я¬Ъ¬Ъ: номер ¬Ъ дата сопро¬У¬а¬Х¬Ъ¬д¬Ц¬Э¬о¬Я¬а¬Ф¬а докумета
				¬Щ¬С¬У¬Ц¬Х¬Ц¬Я¬Ъ¬с ¬д¬а¬Ю¬С	¬Щ¬С¬Ь¬в¬н¬д¬Ъ¬Ъ ¬д¬а¬Ю¬С
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В графу 2 вносится заголовок дела. Переходящие дела сохраняют одни и те же заголовки до их закрытия. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела заголовок может корректироваться, все изменения переносятся в номенклатуру дел.

В графе 3 перечисляются инициалы и фамилии всех лиц. которым предоставляется право пользования соответствующим делом. Состав лиц, допускаемых к каждому конкретному делу, должен определяться в соответствии с принципами и требованиями разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации и регламента доступа к конфиденциальной информации (см. разд. 4.1.1) и исключать необоснованный досту п пользователей к делам. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. В течение года в список могут вноситься изменения.

В графах 4 и 5 арабскими цифрами проставляются номер каждого тома и дата его заведения. Графы заполняются вдень подшивки первого документа тома дела (заполнения первой позиции журнала (карточки) учета и регистрации. Если дело переходящее, то в графе 5 при составлении номенклатуры указывается: «Переходящее с 20__ г» с проставлением года заведения дела.

В графе 6 арабскими цифрами проставляется дата закрытия каждого тома. Графа заполняется в день закрытия тома. Если дело переходит на следующий год. то в графе указывается: «Переходит на 20г.»;

В графе 7 указывается количество листов в томе (без учета листов описи документов дела). Графа заполняется при заведении журнала учета и при закрытии тома дела, картотеки:

Графы 4-7 заполняются по каждому тому отдельной строкой. Не допускается открывать очередной том до закрытия предыдущего.

В графе 8 проставляются срок хранения и номера статей (их может быть несколько) по определенному перечню документов со сроками хранения (подробнее см. разд. 6.1). Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела и проведении экспертизы ценности имеющихся документов срок хранения и номера статей могут корректироваться. Изменения должны быть перенесены в номенклатуру дел.

В графе 9 указываются архивный шифр дела (номера фонда, описи. единицы хранения), если дело передано в архив: номер и дата акта об уничтожении дела или, если дело направлено в другую организацию, наименование организации, номер и дата сопроводительного документа (письма, реестра, расписки, квитанции). При отправлении дела во временное пользование отметка об этом проставляется карандашом. Графа заполняется после проведения соответствующих операций.

При заведении дел. не предусмотренных номенклатурой, они вносятся в соответствующий раздел номенклатуры в день заведения. Дела, поступившие из других учреждений, организаций, предприятий, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры с проставлением дат их фактического заведения, а для законченных дел -- дат закрытия.

Если предусмотренное номенклатурой дело не было заведено, то по окончании года в графе 9 проставляется отметка: «Дело не заводилось».

2. Формирование конфиденциальных дел

Формирование дел включает группировку документов по делам в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов.

Конфиденциальные дела формируются централизованно в Службе делопроизводства. Возможны случаи формирования дел в структурных подразделениях, если конфиденциальное делопроизводство в организации децентрализовано.

В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в установленном порядке. Вторые экземпляры могут помещаться вдело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие содержание основного экземпляра. При необходимости допускается помещать в дела временного (до 10 лет) хранения проекты документов. В исключительных случаях с разрешения руководителя Службы делопроизводства допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела.

В деле группируются документы одного календарного года.

Ведение переходящих дел допускается в отдельных случаях, главным образом это дела по планированию, финансированию, проектированию. разработке научных тем.

В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической или хронологической последовательности, а также их сочетании.

Созданные/изданные распорядительные документы (приказы, протоколы, акты) систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров. В делах с перепиской поступив- шне (входящие) документы помещаются вместе с копиями отправленных (исходящих) документов. которыми они исполнены. Копни созданных инициативных документов, направляемых в другие учреждения, организации, предприятия, в целях обеспечения их сохранности подшиваются, как правило, в дело сразу, до получения на них ответов.

Распорядительные документы вышестоящих учреждений, организаций. появившихся в текущем году, но поступившие в начале следующею года, помещаются вдело текущего года.

Листы ознакомления с распорядительными документами и листы рассылки помещаются после этих документов, нумеруются и вносятся в описи документов дел (см. разд. 3) как самостоятельные.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов. При большем количестве листов заводятся в последовательности тома дела, которые должны иметь один и тот же индекс и заголовок.

Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дела постоянного и долговременного хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках-скорошивателях или в папках-регистраторах, если это вызвано интересами обеспечения режима конфиденциальности. Пользователям такие дела не выдаются (при необходимости могут быть выданы отдельные документы дел). В каждом деле ведется опись документов, которая по окончании года или перед сдачей дела в Архив на хранение подшивается в обложку вместе с документами дела.

Если вдела подшиваются поступившие конфиденциальные документы, зарегистрированные по предшествующему или следующему- году, то в журналах их учета рядом с индексом (номером) дела (графа 12 формы 2. разд. 3.2.2) в скобках проставляется годдела, в которое они помещены. В журнале (карточке) регистрации созданных/изданных конфиденциальных документов (см. разд. 3.3) индекс (номер) дела, год заведения дела проставляют в графе 7 - местонахождение документа.

Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем Службы делопроизводства, а при направлении их в другие учреждения, организации, предприятия - руководителем организации. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель следующей формы.

СПРАВКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ №отнал. из дела изъят и_____

_________________________________________________________

(указывается новое местонахождение документа: при подшивке в другое дело - индекс дела, номера тома и листов: при отправлении - куда направлен, и истинно или временно, наименование, номер и дага сопроводи тельного документа; при уничтожении - номер и дата акта об уничтожении )

Основание: _______________________________________________

(подпись, инициалы. фамилия лица, производившею изъятие, дата)

О документах, изъятых из дела безвозвратно, делается соответствующая отметка в описи документов дела (см. форму 2. разд. 3). При необходимости вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии. В этом случае справка-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении полтинников производятся в соответствующих регистрационных и учетных формах.

В небольших организациях конфиденциальные документы при поступлении мот сразу же подшиваться в дело. В дальнейшем исполнитель работает с делом, а не с отдельным документом. В этом случае в опись документов, находящихся у исполнителя, включается дело в целом.

Конфиденциальные дела постоянного и временного хранения с отметкой конфиденциальности или без отметки доступа периодически просматриваются в целях возможного снятия этой отметки. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в Архив организации.

Решение вопроса о снятии отметки конфиденциальности с дел возлагается на создаваемую в установленном порядке постоянно действующую Экспертную комиссию или Экспертную комиссию по защите конфиденциальной информации (см. разд. 4.1.2). В состав Экспертной комиссии входят сотрудники Службы делопроизводства и Архива организации, а также сотрудники Службы безопасности, ответственные за делопроизводство структурных подразделений организации.

Решение экспертной комиссии оформляется в виде акта произвольной формы, который утверждается руководством организации. В акте перечисляются дела, с которых снята отметка ограничения доступа. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации.

3. Оформление конфиденциальных дел

Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела.

Обложка дела имеет форму 1.

Форма 1________________

(отметка конфиденциальности)

_________________________________________

(название организации)

_________________________________________

(название структурного подразделения)

ДЕЛО №____ ТОМ №____

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(заголовок дела)

«___» _________________20__ г.

«___» _________________20__ г.

(крайние даты документов)

На ________________листах

Хранить___________ст.____

Перечня документов со сроками хранения

Эти же данные проставляются в соответствии с формой на обложках журналов или (при карточном способе регистрации и учета) на отдельном листе, наклеиваемом на картотеку. Кроме того, на обложках журналов проставляется количество имеющихся в них листов.

В течение года на обложке могут проставляться: номер тома (при заведении второго тома номер проставляется на обоих томах дела, а если дело однотомное, номер тома нс указывается), и новое название организации или структурного подразделения при изменении их названий или в случае получения дела из другой организации, предприятия (при этом новое название пишется ниже прежнего, а прежнее наименование берется в скобки).

При закрытии дела на обложке проставляются крайние даты документов в деле, которые должны соответствовать датам создания/издания (подписания, утверждения) или поступления самого раннего и самого позднего документов, вне зависимости от расположения этих документов в деле. Расхождение между датами, указанными в номенклатуре дел и на обложках дел, обусловлено гсм, что даты, проставляемые в номенклатуре, диктуются режимом конфиденциальности (в случае утраты дела для обеспечения его поиска необходимо знать, когда оно было заведено или когда закрыто). а даты, проставляемые на обложке, показывают, к какому периоду относятся документы, находящиеся в деле. Эти даты ускоряют поиск необходимых документов и переносятся в опись дел, подлежащих передаче на архивное хранение. На обложке также указывается количество листов (без листов описи документов дела).

При закрытии учетной картотеки проставляется количество карточек. Кроме того, при закрытии дела уточняются заголовок и срок хранения дела с внесением состоявшихся изменений на обложку дела и в номенклатуру дел.

Перед заведением каждого конфиденциального дела любого срока хранения в него подшивается приблизительно необходимое количество листов описи документов дела (форма 2).

Данные о документах вносятся в опись в момент подшивки документов. При подшивке в конфиденциальные дела открытых документов в графах 3 или 4 производится отметка «н/к» - неконфиденциальный. Если в дело подшивается документ, имеющий приложения, в том числе открытые, то запись в графах 3 или 4 производится одной позицией за номером основного документа без отметок о наличии приложений, с проставлением в графе 6 номеров общего количества листов, включая листы приложений. Если документ внутренний, то в графе 5 указывается только его краткое содержание. В описи документов дел временного хранения при небольшом объеме справочной работы по документам графа 5 может не заполняться.

При заведении дела на внутреннюю сторону обложки дела переносятся из номенклатуры инициалы и фамилии лиц. которым предоставлено право пользования делом. Список заверяется подписью сотрудника Службы делопроизводства. Это позволяет при определении правомерности выдачи дела пользователю не обращаться к номенклатуре дел. Одновременно заводится карточка учета выдачи дела (форма 3).

Графа 2 необходима потому, что в процессе формирования дела меняется количество его листов.

Карточка помещается в бумажный карман, приклеенный к внутренней стороне обложки дела. По заполнении одной карточки заводится следующая, а заполненная вносится в опись документов дела после последней записи. Карточки не нумеруются и листами дела не считаются. Карточки, заводимые после закрытия дела, также вносятся в опись документов дела. Необходимость сохранения всех карточек вызвана тем. что в случае разглашения конфиденциальной информации, содержащейся в доку ментах дела, по карточкам можно установить, кто пользовался делом, и тем самым определить крут лиц. которые могли разгласить информацию.

Листы дела нумеруются (за исключением листа с заверительной надписью). Листы описи документов дела нумеруются отдельно при начале заполнения каждого листа, оставшиеся чистые листы не нумеруются. Листы дела нумеруются при подшивке документа арабскими цифрами черным графическим карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа без затрагнвания текста документа. Если дело имеет несколько томов, нумерация листов производится по каждому тому отдельно.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, сложенный и подшитый за середину - как два листа. Другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т. д.), подклеенные к листу одним краем, нумеруются отдельно вслед за листом основного документа. Листе наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один, в этом случае наклеенные документы оговариваются в заверительной надписи.

Фотографии и другие иллюстрированные документы, подшитые в дело как самостоятельные листы, нумеруются при наличии свободного поля на лицевой стороне в правом верхнем углу, при отсутствии - на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Конверты с надписями или вложениями, подшитые в дело, также нумеруются, при этом каждое вложение нумеруется очередным номером вслед за конвертом. На лицевой стороне конверта пишется опись вложенных документов с указанием их регистрационных номеров, краткого названия и номеров листов дела.

При изъятии документов из дел старая нумерация листов сохраняется. При нумерации листов необходимо строго следить за ее правильностью. Однако если все же лист не был занумерован или один номер повторен на нескольких листах, то разрешается проставлять литерные номера, например 12, 12а, 126 и т.д., которые оговариваются в заверительной надписи.

При закрытии дела на отдельном чистом листе составляется заверительная надпись по следующей форме.

ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ ДЕЛА №_______Т. №________

И деле подшито и опечатано печатью №_______листов

(прописью) (цифрами)

+_____________листов описи документов дела.

(цифрами)

Листы № № ___________литерные.

(цифрами)

На листах №№ ______наклеено______документов (фотоотпечатков)

(цифрами) (прописью)

за уч. № №_______________.

(цифрами)______________________

(подпись, инициалы, фамилия лица, оформившего заверительную подпись, дата)

При незаполнении каких-либо позиций заверительной надписи в них делается прочерк. Незаполненные листы описи документов дела не учитываются.

Листы каждого тома дела при закрытии тома проверяются, прошиваются плотной ниткой в четыре прокола и опечатываются или пломбируются таким образом, чтобы захватывались оба конца нити прошивки. Дела могут переплетаться, в этом случае их опечатывание не производится.

Следующим этапом конфиденциального документооборота является этап подготовки конфиденциальных документов и дел к архивному хранению или уничтожению.

Размещено на Allbest.ru

...